7 2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem Informasi
2.1.1.1 Pengertian Sistem
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2013:26) mengatakan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
komponen yang saling berhubungan dengan batasan yang jelas dan bekerjasama untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses yang teratur.
Sistem mempunyai tiga fungsi dasar, yaitu:
1. Input: Melibatkan pengambilan dan perakitan berbagai elemen yang masuk ke sistem untuk di proses.
2. Process: Melibatkan proses transformasi yang
mengubah input ke output.
3. Output: Melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:6), sistem adalah sekumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan yang berfungsi atau berjalan bersama untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
2.1.1.2 Pengertian Informasi
Menurut O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2013:38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G (2011:10), informasi mengacu pada data yang telah disusun sehingga data tersebut memiliki makna dan nilai bagi penerimanya.
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O'Brien, J.A. and Marakas, G.M. (2013:5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber
daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:38), sistem informasi merupakan kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
2.1.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Whitten, J.L. & Bentley, L.D. (2007:160), analisis sistem adalah teknik untuk menyelesaikan suatu masalah yang ada pada suatu sistem dengan cara membagi masalah tersebut ke beberapa bagian dengan maksud agar mudah dicara penyelesaiannya.
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Whitten, J.L. & Bentley, L.D. (2007:160), perancangan sistem adalah teknik menggabungkan kembali bagian-bagian informasi yang telah dipisahkan oleh analisis sistem.
2.1.2.3 Object Oriented Analysis and Design (OOA&D)
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:60), Object Oriented Analysis (OOA) adalah menentukan semua jenis objek yang terintegrasi dalam sistem dan melakukan interaksi dengan objek lain dengan tujuan untuk menyelesaikan tugas.
Sedangkan menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:390), Object Oriented Analysis (OOD) adalah menentukan semua objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan perangkat dalam sistem, sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu.
2.1.3 Systems Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:38), SDLC adalah seluruh proses dalam pengembangan sebuah sistem informasi yang dimulai dari membangun, menyebarkan, menggunakan, dan memperbarui sistem informasi.
Gambar 2.1 Information Systems Development Phases Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:40)
Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:45-48) menjabarkan lebih detail mengenai kelima tahapan tersebut:
1. Project Planning
Mengidentifikasi cakupan dari sistem baru dan meyakinkan bahwa proyek ini layak, membuat jadwal, merencanakan sumber data, dan penganggaran sebagai pengingat akan proyek. Project planning diidentifikasikan menjadi lima aktivitas:
1) Mendefinisikan masalah. 2) Membuat jadwal proyek.
3) Mengkonfirmasi kelayakan proyek.
4) Menentukan staf yang akan berkontribusi dalam proyek.
5) Meluncurkan proyek. 2. Analysis
Memahami dan medokumentasi kebutuhan bisnis dan memproses kebutuhan dari sistem yang baru. Berikut aktivitas yang menjadi bagian dalam analysis:
1) Mengumpulkan informasi.
3) Membuat prototypes untuk kebutuhan yang telah ditetapkan.
4) Menentukan prioritas kebutuhan.
5) Menghasilkan dan mengevaluasi alternatif-alternatif. 6) Meninjau rekomendasi dengan pihak manajemen. 3. Design
Mendesain sistem yang menjadi solusi dari kebutuhan yang sudah didefinisikan dan keputusan yang dibuat. Berikut aktivitas yang harus diselesaikan selama tahap desain:
1) Mendesain dan mengintegrasikan jaringan. 2) Mendesain arsitektur aplikasi.
3) Mendesain user interfaces. 4) Mendesain system interfaces.
5) Mendesain dan mengintegrasikan database. 6) Membuat desain prototypes secara detail.
7) Mendesain dan mengintegrasikan kontrol sistem. 4. Implementation
Aktivitas implementasi menghasilkan sistem yang sedang dibuat, dites, dan diinstal. Berikut aktivitas ini dalam tahap implementasi:
1) Menyusun komponen software. 2) Memverifikasi dan melakukan tes. 3) Melakukan konversi data.
4) Melakukan pelatihan kepada users dan mendokumentasi sistem.
