BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

(1)

OPTIMALISASI MANAJEMEN TATA KELOLA KANTOR GEREJA DENGAN SISTEM ADMINISTRASI E-OFFICE

18

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Data penelitian diperoleh melalui kegiatan Focus Group Discussion (FGD) yang melibatkan 15 orang informan dari 7 (tujuh) gereja yang ada di Kota Salatiga. Informan tersebut adalah pegawai kantor gereja. Selain itu, berdasarkan hasil diskusi dengan para informan penelitian, dilakukan verifikasi langsung pada ke tujuh kantor gereja, melalui observasi lapangan. Yang menjadi obyek pengamatan dalam penelitian ini adalah kantor gereja yang ada di Kota salatiga, yaitu Kantor Gereja Kristen Jawa (GKJ) Jl. Diponegoro 55 Salatiga, Kantor Gereja Mawar Saron, Jl. Sukowati Salatiga, Kantor Gereja Kristen Indonesia (GKI) Jl. Jenderal Sudirman Kota Salatiga, Kantor Gereja Kristen Indonesia (GKI) Tegalarejo Kota Salatiga, Kantor Gereja Bethel Jl, Hasanudin Kota Salatiga, Kantor Gereja Kristen Indonesia (GKI) Soka Kota Salatiga, dan Kantor Gereja Kristen Jawa (GKJ) Sidomukti Jl. Brigjend Sudiarto Kota Salatiga.

4.1 Hasil Pengamatan 4.1.1 Sumber Daya

Berdasarkan hasil FGD, diperoleh data tentang berbagai sumber daya yang dimiliki oleh kantor gereja di Kota Salatiga. Sumber daya tersebut dapat dipilah menjadi Perangkat keras (Hardware), Perangkat Lunak (Software) dan Sumber Daya Manusia (Brainware).

Pertama-tama, terkait perangkat keras, dari hasil FGD dan observasi, nampak bahwa semua kantor gereja telah memiliki perangkat komputer yang digunakan

(2)

19

untuk penyelesaikan pekerjaan administrasi kantor oleh para staf kantor. Namun demikian perangkat komputer tersebut sebagian besar memiliki spesifikasi yang kurang baik. Hanya beberapa kantor saja yang memiliki komputer dengan spesifkasi baik. Sebagian besar komputer masih berfungsi dengan baik, tetapi terdapat pula komputer dalam keadaan rusak dan perlu perbaikan. Selain perangkat komputer, setiap obyek pengamatan telah memiliki mesin pencetak (printer), dengan berbagai spesifkasi dan merk. Printer yang dimiliki oleh obyek pengamatan masih berfungsi dengan baik dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Selanjutnya, hanya ditemukan dua kantor gereja yang memiliki alat pemindai dokumen (scanner) walaupun hanya memiliki kapasistas dan spesifikasi yang rendah. Selain perangkat komputer, printer, scanner, beberapa obyek pengamatan telah memiliki mesin faksimili untuk kegiatan komunikasi.

Terkait dengan jaringan, 3 obyek pengamatan telah dilengkapi dengan fasilitas jaringan komputer secara Local Area Network (LAN), artinya bahwa komputer komputer yang terdapat di kantor dapat melakukan komunikasi data melalui LAN. Sedangkan untuk fasilitas jaringan internet, semua objek penelitian telah memiliki modem internet yang digunakan sebagai media untuk mengakses jaringan internet.

Sumber daya kedua yang diamati adalah perangkat lunak, dimana berdasarkan hasil FGD dan observasi, setiap objek pengamatan telah menggunakan aplikasi microsoft office dalam penyelesaian tugas tugas kantor. Tiga Aplikasi yag paling sering digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Powerpoint. Aplikasi Microsoft Word digunakan untuk

(3)

20

penyelesaian pekerjaan yang berhubungan dengan huruf dan kata, misalnya pembuatan berbagai surat, laporan dalam bentuk uraian kata. Sedangkan Microsoft Excel digunakan untuk penyelesaian pekerjaan yang berhubungan dengan angka, dan database, misalnya untuk perhitungan keuangan, pembuatan data jemaat atau anggota gereja, dan lainnya. Untuk aplikasi Microsoft Powerpoint digunakan untuk pembuatan media ibadah, liturgi yang harus ditayangkan pada waktu ibadah.

Selain ketiga aplikasi utama tersebut, beberapa aplikasi lain yang digunakan pada beberapa objek pengamatan adalah aplikasi Microsoft Outlook, yang digunakan untuk mengelola penjadwalan. Aplikasi ini hanya digunakan oleh satu objek pengamatan. Aplikasi lainnya yaitu Microsoft Publisher. Aplikasi ini digunakan untuk membuat desain cover (sampul) sederhana ataupun brosur sederhana. Hanya satu objek pengamatan saja yang telah menggunakan aplikasi ini.

Disamping aplikasi yang merupakan standar dari microsoft, beberapa obyek pengamatan juga telah memiliki beberapa aplikasi khusus yang digunakan dalam kegiatan mereka. Pada tiga objek pengamatan, telah memiliki aplikasi yang disebut dengan Sistem Informasi Sinode Wilayah (SISWA). SISWA merupakan sebuah aplikasi yang diperuntukan sebagai media database anggota gereja. Aplikasi ini terkoneksi dengan internet dan terhubung dengan server kantor pusat gereja (Sinode). Aplikasi yang lain adalah yaitu aplikasi penghitungan kehadiran, yaitu aplikasi yang digunakan untuk menghitung jumlah kehadiran anggota gereja dalam setiap ibadah. Aplikasi ini hanya digunakan oleh satu obyek pengamatan. Satu obyek pengamatan telah

(4)

21

menggunakan aplikasi khusus yang tersentral untuk pendataan anggota jemaat. Pada dasarnya sebagian besar obyek pengamatan telah memiliki satu aplikasi yang digunakan untuk pendataan anggota gereja yang terkoneksi dengan internet dengan database yang tersentral di sinode gereja masing-masing.

Sumber daya terakhir yang menjadi salah satu esensi adalah sumber daya manusia. Berdasarkan hasil FGD dan observasi lapangan, nampak bahwa setiap objek pengamatan telah memiliki staf kantor yang kesehariannya bertugas melayani kegiatan administrasi. Setiap objek pengamatan memiliki minimal 1 orang staff dan maksimal 5 orang staff, dengan berbagai latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja yang berbeda. Sebagian besar staf kantor telah memiliki pengetahuan, kemampuan/ keterampilan, serta pengalaman yang cukup dalam melaksanakan tugas administrasi perkantoran. Namun terdapat 1 obyek pengamatan, dimana staf kantornya masih relatif baru dan belum memiliki cukup pengalaman.

4.1.2 Aktivitas Administrasi Kantor

Kegiatan administrasi perkantoran memiliki beberapa kelompok aktivitas, yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberikan informasi, dan melindungi informasi.

