AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI
PERSEDIAAN PADA PT.SAMUDRA MANDIRI
SELATAN
Cathrine Aprillia, Ahmad Adri, Drs., Ak.,MBA
Graha Indah BA 15, 082124942871, cathrineaprillia@yahoo.com
ABSTRAK
PT. Samudra Mandiri Selatan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan perikanan basah baik secara lokal, ekspor maupun impor. Tujuan dari peneliti melakukan audit operasional ini adalah untuk menilai dan mengevaluasi kinerja PT.Samudra Mandiri terhadap fungsi persediaan barang dagang apakah telah berjalan dengan ekonomis, efektif, dan efisien, mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi, serta memberikan rekomendasi tindak perbaikan atas kelemahan yang ada untuk meningkatkan keekonomisan, keefektifan, dan keefisienan operasional perusahaan. Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah dengan melaksanakan observasi ke perusahaan yang bersangkutan, memberikan kuesioner kepada pihak manajemen agar bukti atas permasalahan dapat terlihat dengan jelas, dan juga melakukan wawancara serta tanya jawab dengan pihak-pihak perusahaan yang berkepentingan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT.Samudra Mandiri Selatan, hasil penelitian menunjukkan masih terdapat kelemahan pada bagian fungsi persediaan barang, antara lain barang dagang masih tidak terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir, belum adanya pemisahan fungsi yang jelasantara yang melakukan stock opname dengan bagian gudang, tidak adanya instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan kurangnya komunikasi antara pihak manajemen dengan bagian gudang, persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya, apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi tidak segera dilaporkan kepada manajemen, serta persediaan barang dagang perusahaan tidak diasuransikan. Dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan kinerja operasional perusahaan atas fungsi persediaan secara keseluruhan cukup baik. Namun perusahaan perlu mengambil dan melakukan tindak perbaikan dalam beberapa hal atas permasalaan tersebut yang telah disarankan untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan atas fungsi persediaannya secara lebih ekonomis, efektif, dan efisien.
Kata kunci: audit operasional, fungsi persediaan, ekonomis, efektif, dan efisien.
PENDAHULUAN
Seiring dengan banyaknya tuntutan yang harus dipenuhi perusahaan saat ini, maka audit diperlukan terhadap kegiatan perusahaan. Audit ini tidak hanya dalam hal keuangan yang bertujuan untuk memperoleh keyakinan atas kewajaran penyajian laporan keuangan oleh pihak manajemen, namun pimpinan perusahaan juga hendaknya selalu memperhatikan audit operasional perusahaan yang bertujuan pada penyajian informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan. Audit operasional merupakan pemeriksaan (evaluasi) atas berbagai kegiatan operasional perusahaan. Tujuan audit operasional adalah untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan operasional telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan efisien. Apabila terdapat temuan audit operasional mengenai kelemahan pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan, maka seorang auditor akan memberikan rekomendasi dengan tujuan untuk perbaikan operasional perusahaan di masa mendatang. Salah satu audit operasional yang dilakukan oleh auditor adalah audit operasional pada kegiatan pengelolaan persediaan barang dagang perusahaan.
Persediaan barang dagang (inventory) merupakan salah satu bagian kegiatan operasional perusahaan yang perlu dilakukan audit. Persediaan barang dagang merupakan sumber daya yang paling
penting bagi perusahaan dagang. Keberhasilan suatu perusahaan dagang dapat diukur dari jumlah produk yang dapat dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Selain itu, persediaan barang dagang merupakan bagian utama dalam neraca sebagai salah satu aset yang nilainya cukup besar dalam perusahaan dagang sehingga penjualan atas persediaan barang dagang ini merupakan sumber pendapatan paling besar bagi perusahaan dagang.
Perusahaan merancang sistem pengelolaan persediaan barang yang baik agar dapat melaksanakan kegiatan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Aktivitas dari sistem pengelolaan persediaan barang tersebut dimulai dengan pengadaan persediaan barang dagang, penyimpanan, dan penjualan barang dagang dari gudang. Salah satu indikasi perusahaan yang sistem pengelolaan persediaan barangnya baik adalah dengan terpenuhinya permintaan barang tepat pada waktunya. Tanpa adanya persediaan barang dagang, perusahaan akan menghadapi resiko tidak dapat memenuhi keinginan dari para pelanggannya yang akan berdampak buruk bagi perusahaan karena akan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan dari penjualannya. Karenanya, pengelolaan persediaan merupakan fungsi yang penting dalam perusahaan dagang seperti PT. Samudra Mandiri Selatan.
