JURNAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET BERBASIS WEB DILINGKUNGAN PDAM SURABAYA
( Study Kasus : PDAM SURABAYA ) IETA ARIYANTI ( 04203037 ) Universitas Narotama Surabaya
Perusahaan Daerah air minum atau yang lebih dikenal dengan sebutan PDAM. PDAM satu-satunya menyediakan fasilitas air bersih di seluruh Indonesia. PDAM ini beralamat di JL. Mayjen Prof. Dr. Mustopo No.2 Surabaya. Di PDAM tersebut mengalami sedikit kendala yaitu dalam memaintenance data aset. Karena dengan banyaknya aset-aset yang dimiliki maka sebagian dikerjakan secara manual yang sangat menyita waktu dalam mengerjakan atau dalam penyimpanan data-data aset yang dimiliki. Maka penulis membuat sistem dengan judul “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET” agar data-data aset dapat terjaga dalam penyimpanan data-data dan yang terpenting tidak ada adanya data yang ganda dalam hanya dalam satu penulisannya.
1. LATAR BELAKANG MASALAH
Perusahaan Daerah Air Minum atau yang biasa kita sebut dengan PDAM adalah satu-satunya perusahaan
yang menyediakan air bersih di
Indonesia dan ada di masing-masing daerah. Di PDAM ini yang melakukan
penyulingan-penyulingan air dari
sungai-sungai yang ada di dalam kota kemudian setelah air menjadi bersih
baru didistribusikan kembali ke
masyarakat. Yang dijadikan tempat penelitian oleh penulis adalah PDAM Surabaya yang berlokasi di jalan Mayjen Prof. Dr. Mustopo 2 Surabaya.
PDAM Surabaya cukup besar karena memang kantor pusat PDAM tingkat propinsi letaknya di Surabaya tetapi berdasarkan survey penulis di PDAM dalam mengolah data-data inventaris masih secara manual atau masih menggunakan buku. Jadi semakin banyak barang dan aset-aset di PDAM yang ditulis dalam buku inventaris maka semakin banyak pula buku yang
dibutuhkan sehingga resiko akan
terjadinya kehilangan buku atau
kerusakan pada buku karena buku terlalu lama disimpan dan ditumpuk, bahkan terkadang terjadi penduplikatan penulisan data padahal barangnya cuma ada satu.
2. PERUMUSAN MASALAH
1. Pencarian data invetaris yang terlalu lama disebabkan karena banyaknya data dan buku-buku inventaris yang ada atau belum terkomputerisasi.
2. Buku-buku inventaris yang terlalu lama disimpan dapat rusak atau hilang.
3. Terjadi penulisan data ganda
walaupun barangnya hanya ada satu.
3. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Agar para petugas inventaris dapat mencari suatu data inventaris atau aset dengan cepat dan tepat atau sistem sudah terkomputerisasi. 2. Agar data-data inventaris yang telah
lama disimpan tidak rusak atau hilang.
3. Agar tidak terjadi pencatatan data ulang atau kembar.
4. BATASAN MASALAH
1. Sistem ini tidak menyediakan
fasilitas e-mail karena dapat
mengurangi space yang disediakan oleh hosting.
2. Belum menyediakan fasilitas
pendukung hardware scanner
barcode.
3. Tidak menyediakan fasilitas
chatting.
4. Tidak menyediakan fasilitas bahasa asing.
5. Belum menyediakan denah ruangan secara 2D/3D.
5. SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan
suatu sistem yang tujuannya
menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna
maka informasi harus didukung oleh tiga pilar yaitu sebagai berikut : 1. Tepat kepada orangnya. 2. Tepat waktu.
3. Tepat nilainya. (Jogiyanto, 2003 : 37 – 38).
6. MANAJEMEN ASET
Manajemen adalah proses
dengan mana pelaksanaan daripada
suatu tujuan tertentu
diselenggarakan dan diawasi,
manajemen bertanggung jawab
dalam membuat suatu susunan
organisasi untuk melaksanakan
kebijaksanaan itu (Panglaykim,
1960 :26-27)
Jadi Manajemen aset
adalah proses dengan mana
pelaksanaan daripada barang atau aset dalm hal ini barang bergerak atau tidak bergerak atau barang habis pakai atau barang tetap yang
diselenggarakan dan diawasi,
manajemen bertanggung jawab
dalam manajemen aset tersebut.
