BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Manusia akhir-akhir ini semakin ketergantungan terhadap berbagai macam informasi. Faktor-faktor yang menentukan kualitas informasi antara lain adalah keakuratan, ketepatan, relevansi dan kemudahan untuk mengaksesnya. Dalam pemenuhan faktor tersebut, dibutuhkan alat bantu berkecepatan tinggi yang sangat akurat untuk memproses data disamping pengandalan SDM dan peralatan bantu lainnya.
Untuk saat ini, komputer dianggap menjadi alat bantu yang sangat diandalkan karena keakuratan, kecepatan dan juga daya tahannya dalam melakukan pemrosesan berbagai macam data dalam jumlah yang besar. Komputer kini bisa dianggap sebagai sebuah teknologi pokok dalam pengolahan berbagai macam data dan penyajian informasi.
Instansi pemerintahan yang selama ini dekat dengan pengurusan administrasi kependudukan di lingkungan masyarakat adalah kelurahan. Kelurahan mengurusi antara lain seperti pembuatan Kartu keluarga (KK), KArtu Tanda Penduduk (KTP) dan berbagai macam surat keterangan. Semakin berkembangnya masyarakat dengan berbagai kesibukan dan rutinitas, mereka pun menginginkan pelayanan yang cepat, efektif dan efisien.
Selama ini, dalam pembuatan KTP dan KK, dilakukan secara terpisah dengan aplikasi yang berbeda dan menimbulkan banyak sekali penumpukan data, penyimpanan di hard disk yang memakan size besar, serta rawan hang. Sehingga terkadang banyak data yang tidak terselamatkan ketika komputer tersebut diinstal ulang karena mereka tidak mempunyai back-up datanya. Belum lagi dengan cara penginstalan ulang komputer yang ternyata harus dilakukan di kantor kecamatan yang menurut saya mengulur waktu, terlalu lama bahkan penginstalan ulang ini berakibat pada hilangnya data-data yang sudah diinput sebelumnya.
Begitu juga untuk prosesnya yang berawal dari lurah, camat hingga ke kepala dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang kurang lebih memakan waktu 4 hari, tetapi pada prakteknya bisa sampai molor hingga satu bulan lebih karena terlalu rumitnya proses. Selama ini permasalahan yang terjadi karena semuanya dikerjakan secara manual, antara lain penumpukan dokumen, pencarían yang sangat susah sehingga suatu data tidak bisa ditemukan secara cepat, belum lagi resiko hilang dan rusaknya data kependudukan.
Untuk itulah saya membuat makalah ini, saya ingin memaksimalkan kinerja komputer yang selama ini berada di kantor-kantor kelurahan untuk memaksimalkan kinerja dalam pengolahan data kependudukan. Dengan menjalankan program yang database sederhana seperti Microsoft Access versi 2007, kita bisa membuat database sederhana yang bisa dicoba dalam melayani administrasi kependudukan demi mencegah data yang tidak beraturan.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana supaya pencarian dan pembaharuan data bisa berlangsung cepat tanpa ada gangguan dan memaksimalkan kinerja para pegawai serta teknologi yang ada?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mengembalikan prinsip efektivitas dan efisiensi dalam administrasi, hal ini saya khususkan pada bidang administrasi kependudukan. Diharapkan hal ini bisa membantu pemerintah dalam mengatasi kesulitan mengatur data kependudukan.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan.
Program Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus (Kamus Lengkap Dunia Komputer, 2002, hal : 12). Sedangkan, pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang/jasa (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 571). Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan; Kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemerintah; Kegiatan kantor dan tata usaha (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 8). Kependudukan adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan mengenai penduduk (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 245). Yang dimaksud dengan Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif di Indonesia di bawah kecamatan. Dalam konteks otonomi daerah di Indonesia, Kelurahan merupakan wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah Kabupaten atau kota. Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah yang berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil. Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan desa. Berbeda dengan desa, kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih terbatas. Dalam perkembangannya, sebuah desa dapat diubah statusnya menjadi kelurahan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan adalah suatu program komputer yang dapat menyelesaikan masalah atau mengerjakan tugas dalam melayani kebutuhan orang lain untuk kegiatan yang berkaitan dengan urusan mengenai penduduk pada organisasi pemerintahan terendah langsung dibawah Camat.
