1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SELEKSI ADMINISTRASI CALON PEGAWAI CALL CENTER DENGAN MENGGUNAKAN
METODE WEIGHTED PRODUCT PADA PT INFOMEDIA SOLUSI HUMANIKA BANDUNG
1Teguh Nurhadi Suharsono, S.T., M.T., 2Assad Yusman
1Program Studi Sistem Informasi, 2Program Studi Sistem Informasi
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer LPKIA
Jln Soekarno-Hatta No. 456 Bandung 40266. Telp. (022) 75642823. Fax. (022) 7564282
1[email protected] / 2[email protected]
ABSTRAK
Rekrutmen merupakan serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan perencanaan kepegawaian. Sedangkan seleksi merupakan proses pemilihan dari kelompok pelamar atau orang-orang yang memenuhi dari seke lo mpo k p ela mar ata u orang -ora ng ya ng me me nuhi kri teria untuk menempati posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini yang dilakukan oleh perusahaan.
Dalam rekrutmen juga perlu adanya proses seleksi yang efektif, hal ini dilakukan untuk melakukan pemerataan pegawai pada setiap seksi sehingga kekuatan setiap seksi menjadi seimbang. Oleh karena itu diperlukan pegawai-pegawai baru untuk memperkuat suatu kerja.Mengi ngat s angat pent ingya proses rekr ut me n dan sele ksi bagi perusahaan, diharapkan dengan adanya proses rekrutmen dan seleksi yang baik dan efektif berdampak bagi perkembangan perusahaan kedepannya untuk memperoleh sumber daya yang berkualitas. Perancangan dan pembuatan Sistem Informasi ini untuk Seleksi Administrasi Calon Pegawai Call Center menggunakan Metode Weighted Product(WP), sistem mampu melakukan proses perhitungan dengan menentukan nilai bobot untuk setiap atribut, kemudian dilanjutkan dengan proses perhitungan nilai tes yang akan menyeleksi alternative terbaik dari sejumlah alternative.
ABSTRACT
Recruitment is a series of activities to seek and attract job applicants with motivation, skills, expertise and personnel planning. While the selection is a selection process of the applicant group or the people who meet from a group of applicants or people who meet the criteria to occupy positions available under current conditions conducted by the company. In the recruitment process also needs an effective selection, this is done to make the distribution of employees in each section so that the strength of each section to be balanced. Therefore, new employees are needed to strengthen the work. Given the importance of recruitment and selection process for the company, it is expected that the process of recruitment and selection is good and effective impact to the future development of the company to obtain quality resources. The design and manufacture of this Information System for Selection Administrative of Employee Selection Call Center using Weighted Product (WP) method, the system is able to perform the calculation process by determining the weight value for each attribute, then proceed with the calculation of test scores that will select the best alternative from a number of alternatives.
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Salah satu faktor utama dalam pengembangan suatu Perusahaan adalah pengelolaan sumber daya manusia.
Dalam pengelolaan sumber daya manusia di
perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak dibebankan kepada departemen HRD di perusahaan, sehingga diperlukan sistem yang dapat membantu tugas bagian HRD perusahaan yang disebut Human resource Management System ( HRM System). Untuk mempermudah proses tersebut maka perusahaan memerlukan Sistem Informasi Human Resources Management yang handal agar dapat mengendalikan kinerja karyawan pada sebuah perusahaan.
PT Infomedia Solusi Humanika atau dikenal dengan
ISH merupakan anak perusahaan PT Infomedia Nusantara yang didirikan di Jakarta pada 24 Oktober 2012, ISH merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Human Capital Services. Portofolio bisnis ISH meliputi BPO HR Solution, HR Process, dan HR Learning Solution. Saat ini, ISH telah mampu memberikan solusi layanan pengelolaan SDM terbaik kepada lebih dari 100 perusahaan yang tersebar di 420 kota dan mengelola lebih dari 22.115 karyawan di seluruh Indonesia.
Hasil dari survei dan pengamatan, maka ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan Rekrutment yang berdampak pada proses kerja perusahaan. Kendala
2
tersebut meliputi proses seleksi administrasi,
pengelolaan dokumen lamaran, permintaan laporan per periode. Sehingga perusahaan ini mengalami kesulitan dalam menentukan calon pegawai yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Salah satu prinsip penting dalam manajemen SDM dan merupakan salah satu langkah dari sistem perencanaan kepegawaian adalah rekrutmen tenaga kerja. Harus diakui bahwa proses rekrutmen bukanlah proses yang mudah, sebaliknya justru sering menghadapi banyak kendala. Oleh karenanya, para profesional dibidang manajemen sumber daya manusia mutlak penting mengenali berbagai sumber tersebut dengan setepat-tepatnya karena dengan demikian terdapat jaminan bahwa tenaga kerja yang memenuhi persyaratan dan kebutuhan organisasi diperoleh dengan biaya, waktu dan tenaga serendah mungkin.