METODE PENELITIAN
Jenis dari penelitian ini adalah penelitian eksploratoria / naturalis atau deskriptif. Objek dalam penelitian ini adalah audit operasional, persediaan barang dagang, pada PT. Samudra Mandiri Selatan. Populasi yang diteliti dari penelitian ini adalah seluruh transaksi dan kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang dagang perusahaan.
Pemilihan objek penelitian ini dibatasi lingkupnya pada audit operasional atas persediaan barang dagang untuk mengetahui apakah kegiatan pengelolaan barang dagang pada perusahaan PT.Samudra Mandiri Selatan sudah berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Penelitian ini merupakan penelitian yang mendalam namun hanya melibatkan satu objek saja atau lebih dikenal dengan istilah studi kasus.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah baik secara kontak langsung melalui wawancara atau interview serta daftar pertanyaan yang diberikan kepada karyawan perusahaan yang berkepentingan, maupun secara tidak langsung melalui observasi.
Lingkungan penelitian dalam penelitian ini adalah lingkungan noncontived setting, yaitu lingkungan riil (field setting) yang unit analisisnya adalah suatu organisaasi perusahaan. Penelitian ini dilakukan di Jl Pakin 1 Rukan Mitra Bahari Bl B/5,Penjaringan, Jakarta 14440, dan dua gudang penyimpanan barang dagang yang berlokasi di Dadap dan Muara Baru.
HASIL DAN BAHASAN
Survei Pendahuluan
Sebelum audit operasional dilakukan, persiapan dan perencanaan audit harus dibuat terlebih dahulu. Persiapan dan pelaksanaan audit dibuat untuk memudahkan auditor dalam menjalankan proses audit operasional dan juga dalam menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh secara sistematis agar audit dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Dalam merencanakan audit harus dipertimbangkan beberapa hal, antara lain yaitu perhatian khusus yang diberikan untuk menghilangkan pekerjaan audit yang tidak perlu dan berlebihan, serta waktu audit pun harus diatur sedemikian rupa agar pelaksanaannya tidak mengganggu aktivitas operasional perusahaan.
Pada awal persiapan audit, dilakukan survei pendahuluan yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Observasi atau pengamatan secara langsung ke perusahaan
Observasi atau pengamatan secara langsung ke perusahaan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh gambaran fisik perusahaan yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasional dalam mengelola persediaan barang dagang seperti fasilitas perusahaan yang menunjang pekerjaan
karyawan. Dalam observasi secara langsung ini diketahui bahwa keadaan fisik perusahaan cukup memadai yaitu:
a. Lokasi perusahaan berpusat di Jl Pakin 1 Rukan Mitra Bahari Bl B/5,Penjaringan, Jakarta 14440, sedangkan gudang penyimpanan persediaan barang dagang terletak di dua tempat berbeda yaitu Dadap dan Muara Baru.
b. Keamanan dari lingkungan perusahaan dan gudang cukup terjamin dengan adanya petugas yang berjaga di pos yang terletak di depan pintu masuk kantor dan gudang.
c. Dokumen-dokumen perusahaan tersusun dengan rapi.
d. Fasilitas penunjang bagi karyawan seperti komputer, telepon, mesin photocopy, mesin
fax, dan sebagainya sudah memadai.
2. Memperoleh data tertulis
Data tertulis yang diperoleh pada saat observasi digunakan untuk mengetahui apakah kebijakan dan prosedur persediaan barang dagang perusahaan telah memadai. Data tertulis yang diperoleh adalah struktur organisasi perusahaan, uraian tugas pokok masing-masing divisi beserta wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan, sejarah perusahaan, laporan keuangan tahun 2010 dan 2011, serta data-data yang berhubungan dengan persediaan.
3. Wawancara dengan pihak manajemen
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajemen perusahaan, diperoleh informasi mengenai kebijakan manajemen yang berhubungan dengan persediaan barang dagang pada PT. Samudra Mandiri Selatan. Kebijakan perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Tugas bagian gudang adalah menerima, menjaga, dan mengeluarkan barang berdasarka bukti tertulis.
b. Metode penyimpanan barang yang digunakan adalah metode FIFO dimana barang yang dibeli
terlebih dahulu yang akan keluar terlebih dahulu juga saat terjadi pemesanan.
c. Apabila terdapat barang rusak, tidak sesuai kualifikasi, dan slow moving maka harus dipisahkan dari barang yang baik..
d. Penghitungan fisik dilakukan setiap akhir periode.
e. Tempat penyimpanan barang hanya boleh dimasuki oleh petugas gudang dan pihak lainnya yang berwenang.
f. Pembelian persediaan barang dagang dilakukan kepada supplier yang sudah terdaftar sebagai
supplier tetap perusahaan.
