Kata Kunci: penerimaan peserta didik, pendaftaran, SMA 1 Bae Kudus

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA

DIDIK BARU DI SEKOLAH MENENGAH ATAS 1 BAE KUDUS

BERBASIS INTRANET

Pramitha Dita Syilvia, Budi Yuwono

Abstrak: Dalam era komputerisasi seperti ini dibutuhkan pelayanan yang cepat dalam segala bidang tidak terkecuali dalam hal penerimaan peserta didik baru. Agar mempercepat dalam penginputan maupun pengolahan data calon peserta didik baru, maka diperlukan sebuah aplikasi yang membantu mempermudah dalam pengolahan data. Sistem Informasi Pengolahan Data Penerimaan Peserta Didik Baru di SMA 1 Bae Kudus ini ini menampilkan menu informasi pendaftaran, input identitas diri, input nilai rapot, nilai skhun, input penghargaan yang pernah diraih serta menu pencabutan bagi siswa yang tidak lolos dalam seleksi. Sistem informasi ini juga dilengkapi dengan level user mulai dari admin, petugas, hingga kepala sekolah yang memiliki hak akses yang berbeda tiap level. Dengan adanya sistem penerimaan peserta didik pada SMA 1 Bae Kudus ini diharapkan dapat mempermudah dalam penginputan dan pengolahan data serta pelaporannya. Sehingga dapat mempercepat proses pendaftaran dan meningkatkan pelayanan, sehingga waktu yang digunakan dapat lebih efektif.

Kata Kunci: penerimaan peserta didik, pendaftaran, SMA 1 Bae Kudus

Abstract: In the era of computerization such fast service is required in every field is no exception in terms of acceptance of new students. In order to expedite the processing of data inputting and prospective new students, it would require an application that helps simplify the data processing. Information Systems Data Processing Admission New Students at SMA 1 Bae Kudus is a menu registration information, identity input, grade , won awards and revocation menu for students who do not pass the selection. The information system is also equipped with a user-level ranging from admin, officer, to principals who have different access rights of each level. With the system of admission of students in SMA 1 Bae Kudus expected to facilitate the inputting and processing of data and reporting. So it can speed up the process and improve the service, so the time can be used more effectively

Keyword: admission of students, enrollment, Senior High School of 1 Bae Kudus

1.a Latar Belakang

Dalam era komputerisasi seperti ini dibutuhkan pelayanan yang cepat dalam segala bidang tidak terkecuali dalam hal penerimaan peserta didik baru. Setiap instansi pendidikan selalu disibukkan dengan penerimaan peserta didik baru pada setiap awal tahun ajaran. Pada saat inilah suatu sekolah ramai dikunjungi calon peserta didik baru. Setiap orang tua menginginkan anaknya untuk dapat menuntut ilmu di sekolah yang memiliki fasilitas dan sarana prasarana yang lengkap, dan diampu oleh guru yang berpengalaman dibidangnya. Namun tidak semua sekolah mempunyai fasilitas tersebut, hanya sekolah-sekolah favorit yang menjadi tujuan sehingga mengalami sentralisasi pendaftaran yang mengakibatkan adanya kelebihan pendaftar.

Meski semua telah bersifat komputerisasi, namun masih ada beberapa sekolah yang belum menerapkan sistem komputerisasi pada instansinya, termasuk pada SMA 1 Bae Kudus yang masih menggunakan sistem manual dalam pelaksanaan penerimaan Peserta Didik Baru. Panitia harus melakukan rekap jumlah pendaftar, calon peserta didik pun harus menuliskan identitas diri, nilai rapot, serta penghargaan apa saja yang diterima secara

manual. Baru kemudian pemberian nomor pendaftaran yang dilakukan oleh panitia secara manual juga.

Hampir setiap tahun terjadi peningkatan jumlah pendaftar pada SMA 1 Bae Kudus. Sehingga melebihi daya tampung yang ada. Hal ini menyebabkan panitia Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) mengalami kesulitan dalam proses pendaftaran dan pengolahan data bila dilakukan secara manual yang akan memakan banyak waktu dan tenaga. Calon siswa juga mengalami pemborosan waktu dalam melakukan proses pendaftaran karena banyaknya calon peserta didik lain yang mendaftar dan keterbatasan kemampuan petugas. Karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mempermudah dalam proses pendaftaran peserta didik baru di SMA 1 Bae Kudus yang dapat mengefektifkan waktu serta dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada.

2.a Rumusan Masalah

Bagaimana menerapkan sebuah sistrm komputerisasi yang dapat membantu efektivitas Penerimaan Peserta Didik Baru di SMA 1 Bae Kudus.