Berdasarkan kendala yang ditemukan mengenai pengelolaan lamaran maka diperlukan sebuah metode sebagai pendukung keputusan untuk penentuan seleksi administrasi calon pegawai tersebut yaitu metode Weighted Product. Weighted Product (WP) adalah himpunan berhingga dari alternatif keputusan yang dijelaskan dalam beberapa hal kriteria keputusan. Dengan adanya Sistem Informasi Human Resources Management yang didukung oleh metode Weighted Product (WP) ini, maka seluruh proses aktivitas Human Resources Management untuk perekrutan karyawan menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka dalam Skripsi ini penulis menyimpulkan kedalam identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Bagian HRD masih mengalami kesulitan dalam melakukan proses seleksi administrasi
pelamar berkaitan dengan pengelolaan
dokumen lamaran calon pegawai.
2. Saat ini belum dapat diketahui jumlah data calon pegawai yang masuk.
3. Sulitnya mendapatkan calon pegawai yang sesuai dengan kriteria secara administrasi yang dibutuhkan.
1.3 Tujuan Penulisan
Sebagaimana maksud dari pengidentifikasian masalah diatas, maka penulis menyusun Skripsi ini dengan bertujuan sebagai berikut :
1. Mempermudah bagian Human Resource
Development (HRD) untuk menyeleksi
dokumen lamaran calon pegawai.
2. Menyajikan laporan hasil evaluasi calon pegawai yang masuk secara periodik yang sistematis dan praktis.
3. Menemukan kriteria calon pegawai secara administrasi yang sesuai kebutuhan.
1.4 Ruang Lingkup / Batasan Masalah
1. Sistem ini hanya digunakan oleh bagian Human Resource Development (HRD).
2. Menggunakan metode weighted product (WP) untuk penentuan seleksi administrasi pegawai. 3. Sistem ini hanya membahas untuk posisi call
center.
4. Sistem ini hanya membahas sampai dengan penerimaan calon pegawai untuk tahap Interview HR.
2 DASAR TEORI 2.1 Pengertian Seleksi
Menurut Mathis dan Jackson (2006,261),
“Seleksi adalah proses memilihan orang-orang yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan di sebuah organisasi”.
Menurut T.Hani Handoko (1996:146), “Seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak diterima oleh perusahaan tersebut”.
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa seleksi pegawai adalah memperoleh karyawan yang paling tepat dalam kualitas maupun kuantitas dari
calon-calon yang akan ditariknya. Dan dapat
ditambahkan kembali bahwa seleksi sangat berperan bila ternyata para karyawan berprestasi baik sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu seleksi merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan.
2.2 Metode Weighted Product (WP)
Weighted Product (WP), Menurut Yoon
(Kusumadewi, 2006) metode“Weighted Product
menggunakan perkalian untuk menghubungkan rating atribut, dimana rating setiap atribut harus dipangkatkan dulu dengan bobot atribut yang bersangkutan”. Proses ini sama halnya dengan proses normalisasi. Preferensi untuk alternatif Ai diberikan sebagai berikut :
Si = ∏nj = 1 X ijwj ...
Dengan i = 1, 2, 3, ..., n. Dimana ∑wj = 1, wj adalah pangkat bernilai positif untuk atribut keuntungan, dan bernilai negatif untuk atribut biaya. Preferensi relatif dari setiap alternatif diberikan sebagai berikut :
Vi = ∏n
j = 1 x wj ij
∏nj = 1 (xj) wj
Dengan i = 1, 2, 3, ..., n. Dimana :
V = Preferensi alternatif di analogikan sebagai vektor V x = Nilai kriteria w = Bobot kriteria/subkriteria i = Alternatif j = Kriteria n = Banyaknya kriteria
* = Banyaknya kriteria yang telah dinilai pada vektor S
2.3 Langkah – langkah Penyelesaian Metode Weighted Product
3
Yaitu kriteria yang akan dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan, yaitu Ci dan sifat dari masing-masing kriteria.
2. Menentukan rating kecocokan
Yaitu rating kecocokan setiap alternatif pada setiap kriteria, dan buat matriks keputusan. 3. Melakukan normalisasi bobot
Bobot Ternormalisasi = Bobot setiap kriterian /
penjumlahan semua bobot kriteria.