2.2 Pengertian Database.
Pengertian database yaitu “Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada”. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan instansi” (Hariyanto,1996,hal 1). Dalam konsep database, secara tradisional data diorganisasikan dalam suatu hirarki yang terurut dari atas ke bawah, terdiri dari berkas (file), rekaman (record) dan elemen data.
a. Berkas (file) adalah suatu kumpulan rekaman data (record) yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Berkas dapat dikatakan sebagai seluruh rekaman yang sejenis disusun menjadi sebuah berkas (file).
b. Rekaman (record) adalah gabungan dari semua elemen data yang saling berhubungan. Rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau baris. c. Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi
menjadi unit yang berarti. Istilah lain untuk elemen data adalah field, kolom, item dan atribut.
2.3 Mengenal dan Membuat Database pada Access 2007.
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan kasus tertentu. Database pada Access 2007 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro dan modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.
Dalam Microsoft Acces 2007 kita dapat mengenal istilah-istilah berikut ini : a. Tables, berupa tabel kumpulan data yang berhubungan dengan topik
tertentu dan merupakan komponen utama dari sebuah database. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom (dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record).
b. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.
c. Forms, digunakan untuk mempermudah menampilkan data, mengisi data dan mengubah data yang ada di dalam tabel, mencari data dan mencetaknya.
d. Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dapat mencetak sebuah laporan yang telah dikelompokan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu.
e. Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
f. Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database sesuai dengan kebutuhan. Modules ini berisi kode Visual Basic for Applications untuk menangani event (peristiwa) dalam Access 2002.
2.4 Pengertian yang Berkaitan Dengan Kependudukan
a. Penduduk ialah diri pribadi, anggota keluarga, anggota masyarakat, warga Negara dan himpunan kuantitas yang bertempat tinggal di suatu tempat dalam batas wilayah negara pada waktu tertentu.
b. Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah kartu bukti diri (Legitimasi) bagi setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
c. Kartu Keluarga (KK) adalah kartu yang memuat data kepala keluarga dan semua anggota keluarga.
d. Keluarga adalah sekelompok orang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang bertempat tinggal baersama dan makan dari satu dapur yang tidak terbatas pada orang-orang yang mempunyai hubungan darah saja; Seseorang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang mengurus keperluan hidupnya sendiri.
e. Kepala Keluarga ialah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain yang memepunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggung jawab dalam keluarga itu; Laki-laki atau perempuan yang berstatus kawin atau janda/duda yang mengepalai suatu keluarga, yang
anggotanya antara lain terdiri atas istri/suami dan anak; Kepala kesantrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain dimana beberapa orang yang bertempat tinggal bersama-sama.
f. Anggota Keluarga ialah mereka yang tercantum dalam kartu keluarga yang secara kemasyarakatan menjadi tanggung jawab kepala keluarga. g. Perpindahan ialah perubahan tempat tinggal tanpa memperhitungan
jarak atau pun lamanya tinggal.
h. Pindah dan datang ialah perubahan tempat tinggal dari tempat lama ke tempat baru untuk menetap.
2.5 Prosedur Pelayanan Administrasi Kependudukan yang Berjalan 2.5.1 Pembuatan / Penggantian KK (Kartu Keluarga)
A. Ketentuan Umum
1. Setiap keluarga wajib memiliki Kartu Keluarga;
2. Kartu Keluarga diisi secara lengkap dan benar tentang data kepala keluarga dan atau anggota keluarga;
3. Setiap terjadi perubahan dalam keluarga harus dilaporkan ke Kelurahan paling lambat :
a. Kepindahan : 30 hari sejak tanggal kepindahan b. Kematian : 3 hari sejak tanggal kematian
c. Pindah dan Datang : 14 hari sejak terjadi perubahan
B. Persyaratan
1. Surat pengantar dari RT/ RW;
2. Fotocopy surat nikah bagi yang telah menikah; 3. Fotocopy KTP bagi yang wajib KTP;
4. Fotocopy Akte Kelahiran bagi yang belum wajib KTP; 5. Kartu Keluarga lama bagi yang menganti Kartu Keluarga 6. Surat keterangan Pindah (SKP) daerah asal bagi pendatang 7. Fotocopy SKCK dari Kepolisian bagi pendatang.
C. Mekanisme Pelayanan
1. Penduduk terlebih dahulu membuat surat pengantar dari RT dengan membawa Kartu Keluarga dan atau Surat keterangan Pindah dari daerah asal bagi pendatang ke Ketua RT setempat.
