Staff Site Universitas Negeri Yogyakarta

DOKUMEN PERUSAHAAN

DOKUMEN PERUSAHAAN

(

Pengertian

Pengertian

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„

„

Pasal

Pasal

1

1

angka

angka

2 UUDP:

2 UUDP:

data,

data,

catatan

catatan

,

,

dan

dan

atau

atau

keterangan

keterangan

yang

yang

dibuat

dibuat

dan

dan

atau

atau

diteriama

diteriama

oleh

oleh

perusahaan

perusahaan

dalam

dalam

rangka

rangka

pelaksanaan

pelaksanaan

kegiatannya

kegiatannya

,

,

baik

baik

tertulis

tertulis

di

di

atas

atas

kertas

kertas

atau

atau

sarana

sarana

lain

lain

maupun

maupun

terekam

terekam

dalam

dalam

bentuk

bentuk

corak

corak

apapun

apapun

yang

yang

dapat

dapat

dilihat

dilihat

,

,

dibaca

Jenis

Jenis

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„

„

Dokumen

Dokumen

Keuangan

Keuangan

:

:

1.

1. CatatanCatatan

2.

2. BuktiBukti PembukuanPembukuan

3.

3. Data Data PendukungPendukung AdministrasiAdministrasi KeuanganKeuangan, , yang

yang merupakanmerupakan buktibukti adanyaadanya hakhak dandan kewajibankewajiban serta

serta kegiatankegiatan usahausaha suatusuatu perusahaanperusahaan..

„

„

Dokumen

Dokumen

Lainnya

Lainnya

:

:

CATATAN

CATATAN

„

„

TERDI RI DARI :

TERDI RI DARI :

„

„

Neraca

Neraca

Tahunan

Tahunan

salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan

pertanggungjawaban keuangan.

„

„

„

Rekening

Rekening

salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan

keuangan, dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.

„

„

Jurnal

Jurnal

Transaksi

Transaksi

Harian

Harian

„

„

Tulisan

Tulisan

yang

yang

berisi

berisi

hak

hak

dan

dan

kew ajiban

kew ajiban

serta

serta

hal

hal

-

-

hal

hal

lain yang

lain yang

berkaitan

berkaitan

dengan

dengan

kegiatan

kegiatan

usaha

Bukti

Bukti

Pembukuan

Pembukuan

„

terdiri dari warkat-warkat yang digunakan

sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi

perubahan kekayaan, utang, dan modal.

„

Warkat adalah dokumen tertulis yang bentuk

dan penggunaannya ditetapkan menurut aturan

tertentu dan merupakan bukti transaksi,

Contoh

Contoh

“

“

Cek

Cek

”

Contoh

Contoh

“

“

Bilyet

Bilyet

Giro

Giro

”

Data

Data

Pendukung

Pendukung

Administrasi

Administrasi

„ merupakan data administratif yang berkaitan dengan

keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

„ Terdiri dari:

a. Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan (Surat Perintah Kerja, Perjanjian/ Kontrak). b. Data pendukung yang tidak merupakan bagian bukti

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

Lainnya

Lainnya

„

„

Yang

Yang

termasuk

termasuk

dokumen

dokumen

lainnya

lainnya

:

:

Risalah

Risalah

RUPS,

RUPS,

akta

akta

pendirian

pendirian

perusahaan

perusahaan

,

,

akta

akta

otentik

otentik

lain yang

lain yang

mengandung

mengandung

kepentingan

kepentingan

hukum

hukum

tertentu

tertentu

, NPWP.

, NPWP.

„

„

Akta

Akta

otentik

otentik

lain

lain

Æ

Æ

Surat

Surat

I zin

I zin

Usaha

Usaha

Perdagangan

Perdagangan

Perusahaan (SI UP),

Perusahaan (SI UP),

Surat

Surat

Tanda

Tanda

Daftar

Sifat

Sifat

Rahasia

Rahasia

Pembukuan

Pembukuan

„

„ Tidak_Tidak setiap_setiap orang_orang dapat_dapat melihat_melihat atau_atau memeriksa_memeriksa

pembukuan

pembukuan suatusuatu perusahaanperusahaan tanpatanpa dasardasar hukumhukum yang yang kuat

kuat..

