MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Politeknik Piksi Ganesha By HendraNet By HendraNet

(1)

MANAJEMEN PROYEK

SISTEM INFORMASI

Politeknik Piksi Ganesha

By HendraNet

(2)

TERMINOLOGI

° Project Management : Aplikasi pengetahuan, keahlian, alat bantu dan teknik untuk mengelola aktivitas proyek dalam menghadapi kebutuhan dasar stakeholders - client dan memprediksi berbagai hal yang berkaitan dengan proyek.

° Project Manager : Individu yang menjaga jalannya manajemen proyek dan semua sumber dayanya (biaya, staff, waktu, kualitas)

° Project :

° kumpulan aktifitas yang jika dikerjakan secara berkesinambungan akan dapat mencapai sukses secara keseluruhan.

° Sesuatu hal yang biasa diminta oleh client

° Dibuat untuk memperbaiki suatu masalah dan atau sesuatu yang baru yang berbeda

° Harus unik dari proyek-proyek yang lain.

Yang menentukan keberhasilan atau kegagalan Proyek, meliputi dua hal :

1. Keterbatasan lingkup proyek 2. Fase proyek

(3)

Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

BAB 1 2

1. Keterbatasan Lingkup Proyek (Project Contraint) : Sesuatu

yang secara potensial membatasi proses-proses dalam proyek, yang meliputi 3 hal :

¾ Time : waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek. Ada beberapa even yang ‘memaksa’ dalam Timeline proyek, yaitu opportunity (kesempatan), limitations (Keterbatasan),

competition (kompetensi).

¾ Cost : Semua biaya yang dibutuhkan dalam proyek. Semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tergantung pada biaya, pentingnya manajer proyek disini adalah melakukan estimasi. Setelah itu adalah memonitor semua limitasi ini, supaya proyek ’aman’

¾ Quality : Semua hal yang dikerjakan dalam proyek harus menghasilkan sistem pada waktu dan dalam budget yang ditentukan namun tetap dalam kualitas terbaik yang dapat dicapai.

2. Fase Proyek (Project Phase) :

1. Persiapan (Initiating) – mengenali kebutuhan yang

berhubungan dengan proyek untuk menangani masalah-masalah.

2. Perencanaan (Planning) – ketika mendefinisikan rencana yang akan digunakan untuk menyelesaikan tujuan akhir (requirements gathering).

(4)

sumberdaya penting lainnya, seperti yang sudah ditetapkan dalam perencanaan.

4. Pengawasan (Controlling) – Monitoring secara konstan terhadap overall progress dalam proyek dan menjaga integritas tujuannya.

5. Sosialiasasi (Close Out) – Formalisasi penerimaan kesuksesan suatu proyek dari stakeholders (client).

Keberhasilan Suatu proyek = Dokumentasi fase proyek yang baik Dokumentasi

° Dokumen Konsep proyek (Project Concept Document) – ikhtisar dari apa yang diucapkan client pada meeting pendahuluan (preliminary meetings)

° Dokumen Kebutuhan Proyek (Project Requirement Document) – hasil dari analisa kebutuhan.

° Dokumen Persetujuan / Validasi (Project Charter) – dokumen yang berisi pengesahan manajemen dari client (acknowledges), bahwa proyek diizinkan untuk mengalokasikan sumberdaya. ° Dokumen lingkup proyek (Project Scope Document ) –

kandungan proyek (yang berhubungan dengan proyek seperti : project members, project sponsor, dsb).

(5)

BAB 1 4

° Dokumen Perencanaan Proyek (Project Plan) – detil yang menunjukkan strategi untuk dapat menyelesaikan proyek. Outline-nya bisa berupa tahapan-tahapan fase dan langkah demi langkah kerja.

° Dokumen sosialisasi (Closing Document) – metode sosialisasi, training, serah terima dengan stakeholders dan komitmen akhir seperti garansi dsb.

TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE

Ada 7 fase dari proyek software, yaitu : 1. DEFINITION 2. ANALYSIS 3. DESIGN 4. PROGRAMMING 5. SYSTEM TEST 6. ACCEPTANCE 7. OPERATION

Proyek software sama dengan membangun sebuah rumah

DEFINITION DEFINISIKAN RUMAH YANG AKAN DIBANGUN

ANALYISIS SPESIFIKASI RUMAH

DESIGN ARSITEK

PROGRAMMING KONSTRUKSI RUMAH

SYSTEM TEST BASEMENT, LANTAI 1, 2, ….

ACCEPTANCE RUMAH SUDAH SELESAI

OPERATION RUMAH SUDAH DAPAT DITEMPATI

(6)

Memahami Masalah User

2.1. PENDAHULUAN

Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek.

Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :  Pertama

Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN).

 Kedua

Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak. Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi). Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini.

Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen

yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.

(7)

BAB 2 Halaman 2 dari 8

Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah

pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.  Ketiga

Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL.

Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas. Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.

Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user.

2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)

RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.

(8)

Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.

Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka.

Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan :

Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam

perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.

(9)

Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan

pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaan-pertanyaan di atas selama membuat.

Hal-hal yang terdapat dalam RD

Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :

1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.

2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita

mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.

3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana

sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.

4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi

yang dibutuhkan dari sistem.

5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan

untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.

(10)

harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).

7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan,

tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya.

8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan

ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya.

9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar

komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.

10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu

diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka.

11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan

pengalaman-pengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru.

12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang

akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.

13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.

(11)

14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua

dokumen-dokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.

15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi

yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.

16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi,

kapan dan bagaimana akan dilakukan.

2.3. TANGGUNG JAWAB USER

Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru.

2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK

Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?

(12)

memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungan-keuntungan.

Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting : “Apakah proyek ini

dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”

Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko.

2.5. MANAJEMEN RISIKO

Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya. Alasan yang menumpuk adalah bahwa :

(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah memberitahukan saya tentang… dan departemen- departemen yang lain menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian ….. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya !)

(13)

Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah :

SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah

SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat

SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan

2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO

Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.

Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :

Langkah 1. Antisipasi risiko

Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi

Langkah 3. Kurangi dampak risiko

Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan

(14)

PERENCANAAN PROYEK

Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk melanjutkannya. Pertama, anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda. Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk membuat sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat rencana yang sederhana.

Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.

Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.