7. WEB
Web merupakan sistem
yang menyebabkan pertukaran data di internet menjadi mudah dan efisien. Web terdiri atas 2 komponen dasar, yaitu :
1. Server Web adalah sebuah computer dan software yang
menyimpan dan
mendistribusikan data ke
komputer lainnya (yang
meminta informasi) melalui internet.
2. Browser Web adalah
software yang dijalankan
pada komputer pemakai
(“client”) yang meminta
informasi dari server web dan menampilkannya sesuai dengan file data itu sendiri.
8. DESAIN DAN PERANCANGAN
Tabel 3.1 Sistem Awal
Tabel 3.1c Lanjutan Sistem Awal
Tabel 3.2 Sistem Pengembangan
Tabel 3.2b Lanjutan Sistem Pengembangan Sistem pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset
Kepala Inventaris Karyawan Petugas Inventaris Admin 3 4 DB Aset table petugas inventaris Menu admin edit data petugas inventaris
edit data petugas inventaris DB Aset table petugas inventaris true Menu admin hapus data petugas inventaris Hapus data petugas inventaris 5 true 6 12 true Selesai Log Out 13 Lht Pengajuan Pengajuan brg/ aset True Ubah pengajuan ? Update pengajuan True DB Aset table pengajuan Pengajuan brg/ aset False false Update Data Pengajuan Add Data Petugas
Inventaris
False
Update Data Petugas Inventaris
Tabel 3.2d Lanjutan Sistem Pengembangan
Tabel 3.2e Lanjutan Sistem Pengembangan
CONTEXT DIAGRAM
laporan barang/aset baru laporan perbaikan barang/aset
l aporan pengaj uan barang/aset laporan penempatan
Conceptual Data Model Model: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Package:
Di agram: CONT EXT Author: IETA ARIYANT I Date : 29/02/2008 Versi on : Sysbase Power Designer 10.0
Petugas
Inventaris Karyawan
9. ADMINISTRATOR IT
Untuk masuk ke dalam program SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset) kita harus mengetikkan alamat terlebih dahulu pada kotak address di program Internet Explorer. Karena program ini masih bersifat local maka alamat yang diketikkan adalah localhost/SIMAS/maka akan muncul seperti gambar di bawah ini :
Gambar 9.1 Tampilan Awal Program SIMA
Agar bisa masuk ke dalam menu administrator, telah disiapkan data administrator dengan user name
admin coba 2 dengan password 123456, tentu saja keterangan yang
dipilih adalah Admin IT setelah itu tekan tombol masuk, maka akan masuk ke dalam menu administrator IT seperti pada gambar 9.2.
Gambar gambar 9.2 Tampilan Menu Administrator IT
Pada menu administrator IT ini ada pilihan untuk melakukan entry atau memasukkan data dan pilihan cari dan lihat data. Pada saat admin memilih untuk menekan entry data maka akan muncul menu seperti dibawah ini :
memasukkan data administrator IT, karyawan dan ruangan.
ENTRY ADMIN IT
Pada saat administrator memilih untuk memasukkan data administrator baru maka akan muncul form tambah data admin IT, dimana administrator harus memasukkan nama di teksboks username, kata kunci di teksboks password, dan keterangan sebagai admin IT.
Gambar 9.4 Form Penambahan Data Admin IT oleh Administrator IT
Contoh : username yang dimasukkan adalah
admin coba 1, kata kuncinya adalah 654321,
keterangan admin IT, tekan tombol Tambah maka akan muncul informasi seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 9.5 Tampilan Informasi Data Admin Sukses Ditambahkan
ENTRY KARYAWAN
Dalam form entry karyawan ini, administrator bisa memasukkan data dengan tiga fungsi yaitu karyawan atau petugas inventaris atau kepala inventaris
Untuk misalnya administrator akan memasukkan data karyawan baru dengan memasukkan nomor induk karyawan, nama, alamat, kota, telp, handphone, kode golongan, dan keterangan seperti pada gambar dibawah ini
:
Gambar 9.6 Form Penambahan Karyawan oleh Administrator IT
Apabila nomor induk karyawan yang dimasukkan kembar dengan yang lain, maka akan muncul pesan seperti gambar di bawah ini :
Gambar 9.6 Pesan NIK kembar
ENTRY RUANGAN
Pada saat administrator memilih untuk
memasukkan data ruangan baru maka
administrator harus memasukkan kode ruangan, nama ruangan, dan lokasi ruangan seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 9.7 Form Penambahan Data Ruangan oleh Administrator
Setelah administrator menekan tombol tambah maka akan muncul informasi sebagai berikut :
Gambar 9.8 Hasil Penambahan Ruangan oleh Administrator
CARI dan LIHAT
Pada menu cari dan lihat, administrator IT bisa melihat semua data administrator, data karyawan, maupun data ruangan atau melakukan perubahan bahkan melakukan penghapusan data. Seperti yang diperlihatkan pada gambar 4.9. Selain itu administrator juga bisa melakukan pencarian data administrator, karyawan maupun ruangan.
Gambar 9.9 Tampilan Menu Lihat Semua Data oleh Administrator
PENCARIAN DATA ADMINISTRATOR
Dalam pencarian data administrator, apabila kita belum memasukkan username administrator yang kita cari atau sudah memasukkan username tetapi apabila data yang dicari tidak ada, kemudian kita menekan tombol
cari maka akan muncul pesan informasi seperti
di bawah ini :
Gambar 9.10 Pesan Informasi Pencarian Data Administrator Tidak Ada
Apabila data administrator yang admin
cari ada, maka akan muncul data-data
administrator yang admin cari dan admin bisa melakukan perubahan data seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 9.11 Pencarian dan Perubahan Data Administrator
PENCARIAN DATA KARYAWAN
Sedangkan pencarian data karyawan menggunakan nomor induk karyawan apabila
Gambar 9.12 Pesan Informasi Karyawan Yang Dicari Tidak Ada
Apabila data karyawan yang dicari ada dan ketemu, maka data karyawan akan ditampilkan, dan administrator bisa merubah data karyawan sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 9.13 Pencarian dan Perubahan Data Karyawan
Dan apabila administrator
menekan tombol Ubah maka akan mengeluarkan pesan informasi seperti dibawah ini :
Gambar 9.14 Pesan Informasi Data Karyawan Telah Diubah
PENCARIAN DATA RUANGAN
Untuk pencarian data ruangan,
administrator harus memasukkan kode ruangan terlebih dahulu. Apabila kode ruangan kosong atau tidak diketemukan maka akan mengeluarkan pesan seperti pada gambar 9.15.
Gambar 9.16 Data Ruangan Diketemukan dan Dirubah Oleh Administrator
PENGHAPUSAN DATA ADMINISTRATOR
Pada tabel lihat semua administrator, apabila admin ingin menghapus salah satu data administrator dengan menekan tulisan hapus data milik administrator maka akan mengeluarkan pesan informasi seperti :
Gambar 10.17 Pesan Informasi bahwa Data Administrator Telah Dihapus
Dan data yang sebelumnya di tabel administrator ada, sekarang telah terhapus atau tidak ada dalam tabel lagi.
PENGHAPUSAN DATA KARYAWAN
Sedangkan pada tabel lihat semua karyawan, administrator bisa menghapus salah satu data karyawan dengan menekan tulisan
hapus data milik karyawan maka akan
mengeluarkan pesan sebagai berikut :
Gambar 9.18 Pesan Informasi Data Karyawan Telah Dihapus
PENGHAPUSAN DATA RUANGAN
Administrator juga bisa menghapus salah satu ruangan dengan menekan tulisan hapus data pada tabel ruangan sehingga muncul pesan seperti yang ada di bawah ini :
Gambar 9.19 Pesan Informasi Data Ruangan Telah Dihapus
10. KARYAWAN
Sama seperti administrator,
karyawan untuk dapat masuk ke dalam program SIMA ini juga harus melakukan login terlebih dahulu. Apabila karyawan salah memasukkan data login maka sistem akan memberikan pesan informasi sebagai berikut :
Gambar 10.1 Pesan Informasi Data Login Tidak Terdafar
Karena itu di sini akan diambil contoh untuk karyawan dengan username
Karyawan ubah 1, dengan kata sandi atau
passwordnya menggunakan bisaaa dan tentu saja keterangan yang dipilih adalah sebagai karyawan setelah itu tekan tombol
Masuk.
