Lampiran 1: Data Lelang selama Periode 14 Februari Juni 2005

(1)

Lampiran 1: Data Lelang selama Periode 14 Februari 2005 – 13 Juni 2005

Tipe material Jenis Item Penawaran Nama Nilai

disposal Minimum Penawar Penawaran

(Rp) (Rp)

1 15/03/2005 Fixed Asset Scrap Scrap mesin CP-01 150.000.000 H. Nurdin 275.000.000 Djoko Susanto 259.000.000

H. Muchid 225.000.000

Arif Rahman 212.212.212

Hasanudin 207.500.000

Muhalik 200.000.000

Rizal 180.000.000

Moch. Musa Yunus 180.000.000 Didik Sasmito 176.000.000

Jatmiko 170.000.000

Djunaedi 165.000.000

Keterangan:

Pemenang lelang jatuh pada penawar tertinggi kedua karena penawar tertinggi pertama tidak melakukan pelunasan sampai pada batas waktu yang ditetapkan.Oleh sebab itu H. Nurdin masuk dalam blacklist.

2 15/03/2005 Non Fixed Asset Sparepart Air compressor, 3.000.000 Djoko Susanto 21.000.000

pompa, motor, dsb H. Nurdin 20.500.000

H. Muchid 17.500.000

Muhalik 15.000.000

Hasanudin 12.750.000

Arif Rahman 11.363.636

Moch. Musa Yunus 10.909.090 Didik Sasmito 10.000.000

Rizal 4.555.550

Djunaedi 3.500.000

Jatmiko 3.500.000

3 29/04/2005 Fixed Asset Peralatan kantor AC 6.000.000 Rizal 7.150.000

Soetji Hudan 6.895.000

4 29/04/2005 Fixed Asset Peralatan kantor Mesin fotokopi 350.000 Firmansyah 670.000

Rizal 625.000

Djoko Susanto 500.000

Johan Limbang 500.000

H. Dussama 425.000

Soetji Hudan 355.500

5 29/04/2005 Fixed Asset Peralatan kantor Elektronik 1.488.500 Djoko Susanto 2.500.000

(telepon, TV, dsb) H. Dussama 1.750.000

Rizal 1.500.000

6 29/04/2005 Fixed Asset Peralatan kantor Elektronik 935.000 Djoko Susanto 1.600.000 (mesin cuci, lemari es,

dsb) Soetji Hudan 1.075.500

7 29/04/2005 Fixed Asset Peralatan kantor Meja, kursi kantor, dsb 5.200.000 Djoko Susanto 10.500.000

Rizal 6.750.000

8 29/04/2005 Fixed Asset Mesin produksi Mesin dan conveyor 22.220.000 Rizal 28.850.000

& utility Soetji Hudan 24.150.500

H. Dussama 15.000.000

H. Muchid 12.500.000

9 29/04/2005 Fixed Asset Mesin produksi Peralatan cetak 1.980.000 Djoko Susanto 4.000.000

& utility Rizal 2.550.000

Kiko 2.520.000

Agus Kuswanto 2.200.000 Johan Limbang 2.100.000

H. Dussama 2.000.000

No Tanggal Item (paket)

(2)

Lampiran 1: Data Lelang selama Periode 14 Februari 2005 – 13 Juni 2005 (sambungan)

Tipe material Jenis Item Penawaran Nama Nilai

disposal Minimum Penawar Penawaran

(Rp) (Rp)

10 29/04/2005 Fixed Asset Mesin produksi Heat exchanger 30.000.000 Rizal 40.000.000

& utility Soetji Hudan 33.175.500

Agus Kuswanto 33.000.000

H. Samsul 32.500.000

Djunaedi 31.200.000

H. Dussama 30.500.000

H. Muchid 27.500.000

11 29/04/2005 Fixed Asset Mesin produksi Mesin granule 25.000.000 Rizal 29.500.000

& utility Agus Kuswanto 28.000.000

12 29/04/2005 Peralatan Mesin oven farmasi 2.475.000 Djoko Susanto 5.100.000

laboratorium jamu, gauge filtrona, Djunaedi 3.750.000

dsb Rizal 3.500.000

H. Samsul 2.900.000

H. Muchid 2.800.000

Johan Limbang 2.600.000 13 29/04/2005 Fixed Asset Perlengkapan Peralatan electrical 7.278.000 Rizal 9.500.000 pabrik & gudang (panel, kabel, dsb) H. Muchid 8.500.000