5) Melakukan instalasi sistem. 5. Support
Aktivitas support berjalan hanya ketika sistem yang baru telah selesai diinstal dan diletakkan ke dalam proses produksi, dan beroperasi sesuai sistem alur produksi. Aktivitas yang seringkali muncul selama tahap support, yaitu:
1) Pemeliharaan sistem. 2) Peningkatan sistem.
2.1.4 Internet
Bonny, A.S. (2010:765) menyebutkan bahwa secara harfiah, internet (kependekan dari interconnected-networking) adalah rangkaian yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Manakala Internet (huruf ‘I’ besar) ialah sistem komputer umum yang terhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protocol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang tersebar dinamakan Internet.
Veronika, H.K. (2012) menyimpulkan bahwa internet merupakan sekumpulan jaringan komputer yang menghubungkan situs akademik, pemerintahan, komersial, organisasi, maupun perorangan di seluruh dunia dalam menyampaikan informasi dan berkomunikasi.
2.1.5 HyperText Markup Language (HTML)
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:464), HTML adalah bahasa pemrograman standar yang digunakan di web untuk membuat dan mengenali dokumen hypertext.
2.1.6 Hypertext Preprocessor (PHP)
Menurut Arief, M.R. (2011:43), PHP adalah bahasa server-side-scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side-scripting, maka sintaks perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server, kemudian hasilnya akan dikirimkan ke browser dengan format HTML.
Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusus, yaitu:
• Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, misalnya: Apache.
• Kode PHP dapat diletakkan dan dijalankan di web server. • Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database,
seperti: MySQL, PostgreSQL, Oracle, dan lain-lain. • Merupakan software yang bersifat open source. • Gratis untuk di download dan digunakan.
• Memiliki sistem multi platform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti: Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.
2.1.7 Database
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:11), database adalah sekumpulan data terpusat yang dikelola dan dapat diakses oleh banyak user dan sistem pada saat yang sama.
Menurut Williams, B.K. & Sawyer, S.C. (2007:162), database adalah sekumpulan file pada sistem komputer yang saling terhubung. File-file ini diatur sesuai kesamaan elemennya, sehingga data yang diinginkan dapat dicari dengan mudah.
Proses dasar yang dimiliki oleh database ada empat, yaitu: 1. Pembuatan data-data baru (CREATE).
2. Penambahan data (INSERT). 3. Mengubah data (UPDATE). 4. Menghapus data (DELETE). 2.1.8 Structural Query Language (SQL)
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:133), SQL adalah bahasa query yang paling popular yang digunakan untuk meminta informasi. SQL memungkinkan orang untuk melakukan pencarian yang rumit dengan menggunakan pernyataan yang relatif sederhana atau dengan menggunakan kata kunci. Kata kunci khas adalah SELECT (untuk menentukan atribut yang diinginkan), FROM (untuk menentukan tabel yang akan digunakan), dan WHERE (untuk menetapkan kondisi untuk menerapkan dalam query).
2.1.9 MySQL
Menurut Arief, M.R. (2011:152), MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya.
2.1.10 Electronic Business (E-Business)
Menurut Chaffey, D. (2011:12), e-business diartikan sebagai semua pertukaran informasi melalui media elektronik baik di dalam suatu organisasi maupun dengan pemegang saham eksternal yang mendukung cakupan dari proses bisnis.
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:201), e-business adalah konsep yang agak lebih luas dari e-commerce. Di samping pembelian dan penjualan barang dan jasa, e-business juga mengacu melayani pelanggan, berkolaborasi dengan mitra bisnis dan melakukan transaksi elektronik dalam sebuah organisasi.
2.1.11 Electronic Commerce (E-Commerce) 2.1.11.1 Pengertian E-Commerce
Menurut Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:201), e-commerce adalah proses pembelian, penjualan, menstransfer atau penukaran produk, jasa, atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet.
Menurut O'Brien, J.A. and Marakas, G.M. (2013:47), e-commerce adalah pembelian, penjualan, pemasaran produk, jasa, dan informasi melalui berbagai jaringan komputer.
O. Agbakwuru Alphonsus, A. Ukwandu Elochukwu & Iro Sylvanus (2011) menyatakan bahwa e-commerce menyediakan kesempatan bagi orang-orang untuk melakukan perdagangan dan melakukan bisnis dengan setiap bagian di dunia melalui internet.