(2)

3.a Batasan Masalah

1. Dalam penelitian ini menggunakan bahasa pemograman web.

2. Tempat Peneltian adalah Sekolah Menengah Atas 1 Bae Kudus

3. Penelitian meliputi tatacara pendaftaran peserta didik baru

4.a Tujuan

Tujuan kerja praktek ini adalah merancang sistem informasi penerimaan peserta didik baru pada Sekolah Menengah Atas 1 Bae Kudus 5.a Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah untuk memberikan informasi bagi calon peserta didik secara lengkap mengenai informasi pendaftaran calon siswa baru serta mempermudah dalam proses pendaftaran serta pengolahan data calon peserta didik.

2.1. DASAR TEORI 1.b Pengertian Sistem

Sistem adalah jaringan daripada elemen-elemen yang saling berhubungan, membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem tersebut (Prof. Dr. Jogiyanto H.M, M.B.A., Akt, 2005).

2.b Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. Data adalah data yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam dalam bentuk media (contohnya komputer) (Drs. Zulkifly Amsyah, MLS, 2005)

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 3.b Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Hanif al Fatta, 2007)

4.b Pengertian Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Prof. Dr. Jogiyanto H.M, M.B.A., Akt, 2005).

5b. Pengertian PHP

PHP singkatan dari PHP Hypertext Preppocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang di tempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya kemudian dikirim ke klien, tempat pemakaian menggunakan

browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis, artinya ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, dalam menampilkan isi database ke halaman web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip–skrip seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion ataupun Perl.

PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman web dinamis (Anhar, ST, 2010).

6b. Pengertian MySQL

MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi atau Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang dijadikan closed source atau komersial. (Abdul Kadir, 2001 ).

7b. Pengertian Penerimaan Peserta Didik Baru Penerimaan Peserta Didik Baru yang selanjutnya disebut dengan PPDB adalah proses seleksi administrasi dan akademis calon peserta didik untuk memasuki jenjang pendidikan setingkat lebih tinggi

8b. Tinjauan Pustaka

Menurut penelitian Sidiq Wahyu Surya Wijaya (2010) yang berjudul Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasis Web dan WAP menyimpulkan bahwa sistem penerimaan mahasiswa baru berbasis web dan wap ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan WML serta database menggunakan MySQL. Sistem informasi ini juga dapat memberikan kemudahan kepada calon mahasiswa baru untuk mendapatkan informasi mengenai tata cara dan syarat pendaftaran sebagai mahasiswa baru. Mahasiswa juga dapat melakukan proses pendaftaran serta konfirmasi pembayaran pendaftaran secara online.

Menurut penelitian Warist Amru Khoiruddin (2011) yang berjudul Aplikasi Penerimaan Siswa Baru untuk Menunjang sekolah RSBI Menjadi SBI Berbasis Web (Studi Kasus SMA Negeri 1 Ponorogo) menyimpulkan bahwa dengan menggunakan fasilitas short message calon siswa baru dapat melakukan registrasi awal untuk mengikuti sistem penerimaan peserta didik baru, memantau jumlah pendaftar, serta dari pihak sekolah dapat melakukan pemrosesan data dengan cepat, hal ini menjadi salah satu alternatif untuk mengurangi kesalahan yang ada. Aplikasi ini terdiri dari tiga tahap yaitu tahap pendaftaran, tahap ujian tes masuk dan tes penentuan pendaftar yang dapat masuk di SMA 1 Ponorogo.

(3)

Menurut Pusparani Sholikhah (2009) dalam penelitiannya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Online,Modul: Rekomendasi menyimpulkan bahwa aplikasi penerimaan siswa baru (PSB) online rekomendasi memiliki empat user yaitu: super administrator, administrator rekomendasi, operator rekomendasi dan siswa. Fasilitas yang disediakan dalan aplikasi ini adalah pengelolaan sistem, akun pengguna, pengelolaan aturan PSB online rekomendasi, pengelolaan data PSB online rekomendasi, pengelolaan pendaftaran PSB online rekomendasi, pengelolaan pengunduran diri dan pengelolaan lulusan siswa rekomendasi. Sistem informasi PSB online rekomendasi ini juga memiliki tiga aturan bisnis PSB Online yaitu perangkingan dengan menggunakan perhitungan skor, tanpa skor dan tanpa perangkingan. Sistem ini juga menyediakan fasilitas cetak tanda bukti pendaftaran dan pengunduran diri dalam format pdf.

a. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

1.c Sistem yang Dirancang 1. Data Calon Siswa

Field Kunci : no_pendaf

Nama Field Tipe Panjang Keterangan

no_pendaf Integer 10 Nomor pendafaran nm_casis Char 50 Nama calon siswa tpt_lahir Char 50 Tempat lahir casis

tgl_lahir Date - dd-mm-yyyy agama Char 50 Agama casis

alamat text -

Alamat lengkap casis

nm_ortu Char 50

Nama orang tua casis

almt_ortu text -

Alamat orang tua casis

no_hp Int 15 Nomor HP

th_lulus varchar 4 Tahun lulus casis

id_sekolah Int 3

Nomor Identitas Sekolah

2. Data User

Field Kunci : id_petugas

id_user varchar 50 Username login user password varchar 50 Password login user Nama_lengkap varchar 100 Nama lengkap user

email Varchar 100 Email user

level Varchar 50

Hak akses

user 3. Data asal sekolah

Field Kunci : npsn

npsn Integer 15 NPSN tiap

sekolah

id_sekolah Integer 3 Kode identitas sekolah

nm_sekolah Char 50 Nama sekolah almt_sekolah Varchar 100 Alamat

sekolah status_sekolah Varchar 1 Negri (1)

swasta (2)

kec Char 50 Kecamatan

kab Char 50 Kabupaten

prov Char 50 Provinsi

4. Data rapot

Field kunci : no_pendaf

Nama Field

Tipe Panjang Keterangan

Id_rapot Integer 3 Identitas Rapot No_penda

f

Integer 10 Nomor pendaftaran casis

Nm_casis Char 50 Nama calon siswa Bhs_indo1 Float 4,2 Nilai b.Indonesia

smt 1

Bhs_indo2 Float 4,2 Nilai b. Indonesia smt 2

Matem1 Float 4,2 Nilai matematika smt 1

Bhs_ing1 Float 4,2 Nilai bahasa inggris smt 1

Ipa1 Float 4,2 Nilai IPA smt 1 Ipa2 Float 4,2 Nilai IPA smt 2 Ipa3 Float 4,2 Nilai IPA smt 3 Ipa4 Float 4,2 Nilai IPA smt 4 Ipa5 Float 4,2 Nilai IPA smt 5 Ips1 Float 4,2 Nilai IPS smt 1 Ips2 Float 4,2 Nilai IPS smt 2 Ips3 Float 4,2 Nilai IPS smt 3 Ips4 Float 4,2 Nilai IPS smt 4 Ips5 Float 4,2 Nilai IPS smt 5

Piagam Int 2 Nilai tingkat piagam

Ket Char 2 Keterangan lulus (L) dan tidak lulus (TL)

5. Data uan

Field kunci : no_pendaf

Nama Field

No_pendaf Integer 15 No pendaftaran Nm_casis char 50 Nama calon siswa

(4)

Bhs_indop Float 4,2 Nilai ujian bahasa Indonesia

Bhs_ingp Float 4,2 Nilai ujian bahasa inggris

Matemp Float 4,2 Nilai ujian matematika

Ipap Float 4,2 Nilai ujian IPA

Th_lulus Int 4 Tahun kelulusan calon siswa

6. Data prestasi Field kunci : id_prestasi

Nama

Field Tipe Panjang Keterangan Id_prestasi Int 2 Identitas prestasi Prestasi Varchar 25 Nama prestasi

yang diraih Juara Int 1 Juara yang diraih nilai Varchar 4 Bobot nilai juara

7. Data seleksi2.sql Field Kunci : no_pendaf

Nama Field

No_penda f

integer 15 No tes peserta didik

Nm_casis Char 50 Nama calon siswa Bhs_indo Float 4,2 Nilai tes bahasa

Indonesia

Bhs_ing Float 4,2 Nilai tes bahasa Inggris

Matem Float 4,2 Nilai tes

matematika

Ipa Float 4,2 Nilai tes IPA terpadu

Ips Float 4,2 Nilai tes IPS terpadu

komputer Float 4,2 Nilai tes komputer Wawancar

a

Float 4,2 Nilai tes wawancara

Terima Enum Y,N Siswa diterima (Y) atau tidak (T)