2. Ketua RT menerima berkas tersebut kemudian mencatat (nama, keperluan, nomor surat) ke dalam buku induk penduduk selanjutnya membuat surat pengantar lalu di tanda tangani dan beri stempel oleh Ketua RT, kemudian mengisi Formulir Data Keluarga sesuai data yang diberikan oleh penduduk lalu Formulir Data Keluarga tersebut ditandatangani.
3. Menyerahkan Surat Pengantar RT, Formulir Data Keluarga dan berkas ke penduduk yang nantinya akan dilanjutkan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
4. Ketua RW menerima Surat Pengantar RT, Kartu Keluarga dan atau SKP dari penduduk, lalu mencatat (nomor Surat, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku induk penduduk. Surat Pengantar dari RT di tanda tangani dan beri stempel selanjutnya menyerahkan Surat Pengantar RT/RW, Kartu Keluarga dan atau SKP ke penduduk.
5. Penduduk menerima berkas-berkas dari Ketua RW, kepala keluarga menandatangani Formulir Data Keluarga tersebut kemudian melengkapi persyaratan untuk pembuatan/penggantian Kartu Keluarga dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
6. Petugas Kelurahan memeriksa berkas persyaratan dari penduduk, petugas memberikan formulir data keluarga ke Lurah untuk di tandatangani dan beri stempel.
7. Bagi penduduk yang membuat Kartu Keluarga baru formulir data keluarga tersebut diinput sesuai dengan formulir data keluarga yang diserahkan dan disimpan dalam file kartu keluarga pada aplikasi Microsoft Excel 2007 kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3
lembar. Kartu Keluarga printed sebanyak 3 lembar akan ditanda tangani dan stempel oleh Lurah.
8. Bagi penduduk yang menganti Kartu Keluarga, petugas melakukan pencarian data keluarga terlebih dahulu dalam file kartu keluarga yang disimpan bila data keluarga telah ditemukan petugas akan menginput data keluarga sesuai dengan formulir data keluarga yang telah mengalami penambahan atau pengurangan anggota keluarga dan disimpan dalam file kartu keluarga kemudian mencetak Kartu Keluarga sebanyak 3 lembar yang kemudian ditanda tangani dan stempel oleh Lurah.
9. Kartu Keluarga lembar 2 dan berkas-berkas persyaratan akan diarsipkan oleh Kelurahan. Kartu Keluarga lembar 1 dan lembar 3 diberikan ke penduduk. Penduduk menyerahkan lembar 3 ke Ketua RT dan lembar 1 akan diarsipkan oleh Kepala Keluarga.
2.5.2 Pembuatan / Penggantian KTP A. Ketentuan Umum
1. KTP wajib dimiliki oleh penduduk yang berusia 17 tahun atau telah menikah;
2. Pembuatan KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak : a. Berusia 17 tahun
b. Tanggal Pernikahan (bagi yang nikah belum berumur 17 tahun) c. Menjadi penduduk di wilayah tersebut
3. Penggantian KTP dilakukan selambat-lambatnya 14 hari sejak berakhirnya masa berlakunya KTP; KTP berlaku selama 3 tahun, dan tanggal berakhirnya disesuaikan dengan tanggal dan bulan kelahiran yang bersangkutan. Khusus bagi yang berumur 60 tahun keatas (manula) berlaku seumur hidup.
4. Setiap penduduk yang pindah alamat dari satu Kelurahan ke Kelurahan yang lain dalam wilayah kota tersebut, dalam jangka waktu 14 hari
sejak ia tinggal pada alamat yang baru wajib melaporkan kepindahannya di Kelurahan yang baru dalam rangka penggantian KTP.
B. Persyaratan
1. Surat pengantar dari RT/RW;
2. Surat keterangan Pindah (SKP) dari daerah asal bagi pendatang; 3. Pas photo hitam putih ukuran 2 X 3 sebanyak 2 lembar;
4. Fotocopy Kartu Keluarga, Akte kelahiran atau Ijasah sekolah terakhir; 5. KTP lama yang telah habis masa berlakunya dan atau surat keterangan
lapor kehilangan KTP dari kepolisian bagi mereka yang memperpanjang KTP.
C. Mekanisme Pelayanan
1. Penduduk membuat surat pengantar dengan membawa Kartu Keluarga dan atau SKP daerah asal ke Ketua RT setempat.
2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk dan mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku induk penduduk. Membuatkan surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang nantinya diteruskan ke Ketua RW.
3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku induk penduduk kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW lalu melengkapi persyaratan dalam pembuatan/penggantian KTP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
4. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pembuatan/penggantian KTP setelah berkas persyaratan lengkap petugas mengisikan formulir master penduduk sesuai dengan berkas
yang diterima, selanjutnya formulir master penduduk diserahkan ke Lurah untuk di tanda tangani serta beri stempel.
5. Bagi penduduk yang membuat KTP baru, petugas akan menginput sesuai dengan data yang telah diisikan di formulir master penduduk setelah itu menyimpan data dalam file KTP kemudian mencetak KTP. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah. 6. Bagi penduduk yang mengganti KTP, petugas melakukan pencarian
terlebih dahulu dalam file KTP dengan memasukan nama penduduk bila data KTP penduduk tersebut telah ditemukan petugas akan memasukan data sesuai dengan formulir master penduduk yang telah mengalami perubahan setelah itu menyimpan dalam file KTP kemudian mencetak KTP.
7. KTP printed tersebut akan ditandatangani dan stempel oleh Lurah kemudian petugas kelurahan menempelkan pas photo hitam putih berukuran 2 X 3 pada KTP printed tersebut. KTP siap diserahkan ke penduduk. Penduduk menerima KTP lalu ditanda tangani dan atau cap jempol kiri.
2.5.3 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL) A. Persyaratan
1. Surat Pengantar dari RT/RW.
2. Surat Keterangan Persalinan dari Rumah Sakit/ Bidan. 3. Fotocopy Kartu Keluarga dan KTP orang tua bayi. 4. Fotocopy Surat Nikah orangtua bayi.
B. Mekanisme Pelayanan
1. Penduduk membawa fotocopy Kartu Keluarga yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) ke dalam buku mutasi. Membuatkan surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua
RT kemudian menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk lalu diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan. 3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui
oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKL dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut, mencatat data kelahiran dalam buku register kelahiran. Membuat SKKL dengan menuliskan data kelahiran sesuai dengan berkas yang diterima. 6. Memberikan SKKL lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel
37 oleh Lurah lalu menyerahkan SKKL Lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKL lembar 2 akan diarsipkan di Kelurahan. Penduduk menerima SKKL lembar 1 dari petugas Kelurahan.
2.5.4 Pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM) A. Persyaratan
1. Surat pengantar dari RT/RW. 2. Kartu Keluarga dan KTP jenazah.
3. Surat pemeriksaan mayat dari Dokter/RS/Surat Keterangan lainnya.
B. Mekanisme Pelayanan
1. Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP jenazah yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuatkan Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu
menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT. Mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW dari Ketua RW, penduduk melengkapi persyaratan dalam pembuatan SKKM dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas tersebut. Mencatat data kematian dalam buku register kematian kemudian mencoret data yang meninggal di Kartu Keluarga dan mencabut Kartu Tanda Penduduk. Membuat SKKM dengan menuliskan data kematian sesuai dengan berkas yang diterima. Memberikan SKKM lembar 1 untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKKM lembar 1 ke penduduk. Berkas persyaratan dan SKKM lembar 2 diarsipkan di Kelurahan.
6. Penduduk menerima SKKM lembar 1 dari petugas Kelurahan.
2.5.5 Pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP) A. Ketentuan Umum:
1. Perpindahan penduduk meliputi:
a. Perpindahan antar Kelurahan masih dalam wilayah Kecamatan. b. Perpindahan antar Kecamatan masih dalam wilayah Kotamadya. c. Perpindahan keluar wilayah kota.
2. Perpindahan penduduk dalam satu kelurahan hanya merupakan perubahanalamat tempat tinggal dan tidak diterbitkan surat keterangan pindah.
3. Bagi penduduk yang pindah antar Kelurahan maka Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Lurah sebagai gantinya akan diterbitkan SKP.
4. Bagi penduduk yang pindah antar Kecamatan dan atau keluar wilayah kota, perpindahan harus diketahui oleh Camat kemudian Kartu Keluarga dan atau KTP di cabut oleh Camat sebagai gantinya akan diterbitkan Surat Keterangan Pindah.
B. Persyaratan
1. Surat Pengantar dari RT/RW. 2. Kartu Keluarga
3. Kartu Tanda Penduduk;
C. Mekanisme pelayanan
1. Penduduk membawa Kartu Keluarga dan KTP yang kemudian diserahkan ke Ketua RT untuk mendapatkan surat pengantar.
2. Ketua RT menerima berkas, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan Surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat, nama, alamat dan keperluan) dalam buku mutasi lalu membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyartan dalam pembutan SKP dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
4. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut, mencatat data kepindahan dalam buku register kepindahan. Membuat SKP dengan mengetikkan data penduduk yang pindah sesuai dengan berkas yang diterima kemudian SKP tersebut diberikan ke Lurah untuk ditandatangani serta diberi stempel oleh Lurah.
2.5.6 Pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) A. Ketentuan Umum
Pembuatan surat keterangan tempat tinggal adalah surat yang menerangkan bahwa penduduk pendatang tersebut benar adanya tinggal di lingkungan kelurahan tersebut.
B. Persyaratan
1. Surat pengantar dari RT/RW;
2. Surat Keterangan Pindah dari daerah asal yang diketahui oleh Camat dan atau Lurah;
3. SKCK dari Kepolisian;
4. Surat Keterangan Jaminan Bekerja bagi telah bekerja; 5. Kartu Keluarga Penjamin
C. Mekanisme pelayanan
1. Penduduk melapor ke Ketua RT dengan membawa identitas diri (KTP/ Kartu Keluarga) atau Surat Keterangan Pindah dari daerah asal untuk mendapatkan surat pengantar.
2. Ketua RT menerima berkas dari penduduk, mencatat (nomor surat, nama dan keperluan) dalam buku mutasi. Membuat Surat pengantar yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Ketua RT lalu menyerahkan surat pengantar dan berkas tersebut ke penduduk yang akan diteruskan ke Ketua RW untuk meminta persetujuan.
3. Ketua RW menerima berkas dan surat pengantar yang telah disetujui oleh Ketua RT, mencatat (nomor surat pengantar, nomor Kartu Keluarga, nomor KTP, nama, alamat dan keperluan) ke dalam buku mutasi kemudian membubuhi tanda tangan dan stempel di surat pengantar RT. Menyerahkan Surat pengantar RT/RW dan berkas tersebut ke penduduk.
4. Penduduk menerima berkas dan surat pengantar RT/RW yang kemudian melengkapi persyaratan dalam pembutan SKTT dan menyampaikan persyaratan tersebut ke Kelurahan.
5. Petugas Kelurahan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan tersebut, mencatat data kedatangan dalam buku register penduduk baru. Membuat SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal) sesuai dengan berkas yang diterima yang kemudian ditandatangani dan diberi stempel oleh Lurah lalu menyerahkan SKTT ke penduduk.
2.5.7 Pembuatan Laporan Kependudukan.
Laporan kependudukan dilakukan secara periodik setiap bulannya. Laporan tersebut dibuat berdasarkan hasil pelayanan pada pembuatan surat keterangan yang menandai mutasi penduduk antara lain kelahiran, kematian, pindah dan datang, dan juga pelayanan pada pembuatan Kartu Keluarga. Dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dalam penyerahan ke Lurah, hal ini disebabkan karena petugas terlebih dahulu membuka arsip pada masing-masing buku register dan mencari file-file nomor Kartu Keluarga yang disimpan berdasarkan nomor urutan setelah itu akan dihitung jumlah penduduk. Dalam laporan data penduduk dapat terlihat jumlah penduduk bulan lalu, jumlah penduduk WNI dan WNA yang lahir, mati, pindah dan datang, jumlah penduduk bulan ini dan jumlah kepala keluarga.
2.6 Masalah yang Dihadapi.
Permasalahan data kependudukan ini biasanya disebabkan oleh terlambatnya pembuatan laporan kependudukan dikarenakan petugas biasanya mencari-cari file penduduk di media yang tersebar sehingga memakan waktu banyak serta tidak adanya laporan-laporan seperti laporan kelahiran, laporan kematian, laporan kepindahan dan laporan penduduk pada pelayanan yang berjalan sehingga hasil laporan tidak dapat diketahui secara lengkap dan akurat,
padahal laporan tersebut berguna sebagai acuan pengambilan tindakan dan keputusan selanjutnya oleh Kepala Lurah.
Penggunaan aplikasi yang kurang menunjang sistem kependudukan juga menjadi alasan mengapa administrasi kependudukan saat ini menjadi kacau. Selama ini, yang saya ketahui, di kelurahan-kelurahan dalam beberapa pembuatan surat masih menggunakan program Microsoft Excel sehingga misalnya ada KArtu keluarga yang hilang atau rusak dan penduduk lupa nomor induk keluarganya, maka data keluarga tersebut tidak dapat ditemukan dikarenakan penyusunan dalam Microsoft Excel tersebut berdasarkan pada nomor pembuatan Kartu Keluarga. Apabila hal ini terjadi, biasanya petugas membuatkan Kartu Keluarga baru yang mengakibatkan kerangkapan data dan menumpuknya file dalam direktori penyimpanan komputer tersebut.
2.7 Usulan Pemecahan Masalah.
Untuk mengatasi masalah administrasi kependudukan, saya mengajukan tentang pengadaan database dan pengolahan data yang baik sehingga adanya keterkaitan data antara Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal, hal ini supaya efisiensi kerja tercapai, waktu yang dibutuhkan relatif tidak sebanyak pengurusan administrasi secara manual.
Aplikasi yang dibutuhkan dalam mengelola database ini adalah Microsoft Access 2007 guna melakukan penyimpanan data dalam satu tempat yang memudahkan petugas menyetak data laporan kependudukan.
Untuk mengolah data disediakan menu Input data yang terdiri dari input data kelahiran, input data kematian, input data Kartu Keluarga, input data permohonan kartu tanda penduduk, input data penduduk, input data surat keterangan pindah dan input data pengantar surat keterangan pindah. Pada masing-masing penginputan data terdapat fasilitas yang disediakan yaitu penambahan data, penghapusan data, pencarian data, penyimpanan data dan back-up data.
Untuk mencetak data atau laporan kependudukan di sediakan menu laporan yang terdiri dari cetak Kartu Keluarga, cetak Kartu Tanda Penduduk, cetak Surat Keterangan Kelahiran, cetak Surat Keterangan Kematian, cetak Surat Keterangan Pindah, cetak Pengantar Surat Keterangan Pindah, cetak Surat Keterangan Tempat Tinggal, cetak laporan kelahiran perbulan, cetak laporan kelahiran pertahun, cetak laporan kematian perbulan, cetak laporan kematian pertahun, cetak laporan pembuatan KTP perbulan, cetak laporan pembuatan KTP pertahun, cetak laporan Kartu Keluarga perbulan, cetak Kartu Keluarga pertahun, cetak laporan Surat Keterangan Pindah perbulan, cetak laporan Surat Keterangan Pindah pertahun, cetak laporan penduduk perbulan dan cetak laporan penduduk pertahun.
Diperlukan juga adanya proteksi seperti penggunaan kata kunci atau password terhadap file-file database tersebut (data-data yang sudah diinput) agar tidak disalahgunakan sehingga tidak terjadi pemanipulasian data oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
Selama ini pembuatan dokumen yang berkenaan dengan administrasi kependudukan di berbagai kelurahan dirasa kurang terorganisir dan belum terintegritas, karena contohnya saja dalam pembuatan KTP dan KK. Pembuatan kedua surat tersebut memang telah menggunakan computer, tetapi dalam program terpisah yang dimana dalam sistem penyimpanannya sering terjadi berbagai kerusakan, error, dan hang sehingga data dengan mudah hilang karena tidak diback-up terlebih dahulu.
Pada beberapa surat keterangan dan pembuatan pelaporan, banyak yang masih dikerjakan secara manual. Contohnya, pembuatan Surat Keterangan Kematian dan Surat Keterangan Kelahiran yang menggunakan tulisan tangan dan juga pembuatan Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Tempat Tinggal yang menggunakan mesin ketik. Hal ini tentunya dapat menyulitkan dalam pelayanan kependudukan dan pembuatan laporan kependudukan.
3.2 Prosedur Teknis Pembuatan KTP
3.4 Prosedur Teknis Pembuatan Laporan Kependudukan
3.5 Perangkat yang Dibutuhkan
Perangkat yang sangat dianjurkan untuk menjalankan program ini adalah dengan menggunakan sistem Operasi Windows yang lebih baru yaitu minimal Windows XP dengan Processor Pentium III atau Pentium IV dan dengan kapasitas memori lebih dari 128 Mb dan Harddisk 10 Gb atau lebih dengan aplikasi Microsoft Office 2007.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Pengoptimalan aplikasi komputer dalam pengurusan administrasi kependudukan merupakan cara yang optimal dilakukan untuk memenuhi targaet efektivitas dan efisiensi kerja. Dimana tidak dibutuhkan lagi bertumpuk-tumpuk kertas dengan resiko yang rawan hilang serta rusak, tidak dibutuhkan lagi repot-repot mengurus dokumen ke berbagai meja pegawai. Hal ini memudahkan masyarakat untuk mengurus administrasi kependudukan dan mempersingkat waktu mengurusnya.