2.1.11.2 Jenis-Jenis E-Commerce
Rainer, R.K. & Cegielski, C.G. (2011:202-204) mengidentifikasi enam jenis dari e-commerce, berikut penjelasannya:
1. Business-to-Consumer (B2C)
Perdagangan elektronik (e-commerce) dimana penjual adalah organisasi, dan pembeli adalah individu.
2. Business-to-Business (B2B)
Perdagangan elektronik dimana kedua penjual dan pembeli adalah organisasi bisnis.
3. Consumer-to-Consumer (C2C)
Perdagangan elektronik dimana kedua penjual dan pembeli adalah individu (bukan bisnis). Seorang individu menjual produk atau jasa kepada individu lainnya.
4. Business-to-Employee (B2E)
Sebuah organisasi menggunakan perdangangan elektronik internal untuk memberikan informasi dan layanan kepada karyawan.
5. E-Government
Penggunaan e-commerce untuk memberikan informasi dan pelayanan publik kepada warga, mitra bisnis, dan supplier entitas pemerintah, dan mereka yang bekerja di sektor publik.
6. Mobile Commerce
E-commerce yang dilakukan dalam lingkungan nirkabel.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Unified Modeling Language (UML) 2.2.1.1 Pengertian UML
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:48), UML adalah suatu standar konstruksi model dan notasi yang dikembangkan secara khusus untuk pengembangan object-oriented.
Ibrahim, N. et al. (2011) mengatakan bahwa UML digunakan dalam sistem berorientasi objek untuk menggambarkan cara kerja sistem. Ada 13 diagram yang digunakan untuk menggambarkan pandangan yang berbeda dari suatu sistem. Setiap diagram UML mempunyai notasi yang berbeda.
Jianhu, Z., Yunqing, F., Yun, Z. (2014) menyatakan bahwa UML adalah sebuah standar berorientasi objek, alat pemodelan sistem software berbasis komponen. UML digunakan untuk menggambar gambaran visual untuk model sistem software.
2.2.1.2 Activity Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:141), activity diagram adalah diagram alur kerja yang mendeskripsikan berbagai aktivitas user atau sistem dan alur aktivitasnya. Notasi yang digunakan dalam activity diagram, yaitu:
• Starting activity: Menggambarkan dimulainya suatu aktivitas.
• Transition arrow: Menggambarkan alur dari setiap aktivitas.
• Activity: Menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh user.
• Ending activity: Menggambarkan telah selesainya suatu alur kegiatan.
• Decision acivity: Menggambarkan kondisi dimana ada perbedaan aktivitas yang dipilih oleh user.
• Synchronization bar (split/join): Menggambarkan kegiatan yang berlangsung bersama.
• Swimlane: Menggambarkan kolom objek mana yang melakukan suatu aktivitas.
Gambar 2.2 Simbol Activity Diagram
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:142)
Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:143)
2.2.1.3 Use Case Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:242), use case diagram adalah diagram untuk menunjukkan berbagai peran user dan bagaimana peran mereka dalam menggunakan sistem. Ada beberapa notasi yang digunakan dalam use case diagram, antara lain:
• Actor: Menggambarkan user dalam menjalankan suatu
sistem. Actor merupakan elemen eksternal dari suatu sistem. Actor dapat menerima dan memberikan informasi ke sistem.
• Usecase: Menggambarkan unit fungsionalitas yang diberikan oleh sebuah sistem dan dinotasikan dengan bentuk oval.
Gambar 2.4 Use Case Diagram
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:244)
2.2.1.4 Use Case Description
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:171), use case description adalah gambaran yang menjelaskan secara detail proses dari setiap use case.
Gambar 2.5 Use Case Description
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:174)
2.2.1.5 Domain Model Class Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:187) salah satu jenis UML class diagram ini menunjukkan user’s work domain atau disebut sebagai domain model class diagram. Diagram ini digunakan untuk membuat desain class diagram ketika merancang software.
Gambar 2.6 Domain Model Class Diagram dengan nama class dan attribute
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B, & Burd, S.D. (2010:187)
Gambar 2.7 Contoh Domain Model Class Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
Multiplicity adalah hubungan antar objek pada class diagram. Multiplicity notation yaitu one to many dalam satu arah, dan one to one pada arah lainnya (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D., 2010:188).
Gambar 2.8 Multiplicity of Associations Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
(2010:188)
Generalization adalah pengelompokkan beberapa jenis class secara umum (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D., 2010:189).
