11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Dasar
2.1.1 Pengertian Sistem
Memperlajari suatu sistem akan lebih mengenal bila kita mengetahui terlebih dahulu mengenai sistem. Terdapat beberapa definisi sistem antara lain :
Menurut Jogianto HM Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1
Menurut Fathansyah adalah sistem adalah sebuah keterpaduan yang terdiri dari atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses tertentu.2
Berdasarkan definisi diatas, maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan untuk mencapai suatu sasaran.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karateristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya:
1
Jogianto HM. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, Andi Offset, Yogyakarta,2005 2 Fathansyah. “Basis Data. Informatika, Bandung, 2007
a. Komponen (Component)
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan (Environment)
Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan merupakan energi dari sistem dan tetap harus dijaga dan diperlihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan.
d. Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsitem yang lainnya.
e. Masukan (Input)
Merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.
f. Keluaran (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
g. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentu sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandangan, diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem yang tidak tentu. d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
2.1.4 Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Menurut Turban tahun 1995 bahwa sistem pendukung keputusan (SPK) adalah ”sistem interaktif yang mendukung pengambilan keputusan dalam kemudahan akses terhadap data dan model decision dalam upaya membantu proses pengambilan keputusan”.3
Menurut Kusrini, M,Kom Decision Support System (DSS) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data.4
Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Menurut Suryadi Tahun 2000 bahwa ”sebuah perangkat lunak yang mendukung user untuk mengambil keputusan-keputusan tertentu”.5 Pada dasarnya mempunyai karakteristik berikut:
a. Kapabilitas interaktif
SPK memberi pengambilan keputusan akses cepat ke data dan informasi yang dibutuhkan.
b. Fleksibilitas
SPK dapat menunjang para manajer pembuat keputusan diberbagai bidang fungsional (penempatan kelayakan posisi jabatan, keuangan, pemasaran, dan lain-lain).
3
Turban, E., “Decision Support System”,Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2003 4
Kusrini, M.Kom., “Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan”, Penerbit Andi, 2002, hal. 15-16
c. Kemampuan menginteraksikan model
SPK memungkinkan para pembuat keputusan berinteraksi dengan model-model, termasuk memanipulasi model-model tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d. Fleksibilitas Output
SPK mendukung para pembuat keputusan dengan menyediakan berbagai macam output.
Proses pengambilan keputusan atau penyelesaian masalah dengan diagram alir sebagai berikut :
Gambar 2.1 Diagram Alir Proses Pengambilan Keputusan (Levin et.al,1995)6
Beberapa manfaat SPK adalah sebagai berikut : a. Mampu mendukung solusi masalah yang rumit.
b. Mempunyai respon yang cepat dan memungkinkan merubah skenario masalah untuk mengetahui solusi.
c. Mampu mencoba beberapa strategi dalam konfigurasi yang berbeda-beda secara cepat.
6
d. Memberikan pandangan baru.
e. Memperbaiki kendali dan performasi manajemen. f. Keputusan yang objektif dan konsisten.
g. Meningkatkan efektivitas manajemen dan produktifitas pengambilan keputusan.
Tahapan SPK
Menurut Simon tahun 1960 model yang menggambarkan proses pengambilan keputusan.7 Proses terdiri dari tiga fase, yaitu
a. Intelegence
Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup permasalahan serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh diproses, diuji dalam rangka mengindentifikasikan masalah.
b. Design
Tahap ini merupakan proses menemukan, menggambarkan dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa dilakukan serta meliputi proses untuk pemahaman masalah, memudahkan pencarian solusi dan menguji kelayakan solusi.
c. Choice
Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan.
Fase Proses Pengambilan Keputusan
Gambar 2.2 Fase Proses Pengambilan Keputusan8 Komponen SPK
Menurut Sprague tahun 1982, SPK memiliki tiga subsistem utama yang menentukan kapabillitas teknis SPK tersebut, yaitu :
a. Subsistem manajemen basis data.
Subsistem data yang tercakup dalam database management system (DBMS), mempunyai beberapa perbedaan antara basis data untuk SPK dan non-SPK. Sumber data untuk SPK lebih kaya daripada non-SPK dimana data harus berasal dari luar dan dari dalam.
b. Subsistem manajemen basis model.