Gambar 10.2 Tampilan Karyawan Login Apabila data karyawan dimasukkan betul semua, maka karyawan dapat masuk ke dalam menu karyawan dan disana akan ada daftar tabel pengajuan barang yang pernah
diajukan oleh karyawan yang
bersangkutan, seperti yang ditunjukkan oleh gambar 10.3
Gambar 10.3 Tampilan Menu Karyawan
Apabila karyawan ingin mengajukan
pengajuan barang lagi, karyawan dapat menekan tombol Ajukan Baru sehingga akan muncul form pengajuan barang. Pada form pengajuan barang ini, karyawan diharapkan untuk mengisikan nomor induk karyawan, kode barang, dan tanggal pengajuan. Apabila karyawan tidak tahu atau lupa kode barang, karyawan dapat melihat kode barang pada daftar tabel barang dengan cara menekan tombol Cari
Barang.
Gambar 10.4 Form Pengajuan Barang oleh Karyawan
Pada saat karyawan menekan tombol
Ajukan maka akan keluar pesan bahwa Pengajuan barang atau aset anda sudah disimpan.
Dan apabila karyawan masuk ke dalam menu lagi untuk melihat daftar tabel
pengajuannya maka hasilnya adalah
sebagai berikut :
verifikasi data melalui login, apabila data petugas inventaris salah atau tidak valid maka sistem akan mengeluarkan pesan informasi sebagai berikut :
Gambar 11.1 Data Petugas Inventaris Tidak Ada Disini yang akan digunakan sebagai contoh petugas inventaris dengan menggunakan user name petugas coba, dengan kata sandi
oyeeee dan keterangan sebagai Petugas Inventaris
Gambar 11.2 Petugas Inventaris melakukan login Setelah data teridentifikasi dan petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu petugas inventaris. Petugas inventaris dapat memilih menu Entry data atau menu Cari & Lihat.
ENTRY DATA BARANG atau ASET BARU
Apabila petugas inventaris
memilih untuk melakukan penambahan barang atau aset baru maka petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu entry data ini dan memilih entry barang atau aset baru. Sehingga akan muncul form seperti di bawah ini :
Setelah petugas inventaris menekan tombol
Tambah maka sistem akan mengeluarkan
informasi dibawah ini :
Gambar 11.4 Pesan Barang Baru Telah Ditambahkan
ENTRY DATA PERBAIKAN BARANG
Apabila ada barang atau aset yang perlu diperbaiki, maka petugas inventaris dapat masuk ke dalam menu entry data perbaikan barang. Maka akan keluar form tambah data perbaikan barang. Di sini petugas inventaris harus memasukkan tanggal perbaikan, kode perbaikan, kode barang, kode ruang,
dan status barang tersebut akan
diperbaiki atau tidak.
Gambar 11.5 Form Penambahan Perbaikan Barang
Setelah ditekan tombol Tambah maka sistem akan mengeluarkan informasi :
Gambar 11.6 Pesan Informasi Penambahan Perbaikan Barang
PENCARIAN DAN LIHAT DATA BARANG
Pada menu Cari & Lihat, petugas inventaris bisa melihat semua data barang atau aset, data barang atau aset yang diperbaiki atau ditolak untuk diperbaiki, pengajuan barang oleh karyawan serta pencarian barang secara manual.
Gambar 11.7 Menu Cari dan Lihat
12. KEPALA INVENTARIS
Kepala Inventaris pun tidak luput dari proses validasi, untuk itu data yang digunakan guna masuk ke dalam sistem ini adalah usernamenya menggunakan kepala
inventaris 1, kata sandinya okeeee dan
keterangannya sebagai kepala inventaris 1.
Gambar 12.1 Kepala Inventaris Melakukan Login
Setelah melakukan login, kepala inventaris masuk ke dalam menu kepala inventaris dimana di dalam menu ini kepala inventaris dapat melihat laporan barang atau aset yang ada, laporan perbaikan barang, dan laporan pengajuan barang oleh karyawan
Apabila kepala inventaris menekan Lihat
Barang/Aset maka akan muncul :
Gambar 12.3 Laporan Barang atau Aset Apabila kepala inventaris ingin melihat laporan perbaikan barang, maka :
Gambar 12.4 Laporan Perbaikan Barang Apabila kepala inventaris ingin melihat pengajuan barang oleh karyawan
Gambar 12.5 Laporan Pengajuan Barang oleh Karyawan
13. KESIMPULAN
Dengan adanya “Sistem Informasi Manajemen Aset” di PDAM Surabaya maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pencarian maupun penambahan
data-data inventaris menjadi cepat karena data-datanya sudah terkomputerisasi.
2. Data-data yang sudah tersimpan tidak
hilang dan tidak rusak.
3. Tidak terjadi penyimpanan data
sistem ini bisa dikembangkan untuk lokasi ruangan secara 2D