Terkait penerimaan informasi, hasil FGD mengungkap bahwa semua obyek pengamatan telah melakukan aktivitas menerima informasi yang berasal dari berbagai pihak, tempat dan berbagai bentuk. Salah satu informasi yang cukup sering diterima adalah informasi dalam bentuk surat (tertulis), baik surat secara konvensional maupun secara elektronis.

(5)

22

Informasi secara lisan lebih banyak diterima melalui telepon. Sebagian besar informan mengatakan bahwa mereka tidak mengalami masalah dalam hal penerimaan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis.

Aktifitas selanjutnya adalah perekaman informasi yang merupakan kegiatan kedua setelah kegiatan menerima informasi. Beberapa informan mengatakan bahwa informasi tertulis dalam bentuk surat konvensional melalui kurir atau pun faksimili mereka rekam dan catat dalam sebuah buku agenda secara manual. Berdasarkan hasil pengamatan, semua obyek pengamatan belum memiliki media pencatatan secara digital, menjadikan hasil rekaman informasi masih berbasis kertas atau manual. Penataan dokumen atau kegiatan kearsipan dilakukan secara konvensional, dan berbasis kertas. Sistem kearsipan yang mereka gunakan cukup bervariasi. Namun demikian standar pengelolaan belum sesuai dengan standar yang benar. Tidak ada daftar klasifikasi yang jelas, tidak menggunakan indeks yang benar, tidak adanya jadwal penahanan arsip (jadwal retensi), serta tidak adanya system pencatatan peminjaman arsip merupakan fenomena yang terjadi pada semua onyek pengamatan.

Para informan mengatakan bahwa dengan pengelolaan arsip secara konvensional, mereka menyadari bahwa semakin banyak jumlah dokumen kertas yang mereka kelola. Para informan juga tidak melakukan proses pemindaian untuk surat berbasis kertas yang mereka terima. Konsekuensi dari hal tersebut, mereka menyimpan surat-surat atau dokumen yang mereka terima dalam bentuk kertas dan secara konvensional. Sedangkan untuk informasi secara elektronis melalui email, para informan tidak melakukan

(6)

23

pencatatan dalam agenda, dan membiarkan email berada pada inbox folder. Jika dibutuhkan, baru melakukan print out. Informasi lisan, baik melalui telepon atau tatap muka, sebagian besar informan tidak melakukan pencatatan atau perekaman. Dengan demikian hanya mengandalkan ingatan otak saja.

Salah satu tugas kantor selanjutnya adalah pengelolaan data. Demikian juga kantor administrasi gereja. Dari hasil pengamatan, dan FGD, sebagian besar obyek pengamatan telah melakukan pengelolaan data. Adapun data yang mereka kelola adalah data anggota gereja, data keuangan, data kegiatan, data asset atau iventaris, dan sebagainya. Berdasarkan hasil FGD, pengaturan data dan informasi yang dilakukan oleh para informan sebagian besar masih dilakukan secara manual. Pengaturan jadwal kegiatan diatur secara manual dan berbasis kertas. Pengaturan informasi masih dilakukan secara terpisah (parsial). Misalnya, pengaturan data dan informasi keuangan dilakukan dan dikerjakan dengan aplikasi Microsoft excel, yang kemudian menghasilkan database tersendiri. Data anggota gereja juga demikian, sehingga datanyapun terpisah. Hal tersebut juga terjadi pada data inventaris gereja, dan data yang lainnya.

Memberikan informasi merupakan proses mendistribusikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal ini lebih merujuk pada cara penyampaian informasi. Sebagian besar informan menyatakan bahwa informasi kepada anggota gereja disampaikan dalam media warta jemaat yang dibagikan pada waktu menjelang ibadah minggu. Warta tersebut berbentuk cetak kertas. Sedangkan untuk informasi yang lain, misalnya surat undangan atau yang lain,

(7)

24

disampaikan secara konvensional. Untuk penyampaian informasi yang sifatnya mendesak biasanya dilakukan melalui media telepon atau short message service (SMS).

Aktifitas terakhir yang perlu dilakukan dalam tata kelola administrasi perkantoran adalah melindungi informasi yang dimiliki. Berdasarkan FGD dan observasi, sebagian besar obyek pengamatan belum memiliki sistem perlindungan informasi yang optimal. Hal itu ditunjukan dengan aktvitas penyimpanan file (digital) yang standar disimpan diberbagai folder komputer dan dengan nama panggil (caption) yang tidak terstandar. Untuk informasi yang terekam dalam kertas, penyimpanan dilakukan dengan media map atau folder yang ditata dengan sederhana dalam almari arsip. Dengan kata lain bahwa perlindungan informasi dalam kegiatan kearsipan masih dilakukan secara sederhana, dan kurang menjamin kerahasiaannya. File-file dalam komputer bisa saja dicopy dan diketahui, bahkan dihilangkan dengan mudah, karena tanpa dilengkapi sistem perlindungan yang baik.

4.2 Analisis Pengamatan dan Kebutuhan

Sumber daya komputasi dan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi tentunya sangat menentukan dalam pencapaian tujuan organisasi pula. Semua sumberdaya tersebut akan berperan penting dalam organisasi, apabila setiap sumberdaya tersebut benar-benar diberdayagunakan dan dioptimalkan pemanfaatannya. Berdasarkan hasil pengamatan kegiatan perkantoran pada semua obyek pengamatan yang meliputi: kegiatan penerimaan informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberikan informasi, dan melindungi informasi, maka tahap berikutnya

(8)

25

adalah pembahasan hasil pengamatan tersebut. Dalam pembahasan hasil pengamatan akan dikelompokan dalam 7 (tujuh) aktivitas kantor gereja, yaitu tata kelola database, tata kelola surat menyurat, tata kelola kearsipan, tata kelola keuangan, tata kelola penjadwalan kegiatan, tata kelola aset dan tata kelola komunikasi. 4.2.1 Tata Kelola Data

Database adalah kumpulan data yang dipakai/ada dalam suatu lingkup tertentu, misalnya instansi, perusahaan dan lain-lain atau kasus tertentu (Pakereng, 2004). Lebih lanjut dijelaskan bahwa konsep database memiliki beberapa hal, yaitu Entitas, Atribut, Data value, File/tabel, dan Record/Tuple. Pengertian Demikian juga database yang dikelola oleh kantor gereja. Database utama yang dikelola adalah data anggota gereja. Data anggota tentunya memiliki peran penting untuk berbagai kepentingan. Demikian halnya yang terjadi pada obyek pengamatan. Perekaman dan pengelolaan data anggota sebenarnya telah dilakukan pada semua obyek pengamatan. Akan tetapi kegiatan tersebut masih secara terpisah-pisah dan tidak terintegrasi.