Mengintegrasikan akses data dan model-model keputusan, hal ini dapat dilakukan dengan menambahkan model-model keputusan ke dalam sistem informasi yang menggunakan database sebagai mekanisme integrasi diantara model-model.
c. Subsistem perangkat lunak penyelenggara dialog.
Fleksibilitas dan kekuatan karakteristik SPK timbul dari kemapuan interaksi antara sistem dan pemakai, yang dinamakan subsistem dialog.
8 http://www.zagal99.wordpress.com
2.1.5 Profile Matching
Menurut Rachma (2003:101), Profile matching merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan.9 Kemampuan tersebut haruslah dapat dipenuhi oleh pemengan jabatan.
Dalam proses profile Matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara kompetensi individu kedalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya atau dapat disebut juga GAP. Semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk karyawan menempati posisi tersebut.
2.1.6 Analisis Penyelesaian Kenaikan Jabatan dengan Metode Profile
Matching
Untuk menganalisis karyawan yang sesuai dengan jabatan tertentu dilakukan dengan metode profile matching, dimana dalam proses ini terlebih dahulu kita menentukan kompetensi yang diperlukan oleh suatu jabatan.
Contoh kasus kenaikan jabatan pada jabatan Supervisor Marketing yang akan diseleksi pada bagian sales yaitu sebagai berikut:
Suatu perusahaan akan menyeleksi sales-sales yang akan diusulkan kenaikan jabatan, dikarenakan bagian supervisor marketing yang menempati jabatan tersebut telah mengundurkan diri (resign).
Untuk persyaratan wajib sales yang diusulkan adalah dimana hasil point kerja harus memenuhi syarat wajib, dan syarat tersebut adalah hasil point minimal
9
cukup memuaskan dari penjualan, dan lebih jelasnya kriteria point dapat dijelaskan pada tabel berikit ini :
Tabel 2.1 Kriteria Point
Point Keterangan
1 Hasil penjualan sangat tidak memuaskan 2 Hasil penjualan tidak memuaskan 3 Hasil penjualan cukup memuaskan 4 Hasil penjualan memuaskan
5 Hasil penjualan sangat memuaskan
2.1.7 Perhitungan Pemetaan GAP Kompetensi
Setelah proses pemilihan kandidat, proses berikutnya adalah menentukan kandidat mana yang paling cocok menduduki jabatan yang diajukan oleh perusahaan. Dalam kasus ini penulis menggunakan perhitungan pemetaan gap kompetensi dimana yang dimaksud dengan gap disini adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukan pada rumus dibawah ini :
2.1.8 Perhitungan Pemetaan GAP Kompetensi Berdasarkan Aspek-Aspek
Untuk perhitungan pemilihan karyawan pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda. Untuk keterangannya bisa dilihat pada tabel berikut :
Table 2.2 Aspek-Aspek Kriteria
Dimana nilai aspek sub kriteria adalah sebagai berikut :
Nilai Sub Kriteria 1 : Tidak memenuhi syarat
2 : Kurang
3 : Cukup
4 : Baik
Untuk lebih jelasnya perhitungan pemetaan gap kompetensi akan dipaparkan untuk tiap aspeknya, adapun aspek-aspeknya yaitu meliputi :
a. Aspek Kapasitas Intelektual
Pada askpek ini, setelah dilakukan proses perhitungan gap antara profil karyawan dan profil jabatan untuk masing-masing aspeknya dimana dalam aspek kapasitas intelektual ini berjumlah 10 sub-aspek, kemudian poin-poin tersebut dikumpulkan menjadi 2 (dua) tabel yang terdiri dari field (-) dan field (+), nilai field ini didapatkan dari sub-aspek karyawan dan sub-aspek nilai jabatan, field (-) untuk menempatkan jumlah dari nilai gap yang bernilai positif. Sebagai contoh, kita berikan 10 sub-aspek pada 3 karyawan untuk nilai aspek kapasitas intelektual, sebagai contoh dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2.3 Aspek Kapasitas Intelektual untuk pengelompokan gap
