BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi memiliki andil yang sangat berperan dalam seluruh proses penciptaan sumberdaya manusia. Untuk mewujudkan perguruan tinggi yang sehat dibutuhkan dukungan dari semua unsur pemangku jabatan (stakeholders) yaitu; pembuat dan pengawas kebijakan, pegawai sebagai pelaksana kebijakan, masyarakat perguruan tinggi dan masyarakat umum sektor produktif, asosiasi profesi, lembaga swadaya masyarakat, alumni perguruan tinggi, media masa, serta kelompok masyarakat lainnya.
Data yang diperoleh dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sampai dengan Agustus 2007 menyatakan ada 2320 Perguruan Tinggi di seluruh Indonesia yang terbagi menjadi 2238 PTS dan 82 PTN. Data tersebut menunjukkan bahwa ada dua unsur penting penyedia jasa yang menjadi ujung tombak bagi industri jasa pendidikan perguruan tinggi untuk dapat memberikan pelayanan jasa yang prima. Unsur pertama adalah tenaga edukasi dan kedua adalah tenaga administrasi. Tanpa peningkatan kualitas tenaga edukasi sulit tentunya bagi universitas untuk dapat bersaing.
Sebagai unsur kedua dalam penyedia jasa, pegawai atau tenaga administrasi memegang peranan kunci dalam proses pelayanan pada mahasiswa. Misalnya proses pengurusan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu
Hasil Studi (KHS) dan proses-proses lain yang berhubungan dengan administrasi perkuliahan. Kualitas layanan (service quality) dari tenaga administrasi akan sangat mempengaruhi kepuasan dari mahasiswa. Layanan yang baik akan meningkatkan kepuasan dan mempengaruhi tingkat competitive advantage perguruan tinggi untuk dapat memenangkan persaingan.
Kompetensi menurut Spencer (2001:41) dapat diuraikan kedalam 3 (tiga) bagian penting yakni pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang sangat diperlukan untuk mendukung suatu kinerja. Ketiga jenis kompetensi ini merupakan kompetensi superfisial (kompetensi dasar) dari seseorang untuk menunjukkan kinerja yang efektif dalam pekerjaan.
Iklim organisasi juga merupakan faktor yang tidak dapat diabaikan dalam suatu sistem pengelolaan perguruan tinggi sebab iklim organisasi merupakan kondisi lingkungan kerja yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai. Pemanfaatan sumber daya manusia yang efektif dan terarah menjadi kunci peningkatan kinerja karyawan yang salah satunya dengan memberikan lingkungan perusahaan iklim organisasi yang menguntungkan. Oleh sebab itu, adanya iklim organisasi yang tepat akan mempengaruhi kinerja karyawan.
Pemahaman tentang iklim organisasi tersebut di atas tidak jauh berbeda dari pendapat Handoko (2004:19) bahwa iklim organisasi merupakan suatu suasana organisasi yang diciptakan beberapa komponen yang membentuk nilai kebijakan, yang pelaksanaannya sesuai dengan kepentingan kelompok kerja. Komponen-komponen yang membentuk suasana ini meliputi : praktik pengambilan keputusan
yang lebih partisipatif dan berpola kelompok, adanya arus komunikasi yang mengalir ke seluruh jenjang organisasi, terciptanya kondisi kerja sehingga mendorong para pegawai untuk bekerja lebih giat, adanya penghargaan yang penuh terhadap sumber daya manusia sebagai modal dasar organisasi, dan adanya penyediaan teknologi sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan tugas pekerjaan.
Dari pengertian di atas, terlihat ada 3 komponen utama iklim organisasi yakni kebijakan organisasi, struktur organisasi (pembagian tugas) dan sistem penghargaan (kompensasi) yang mutlak diperlukan untuk mencapai iklim organisasi yang baik sebagai perwujudkan dari kepribadian organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, iklim organisasi merupakan budaya, tradisi dan metode tindakan yang dianut oleh organisasi.