14 10/05/2005 Non Fixed Asset Material bangunanMaterial bangunan 12.500.000 Djunaedi 33.150.000

dan konstruksi (bongkaran) Munif 33.100.000

UD. MS Munib 30.010.000 UD. Makmur Bahagia 28.000.000 Soetji Hudan 24.875.850 Agus Kuswanto 19.200.000

Suyanto 19.000.000

Edy Siswo 17.600.000

M. Urip 15.000.000

H. Muchid 7.500.000

Keterangan:

H. Muchid masuk dalam blacklist buyer karena menawar dibawah harga minimum.

15 20/05/2005 Fixed Asset Peralatan kantor Kursi lipat, meja tulis, 5.500.000 Moch. Musa Yunus 13.100.000

dan papan grafik, dsb Munif 12.550.000

peralatan gudang Hand pallet, drum besi Chotib 11.000.000

kuning, kereta dorong, Husein 7.350.000

glangsing, dsb Soetji Hudan 6.700.000

16 09/06/2005 Fixed Asset Peralatan IT Monitor 662.500 Alex 3.575.000

Budi 3.100.000

H. Munib 1.990.000

Moch. Musa Yunus 1.350.000

Rizal 1.150.000

Agata 810.000

H. Dussama 755.000

H. Samsul 750.000

17 09/06/2005 Fixed Asset Perlengkapan Hand pallet, timbangan 1.440.000 H. Munib 2.995.000 pabrik & gudang berkel, timbangan H. Dussama 2.500.000

pertin, dsb Djunaedi 2.340.000

Alex 2.010.000

Rizal 2.000.000

Moch. Musa Yunus 1.900.000

H. Samsul 1.700.000

No Tanggal Item (paket)

(3)

Lampiran 2: SOP Serah Terima Material Disposal 1. Maksud

Untuk membantu memperlancar proses penanganan material disposal dan menghindari adanya ketidaksesuaian antara item, quantity, dan kondisi material disposal dari EDPS dengan keadaan sesungguhnya.

2. Ruang Lingkup

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari Waste Producer, Disposal Coordinator Fixed Asset dan Non Fixed Asset, serta Disposal Staff.

3. Definisi

EDPS : Electronic Disposal Process System 4. Related Procedure

• SPDP002 – Penanganan Disposal 5. Referensi

• EDPS Ready To Execute

• Form Bukti Penerimaan Material Disposal

• Berita Acara

6. Procedure

6.1. Disposal Coordinator menerima EDPS Ready To Execute material disposal.

6.2. Waste Producer menghubungi Disposal Coordinator untuk menginformasikan pengiriman material disposal ke tempat penyimpanan sementara.

6.3. Disposal Coordinator memberitahukan akan ada pengiriman material disposal pada Disposal Staff agar mereka siap menerima material disposal di tempat penyimpanan sementara.

6.4. Waste Producer mengirimkan material disposal dan melampirkan EDPS serta form bukti penerimaan material disposal.

6.5. Disposal Staff melakukan pengecekan terhadap item, quantity, dan kondisi material disposal apakah sesuai dengan EDPS.

6.6. Jika item, quantity, dan kondisi material disposal sesuai dengan EDPS maka Disposal Staff akan menerima material disposal di tempat penyimpanan sementara dan menandatangani form bukti penerimaan material disposal, sedangkan jika tidak sesuai maka material disposal akan dikembalikan pada waste producer. Kemudian waste producer harus membuat Berita Acara mengenai item, quantity dan kondisi material disposal yang sesuai dengan kenyataan yang ada. Setelah itu, waste producer dapat menghubungi kembali Disposal Coordinator untuk mengirimkan material disposal tersebut.

(4)

Lampiran 2: SOP Serah Terima Material Disposal(sambungan) 7. Isi Procedure

Mengirimkan material disposal dan melampirkan EDPS serta form bukti

penerimaan material disposal Waste Producer

EDPS Ready to Execute, Form Bukti Penerimaan material Disposal

Material Disposal

Menerima EDPS Ready To Execute Disposal Coordinator

EDPS Ready To Execute

Apakah sesuai ? Menghubungi Disposal Coordinator untuk

menginformasikan pengiriman material disposal ke tempat penyimpanan

sementara Waste Producer

Disposal Staff melakukan pengecekan terhadap item, quantity, dan kondisi material disposal apakah sesuai dengan

EDPS Disposal Staff

EDPS Ready to Execute

Disposal Staff menerima material disposal di tempat penyimpanan sementara dan

menandatangani form penerimaan material disposal

Disposal Staff

Form Bukti Penerimaan Material Disposal Memberitahukan akan ada pengiriman

material disposal pada Disposal Staff Disposal Coordinator

Material disposal dikembalikan pada waste producer

Membuat Berita Acara mengenai item, quantity dan kondisi material disposal yang sesuai dengan kenyataan yang ada.

Waste Producer

Berita Acara Ya

Tidak

(5)

Lampiran 3: SOP Penentuan Harga Minimum Penjualan Aset 1. Maksud

Untuk menentukan harga minimum dari disposal fixed asset yang sesuai sehingga menghasilkan penawaran jual yang dapat memberikan added value yang optimal bagi perusahaan.

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari GSS Manager, Accounting, Disposal Coordinator FA & Staff, dan Waste Producer dalam proses penentuan harga minimum penjualan disposal fixed asset.

3. Definisi

FA : Fixed Asset

EDPS : Electronic Disposal Process System GSS : General Shared Service

MP : Minimum Price EV : Estimate Value BV : Book Value 4. Related Procedure

• SPDP002 Penanganan Disposal

• SDDP002 – 01 Kebijakan Disposal Management

• SDDP002 – 04 Daftar Kategori Material dan Cara Penanganan Disposal 5. Referensi

• EDPS Ready To Execute 6. Procedure

6.1. Disposal Coordinator FA menerima EDPS Ready To Execute yang didalamnya tercantum pula book value (dari Accounting) dan estimate value (dari Waste Producer) dari disposal fixed asset.

6.2. Disposal Coordinator FA & Staff, Waste Producer dan Accounting mengidentifikasi disposal fixed asset di tempat penyimpanan untuk memutuskan apakah akan dijual dengan atau tidak dengan fungsinya.

6.3. Apabila diperbolehkan untuk dijual dengan fungsinya, maka Disposal Coordinator FA & Staff akan melakukan pengecekan terhadap kondisi disposal fixed asset apakah masih berfungsi (dapat dioperasikan) atau tidak.

6.3.1. Jika disposal fixed asset masih berfungsi maka Disposal Coordinator FA akan melakukan survei harga berdasarkan market checking, yaitu harga produk baru barang sejenis dan harga disposal fixed asset dalam kondisi masih berfungsi.

Untuk disposal fixed asset yang book value-nya lebih besar atau sama dengan seratus juta akan dilakukan survei tambahan dari independent market appraisal.

6.3.2. Jika disposal fixed asset sudah tidak berfungsi maka Disposal Coordinator FA akan melakukan survei harga berdasarkan market checking yaitu harga produk baru barang sejenis, harga disposal fixed asset dalam kondisi tidak berfungsi, biaya perbaikan dan harga disposal fixed asset dalam kondisi sudah berfungsi (setelah perbaikan). Dari survei tersebut Disposal Coordinator FA dapat membandingkan added value yang diperoleh jika disposal fixed asset dijual dengan atau tanpa perbaikan. Untuk disposal fixed asset yang book value-nya lebih besar atau sama dengan seratus juta akan dilakukan survei tambahan dari independent market appraisal.

(6)

Lampiran 3: SOP Penentuan Harga Minimum Penjualan Aset (sambungan)

6.4. Apabila tidak dijual dengan fungsinya, maka Disposal Coordinator FA & Staff akan menjualnya sebagai scrap dengan memperkirakan berat dan content material serta melakukan survei harga content material per kilogram.

6.5. Disposal Coordinator menentukan harga minimum dari disposal fixed asset berdasarkan hasil survei, book value, estimate value, dan storage cost.

6.6. Harga minimum harus memenuhi syarat BV≤MP≥EV, artinya harga minimum harus lebih besar atau sama dengan book value dan juga estimate value.

6.7. Apabila harga minimum memenuhi syarat maka Disposal Coordinator FA akan meminta persetujuan tentang harga minimum disposal fixed asset kepada GSS Manager dan Accounting. Apabila harga minimum tersebut tidak memenuhi syarat atau tidak disetujui oleh GSS Manager dan Accounting maka Disposal Coordinator FA, GSS Manager, Accounting dan Waste Producer akan berdiskusi untuk menentukan harga minimum yang akan disepakati bersama.

6.8. Disposal Coordinator FA menetapkan harga minimum disposal fixed asset dan membuat Formulir Penawaran Jual.

(7)

Lampiran 3: SOP Penentuan Harga Minimum Penjualan Aset (sambungan) 8. Isi Procedure

Disposal Fixed Asset

Menerima EDPS Ready To Execute (didalamnya tercantum book value &

estimate value) Disposal Coordinator FA

EDPS Ready To Execute

Apakah dijual dengan fungsinya ?