3.2. PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK (THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)

Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber

daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user, terutama user luar.

(15)

3.3. RINCIAN STRUKTUR KERJA

(WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS)

Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalah judul proyek).

Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software.

Lihat Gambar 3.1. Rincian Struktur Kerja / WBS Lihat Gambar 3.2. WBS untuk analisis

Sistem Penomoran WBS

Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 : - Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0.

- Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0. Contoh : 1.0, 2.0, dst.

- Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst.

Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst.

- Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.

Kapan Anda Berhenti ?

Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan dalam proyek. Anda dapat berhenti merinci sebuah kegiatan jika mengikuti langkah-langkah berikut dengan benar :

1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.

(16)

melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang. 3. Anda dapat menjadwalkan tugas.

4. Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan.

Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. Seperti pada gambar 3.2, analis lainnya memerlukan sampai Level 3 sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.

Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak INTERVIEW dan

ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 3.3. Lihat Gambar 3.3. WBS Level 3

Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memperkirakan berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 3.4. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing waktu. Hal ini disebut DIRECT time, yaitu jumlah hari yang sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .

Lihat Gambar 3.4. Analysis Level 3

Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL

SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan

total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk seluruh analisis bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan (mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :

(17)

ACTIFITY EFFORT PRECEDENTS

Definition 20 ---

Analysis 35 Definition

Design 25 Analysis

Program A (Control) 20 Design

Program B (Registration) 30 Design

Program C (Warehouse) 25 Design

System test 10 Program A, B, C

Documentation 20 Design

Acceptance 5 System Test,

Documentation

Training 10 Documentation

Operation 10 Acceptance

TOTAL 210 person-days

3.4. DIAGRAM JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)

Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang

paling baik untuk masalah ini adalah bagan PERT. Gambar 3.5. adalah sebuah bagan PERT untuk proyek di atas. Urutan kejadian hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.

Lihat Gambar 3.5. Bagan PERT

Bentuk dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan yang diutamakan). Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.

Jalur Kritis & Lamanya Proyek

Bagan PERT dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang dapat ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis panah. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan.

(18)

proyek.

PERT pada gambar 3.5. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM

B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek

tersebut membutuhkan total waktu : 135 hari.

3.5. MENGHITUNG BIAYA PROYEK (CALCULATING PROJECT COST)

Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja hari dengan rata-rata biaya per-hari.

Biaya pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.

Lihat Gambar 3.6. SUPERPROJECT

Rata-rata Pgr 75 pd @ $1000 per pd 75,000

Keuntungan 25% 18,750

Faktor risiko :

User berubah pikiran terhadap 10% format

Biaya = 10% tambahan waktu pemrograman 7,500

Total pemrograman $ 101,250

(19)

3.6. PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)

Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana (mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan.

Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada.

Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart seperti pada gambar 3.7.

Lihat Gambar 3.7. SUPERPROJECT project schedule

3.7. OUTLINE PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK (PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)

Dilengkapi dengan semua pengetahuan ini, Manajer Proyek dapat menuliskan dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.

1. Tim Proyek (The Project Team)

Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.

Lihat Gambar 3.8. Typical Project Team Structure

Programmer (tidak lebih dari 5 orang). Bertanggung jawab

terhadap pemrograman.

(20)

Bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.

Tujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.

Manajer Proyek (Project Manager)

Manajer dalam tim (pimpinan, motivator, dll).

Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar (laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas dengan user).

Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan, pengontrolan, komunikasi).

2. Biaya Proyek (Projects Cost)

Termasuk WBS, membuat perkiraan dan perhitungan yang digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk.

3. Penjadwal Proyek (Project Schedule)

Merupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat menggunakan metode Gantt.

4. Pemeriksaan Ulang (Reviews)

Pada bagian ini anda dapat menghubungkan antara pertemuan dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal proyek akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.

5. Laporan (Reports)

Bentuk dan isi dari laporan keadaan, laporan milestone dan dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.

6. Dokumentasi (Documentation)

Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen proyek.

(21)

7. Asumsi (Assumptions)

Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.

3.8. KESIMPULAN UNTUK PERENCANAAN

Perencanaan itu seperti menunggang kuda : kelihatannya sulit sebelum anda mencobanya. Tetapi begitu anda mencobanya, maka segalanya akan menjadi mudah.

(22)

PROPOSAL

Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu :

1. Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek.

2. Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan

outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan.

3. Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan.

Kesalahan utama pada proposal dapat disebabkan 2 hal : 1. Tidak menawar, yang mana seharusnya bisa ditawar. 2. Ada tawaran, tetapi hilang dalam kompetisi.

4.2. DUA FASE PROPOSAL PROYEK SOFTWARE

Ada 2 fase proses proposal, yaitu :

1. Buat fase analisis sebagian kecil proyek, usulkan untuk dikerjakan dalam Proposal Analisis (Analysis Porposal).

2. Setelah analisis dikerjakan, usulkan sisanya dibangun dalam Proposal Pengembangan (Development Proposal).

4.3. MENULIS PROPOSAL

Menulis proposal itu sulit. Harus dilakukan dengan benar, selain dapat merusak reputasi anda dan mengubah masa depan bisnis anda dengan klien. Menulis proposal juga mahal, dibuat dengan mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang anda membayar orang untuk membuatnya.

Jika anda menulis proposal gunakan word processor dan gunakan huruf-huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan

(23)

Requirement Document (RD), khususnya Request For a Proposal

(RFP). Format proposal harus mengikuti RFP dan RD.

Garis besar Proposal (Proposal Outline) : 1. Cakupan Surat (Cover Letter)

Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan, ditandatangani oleh Manajer Proyek (jika diwakili oleh seorang Akuntan, maka Akuntan tersebut dapat menandatangani surat ini bersama klien yang lain).

♦ Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : “Thank you for giving XYZ Software Co. the opportunity to propose ……. For your computer system.”

♦ Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari sistem, seperti “ …….hardware anda software to handle ABC’S registration, finance and management information needs for the next three years.”

♦ Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal analisis atau proposal pengembangan

♦ Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan kecepatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup disertai batas akhir penentuan harga (biasanya 30 hari), atau pernyataan seperti , “If we are given a go-ahead in 14 days we can start January 1, otherwise we must do another project, and we can only start yours on June 1.” Penutup surat ini dibuat sebagus mungkin.