Dari pengertian iklim organisasi tersebut di atas, penulis merumuskan pengertian iklim organisasi dalam penelitian ini sebagai kualitas lingkungan internal yang secara terus-menerus meningkat sebagaimana dirasakan oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi perilaku dan dapat digambarkan menurut seperangkat nilai nilai karakteristik tertentu dari organisasi. Dengan demkian, pentingnya iklim organisasi adalah karena iklim organisasi merupakan suatu sistem yang mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi. Terjadinya perubahan pada suatu subsistem akan menimbulkan perubahan pada subsistem lainnya. Dengan mengetahui sesuatu tentang iklim suatu organisasi, kita dapat
memahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan cara-cara tertentu (Pace, 2000:148)
Dari berbagai penjelasan tersebut di atas jelas bahwa selain kompetensi, iklim organisasi juga sangat menentukan pencapaian kinerja, bedanya adalah kompetensi sebagai faktor internal sedangkan iklim organisasi adalah faktor eksternal.
Mengacu kepada pentingnya peningkatan kinerja di lingkungan kerja perguruan tinggi dengan berbagai tugas yang berkaitan langsung dengan kepentingan mahasiswa, penulis membatasi cakupan kinerja dalam penelitian ini kedalam 3 (tiga) bagian penting yakni cakupan standard kerja, efektifitas dan efisiensi. Hal ini sesuai dengan pendapat Mathis dan Jackson (2002:117) bahwa kinerja seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi yang antara lain meliputi kuantitas keluaran, kualitas keluaran, jangka waktu keluaran, kehadiran di tempat kerja dan sikap kooperatif. Cakupan standar kerja tersebut di atas sebenarnya sudah mencakup kuantitas dan kualitas kerja.
Hasil pra-penelitian yang dilakukan di Universitas Methodist Indonesia Medan tahun 2011 menunjukkan bahwa terjadi fluktuasi dalam pendaftaran mahasiswa di semua Fakultas Ekonomi, Fakultas Sastra, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Pertanian dan Fakultas Kedokteran Universitas Methodist Indonesia Medan. Fluktuasi jumlah pendaftar dan mahasiswa yang diterima secara langsung juga mempengaruhi volume kerja pegawai khususnya yang berhubungan dengan kepentingan administrasi mahasiswa, pendataan identitas serta jumlah per semester dan per tahun ajaran, pengurusan KRS dan KHS bagi mahasiswa yang masih
mengambil mata kuliah, penerbitan transkrip nilai bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan mata kuliah, penyiapan bahan bahan perkuliahan dan seminar, praktek, penetapan jumlah mahasiswa yang akan diwisuda, dan lain sebagainya. Berikut ini dapat terlihat jumlah mahasiswa tiga tahun terakhir :
Tabel 1.1. JumlahMahasiwa 3 TahunTerakhir
No Fakultas
2008 2009 2010
Mendftr Diterima Mendftr Diterima Mendftr Diterima
1 SASTRA 126 109 130 113 130 105 2 KedokteranUmum 345 185 350 204 320 223 3 PERTANIAN - Agronomi - Agribisnis (SEP) 89 29 60 60 29 31 150 75 75 100 55 45 100 60 40 91 52 39 4 EKONOMI - Manajemen - Akuntansi - M. Informatika - Komputer Akuntansi 451 125 266 30 30 423 112 266 18 27 524 162 296 23 33 488 147 290 23 28 511 172 380 22 17 470 170 361 22 17 5 FIKOM - Sistem informasi - Teknik informatika 85 45 40 84 45 39 240 120 120 121 49 72 158 78 80 126 69 57 Sumber :Progres Report UMI Medan, 2010.
Akhir Tahun ajaran 2007/2008, kinerja pegawai yang menangani masalah dan kepentingan mahasiswa tersebut diatas belum memperlihatkan hasil optimal, indikator yang paling menonjol adalah tertundanya penerimaan KRS dan penerbitan KHS per semesternya, adanya mahasiswa yang tidak terdaftar dalam daftar mahasiswa yang mengambil mata kuliah tertentu meskipun sudah ada pendataan awal, melemahnya kemauan mahasiswa senior untuk segera mendaftarkan /
menyerahkan KRS, lambatnya penanganan pembayaran uang kuliah dan lain sebagainya.
Berdasarkan pengamatan penulis, ada beberapa fenomena yang menyebabkan kinerja pegawai Universitas Methodist Indonesia Medan kurang optimal baik secara individu maupun secara kolektif. Misalnya, adanya kebiasaan-kebiasaan buruk seperti menunda-nunda pekerjaan meskipun pegawai yang bersangkutan memiliki pengetahuan dan ketrampilan kerja yang baik, cakap, berbakat dan berkompeten dalam bidang pekerjaannya. Hal ini umumnya terjadi karena kurangnya pemahaman pegawai tentang pentingnya kerjasama kelompok, koordinasi dan diskusi kelompok, persepsi yang salah tentang pengukuran kinerja individu dan sikap ego yang berlebihan. Meskipun tidak semua pegawai memiliki kebiasaan buruk tersebut, namun efeknya sangat menghambat peningkatan kinerja secara kolektif. Kondisi ini mengindikasikan pentingnya peningkatan kompetensi khususnya pengetahuan / pemahaman tentang perilaku dan etika kerja dalam tim.
Fenomena lainnya adalah kebiasaan buruk yang sering dilakukan atasan pegawai seperti datang terlambat, jadwal makan siang yang relatif lama, tidak adanya kepastian apakah atasan pegawai yang bersangkutan masih kembali atau tidak sebelum jam pulang resmi. Akibatnya, banyak surat yang tidak bisa segera diekspedisi, terlambatnya penyerahan KHS kepada mahasiswa karena belum ditandatangani. Perilaku pegawai tersebut pada prinsipnya terjadi karena lemahnya kebijakan organisasi tentang larangan melakukan aktifitas lain saat jam kerja. Juga tidak adanya pembagian tugas yang jelas jika atasan pegawai berhalangan atau tidak
ada di tempat. Demikian juga halnya dengan masalah penyediaan biaya operasional jika pegawai tugas luar ke Kantor Kopertis, umumnya pegawai menggunakan kenderaan sendiri tanpa uang saku dan BBM yang jelas. Iklim kerja tersebut tentunya sangat mempengaruhi kinerja pegawai yang mengindikasikan pentingnya perbaikan iklim organisasi secara keseluruhan.
Menyadari hal tersebut di atas, Universitas Methodist Indonesia terhitung mulai semester ganjil tahun ajaran 2010/2011 telah mengadakan berbagai upaya untuk meningkatkan kinerja pegawai. Dalam bidang kompetensi diantaranya yang dianggap paling urgen adalah melakukan kursus dan pelatihan reguler untuk meningkatkan pemahaman pegawai tentang pentingnya rasa kebersamaan dalam tim kerja yang solid sekaligus menekan sikap ego yang berlebihan dengan melakukan pendekatan pendekatan khusus bagi pegawai bersangkutan. Pelatihan regular tersebut diantaranya adalah Pelatihan Microsoft Office dan kemampuan computer lainnya, Pelatihan ini digelar setiap awal bulan dan wajib dihadiri seluruh pegawai adapun penjadwalan dilakukan dengan membagi dua kelompok peserta dimana bila kelompok pertama menghadiri pelatihan maka kelompok kedua tetap berada di fakultas agar proses pelayanan terhadap mahasiswa tidak terganggu, demikian juga sebaliknya. Pelatihan Pembuatan Laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Kopertis Wilayah I di setiap awal semester.
Sebelumnya, pihak Universitas juga mulai membenahi iklim organisasi seperti penetapan kebijakan pembagian tugas sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan pegawai, memantapkan kebijakan organisasi dan pembagian tugas, serta menanggung
seluruh biaya operasional pegawai selama tugas luar. Hasil yang diperoleh adalah terjadinya peningkatan kinerja yang signifikan terutama sejak awal tahun ajaran 2010/2011, indikatornya adalah semakin sedikit jumlah mahasiswa yang berulang-ulang ke ruang Pembantu Dekan I yang membidangi pendidikan akibat kesalahan pendataan KRS, semakin mudahnya mahasiswa mendapatkan transkrip yang sebelumnya memerlukan waktu sekitar 1 minggu, menjadi 1-2 hari karena adanya sistem komputerisasi yang dioperasikan oleh personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan kerja yang semakin baik. Mengenai pengalihan tugas seperti penyiapan toga dan pengurusan bebas pustaka seperti disebutkan di atas adalah bagian dari perbaikan iklim organisasi melalui pembagian tugas. Kebijakan organisasi ini dilakukan karena selama ini bagian pendidikan sudah dianggap beban kerja (overload) sehingga iklim kerja kurang mendukung upaya peningkatan kinerja pegawai, dan pembagian tugas sekarang sudah berorientasi kepada kepentingan mahasiswa.