No ID_Karyawan CS VI SB PSR KN LP FB IK ANT IQ Gap Gap
1 Sale-0001 2 4 3 3 2 2 4 3 2 3 2 Sale-0002 3 4 3 3 2 3 4 2 4 4 3 Sale-0003 4 4 3 3 4 3 2 3 3 2 Profile Jabatan 3 3 4 4 3 4 4 5 3 4 (+) (-) 1 Sale-0001 -1 1 -1 -1 -1 -2 0 -2 -1 -1 1 -10 2 Sale-0002 0 1 -1 -1 -1 -1 0 -3 1 0 2 -7 3 Sale-0003 1 1 -1 -1 1 -1 -2 -2 0 -2 3 -9 b. Sikap Kerja
Cara perhitungan untuk field gap-nya pun sama dengan perhitungan pada aspek kapasitas intelektual. Contoh perhitungan dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2.4 Sikap Kerja untuk pengelompokan gap
No ID_Karyawan EP KTJ KH PP DB VP Gap Gap
1 Sale-0001 3 4 3 1 4 1 2 Sale-0002 4 5 5 1 4 1 3 Sale-0003 4 2 2 4 5 2 Profile Jabatan 3 4 2 3 3 5 (+) (-) 1 Sale-0001 0 0 1 -2 1 -4 2 -6 2 Sale-0002 1 1 3 -2 1 -4 6 -6 3 Sale-0003 1 -2 0 1 2 -3 4 -5 c. Prilaku
Cara perhitungan untuk field gap-nya sama dengan perhitungan pada aspek sikap kerja. Contoh perhitungan dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2.5 Prilaku untuk pengelompokan gap
No ID_Karyawan D I S C Gap Gap
1 Sale-0001 4 4 4 4 2 Sale-0002 4 3 4 4 3 Sale-0003 4 5 5 2 Profile Jabatan 3 3 4 5 (+) (-) 1 Sale-0001 1 1 0 -1 2 -1 2 Sale-0002 1 0 0 -1 1 -1 3 Sale-0003 1 2 1 -3 4 -3
Setelah didapatkan tiap gap masing-masing karyawan maka tiap profil karyawan diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai gap seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2.6 Keterangan Bobot Nilai Gap
Tiap karyawan akan memiliki tabel bobot nilai seperti contoh-contoh tabel yang ada di bawah ini. Dengan contoh tabel bobot nilai karyawan dan dengan acuan pada tabel bobot nilai gap, maka karyawan dengan sub-sub aspek intelektual, sikap kerja dan sikap prilaku akan memiliki hasil dengan bobot nilai gap seperti tabel dibawah ini:
Tabel 2.7 Hasil Bobot Nilai Gap Kapasitas Intelektual
No ID_Karyawan CS VI SB PSR KN LP FB IK ANT IQ
1 Sale-0001 -1 1 -1 -1 -1 -2 0 -2 -1 -1
2 Sale-0002 0 1 -1 -1 -1 -1 0 -3 1 0
3 Sale-0003 1 1 -1 -1 1 -1 -2 -2 0 -2
Keterangan Bobot Nilai Gap
1 Sale-0001 5 5.5 5 5 5 4 6 4 5 5
2 Sale-0002 6 5.5 5 5 5 5 6 3 5.5 6
3 Sale-0003 5.5 5.5 5 5 5.5 5 4 4 6 4
No Selisih Bobot Nilai Keterangan
1 0 6 Tidak ada selisih ( Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan 2 1 5.5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level
3 -1 5 Kompetensi individu kekuragan 1 tingkat/level 4 2 4.5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level 5 -2 4 Kompetensi individu kekuragan 2 tingkat/level 6 3 3.5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level 7 -3 3 Kompetensi individu kekuragan 3 tingkat/level 8 4 2.5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level 9 -4 2 Kompetensi individu kekuragan 4 tingkat/level 10 5 1.5 Kompetensi individu kelebihan 5 tingkat/level 11 -5 1 Kompetensi individu kekuragan 5 tingkat/level
Tabel 2.8 Hasil Bobot Nilai Gap Sikap Kerja
No ID_Karyawan EP KTJ KH PP DB VP
1 Sale-0001 0 0 1 -2 1 -4
2 Sale-0002 1 1 3 -2 1 -4
3 Sale-0003 1 -2 0 1 2 -3
Keterangan Bobot Nilai Gap
1 Sale-0001 6 6 5.5 4 5.5 2
2 Sale-0002 5.5 5.5 3.5 4 5.5 2
3 Sale-0003 5.5 4 6 5.5 4.5 3
Table 2.9 Hasil Bobot Nilai Gap Prilaku
No ID_Karyawan D I S C
1 Sale-0001 1 1 0 -1
2 Sale-0002 1 0 0 -1
3 Sale-0003 1 2 1 -3
Keterangan Bobot Nilai Gap
1 Sale-0001 5.5 5.5 6 5
2 Sale-0002 5.5 6 6 5
3 Sale-0003 5.5 4.5 5.5 3
2.1.9 Perhitungan dan Pengelompokan Primary Factor dan Secondary
Factor
Setelah menentukan bobot nilai gap untuk ketiga aspek yaitu aspek kapasitas intelektual, sikap kerja dan prilaku dengan cara yang sama. Kemudian tiap aspek dikelompokkan menjadi 2 (dua) kelompok Primary Factor dan
Secondary Faktor.
