INSTITUT AMINUDDIN BAKI CAWANGAN SABAH KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
LAPORAN PENEMUAN AUDIT
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI DAN AUDIT
Nota:
CAT. I : Perlu serahkan laporan Tindakan Pembetulan kepada Ketua Juruaudit dalam tempoh satu(1) minggu daripada tarikh audit dan Ketua Juruaudit akan membuat lawatan on-site’ dalam tempoh dua (2) minggu daripada tarikh Penutupan Audit bagi penutupan (close-out CAR) ketakakuran
CAT.II : Perlu serahkan bukti dokumentasi bagi Tindakan Pembetulan yang diambil kepada Ketua Juruaudit bagi semakan, verifikasi, komen dan penutupan (close out CAR) dalam tempoh satu (1) minggu dari tarikh audit CAT.III: Tindakan Pembetulan perlu dilakukan oleh auditi. Bukti dukumentasi tindakan pembetulan akan disemak pada Audit akan datang .
Bagi CATIII: Pasukan Juruaudit perlu pasti kesan ke atas pelaksanaan SPK sebelum CAR bagi kategori ini diberikan
Organisasi
Institut Aminuddin Baki
Cawangan Sabah
Muka surat
1 / 5
Bil. Audit
1 / 2019
Lokasi Audit
Institut Aminuddin Baki
Cawangan Sabah
Skop
Semua PK dan AK KECUALI
PKOP-03, 03,
PKSO-04, PKSO-05 DAN PKSO-09
Auditi
Hjh Bernadette John
Jawatan
Timbalan Pengarah
Kriteria Audit
Audit Proses MS ISO 9001:2015
Audit Objektif
• Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti IAB dipatuhi dari 1 Nov 2018 – 30
April 2019
• Mendokumentasikan pemerhatian dan dapatan audit
• Melapor dan menjelaskan sebarang pemerhatian dan ketidakpatuhan amalan
dan mengaitkannya dengan prosedur
• Mengesahkan tindakan pembetulan yang sesuai telah dilaksanakan mengikut
tempoh yang ditetapkan.
Ketua Pasukan
En. Salleh Bin Ismail KongJuruaudit
1. En. Moktar bin Mokri 2. Dr. Bridget Lim Suk Han 3. En. Norman Sani
4. Hjh. Kasmah binti Abdullah 5. En. Dexter Bin Silam 6. Tn. Hj Aminuddin Ismail 7. Pn. Jamilah Othman
Tarikh Audit
8 – 13 Mei 2019
Bil. orang/hari
33 orang / 4 hari
Tahap
Kerumitan
SEDERHANA
Skop Pensijilan
Audit Proses MS ISO 9001:2015
Bil. Ketakuran*
2.0 RUMUSAN DAPATAN AUDIT
2.1 Pasukan Audit Dalaman IABCSBH 2019 telah merumuskan Dapatan Audit Dalaman 1/2019 berdasarkan fakta dan data yang sah. Semua data telah diverifikasikan sebelum keputusan audit dilaporkan.
2.2 Pasukan Audit Dalaman IABCSBH 2019 mempamerkan semangat kekitaan yang kuat terhadap organisasi. Mereka menjalankan audit dalaman dengan begitu teliti dan sistematik agar IAB tetap cemerlang sebagai pusat latihan yang unggul.
2.3 8 orang juruaudit yang dibahagikan kepada lima pasukan telah melaksanakan audit dalaman ini dalam tempoh 4 hari dengan komitmen yang tinggi.
2.4 Kesimpulannya, semua auditi mempunyai kefahaman yang baik tentang prosedur kualiti IAB. Mereka cekap dan efisyen dalam pengurusan kualiti.
2.5 Antara kekuatan sepanjang proses audit :
a. Komitmen Timbalan Pengarah di dalam tempoh audit ini sangat tinggi melalui kehadiran semasa mesyuarat pembukaan dan penutupan serta memastikan semua pensyarah memberikan kerjasama terhadap auditor walaupun terdapat kursus dalaman yang diadakan pada 9 dan 10 Mei 2019. b. Perancangan Organisasi setiap jabatan disediakan melalui Takwim Tahunan 2019-4 dan dikongsi kepada semua staf IAB Cawangan Sabah melalui email.
c. Kerjasama, komitmen dan kemesraan warga IAB Cawangan Sabah yang ditunjukkan sangat baik. d. Terdapat senarai semak untuk PKOP-02 dan terdapat pengesahan serahan dokumen.