Untuk lebih memudahkan pemahaman, tingkat kompetensi dan iklim pegawai UMI sampai semester akhir T.A 2010/2011 dapat digambarkan sebagai berikut ini: Tabel 1.2. Progress Report Kinerja Pegawai Universitas Methodist Indonesia Medan Tahun Akademik 2009 -2011
Deskripsi
TahunAkademik 2009/2010 TahunAkademik 2010/2011
No. Waktu yang
dibutuhkan Capaian kinerja Waktu yang dibutuhkan Capaian kinerja
1. Penyelesaian KRS ± 5 hari kerja ± 10-14 hari ± 5-10 hari kerja ± 12-15 hari 2. Penerimaan /pencatatan
kwitansi uang kuliah
± 10 hari kerja ± 14-21 hari ± 8-10 hari kerja ± 12-15 hari 3. Penyelesaian transkrip
wisudawan periode
± 1-2 hari kerja ± 5-10 hari ± 2-3 hari kerja ± 3-4 hari 4. Penerimaan /pencatatan uang
pembimbing yang akan judisium
± 2-3 hari kerja ± 5-10 hari ± 2-3 hari kerja ± 2-3 hari
5. Pencatatan daftar skripsi calon wisudawan yang telah ACC dan layak wisuda
± 1-2 hari kerja ± 5-10 hari ± 1-2 hari kerja ± 1-2 hari
6. Penyiapan ijazah wisudawan ± 14-21 hari kerja ± 30-50 hari ± 12-15 hari kerja ± 14-21 hari Sumber :Progres Report UMI Medan, 2011.
Dari Tabel 1.2 terlihat jelas terjadi perubahan yang membuat mahasiswa semakin mudah mendapatkan informasi tentang jadwal ujian midsemester dan semester, jadwal pembayaran uang kuliah terakhir dan lain sebagainya. Dengan kata lain, ada kontribusi positif dari pegawai terhadap peningkatan kinerja sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
Berdasarkan dari latar belakang tersebut di atas, penelitian ini ditujukan untuk mengetahui pengaruh kompetensi (pengetahuan dan ketrampilan) serta iklim organisasi (kebijakan organisasi, pembagian tugas dan sistem kompensasi) terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah, maka pokok masalah yang diteliti dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana kompetensi pegawai dan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan
2. Bagaimana iklim organisasi dan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan
3. Apakah kompetensi pegawai dan iklim organisasi berpengaruh signifikan terhadap kinerja pegawai Universitas Methodist Indonesia Medan ?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka yang menjadi tujuan penelitian adalah :
1. Untuk menganalisis baik tidaknya kondisi kompetensi pegawai dan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan
2. Untuk menganalisis baik tidaknya kondisi iklim organisasi dan pengaruhnya terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan
3. Untuk menganalisis pengaruh kompetensi dan iklim organisasi terhadap kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan
1.4. Manfaat Penelitian
Dengan dapat diketahuinya gambaran pengaruh dari variabel-variabel yang ada, maka diharapkan penelitian berguna untuk keperluan teoritis maupun praktis,sebagai berikut:
1.4.1. Manfaat Secara Teoritis
Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan studi lanjutan yang relevan dan bahan kajian ke arah pengembangan konsep-konsep pengembangan kinerja pegawai yang mendekati pertimbangan-pertimbangan konstekstual dan konseptual serta kultur yang berkembang pada dunia pendidikan dewasa ini.
1.4.2. Manfaat Secara Praktis
a. Memberikan sumbangan pemikiran terhadap pengembangan manajemen pendidikan, bagi para pelaku perubahan termasuk didalamnya pegawai, penyelenggara pendidikan, mahasiswa, alumni dan instansi lain sebagai penerima layanan pendidikan.
b. Mengembangkan ilmu pengetahuan mengenai pengembangan sumber daya manusia di perguruan tinggi khususnya pegawai.
c. Penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk membantu dalam pengembangan kebijakan dalam sumber daya manusia khususnya implementasi pengembangan pegawai di institusi pendidikan.
