Konferensi Nasional Sistem & Informatika 2016 STT Ibnu Sina Batam, 11 – 13 Agustus 2016
L-2
1
Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sektor Publik
Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1
Agustinus Fritz Wijaya1), Elpidius Dylan Septiandra2) Fakultas Teknologi Informasi – Universitas Kristen Satya Wacana
Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga – 50711, Jawa Tengah, Indonesia, Telp. 0298 – 321212 e-mail: agustinus.wijaya@staff.uksw.edu, 682011007@student.uksw.edu
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis terhadap tata kelola teknologi informasi pada sektor publik yaitu Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Selama ini, organisasi telah menerapkan teknologi informasi tetapi perkembangannya berjalan sangat lambat. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis terhadap tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1 khususnya pada domain Plan and Organise, Acquire and Implement, dan Deliver and Support. Hasil penelitian pada tata kelola teknologi informasi di organisasi menunjukan bahwa diperoleh tingkat kematangan teknologi informasi berada pada level ad-hoc yang berarti bahwa organisasi telah menerapkan teknologi informasi namun belum terencana dan terdokumentasi dengan baik karena penerapan teknologi informasi masih sebatas untuk mendukung proses bisnis yang ada di organisasi. Oleh karena itu, dihasilkan beberapa rekomendasi guna dilakukan berbagai perbaikan agar tujuan bisnis dari Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga khususnya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat tercapai dengan baik.
Kata kunci: Tata Kelola, Teknologi Informasi, Sektor Publik, COBIT 4.1.
1. Pendahuluan
Tata kelola teknologi informasi (IT Governance) merupakan bagian terkait yang tak terpisahkan dengan corporate governance. Beberapa hal mendasar jika dibandingkan dengan corporate governance adalah IT Governance berkaitan dengan bagaimana top level management memperoleh keyakinan bahwa manajer sistem informasi (Chief Information Officer) dan organisasi TI dapat memberikan return berupa value bagi organisasi [1]. Penggunaan teknologi informasi (TI) pada suatu organisasi tentunya juga akan membawa banyak keuntungan bagi organisasi itu sendiri. Peningkatan peran TI nantinya harus berbanding lurus dengan investasi yang dikeluarkan yang biasanya mengeluarkan uang dalam jumlah besar. Hal ini membutuhkan perencanaan yang matang dalam pelaksanaan investasi TI nantinya. Untuk itulah diperlukan adanya tata kelola TI yang baik pada suatu perusahaan dimulai dari perencanaan sampai dengan implementasi agar organisasi tersebut dapat berjalan secara optimal.
L-2
2
Berdasarkan penilitian terdahulu yang pernah dilakukan oleh Manorang Gultom yang berjudul “Audit Tata Kelola Teknologi Informasi pada PTPN 13 Pontianak Menggunakan Framework COBIT”. Penelitian tersebut dibuat untuk meraih kesuksesan dalam pemanfaatan TI dalam usahanya tidak hanya membutuhkan piranti lunak yang canggih, namun juga membutuhkan piranti keras yang tangguh dalam mengoperasikan piranti lunak yang ada, serta sumber daya manusia (user) yang disiplin dalam menerapkan, menjaga, mengoperasikan dan memelihara sumber daya piranti lunak dan piranti keras yang dimiliki [2]. Penelitian lainnya yang berjudul “Audit Tata Kelola E-Government di Pemerintah Daerah Kabupaten Garut Menggunakan Framework COBIT 4.1”. Penelitian tersebut dibuat untuk memastikan bahwa penerapan TI organisasi sudah dilakukan dengan benar dan terarah yang meliputi adanya visi, misi, perencanaan TI dan kepedulian dari pimpinan organisasi [3]. Penelitian lain berikutnya yang berjudul “Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit Framework Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang”. Penelitian tersebut dibuat untuk penentuan proses pengendalian melatih dan mendidik pengguna. Sehingga, pelatihan yang diberikan bagi karyawan baik yang non TI maupun karyawan TI dapat dilakukan seusai dengan kebutuhan unit kerjanya. Manfaat dari penelitian tersebut adalah merekomendasikan pengelolaan TI sebagai pertimbangan pihak manajemen TI untuk mendukung kinerja layanan akademik [4].