2. Halam Judul (Tittle Page)

Halaman ini berisi “Proposal”, judul dari sistem, pembuat, tanggal, nomor revisi, logo perusahaan, dan sebagainya.

3. Daftar Isi (Table of Contens)

Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri penjelasan dari kegunaan setiap bagian.

(24)

Section 1 : TUJUAN Menggambarkan masalah bisnis yang disertai penyelesaian XYZ, ukuran, tingkat dan batasan yang disarankan untuk sistem penyelesaiannya ……… halaman 3

Section 2 : Keuntungan ……….. halaman 4

4. Ruang Lingkup (Scope)

Lihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini langsung dari Requirement Documents.

5. Keuntungan (Advantages)

Jual proyek anda. Buktikan bagaimana perencanaan anda, kontrol dan 7 fase metodologi.

6. Keuangan (Financial)

Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hardware, rinci harga hardware dan sistem operasinya.

Buat daftar non material, seperti job satisfaction, good will,

customer happiness, management happiness, etc.

7. Rencana (Plan)

Gambarkan langkah-langkah rencana anda untuk membangun proyek. Jika proposal analisis, rinci alasan-alasan untuk penggunaan metode 2 langkah. Jelaskan fase analisis yang dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen Functional

Specification yang akan digunakan oleh Klien dan Tim proyek

untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem.

8. Kemampuan dalam penyampaian (Deliverablless)

Daftar user yang akan merinci :

♦ Hardware, sistem operasi, paket software: buat daftar secara rinci.

Keadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi, kapasitas dan tanggal pengiriman.

♦ Custom software : sama seperti di atas.

By HendraNet

(25)

♦ Jaminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana anda akan memberikan dukungan.

♦ Dokumen : daftar manual (user, operator, manajer,

maintenance) dengan penjelasan singkat dari pembaca.

♦ Pelatihan : daftar bagian (user, operator, manajer,

maintenance) dengan penjelasan laporan singkat dari peserta. ♦ Gambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim,

dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.

9. Penerimaan (Acceptance)

Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem (dan untuk membayarnya), karena dia merasa tidak seperti apa yang disetujui Tim proyek pada awal pengiriman.

10. Alternatif (Alternatives)

Kadang-kadang kita menentukan RFP ditulis langsung oleh penjual (hardware / software) dalam pikiran kita. Ini baik, jika anda adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan penjual ?. Anda harus merinci solusi penjual-penjual lain, seperti

ALTERNATIVE SOLUTION dan buktikan mengapa solusinya

berbeda.

11. Istilah, Kondisi dan Pendapat

(Terms, Conditions and Assumptions)

Daftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan untuk bekerja di dalam proyek internal. Daftarkan semua asumsi, jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus memproteksinya.

Daftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak dapat menjawab dengan tepat, dan hanya dapat menjawab yang bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri pendapatnya.

(26)

12. Istilah khusus (Terminologi)

Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. Jika anda merasa bahwa istilah khusus ini tidak lazim bagi user, buat definisinya.

4.4. PROPOSAL INFORMAL

Proposal tidak harus dibuat di ruang rapat. Proposal tersebut dapat dibuat menjadi informal melalui telepon, tempat latihan golf, bahkan di bar.

Presentasi proposal secara formal yang dilakukan di ruang rapat akan selalu membutuhkan tempat, tetapi user sudah siap mengetahui hal-hal utama apa yang akan dikemukakan.

4.5. PERSETUJUAN PROPOSAL INTERNAL

Ada aturan di DEC Software Service yang menyatakan bahwa proposal tidak dapat keluar sebelum mendapat persetujuan dari manajemen tingkat tinggi. Persetujuan manajemen tingkat tinggi berhubungan dengan sejumlah hal yang diusulkan. Peraturan ini untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

4.6. PRESENTASI PROPOSAL

Selalu siapkan presentasi. Siapkan dan buatlah jadwal semua peralatan yang dibutuhkan, seperti transparansi, proyektor, layar, sebuah terminal dan modem untuk berhubungan ke dalam sistem yang mirip dengan yang anda usulkan.

Buatlah presentasi di dalam ruangan yang tepat menurut anda, dimana menurut pandangan user akan lebih dapat diterima.

(27)

Langkah-langkah presentasi :

¾ Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut.

¾ Perkenalkan proposal anda secara garis besar. ¾ Bagikan proposal anda.

¾ Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal.

¾ Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian yang penting. ¾ Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan membeli

secepatnya.

4.7. KESIMPULAN UNTUK PROPOSAL

Penulisan proposal dan mempresentasikannya merupakan sebuah seni.

Anda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal. Jangan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan

kuantitas.

Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang anda pikir akan membayar ini ?

Rencanakan memberi solusi untuk semua masalah.

Dan akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal adalah kumpulan dokumen yang sah. Hal ini seharusnya dibuat sebaik mungkin seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi dibuat seperti jika melakukan kontrak eksternal.

(28)

Tidak menawar

Sebuah perusahaan minuman ringan mengundang seorang Analis dari Famous Minicomputer Manufacturing Company (FMMC), untuk mempelajari suatu kemungkinan pada suatu hal, jika ada sesuatu yang bermanfaat dari sistem komputerisasi pada pabrik minuman ringan tersebut. Si Analisis mempelajarinya, tetapi selama belajar dia menemui sedikit kesulitan dengan masalah akuntansi di perusahaan tersebut. Akuntan yang ada pada perusahaan tersebut takut kehilangan pekerjaan dengan adanya komputer, sehingga ia mempersulit Analis dengan menolak menjawab pertanyaan yang diajukan kepadanya.

Hasil dari yang dipelajari : Analis menyarankan bahwa beberapa penggunaan sistem komputerisasi akan membantu pekerjaan. Sehingga Analis menyarankan agar sistem komputer yang ada dapat digunakan untuk menjalankan pekerjaan bagian keuangan yang meliputi : piutang, hutang, kontrol persediaan, dll. Analis juga menyarankan untuk mengimplementasikan sistem tersebut untuk menangani masalah gaji, pajak, dan sejenisnya, serta menangani masalah produksi minuman yang meliputi proses produksi pembuatan minuman dan pengawasan barang-barang di gudang secara ototmatis. Ketika ditanya mengenai perincian harga untuk sistem tersebut, berdasarkan konsentrasi waktu, Analis menjelaskan bahwa hanya untuk sistem keuangan diperlukan biaya $150.000.

Reaksi dari user terlihat kasar. Singkatnya dia mengatakan bahwa $150.000 terlalu mahal untuk sistem komputer yang terlihat begitu sedikit kegunaannya. Dia mengatakan tidak akan membayar lebih dari $50.000 untuk sistem keuangan.

Kesalahan fatal dilakukan oleh Manajer si Analis tersebut. Berdasarkan reaksi user (dan mungkin untuk alasan pribadi), Analis menyarankan kepada manajernya agar FMMC menarik kembali penawarannya. Analis merasa bahwa user akan sulit untuk ditangani, dan user tidak akan menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan benar. Dan bahwa FMMC dan perusahaan minuman ringan tersebut tidak akan pernah mencapai kesepakatan. Sayangnya Manajer tersebut menyetujuinya dan membatalkan penawaran.

(29)

Komentar : Semua user merasa bahwa harga sistem yang

ditawarkan terlalu mahal. Mungkin user dapat saja menang dengan pendekatan lain yang berbeda. Analis dapat mengusulkan pembuatan sistem tersebut secara bertahap yaitu dengan membuat sistem dalam ukuran-ukuran yang lebih kecil, sehingga user tertarik. Mungin user memiliki uang, dan dia perlu bernegosiasi. Jangan pernah menyerah untuk menawar dalam pertemuan pertama. Mungkin saja ada masalah pribadi antara Akuntan yang takut kehilangan kedudukannya dengan Analis. Manajer harus mengetahui hal ini dan datang untuk membantu bernegosiasi.

Situasi di atas dapat terjadi pada proyek internal dimana seorang user dan klien berada pada dua departemen dalam satu perusahaan. Usahakan reaksi pertama untuk mengurangi harga. Rencanakan negosiasi. Kadang-kadang lawan anda hanya menguji untuk mengetahui seberapa yakin anda pada proposal anda. Bila anda menarik kembali penawaran haga dengan tergesa-gesa, dia akan mengetahui bahwa anda tidak percaya diri.

Penutup : Perusahaan minuman ringan tersebut menggunakan

sistem komputerisasi dengan harga ditetapkan oleh Analis pertama, tetapi tidak oleh perusahaan FMMC.

Kehilangan Penawaran

Seorang pengarang buku terkenal “Software Project Management” (untuk proyek berukuran kecil) memulai karirnya memberi nasehat sebagai guru mikrokomputer. Dia berjalan-jalan di sekitar toko-toko mikrokomputer di kotanya dan memberi informasi pada pemilik toko bahwa ia dapat mengajar apapun pada siapapun. Sungguh meyakinkan, suatu hari ia mendapat panggilan dari departemen pemerintahan bagian pemeliharaan pesawat terbang. Tugas mereka adalah mengetahui siapa saja di negara tersebut yang sudah mendapat pelatihan mengenai jenis-jenis pesawat terbang.

Enam bulan yang lalu seorang anggota departemen telah membeli sebuah mikrokomputer kuno, lengkap dengan program data base yang tidak terdokumentasikan (dengan harga yang luar biasa), tetapi ia telah meninggalkan departemen tersebut sebelum data base

(30)

memiliki pengalaman komputer. Maka guru itu dipekerjakan untuk melatih pegawai di departemen itu dengan cukup baik, untuk menjalankan program data base pada komputer. Guru tersebut memperoleh informasi yang tepat dan berhasil mengajak orang-orang bagaimana menggunakan komputer dan program data base. Sekitar satu bulan kemudian, guru itu menerima panggilan dari kepala departemen, yang menanyakan jika ia dapat mengajukan harga yang sebenarnya untuk menjalankan data base mereka. Guru tersebut mewawancarai pemakai data base yang berpotensi : ada 25 pemakai yang berpotensi dengan 50 pendapat yang berbeda tentang bagaimana menggunakan data base tersebut. Dengan catatan program data base tidak akan mengatasi semua kebutuhan mereka – program-program yang lainnya akan ditulis. Guru memperkirakan ini akan memakan waktu selama 3 bulan.

Kesempatan pertama si guru harus mengajukan proposal pada rapat komisi tingkat manajer dari 8 manajer departemen. Semua berjalan lancar sampai pada waktu ia mengemukakan harganya : 3 bulan untuk membuat program dengan biaya $400 per-hari, totalnya $20.000. Para manajer terkejut. Selama ini mereka hanya menghabiskan $1000 untuk hardware dan paket software, dan sekarang seorang yang dungu memberitahukan mereka bahwa ia akan menghabiskan $20.000 lagi untuk menjalankannya.

Komentar : Terkadang para pemakai tidak sadar akan harga

software, khususnya pada mikrokomputer dimana harga hardware hanya sebagian kecil dari harga keseluruhannya. Pada kasus ini harapan para Manajer tidak ditetapkan dengan tepat untuk batasan harga tersebut.

Penutup : Mikrokomputer ini tetap ada di sana bersama dengan

debu.

(31)

BAB 5

NEGOSIASI DAN KONTRAK

5.1. NEGOSIASI

Mengapa bila orang pergi ke tempat perdagangan di Mexico, mereka akan melakukan negosiasi walaupun hanya untuk beberapa dolar saja, tetapi bila mereka melakukan transasksi dengan sebuah produk berharga ribuan dolar, mereka enggan untuk “tawar-menawar”. Tidak ada kata malu untuk melakukan negosiasi. Belajar dari bagaimana semua itu dilakukan dengan benar dan anda dapat menggunakan keahlian pada saat situasi tawar-menawar dalam lingkungan proyek software.

Ilmu Pengetahuan dan Seni Bernegosiasi

Kunci sukses dari negosiasi adalah mengetahui fakta yang sebenarnya. Hal pertama dan yang terpenting, mengetahui produk yang akan dijual atau dibeli.

Sebelum anda memulai negosiasi, tentukan dua hal : 1. Apa yang sepenuhnya anda inginkan untuk perjanjian 2. Apa yang akan anda berikan

Bila anda penjual software, hal yang akan dinegosiasikan adalah harga, ketahui harga minimum yang akan diminta. Jika anda pembeli, ketahui harga maksimum yang akan dibayarkan. Hal ini juga membantu jika anda mengetahui kebutuhan lawan anda, ini dikatakan dengan fleksibilitas.

Tiga hal yang dinegosiasikan dalam proyek software

Hal yang paling sering dinegosiasikan adalah harga, tetapi lamanya proyek dan fungsi proyek dapat juga dinegosiasikan. Seperti kata pepatah, “Anda akan mendapatkan yang murah, cepat atau bagus : pilih dua hal”. Anda dapat menghemat uang dengan mengambil waktu yang lebih lama. Atau apabila harga terlalu mahal, perhitungkan menawar dengan kelengkapan yang lebih sedikit.

(32)

Jika anda membeli produk, berhati-hatilah dengan tawar-menawar Tim proyek yang terlalu rendah, atau menerima tawaran murah yang tidak biasanya.

Contoh kasus :

Perusahaan ABC menawarkan tender keluar untuk kebutuhan software. Mereka menerima 2 tawaran :

Pertama dari Smart Software Co. (SSC). SSC mempunyai perkiraan akurat dan menawarkan harga $200 untuk dilaksanakan dalam 12 bulan.

Kedua, tawaran dari Unscrupulous Software Co. (USC). Mereka menawarkan $100 untuk jangka waktu 6 bulan.

Mencoba menghemat biaya, perusahaan ABC tentu saja menerima USC. Enam bulan kemudian setelah pembayaran $100 kepada USC, kejadian berikut ini terjadi :

ABC : Benarkah sistem akan diantar hari ini ? USC : Kami mempunyai kabar buruk.

ABC : Kabar buruk apa ?

USC : Sayang sekali, kami telah menghabiskan $100, tetapi kami

baru menyelesaikan hanya setengah dari sistem yang tertulis.

Anda punya dua pilihan : berikan kami $100 lagi (atau mungkin lebih), atau ambil saja setengah sistem anda.

ABC : Tetapi kita mempunyai kontrak !

USC : Saya harus menggaji programmer saya, jika tidak mereka akan berhenti. Jika anda tidak membayar saya, saya akan dinyatakan bangkrut. Silakan kirim surat ke Brazil.

5.2. KONTRAK

Kontrak untuk produk software mengharuskan tim proyek untuk menyediakan pengirim khusus, seperti tanggal yang pasti, untuk berbagai macam pemberian upah. Kecuali proyek ini dilaksanakan pada dasar formal dalam organisasi eksternal, khususnya dalam dokumen “kontrak” yang tidak ingin dituliskan.

(33)

Bagian-bagian Kontrak (Items To Be Contracted)

Dalam tambahan untuk harga, tanggal pengiriman dan pengiriman, kontrak ini dapat termasuk dalam hal-hal dan kondisi lain seperti reproduksi, harga bertahan (price holding), lisensi atau garansi. Bila kerusakan dari software dapat menyebabkan tidak hidup atau situasi kritis lain, pertanggung jawaban dari pemulis harus diklarifikasikan. Jika perkiraan didasarkan pada input verbal dari user, “escape

clause” harus diikutsertakan. Anjuran tim proyek ini berguna untuk

keluar dari kesalahan informasi. Tanggung jawab user, seperti menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu, atau melakukan beberapa pekerjaan seperti dokumentasi, juga harus ditulis.

Kontrak Harga Tetap (The Fixed Price (FP) Contract)

Ini merupakan tipe umum dari kontrak. Di dalam kontrak FP, tim proyek mengajukan harga total pada awal proyek. Bagaimanapun juga tim proyek harus memperkirakan risiko di dalam kontrak FP. Gunakan kontrak FP hanya jika anda dapat memperhitungkan risiko dan harganya.

Kontrak FP sangat tepat bila :

1. Anda yakin bahwa tidak akan terjadi pergantian utama.

2. Anda akan bekerja dengan software dan produk hardware yang anda ketahui.

3. Anda memiliki komunikasi yang baik dengan user.

Kontrak Harga Tambahan (The Cost Plus (CP) Contract)

Apabila risiko terlalu tinggi dalam menentukan harga tetap, tim proyek harus memilih kontrak CP. Pada kontrak CP, tim proyek menerima gaji dalam jumlah tetap per-hari atau per-jam ditambah ongkos-ongkos. Biasanya perusahaan tidak membuat janji untuk berapa lama mereka membuat kontrak.

Kontrak CP sangat tepat bila :

1. Anda merasa bahwa pergantian utama akan terjadi (RD tidak ada atau kebutuhan lain tidak jelas).

2. Anda bekerja dengan tidak mengetahui sistem operasi, paket software atau hardware, atau anda mempunyai peralatan pengembangan khusus untuk menulis, seperti simulator, tes dasar, dsb.

(34)

4. Aktifitas utamanya berorientasi pada manusia, contohnya interview.

Kondisi dan Syarat (Terms and Conditions)

Jika anda menjalani kontrak CP, yakinkan bahwa kondisi dan persyaratan jelas.

Masukkan semua syarat dan kondisi – aspek hukum dari cara yang anda inginkan untuk bekerja dengan klien. Ini akan memeberikan perlindungan bagi anda dan klien, dan menghindari kesulitan yang akan datang. Hal-hal yang berkaitan dengan hukum harus diklarifikasi seawal mungkin yang dapat meliputi isu-isu pembayaran, hak cipta untuk sumber daya dan dokumentasi, hutang, jaminan, dan masalah-masalah yang berhubungan dengan hardware dan software yang disediakan oleh pabrik.

Kontrak Di luar Organisasi dan Di dalam Organisasi

Kontrak akan diterima secara luas jika organisasi eksternal atau perusahaan menyediakan layanan proyek. Mengapa ini bukan bagian dari proyek ? Walaupun hubungan antara tim proyek dan user sangat dekat harus ada sesuatu yang bersifat resmi, pernyataan tertulis menjelaskan layanan yang akan disediakan oleh tim proyek . Ini dapat dijadikan surat perjanjian (letter of intent) atau proposal resmi. Garis bawahi ini dan anda akan terhindar dari percekcokan yang tidak pernah berakhir.

5.3. PENINJAUAN PROPOSAL YANG DIKEMBALIKAN

User dapat mengembalikan proposal yang telah diterima dengan “sedikit” perubahan-perubahan. Waktu yang dijadwalkan untuk anggota teknis dari tim proyek untuk meninjau sedikit perubahan susunan kata dapat berarti upaya utama. Masalah harga dapat dinegosiasikan kembali.