Nilai dari total bobot harus memenuhi persamaan:
4. Menentukan nilai vektor S
Dengan cara mengalikan seluruh kriteria bagi sebuah alternatif dengan bobot sebagai pangkat positif untuk kriteria benefit dan bobot berfungsi sebagai pangkat negatif pada kriteria cost. Rumus untuk menghitung nilai preferensi untuk alternatif Ai, diberikan sebagai berikut:
Keterangan:
S : menyatakan preferensi alternatif yang
dianalogikan sebagai vektor S
x : menyatakan nilai kriteria
w : menyatakan bobot kriteria
i : menyatakan alternatif
j : menyatakan kriteria
n : menyatakan banyaknya kriteria
5. Menentukan nilai vektor V
Yaitu nilai yang akan digunakan untuk
perangkingan. Nilai preferensi relatif dari setiap alternatif dapat dihitung dengan rumus:
Keterangan:
V: menyatakan preferensi alternatif yang
dianalogikan sebagai vektor V
x : menyatakan nilai kriteria
w : menyatakan bobot kriteria
i : menyatakan alternatif
j : menyatakan kriteria
n : menyatakan banyaknya kriteria
6. Merangking Nilai Vektor V
Sekaligus membuat kesimpulan sebagai tahap akhir.
3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Use Case Diagram
Gambar 3-1 Use Case Diagram Seleksi Administrasi Calon Pegawai
3.2 Activity Diagram
Gambar 3-2 Activity Diagram Input Data Lamaran
Login Pimpinan Perusahaan Laporan periode <<include>> Kelola daftar
Pengumuman hasil tes <<include>>
Kelola input data lamaran Pelamar <<include>>
Seleksi administrasi <<include>> Kelola data lamaran <<include>>
Laporan hasil seleksi administrasi HRD
4
Uraian Workflow :
User harus login terlebih dahulu agar dapat menggunakan hak aksesnya untuk input data lamaran. Pelamar memilih menu data pribadi, lalu sistem akan menampilkan form kosong, kemudian pelamar mengisi data pribadi yang telah ditentukan oleh sistem dan klik simpan,lalu pelamar harus mengupload dokumen lamaran sebagai kelengkapan lamaran pada menu upload dokumen, setelah itu pilih menu tambah pendidikan dan pengalaman kerja lalu input data pendidikan dan pengalaman kerja pelamar setelah itu klik simpan dan akan muncul data sudah tersimpan.
Gambar 3-3 Activity Diagram Seleksi Administrasi
Uraian Workflow :
User harus login terlebih dahulu agar dapat menggunakan hak aksesnya sebagai admin/bagian HRD untuk mengakses menu seleksi administrasi. HRD memilih menu seleksi administrasi, lalu sistem akan menampilkan halaman seleksi administrasi. Setelah itu HRD akan memilih data nama calon pegawai dan mengisi kolom nilai pelamar, kemudian
sistem akan menghitung bobot kesesuaian
menggunakan metode weighted product dan
menampilkan perhitungan dan hasil dari kesesuaian kriteria calon pegawai.
Gambar 3-4 Activity Diagram Laporan Periode
Uraian Workflow :
User harus login terlebih dahulu agar dapat menggunakan hak aksesnya sebagai Pimpinan untuk mengakses menu laporan periode. Pimpinan memilih menu laporan periode, kemudian memilih kategori diterima/ditolak dan memilih tanggal. klik button tampilkan data lalu sistem menampilkan data laporan hasil evaluasi calon pegawai yang lulus ke tahap interview HR.
4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi Antar Muka
Gambar 4-1 Implementasi Dialog Screen Data Lamaran Pegawai
Penjelasan dialog screen Tambah Data Pribadi: 1. Jika pelamar ingin melihat data lamarannya
secara lengkap, pada gambar 4.8 pelamar klik menu lihat data setelah itu sistem akan menampilkan data pelamar secara keseluruhan beserta dokumen yang telah diupload.
Gambar 4-2 Implementasi Dialog Screen Seleksi Administrasi
5
1. Pada gambar 4.10 klik menu Seleksi administrasi kemudian sistem akan menampilkan data pelamar-pelamar yang sudah daftar.
2. Secara otomatis sistem akan menghitung bobot nilai dari data pelamar berdasarkan kriteria yang ditetapkan perusahaan.
3. Sistem akan menapilkan hasil dari perhitungan seleksi administrasi secara otomatis.
Gambar 4.3 Implementasi Dialog Screen Laporan
Seleksi Administrasi
Gambar 4.4 Implementasi Dialog Screen Laporan
Seleksi Administrasi
Penjelasan dialog screen Laporan Seleksi
Administrasi:
1. Pada gambar 4.3 klik menu Laporan Seleksi
Administrasi.
2. Pilih kategori data pelamar yang diterima atau
ditolak.