Ya

Mengidentifikasi Disposal Fixed Asset di tempat penyimpanan Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, dan Waste Producer

Apakah masih berfungsi ? Ya

Melakukan survey harga berdasarkan market checking yaitu : - Harga produk baru barang sejenis - Harga Disposal Fixed Asset dijual as is (masih berfungsi)

Disposal Coordinator FA

Apakah MP disetujui oleh GSS Manager dan Accounting ?

Ya

Menetapkan harga minimum Disposal Fixed Asset dan membuat Formulir

Penawaran Jual Disposal Coordinator FA

Melakukan survey harga berdasarkan market checking, yaitu : - Harga produk baru barang sejenis - Harga Disposal Fixed Asset not function - Recondition cost (biaya perbaikan) - Harga Disposal Fixed Asset as is (dalam kondisi berfungsi)

Disposal Coordinator FA Memperkirakan berat dan material

content, serta melakukan survey harga material content per Kg Disposal Coordinator FA & Staff

Recondition ?

Menentukan harga minimum berdasarkan harga Disposal Fixed Asset not function,

book value, estimate value dan storage cost Disposal Coordinator FA Tidak

Pengecekan terhadap kondisi Disposal Fixed Asset Disposal Coordinator FA & Staff

Tidak

Tidak Ya

Tidak Berdiskusi untuk menentukan

harga minimum Disposal Coordinator FA & Staff, GSS Manager, Accounting, dan

Waste Producer Menentukan harga minimum berdasarkan

berat dan material content dari Disposal Fixed Asset, estimate value

dan storage cost Disposal Coordinator

Menentukan harga minimum berdasarkan rata-rata dari semua harga hasil survey,

book value, estimate value dan storage cost Disposal Coordinator FA

Meminta persetujuan tentang harga minimum kepada GSS Manager

dan Accounting Disposal Coordinator FA

Ya Tidak

Membandingkan added value yang diperoleh dari penjualan Disposal Fixed

Asset dengan atau tanpa perbaikan (recondition) Disposal Coordinator FA

Survey harga dari independent market appraisal

Disposal Coordinator FA Apakah book value < 100 juta ?

Ya

Tidak

? EV MP BV≤ ≥

(8)

Lampiran 4: SOP Penjualan Terbatas Aset Kendaraan 1. Maksud

Untuk melindungi company business integrity dari penyalahgunaan aset perusahaan dan memastikan penanganan penjualan aset kendaraan secara optimal sehingga sedapat mungkin memberikan added value bagi perusahaan.

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari GSS Manager, Waste Producer, Disposal Team, ASM, dan AC dalam proses penanganan penjualan aset kendaraan serta hubungannya dengan para pembeli.

3. Definisi

FA : Fixed Asset

EDPS : Electronic Disposal Process System FPJ : Formulir Penawaran Jual

ASM : Area Sales Manager AC : Area Coordinator

Disposal Team

Disposal Team terdiri dari Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, Procurement, Satpam, dan Internal Audit (selaku observer).

Disposal Team sah berjalan bilamana terdapat minimal tiga dari posisi diatas.

4. Related Procedure

• SPDP002 Penanganan Disposal

• SDDP002 – 01 Kebijakan Disposal Management

• SDDP002 – 02 Tabel Signatory Authority for Disposal 5. Referensi

• EDPS

• Policy pelaksanaan lelang

• Potential buyer list

• Berita acara

• FPJ

• Bukti pembayaran uang jaminan

• Bukti pelunasan

• Dokumen dan kelengkapan kendaraan

6. Procedure

6.1. Waste Producer mengajukan form EDPS untuk aset kendaraan yang akan dijual, kemudian meminta persetujuan sesuai dengan Signatory Autority for Disposal.

6.2. Disposal Coordinator & Staff, Accounting, dan Waste Producer mengidentifikasi aset kendaraan di tempat penyimpanan apakah sesuai dengan EDPS. Accounting secara berkala terlibat dalam pengecekan proses penjualan aset kendaraan.

6.3. Penjualan terbatas aset kendaraan dapat dilakukan dengan cara penunjukan atau sistem lelang. Penjualan dengan penunjukan yaitu penjualan pada satu buyer yang telah ditentukan.

(9)

Lampiran 4: SOP Penjualan Terbatas Aset Kendaraan (sambungan)

6.3.1. Penjualan dengan sistem lelang, penetapan pemenangnya berdasarkan pada nilai penawaran tertinggi. Disposal Coordinator & Staff menentukan nilai minimum harga jual kendaraan berdasarkan book value, biaya-biaya lain yang terkait, dan survey harga dari berbagai sumber, yaitu koran, majalah, internet, dsb. Lelang kendaraan diumumkan melalui bulletin board, telepon (menghubungi potential buyer), mouth to mouth, internet, dsb.