Untuk perhitungan primary factor dapat ditunjukan pada rumus di bawah ini : NPF = ∑ NP ( i, s, p )
Keterangan :
NPF :Nilai rata-rata primary factor
NP(i,s,p) :Jumlah total nilai Primary factor (Intelektual,Sikap Kerja,
’Prilaku)
IP : Jumlah item Primary factor
Untuk lebih jelasnya pengelompokan bobot nilai gap dapat dilihat pada perhitungan aspek kapasitas intelektual, sikap kerja dan prilaku sebagai berikut :
a. Aspek kapasitas intelektual
Untuk perhitungan primary factor and secondary factor untuk aspek kapasitas intelektual, dengan terlebih dahulu menentukan sub-aspek mana yang menjadi primary factor dari aspek kapasitas intelektual (sub-aspek yaitu 1, 2, 5, 8 dan 9) maka sub-aspek sisanya akan menjadi secondary factor. Kemudian nilai primary factor and secondary factor ini dijumlahkan sesuai rumus dan hasilnya dapat dilihat pada tabel 2.10:
Sale-0001 NPF 5 + 5.5 + 5 + 4 + 5 = 24.5 / 5 = 4.9 NSF 5 + 5 + 4 + 6 + 5 = 25 / 5 = 5 Sale-0002 NPF 6 + 5.5 + 5 + 3 + 5.5 = 25 / 5 = 5 NSF 5 + 5 + 5 + 6 + 6 = 27 / 5 = 5.4 Sale-0003 NPF 6 + 5.5 + 6 + 4 + 6 = 26.5 / 5 = 5.3 NSF 5 + 5 + 5 + 4 + 4 = 23 / 5 = 4.6
Tabel 2.10 Bobot Nilai Gap Aspek Kapasitas Intelektual
b. Aspek Sikap Kerja
Untuk penghitungan primary factor and secondary factor untuk aspek sikap kerja, cara pengerjaan sama dengan aspek kapasitas intelektual. Terlebih dahulu menentukan sub-aspek mana yang menjadi primary factor dari aspek sikap kerja (sub aspek yaitu 1, 2, dan 5) maka sub-aspek sisanya akan menjadi secondary factor ini dijumlahkan sesuai dengan rumus dan hasilnya dapat dilihat pada tabel 2.11 :
Sale-0001 NCF 6 + 6 + 5.5 = 17.5 / 3 = 5.83 NSF 5.5 + 4 + 2 = 11.5 / 3 = 3.83 Sale-0002 NCF 5.5 + 5.5 + 5.5 = 16.5 / 3 = 5.5 NSF 3.5 + 4 + 2 = 9.5 / 3 = 3.17 Sale-0003 NCF 5.5 + 4 + 4.5 = 14 / 3 = 4.7 NSF 6 + 5.5 + 3 = 14.5 / 3 = 4.8 Tabel 2.11 Bobot Nilai Gap Aspek Sikap Kerja