3. Pilih tanggal sesuai yang dibutuhkan
4. Klik button „Tampilkan Data‟.
5. Sistem akan menampilkan Laporan Seleksi
Administrasi per Periode dengan tampilan seperti gambar 4.4. 4.2 Hasil Pengujian No. Fungsi yang diuji Cara Pengujia n Hasil yang diharapkan Hasil penguji an 1. Form Login dan hak akses antara Pelamar , Admin (HRD), dan Pimpina n Masukkan username dan password. Mencoba satu persatu halaman dengan hak akses masing-masing. Menampilkan halaman pengelolan sesuai dengan hak akses dari masing-masing [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 2. Tampila n Halama n Data Pribadi untuk Pelamar Saat User memilih menu Data pribadi Menampilkan halaman data pribadi untuk diisi pelamar [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 3. Tampila n Halama n Upload Dokume n untuk Pelamar Saat user memilih dokumen dan menguplo ad dokumen Memilih dokumen dan dokumen tersimpan [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 4. Tampila n halaman tambah Pendidi kan untuk Pelamar Saat User memilih menu Tambah Pendidika n Menampilkan halaman pendidikan untuk diisi pelamar [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 5. Tampila n halaman Pengala man Kerja untuk Pelamar Saat User memilih menu Pengalam an Kerja Menampilkan halaman pengalaman kerja untuk diisi pelamar [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 6. Tampila n halaman Konfirm asi Data Anda untuk Pelamar Saat User memilih menu Lihat Data Anda Menampilkan seluruh data pelamar yang sudah diinputkan. [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 7. Tampila n halaman Lihat Pengum uman untuk Pelamar Saat User memilih menu Lihat Pengumu man Menampilkan hasil dari seleksi administrasi pelamar berupa pemberitahuan . [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 8. Tampila n halaman Data Lamara n untuk Admin Saat admin memilih menu Data lamaran Menampilkan data pelamar yang sudah registrasi dan daftar [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 9. Tampila n halaman Seleksi Adminis trasi untuk Admin Saat admin memilih menu Seleksi Administr asi Proses perhitungan Menggunakan metode WP pada aplikasi dapat sesuai dengan Perhitungan Metode WP manual . [v] Sesuai [ ] Belum sesuai 10. Tampila n menu Laporan Saat admin memilih Menampilkan Laporan hasil Seleksi [v] Sesuai [ ]
6
Hasil Seleksi Adminis trasi Laporan Hasil Seleksi Administr asi administrasi sesuai dengan status diterima/ditola knya pelamar Belum sesuai 11. Tampila n halaman Laporan Periode untuk Admin dan Pimpina n Saat admin dan pimpinan memilih menu Laporan Periode Menampilkan Laporan Hasil Seleksi sesuai dengan tanggal yang dibutuhkan [v] Sesuai [ ] Belum sesuai5 Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan
1. Sistem ini mampu mengolah data lamaran karyawan khususnya untuk menyeleksi data calon pegawai ke perusahaan. Sistem ini dapat
menjadi sarana penyimpanan data-data
pelamar tersebut sehingga dapat
didokumentasikan dan dipertanggung
jawabkan. Sistem ini menggunakan metode
Weighted Product sebagai metode
pengambilan keputusan.
2. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu
HRD melakukan penyeleksian dan
mengetahui jumlah calon pegawai yang masuk sampai tahap interview HR secara periodik.
3. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat
membantu tim HRD dalam mencari calon pegawai yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan dengan tepat.
5.2 Saran
1. Dapat dikembangkan kembali dengan
menggunakan metode dan algoritma
pengambilan keputusan lainnya.
2. Menambahkan beberapa fitur-fitur dan
fasilitas yang baru, yang sesuai dengan perkembangan spesifikasi komputer saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
1. Azhar, S. (2002). Sistem Informasi
Manajemen. Bandung: Lingga Jaya.
2. Cahayani, A. (2005). Stategi dan Kebijakan Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Indeks.
3. Davis,Keith. (1990). Human Resources and PersonalManagement. New York : Mc Graw Hill
4. Dessler, G. (2006). Manajemen Personalia. Jakarta: Erlangga.
5. Handoko, T.Hani. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: PT Bumi Aksara
6. Hasibuan, Malayu.(2001). Manajemen
Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara
7. Jogianto, H. (2000). Pengenalan Komputer : Dasar Ilmu Komputer,Pemrograman, Sistem
Informasi dan Intelegensi Buatan.
Yogyakarta: Andi OFFSet.
8. Kusumadewi, S. (2006). Fuzzy Multi Attribute
Decision Making (Fuzzy-MADM).
Yogyakarta: Graha Ilmu.
9. Panggabean, S. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bogor: Ghalia Indonesia. 10. Presman, R. S. (2002). Rekayasa Perangkat
Lunak : Pendekatan Praktisi. Yogyakarta: Andi OFFSET.
11. Simamora, H. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE YKPN.
12. Susanto, A. (2013). Sistem Informasi
Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya. 13. Turban, E., Aronson, J.E. and Liang, T.P.,
2005, Decision Support System and Inteligent System,edisi 7 jilid 1, Andi, Yogyakarta.
Website :
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/526/jbptunikompp-gdl-intanapria-26258-6-unikom_i-i.pdf (download
