IV-1
BAB IV
IMPLEMENTASI MODEL PENGUKURAN
Pada bab ini akan dijabarkan penerapan sistem pengukuran kinerja yang telah dirancang melalui pengimplementasian tahapan-tahapan pengukuran kinerja berdasarkan Metode Prism.
IV.1 Deskripsi Perusahaan Studi Kasus
Pada tugas akhir ini, organisasi berorientasi profit yang dijadikan sebagai kasus uji adalah unit waserda KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi. KPN ini merupakan koperasi yang beranggotakan guru TK dan SD se-Bukittinggi dan pegawai-pegawai yang bernaung di bawah Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi. Koperasi ini resmi didirikan pada tanggal 6 Mei 1976 dan tercatat dengan nomor badan hukum 1080/BH/VIII yang kemudian direvisi menjadi No. 346/PAD/KWK-3/IV-1997 pada tanggal 7 April 1997.
Jumlah anggota yang tercatat dalam buku anggota untuk keadaan 31 Desember 2006 sebanyak 889 orang. Bidang usaha yang dikelola oleh KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi terdiri dari unit usaha simpan pinjam serta unit usaha pertokoan dan kesejahteraan (seringkali disebut unit waserda). Khusus untuk unit waserda/unit pertokoan yang menjadi kasus uji dalam tugas akhir ini memiliki volume usaha Rp. 544.869.419,- pada tahun 2006 dan sisa hasil usaha (SHU) sebesar Rp. 20.901.213,45.
Di dalam menjalankan usahanya, modal KPN Dinas Pendidikan diperoleh dari simpanan anggota yang terdiri dari simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan usaha. Dengan demikian, tidak terdapat investor di luar anggota yang menanamkan modalnya di KPN Dinas Pendidikan.
IV.2 Deskripsi Implementasi Pengukuran
Pengimplementasian model rancangan pada Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan Bukittinggi dilakukan dengan cara wawancara dengan pengurus dan stakeholder yang terkait, penyebaran kuesioner (contoh kuesioner dapat dilihat pada Lampiran B dan Lampiran C) dan data pada Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan. Secara garis
besar, pengambilan data dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai perspektif-perspektif Metode Prism pada Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan, analisis dan validasi KPI, penentuan bobot masing-masing KPI (berdasakan tingkat kepentingannya) dan perhitungan nilai kinerja serta pengukuran kinerja berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner pada existing condition dan data tertulis berdasarkan kejadian pada tahun 2006 (merujuk pada Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan pada Rapat Anggota Tahunan tutup buku 2006).
Penerapan Metode Prism secara lebih lengkap dijelaskan sebagai berikut: 1. Identifikasi Perspektif
Sebelum dilakukan identifikasi perspektif Metode Prism, dilakukan identifikasi
stakeholder terlebih dahulu. Proses identifikasi stakeholder dilakukan melalui
wawancara dengan pengurus KPN Dinas Pendidikan. Sedangkan identifikasi perspektif dilakukan melalui 3 cara:
a. Wawancara dengan pihak pengurus
b. Penyebaran kuesioner (contoh kuesioner pada Lampiran B).
Perspektif yang ditambahkan pada kuesioner akan disaring lagi dengan menggunakan metode cut-off point.
2. Identifikasi Objektif
Dilakukan melalui wawancara dengan pihak pengurus 3. Pendefinisian KPI
Berdasarkan objektif yang telah disusun, didefinisikan KPI masing-masing perspektif. 4. Validasi KPI
Validasi KPI dilakukan melalui wawancara dengan pihak pengurus. 5. Pembobotan KPI
Pembobotan dilakukan dengan menghitung ranking stakeholder dan KPI. Ranking stakeholder dan KPI diperoleh melalui penyebaran kuesioner. Contoh kuesioner dapat dilihat pada lampiran C.
6. Penyusunan alat ukur kinerja
Pada penyusunan alat ukur kinerja digunakan form OMAX. Data-data untuk pengisian form OMAX diperoleh melalui wawancara dengan pengurus dan melalui pengambilan data pada Buku Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan pada Rapat Anggota Tahunan tutup buku 2006.