No ID_Karyawan EP KTJ KH PP DB VP NPF NSF 1 Sale-0001 0 0 1 -2 1 -4 5.83 3.83 2 Sale-0002 1 1 3 -2 1 -4 5.5 3.17 3 Sale-0003 1 -2 0 1 2 -3 4.7 4.8 No ID_Karyawan CS VI SB PSR KN LP FB IK ANT IQ NPF NSF 1 Sale-0001 -1 1 -1 -1 -1 -2 0 -2 -1 -1 4.9 5 2 Sale-0002 0 1 -1 -1 -1 -1 0 -3 1 0 5 5.4 3 Sale-0003 1 1 -1 -1 1 -1 -2 -2 0 -2 5.3 4.6
c. Aspek Prilaku
Untuk penghitungan primary factor and secondary factor untuk aspek prilaku, sama seperti perhitungan pada kapasitas intelektual dan sikap kerja. Terlebih dahulu menentukan sub-aspek mana yang menjadi primary factor dari aspek prilaku ( sub-aspek yaitu 1 dan 2 ) maka sub-aspek sisanya akan menjadi secondary factor. Kemudian nilai primary factor and secondary
factor ini dijumlahkan sesuai rumus dan hasilnya dapat dilihat pada tabel
2.12: Sale-0001 NCF 5.5 + 5.5 = 11 / 2 = 5.5 NSF 6 5 11 / 2 = 5.5 Sale-0002 NCF 5.5 + 6 = 12 / 2 = 5.75 NSF 6 5 11 / 2 = 5.5 Sale-0003 NCF 5.5 + 4.5 = 10 / 2 = 5 NSF 5.5 3 8.5 / 2 = 4.3
Tabel 2.12 Bobot Nilai Gap Aspek Prilaku
No ID_Karyawan D I S C NPF NSF
1 Sale-0001 1 1 0 -1 5.5 5.5
2 Sale-0002 1 0 0 -1 5.75 5.5
3 Sale-0003 1 2 1 -3 5 4.3
2.1.10 Perhitungan Nilai Total
Dari hasil perhitungan dari tiap aspek di atas kemudian dihitung nilai total berdasar presentasi dari primary factor dan secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiap-tiap profil.
N (i,s,p) = (x)%NPF (i,s,p) + (x)% NSF (i,s,p)
Contoh perhitungan dapat dilihat pada rumus di bawah ini :
Keterangan :
(i,s,p) : (Intelektual, Sikap Kerja, Prilaku) N(i,s,p) : Nilai total dari aspek
NPF(i,s,p) : Nilai rata-rata primary factor NSF(i,s,p) : Nilai rata-rata secondary factor (x)% : Nilai persen yang diinputkan
Untuk lebih jelasnya penghitungan nilai total terlebih dahulu menentukan nilai persen yang diinputkan yaitu primary factor 60% dan secondary factor 40%. Kemudian nilai primary factor dan secondary factor ini dijumlahkan sesuai dengan rumus dan hasilnya dapat dilihat pada contoh perhitungan aspek kapasitas intelektual, aspek kerja dan aspek prilaku.