Aktivitas TI pada COBIT 4.1 didefinisikan ke dalam 4 (empat) domain yaitu: (1) Perencanaan dan Pengorganisasian / Plan and Organise (PO), (2) Pengadaan dan Implementasi / Acquire and Implement (AI), (3) Penyampaian Layanan dan Dukungan / Deliver and Support (DS), (4) Monitor dan Evaluasi / Monitor and Evaluate (ME). Hubungan antara keempat domain tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan Domain COBIT 4.1 (ITGI, 2007)
COBIT mempunyai karateristik utama yaitu fokus pada bisnis, orientasi pada proses, berbagi kontrol dan dikendalikan oleh pengukuran. COBIT memiliki tingkat kematangan (maturity level) [6]. Model kematangan untuk pengelolan dan pengendalian pada proses pada TI didasarkan pada metode evaluasi organisasi sehingga dapat megevaluasi sendiri dari level tidak ada (non-existent) (0) hingga optimis (optimised) (5). Model kematangan dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan persoalan yang ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan [7]. Model kematangan dirancang sebagai profil proses TI, sehingga organisasi akan dapat mengenali sebagai deskripsi kemungkinan keadaan sekarang dan mendatang [8].
L-2 Judul Artikel (Nama Penulis Pertama )
3
2. Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Data penelitian berupa data primer. Penelitian ini dilakukan melalui studi kasus di mana lokasi penilitian menggunakan objek yaitu pihak yang terkait dalam bagian TI di Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga. Penelitian ini mengukur kematangan proses TI yang terjadi di organisasi dalam rangka mencapai tujuan bisnis yang didasarkan pada COBIT 4.1. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara dan kuesioner. Kuesioner tersebut menggunakan standar kuesioner COBIT 4.1 untuk setiap sub domain yang digunakan dalam penelitian ini.
3. Hasil dan Pembahasan
Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga sudah lama memberikan pelayanan masyarakat dalam kesenjangan sosial. Peran TI diberikan kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian, Kasubag Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan serta Kasubag Keuangan yang berada di bawah naungan Sekretaris Dinas. Ketiga Jabatan tersebut yang bertanggung jawab terhadap program SIPKD (Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah), SIPAPBD (Sistem Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah), SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian). Tujuan organsiasi Dinas Sosial yaitu meningkatkan kesejahteraan sosial masyarakat serta mengembangkan hubungan antar instansi kemitraan dengan organisasi masyarakat dan penyandang masalah kesejahteraan masyarakat (PMKS) Sesuai Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Sedangkan tujuan organisasi Dinas Ketenagakerjaan dan Transmigrasi yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk mengurangi pengangguran dan kepadatan penduduk dengan penyuluhan serta melaksanakan agenda rencana kerja 5 tahunan. Tujuan TI untuk suprastruktur sudah diberikan pelatihan terlebih dahulu sebelum menggunakan program SIPKD (Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah), SIPAPBD (Sistem Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah), SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian). Sedangkan tujuan TI untuk Kartu Kuning sudah berjalan dengan sistem online tetapi untuk sistem manual masih diberikan pelayanan. Tujuan TI untuk keamanan dan kerahasiaan data masih sangat minim. Pemerintah Kota Salatiga masih belum memastikan pengendalian internal secara efektif dan efisien. Layanan TI sudah sesuai dengan prioritas bisnis seperti pelayanan Kartu Kuning Online dan Bursa Kerja Online. Kedepannya, akan diimplementasikan program JFT (Jabatan Fungsional Tertentu) dan akan mendapatkan struktur organisasi yang baru yaitu Pranata Komputer yang akan bertugas untuk mengendalikan semua Layanan TI pada Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga.