Gambar 2.9 Generalization
Sumber: (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D., 2010:190)
2.2.1.6 First Cut Class Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:413), first cut class diagram dikembangkan dengan memperpanjang model domain class diagram. Hal ini
membutuhkan dua langkah, yaitu menguraikan tentang atribut dengan jenis dan informasi nilai awalnya, dan menambahkan panah navigation visibility.
Gambar 2.10 First Cut Class Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
2.2.1.7 Updated Design Class Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:457), terdapat penambahan class baru untuk View Layer dan Data Access Layer di dalam updated design class
diagram.
Gambar 2.11 Updated Design Class Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
2.2.1.8 System Sequence Diagram (SSD)
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:242), SSD adalah diagram yang menunjukkan urutan atau tahapan pesan antara aktor eksternal dan sistem. Notasi yang digunakan dalam SSD, antara lain:
• Actor: Memiliki fungsi untuk berinteraksi dengan sistem.
• Object: Mempresentasikan sistem otomatisasi.
• Activation: Menampilkan urutan pesan dari awal hingga akhir, dan sebuah objek menjalankan method. • Message: Menunjukkan input dan output pesan.
Terdapat tiga jenis fragmen dalam pembuatan SSD, antara lain:
• Loop: Proses yang berulang.
• Opt: Proses yang memiliki dua kemungkinan. • Alt: Proses yang memiliki beberapa pilihan alternatif.
Gambar 2.12 System Sequence Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
2.2.1.9 Three Layer Sequence Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:435), three-layer sequence diagram merupakan gambaran lengkap dari sequence diagram, dan juga
pengembangan dari first cut sequence diagram yang terdiri dari tambahan layer seperti View Layer dan Data Access Layer.
Gambar 2.13 Three Layer Sequence Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
2.2.1.10 Package Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:459), package diagram merupakan diagram level tinggi yang digunakan oleh perancang untuk mengelompokkan kelas-kelas pada grup yang terkait. Dengan kata lain, package diagram berguna untuk mendokumentasikan persamaan atau perbedaan hubungan objek pada View Layer, Domain Layer, dan Data Access Layer.
Gambar 2.14 Package Diagram
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:459)
2.2.1.11 State Machine Diagram
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:260), state machine diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan siklus hidup sebuah objek dalam berbagai kondisi dan transisi.
Gambar 2.15 State Machine Diagram
Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:261)
2.2.1.12 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2010:57), ERD adalah analisis terstruktur dan informasi rekayasa model data yang diperlukan oleh sistem
Gambar 2.16 Entity Relationship Diagram Sumber: Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D.
2.2.2 User Interface (UI)
Menurut O'Brien, J.A. and Marakas, G.M. (2011:181), UI adalah sebuah bagian dari sistem operasi yang memungkinkan user untuk berkomunikasi, dengan begitu user dapat memuat program, mengakses file, dan menyelesaikan tugas-tugas lainnya.
2.2.3 Procurement
2.2.3.1 Pengertian Procurement
Menurut Chaffey, D. (2011:355), procurement adalah proses pengadaan yang mengacu pada semua kegiatan yang terlibat dalam mendapatkan barang dari supplier; ini termasuk pembelian, tetapi juga logistik masuk seperti transportasi, barang dalam gudang, dan pergudangan sebelum barang tersebut digunakan.
Gambar 2.17 Aktivitas Procurement pada Perusahaan Sumber: Caffey, D. (2011:356)
2.2.3.2 Proses Procurement
Chaffey, D. (2011:357) berbicara mengenai proses pengadaan barang yang dilakukan secara manual yang dinilai sangat memakan waktu. Berikut penjelasannya:
Gambar 2.18 Analisa Proses Procurement Secara Manual Sumber: Caffey, D. (2011:358)
Tabel diatas menyoroti proses pengadaan barang berbasis kertas. Hal ini dapat dilihat bahwa itu melibatkan:
• Pengguna akhir memilih item dengan melakukan pencarian dan kemudian mengisi kertas formulir permintaan yang dikirimkan ke pembeli di departemen pembelian.
• Pembeli kemudian mengisi formulir pemesanan yang dikirim ke supplier.
• Setelah item tersebut disampaikan, item dan catatan pengiriman biasanya disesuaikan dengan formulir pemesanan dan faktur, dan kemudian pembayaran terjadi.