Penelaahan dan Pengujian atas Pengendalian Intern
Setelah melewati tahap survei pendahuluan, maka tahap yang selanjutnya dilakukan adalah penelaahan dan pengujian atas pengendalian intern perusahaan. Tahap ini dilakukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan kebijakan dan prosedur persediaan barang dagang perusahaan telah sesuai dengan pengendalian intern yang ada pada perusahaan. Tahap ini juga digunakan untuk mengidentifikasi setiap kelemahan dan kekuatan dari sistem pengendalian intern di dalam perusahaan.
Instrumen yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern terhadap proses permintaan pembelian persediaan barang dagang, penerimaan persediaan barang dagang, proses penyimpanan persediaan barang dagang, dan proses pengeluaran persediaan barang dagang pada PT. Samudra Mandiri Selatan adalah kuesioner pengendalian intern atau biasanya disebut ICQ (Internal Control
Questionairre). ICQ digunakan untuk menilai pengendalian intern suatu perusahaan dengan cara
mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat sistematis dan terinci mengenai sistem dan prosedur yang dijalankan perusahaan melalui wawancara dengan pihak berwenang di dalam perusahaaan. Kuesioner ini biasanya disusun dalam bentuk pilihan jawaban singkat “Ya” atau “Tidak” dimana jawaban “Ya”
menunjukkan pengendalian intern yang dimaksud telah dilaksanakan dengan baik, sedangkan jawaban “Tidak” menunjukkan bahwa terdapat kelemahan dalam pengendalian intern perusahaan sehingga membutuhkan tindakan perbaikan sesegera mungkin. Jawaban “Ya” atau “Tidak” seringkali belum dapat memberikan jawaban yang lengkap dan memadai, sehingga disamping jawaban “Ya” atau “Tidak” tersebut terdapat kolom untuk penjelasan singkat atas jawaban tersebut.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan evaluasi terhadap pengendalian intern atas proses permintaan pembelian persediaan barang dagang, penerimaan persediaan barang dagang, penyimpanan persediaan barang dagang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang dagang adalah:
a. Melakukan tanya jawab dengan pihak yang bertanggung jawab dalam perusahaan berdasarkan daftar pertanyaan yang telah disusun (ICQ).
b. Selanjutnya, hal yang dilakukan adalah mengevaluasi jawaban dari ICQ tersebut. Berdasarkan hasil jawaban dari ICQ dapat diketahui apakah pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik atau tidak. Jika sebagian besar jawaban dari kuesioner tersebut adalah “Ya” itu berarti pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik. Tetapi jika sebagian besar jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah “Tidak” maka diperlukan analisa lebih lanjut dengan cara mengumpulkan kelemahan-kelemahan pada pengendalian intern tersebut, kemudian menentukan apa sajakah pengaruh dari kelemahan-kelemahan pengendalian intern tersebut, selanjutnya menentukan kemungkinan terhadap adanya pengendalian intern pengganti yang dapat menggantikan pengendalian intern yang lemah tersebut, serta memberitahukan kelemahan-kelemahan pengendalian intern tersebut kepada pihak manajemen perusahaan.
c. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan sementara dari jawaban yang diperoleh dari pengendalian intern yang sudah dievaluasi tersebut dan menentukan apakah pengendalian intern tersebut sudah efektif bagi perusahaan.
Lemah atau kuatnya pengendalian intern akan menentukan apakah setiap kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan sudah berjalan efektif dan efisien. Untuk mengetahui kekuatan serta kelemahan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan, maka disajikan prosedur permintaan pembelian atau pengadaan persediaan barang dagang, prosedur penerimaan persediaan barang dagang, prosedur penyimpanan persediaan barang dagang, dan prosedur pengeluaran persediaan barang dagang PT. Samudra Mandiri Selatan berdasarkan tanya jawab yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan.
Tabel 4.1
PT.Samudra Mandiri Selatan
Internal Control Questionairres
No. Pertanyaan Y T Keterangan
1. PENYIMPANAN DAN PENGAWASAN FISIK
Apakah persediaan dipisahkan antara barang yang rusak, tidak sesuai klasifikasi, dan slow moving dengan barang yang baik?
Apakah persediaan terhindar dari: a. Pencurian
b. Kerusakan
c. Kebakaran dan banjir
√ √ √ √ Persediaan barang dagang sangat banyak
2. Apakah terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara bagian gudang dengan:
a. Bagian Penjualan?
b. Bagian Pembelian?
c. Bagian Akuntansi?
d. Bagian Keuangan?
e. Bagian Penagihan?