3.0 CADANGAN AUDIT
3.1 Melantik Pemegang dan Penggerak bagi setiap prosedur agar Sistem Pengurusan Kualiti IAB Cawangan Sabah lebih sistematik dan tersusun;
3.2 Mengadakan Bengkel Pemantapan Pematuhan Prosedur Kualiti IAB kepada semua staf IAB Cawangan Sabah kerana kebanyakan Prosedur Kualiti terkini adalah keluaran 2 dan terdapat juga prosedur kualiti yang baharu seperti PKSI-07, PKOP-13, PKSO11 dan PKSO12;
3.3 Semua juruaudit dalaman dilantik sebagai mentor kepada pemegang dan penggerak prosedur kualiti;
3.4 Proses Audit Dalaman yang melibatkan pihak luar seperti pihak Sektor Jaminan Kualiti JPN Sabah dilaksanakan sebelum Audit Dalaman Bil 2 dilaksanakan.
3.5 Kursus pemantapan kepada juruaudit yang dilantik pada tahun 2019.
Ketua Juru Audit: En. Salleh Bin Ismail Kong
……….
Tarikh: 15 Mei 2019
Wakil Auditi: Hjh. Bernadette John
……….
4.0 PENEMUAN AUDIT UTAMA
4.1 OFI 01 : PKSI-01 KAWALAN MAKLUMAT DIDOKUMENTASIKAN 4.1.1 BUTIR-BUTIR KETIDAKPATUHAN
Pengauditan dilakukan di Bilik Simpanan Dokumen dan mendapati beberapa perkara berikut: 1a. Proses memberikan nombor bagi setiap memo / surat keluar tidak dicatatkan sebagaimana yang sepatutnya berdasarkan prosedur kualiti pengeluaran surat mengikut Sistem MAMPU
4.1.2a. BUKTI :
1a. Setiap nombor bilangan dokumen surat keluar/memo tidak diisi oleh Urusetia Kawalan Maklumat Didokumentasikan sebelum diedarkan.
Contoh1 : Memo Lantikan Pengurus/Pengurus Bersama NPQEL IAB Caw. Sabah. No. Rujukan : IABCSBH.600/6/1/5 ( ) bertarikh 12 – 14 Mac 2019
Contoh 2 : Memo PLC Bengkel Kajian Tindakan Pengurusan dan Kepimpinan. No. Rujukan : IABCSBH.600-5/1/5 ( ) bertarikh 18 Mac 2019
Contoh 3 : Lantikan Pengurus/Pensyarah/Urusetia Bengkel Online Application (BGKLH195K01) No. Rujukan : IABCSBH.600-8/1/2 ( ) bertarikh 18 Januari 2019
1b. Didapati surat permohonan tempahan penginapan yang dikeluarkan kepada lima (5) agensi luar tidak mengandungi nombor bilangan surat yang khusus. No. Rujukan : IABCSBH.600-7/1/1 ( ) bertarikh 09 Jan. 2019 kepada BPT Penampang, Pengarah IPGK Kent, Tuaran, Pengarah INTAN Sabah, Pengarah Akademik Kastam DiRaja Malaysia Cawangan Sabah dan Pengarah Pusat Latihan RELA Negeri Sabah
2. Pelupusan fail yang melebihi 5 tahun tidak dilaksanakan. Pengauditan mendapati fail-fail tahun 2012 dan 2013 masih berada dalam simpanan auditi
4.1.2b. BUKTI :
Auditi dapat menunjukkan dokumen pada tahun 2013 dalam masa yang singkat apabila diminta oleh auditor. ( Pemerhatian )
3. Tindakan merekod surat menyurat lewat dibuat disebabkan kekurangan staf. Pengauditan mendapati auditi masih memproses dokumen bulan Mac 2019. Sepatutnya surat keluar masuk direkodkan dan dipanjangkan kepada individu berkenaan dalam masa yang singkat.