Pembelian juga mencakup transportasi, penyimpanan dan distribusi barang yang diterima dalam bisnis – ini disebut sebagai ‘logistik masuk’. Dari kegiatan pengadaan barang diatas, untuk kemudian proses pengadaan barang disederhanakan melalui e-procurement.
Gambar 2.19 Analisa Proses Procurement Baru Sumber: Chaffey, D. (2011:359)
2.2.3.3 Metode Procurement
Menurut Turban, et al. (2010:251), setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa, tergantung apa dan dimana mereka membeli, jumlah yang diperlukan, atau berapa banyak uang yang terpakai, dan sebagainya. Metode-metode utama procurement ini antara lain:
• Mengadakan penawaran tender dari sistem, dimana supplier yang satu akan bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar.
• Membeli dari katalog yang terhubung dengan para penjual.
• Membeli dari katalog internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor, mecakup kesepakatan harga. Pendekatan ini menggunakan pengimplementasian desktop purchasing, dimana mengizinkan requisition untuk memesan secara langsung dari vendor dengan melewati departemen procurement.
• Bergabung dengan suatu grup sistem pembelian dimana permintaan partisipan dikumpulkan sampai dalam jumlah yang besar, kemudian grup menegosiasikan harga atau menginisiasikan sebuah proses tender.
• Berkolaborasi dengan para supplier untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan untuk mengurangi persediaan dan stock-out serta mempertinggi ketepatan waktu pengiriman.
2.2.4 Electronic Procurement (E-Procurement) 2.2.4.1 Pengertian E-Procurement
Menurut Chaffey, D. (2011:355), e-procurement adalah sebuah integrasi elektronik dan pengendalian semua aktifitas procurement termasuk permintaan pembelian, pemberian akses, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran antara pembeli dan supplier.
Berdasarkan Baily et al. (1994) dikutip oleh Chaffey, D. (2011:355), e-procurement harus dapat menaikkan performa untuk tiap ‘five rights of purchasing’, yaitu:
1. At the right price.
2. Delivered at the right time. 3. Of the right quality. 4. Of the right quantity. 5. From the right source.
2.2.4.2 Proses E-Procurement
Turban et al. (2010:354) menyebutkan proses e-procurement terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
1. Melakukan pencarian vendor dan produk dengan menggunakan katalog, brosur, telepon, dan lainnya. 2. Melakukan kualifikasi vendor sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan. Dari list vendor yang ada, ditentukan mana yang sekiranya dapat diajak bekerjasama.
3. Memilih mekanisme pasar, seperti private, umum, lelang, barter, dll.
4. Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang, harga barang, metode pengiriman, dll.
5. Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil.
6. Membuat Purchase Order (PO).
7. Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya.
8. Melakukan pembayaran terhadap vendor.
Gambar 2.20 Proses E-Procurement Sumber: Turban et al. (2010:354)
2.2.4.3 Manfaat E-Procurement
Smart (2010) mengidentifikasi lima manfaat utama atau kriteria pemilihan pemasok untuk mengadopsi e-procurement yang berhubungan dengan peningkatan:
1. Control
Meningkatkan kepatuhan, mencapai sentralisasi, meningkatkan standar, mengoptimalkan strategi sourcing dan meningkatkan audit data.
2. Cost
Meningkatkan pembelian maksimal melalui peningkatan persaingan pemasok, pemantauan target penghematan dan pengurangan biaya transaksi.
3. Process
Visibilitas rasionalisasi dan standarisasi proses e-procurement memberikan pengurangan waktu siklus, meningkatkan proses pengelolaan dan penyelesaian faktur dengan efisien.
4. Individual Performance
Berbagi pengetahuan, menambah nilai dan menigkatkan produktivitas.
5. Supplier Management
Mengurangi jumlah pemasok, manajemen pemasok dan seleksi dan integrasi.
2.2.5 Persediaan Barang
2.2.5.1 Pengertian Persediaan Barang
Menurut Sofyan, D.K. (2013:49), persediaan barang adalah stok yang dibutuhkan perusahaan untuk mengatasi adanya fluktuasi permintaan. Persediaan dalam proses produksi dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur, hal ini dikarenakan sumber daya tersebut masih menunggu dan belum digunakan pada proses berikutnya.