Apakah ada batas tugas dan wewenang yang jelas dan tegas untuk masing-masing bagian tersebut?
√ √ √ √ √ √
3. Apakah persediaan di bawah pengawasan seorang
penjaga gudang atau orang tertentu lainnya? √
4. Apakah kecuali petugas gudang dilarang masuk ke
gudang persediaan? √
5. Apakah setiap pengeluaran barang dagang harus
berdasarkan dokumen tertulis atau sejenisnya yang
harus diotorisasi pejabat perusahaan yang
berwenang? √
6. Apakah setiap pengeluaran barang pembantu dari gudang harus berdasarkan bukti penjualan tertulis?
√
7. Apakah terdapat pos penjagaan yang mengawasi arus
keluar barang dagang dengan efektif?
√
8. PEMBUKUAN PERSEDIAAN
Apakah klien menggunakan perpetual inventory
system dengan prosedur dan kebijakan:
Barang dagang perusahaan berupa ikan yang sudah dibekukan yang jumlah dan jenisnya sangat banyak sehingga menggunakan perpetual inventory system dan dilakukan stock opname setiap akhir periode?
√
√ 9. STOCK OPNAME
Apakah yang mengawasi atau melakukan
perhitungan dan menyusun ikhtisar hasil perhitungan terlepas dari penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang)?
√
Yang melakukan
stock opname tidak
terlepas dari penguasaan fisik atas barang dagang. 10. Apakah dibuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan
stock opname dan dijelaskan kepada pelaksana stock opname?
√
11. Apakah hasil stock opname dicocokkan dengan
perkiraan buku besar? √
12. Apakah persediaan akhir dinilai secara konsisten
dengan tahun sebelumnya? √
13. Apakah hal-hal sebagai berikut dilaporkan segera
kepada manajemen untuk perbaikan atau
pengambilan keputusan :
a. Rencana kebutuhan?
b. Slow moving items?
c. Barang yang rusak?
d. Barang yang tidak sesuai kualifikasi?
√ √ √
√ 14. Apakah jumlah rata-rata persediaan cukup dapat
diterima untuk jenis usaha dan besarnya perusahaan? √
15. Apakah metode penilaian persediaan berdasarkan:
Cost-FIFO? √
16. Apakah semua kegiatan dalam gudang persediaan
telah diotorisasi dengan semestinya oleh pihak yang
berwenang? √
17. Apakah semua dokumen pendukung bagian gudang
diotorisasi dengan semestinya oleh pihak yang
berwenang? √
18. Apakah surat perintah jalan bernomor urut cetak? √
19. Apakah perusahaan membuat surat perintah jalan
pada setiap pengiriman barang? √
20. Apakah pengiriman barang dilakukan dengan tepat
waktu? √
21. Apakah semua barang dikirim berdasarkan pesanan
pelanggan? √
22. Apakah persediaan barang dagang diasuransikan? √
23. Apakah setiap barang persediaan yang dipesan dari impor maupun penangkapan selalu diperiksa dengan
teliti? √
24. Apakah formulir berikut bernomor urut cetak:
a. Purchase requisition? b. Purchase order? c. Receiving report? d. Sales order? e. Sales invoice? √ √ √ √ √
25. Apakah dilakukan pemeriksaan kembali sebelum
melakukan pengiriman barang kepada pelanggan? √
Keterangan: Y= Ya T= Tidak
Berdasarkan pada seluruh informasi yang telah dikumpulkan melalui kuesioner atau ICQ, maka dapat ditarik kesimpulan sementara bahwa pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi persediaan barang dagang sudah cukup baik. Tetapi masih ditemukan beberapa masalah di bagian fungsi persediaan tersebut. Hal ini berarti masih terdapat kekurangan dalam pengendalian intern perusahaan yang mengakibatkan kegiatan pengelolaan persediaan barang dagang belum dilaksanakan secara ekonomis, efektif, dan efisien.
Pengujian Terinci
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah pengujian terinci. Pada tahap ini hal selanjutnya yang dilakukan adalah menilai efektivitas pengendalian intern atas persediaan barang dagang berdasarkan pengujian ketaatan atau compliance test. Pengujian ketaatan ini dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa seluruh kegiatan terhadap persediaan barang dagang baik penjualan maupun pembelian barang dagang perusahaan telah mengikuti prosedur dan kebijakan perusahaan.
Program pengujian terhadap aktivitas persediaan barang dagang perusahaan mempunyai dua tujuan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum pengujian ketaatan atas persediaan barang dagang adalah untuk meyakini bahwa keseluruhan transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi atas persediaan barang dagang telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Selain tujuan umum tersebut, terdapat beberapa tujuan khusus yaitu untuk meyakini bahwa seluruh transaksi yang terjadi atas penjualan dan pembelian persediaan barang dagang telah mengikuti prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan dan meyakini bahwa pengendalian intern atas prosedur penjualan dan pembelian persediaan barang dagang telah dilaksanakan dengan baik, untuk mendapat keyakinan bahwa seluruh transaksi pembelian persediaan barang dagang yang dilakukan telah disertai bukti dan dokumen yang lengkap serta sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang, serta untuk meyakini bahwa seluruh transaksi penjualan dan pembelian persediaan barang dagang telah dicatat secara lengkap, akurat, dan tepat.
Dalam melaksanakan compliance test, dibuat suatu program pemeriksaan yang berupa prosedur pengujian ketaatan atas penjualan dan pembelian, serta kertas kerja. Compliance test ini akan dilakukan terhadap pembelian dan penjualan barang dagang. Dalam melaksanakan compliance test, auditor harus memperhatikan kelengkapan bukti pendukung, otorisasi dari pejabat perusahaan yang berwenang, kebenaran posting ke buku besar, kebenaran perhitungan matematis, dan kebenaran nomor perkiraan yang didebit atau dikredit.
Program pengujian terhadap aktivitas pengadaan atau pembelian persediaan barang dagang perusahaan mempunyai dua tujuan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum pengujian ketaatan atas pembelian persediaan barang dagang adalah untuk meyakini bahwa keseluruhan transaksi yang terjadi atas pembelian persediaan barang dagang telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Selain tujuan umum tersebut, terdapat beberapa tujuan khusus yaitu untuk meyakini bahwa seluruh transaksi yang terjadi atas pembelian persediaan barang dagang telah mengikuti prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan dan meyakini bahwa pengendalian intern atas prosedur pembelian persediaan telah dilaksanakan dengan baik, untuk mendapat keyakinan bahwa seluruh transaksi pembelian persediaan barang dagang yang dilakukan telah disertai bukti dan dokumen yang lengkap serta sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang, serta untuk meyakini bahwa seluruh transaksi pembelian persediaan barang dagang telah dicatat secara lengkap, akurat, dan tepat.
Selanjutnya pada tahap ini pula dilakukan prosedur analitis atau analytical review yang dilakukan dengan cara membandingkan satu data dengan data yang lain dalam dua tahun periode yang berbeda dengan perkiraan yang sama. Dalam hal ini yang akan dibandingkan adalah rasio tahun 2010 dan 2011.
1. Perbandingan penjualan bersih tahun 2010 dan 2011
Penjualan bersih tahun 2010 = Rp 36.397.003.600
Penjualan bersih tahun 2011 = Rp 31.999.769.800
Penurunan` = Rp 4.397.233.800
Persentase penurunan = Rp 4.397.233.800
Rp 36.397.003.600 = 12.08%
Penurunan penjualan tahun 2011 jika dibandingkan dengan tahun 2010 cukup signifikan sebesar 12.08% yang berarti penjualan tahun 2011 tidak stabil seperti tahun sebelumnya.
2. Pembelian kredit tahun 2010 = Rp 14.768.988.000
Pembelian kredit tahun 2011 = Rp 19.287.341.000
Pembelian kredit barang dagang tahun 2011 lebih besar daripada pembelian kredit tahun 2010 dikarenakan persediaan barang dagang akhir tahun 2010 dianggap tidak mencukupi sehingga perusahaan menambah pembelian persediaan barang dagangnya untuk menghindari ketidaktersediaan barang dagang saat pelanggan melakukan permintaan pemesanan.
3. Perhitungan rasio perputaran pesediaan
Perputaran persediaan tahun 2010 = Rp 15.860.909.423
Rp 9.131.935.460 = 1.74 X
Perputaran persediaan tahun 2011 = Rp 15.205.252.103
Rp 10.578.340.575 = 1.44 X
Walaupun perputaran persediaan di tahun 2010 lebih cepat, perputaran persediaan barang dagang di tahun 2011 dinilai sudah cukup efisien jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Hal ini dikarenakan penurunan perputaran persediaan barang dagang yang minim hanya sebesar 0.30 X dari 1.74 X menjadi 1.44 X dalam setiap periodenya. Perputaran persediaan sebesar 1.44 X tersebut menandakan bahwa penjualan barang dagang cukup baik dan tidak terjadi terlalu banyak penumpukan barang di gudang.
Pengembangan Laporan Hasil Audit
Tahap ini adalah tahap dibuatnya laporan hasil audit terhadap persediaan barang dagang perusahaan yang terdiri dari temuan-temuan audit. Laporan hasil audit ini digunakan sebagai alat untuk menyampaikan kelemahan dari pengendalian intern sekaligus temuan audit dalam perusahaan serta rekomendasi bagi pihak manajemen untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan secara lebih ekonomis, efektif, dan efisien. Berikut ini adalah beberapa temuan audit selama audit operasional atas fungsi persediaan pada PT.Samudra Mandiri Selatan:
Persediaan barang dagang perusahaan tidak dapat terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir. Pada umumnya tempat penyimpanan barang dagang seharusnya dapat menjaga dan menghindarkan barang dagang dari kerusakan, kebakaran, dan banjir. Hal ini terjadi karena jumlah persediaan perusahaan sangat banyak dan berupa ikan yang mudah rusak jika berada disuhu lembab dan panas, serta gudang tempat penyimpanan berada di lokasi padat pergudangan yang rentan terhadap kebakaran, banjir, dan resiko lainnya yang tidak dapat dicegah. Oleh sebab itu jumlah persediaan selalu menyusut dan bau menyengat yang tidak enak akan tertular pada ikan lainnya yang kualitasnya masih baik. Untuk itu perusahaan sebaiknya menjaga suhu coldstorage agar selalu stabil, memasang alat pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang perusahaan yang dapat membantu memadamkan api apabila terjadi kebakaran, dan meninggikan posisi gudang penyimpanan dari posisi semula agar dapat mencegah terjadinya banjir.
2. Belum adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas dalam hal perhitungan stock
opname.
Pengawasan, perhitungan stock opname, dan penyusunan ikhtisar hasil perhitungan stock
opname tidak terlepas dari penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala gudang,
penjaga gudang, dan staff gudang). Seharusnya ada pemisahan fungsi dan penguasaan antara karyawan yang mengawasi perhitungan stock opname, yang melakukan stock opname, dan juga yang menyusun ikhtisar hasil perhitungan stock opname dengan karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). Hal ini dapat terjadi karena perusahaan menganggap karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang daganglah yang mengerti tata letak dan kondisi persediaan barang sehingga saat melakukan stock opname perusahaan tidak memberikan tugas itu kepada karyawan lain. Akibatnya bisa terjadi kehilangan barang persediaan terlebih barang persediaan yang berukuran kecil dan juga hasil stock opname atas persediaan barang dagang yang tidak akurat atau terjadi manipulasi jumlah antara hasil laporan stock opname dengan kondisi persediaan barang yang sebenarnya di gudang. Untuk itu sebaiknya perusahaan mulai melakukan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam hal perhitungan
stock opname, harus ada pemisahan fungsi antara kepala gudang, penjaga gudang, staff
gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan perhitungan stock opname.
3. Kurangnya komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan dalam pelaksanaan stock
opname.
Tidak adanya instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan tidak ada penjelasan kepada pelaksana stock opname. Setiap perusahaan hendaknya membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname ada dan dijelaskan kepada pelaksana stock opname. Perusahaan menganggap stock opname adalah hal yang rutin harus dilakukan bagian gudang setiap periode tertentu yang telah ditetapkan perusahaan sehingga tidak perlu dibuat lagi instruksi tertulis untuk melaksanakan stock opname, demikian juga halnya dengan penjelasan kepada pelaksana stock opname. Maka dari itu, stock opname yang dilakukan terhadap persediaan barang terkadang tidak sesuai dengan aturan yang seharusnya dan pelaksana stock
opname tidak selalu tepat waktu untuk mengadakan stock opname pada periode yang
ditentukan perusahaan. Sehingga jumlah persediaan tidak menggambarkan kondisi persediaan yang sebenarnya di gudang. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi secara tertulis untuk setiap pelaksanaan stock opname dan menjelaskan kepada pelaksana stock opname tentang hal apa saja yang perlu dilakukan dan dilaporkan kepada pihak manajemen.
4. Tidak ada konsistensi dari perusahaan dalam menilai persediaan akhir barang dagang.
Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya. Perusahaan terkadang mencatat nilai persediaan awal pada periode tahun berjalan tidak sesuai dengan pencatatan nilai persediaan akhir tahun sebelumnya. Pada umumnya persediaan akhir biasanya dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya oleh perusahaan, dimana nilai persediaan akhir tahun sebelumnya menjadi nilai persediaan awal tahun berikutnya. Hal ini terjadi karena perusahaan menganggap kebutuhan permintaan atas barang dagang berbeda setiap tahunnya dan juga kapasitas penangkapan yang dilakukan kapal selalu berbeda hasilnya setiap tahun tergantung bagaimana kondisi cuaca dan laut saat itu. Akibatnya perputaran persediaan cenderung tidak konsisten setiap tahunnya dan beberapa jenis persediaan barang dagang mengalami slow moving. Untuk itu perusahaan sebaiknya harus mulai menerapkan aturan dan konsistensi dalam menilai persediaan akhirnya, setiap akhir periode perusahaan harus menilai persediaan akhir secara konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya.
5. Komunikasi yang kurang dalam hal pelaporan barang yang tidak sesuai dengan kualifikasi kepada pihak manajemen.
Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi tidak segera dilaporkan kepada manajemen. Padahal seharusnya barang yang tidak sesuai kualifikasi harus segera dilaporkan kepada manajemen. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan lokasi antara kantor pusat manajemen dan lokasi gudang tempat penyimpanan barang dagang sehingga perusahaan menganggap pelaporan setiap barang yang tidak sesuai kualifikasi adalah hal yang tidak efisien karena barang yang tidak memenuhi kualifikasi sudah langsung dipisahkan oleh bagian gudang yang bertugas sebagai SQC (Staff Quality Control). Akibatnya manajemen tidak mengetahui adanya barang yang tidak sesuai kualifikasi dan tidak dapat mengambil keputusan yang tepat atas barang tersebut sehingga terjadi adanya penumpukan barang yang tidak memenuhi standar kualifikasi. Perusahaan sebaiknya menerapkan aturan agar bagian gudang harus melaporkan kepada pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, dan memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar aturan tersebut.
6. Tidak adanya asuransi untuk persediaan barang dagang perusahaan yang jumlahnya sangat besar.
Persediaan barang dagang milik perusahaan tidak diasuransikan. Perusahaan seharusnya mengasuransikan persediaan barang dagang dalam jumlan besar dengan nilai pertanggungjawaban yang cukup. Hal ini terjadi karena perusahaan merasa tidak perlu mengasuransikan persediaan barang dagangnya karena perusahaan yakin gudang tempat penyimpanan sudah cukup aman dan memadai. Akibatnya apabila terjadi bencana yang tidak terduga, perusahaan kemungkinan akan mengalami kerugian yang cukup besar dari kehilangan persediaan yang tidak diasuransikan. Maka dari itu perusahaan sebaiknya
mengasuransikan persediaan barang dagang yang dimilikinya dengan nilai
pertanggungjawaban yang cukup.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
PT. Samudra Mandiri Selatan merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan perikanan basah baik secara lokal, ekspor maupun impor. Untuk menilai ekonomisasi, efektivitas, dan efisiensi PT. Samudra Mandiri Selatan, maka dilakukan audit operasional atas persediaan barang dagang perusahaan. Selain menilai hal tersebut, audit operasional juga dimaksudkan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Samudra Mandiri Selatan.
Dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap PT.Samudra Mandiri Selatan, diketahui kebijakan dan prosedur perusahaan terhadap persediaan sudah cukup baik, hanya terdapat beberapa kelemahan yang dapat mengurangi efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Pelaksanaan kebijakan dan prosedur juga telah dilakukan dengan cukup baik oleh karyawan perusahaan tersebut. Kemudian dari hasil evaluasi terhadap ekonomisasi, efektivitas, dan efisiensi pengendalian intern perusahaan atas persediaan pada PT. Samudra Mandiri Selatan ditemukan kekuatan dan kelemahan pada bagian tersebut. Kekuatan pengendalian intern perusahaan antara lain adalah dokumen yang berhubungan dengan persediaan bernomor urut cetak, adanya petugas yang mengawasi gudang tempat penyimpanan persediaan, semua kegiatan dalam gudang persediaan telah diotorisasi dengan semestinya oleh pihak perusahaan yang berwenang, dan prosedur yang ditetapkan perusahaan terhadap segala transaksi dan kegiatan yang berhubungan dengan persediaan telah dilaksanakan dengan baik.
Sedangkan kelemahan pengendalian intern perusahaan antara lain adalah persediaan barang dagang hanya terhindar dari pencurian saja, tetapi tidak dapat terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir, tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian gudang dengan bagian yang melakukan stock opname, tidak dibuatnya instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan tidak ada penjelasan kepada pelaksana stock opname, persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya, dan persediaan barang dagang perusahaan tidak diasuransikan. Berdasarkan audit operasional pada PT.Samudra
Mandiri Selatan dapat disimpulkan bahwa kebijakan dan prosedur atas fungsi persediaan barang dagang perusahaan sudah dijalankan cukup ekonomis, efektif, dan efisien tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang sebaiknya diperbaiki.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang didapat dari hasil audit operasional pada PT.Samudra Mandiri Selatan, masih terdapat beberapa kelemahan atas fungsi persediaan yang dimiliki perusahaan, maka diberikan saran yang dapat digunakan untuk meningkatkan ekonomisasi, efektivitas, dan efisiensi operasional perusahaan. Saran yang diberikan bagi perusahaan mengenai tempat penyimpanan adalah perusahaan sebaiknya selalu menjaga suhu coldstorage agar selalu stabil, memasang alat pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang perusahaan yang dapat membantu memadamkan api apabila terjadi kebakaran, dan meninggikan posisi gudang penyimpanan dari posisi semula agar dapat mencegah terjadinya banjir. Kemudian perusahaan harus melakukan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam hal perhitungan stock opname, harus ada pemisahan fungsi antara kepala gudang, penjaga gudang, staff gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan perhitungan stock opname. Selanjutnya dalam hal komunikasi yang baik antara pihak manajemen dan bawahannya, perusahaan sebaiknya membuat instruksi secara tertulis untuk setiap pelaksanaan stock opname dan menjelaskan kepada pelaksana stock opname tentang hal apa saja yang perlu dilakukan dan dilaporkan kepada pihak manajemen. Perusahaan juga sebaiknya konsisten dalam menilai persediaan akhirnya, pada setiap akhir periode perusahaan harus menilai persediaan akhir secara konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal kedisiplinan para karyawan, khususnya bagian gudang, perusahaan sebaiknya menerapkan aturan agar bagian gudang harus melaporkan kepada pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, dan memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar aturan tersebut. Kemudian juga perusahaan sebaiknya mengasuransikan persediaan barang dagang yang dimiliki dengan nilai pertanggungjawaban yang cukup karena persediaan merupakan aset utama bagi perusahaan dagang.
REFERENSI
Agoes,S. (2008). Auditing: Pemeriksaan akuntan oleh kantor akuntan publik jilid I
(edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Agoes,S. (2008). Auditing: Pemeriksaan akuntan oleh kantor akuntan publik jilid II (edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Anisah. (2009). Audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan pada PT.Prima Jaya Pantes
Garmen. Tesis S1 Tidak Dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Arens, Alvin, A., Loebbecke, & James, K. Alih bahasa oleh Jusuf, A.A. (2006). Auditing pendekatan
terpadu (edisi 5). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Boynton, W.C., Johnson, R.N., & Kell,W.G. Alih bahasa oleh Rajoe,P.A., Gania,G.,& Budi, I.S. (2003).
Modern auditing jilid 1 (edisi 7). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Boynton,W.C., Johnson, R.N., & Kell,W.G. Alih bahasa oleh Rajoe,P.A., Gania,G.,& Budi, I.S. (2003).
Modern auditing jilid 2 (edisi 7). Jakarta: Penerbit Erlangga.
Gondodiyoto, S. (2007). Audit sistem informasi+ pendekatan CobIT. Jakarta : Mitra Wacana Media. Hall, J.A., Singleton, & Tommie. (2005). Information technology auditing and assurance (second edition).
Ohio: Thomson South-Western.
Ikatan Akuntansi Indonesia. (2001). Standar profesional akuntan publik per 1 Januari 2001. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. (2003). Sistem akuntansi buku 1 (edisi 3). Yogyakarta: Salemba Empat.
Reider, R. (2002). Operational review:Maximum results at efficient costs (third edition). New Jersey:John Wiley & Sons Inc.
Sugiyono. (2008). Metode penelitian kuantitatif, kualitatif dan r&d. Bandung: Alfabeta. Tunggal, A.W. (2008). Dasar-dasar audit operasional (edisi revisi). Jakarta: Harvarindo. Warren, C.S. (2005). Accounting (21e edition). Ohio: Thomson South-Western.
RIWAYAT PENULIS
Cathrine Aprillia lahir di kota Bogor pada 23 April 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Akuntansi dan Keuangan pada tahun 2012. Penulis aktif di organisasi basket sebagai pemain sekaligus bendahara.