a. Aspek Kapasitas Intelektual
N i Sales-0001 = (60% X 4.9) + (40% X 5) = 4.94
N i Sales-0002 = (60% X 5) + (40% X 5.4) = 5.16
N i Sales-0003 = (60% X 5.3) + (40% X 4.6) = 5.02
Tabel 2.13 Nilai Total Gap Aspek Kapasitas Intelektual
No ID_Karyawan NPFi NSFi Ni
1 Sale-0001 4.9 5 4.94
2 Sale-0002 5 5.4 5.16
b. Aspek Sikap Kerja
Tabel 2.14 Nilai Total Gap Aspek Sikap Kerja
No ID_Karyawan NPFs NSFs Ns 1 Sale-0001 5.83 3.83 5.03 2 Sale-0002 5.5 3.17 4.57 3 Sale-0003 4.67 4.83 4.73 c. Aspek Prilaku N p Sales-0001 = (60% X 5.5) + (40% X 5.5) = 5.5 N p Sales-0002 = (60% X 5.75) + (40% X 5.5) = 5.65 N p Sales-0003 = (60% X 5) + (40% X 4.25) = 4.7
Tabel 2.15 Nilai Total Gap Aspek Prilaku
No ID_Karyawan NPFp NSFp Np
1 Sale-0001 5.5 5.5 5.5
2 Sale-0002 5.75 5.5 5.7
3 Sale-0003 5 4.25 4.7
2.1.11 Perhitungan Penetuan Hasil Akhir / Ranking
Hasil akhir dari proses ini adalah rangking dari kandidat yang diajuakan untuk mengisi suatu jabatan tertentu. Penetuan ranking mengacu pada hasil perhitungan tertentu. Perhitungan tersebut dapat ditunjukkan pada rumus dibawah ini :
Keterangan :
Ha : Hasil Akhir
Ni : Nilai Kapasitas Intelektual
Ns : Nilai Sikap Kerja
Np : Nilai Prilaku
(x)% : Nilai Persen yang diinputkan
Sebagai contoh dari rumus untuk perhitungan hasil akhir di atas maka hasil akhir dari karyawan dengan sub aspek kapasitas intelektual nilai persennya 20%, aspek sikap kerja nilai persennya 30% dan aspek prilaku nilai persennya 50%. Dapat dilihat pada proses dibawah ini :
Hasil Akhir Sales-0001 = (20% x 4.94) + (30% x 5.03) + (50% x 5.5) = 0.99 + 1.51 + 2,75
= 5,25
Hasil Akhir Sales-0002 = (20% x 5.16) + (30% x 4.57) + (50% x 5.65) = 1.03 + 1.37 + 2.83
= 5.23
Hasil Akhir Sales-0003 = (20% x 5.02) + (30% x 4.73) + (50% x 4.7) = 1 + 1.42 + 2.35
= 4.77
Tabel 2.16 Hasil Akhir
No ID_Karyawan Ni Ns Np Ha
1 Sale-0001 4.94 5.03 5.5 5.25
2 Sale-0002 5.16 4.57 5.65 5.23
Hasil akhir gap yang tertinggi akan berpeluang lebih besar untuk menempati jabatan yang kosong, maka yang berpeluang lebih besar ada pada Sales-0001 dengan nilai akhir 5,25 yang terpilih sebagai kandidat yang cocok menduduki pada jabatan supervisor.
2.2 Tool Perancangan
Bagan adalah alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan kerja praktek ini penyusun menggunakan alat–alat bantu sebagai berikut :
2.2.1 Bagan Alir Informasi
Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur–prosedur yang ada di dalam sistem.
2.2.2 Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)
Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sebuah sistem dengan terstruktur dan jelas. Pada Diagram Arus Data terdapat tingkatan, yaitu :
a. Diagram Konteks
Adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store.
b. Diagram Zero (Overview Diagram)
Adalah diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram atau diagram yang berada pada level 1 yang menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran datra dan simpanan data.
c. Diagram Rinci
Adalah diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi.
2.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Adapun komponen ERD sebagai berikut :
a. Entity (Entitas) merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak dimana terdapat data entity (entitas) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokan dalam empat jenis nama adalah orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya).
b. Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap
2.2.4 Database Relational
Database relational menunjukkan hubungan dari file–file database yang
digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu :
a. Relasi satu ke satu ( one to one )
Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
b. Relasi satu ke banyak ( one to many )
Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
c. Relasi banyak ke banyak ( many to many )
Tiap kejadian pada sebuat entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi kedua.
2.2.5 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data disebut juga sistem data dictionary adalah katalog kata tentang data dan kebutuhan–kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
2.2.6 Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urutan prosedur dari suatu program, flowmap berguna untuk membantu analisis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian.
2.3 Tool Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam pembuatan program ini penulis menggunakan sistem operasi
windows 7 dan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 serta Microsoft Access
sebagai basis datanya.
2.3.1 Sistem Operasi Microsoft Windows 7
Sistem operasi adalah program yang bertindak sebagai perantara antara
user dengan perangkat keras komputer. Sistem operasi digunakan untuk
mengeksekusi program user dan memudahkan menyelesaikan permasalahan user. Selain itu dengan adanya sistem operasi membuat sistem komputer nyaman digunakan. Sistem operasi mempunyai tujuan untuk menggunakan perangkat keras komputer secara efisien dan bertugas untuk melakukan kontrol dan koordinasi penggunaan perangkat keras pada berbagai program aplikasi untuk
user – user yang berbeda.