(35)

Berhati-hati untuk tidak setuju pada kondisi dan persyaratan. Biarkan manajemen tingkat tinggi atau departemen yang sah menangani masalah ini. Jangan memulai pekerjaan sampai seluruh persetujuan selesai. Akan lebih menguntungkan anda untuk membiarkan user mengetahui kondisi-kondisi dan persyaratan sebelum menulis proposal.

5.4. KESIMPULAN UNTUK FASE DEFINISI

Ini akan membawa kita pada akhir fase definisi. Mari kita mengulang kejadian penting yang pernah dicapai. Ingat kembali kejadian penting yang digunakan untuk merencanakan proyek dan mengontrol kemajuan proyek.

1. Dokumen Kebutuhan (RD) yang lengkap dan telah disetujui oleh kedua belah pihak yaitu Tim proyek dan user.

2. Dokumen proposal dapat digunakan untuk analisis atau seluruh pengembangan, yang dilengkapi dan dibeli oleh user. Tulis persetujuan yang diinginkan.

3. Walaupun tidak mempertimbangkan kejadian penting, izin dari PPP itu dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan.

(36)

BAB 6

FASE ANALISIS

Tujuan dari fase analisis adalah mendefinisikan secara tepat apa yang dapat dilakukan sistem untuk user, dan bagaimana sistem tersebut menyesuaikan dengan lingkungan user.

Aktivitas utama (kejadian penting) dari fase ini adalah untuk menghasilkan dokumen yang menjelaskan arti lingkungan sistem, disebut Functional Specifications (FS) / Spesifikasi Fungsi.

Setelah mengerjakan FS, anda kini memiliki pengetahuan yang lebih dibandingkan pada Fase Definisi, sehingga anda harus meninjau ulang rencana permulaan proyek dan perkiraan awal.

Aktivitas ketiga, menuliskan development proposal / proposal pengembangan, dan akan dikerjakan jika dua metode proposal akan dilakukan. Hal tersebut akan ditulis setelah FS. Isi dan garis besar proposal pengembangan sama dengan proposal analisis, kecuali bahwa proposal pengembangan dikerjakan dengan menggunakan lima tahap dari pengembangan.

Dalam fase analisis “Anda harus menghadapi apa yang akan dilakukan, bukan mengenai bagaimana hal tersebut akan dilakukan, karena fase disain akan membahasnya”.

6.2. ALIRAN DATA YOURDON / METODE ANALISIS BUBBLE CHART (THE YOURDON DATA-FLOW/BUBBLE CHART

METHOD OF ANALYSIS)

Edward Yourdon menemukan sebuah metode grafik untuk mendokumentasikan dan mengendalikan proses analisis yang menjadi sangat populer (Referensi 11). Berikut ini (gambar 6.1) adalah sebuah aplikasi dari metode tersebut untuk proyek ABC.

(37)

Gambar 6.1. Analisis Yourdon

(38)

Pendefinisian User

Analis bersama-sama dengan user mengembangkan diagram seperti pada gambar 6.1. Mereka mulai dengan membuat daftar semua user yang akan memiliki hubungan dengan sistem. Termasuk user tidak langsung seperti STUDENT.

Kemudian mereka menggambar garis panah untuk semua input dari dan output untuk masing-masing user, garis diberi nama dengan informasi atau data yang melewatinya.

Garis panah tersebut mewakili aliran informasi (STUDENT →

REGISTRAR melalui telepon), aliran data (REGISTRAR → COMPUTER lewat terminal) atau kejadian perpindahan secara fisik

dari bagian-bagian (WAREHOUSE → CLASSROOM ships material). Inilah sebabnya mengapa diagram ini disebut diagaram ‘aliran data’. Kemudian analis dan user mengidentifikasi informasi umum yang disimpan oleh sistem (informasi kursus, informasi murid, informasi material) dan menuliskannnya ke dalam lingkaran.

Pendefinisian Antarmuka User

User dan Analis menjelaskan setiap bagian yang diwakili oleh garis panah, yang merupakan aliran data antara user dan sistem. Hal ini akan mengontrol penjelasan mengenai semua menu, formulir, laporan, perintah-perintah dan pesan-pesan – dengan kata lain merupakan ‘tampilan antarmuka user’ pada sistem.

Tujuan dari proses ini adalah :

• Pertama untuk menjelaskan tampilan antarmuka pada komputer. • Kedua untuk memperoleh pemahaman yang umum dari bisnis

user. Seringkali user belajar mengenai bisnisnya sendiri dari tipe analisis ini.

Sebagai contoh, analisis dari aliran data STUDENT ke REGISTRAR akan dihasilkan sebagai berikut :

(39)

STUDENT → REGISTRAR and REGISTRAR → STUDENT Method : Verbal over phone, or mailed in

Inquiries

Location, dates of courses Number enrolled/maximums Cost

………. Responses

Course locations, dates (next 6 months)

Number enrolled (next 6 months); maximum allowed Cost

………. Changes

Update name, address, payment information of student Cancel a student from a course

Register a student

Obtain and enter name, address, course (by number) Payment information

Performance

Must handle up to 3 calls per minute

Analisis terhadap REGISTRAR → ABC akan menghasilkan :

REGISTRAR → ABC

Method : Terminal input Automatic registrar menu

When registrar logs in with specific account number, menu of The format in the Functional Specification Figure 3.9. is presented. To make a choice on this menu, the registrar can use either the UP and DOWN arrows keys followed by RETURN, or move the mouse up or down, followed by press on mouse button.

If student wishes information on course Registrar chooses 1.

Menu of format FS Fig. 3.10 appears. If student wishes to enroll…..

(40)

Langkah berikutnya adalah merinci seluruh menu, formulir, laporan dan perintah yang tepat. Semua menu seperti REGISTRAR dan pertanyaan mengenai kursus harus dijelaskan.

6.3. SPESIFIKASI FUNGSI (THE FUNCTIONAL SPECIFICATIONS / FS)

FS menjelaskan semua tingkah laku sistem dalam bentuk cerita dan gambar. Definisikan antarmuka user seperti di atas, menu-menu, perintah-perintah, respon, laporan dan pesan-pesan dijelaskan sebanyak mungkin. Setiap perubahan di dalam lingkungan user karena sistem baru akan dijelaskan. Semua pengiriman, termasuk hardware, software, pelatihan, dokumentasi dan garansi dirinci.

