WWF Indonesia. Distinct Job Manual

(1)

Pa ra rd hy a Mitr a Ka rti In tegr at ed an d Com pr eh ens iv e H uman R es ou rc e Man age ment C ons ult an t

WWF Indonesia

Distinct Job Manual

Master Doc.

: [Enter Master Document Number]

Job Name

: Manager IT

Job Code

:

Job Class

:

Job Family

:

Job Region

:

Superior

: Finance & Administration Director

Subordinate(s) :

(2)

Job Description

Job Mission

Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi.

Memastikan penerapan teknologi informasi melalui strategi yang tepat dan selaras dengan strategi bisnis guna mendukung kinerja organisasi.

Job Illustration

Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya

Manager TI bertanggung jawab atas penyusunan dan pembaharuan kebijakan, strategi dan pengelolaan TI yang meliputi Operasional Jaringan Komputer, Dukungan Teknis Komputer dan Helpdesk, Aplikasi Komputer, Pengelolaan, Pengamanan Data dan Informasi.

Setiap tahun pemangku jabatan harus menyusun rencana kerja dan anggaran yang harus disampaikan kepada atasan langsungnya. Rencana kerja harus sudah disampaikan sebelum waktu yang ditentukan oleh atasannya.

Apabila rencana kerja ini telah disahkan, maka Manager TI harus memastikan bahwa implementasinya berjalan sesuai dengan rencana. Sebagai bagian dari manajemen, pemangku jabatan terlibat dalam kegiatan manajemen review atau melakukan tinjauan manajemen atas implementasi rencana kerja TI yang dilakukan secara periodik. Selain itu berdasarkan hasil tinjauan tersebut pemangku jabatan dapat pula melakukan penyesuaian-penyesuaian atau tindakan korektif lain jika ditemukan penyimpangan pada hal-hal yang bersifat operasional teknis TI.

Manager TI senantiasa melakukan evaluasi berjangka guna memastikan sumber daya yang terkait dengan sistem pengelolaan TI (Sumber daya manusia dan anggaran) terkelola dan berfungsi optimal. Oleh karena itu Manager TI memiliki kewenangan untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran kerja

subordinat-nya dan pengelolaan keuangan.

Kebijakan dan prosedur serta informasi penting yang dikeluarkan oleh departemen TI harus dikomunikasikan oleh Manager TI. Oleh karena itu pemangku jabatan bertanggung jawab terhadap tingkat pemahamannya.

Manager TI bertanggung jawab terhadap peningkatan kapasitas subordinatnya agar performa pengelolaan TI semakin meningkat.

Tugas lain Manager TI adalah a) melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap perkembangan TI dalam meningkatkan kinerja organisasi, maupun ancaman bagi organisasi, b) memastikan bahwa proses bisnis minimum yang ditetapkan manajemen dan yang berhubungan dengan TI kembali pulih dari bencana dalam waktu yang telah ditetapkan, c) memimpin pengembangan aplikasi sistem informasi, d) memberikan saran teknis kepada pimpinan proyek dalam pemanfaatan TI dan implementasinya

(3)

dimasing-masing wilayah, e) serta mengelola seluruh sumberdaya pendukung di unit kerja TI termasuk SDM dan anggaran. Pemangku jabatan juga harus memastikan bahwa kebijakan TI dan informasi penting lain yang terkait dapat dipahami oleh bawahannya maupun pihak lain yang menjadi sasarannya. Oleh karena itu ia memiliki kewenangan untuk dapat mengadakan forum komunikasi internal fungsinya, jika diperlukan. Selain itu pemangku jabatan diharapkan mewadahi serta membina hubungan kekaryawanan yang baik khususnya hubungan atasan-bawahan di dalam lingkup organisasi TI.

Dalam melakukan tugasnya, pemangku jabatan berkoordinasi secara intensif dengan bagian-bagian lain yang ada dalam organisasi. Bentuk koordinasi yang dilakukan adalah melalui rapat bulanan dengan Manager Finance, Manager HR dan Manager GS. Dalam hal implementasi program-program TI yang ada di organisasi, pemangku jabatan harus mampu berfungsi sebagai konsultan internal bagi organisasi. Untuk hal-hal yang bersifat kebijakan organisasi, pemangku jabatan juga melakukan fungsi informatif kepada seluruh jajaran organisasi sesuai dengan batasan kewenangannya. Selain koordinasi yang bersifat internal, pemangku jabatan seringkali juga harus ikut berhubungan dengan pihak luar dalam hal penyusunan strategi maupun pada saat implementasi program kerja.

Dalam hal data dan informasi, Manager TI memastikan bahwa protokol dan fasilitas tersebut tersedia. Manager TI dan unit kerja di bawahnya tidak bertanggung jawab terhadap pemrosesan data dan informasi.

Tantangan yang dihadapi oleh pemangku jabatan adalah bagaimana menghadapi resistansi karyawan terhadap pembatasan-pembatasan yang diterapkan seiring dengan perkembangan TI.

Bentuk laporan yang harus disampaikan pemangku jabatan kepada atasan langsungnya adalah: - Laporan perkembangan rencana kerja

Laporan yang diterima oleh pemangku jabatan dari bawahannya langsung: - Laporan Performa Sumberdaya Jaringan Komputer.

- Laporan Panggilan untuk Perbaikan Komputer. - Laporan Pemakaian Sumberdaya TI

- Laporan Perkembangan Pengembangan Sistem

Job Dimension

Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan

SDM:

a. Langsung: 1 orang Network Operation Coordinator 1 orang Application Support Staff 1 orang IT Helpdesk Staff

b. Tidak langsung: 1 orang Network Operation Officer 1 orang Technical Support Staff Machine: PC, PABX, Aplikasi Phone Billing System Money: EURO10000

Material: Data/informasi

(4)

Main Responsibility Key Performance Indicator

Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan

melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan

1. Memastikan terbarukannya sistem pengelolaan TI sejalan dengan strategi organisasi.

a. Kualitas sistem pengelolaan TI (tingkat kesesuaian dengan strategi bisnis organisasi). b. Ketepatan waktu penyampaian sistem

pengelolan TI. 2. Memastikan dihasilkannya rencana kerja dan

anggaran yang terkait dengan sistem pengelolaan TI.

a. Tingkat kualitas usulan rencana kerja yang ditetapkan.

b. Ketepatan waktu penyampaian.

c. Tingkat ketersediaan sasaran kinerja

subordinate-nya.

3. Memastikan pengelolaan TI selaras dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.

a. Tingkat deviasi antara aktual dan rencana. a.1. Realisasi (terhadap item rencana) a.2. Kualitas (terhadap item sasaran kinerja) b. Tingkat efisiensi pengelolaan biaya. 4. Memastikan sumberdaya yang terkait dengan

pengelolaan TI WWF Indonesia (SDM, perangkat, data/informasi) terkelola secara optimal.

a. Tingkat ketersediaannya b. Tingkat Utilitas

5. Memastikan kebijakan dan informasi penting yang terkait dengan pengelolaan TI dapat dipahami oleh sasarannya.

Tingkat kepahaman.

6. Memastikan pengembangan kompetensi

(5)

Pa ra rd hy a Mitr a Ka rti In tegr at ed an d Com pr eh ens iv e H uman R es ou rc e Man age ment C ons ult an t Main Authority

Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu

1. Merumuskan dan mengusulkan kebijakan dan prosedur sistem pengelolaan TI yang dikelolanya sejalan strategi organisasi.

2. Memiliki akses terhadap data dan informasi yang terkait dengan penyusunan rencana kerja dan anggaran yang terkait dengan pengelolaan TI.

3. a. Melakukan peninjauan terhadap sistem pengelolaan TI WWF Indonesia.

b. Melakukan langkah-langkah perbaikan yang relevan dan dibutuhkan sesuai dengan hasil peninjauan.

4. a. Mengusulkan dan menetapkan sumberdaya yang dibutuhkan. b. Menetapkan alokasi sumberdaya yang terbaik.

c. Mengendalikan tingkat penggunaan sumberdaya.

5. a. Meminta penjelasan atau klarifikasi terhadap strategi dan informasi. b. Menentukan informasi yang akan disampaikan.

6. Melakukan competency assessment Job Environment

Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan

• Bekerja di ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan dan polusi minimum • Bekerja dengan komputer rata-rata 20 jam/minggu

• Frekuensi perjalanan dinas minimum (rata-rata 1x per triwulan)

Inborn Relationship Within Job

Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya

Internal :

• Manager Finance: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif • Manager HR: bersifat informatif

• Manager General Support: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif • Project leader, bagian marketing dan komunikasi: Informatif dan koordinatif Eksternal :

• WWF GTS: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif • Vendor: konsultatif, koordinatif

(6)

Job Requirement

Job Pre-requisite

Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan

• Kesehatan fisik baik dengan bukti dari hasil Medical General Check-up

Competency Requirement

Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competencies:

- Business Continuance

- Microsoft Certificates(Share Point Server 2010, Active Directory)

- IT Strategy - Employee Relation Differentiating Competencies: - Communication - Teamwork - Analytical thinking - Decision Making

Competence Propensity Gauge

Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi

Latar Belakang Pendidikan:

• Minimal Sarjana (S-1) Jurusan Ilmu Komputer. Pengalaman Kerja :

• 5 Tahun dibidang TI: pengelolaan sumberdaya TI multi Network Operating System, Technical Support.

Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: • Pengelolaan Sumberdaya TI.

• Microsoft Certificates(Share Point Server 2010, Active Directory) • Manajemen Proyek TI.

(7)

Job Structure Diagram

Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin.

Finance & Administration Director Manager IT Network Operation Officer IT Helpdesk Staff Technical

Support Staff _{Support Staff}Application Network Operation