Dalam hasil pengamatan menunjukan bahwa data base yang dibuat dan dimiliki kantor gereja hanya berbentuk tabel yang tidak memiliki hubungan antar data. Sebagian besar obyek pengamatan telah membuat database anggota dalam bentuk tabel dengan aplikasi Microsoft excel. Cukup banyak field yang mereka miliki, mulai dari nama, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, pekerjaan, tingkat pendidikan, bahkan ada pula yang memiliki data golongan darah dari para anggota. Namun demikian database yang dimiliki hanya sebatas daftar dalam bentuk tabel. Pemanfaatan data tersebut masih

(9)

26

secara manual, misalnya disalin, dicopy dan yang lain. Dengan kata lain database yang dimiliki belum diberdayagunakan untuk pengambilan keputusan bagi yang membutuhkan dalam hal ini adalah pimpinan gereja.

Dalam beberapa tahun terakhir muncul kebijakan dari kantor pusat, bahwa setiap gereja harus menginput data jemaat dan selanjutnya akan dibuat secara terpusat dan terintegrasi pada kantor pusat dari masing-masing gereja. Kebijakan tersebut telah didukung dengan adanya suatu media sistem informasi berbasis internet, yang berfungsi untuk memasukan data anggota gereja dari seluruh gereja cabang. Namun demikan kebijakan tersebut belum terlaksana dengan baik, karena para informan dalam hal ini para staf kantor belum mampu melakukan hal itu, dengan berbagai alasan. Dari gambaran tersebut nampak bahwa pengelolaan database anggota pada seluruh obyek pengamatan belumnya berjalan dengan baik, walaupun media atau sumber daya komputasi telah tersedia.

Optimalisasi data untuk mendukung pengambilan keputusan dapat dilakukan apabila database memiliki Relational Database, yaitu kumpulan data yang saling berelasi yang dipakai/ada dalam suatu lingkup tertentu. Pengerian relational database dapat diartikan sebagai database saat ini. Dalam perkembangannya, optimalisasi database dapat dilakukan melalui konsep Database Management System (DBMS), yaitu koleksi atau kumpulan data yang didalamnya memiliki suatu system yang mengatur relasi di dalamnya dan bersama dengan satu set program yang berfungsi untuk melakukan manajemen system terhadap data tersebut (Pakereng, 2004). Database Management System (DBMS) juga

(10)

27

dapat dipahami sebagai suatu system perangat lunak yang memungkinkan user (pengguna) untuk membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses database secara praktis dan efisien. Dengan database user akan lebih mudah mengontrol dan memanipulasi data yang ada (Darmawan, 2013).

Kebutuhan tata kelola data jemaat dengan database yang berkonsep Database Management System (DBMS). Hal ini didasar pada fakta hasil penelitian yang menunjukan bahwa pengelolaan data jemaat pada semua kantor gereja masih dilakukan secara tidak terintegrasi. Data jemaat hanya dibuat secara sederhana dalam bentuk tabel, dan tidak memiliki Relational Database, yaitu kumpulan data yang saling berelasi yang dipakai/ada dalam suatu lingkup tertentu. Dengan demikian pemanfaatan data untuk kepentingan pengambilan keputusan kurang optimal.

4.2.2 Tata Kelola Surat Menyurat (Korespondensi) Tata kelola korespondensi dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut, dan menyimpan surat sesuai prosedur yang berlaku (Sedarmayanti, 1997). Adapun tujuan pengurusan dan pengendalian surat adalah agar surat bisa dengan depat dan tepat sampai kepada penolah dan penanganan tindak lanjut (Sedianingsih, 2010). Kegiatan surat menyurat merupakan kegitan penyampaian informasi secara tertulis kepada pihak atau orang lain.

Dalam hal proses pembuatan surat, hasil pengamatan menunjukan bahwa seluruh obyek pengamatan melakukan aktivitas ini. Namun demikian

(11)

28

pemanfaatan sumberdaya komputasi, dalam hal ini adalah pemanfaatan komputer dan program Microsoft word nampak belum optimal. Program Microsoft word hanya digunakan untuk pengetikan surat secara standar. Beberapa fitur yang sebenarnya sangat keterkait dengan pembuatan surat yaitu menu Mailings belum digunakan secara baik oleh para informan. Menu ataupun fasilitas ini sangat memungkinkan staf kantor untuk bekerja secara terintegrasi dengan database responden, terutama pada saat pembuatan surat yang ditujukan kepada banyak pihak. Dalam fasilitas ini database responden akan terekam dengan baik, dan apabila memerlukan kembali, akan dengan mudah digunakan. Selain itu, fasilitas ini memudahkan para staf untuk membuat atau mencetak amplop (Envelopes) beserta alamat tujuan surat, atau label alamat (Labels) yang dibutuhkan dengan sangat mudah.

Tata kelola surat masuk dan surat keluar pada semua obyek pengamatan dilakukan secara manual. Untuk surat masuk, setap surat yang diterima, dicatat melalui buku agenda kemudian diberikan disposisi, lalu didistribusikan kepada pihak pengolah. Untuk surat keluar, surat yang sudah divalidasi, dicatat dan dikirimkan. Dalam hal pengiriman surat, penggunaan jaringan internet sangat memungkinkan untuk mengiriman surat. Namun hal ini masih jarang dilakukan oleh para informan penelitian. Sebagian besar pengiriman surat masih berbasis kertas, dan cara pengirimannya pun melalui kurir.

Optimalisasi tata kelola surat menyurat dapat dilakukan secara elektronis. Melalui sistem elektronik, kegiatan pembuatan surat, penandatangan, pencatatan,

(12)

29

sampai dengan pendistribusian surat dapat dilakukan secara elektronis.

Kebutuhan tata kelola surat menyurat secara elektronis. Kebutuhan ini didasari oleh temuan yang menunjukan bahwa sistem pengelolaan surat pada semua obyek penelitian selakukan secara konvensional. Karena dilakukan secara konvensional, maka banyak kendala yang dihadapi. Kendala tersebut meliputi kecepatan dalam pelayanan surat (baik surat masuk maupun surat keluar), akurasi pencatatan surat yang kurang baik, dan lain sebagainya. Sistem pengagendaan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual, demikian juga dalam kegiatan disposisi dan pendistribusian. Digitalisasi kegiaran surat menyurat baik surat masuk dan surat keluar, baik dalam proses penerimaan dan penciptaan surat, proses pencatatan, dan pendistribusian menjadi prioritas kebutuhan pada kantor gereja di Salatiga.

4.2.3 Tata Kelola Kearsipan

Kearsipan merupakan aktivitas penyimpanan informasi dalam sebuah organisasi. Tujuan utama kearsipan adalah penemuan kembali. Yang dimaksudkan disini adalah penemuan kembali arsip/informasi yang disimpan dengan cepat, tepat dan lengkap. Kegiatan pengelolan arsip disebut dengan manajemen kearsipan atau tata kelola kearsipan. Manajemen arsip dapat diartikan sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik (Odgers, 2005).

Kegiatan pengelolaan arsip juga dilakukan pada semua obyek pengamatan. Kegiatan kearsipan pada

(13)

30

semua obyek pengamatan penelitian dilakukan secara manual. Untuk arsip yang berbasis kertas, mereka menyimpan arsip arsip dengan penggolongan tertentu dalam sebuah map, dan kemudian ditata dalam sebuah almari arsip. Dalam diskusi yang telah dilakukan, mereka (informan) telah merasa “kewalahan” dalam menyimpan berkas berkas arsip kertas tersebut. Sistem pengelolaan arsip yang digunakan masih sangat sederhana dan konvensional. Hal tersebut ditunjukan dengan tidak adanya standart daftar klasifikasi arsip, tidak adanya jadwal retensi arsip dan sebagainya.

Karena para informan telah merasa kewalahan dengan pengelolaan arsip kertas, mereka juga berniat untuk melakukan pengelolaan secara secara elektronis. Dalam hal pengelolaan secara elektronis, para informan mengalami kendala. Kendala tersebut adalah banyaknya dokumen yang mereka simpan, kendala kedua adalah terbatasnya alat pemindai (scanner) yang dimiliki kantor, dan yang ketiga tidak adanya aplikasi atau sistem yang bisa digunakan untuk mengelola arsip secara elektronis. Untuk arsip dalam bentuk digital, para informan menyatakan bahwa mereka menyimpan file-file dalam folder penyimpanan komputer. Folder-folder tersebut diberi nama dengan nama yang tidak terstandar, karena pada semua obyek pengamatan belum memiliki daftar klasifikasi yang jelas. Untuk file dalam email, mereka tetap menyimpan file tersebut dalam inbox folder dalam account email. Dari hasil identifikasi tersebut, nampak bahwa sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh para informan pada obyek pengamatan belum lah optimal.

Optimalisasi tatakelola arsip pada antor gereja dapat dilakukan melalui sistem kearsipan elektronik. Pada

(14)

31

dasarnya arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital. National Archive and Record Administration (NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Sedangkan menurut Australia Archive dalam buku Managing Electronic Record, arsip elektronik adalah arsip yang tercipta dan terpelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah didalam dan di antara sistem komputer. Pendapat senada disampaikan oleh Wallace yang mengatakan bahwa berkas elektronik terdiri dari himpunan informasi yang terekam dalam bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan pada beberapa media sehingga dapat ditemu kembali, dibaca dan digunakan (Wallace, 1992).

Lebih lanjut, ada beberapa manfaat dalam penggunaan sistem kearsipan elektronik (Sukoco, 2007):

• Cepat ditemukan, dan memungkinkan

pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

• Pengideksan yang flrksibel dan mudah

dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang mengakibatkan berlaku hal sebaliknya.

• Pencarian secara full-text, dengan mencari file

(15)

32

Sedangkan menurut Siatiras (2004), penerapan manajemen kearsipan elektronik memiliki beberapa manfaat, antara lain untuk meningkatkan efisiensi dalam pelayanan terhadap klien internal maupun eksternal, informasi antara staf dan kantor, keamanan informasi, peningkatan proses informasi dan auditability, dan peningkatan akses ke informasi (Siatiras, 2004).

Dengan kata lain, tata kelola arsip secara elektronik (Electronic filing system) akan semakin meningkatkan layanan terhadap semua stakeholder. Kebutuhan tata kelola kearsipan secara elektronik. Kebutuhan ini didasari oleh temuan bahwa pengelolaan arsip pada semua kantor gereja di Salatiga dilakukan secara manual dan berbasis kertas. Hal tersebut berdampak pada pemborosan kerta, tempat penyimpanan, peralatan kearsipan dan juga tenaga staff. Pengelolaan arsip secara elektronik dengan sistem kearsipan elektronik menjadi prioritas kebutuhan kantor gereja di Salatiga agar dapat memberikan pelayanan arsip secara optimal kepada semua pihak.

4.2.4 Tata Kelola Data Keuangan

Kata kelola keuangan merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam setiap organisasi. Kegiatan tata kelola keuangan disebut dengan manajemen keuangan. Namun demikian konsep manajemen keuangan dalam hal ini diartikan sebagai kegiatan pencatatan transaksi keuangan. Pengelolaan keuangan organisasi pelu dikelola secara cermat, tertib dan sistematis. Pengelolaan keuangan yang dilakukan secara baik dapat memudahkan pengawasan atas kinerja organisasi, pengukuran keberhasilan, dan dapat digunakan sebagai

(16)

33

dasar pertimbangan untuk penentuan kebijakan organisasi (Suparjati, 1999).

Pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dalam setiap organisasi dilakukan berdasarkan konsep persamaan akuntansi. Dengan konsep tersebut dapat diketahui pengaruh dari suatu transaksi terhadap posisi keuangan organisasi. Persamaan akuntansi diperlukan untuk mengenalkan awal pemikiran akuntansi dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan.

Demikian juga yang dilakukan dalam pencatatan keuangan gereja. Dari hasil pengamatan, Nampak bahwa sebagian besar pencatatan transaksi gereja dilakukan secara konvensional. Sebagian besar obyek pengamatan, melakukan pencatatan keuangan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Karena belum menggunakan sistem yang terintegrasi, maka pelaporan keuangan gereja masih mengalami kendala. Kendala yang dihadapi adalah kecepatan laporan keuangan yang belum terwujud.

Optimalisasi tata kelola keuangan gereja dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi, dalam bentuk sistem administasi keuangan dan akuntansi gereja secara electronik sehingga pencatatan transaksi keuangan dapa dilakukan secara akurat dan cepat.

Kebutuhan tata kelola administrasi keuangan secara elektronik. Kebutuhan ini didasari oleh temuan penelitian yang menunjukan bahwa pencatatan keuangan gereja pada kantor gereja dilakukan secara manual, dan data belum terintegrasi. Hal ini menyebabkan pengelolaan adminitasi keuangan yang belum optimal. Penyajian akurasi perhitungan dan penyajian laporan keuangan secara periodik masih lambat. Dengan demikian sistem pencatatan transakasi

(17)

34

(administrasi) keuangan gereja secara elektronis menjadi prioritas kebutuhan.

4.2.5 Tata Kelola Penjadwalan Kegiatan

Kegiatan penjadwalan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh kantor gereja. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.

Secara umum kegiatan penjadwalan adalah pengaturan waktu dari suatu kegiatan operasi, yang mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan maupun tenaga kerja dan menentukan urutan pelaksanaan bagi suatu kegiatan operasi. Tujuan Penjadwalan yaitu meminimalkan waktu proses, waktu tunggu langganan dan tingkat persediaan serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, tenaga kerja dan peralatan.

Demikian juga dengan kegiatan gereja. Gereja memiliki berbagai bentuk kegiatan yang meibatkan banyak pihak. Oleh karena ini kegiatan penjadwalan atau tata kelola penjadwalan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh kantor gereja. Dari hasil pengamatan kegiatan penjadwalan kegiatan gereja dilakukan secara konvensional. Perencanaan kegiatan gereja dibuat dalam bentuk tabel kegiatan dalam periode tertentu. Sebagian besar menggunakan aplikasi Microsoft word atau Microsoft excel. Hal ini tentunya kurang efektif dalam hal proses pembuatan dan proses tindak lanjutnya.

(18)

35

Dari fakta tersebut, optimalisasi kegiatan penjadwalan perlu dilakukan melalui sisten yang lebih baik yaitu melalui aplikasi penjadwalan kegiatan. Dengan aplikasi penjadwalan dimungkinkan proses perencanaan kegiatan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Kebutuhan tata kelola jadwal kegiatan. Kebutuhan ini didasari oleh temuan penelitian yang menunjukan bawa kegiatan perencanaan kegiatan (agenda) gereja dilakukan secara konvensional. Proses perencanaan dan penyusunan, dan pendistribusian informasi tentang agenda kegiatan dilakukan secara manual. Dengan demikian sistem penjadwalan atau sistem agenda melalui sistem/aplikasi komputer menjadi prioritas kebutuhan bagi kantor gereja.

4.2.6 Tata Kelola Aset (Inventaris)

Salah satu tugas manajemen perkantoran adalah mengelola perlengkapan kantor dengan baik. Dalam pengelolaan tersebut tentunya perlu dlakukannya inventarisasi barang-barang perlengkapan kantor, sehinga informasi tentang keberadaan barang perlengkapan dapat dimiliki oleh organisasi. Dengan inventarisasi barang yang baik, maka akan mendapatkan informasi-informasi yang pasti yang mungkin diperlukan untuk aktivitas organisasi.

Inventarisasi barang adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki/dikelola/dikuasai oleh organisasi yang merupakan hasil pembuatan sendiri, pembelian, hadiah , ataupun hasil hibah (Suparjati, 1999) . Kegiatan inventarisasi harus dilakukan oleh setiap organisasi melalui unit perkantoran atau bagian

(19)

36

rumah tangga. Dengan memiliki daftar barang inventaris, kita dapat mengetahui harta atau asset organisasi berupa barang dengan mudah.

Agar iventarisasi dilakukan secara sistematis, sebaiknya barang barang diklasifikasikan de dalam beberapa golongan, kemudian diebri kode berdasarkan penggolangan tersebut. Kodifikasi dapat menggunakan abjad, dapat pula memakai angka. Nomor tersebut dipakai dalam buku inventarisasi dan sebaiknya juga dicantumkan pada barang yang bersangkutan.

Hasil pengamatan menunjukan bahwa pencatatan inventaris gereja tidak dilakukan oleh semua obyek pengamatan. Fakta ini dapat diartikan bahwa obyek pengamatan kurang member perhatian terhadap kegiatan inventarisasi asset gereja. Obyek pengamatan yang telah melakukan inventarisasi, kegiatan ini dilakukan secara konvensional. Data barang hanya berupa tabel dan tidak ada relasi data. Hal ini tentunya kurang mendukung dalam pemanfaatan daftar inventaris asset. Optimalisasi inventarisasi asset gereja dapat dilakukan melalui sistem atau aplikasi inventarisasi yang akan memudahkan dalam proses penyusunan dan pelaporan, serta pemanfaatnya untuk pengambilan keputusan pimpinan.

Kebutuhan tata kelola inventarisasi. Kebutuhan ini didasari oleh temuan penelitian yang menunjukan bahwa sebagian besar kegiatan administrasi atau pencatatan asset organisasi, dalam hal ini gereja dilakukan dengan kurang baik. Bahkan beberapa obyek pengamatan tidak melakukan kegiatan tersebut. Kegiatan inventarisasi dilakukan secara konvensional, dengan membuat daftar barang, tanpa ada relasi data base. Hal tersebut tentunya kurang mendukung

(20)

37

pimpinan dalam hal pengambilan keputusan terkait dengan pengelolaan asset organisasi. Dengan demikian sistem tata kelola asset atau sistem inventarisasi pada kantor gereja menjadi prioritas kebutuhan.

4.2.7 Tata Kelola Komunikasi

Media komunikasi dalam hal ini diartikan sebagai alat untuk menyampaikan pesan, dari komunikator kepada komunikan. Dari hasil FGD dan observasi, nampak bahwa penyampaian informasi pada sebagai besar obyek pengamatan masih menggunakan media yang sederhana yang belum memanfaatkan secara optimal sumber daya yang mereka miliki. Media konvensional yang mereka gunakan adalah surat, warta jemaat, faksimili, telepon dan sms pribadi. Pemanfaatan

electronic mail masih terbatas.

Optimalisasi media komunikasi bagi kantor gereja perlu dilakukan dengan menggunakan sistem komunikasi yang lebih baik. Pemanfaatan media komunikasi yang berbasis internat misalnya SMS gateway dan, Google calendar sangat mungkin dilakukan. Pada dunia komputer, gateway dapat diartikan sebagai jembatan penghubung antar satu sistem dengan sistem lain yang berbeda, sehingga dapat terjadi suatu pertukaran data antar sistem tersebut. Dengan demikian, SMS gateway dapat diartikan sebagai suatu penghubung untuk lalu lintas data SMS, baik yang dikirimkan maupun yang diterima. Sedangkan Google Calendar adalah salah satu fitur gratis yang disediakan Google untuk para penggunanya. Dengan Google Calendar, pemilik akun Google dapat mengatur jadwal dan berbagi info jadwal tersebut kepada orang lain. Kalender dapat dibuat lebih dari satu, misalkan ada

(21)

38

kalender khusus untuk jadwal urusan pekerjaan, dan ada kalender khusus untuk jadwal urusan pribadi.

Kebutuhan tata kelola komunikasi. Kebutuhan ini didasari oleh hasil penelitian yang menunjukan bahwa kegiatan komunikasi dilakukan secara konvensional. Media komunikasi massa hanya tersedia dalam bentuk warta jemaat secara tertulis yang didistribusikan secara mingguan. Dari temuan tersebut, nampak bahwa sistem komunikasi masa kurang berjalan dengan baik. Pemanfaaatan media komunikasi yang berbasis teknologi komunikasi perlu dilakukan. Dengan demikian kebutuhan tata kelola komunikasi berbasis teknologi komunikasi yang lebih canggih menjadi kebutuhan kantor gereja saat ini.

4.3 Perancangan Model Arsitektur E-Office

Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dengan perwakilan staf administrasi gereja, serta analisis kebutuhan yang dilakukan, maka dilakukan perancangan suatu model arsitektur untuk aplikasi layanan administrasi gereja. Layanan sistem administrasi gereja tersebut meliputi database jemaat, korespondensi, pengarsipan, keuangan, kegiatan, komunikasi dan inventarisasi. Selanjutnya data-data tersebut dapat diakses oleh setiap stakeholder dengan tampilan dashboard yang berbeda-beda, baik untuk staf administrasi, pendeta, majelis, komisi, maupun jemaat.