2.2.5.2 Tujuan Persediaan
Menurut Sofyan, D.K. (2013:49), tujuan adanya persediaan ada tujuh, antara lain:
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.
2. Menghilangkan resiko kegagalan atau kerusakan material yang dipesan sehingga dikembalikan.
3. Untuk menyimpan bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan tersebut tidak ada di pasar.
4. Menjamin kelancaran proses produksi perusahaan. 5. Menjamin penggunaan mesin secara optimal.
6. Memberikan jaminan akan ketersediaan produk jadi kepada konsumen.
7. Dapat melaksanankan produksi sesuai keinginan tanpa menunggu adanya dampak atau resiko penjualan. 2.2.5.3 Jenis Persediaan
Menurut Sofyan, D.K. (2013:50), berdasarkan jenisnya, secara umum persediaan dibagi atas lima jenis, yaitu:
1. Persediaan bahan mentah (raw material stock)
Barang yang dibeli dari pemasok (supplier) dan akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akan diolah oleh perusahaan.
2. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work inprocess or progress stock)
Bahan baku yang sudah diolah menjadi komponen namun barang tersebut masih membutuhkan langkah-langkah selanjutnya agar produk dapat selesai dan menjadi produk akhir.
3. Persediaan bagian produk yang dibeli (component stock)
Persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain, yang
dapat secara langsung diolah dengan komponen lain tanpa proses produksi lainnya.
4. Persediaan barang jadi (finished goods)
Barang yang telah selesai di proses dan siap untuk disimpan di gudang, kemudian dijual atau di distribusikan ke lokasi pemasaran.
5. Persediaan bahan pembantu atau barang-barang pelengkap (supplies stock)
Barang-barang yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan produksi, hanya saja tidak menjadi bagian produk akhir yang dihasilkan perusahaan, tetapi menjadi bahan penopang kegiatan produksi.
2.2.5.4 Metode Persediaan
Terdapat beberapa metode dalam pengelolaan persediaan bagi perusahaan. Khusus dalam penelitian ini akan digunakan metode Reorder Point (ROP).
Menurut Heizer, J., & Render, B. (2010:99), ROP adalah tingkat (titik) persediaan dimana tindakan harus diambil untuk mengisi kembali persediaan barang.
Dalam menentukan persediaan pengaman (safety stock) dipengaruhi oleh tingkat pelayanan (service level). Menurut Heizer, J., & Render, B. (2010:109) tingkat pelayanan (service level) adalah komplemen dari probabilitas persediaan habis. Dengan demikian, ROP dapat dihitung dengan rumus: ROP = d x L + safety stock
Dan safety stock dapat dihitung dengan rumus: Safety stock = Z x σ x
Dimana:
ROP = Titik ulang pemesanan
d = Permintaan
L = Waktu tunggu
Safety stock = Persediaan pengaman Z = Service level
σ = Standar deviasi 2.2.6 Kerangka Berfikir
2.21 Kerangka Berfikir
Proses pelaksanaan skripsi ini dimulai dari melakukan survey kepada Mandor dan wawancara dengan Direktur, dari hasil survey dan wawancara tersebut dapat diketahui proses pengadaan barang dan masalah yang terjadi di PT. Tetap Lancar Mandiri. Setelah itu melakukan studi literatur dengan mencari referensi teori-teori yang relevan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan, serta melakukan analisa terhadap proses pengadaan barang PT. Tetap Lancar Mandiri untuk mendapat alternatif pemecahan masalah. Berikutnya menganlisis kebutuhan sistem sesuai dengan permasalahan yang ada dengan menjadikan Unified Modelling Language (UML) sebagai tools, untuk selanjutnya beralih kepada tahap merancang sistem e-procurement berbasis website. Dari semua yang telah dilakukan maka akan didapati kesimpulan dan saran dari proses analisis dan perancangan terhadap PT. Tetap Lancar Mandiri.
Studi Literatur Buku
E-journal
Situs web
Alternatif pemecahan masalah Menganalisis kebutuhan sistem
Merancang sistem e-procurement berbasis website
Kesimpulan dan Saran Wawancara dan Survey Proses pengadaan barang Permasalahan
Menganalisis sitem pengadaan
barang yang berjalan