„

„ HanyaHanya neracaneraca dandan perhitunganperhitungan labalaba rugirugi yang yang

dipublikasikan

dipublikasikan padapada 2 (2 (duadua) ) suratsurat kabarkabar harianharian setelahsetelah mendapatkan

Penerobosan

Penerobosan

Kerahasiaan

Kerahasiaan

„

„

Representasi

Representasi

„

Kewajiban

Kewajiban

Perusahaan

Perusahaan

„

Wajib

Æ

agar setiap saat dapat diketahui keadaan

kekayaan, utang, modal, hak dan kew ajiban

perusahaan

Æ

melindungi perusahaan,

pemerintah, pihak ketiga.

„

Kew ajiban

Æ

bersifat keperdataan, sehingga

risiko yang muncul menjadi tanggung jaw ab

perusahaan.

„

Perusahaan w ajib membuat catatan sesuai

„ Catatan dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka

Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa I ndonesia.

„ Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan

laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang

menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib dibuat diatas kertas dan wajib ditandatangani oleh pemimpin perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

„ wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung

Penyimpanan

Penyimpanan

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„

„ CatatanCatatan, , buktibukti pembukuanpembukuan, data , data pendukungpendukung yang yang merupakanmerupakan

bagian

bagian daridari buktibukti pembukuanpembukuan ÆÆ wajibwajib disimpandisimpan selamaselama 10 10 tahuntahun

terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

„ Data pendukung yang bukan bagian dari bukti pembukuan Æ wajib

disimpan sesuai dengan kebutuhan perusahaan (dibuat jadwal

retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan).

„ Dokumen lainnya Æ wajib disimpan sesuai dengan nilai guna

„

„

Sekalipun

Sekalipun

dokumen

dokumen

telah

telah

melewati

melewati

masa

masa

wajib

wajib

simpan

simpan

,

,

maka

maka

dokumen

dokumen

tersebut

tersebut

tetap

tetap

dapat

dapat

digunakan

digunakan

sebagai

sebagai

alat

alat

bukti

bukti

sesuai

sesuai

dengan

dengan

ketentuan

Pengalihan

Pengalihan

Bentuk

Bentuk

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„ Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

„ Mikrofilm…?

film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.

„ Media lainnya…?

alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang

„ Dalam mengalihkan dokumen perusahaan pimpinan

perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena

mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.

„ Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang

mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih

mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan

Legalisasi

Legalisasi

Pengalihan

Pengalihan

Bentuk

Bentuk

„

Legalisasi…?

tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di

dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.

„ Legalisasi sifatnya wajib

Æ

bagaimana jika tidak

„

„ Legalisasi_Legalisasi dilakukan_dilakukan oleh_oleh pemimpin_pemimpin perusahaan_perusahaan atau_atau

pejabat

pejabat yang yang ditunjukditunjuk didi lingkunganlingkungan perusahaanperusahaan dengandengan disertai

disertai beritaberita acaraacara..

„

„ DokumenDokumen perusahaanperusahaan yang yang telahtelah dialihkandialihkan keke mikrofilmmikrofilm

atau

atau media media lainnyalainnya dandan atauatau hasilhasil cetaknyacetaknya merupakanmerupakan alat

alat buktibukti yang yang sahsah..

„

„ Apabila_Apabila dianggap_dianggap perlu_perlu, _, hasil_hasil cetak_cetak dapat_dapat dilegalisasi_dilegalisasi

(

(pembubuhanpembubuhan tandatanda tangantangan dandan pernyataanpernyataan bahwabahwa hasilhasil cetak

cetak sesuaisesuai dengandengan aslinyaaslinya) )

Æ

Æ

misalnyamisalnya karenakarena adaada permintaan

Pemindahan

Pemindahan

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„ Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan

ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut

dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

„ Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai

guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik I ndonesia berdasarkan

Pemusnahan

Pemusnahan

Dokumen

Dokumen

Perusahaan

Perusahaan

„ Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data

pendukung administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan pemimpin perusahaan.

„ Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan

dan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.

„ Pemusnahan dokumen perusahaan harus disertai

Tanggung

Tanggung

Jawab

Jawab

atas

atas

Pemusnahan

Pemusnahan

„

„ PemimpinPemimpin perusahaanperusahaan yang yang bertanggungbertanggung jawabjawab atasatas

pemusnahan

pemusnahan dokumendokumen perusahaanperusahaan atauatau pejabatpejabat yang yang ditunjuk

ditunjuk, , bertanggungbertanggung jawabjawab atasatas KERUGI AN PERUSAHAAN KERUGI AN PERUSAHAAN dan

dan PI HAK KETI GA, PI HAK KETI GA, dalamdalam halhal::

„ pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum

habis jangka waktu wajib simpan.

„ pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan

diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen

perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan