PENGADAAN MATA RANTAI PENILAIAN
FUNGSIONAL YANG "TERPUTUS"
Zakiah Muhajan
Balai Penelitian Veteriner, Bogor
PENDAHULUAN
Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan awal dalam mem-bangun suatu koleksi perpustakaan . Kegiatan ini termasuk dalam kegiatan kerja utama di perpustakaan, mengingat bahwa keberadaan koleksi di perpustakaan merupakan salah satu sarana bagi terselenggaranya pemberian jasa informasi kepada pengguna . Di perpustakaan khusus, pengguna sering menuntut bahan pustaka dapat cepat diperoleh dan segera dipersiapkan,
sebelum diminta ; cara ini yang paling ideal, tetapi tidak selalu dapat
dipraktekkan (Booth, 1982) Tiga cara yang biasa ditempuh dalam
pelaksanaan kegiatan pengadaan : pembelian, penukaran, dan permintaan
hadiah . Dalam tuiisan ini pembahasan selanjutnya lebih ditekankan pada kegiatan pengadaan melalui pembelian .
Dan segi pengadaan melalui pembelian di perpustakaan, terutama di berbagai perpustakaan khusus pertanian lingkup Badan Litbang Pertanian,
pada umumnya belum dapat dilaksanakan sepenuhnya, berhubung tidak
tersedianya alokasi dana yang memadai yang seharusnya tercantum dengan jelas dalam anggaran badan induk/instansi tempat perpustakaan bernaung . Kendala kekurangan dana sebagai salah satu masalah dalam mengeloia suatu perpustakaan dikemukakan oleh Tjitropranoto, sebagai berikut : "perhatian
pimpinan organisasi induk terhadap keperluan perpustakaan, balk dalam
dana, sarana mau pun tenaga, sering sangat kurang . Alokasi sumberdaya untuk perpustakaan selalu diletakkan pada prioritas terbawah" (Tjitropranoto,
1992) . Hal ini menunjukkan bahwa pada kenyataannya keberadaan
pustakawan untuk mengembangkan perpustakaan di balai, belum
sepe-nuhnya memperoleh dukungan "konkrit" dari pihak penentu kebijaksanaan .
Keadaan yang memprihatinkan ini terasa telah berlangsung sekian
lama, sehingga para pustakawan menganggapnya sebagai hal yang
umum/biasa, dan seolah-olah tidak berpengaruh terhadap kelangsungan
pekerjaannya sebagai pemberi jasa . Sikap tidak perduli yang diperlihatkan
para pustakawan terhadap ada atau tidaknya dana untuk kegiatan
perpustakaan, mengakibatkan mereka hanya melaksanakan tugas apa adanya saja, dan cenderung memberikan jasa informasi dengan lebih memanfaatkan koleksi perpustakaan lain yang sebidang .
DasarPertimbangan - Misi Perpustakaan • Pengguna - Dana
Lokakaiya Fungsional Non Penerti
Sikap pasif yang diperlihatkan oleh pustakawan mengenai hal ini,
berkaitan pula dengan problem angka kredit yang sangat kecil dari kegiatan pengadaan untuk dapat digunakan dalam kenaikan pangkat .
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 18/Menpan/1988 tanggal 29 Februari 1988 telah ditetapkan pemberian kredit bagi para pustakawan yang melaksanakan Kegiatan Perpustakaan dan Informasi . Pada ketetapan tersebut telah ditentukan bahwa kegiatan pengadaan termasuk ke dalam kegiatan pengembangan koleksi bahan yang mencakup dua kegiatan, yaitu menyeleksi bahan pustaka dan menyiangi koleksi dan survai bahan pustaka .
Dengan melaksanakan kegiatan seleksi sebanyak 100 judul,
pustakawan memperoleh angka kredit sebanyak 0, 060 . Perolehan angka
sebesar ini terasa kecil, apabila dibandingkan dengan usaha keseluruhan proses dalam mengumpulkan judul-judul yang akan diadakan .
Menurut SK Menpan tersebut, kegiatan seleksi adalah :" suatu kegiatan memilih bahan pustaka yang tepat dan menetapkan prioritas sesuai dengan
kebutuhan pemakai, misi serta kemampuan perpustakaan dengan
menggunakan alat seleksi seperti majalah ilmiah tinjauan buku, katalog
penerbit dan lain-lain" (Tim Penilai Jabatan Pustakawan, 1993) . Langkah
kerjanya, seperti terlihat dalam gambar 1, dibawah ini .
Penentuan Prioritas 'Subyek-1 Janis Koleksl : Buku Majalah Audiovisual I Saran& Penelusuran : Katalog pen&rbit - Invoice perwrblt KIM/KIM, dli. 1
Data informasl masih terbltAidak
1
Katalog desidrata Ills
4 Dafarbahan pustaka Deskripsi Pengarang Judul Kola penerbit PsnerbtNol . No. Tahun terbll Edlsl/kala terbi Hags Pautujuan Pimpinan
Berdasarkan uraian kegiatan ini, jelas tergambar bahwa kegiatan pengadaan bahan koleksi perpustakaan hanya dihargai sampai batas seleksi, yang sebetulnya hanya merupakan kegiatan awal dalam pengadaan atau pembinaan koleksi, karena kegiatan tersebut hanya mencakup pemilihan
judul-judul yang sesuai, seperti yang diuraikan dalam definisi seleksi itu
sendiri .
Sedangkan Anthony membagi kegiatan pengadaan ke dalam 3 (tiga) kegiatan besar, yaitu : seleksi, pesan dan terima, seperti terlihat dalam gambar 2, berikut ini :
Seleksi
Terima penawaran bahan pustaka baru dari penerbit (katalog)
Periksa katalog koleksi perpustakaan dengan katalog dari penerbit
Bed tanda untuk seleksi
Sumber : Anthoni . 1975
Gambar 2 . Prosedur Pelaksanaan Pengadaan
Apabila dilihat dalam sistem penilaian kegiatan pengadaan yang
berlaku saat ini, seolah-olah pelaksanaan kegiatan sesudah tahap seleksi
"dianggap tidak perlu diberi penghargaan kredit" . Padahal keberhasilan atau tuntasnya mata rantai kegiatan pengadaan bahan koleksi di perpustakaan ditentukan dengan kedatangan bahan koleksi baru di perpustakaan . Dengan kata lain, masih ada rangkaian kegiatan pengadaan yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan pekerjaan pengadaan, misalnya dalam kegiatan pembelian terdapat kegiatan pemesanan, pembayaran dan monitoring .
Lokakarya Fungsionai Non Penefid
Pemesanan Terima seleksi Setuju bell Kirim peme-sanan (bayar ke bank) Penerimaan Terima bahan pustaka & invoice
Periksa jajaran kartu pemasaran
Catatat tanggal terima
LokakaryaFungsional Non Psnslti
Sedangkan untuk kegiatan pertukaran bahan publikasi, masih terdapat kegiatan menawarkan atau menukarkan .
Kegiatan-kegiatan pengadaan yang tuntas dilaksanakan ini, layak
diberi tambahan angka kredit, dengan demikian dapat menambah jumlah perolehan kredit secara keseluruhan . Hal ini dikarenakan, keberhasilan seorang pustakawan menuntaskan seluruh rangkaian kegiatan pengadaan
memerlukan kiat tersendiri dengan mendayagunakan potensi profesional yang ada pada dirinya untuk meyakinkan para penentu kebijakan di instansi
induknya . Demikian menurut pengalaman Miss Bawla dari Perpustakaan
Mandalay di India, bahwa bagaimana caranya berurusan dengan penentu kebijaksanaan (birokrat), tidak diajarkan ketika ia mengikuti sekolah ilmu
perpustakaan di Bombay School of Librarianship (Partridge, 1988) . Melalui
kemampuan pustakawan berinteraksi dengan pimpinannya inilah, dana yang menjadi kendala kelancaran pengadaan koleksi di perpustakaan dapat diperoleh, walau pun belum menampung seluruh keperluan yang diajukan .
PERMASALAHAN
Apabila ke dua masalah diatas, yaitu masalah belum berkembangnya kegiatan pengadaan di perpustakaan karena tidak ada dana dan terbatasnya
langkah kerja kegiatan pengadaan yang dinilai/diberi angka kredit, dapat
dipertautkan untuk dicarikan jalan pemecahannya, maka ke dua masalah dapat ikut teratasi sedikit demi sedikit . Berdasarkan ke dua permasalahan diatas, penulis terdorong untuk menelaah tentang kemungkinan pustakawan
lebih berperan aktif dalam mengusahakan perolehan dana untuk keperluan
mengaktifkan kegiatan pengadaan di perpustakaannya . Caranya yaitu,
melalui pendekatan terhadap penentu kebijaksanaan di unit kerjanya masing-masing . Sehubungan dengan usaha aktif yang dilakukan oleh pustakawan ini, sudah sewajarnya nilai kredit untuk kegiatan pengadaan yang dilaksanakan secara tuntas, ditambahkan ke dalam nilai kredit yang sudah ditetapkan untuk kegiatan pengadaan ini . Dengan demikian diharapkan dapat membawa perbaikan terhadap kegiatan pengadaan/pembinaan koleksi di balai-balai .
Penyelesaian dua masalah ini . yang menurut penulis dapat dikaitkan
satu dan lainnya, diasumsikan dapat berjalan, bilamana penambahan kredit
bagi kegiatan pengadaan yang tuntas atau terselesaikan akan membantu
menumbuhkan motivasi bagi para pustakawan untuk bekerja lebih giat dalam menyelesaikan pekerjaannya . Oleh karena adanya penambahan kredit, berarti
mempercepat kenaikan pangkat pustakawan yang bersangkutan . Untuk
mencapai penambahan kredit yang dimaksud, diharapkan pustakawan dapat berperan Iebih aktif secara profesional, meyakinkan penentu kebijaksanaan di tempatnya masing-masing, bahwa perpustakaan membutuhkan dana untuk menjalankan fungsinya sebagai penunjang kegiatan penelitian/ilmiah bagi para penggunanya .
Lokakarya Fungsional Non Penettf
PUSTAKAWAN - PROFESIONALISME
Menurut Tjitropranoto, profesionalisme pustakawan mengandung arti
pelaksanaan kegiatan perpustakaan yang didasarkan pada keahlian, rasa
tanggungjawab dan pengabdian mutu hasil kerja yang tidak dapat dihasilkan
oleh tenaga yang bukan pustakawan, serta selalu mengembangkan
kemampuan dan keahliannya untuk memberikan hasil kerja yang bermutu dan sumbangan yang lebih besar kepada masyarakat pengguna perpustakaan
(Tjitropranoto, 1993) . Uraian ini jelas mengungkapkan bahwa bekerja di
perpustakaan sebagai suatu profesi menuntut adanya usaha dari
masing-masing did pustakawan untuk selalu meningkatkan kemampuan dirinya,
menggali potensi yang terpendam dalam dirinya untuk memberikan suatu
hasil kerja yang optimum . Apabila ini dapat dilakukan oleh pustakawan, maka
usaha ini merupakan modal kekuatan dirinya untuk terus berusaha
membuktikan bahwa segala usaha untuk perbaikan dapat ditempuh dan pustakawan tak mudah untuk putus asa dalam berkarya .
PUSTAKAWAN - STATUS DI BALAI
Saat ini, dalam era kerja profesional, tidak dapat dihindari lagi,
bilamana seorang penentu kebijaksanaan menginginkan pustakawan yang
berada di instansinya melaksanakan pekerjaannya dengan layak, maka
pertama-tama yang harus diperhatikan olehnya ialah pustakawan tersebut
harus ditempatkan ke dalam kedudukan yang "jelas " . Sebaliknya, pustakawan tersebut harus juga membuktikan bahwa ia memang patut/layak memperoleh status tersebut (Campbell, 1972) .
Dengan diakuinya keberadaan pustakawan di instansi oleh
pimpinannya, maka diharapkan prioritas pengembangan perpustakaan pun
dapat dimasukkan ke dalam prioritas pengembangan balai secara
keseluruhan . Dengan kata lain perpustakaan dapat memperoleh dukungan
dana, sebagai bentuk dukungan yang konkrit, dalam mengelola perpustakaan yang menjadi tanggungjawabnya .
PUSTAKAWAN - PENDEKATAN TERHADAP PIMPINAN
Menurut Campbell terdapat beberapa cara bagaimana seorang pustakawan
mendekatkan dirinya dengan pimpinan :
1 . Pustakawan harus mampu secara taktis menyadarkan pimpinannya
tentang masalah-masalah yang dihadapi, kebutuhan dan keberhasilannya .
Cara yang terbaik yaitu secara berkala pustakawan dapat mengatur
waktunya untuk bertemu dengan pimpinannya . Perlu juga diingat bahwa seorang pimpinan/penentu kebijaksanaan di balai, tidak selalu seseorang
Lokskarys Fungsional Non Peneiti
pustakawan haruslah memberitahu pimpinan secukupnya, sehingga
pimpinan dapat mengerti permasalahan yang terjadi di perpustakaan ; 2 . Pustakawan harus menunjukkan tanggungjawabnya apabila mengajukan
permintaan kebutuhan harus jelas membawa manfaat kepada instansi
yang bersangkutan . Dengan demikian pustakawan harus mampu
melengkapi permintaannya dengan bukti, yang nyata (kalau perlu dalam bentuk statistik),
3 . Perlu juga diingat bahwa para penentu kebijaksanaan menghargai seseorang yang selalu slap dengan rencana untuk setiap kemungkinan keadaan darurat . Untuk itu pustakawan harus berfikir ke depan dan menyusun serta mencatat ide-idenya ;
4 . Apabila pimpinan adalah seseorang yang tidak percaya kepada
perpustakaan dan tidak menyukai pustakawan, pendekatan terhadapnya menjadi sulit, tetapi bukan hal yang tidak mungkin dilakukan . Untuk kasus
seperti ini, pustakawan harus mampu menciptakan kesan bahwa
perpustakan mampu menjalankan tugasnya dengan balk, dan keberhasilan ini terutama harus dirasakan oleh para peneliti di balai . Melalui para peneliti inilah diharapkan "promosi" tentang perpustakaan dapat mencapai pimpinan . (Campbell, 1972)
Sebagai tambahan, berdasarkan pengalaman penulis wadah
komunikasi Komite Perpustakaan (KP) di tingkat balai dirasakan manfaatnya, dalam menyuarakan atau mempertemukan masalah yang dialami pustakawan
dalam menjalankan tugasnya dengan masalah yang dirasakan peneliti
sebagai pengguna perpustakaan . Dalam KP ini, kedua masalah tersebut
dicarikan titik temunya sehingga permasalahan yang ada dapat dikurangi .
Yang paling penting, melalui forum ini pimpinan instansi yang biasanya
menjadi ketua KP, ikut terlibat dalam menyelesaikan masalah yang ada,
sehingga komunikasi berjalan menjadi dua arah, yaitu dari bawah ke atas dan dari atas ke b awah . K P ini selain diketuai oleh pimpinan unit kerja, biasanya pustakawan ditugaskan sebagai sekretaris dan Ketua Kelompok Peneliti (Kelti) yang ada masing-masing menjadi anggota .
SUMBER DANA
Sebagai bahan pemikiran bahwa di suatu balai penelitian terdapat
alokasi dana untuk pengadaan perpustakaan, penulis menggunakan data
alokasi anggaran yang diterima oleh Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner mulai tahun 1993/1994 - 1996/1997 .
Lokakarya Fungsional Non Penelti negeri (LN) 1 . 1993/1994 Proyek Rp.11 .340 .845' 12 M (LN) 1993= 1 Judul M(LN) 1994- 1 1 judul M(LN) 1995= 1 judul M(LN) Rutin Rp . 564 .450 4 M -3 M(LN) & 1M(DN) 1994- 3 Judul M(LN) 1 B (DN) 1993= 1 Judul B(DN) 1992= 1 Judul M(DN) Disiplin Rp. 506 .300 1 M(LN) 1994 = 1 judul Toksikologi M(LN) INIANSREDEF Rp. 1 .892 .600 1 M(LN) 1994= 1 judul M(LN) JUMLAH Rp .13 .804 .195 17 M(LN)&1M(DN)&1 B(DN) 2 . 1994/1995 Proyek Rutin Disiplin Toksikologi Rp .17 .527 .963 *• Rp . 478 .000 Rp. 549 .770 14 M(LN) 2 M(LN) 1 M(LN) 1993=1 judul M (LN) 1994=4 judul M (LN) 1995=14 judul M(LN) 1995= 2 judul M(LN) 1995= 1 judul M(LN) JUMLAH Rp .18.554 .733 17 M(LN) 3 . 1995/1996 Proyek Rp . 25 .496 .798*** 16 M(LN) 1994=1 judul M(LN) 1995=2 judul M(LN) 1996=16judul M(LN) Rutin Rp . 964 .308 2 M(LN) 1991=1 judul B(LN) 1 B(LN) 1994=1 judul B(DN) 1 B(DN) 1996=2judul M(LN) Disiplin Toksikologi Rp . 608.200 1M(LN) 1996=1judul M(LN) JUMLAH Rp .27 .069 .306 18 M(LN)31B(LN)d1B(DN) 4 . 1996/1997 Proyek Rp.30 .043 .000"" 16 M(LN) 1996 =1 judul M(LN) 1997 -15 judul M(LN) Rutin Rp . 1 .000 .000 "" 3 M(LN) 1997 .3 judul M(LN) 1 B(ON) 1996 =1 judul B(DN) JUMLAH Rp.31 .043 .000 19 M(LN) & 1 B(DN)
Tabel 1 . Keadaan Anggaran Perpustakaan BALITVET Tahun 1993/11994 -199611997
Untuk pengadaan : judul
No . Tahun Sumber Besar anggaran majalah (M) ; buku (B) ; Tahun terbit
Lokakarya Fungsional Non PeneNB
Keterangan : Perbedaan jumlah keseluruhan majalah yang dilanggan oleh
anggaran Proyek dengan jumlah majalah yang dilanggan menurut tahun terbit .
Tahun 1993/1994 dari anggaran Proyek dilanggan majalah American
Journal of Veterinary Research untuk tahun 1994-1995 (2 tahun
langganan)
** Tahun 1994/1995 dari anggaran Proyek dilanggan majalah Avian Diseases 1993- 1995 (3 tahun langganan) dan Avian Pathology 1994-1995 (2 tahun langganan)
*'Tahun 1995/1996 dari anggaran Proyek dilanggan Journal of Comparative Pathology 1995-1996 (2 tahun langganan) dan Jurnal Veterinar Malaysia 1994-1996 (3 tahun langganan)
****Tahun 1996/1997 penggunaan dana dari Proyek dan Rutin belum
seluruhnya dilaksanakan, sehingga jumlah judul yang dilanggan
merupakan jumlah perkiraan judul yang akan dilanggan .
ANGKA KREDIT - PENINGKATAN MUTU PERPUSTAKAAN
Berdasarkan keadaan anggaran perpustakaan, tabel 1, dapat dikatakan bahwa kegiatan pengadaan di perpustakaan tingkat balai masih mungkin dilaksanakan . Berdasarkan pengalamandalam hal ini, ternyata terlaksananya
kegiatan pengadaan di suatu perpustakaan, tergantung dari usaha pustakawan itu sendiri yang memperoleh dukungan penuh dari pihak pimpinan unit kerja yang mengalokasikan anggaran .
Usaha untuk memperoleh dana sehingga memungkinkan
dilanggan-nya/dibelinya bahan pustaka baru, selayaknya diberi tambahan penilaian
angka kredit, kepada pustakawan yang memperjuangkannya, karena
pustakawan ini dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tuntas . Hal ini berarti juga bahwa pustakawan ini telah berusaha meningkatkan jumlah
koleksi perpustakaan di tempatnya bekerja yang secara langsung akan
berakibat meningkatkan mutu pemberian jasa di perpustakaan tersebut . .
Seberapa besar angka kredit ditetapkan terhadap kegiatan
sebagaimana dituliskan di atas tergantung kepada sistem penilaian yang
berlaku . Namun satu hal yang perlu menjadi bahan pertimbangan/ pemikiran bagi tim penilai bahwa besarnya penilaian angka kredit yang diberikan kepada satu pekerjaan akan berpengaruh terhadap tinggi dan rendahnya minat seseorang dalam menekuni kegiatan itu .
Selain itu, dalam menilai suatu kegiatan kerja pustakawan, perlu diingat
bahwa pemberian angka kredit bagi pustakawan, seyogyanya dapat
Liokakartra Fuigsowral NortPenekt
=ustakawan itu bekerja hanya untuk mengejar angka kredit tidak terjave .
Oukankan jalur fungsional pustakawan dimaksudkan sebagai salah satu
pembinaan sumber daya manusia yang bekerja di perpustakaan? Maka dari itu hendaknya jabatan fungsional dapat memberikan dorongan melalui
pemberian angka kredit yang memadai , khususnya untuk kegiatan
pengadaan perpustakaan yang dilakukan tuntas dan umumnya, untuk kegiatan perpustakaan lainnya, agar dapat menumbuhkan motivasi pustakawan untuk bekerja secara profesional, bersemangat dan penuh tanggungjawab . Dengan demikian dapat diharapkan bahwa dengan adanya fungsionalisasi jabatan
pustakawan, tidak saja menumbuhkembangkan pustakawan menjadi
profesional, tetapi juga dapat memberikan pengaruh terhadap perbaikan mutu perpustakaan sebagai satu institusi pemberi jasa .
KESIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan pengadaan di suatu perpustakaan merupakan kegiatan pokok karena berpengaruh besar terhadap kualitas jasa yang dapat diberikan kepac'a penggunanya . Peran pustakawan ternyata amat menonjol dalam m Angupayakan pendekatan terhadap penentu kebijaksanaan atau
sumber-sumber dana yang lain, sehingga dana sebagai penggerak utama
teriaksananya kegiatan tersebut dapat diperoleh . Oleh karena itu, usaha pustakawan akan berhasil bilamana pimpinan instansi sebagai penentu
kebijaksanaan secara konkrit ikut mendukung, dengan demikian
per-masalahan pasifnya kegiatan pengadaan di perpustakaan dapat
tertanggu-langi . Dari segi lain, disarankan Jabatan Fungsional Pustakawan, dapat
rnendorong pustakawan yang mampu melaksanakan kegiatan pengadaan
secara tuntas atau yang berhasil menindaklanjuti kegiatan sesudah seleksi, rnereka layak diberi tambahan angka kredit, sehingga penilaian angka kredit untuk Kegiatan Pengembangan Koleksi Bahan secara keseluruhan dapat menjadi i ,:bih besar .
DAFTAR BACAAN
Anthony . L .S (Ed .) 1975 . Handbook of Special Librarianship and Information
Work . Fourth ed . London : ASLIB . Hal . 14 .
Sooth, P . 1982 . "Selection and acquisition : books and periodicals" in
Handbook of Special Librarianship and Information work, edited by L .S . Anthony . London : ASLIB . Hal .80 .
Campbell, D .J . 1972 . Small technical libraries . Part I : a guide for librarians without technological training . Unesco Bulletin for Libraries (1972) : Hal .
LokskaryaFungsional Non Peneft
Partridge, W.G .McD . 1988 . Low budget Iibrarianship :managing information in developing country . London : Library Association . Hal . 78
TIM Penilai Jabatan Pustakawan dan Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian . 1993 . Pedoman Teknis Pelaksanaan Kegiatan Perpustakaan . Bogor . Hal .7, 10 .
Tjitropranoto, P . 1993 . Profesi dan jabatan pustakawan . Jumal Perpustakaan Pertanian (1993) 11 : Hal . 1-4 .