(22)

39

Gambar 4 Process Flow Subsistem Data Jemaat

Sistem Administrasi Gereja - Data Jemaat - Korespondensi - Pengarsipan - Keuangan - Kegiatan - Komunikasi - Inventarisasi Database User Dashboard Administrasi Administrasi Jemaat Arsip Keuangan Kegiatan Komunikasi Inventaris Dashboard Pendeta Arsip Kegiatan Komunikasi Dashboard Majelis Arsip Kegiatan Keuangan Komunikasi Inventarisasi Dashboard Komisi/ Kepanitiaan Arsip Kegiatan Komunikasi Dashboard Jemaat Kegiatan Komunikasi

4.4 Perancangan Process Flow Subsistem Aplikasi E-Office Layanan Administrasi Gereja

Perancangan model aplikasi sistem layanan administrasi gereja (e-office) yang berupa process flow aplikasi dirancang berdasar perancangan subsistem layanan administrasi gereja, meliputi subsistem tata kelola data jemaat, subsistem korespondensi, subsistem kearsipan, subsistem tata kelola keuangan, subsistem komunikasi dan agenda kegiatan, dan subsistem inventarisasi. Berikut detail process flow aplikasi dari masing-masing subsistem.

(23)

40

4.4.1 Tata Kelola Data Jemaat

Subsistem tata kelola data jemaat merupakan subsistem yang digunakan untuk melakukan perekaman data jemaat, menyimpan dan sekaligus memberikan laporan sesuai kebutuhan user. Berikut ini adalah proses alur tata kelola data jemaat.

Gambar 5 Process Flow Subsistem Data Jemaat

Setting Menu:

1. Wilayah Persekutuan 2. Status Pernikahan 3. Status Jemaat

4. Jenis Pelayanan Kategorial

Beberapa field yang diinput dalam data jemaat adalah:

1) Nama Jemaat

2) Nomer Induk ( Otomatis)

3) Tempat dan Tanggal Lahir

4) Jenis Kelamin 5) Alamat 6) Wilayah Persekutuan ( +1, 2, 3 ..., ...) Administaror KELOLA USER INPUT DATA JEMAAT SETTING MENU Dasboard Statistik Data Jemaat Laporan Data Jemaat Profil Personal Jemaat Komunikasi Administrasi

PROCESS FLOW TATA KELOLA DATA JEMAAT

D A T A B A S E

(24)

41

7) Status Pernikahan ( + Menikah, Belum Menikah,

Janda, Duda)

8) Status Jemaat (+ Jemaat Tetap, Simpatisan)

9) Atestasi Masuk pada tanggal .... , dari ...

10) Aktif dalam pelayanan kategorial: (+ Umum, Komisi

Dewasa, Komisi Pemuda, Komisi Lansia dll..)

11) Nomer HP

12) Pekerjaan

13) Pendidikan Terakhir

14) Golongan Darah

Output sistem:

1) Profil Pribadi Jemaat

2) Laporan Statistik Jemaat : Per jenis kelamin, Status

Pernikahan, status jemaat, Pelayanan kategorial, Pendidikan

3) Laporan Daftar Jemaat per Kategori: Wilayah

Persekutuan, Status Jemaat, Pelayanan Kategorial, Pendidikan, Golongan Darah

4) Komunikasi: Daftar Nomor HP per pelayanan

kategorial, berfungsi untuk SMS Gateway /SMS massal

5) Administrasi: ID Card

4.4.2 Tata Kelola Korespondensi/Surat Menyurat

Subsistem tata kelola korespondensi digunakan untuk melakukan perekaman korespondensi yang berguna bagi kebutuhan user. Berikut ini adalah proses alur tata kelola korespondensi atau surat menyurat.

(25)

42

Gambar 6 Process Flow Surat Menyurat

4.4.3 Tata Kelola Pengarsipan

Berikut ini adalah proses alur tata kelola kearsipan.

Gambar 7 Process Flow Kearsipan

Administrator KELOLA USER SETING MENU KELOLA SURAT Bentuk Surat Jenis Surat Otorisasi SURAT KELUAR SURAT MASUK D A T A B A S E Disposisi Pengolah Penyusunan Naskah Otorisasi

Templete Surat

Kirim Tujuan

Pencatatan Digital

PROCESS FLOW TATA KELOLA SURAT MENYURAT

Arsip Surat Jadi

PROCESS FLOW TATA KELOLA KEARSIPAN

Administrator KELOLA DOKUMEN SETTING MENU KELOLA USERS Umum Sifat Dokumen Subyek Retensi Kategori Dokumen

Tambah Dokumen Indeks Dokumen

Pencarian

Dokumen Hasil Pencarian Arsip/File Upload File D A T A B A S E AGENDA

(26)

43

4.4.4 Tata Kelola Keuangan

Subsistem tata kelola keuangan merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan keuangan gereja. Sistem ini berfungsi untuk melakukan pencatatan perencanaan anggaran serta realisasi anggaran dalam periode tertentu. Dalam pencatatan transaksi keuangan, pada dasarnya mengikuti prinsip atau kaidah pengelolaan keuangan secara umum. Pencatatan transaksi pemasukan dan pengeluaran secara periodik merupakan inti dari sistem ini. Selain pencatatan, sistem ini menghasilkan laporan keuangan yaitu jurnal keuangan gereja dalam periode yang diperlukan.

User yang telah mendapatkan otorisasi dapat melakukan pengelolaan sistem ini dengan melakukan setting menu, yang terdiri dari penentuan pos-pos transaksi, nama transaksi, dan otorisasi. Setting menu tersebut menghasilkan formulir pencatatan transaksi, baik pendapatan maupun pengeluaran. Setelah itu semua data yang telah dimasukan melalu formulir akan tersimpan dalam database sistem administrasi gereja. Selanjutnya user dapat meminta laporan keuangan secara periodik sesuai kebutuhan.

(27)

44

Gambar 8 Process Flow SubsistemTata Kelola Keuangan

Setting Menu:

1. Pos dan Sub Pos Anggaran (Rencana Anggaran) : Penerimaan dan Pengeluaran

Input:

1. Rencana Anggaran Tahunan 2. Jurnal Transakasi per bulan Output:

1. Laporan Bulanan 2. Laporan Tahunan

4.4.5 Tata Kelola Komunikasi dan Kegiatan

Untuk proses aliran proses data dalam tata kelola komunikasi dan agenda kegiatan dirancang seperti detail berikut. Administrator KELOLA USER SETING MENU PENCATATAN KEUANGAN Pos Transaksi Otorisasi Nama Transaksi Input Data Pemasukan Input Data Pengeluaran Formulir Pencatatan D A T A B A S E Tampilan Laporan Keuangan Mingguan Bulanan Tahunan Laporan Keuangan Cetak Mingguan Bulanan Tahunan

(28)

45

Gambar 9 Process Flow Tata Kelola Komunikasi

4.4.6 Tata Kelola Inventarisasi

Subsistem ini merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan informasi asset gereja. Sistem ini berfungsi untuk pencatatan setiap barang tidak habis pakai miliki gereja dengan secara detail. Selanjutnya dari data ini, user akan memperoleh laporan tentang inventaris gereja secara periode berdasarkan beberapa kategori. Laporan inventaris digunakan untuk pengambilan keputusan pimpinan gereja. Beberapa laporan inventaris meliputi jenis dan jumlah barang secara total, tahun pengadaan, kodisi saat ini, dan lain-lain.

