BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi dan pengambilan keputusan adalah dua hal yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan. Dengan adanya informasi yang memadai, perusahaan dapat menganalisa kondisi yang terjadi saat ini dari berbagai sudut pandang, sehingga hal tersebut dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat di waktu mendatang. Implementasi teknologi informasi dalam perusahaan adalah salah satu investasi yang berharga bagi eksistensi perusahaan agar dapat terus menghadapi persaingan. Penggunaan teknologi informasi secara tepat akan menghasilkan berbagai keuntungan bagi suatu perusahaan.
Dengan penggunaan teknologi informasi, suatu sistem dapat dikembangkan untuk menyimpan data-data perusahaan. Sistem untuk penyimpanan data ini dikenal dengan sistem basis data (database). Untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dibutuhkan data yang berkualitas,sehingga data tersebut harus akurat, lengkap, konsisten, relevan, mudah diakses, dan terkini. Dengan adanya informasi yang dapat diakses dengan mudah dan cepat, performa kerja perusahaan dapat dimonitor dan dikendalikan setiap saat, sehingga permasalahan dan pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih awal. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah database yang informasinya terintegrasi dari berbagai proses yang berbeda.
Bagi perusahaan yang sudah cukup lama mengimplementasikan database dalam proses bisnisnya sehari-hari, maka data perusahaan tersebut umumnya berukuran cukup besar dan akan terus bertambah besar seiring berjalannya waktu.
Jika data tersebut diolah sedemikian rupa, maka data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan yang strategis di waktu yang mendatang. Akan tetapi, volume data yang besar tersebut menjadi kendala tersendiri bagi para eksekutif untuk menganalisa informasi. Kendala tersebut yaitu dibutuhkannya waktu yang lebih lama dalam pengolahan data sehingga pembuatan laporan pun semakin terhambat. Masalah lain timbul ketika pihak eksekutif perusahaan ingin melihat perkembangan perusahaan.
Hal ini pun dialami oleh PT. Panarub Industry. Sistem yang berjalan pada PT. Panarub Industry memang sudah terkomputerisasi dengan baik dan sudah melakukan penyimpanan data, PT. Panarub Industry menggunakaan Database Management System (DBMS) MySQL. Namun dalam pelaksanaaannya, perusahaan membutuhkan analisa dalam proses pengambilan keputusan perusahaan, khususnya pada departemen finance, accounting, dan purchasing. Pengaksesan data dilakukan secara langsung dari database transaksional sehingga memerlukan manipulasi data yang cukup rumit dan membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan data yang diinginkan.
Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan sebuah teknologi informasi yang dapat menyimpan, mengelola, dan menyajikan data yang ada agar diperoleh berbagai keuntungan yang berdampak bagi kemajuan perusahaan. Teknologi ini dinamakan data warehouse. Data warehouse merupakan suatu database yang telah melalui proses analisa untuk dapat mendukung pengambilan keputusan. Dengan adanya data warehouse, berbagai data dari sistem transaksi yang berbeda-beda dalam suatu organisasi dapat diintegrasikan ke suatu tempat penyimpanan menjadi suatu database yang terpadu, konsisten, dan berkualitas yang
akan memberikan kemudahan bagi user untuk memperoleh informasi dan melakukan analisa data.
1.2 Ruang Lingkup
Dalam penulisan skripsi ini dilakukan analisa dan perancangan data warehouse menggunakan DBMS SQL Server 2005 pada PT. Panarub Industry. Ruang lingkup yang diambil berdasarkan permasalahan atau kebutuhan yang ditentukan setelah melakukan survey terhadap PT. Panarub Industry dibatasi pada departemen finance, purchasing, dan marketing khususnya yang meliputi fakta-fakta berikut:
1. Transaksi pembayaran perusahaan kepada supplier.
2. Waktu keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.
3. Transaksi tagihan yang diberikan oleh supplier kepada perusahaan mengenai barang yang telah dikirimkan.
4. Transaksi penerimaan barang perusahaan.
5. Transaksi outstanding GRN (Good Received Note) yaitu penerimaan barang yang belum memiliki faktur.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai antara lain:
1. Melakukan analisa untuk mendapatkan suatu pemahaman terhadap kebutuhan sistem yang sedang berjalan.
2. Menghasilkan informasi yang terpadu, konsisten, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan user.
3. Membuat sistem data warehouse dan data summary serta dapat diakses secara multidimensi untuk mendukung proses pengambilan keputusan pihak eksekutif.
Manfaat yang dapat diperoleh antara lain:
1. Menyediakan laporan output data yang dapat diakses secara detil (bersifat drill-down).
2. Memudahkan user dalam hal penyajian laporan yang akan digunakan oleh pihak eksekutif bagian finance, accounting, dan purchasing untuk mengambil keputusan.
3. Pengaksesan data menjadi lebih cepat dan mudah karena didukung oleh susunan data yang bersifat summary, jelas, teratur, dan terstruktur.