Hasil pengambilan data untuk KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder yang menjadi objek pengukuran pada tugas akhir ini digambarkan dalam Tabel IV-1 dan Tabel IV-2. Tabel IV-1 Kontribusi dan tuntutan stakeholder beserta tujuan/objektifnya
No Stakeholder Tuntutan/Kontribusi Tujuan (Objective)
1. Anggota Pembagian SHU Memberikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota
Keakuratan laporan tahunan Memberikan pelaporan secara akurat mengenai keadaan koperasi
Pembayaran simpanan Meningkatkan jumlah modal koperasi
Peningkatan keuntungan Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda 2. Karyawan Gaji/Honor Memberikan gaji/honor yang
sesuai Kenyamanan dan
kesejahteraan kerja Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan Pengerjaan tugas secara
optimal Semua aktivitas dalam unit pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin.
Kedisiplinan kerja Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan
3. Pelanggan Pelayanan yang baik. Memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan Ketersediaan barang yang
dibutuhkan pelanggan. Menyediakan barang kebutuhan sehari-hari pelanggan Peningkatan keuntungan Memperoleh keuntungan dari
hasil penjualan/usaha waserda 4. Pemasok
(supplier) Kelancaran pembayaran Kelancaran penyaluran Melancarkan proses transaksi informasi Meningkatkan kualitas penyaluran informasi
Penyediaan barang Melengkapi ketersediaan barang di koperasi
5. Regulator
(pemerintah) Laporan tahunan yang akurat mengenai kondisi KPN Dinas Pendidikan
Memberikan laporan tahunan secara akurat
Pembinaan koperasi Memperoleh pembinaan dari Dinas Koperasi/Dinas Pendidikan Pembuatan aturan dan
petunjuk Memperoleh petunjuk mengenai aturan perkoperasian dan aktivitas koperasi
Tabel IV-2 KPI Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder
No Stakeholder Tujuan (Objective) KPI
1. Anggota Memberikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota
Persentase peningkatan penerimaan SHU tiap tahun Memberikan pelaporan secara
akurat mengenai keadaan koperasi
Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil
audit akuntan publik)
Meningkatkan jumlah modal
koperasi Persentase peningkatan modal setiap tahun Memperoleh keuntungan dari
hasil penjualan/usaha waserda Jumlah keuntungan tiap bulan 2. Karyawan Memberikan gaji/honor yang
sesuai Persentase komplain karyawan terkait gaji Menciptakan suasana kerja
yang menyenangkan Persentase komplain karyawan terkait suasana kerja Semua aktivitas dalam unit
pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin.
Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja Menegakkan kedisiplinan dan
keseriusan dalam bekerja bagi karyawan
Persentase karyawan yang tidak disiplin
3. Pelanggan Memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan
Tingkat pembelian barang oleh pelanggan
Menyediakan barang kebutuhan sehari-hari pelanggan
Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda 4. Pemasok
(supplier) Melancarkan proses transaksi Tingkat komplain supplier Meningkatkan kualitas penyaluran informasi Tingkat kesalahan pasokan barang Melengkapi ketersediaan
barang di koperasi Jumlah permintaan barang yang tidak tersedia 5. Regulator
(pemerintah) Memberikan laporan tahunan secara akurat Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil audit akuntan publik)
Memperoleh pembinaan dari Dinas Koperasi/Dinas Pendidikan
Jumlah pembinaan dan
pengawasan yang dilaksanakan setiap tahun
Memperoleh petunjuk mengenai aturan
perkoperasian dan aktivitas koperasi
Sedangkan hasil perhitungan kinerja dengan menggunakan formulir OMAX dapat dilihat pada Tabel IV-3
Tabel IV-3 Hasil Perhitungan Kinerja
No KPI Tuntutan & Kontribusi Stakeholder Kinerja Nilai Skala Nilai
KPI Bobot Score
1 KPI-TK01 Persentase peningkatan
penerimaan SHU tiap tahun -3,75 1 0,083 0,083
2 KPI-TK02 Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil
audit akuntan publik) 94 7 0,195 1,362
3 KPI-TK03 Persentase peningkatan modal
setiap tahun 16,9 6 0,052 0,313
4 KPI-TK04 Besar keuntungan tiap bulan 3.500.000 5 0,083 0,417
5 KPI-TK05 Tingkat komplain karyawan
terkait gaji (skala 5) 0 10 0,063 0,625
6 KPI-TK06 Tingkat komplain karyawan
terkait suasana kerja (skala 5) 1,5 4 0,056 0,222
7 KPI-TK07 Persentase kesalahan
pelaksanaan tugas/kerja 5 6 0,035 0,208
8 KPI-TK08 Persentase karyawan yang tidak
disiplin 20 2 0,069 0,139
9 KPI-TK09 Volume penjualan harian
(dalam rupiah) 1.500.000 6 0,178 1,067
10 KPI-TK10 Tingkat komplain supplier
(skala 5) 0,5 8 0,022 0,178
11 KPI-TK11 Persentase kesalahan pasokan
barang 5 8 0,059 0,474
12 KPI-TK12 Persentase permintaan barang
yang tidak tersedia 10 7 0,052 0,363
13 KPI-TK13 Jumlah pembinaan dan
pengawasan yang dilaksanakan
setiap tahun 4 3 0,053 0,160
Total 73 1,000 5,611
Penjabaran hasil implementasi secara lebih detail dapat dilihat pada Lampiran A.