Sebagai tambahan pada proposal, FS juga merupakan kontrak antara User dengan Tim Proyek (PT). Sejumlah uang yang besar mungkin dipertaruhkan, dan user membutuhkan lebih rinci tantang apa yang dapat diberikan dibandingkan apa yang ada di proposal. FS mungkin akan dinegosiasikan dan ditinjau kembali, dan ketika persetujuan dicapai proposal harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak.

Garis Besar FS (Outline of the FS)

(Lihat Appendix A untuk contoh keseluruhan)

1. Judul Halaman (Title Page)

Judul fungsi spesifikasi, nama sistem, pembuat, dan tanggal Jangan lupa nomor versi : dokumen ini akan direvisi !

2. Daftar Isi (Table of Contens)

Nama bagian, berikut nomor halaman

3. Gambaran Sistem / Ikhtisar Sistem (System Overview)

Menjelaskan sistem yang akan dibuat. Ingatlah bahwa FS adalah

dokumen teknik yang ditujukan untuk pembaca non teknis (user). Cara terbaik untuk menjelaskannya dengan menggunakan

gambar.

(41)

Marilah kita ambil contoh sistem Amalgamated Basketweaving

Course (ABC) yang dijelaskan di awal. Sistem berdasarkan data

mengenai kursus (Course) dan murid (Student). User membutuhkan keterangan yang pasti mengenai data pendaftaran, kursus yang masih dibuka/tersedia, jadwal, rincian akuntansi, dsb. User juga membutuhkan kemampuan untuk merubah data. User membutuhkan laporan yang dihasilkan, seperti faktur, konfirmasi, jumlah murid yang mendaftar. Semua bagian ini harus ada antarmukanya dengan user, sehingga sebaiknya dibuatkan sistem menu menggunakan mouse. Untuk menjelaskan semua ini, anda sebaiknya mulai dengan diagram seperti pada gambar 6.2.

Gambar. 6.2. Major functions of the system.

(42)

4. Tujuan Utama (Major Objectives)

Buatlah daftar tujuan sistem, hubungkan masing-masing ke modul utama. Contoh INQUIRY akan menjawab pertanyaan seperti “Berapa banyak murid yang mendaftar kursus”.

Menjelaskan bagaimana sistem yang baru akan mempengaruhi lingkungan user, yaitu dimana terminal akan ditempatkan, siapa yang menggunakannya, laporan apa yang akan dibuat, kapan dan bagaimana hal ini akan mengubah pekerjaan setiap orang. Anda harus memperingatkan user apabila sistem ini akan mempengaruhi berbagai aspek kehidupannya.

5. Kebutuhan Khusus Sistem (Special System Requirements)

Bagian ini menunjukkan kebutuhan-kebutuhan sistem seperti jaringan, kesesuaian, keamanan, ketahanan, dan kemudahan dalam menggunakan sistem.

Persoalan yang rumit seperti respon (jumlah waktu dalam detik yang dibutuhkan komputer untuk menjawab), throughput (jumlah total pekerjaan yang diselesaikan komputer dalam jangka waktu tertentu) dan growth / perkembangan (kebutuhan sistem untuk beberapa tahun ke depan) dapat ditunjukkan disini.

Sebagai contoh bagaimana jika RD berisi pertanyaan seperti : “Sistem harus memberikan respon untuk setiap input dalam 5 detik”. Sebuah komputer tercepat yang pernah dibuat sekalipun membutuhkan waktu lebih dari 5 detik untuk merespon berbagai permintaan.

Demikian pula jangan menjanjikan dengan pasti mengenai

throughput atau growth. Janji-janji yang pasti dapat diberikan pada

sejumlah hal, seperti jumlah user, ukuran file, transaksi per-menit, atau pengembangan hardware, akan tetapi hal-hal tersebut mungkin sulit dipenuhi pada waktu penerimaan.

6. Deskripsi Komponen (Component Descriptions)

Bagian ini menjelaskan secara detail masing-masing isi kotak, atau fungsi yang terdapat pada gambar 6.2.

(43)

Jangan menjelaskan file yang berorientasi informasi seperti organisasi file, record dan field – semua itu sudah ada dalam disain. Lakukan pernyataan yang menunjukkan batasan, seperti jumlah maksimum kursus yang dapat ditangani oleh sistem.

7. Pengiriman yang lain (Other Deliverables)

Dokumentasi. Menyatakan jumlah dokumen yang dihasilkan,

pembaca yang diharapkan, dan kegunaannya.

User’s Guide sebaiknya menyediakan 2 tujuan :

• Pertama, sebagai alat pembelajaran

• Kedua, sebagai referensi dengan petunjuk seluruh perintah dan pesan yang akan disajikan secara alphabet.

Pelatihan. Buatlah daftar modul-modul atau topik-topik yang

menjadi cover pada masing-masing kursus, dan materi pelatihan yang digunakan.

8. Perubahan Spesifikasi (Specification Changes)

Perubahan FS mungkin menyebabkan perubahan ke seluruh item-item yang lain, yang menyebabkan biaya menjadi mahal dan penundaan waktu pengiriman. Perubahan harus diminimalkan.

9. Penerimaan (Acceptance)

Salah satu masalah terbesar dalam dunia software adalah user kadang-kadang enggan untuk menerima dan membayar sistem tersebut. Oleh karena itu dalam FS kita rinci metode penerimaan, dan mengakhirinya dengan baik.

10.User dan Interface Tim Proyek (User and Project Team Interface)

User dan Tim proyek harus saling berkomunikasi pada level teknik maupun manajemen. Kebutuhan secara teknik dari User diperlukan saat Tim proyek memerlukan jawaban yang cepat dan akurat berbagai pertanyaan yang bersifat teknik. Berbagai pertanyaan ini tidak selesai hanya pada fase analisis, tetapi akan semakin kompleks saat proyek dilaksanakan. Sebaiknya user menunjuk paling sedikit satu orang yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

(44)

User dan Tim proyek harus berkomunikasi pada level manajemen dengan baik. Hal ini harus dilakukan paling tidak oleh Proyek Koordinator User dan Manajer proyek. Mereka akan mendiskusikan berbagai isu seperti pendanaan, jadwal, perubahan-perubahan, dan masalah-masalah sumber daya manusia.

11.Tanggung Jawab User (User’s Responsibilities)

Untuk menghemat uang dan waktu, atau jika user berharap dilibatkan lebih banyak, Tim proyek mungkin meminta kepada user untuk mengerjakan tugas-tugas proyek, seperti menyediakan data

test, menulis User’s Guide, atau bahkan merencanakan acceptance test. Buatlah daftar seluruh kegiatan dan batas

waktunya. Ingatkan user untuk menandatangani dokumen ini.

12.Istilah, Kondisi dan Asumsi

(Terms, Condition anda Assumptions)

Buatlah daftar aturan baru dan kebijaksanaan yang harus dipatuhi semua orang.

6.4. TEKNIK PENULISAN UNTUK PEMBACA NON TEKNIS

(TECHNICAL WRITING FOR THE NON-TECHNICAL READER)

Untuk menulis FS yang baik memang sulit sekali. Jika FS menjelaskan sebuah sistem teknis, maka disebut dokumen teknis, tetapi FS ini ditulis untuk pembaca non teknis. Tulislah dari sudut pandang user – gunakan terminologinya. Untuk itu anda harus mempelajari bisnis user dan bahasanya.

Alasan terbesar yang menyebabkan kesalah pengertian dokumen adalah kata-kata yang memiliki dua arti. Hal yang sama, hindari janji-janji yang sulit untuk dilakukan.

(45)

6.5. KEGUNAAN LAIN UNTUK SPESIFIKASI FUNGSI

(OTHER USES FOR THE FUNCTIONAL SPECIFICATION) FS yang baik dapat digunakan untuk memperkenalkan proyek kepada anggota Tim proyek yang baru. User dapat menggunakannya untuk memperkenalkan sistem yang baru ke pihak manajemen, atau ke bagian lain. Tetapi yang paling penting adalah bagian-bagian yang menjelaskan menu, form, query, dan report dapat digunakan dalam User’s Guide.

6.6. CASE SOFTWARE TOOLS UNTUK ANALISIS (CASE SOFTWARE TOOLS FOR ANALYSIS)

Computer Aided Software Engineering (CASE) digunakan sebagai

suatu paket software tools pada masing-masing fase dari daur hidup sistem. Terdapat beberapa produk software yang mutunya bagus yang membantu anda untuk melakukan analisis. Contohnya

Excelarator. Excelarator dapat digunakan untuk menggambarkan

Data Flow Diagram (DFD) tingkat tinggi, seperti pada gambar 6.2.,

kemudian memecah DFD ke level-level berikutnya yang lebih rendah. Peralatan analis menyediakan menu, layar, dan fasilitas laporan dari gambar untuk membantu menjelaskan kepada user. Input dan output pada layar dapat digambarkan dengan menggunakan mouse input. Laporan query dapat secara cepat ditampilkan.

(46)

Gambar 6.3. Excelarator report mock-up

Pada mini komputer, alat seperti DECDESIGN mendukung fase analisis dengan menggambarkan DFD atau Entity Relationship

Diagram (ERD), seperti pada saat menggambar Structure Chart dan Diagram State Transition.

By HendraNet

(47)

Gambar 6.4. DECDESIGN Entity Relationship Diagram

6.7. MENINJAU KEMBALI PERENCANAAN (REVISING THE PLAN)

Perencanaan adalah proses pengulangan. Lakukan perbaikan PPP segera setelah analisis dilakukan. Apakah tugas-tugas masih dapat diperkirakan, ditentukan, dijadwalkan, dan diselesaikan ? Yang paling penting adalah tanyakan apakah sumber daya yang diperlukan untuk masing-masing tugas masih tersedia ketika dibutuhkan ?

Berikut ini adalah daftar pendek dari masalah-masalah yang dapat terjadi dalam tiga fase berikutnya (Design, Programming, System

Test), selama pelaksanaan rencana berikutnya :

• Programmer kunci atau perancang mengundurkan diri. • Komputer pengembangan tidak tersedia.

• Peralatan hardware yang khusus tidak ada / terwujud tepat pada waktu dibutuhkan.

(48)

• Paket software dengan release terbaru (atau hardware) tidak bekerja.

• Sumber daya yang disediakan oleh pihak ketiga tidak terwujud.

Rencana Pelatihan Untuk Anggota Proyek (Training Plans For The Project Members)

Ketika akhirnya staf telah diputuskan, lakukan pemeriksaan untuk melihat siapa-siapa saja yang membutuhkan pelatihan. Programmer anda merupakan calon yang paling memungkinkan. Jadwalkan semua pelatihan yang akan dilakukan pada akhir disain.

6.8. KESIMPULAN DARI FASE ANALISIS

Diharapkan FS dinegosiasikan atau ditinjau kembali; jadwalkan waktu untuk persetujuan dan perbaikan. Atur batas akhir penyelesaian. Jika tidak disetujui diantara individu-individu atau departemen-departemen menyebabkan ‘analysis paralysis’, ambil satu orang dari tiap departemen dan kumpulkan dalam satu ruang dan tekankan untuk tidak menunda pertemuan sampai masalah terpecahkan.

Dan yang terakhir, kita tinjau kembali kejadian-kejadian utama dalam fase analisis :

1. Spesifikasi Fungsi (FS) yang disetujui dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

2. Jika kedua langkah proposal digunakan, Development Proposal telah ditulis dan dibeli oleh user.

3. PPP diperbaiki untuk memasukkan perhitungan-perhitungan baru dan jadwal-jadwal; sumber-sumber masih dijalankan untuk seluruh kegiatan.

4. Disain tingkat atas (The Top Level design / TLD) telah dilakukan. Hal ini mungkin tidak jelas, tetapi anda harus mengerjakan TLD ketika anda menemukan gagasan dan menggambarkan gambar 6.1. Ini mungkin bukan TLD terbaik, meskipun pada akhirnya akan digunakan juga, tetapi itu merupakan terobosan pertama bagaimana sistem akan bekerja dan bagian utama yang akan diproduksi.

(49)

BAB 7 Halaman 1 dari 22