Microsoft windows 7 merupakan sistem operasi terbaru dari Microsoft Corporation. Sistem operasi ini untuk mengganti Microsoft Windows versi
sebelumnya. Menggunakan Microsoft Windows 7 semua yang anda kerjakan dengan komputer akan terasa lebih menyenangkan, mudah digunakan, lebih cepat,
hemat energi, kompatibel dengan berbagai software dan hardware, serta dilengkapi dengan berbagai fasilitas multimedia terbaru.
Gambar 2.3 Sistem Operasi Microsoft Windows 7
2.3.2 Borland Delphi 7
Dalam pembuatan program ini penulis menggunakan bahasa pemograman
Delphi 7.0 dikarenakan Borland Delphi 7.0 memiliki beberapa keunggulan
diantaranya yaitu:
a. Borland Delphi 7.0 mempunyai desain yang user friendly terhadap para
programmer yang beginner.
b. Memiliki kecepatan kompilasi yang cepat.
c. Mempunyai komponen yang sangat komplek untuk pembuatan software aplikasi sampai database.
e. Sangat mudah untuk membuat koneksi ke berbagai aplikasi database, misalnya BDE, Access, MySQL, SQL Server, Oracle, dan database lainnya.
Gambar 2.4 Tampilan Borland Delphi 7
2.3.3 Database Microsoft Access
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer
relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan, perusahaan kecil dan perusahaan menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.
Beberapa kelebihan dari Microsoft Access adalah sebagai berikut:
a. Aplikasi ini mudah dikembangkan baik untuk kalangan pemula maupun untuk kalangan professional.
b. Microsoft Access memungkinkan pengembangan yang relative cepat karena semua table database, query, form dan report disimpan dalam berkas basis datanya sendiri.
c. Microsoft Access memiliki kompatibilitas dengan bahasa pemrograman SQL.
Gambar 2.5 Tampilan Microsoft Access
2.4 Sejarah Singkat PT. Sumber Sari Sekawan
PT. Sumber Sari Sekawan telah berdiri sejak tanggal 03 January 2003 berlamat di Batu 5 Bawah, dan pada tahun 2007 pindah ke alamat di Jl. D.I Panjaitan KM.7 No. 32 di depan SD. Negeri 004 Tanjungpinang. Dikarena semakin banyak produk yang akan didistribusi dan karyawan yang semakin bertambah, jadi mencari tempat yang lebih luas untuk dapat dijadikan gudang dan kantor di tempat yang sama. PT. Sumber Sari Sekawan bergerak di bidang distributor, dan produk yang dijual adalah produk Khongguan nama supplier PT. Khongguan Biscuit (Jakarta), Cerres nama supplier PT. Ceres Indonesia (Jakarta), P&G nama supplier PT. Protect & Gamble (Pekan Baru) dan Unican nama supplier PT. Unican (Jakarta).
2.4.1 Struktur Organisasi PT. Sumber Sari Sekawan
Gambar 2.6 Struktur Organisasi PT. Sumber Sari Sekawan
JOB DESCRIPTION ( Gambaran Pekerjaan )
Nama Jabatan : Manager
Ringkasan Jabatan : Memimpin perusahaan PT. Sumber Sari Sekawan
Tugas :
1. Menentukan garis besar kebijakan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang yang harus dilaksanakan.
2. Mengawasi para tenaga kerja serta memberikan petunjuk.
3. Memotivasi dan memelihara suasana kerja yang baik dalam upaya peningkatan produktifitas kerja.
Nama Jabatan : HRD (Human Resources Department)
Ringkasan Jabatan : Pemecahan masalah SDM
Tugas :
1. Penerimaan karyawan baru (Interview).
2. Permasalahan yang berhubungan dengan karyawan. 3. Pengecekan absensi karyawan.
Nama Jabatan : Supervisor
Ringkasan : Memonitoring Sales dan menjalin hubungan baik dengan
pelanggan
Tugas :
1. Bertanggungjawab terhadap kegiatan penyelenggaraan penjualan produk. 2. Bertanggungjawab kepada manager mengenai strategi pemasaran produk. 3. Berusaha agar tingkat penjualan sesuai dengan target yang diberikan dari
manager.