1.4 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi untuk membangun data warehouse meliputi dua bagian pokok, yaitu :
1. Metode Analisa
Pada metode ini akan dilakukan pengumpulan data dan informasi dengan cara menggunakan Fact Finding, yaitu sebagai berikut:
a. Studi pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk memperoleh informasi sebagai bahan-bahan referensi berupa buku-buku, karya tulis, dan internet yang berkaitan dengan perancangan data warehouse sehingga dapat digunakan untuk membantu di dalam merancang data warehouse.
b. Wawancara
Wawancara dilakukan terhadap pihak perusahaan untuk menganalisa kebutuhan sistem data warehouse yang diinginkan. Wawancara juga dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai proses-proses bisnis yang terjadi di dalam PT. Panarub Industry, kebutuhan user, kondisi sistem yang berjalan sekarang pada perusahaan, beserta dengan tools yang telah digunakan oleh PT. Panarub Industry untuk mendukung sistem perusahaan. c. Observasi atau penelitian lapangan
Dengan melakukan observasi terhadap PT. Panarub Industry diperoleh informasi langsung dari pihak terkait yang berhubungan dengan perancangan data warehouse yang akan dibuat.
d. Kuesioner
Pembagian kuesioner dilakukan terhadap user yang mengunakan hasil perancangan data warehouse. Hasil dari kuesioner ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasaan user terhadap hasil analisa dan untuk mendapatkan feedback agar dapat dilakukan perbaikan.
2. Metode Perancangan
Berdasarkan pernyataan Kimball (2002), seperti yang dikutip oleh Connolly dan Beg (2002), terdapat sembilan tahap metodologi dalam membangun data warehouse yang dikenal dengan Nine-Step Methodology. Kesembilan tahap itu yaitu:
a. Memilih proses (Choosing the Process) b. Memilih grain (Choosing the Grain)
c. Mengidentifikasikan dan menyesuaikan dimensi (Identifying and conforming the dimention)
d. Memilih fakta (Choosing the Fact)
e. Menyimpan pre-kalkulasi dalam tabel fakta (Storing pre calculation in the fact table)
f. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the duration of database) g. Memilih durasi dari database (Choosing the duration of the database)
h. Melacak perubahan dimensi secara perlahan (Tracking slowly changing dimensions)
i. Menentukan prioritas dan mode dari query (Deciding the query priorities and the query modes)
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dalam penyusunan skripsi ini, maka penulisan dibagi secara sistematis menjadi lima bab sebagai berikut.
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi hal-hal yang mengantar ke pokok permasalahan yang akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. Bab Pendahuluan ini terdiri dari lima sub-bab, yaitu sub-bab latar belakang yang menjelaskan secara umum apa yang menjadi dasar pembuatan skripsi ini, sub-bab tujuan dan manfaat yang menjelaskan tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan
dapat diperoleh setelah menyelesaikan sistem dan laporan skripsi internship ini, sub-bab metodologi yang menjelaskan mengenai cara dan metode serta langkah-langkah apa saja yang digunakan dalam pembuatan skripsi internship ini, dan sub-bab sistematika penulisan yang menerangkan secara singkat gambaran umum tiap bab dalam laporan skripsi internship ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini diuraikan beberapa teori dasar yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan analisa. Teori-teori yang dibahas dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu teori umum dan teori khusus. Teori umum adalah teori-teori yang berhubungan dengan database dan data warehouse. Sementara itu, teori khusus membahas tentang teori-teori yang berkaitan dengan akuntansi, teori pembelian, dan juga teori pembayaran.
BAB 3 DESKRIPSI UMUM
Bab ini berisi pembahasan yang menggambarkan bagaimana situasi yang terjadi pada saat penulisan melaksanakan skripsi internship ini, seperti hal-hal yang berkaitan dengan organisasi tempat penulis melaksanakan skripsi internship ini, pengidentifikasian masalah yang terdapat pada PT. Panarub Industry, ruang lingkup pekerjaan, bagaimana kondisi sistem yang berjalan di perusahaan sekarang dan solusi apa yang penulis berikan bagi perusahaan terkait dengan perbaikan dan optimalisasi sistem yang sudah ada.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan mengenai perangkat keras dan piranti lunak yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem yang dibuat, bagaimana perancangan data warehouse, rancangan implementasi, koding yang digunakan dalam perancangan ini, dan juga mengenai evaluasi dari hasil testing terhadap sistem yang telah dibuat.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup dari penulisan skripsi ini yang memiliki dua buah pembahasan yaitu hasil yang diperoleh dari analisa dan perancangan data warehouse di PT. Panarub Industry yang telah dilakukan dan saran-saran yang merupakan tindakan yang perlu diambil atau dilakukan oleh perusahaan untuk ditindaklanjuti sehinggga dapat memaksimalkan potensi manfaat dari sistem yang telah dibuat.