IV.3 Analisis Hasil Implementasi
Di dalam implementasi rancangan pengukuran kinerja menggunakan Metode Prism diperoleh nilai kinerja untuk perspektif utama (Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder) yang dijadikan acuan dalam pengukuran sebesar 5,611. Nilai tersebut diperoleh dengan menjumlahkan skor kinerja untuk keseluruhan KPI perspektif tuntutan dan kontribusi
stakeholder. Dengan menerapkan teori skala OMAX untuk kinerja maksimal adalah 10,
perhitungan indeks kinerja maksimal atau indeks kinerja terbaik dari KPN Dinas Pendidikan adalah 10,000. Dengan pencapaian indeks kinerja berdasarkan data real tahun 2006 sebesar 5,611.
Mengacu pada 3 skala yang ditetapkan pada OMAX, nilai kinerja keseluruhan diinterpretasikan sebagai berikut [AZM05]:
1. 0 < nilai kinerja < 3, artinya kinerja perusahaan berada di bawah standar. KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder yang dikategorikan di bawah standar: c. Persentase peningkatan SHU tiap tahun
d. Persentase karyawan yang tidak disiplin
2. Nilai kinerja = 3, artinya kinerja perusahaan memenuhi nilai standar penetapan kineja.
KPI yang memenuhi kategori tidak mengalami peningkatan dari periode sebelumnya adalah jumlah pembinaan dan pengawasan tiap tahun dari regulator.
3. 3 < nilai kinerja < 10, artinya perusahaan berada di atas standar namun tidak mencapai target maksimal.
KPI yang berada di atas standar antara lain: a. Besar keuntungan tiap bulan
b. Tingkat komplain karyawan terkait gaji (skala 5)
c. Tingkat komplain karyawan terkait suasana kerja (skala 5) d. Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja
e. Volume penjualan harian (dalam rupiah) f. Tingkat komplain supplier (skala 5) g. Persentase kesalahan pasokan barang
h. Persentase permintaan barang yang tidak tersedia
4. Nilai kinerja = 10, berarti KPI yang mengalami pencapaian target maksimal
KPI yang memenuhi pencapaian target maksimal adalah tingkat komplain karyawan terkait gaji.
Gambaran perbandingan current performance score dan maximum performace score dapat dilihat pada Gambar IV-1.
Gambar IV-1 Grafik Perhitungan Score Kinerja
Dengan melihat gambaran pencapaian kinerja ini, Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi telah mampu memenuhi pencapaian kinerja di atas standar (hasil pengukuran sebesar 5,611). Namun demikian, pencapaian target kinerja belumlah mendekati maksimal (skala 5,611 dari 10,00). Ada beberapa aspek kinerja terutama yang berada di bawah standar dan sedikit di atas standar yang harus dievaluasi untuk mengetahui penyebab rendahnya pencapaian kinerja. Evaluasi ini dapat dilakukan dengan menghitung KPI perspektif pendukung. Dengan melakukan evaluasi kinerja yang terkait dengan perspektif pendukung, akan dapat diidentifikasi perspektif mana yang menyebabkan rendahnya kinerja dan dapat melakukan perbaikan pada aspek tersebut.
Namun demikian, pada tugas akhir ini tidak diimplementasikan pengukuran perspektif pendukung dikarenakan dalam sistem pengukuran kinerja, perspektif utama lah berperan sebagai objek pengukuran[AZM05]. Sedangkan perspektif pendukung yang berperan pada evaluasi kinerja merupakan bagian lain dari sistem manajemen kinerja yang tidak menjadi fokus dalam tugas akhir ini.