4.1.2c. BUKTI :
Surat-surat berkenaan masih berada di meja auditi dan surat-surat pada bulan April masih belum diterima oleh auditi sehingga hari ini.
4.1.3 KLAUSA
4.4.2 (a) Organisasi hendaklah menyelenggara maklumat didokumentasikan bagi menyokong operasi prosesnya.
7.2 (a) Organisasi hendaklah menentukan kekompetenaan yang diperlukan oleh orang yang melakukan kerja di bawah kawalannya memberi kesan kepada prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti
7.5.3.2 Bagi mengawal maklumat didokumentasikan, organisasi hendaklah menyatakan aktiviti penyimpanan dan pelupusan
4.2 OFI 02 PKSI-05 : PENGENDALIAN MAKLUM BALAS PELANGGAN 4.2.1 BUTIR-BUTIR KETIDAKPATUHAN
1. Tiada catatan Aduan Pelanggan sepanjang tempoh 01 November 2018 hingga 31 April 2019 kerana ketidakjelasan prosedur menerima dan memproses aduan.
2. Penerangan berkaitan tatacara membuat aduan kepada Pegawai Aduan Pelanggan tidak dinyatakan dengan jelas.
3. Proses melaksanakan aduan pelanggan tidak merujuk carta alir seperti yang sewajarnya 4.2.2 BUKTI
Auditee menyatakan bahawa tiada sebarang aduan yang diterima melalui SiSPAA dan hanya aduan melalui SiSPAA sahaja yang akan diambil tindakan penambahbaikan.
4.2.3 KLAUSA
5.1.2 Pengurusan hendaklah menunjukkan kepimpinan dan komitmen berkaitan fokus kepada pelanggan dengan keperluan pelanggan serta keperluan berkanun dan peraturan yang terpakai ditentukan, difahami serta dipenuhi secara tekal
7.4 Organisasi hendaklah menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang relevan dengan sistem pengurusan kualiti
4.3 OFI 03 : PKOP-01 : Rekabentuk dan Pembangunan Program Latihan PKSI-06 : Kajian Semula Pengurusan
4.3.1 BUTIR-BUTIR KETIDAKPATUHAN
1. Status permohonan dan pembentangan bagi rekabentuk dan pembangunan latihan semasa mesyuarat JKLP adalah tidak diketahui secara rasmi.
2. Status perlaksanaan jumlah jam latihan pensyarah belum diterima sehingga kini oleh pihak pengurusan atasan.
4.3.2 BUKTI
Auditi-auditi tidak dapat menunjukkan status tersebut sama ada melalui minit mesyuarat atau memo. 4.3.3 KLAUSA
7.5.2 (c) Organisasi hendaklah memastikan kesesuaian kajian semula dan kelulusan bagi kesesuaian dan kecukupan
4.4 OFI 04 : PKOP-06 : Pengurusan Profiling Tahap Kompetensi NPQEL PKSI-05 : Pengendalian Maklum Balas Pelanggan
PKSI-07 : Pengurusan Risiko 4.4.1 BUTIR-BUTIR KETIDAKPATUHAN
Tiada jawatankuasa yang dilantik :
i. Jawatankuasa Pasukan Penyelarasan Profiling Tahap Kompetensi ii. Jawatankuasa Maklum Balas Pelanggan
iii. Jawatankuasa Pengurusan Risiko 4.4.2 BUKTI
Jawatankuasa tersebut tidak dapat ditunjukkan / dipamerkan apabila diminta oleh auditor. 4.4.3 KLAUSA
5.0 PENAFIAN
5.1 Pengauditan dilaksanakan berdasarkan kaedah persampelan.
5.2 Apa yang tidak dikemukakan tidak bermakna kelemahan tidak wujud pada sistem.
5.3 Sekiranya kelemahan yang sama wujud di mana-mana proses di dalam sistem, organisasi perlu ambil tindakan pembetulan, walaupun tidak dinyatakan dalam laporan ini.
Ketua Juru
Audit: En. Salleh Bin Ismail Kong
……….
Tarikh: 15 Mei 2019
Wakil Auditi: Hjh. Bernadette John
……….