8. Data pencabutan Field kunci : no_cabut

Nama Field Tipe Panjang Keterangan No_cabut Integer 3 No tes peserta

didik No_pendaf Integer 15 Nomor

pendaftaran siswa Nm_casis Varchar 50 Nama calon siswa Keterangan Text - Keterangan

pencabutan Tgl_cabut Date - dd-mm-yyyy

9. Data tampung Field kunci : diterima

Nama Field

diterima Integer 5 Jumlah siswa diterima

2.c Desain Input a. Menu Utama

Gambar 1 : Menu Utama

b. Data Login

Gambar 2 : Data login c. Data Petugas

Gambar 3 : Input data petugas d. Data Asal Sekolah

Gambar 4 : Input data Asal Sekolah e. Data Daya Tampung

Gambar 5 : Input daya tampung f. Data Calon Siswa

(5)

g. Data Nilai Rapot

Gambar 7 : Input data Nilai Rapot h. Data Piagam

Gambar 8 : Input data Piagam i. Data SKHUN

Gambar 9 : Input data SKHUN j. Data Tes Akademik

Gambar 9 : Input data tes akademik k. Data Pencabutan

Gambar 10: Data Pencabutan

l. Data Pengumuman

Gambar 11: Hasil Pengumuman Diterima

Gambar 12: Hasil Pengumuman tidak diterima m. Backup Data

Gambar 13: Tampilan Backup Data n. Restore Data

Gambar 14: Tampilan Restore Data 2.d Desain Output

a. Laporan Pendaftar

Gambar 15: Laporan Pendaftar

b. Tampilan Laporan Nilai Rapot Calon Peserta Didik

Gambar 16: Laporan Nilai Rapot Calon Peserta Didik

(6)

c. Tampilan Laporan Nilai Skhun Calon Peserta Didik

Gambar 17: Laporan Nilai SKHUN Calon Peserta Didik

d. Tampilan Laporan Nilai Tes Akademik Calon Peserta Didik

Gambar 18: Laporan Nilai Tes Akademik Calon Peserta Didik

e. Tampilan Laporan Siswa Diterima

Gambar 19: Laporan Siswa Diterima f. Tampilan Laporan Siswa Tidak Diterima

Gambar 20: Laporan Siswa Tidak Diterima b. HASIL UJI COBA

Dari hasil uji coba sistem informasi penerimaan siswa baru di SMA 1 Bae Kudus diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam proses pendaftaran dan pengolahan data calon siswa di instansi pendidikan. Sehingga dapat membantu efektivitas waktu serta meningkatkan pelayanan pada saat penerimaan peserta didik baru.

c. PENUTUP

1. Sistem Komputerisasi Penerimaan Peserta Didik di SMA 1 Bae Kudus Berbasis Intranet ini memiliki fasilitas yang dibutuhkan dalam proses penerimaan peserta didik baru, meliputi data calon peserta didik, data nilai rapot, data nilai UASBN, data nilai tes akademik serta pelaporan.

2. Dengan Perancangan Komputerisasi Penerimaan Peserta Didik Di SMA 1 Bae Kudus berbasis intranet ini dapat membuat laporan data siswa pendaftar, nilai siswa dan data siswa diterima sehingga dapat

mempermudah dalam proses laporan yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. 3. Dengan Perancangan Sistem Informasi

Penerimaan Peserta Didik Di SMA 1 Bae Kudus berbasis intranet yang diajukan dapat mempermudah dalam proses penerimaan peserta didik baru, dan dapat mempersingkat pekerjaan panitia dalam pelaksanaan proses tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Khadir.2002, 2003. Dasar Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP. Yogyakarta : ANDI

Al Bahra Ladjamudin, 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi.

Fatansyah, 2002. Buku Teks Ilmu Komputer: Basis Data,

Hakim Lukmanul, 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP, Yogyakarta: Lokomedia Jogiyanto, 2005. Pengenalan Komputer,

Yogyakarta: Andi Offset

Mustofa, Bisri. 2007. Tuntunan Karya Ilmiah.Yogyakarta : Panji Pustaka

Nasution, S. Dan M. Thomas. 2004. Buku Penuntun Membuat Tesis Skripsi Disertasi Makalah. Edisi ke-2. Cetakan ke-9 Jakarta : Bumi Aksara

Nugroho Adi, 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Jakarta: Informatika

Pusparani Sholikhah (2009). “Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Online,Modul: Rekomendasi”. Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

Rahayu Iin Tri, Tristiadi Ardi Ardani. 2004.

Observasi & Wawancara. Malang : Bayu Media

Sukmadinata Nana Syaodih,2008. Metode

Penelitian Pendidikan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset.

Sidik Wahyu Surya Wijaya (2010). ”Sistem

Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasis WEB dan WAP”. Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Program Studi Teknin Informatika.

Warist Amru Khoiruddin (2011) . “Aplikasi

Penerimaan Siswa Baru untuk Menunjang sekolah RSBI Menjadi SBI Berbasis Web (Studi Kasus SMA Negeri 1 Ponorogo)”. Politeknik Elektronika Negri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jurusan Teknologi Informatika