Nama Jabatan : Kepala Accounting
Ringkasan : Menghitung gaji karyawan dan laporan keuangan
Tugas :
2. Menghitung gaji karyawan
3. Pembayaran hutang dagang yang jatuh tempo. 4. Rekapan absensi.
Nama Jabatan : Kepala Gudang
Ringkasan : Memonitoring stok yang ada di gudang, staff gudang
helper dan supir.
Tugas :
1. memotivasi dan mengawasi kinerja staff gudang, helper dan supir. 2. Mengecek barang yang akan di naikan ke mobil box.
Nama Jabatan : Ass.Accounting
Ringkasan : Membuat pajak keluaran, dan mengecek nota balik
Serta membantu kepala accounting.
Tugas :
1. Membuat laporan pajak keluaran. 2. Mengecek nota kembali dari outlet. 3. Mengecek stock opname setiap bulannya. 4. Membuat perincian tagihan jatuh tempo.
Nama Jabatan : Kasir
Ringkasan : Membuat nota tagihan dan mengecek kas penjualan.
Tugas :
1. Membuat nota tagihan yang jatuh tempo.
2. Mengecek tagihan yang telah tertagih oleh sales. 3. Menghitung kas penjualan yang akan disetor ke bank. 4. Memengang keuangan seperti kas kecil.
5. Mencatat pengeluaran dana perhari.
Nama Jabatan : Fakturis
Ringkasan : Membuka orderan yang diberikan dari sales dan orderan
melalui telepon
Tugas :
1. Membuka orderan dari sales maupun melalui telepon. 2. Mengecek stock opname tiap bulannya.
3. Harus memperhatikan jadwal pengantaran supaya orderan yang mana harus diutamakan.
Nama Jabatan : Admin
Ringkasan : Membuat laporan penjualan dan membuat PO ke supplier.
Tugas :
1. Membuat laporan penjualan tiap hari untuk dikirimkan ke supplier. 2. Membuat PO ke supplier apabila stok sudah minimum.
3. Memberikan laporan penjualan ke supervisor, supaya supervisor dapat mengetahui penjualan sales.
4. Membuka nota retur dari pelanggan.
Nama Jabatan : Sales
Ringkasan : Mengejar target yang diberikan dari supervisor dan
menjalin hubungan baik dengan pelanggan
Tugas :
1. Mengejar omzet bulanan yang telah diberikan supervisor. 2. Menawarkan produk–produk ke pelanggan.
Nama Jabatan : MD
Ringkasan : Menata produk PT. Sumber Sari Sekawan yang ada di
Supermarket dan minimarket.
Tugas :
1. Menata produk–produk sehingga terlihat rapi dan menarik.
2. Control tanggal kadarluarsa produk yang ada di pelanggan.
Nama Jabatan : Staff Gudang
Ringkasan : Pengambilan barang sesuai dengan faktur.
Tugas :
1. Mengambil barang sesuai dengan faktur.
2. Mengontrol barang keluar secara FIFO (First In First Out).
3. Mendata barang yang akan expiredate sebelum 3 (Tiga) bulan terakhir. 4. Mengecek stok bersamaan staff kantor tiap bulan sekali.
Nama Jabatan : Helper
Ringkasan : Mengecek barang yang akan diantar ke pelanggan
Tugas :
1. Mengecek barang yang akan diantar ke pelanggan. 2. Mengecek barang sewaktu turun barang ke pelanggan.
3. Apabila faktur cash maka bagian helper harus menagih kepada pelanggan. 4. Setiap nota apabila sudah diterima barang dengan baik oleh pelanggan
harus meminta pelanggan menandatangan faktur tersebut.
Nama Jabatan : Supir
Ringkasan : Mengantar barang sesuai dengan alamat faktur.
Tugas :
1. Bertanggungjawab atas pengantaran barang ketempat pelanggan. 2. Berusaha barang yang di mobil untuk diantar semuanya.
Nama Jabatan : Security
Ringkasan : Menjaga stok gudang, dan membersihkan kantor.
Tugas :
1. Menjaga stock di gudang.