Inventarisasi barang adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data mengenai barang-barang

perlengkapan yang dimiliki/dikelola/dikuasai oleh

organisasi (Gereja) yang merupakan hasil pembuatan sendiri, pembelian, hadiah , ataupun hasil hibah. Kegiatan inventarisasi harus dilakukan oleh setiap organisasi termasuk gereja melalui unit perkantoran atau bagian

Administrator KELOLA USER Data Base SMS GATEWAY MAILING Agenda Kegiatan

PROCESS FLOW TATA KELOLA KOMUNIKASI

Individu /Personal

Massal/Umum Kelompok/Group

(29)

46

rumah tangga. Dengan memiliki daftar barang inventaris, pimpinan/majelis/ jemaat gereja dapat mengetahui informasi harta atau asset organisasi berupa barang dengan mudah. Setelah mengetahui informasi tersebut, selanjutnya dapat menindaklanjutinya dengan banyak hal, misalnya pembelian atau penggadaan barang baru, penggantian barang yang sudah lama, dan sebagainya.

Gambar 10 Process Flow Inventarisasi

Setting Menu:

1. Klasifikasi Barang Inventaris: (+ 1. Mesin Kantor, 2. Perabot Kantor, 3. Hiasan Kantor)

Input:

1) Tanggal Pencatatan

2) Nama Barang

3) Klasifikasi Barang

4) Kode Barang (Otomatis)

5) Merk/Seri

6) Tahun Pengadaan

7) Harga/ Nilai Barang

8) Sumber pengadaan (Persembahan, Pembelian, Hibah)

9) Lokasi Barang 10)Keadaan Barang Setting menu Setting User Input Data Barang Buku Induk Inventaris Buku Golongan Inventaris Laporan Periodik

(30)

47

Output

Laporan Barang berdasarkan

1) Klasifikasi Barang,

2) Tahun,,

3) Keadaan,

4) Lokasi

4.5 Perancangan Database dan Prototipe Model Aplikasi E-Office Layanan Administrasi Gereja Prototipe model aplikasi e-office sistem layanan administrasi gereja yang disebut dengan aplikasi SAJA (Sistem Administrasi Gereja) mulai dari perancangan database manajemen sistem hingga tampilan aplikasi prototipe dari sistem administrasi gereja dikemukakan dalam penjelasan berikut. Terdapat dua subsistem yang dinilai menjadi layanan adminisistrasi yang paling esensial dalam kantor gereja yang kemudian dijadikan acuan dalam pengembangan prototipe sistem administrasi e-office pada kantor layanan administrasi gereja, yaitu subsistem data jemaat dan keuangan.

4.5.1 Database dan Prototipe Data Jemaat

Database diagram dari modul tata kelola data jemaat dalam administrasi gereja dapat ditunjukan dalam diagram berikut ini.

(31)

48

Penjelasan Tabel Tabel Status Jemaat

Nama Field Tipe _Data Width Keterangan

KodeStatus Character 4 Kode Status Jemaat StatusJemaat Character 10

Berbagai status jemaat dalam gereja seperti Jemaat Tetap, Simpatisan Keterangan String 50 Penjelasan isi field

Tabel Wilayah

KodeWilayah Character 4 Kode Wilayah _Persekutuan NamaWilayah Character 20

Nama Wilayah diisi denganWilayan 1, Wilayah 2, dan seterusnya Keterangan String 50 Penjelasan isi field

(32)

49

Tabel Kategorial

Kategorial Character 4 Kode Kategori

Keterangan Character 40 Jenis kategori pelayanan yaitu Umum, Komisi Dewasa, Komisi Pemuda, Komisi Lansia dll

Tabel (Status) Nikah

KodeNikah Character 4 Kode Status Nikah

Status Character 20 Status Pernikahan : _{Kawin, Belum Kawin} Keterangan String 40 Penjelasan isi field

Selanjutnya, aplikasi sistem administrasi gereja untuk jemaat disebut dengan SAJA-Person. Dimana

SAJA-Person memiliki beberapa menu, yaitu:

• USER MANAGEMENT: merupakan menu yang

digunakan oleh administrator untuk melaukukan pengelolaan pengguna (user) aplikasi ini. Setiap user adalan mempunya user name dan password.

• SETTING MENU: merupakan menu yang digunakan

oleh user untuk melakukan setting nama field yang disesuaikan kebutuhan gereja, misalnya jenis kategori pelayanan, wilayah pelayanan gereja, dan lainnya.

(33)

50

• INPUT DATA JEMAAT: merupakan menu atau

formulir yang digunakan user untuk melakukan input data jemaat secara lengkap.

• PROFIL PERSONAL JEMAAT: merupakan luaran

aplikasi dalam bentuk data pribadi setiap jemaat yang ditentukan oleh user.

• STATISTIK DATA JEMAAT: merupakan luaran

aplikasi dalam bentuk tabel atau diagram data jemaat gereja secara keseluruhan.

• LAPORAN DATA JEMAAT: merupakan luaran

aplikasi dalam bentuk daftar data jemaat berdasarkan kategori tertentu.

• KOMUNIKASI: merupakan luaran aplikasi dalam

bentuk daftar nomor telepon atau alamat email yang bisa dihubungi oleh pihak gereja.

• ADMINISTRASI: merupakan luaran aplikasi dalam

bentuk data jemaat untuk keperluan pelayanan administrasi gereja.

Berikut tampilan dan langkah-langkah penggunaan aplikasi yang diimplementasikan dalam prototipe aplikasi SAJA-Person.

1. Masuk Ke Aplikasi

Masuk ke aplikasi menggunakan login. Ketik username dan password yang telah dtentukan oleh admin.

(34)

51

Jika password benar, maka akan tampil menu utama seperti di bawah ini:

Terdapat 4 tombol setting menu yaitu setting nama wilayah pesekutuan. Setting status pernikahan, setting status jemat dan setting jenis pelayanan.

2. Menu Setting

Menu ini digunakan untuk melakukan setting field data jemaat. Nama nama field dapat disesuaikan dengan keperluan gereja. Langkah pertama, lakukan seting awal sesuai master data gereja seperti Wilayah Persekutuan, Status Pernikahan, Status Jemaat dan Jenis Pelayanan sebagai berikut.