Hasil analisis tata kelola TI menggunakan COBIT 4.1 pada Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga pada domain Deliver and Support (DS) mencakup proses pemenuhan layanan TI, keamanan sistem, kontinuitas layanan, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan pemenuhan proses data yang sedang berjalan menghasilkan: (1) Dilihat dari tujuan bisnis dan tujuan TI pada Dinas Sosial, berfokus kepada memberikan sebuah pelayanan terhadap masyarakat seperti pembuatan kartu kuning, memberikan informasi lowongan pekerjaan di bursa kerja online dan memberikan penyuluhan/pelatihan terhadap PMKS terlebih lagi dalam keamanan sistem masih sangat minim. (2) SDM yang menggunakan program SIPKD, SIPAPBD, SIPEG sudah diberikan pelatihan terlebih dahulu apabila ada program baru yang akan diimplementasikan maka akan diberikan pelatihan lagi sebelum digunakan untuk pelayanan masyarakat. Hasil analisis tata kelola TI pada domain Acquire and Implement (AI) berkaitan dengan implementasi solusi TI dan integrasinya dalam proses bisnis organisasi untuk mewujudkan strategi TI, juga meliputi perubahan dan pemeliharaan yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk memastikan daur hidup sistem tersebut tetap terjaga menghasilkan bahwa tahun depan, akan diimplementasikan program JFT dimana nanti sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.
L-2
4
Rata-rata Domain Sub Domain Tingkat
Kematangan Sub Domain
Tingkat Kematangan
PO=1.54 PO1 1.50 PO6 1.44
PO2 1.90 PO7 1.20
PO3 1.80 PO8 1.78
PO4 1.52 PO9 1.30
PO5 1.80 PO10 1.13
AI=1.54 AI1 1.35 AI5 1.78
AI2 1.58 AI6 1.00
AI3 1.53 A7 1.68
AI4 1.88
DS=1.55 DS1 1.72 DS8 1.56
DS2 1.48 DS9 1.20
DS3 1.70 DS10 1.53
DS4 2.00 DS11 1.57
DS5 1.41 DS12 1.00
DS6 1.70 DS13 1.56
DS7 1.66
4. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan yaitu Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga telah menerapkan tata kelola TI pada level repeatable but intuitive yang berarti bahwa organisasi sudah menerapkan tata kelola TI dengan cukup baik tetapi butuh peningkatan agar mencapai level defined. Guna menghasilkan rekomendasi yang tepat maka dibutuhkan pemahaman dan pengetahuan yang mendalam, alat penelitian berupa kuesioner tidak memberikan kondisi 100% mengenai tata kelola TI pada organisasi karena pemahaman mengenai pernyataan pada kuesioner dapat ditanggapi berbeda oleh setiap orang. Oleh karena itu, untuk menghasilkan rekomendasi juga dibutuhkan koordinasi dengan baik untuk benar-benar memastikan target jangka pendek, menengah dan panjang.
Daftar Pustaka
[1]. Nur Aulia, Sri Handayaningsih, 2013, Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk Proses Akademik Menggunakan COBIT 4.1 (Studi Kasus: Universitas XYZ), Jurnal Sarjana Teknik Informatika, Vol 1, No.1: 287-296.
[2]. Manorang Gultom, 2012, Audit TataKelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13 Pontianak Menggunakan Framework COBIT, Jurnal Ilmu-Ilmu Sosial Socioscientia, Vol 4, No.1: 97-114. [3]. Asep Nugraha, 2011, Audit Tata Kelola E-Government di Pemerintah Daerah Kabupaten Garut
Menggunakan Framework COBIT 4.1, Jurnal Tesis.
[4]. Agus Prasetyo Utomo, Novita Mariana, 2011, Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan COBIT Fra mework (Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang), Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, Vol 16, No.2: 139-149.
[5]. IT Governance Institute, COBIT 4.1, IT Governance Institute, http://www.isaca.org
[6]. Bagus Apri Susandi, 2014, Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan COBIT Pada PTPN VII Unit Usaha Betung, Jurnal Teknik Informatika.
[7]. G.A.T. Krisanthi, 2014, Governance Audit of Application Procurement Using COBIT Framework, Journal of Theoretical and Applied Information Technology, Vol 59, No. 2: 342-351.