(35)

(36)

53

3. Menu Pengelolaan Data Jemaat

Menu ini digunakan untuk memasukkan, menambah, atau mengedit data jemaat.

4. Menu Cetak Laporan

Menu ini digunakan untuk memperoleh luaran aplikasi dalam bentuk laporan. Berikut beberapa pilihan cetak laporan.

(37)

54

a. Cetak Data Pribadi Jemaat

Untuk mencetak data pribadi jemaat, klik tombol “Data Pribadi Jemaat”, menudian muncul form pilih Data jemaat. Isikan salah satu nama jemaat yang dikehendaki.

Setelah nama jemaat dipilih, ada 3 pilihan yaitu cetak data jemaat (Cetak), melihat data jemaat dalam monitor (Preview) dan keluar menu. Setelah klik cetak atau preview, akan keluar tampilan biodata jemaat sebagai berikut:

(38)

55

b. Cetak Data Jemaat Per Wilayah

Untuk mencetak data jemaat per wilayah, klik tombol “data jemaat per wilayah”, kemudian akan muncul form berikut ini:

Isikan atau pilih salah satu wilayah pelayanan yang dikehendaki. Setelah nama wilayah jemaat dipilih, ada 3 pilihan yaitu cetak data jemaat per wilayah (Cetak), melihat data jemaat perwilayah dalam monitor (Preview) dan keluar menu. Setelah klik cetak atau preview, akan keluar tampilan data jemaat perwilayah sebagai berikut:

(39)

56

4.5.2 Database dan Prototipe Keuangan

Perancangan database diagram dari modul tata kelola keuangan administrasi gereja tertampil dalam diagram berikut ini.

Penjelasan Tabel Master Akun

Nama Field Tipe Data Width Keterangan

KodeAkun Character 4 Kode AccountChart of

Nama Character 20 Nama AccountChart of

Keterangan String 40 Keterangan Kode

SaldoAwalD Numeric 10:2 Nilai Saldo Awal pada posisi Debet SaldoAwalK Numeric 10:2 Nilai Saldo Awal pada posisi Kredit MutasiD Numeric 10:2 Mutasi Debet (pemasukan) MutasiK Numeric 10:2 Mutasi Kredit (pengeluaran) SaldoAkhirD Numeric 10:2 Nilai Saldo Akhir pada posisi Debet SaldoAkhirK Numeric 10:2 Nilai Saldo Akhir pada posisi Kredit

(40)

57

Tabel Buku Besar

KodeAkun Character 4 Kode AccountChart of

KodeTransaksi Character 20 Kode Urut Transaksi

SaldoAwal Numeric 10:2 Nilai Saldo Awal

Debet Numeric 10:2 Nilai debet

Kredit Numeric 10:2 Nilai Kredit

SaldoAkhir Numeric 10:2 Saldo Akhir

Tabel Transaksi

KodeTransaksi Character 4 Kode Transaksi

Tanggal Character 20 Tanggal Transaksi

Keterangan Numeric 10:2 Penjelasan Transaksi

Jumlah Numeric 10:2 Jumlah Transaksi

Posisi Numeric 10:2 Posisi (Debet/Kredit)

Selanjutnya, aplikasi sistem administrasi gereja untuk keuangan disebut dengan SAJA-Finance. Dimana

SAJA-Finance memiliki beberapa menu, antara lain yaitu: 1. MANAJEMEN USER: yaitu menu yang digunakan

untuk melakukan pengelolaan pengguna (user)

dari aplikasi ini. Setiap pengguna wajib memiliki

user name dan password masing-masing.

2. MENU SETTING: merupakan menu yang digunakan oleh pengguna untuk melakukan penambahan atau pengubahan kode akun dan identitas dari gereja yang bersangkutan.

(41)

58

3. INPUT ANGGARAN: merupakan menu yang digunakan oleh pengguna untuk melakukan input anggaran yang direncanakan.

4. INPUT PEMASUKAN: merupakan menu yang digunakan oleh pengguna untuk melakukan input transaksi pemasukan.

5. INPUT PENGELUARAN: merupakan menu yang digunakan oleh pengguna untuk melakukan input data dari transaksi pengeluaran.

6. LAPORAN: merupakan luaran aplikasi dalam bentuk jurnal atau tabel untuk rekap transaksi keuangan yang dilakukan oleh gereja.

Tampilan prototipe aplikasi SAJA-Finance dapat dilihat pada detail berikut.

I. Menu Utama

Masuk ke aplikasi menu utama menggunakan login. Ketik username dan password yang telah di otorisasi oleh admin.

1. Konfirmasi dari sistem apakah username dan password yang dimasukkan oleh pengguna sudah benar atau masih salah.

(42)

59

2. Jika username dan password yang dimasukkan benar, maka akan tertampil menu utama berikut:

II. Menu Setting/Pengaturan 1. Setting Kode Akun

Pada tahap awal perlu dilakukan setting kode akun dari Sistem Keuangan Gereja. Setting disesuaikan dengan jenis-jenis penerimaan dan pengeluaran yang ada di Gereja.

(43)

60

2. Setting ID Gereja

Pengaturan ID Gereja meliputi Kode, Nama, Alamat, Kontak Person serta Logo.

III. Menu Input (Anggaran, Pemasukan dan Pengeluaran)

1. Input Anggaran

Menu ini digunakan untuk menambah atau mengubah alokasi anggaran sesuai dengan akun yang telah dibuat sebelumnya.

(44)

61

2. Input Transaksi Pemasukan

Menu ini digunakan untuk menambah,

mengubah atau menghapus transaksi

pemasukan.

3. Input Transaksi Pengeluaran

Menu ini digunakan untuk menambah,

mengubah atau menghapus transaksi

pengeluaran.

(45)

62

IV. Menu Cetak Laporan 1. Menu Utama Laporan

Menu ini berisi tampilan pilihan laporan meliputi daftar kode akun, cetak anggaran, laporan pemasukan, laporan pengeluaran, jurnal transaksi, laporan rekap tahunan, serta laporan rincian per-kode akun.

2. Cetak Daftar Kode Akun Keuangan

Menu ini digunakan untuk menghasilkan luaran berupa tabel yang berisi daftar kode akun keuangan yang telah dibuat.

(46)

63

3. Cetak Anggaran

Untuk mencetak alokasi anggaran dari tiap kode akun.

4. Cetak Laporan Pemasukan / Pengeluaran Untuk mencetak rekapitulasi laporan transaksi pemasukan atau pengeluaran.

(47)

64

5. Cetak Jurnal Transaksi

Untuk mencetak jurnal transaksi dari periode tertentu

6. Cetak Laporan Rekap Tahunan

Untuk mencetak laporan rekap tahunan dari transaksi yang telah dilakukan.

(48)

65

7. Cetak Laporan Rincian per-Kode Akun

Untuk mencetak laporan rincian per-kode akun, meliputi anggaran, pengeluaran dan anggaran yang belum terealisasi.