6.3.2. Buyer mengisi FPJ dengan lengkap. Buyer yang ikut serta dalam penawaran dengan harga minimum paket per kota >Rp 1.000.000,- harus membayar uang jaminan senilai Rp 5.000.000,-. FPJ dan bukti pembayaran uang jaminan (jika ada) dimasukkan dalam sampul penawaran tertutup.

6.3.3. Pembukaan sampul penawaran disaksikan oleh Disposal Team, perwakilan dari Panamas, dan perwakilan dari PT HM Sampoerna.

6.3.4. Penetapan pemenang lelang diputuskan secara mutlak oleh panitia penjualan berdasarkan nilai penawaran tertinggi. Pengumuman pemenang lelang akan diumumkan oleh masing-masing ASM dan AC.

6.4. Accounting memverifikasi bukti pelunasan dari buyer untuk memastikan apakah uang sudah diterima dalam rekening PT HM Sampoerna.

6.5. Disposal Coordinator memintakan BPKB asli dari Accounting, kemudian menerbitkan Surat Pelepasan Hak, Kuitansi Kosongan, dan Tanda Terima Dokumen dengan dibantu oleh Disposal Staff.

6.6. Setelah uang dipastikan diterima dalam rekening PT HM Sampoerna, maka dapat dilakukan serah terima fisik kendaraan serta dokumen dan kelengkapannya di masing-masing ASM dan AC.

(10)

Lampiran 4: SOP Penjualan Terbatas Aset Kendaraan (sambungan) 7. Isi Procedure

Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, dan Waste Producer mengidentifikasi aset kendaraan

di tempat penyimpanan Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, dan Waste Producer

EDPS Ready to Execute Material Disposal

Mengisi form EDPS dengan lengkap, kemudian meminta persetujuan sesuai dengan Signatory Autority for Disposal.

Waste Producer

Form EDPS, SPDP002-02 Table Signatory Autority for Disposal

Apakah sesuai ? Tidak

Ya

Re-route Approval

Menentukan nilai minimum harga jual kendaraaan (dengan persetujuan GSS Manager & Accounting). Kemudian mengadakan lelang kendaraan yang diumumkan melalui bulletin board, telepon, mouth to mouth, internet, dsb.

Disposal Coordinator FA

EDPS Ready to Execute, Policy Pelaksanaan Lelang, Berita Acara,

Potential Buyer List

Apakah harga paket per kota

> Rp 1.000.000,- ?

Buyer mengisi FPJ dengan lengkap tetapi tidak perlu membayar uang jaminan.

Buyer

FPJ Tidak

Lelang

Buyer mengisi FPJ dengan lengkap dan harus membayar uang jaminan senilai Rp 5.000.000,- (uang jaminan Rp 5.000.000,-

berlaku untuk satu region).

Buyer

FPJ, Bukti Pembayaran Uang Jaminan

Pembukaan Sampul Penawaran.

Mengurutkan FPJ berdasarkan nilai penawaran tertinggi, dan memeriksa bukti pembayaran uang jaminan untuk penawaran dengan harga minimum paket

per kota > Rp 1.000.000,- (apabila tidak ada bukti pembayaran uang jaminan maka

penawaran dianggap tidak sah).

Disposal Team

Penetapan pemenang lelang diputuskan secara mutlak oleh panitia penjualan berdasarkan nilai penawaran tertinggi (pengumuman pemenang lelang akan diumumkan oleh masing-masing

ASM dan AC).

Disposal Team

Berita Acara

Pengembalian uang jaminan kepada buyer.

Accounting

Harga jual bila kendaraan dalam kondisi bagus dapat mencapai 80% dari harga pasar. Harga pasar dilihat dari berbagai sumber, misalnya:

iklan mobil bekas di koran, majalah dan internet (bekas.com, mobilku.com, dsb).

Apakah buyer menang ? Tidak

- FPJ dan bukti pembayaran uang jaminan dimasukkan dalam sampul penawaran tertutup.

- Sampul penawaran yang diterima setelah tanggal pembukaan dianggap tidak sah.

- Apabila buyer menawar >1 penawaran dalam satu region, maka bukti transfer uang jaminan salah satunya harus asli dan yang lainnya boleh fotocopy.

FPJ, Bukti Pembayaran Uang Jaminan, Berita Acara

Pembukaan Sampul Penawaran disaksikan oleh:

- Disposal Team, yaitu: Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, Procurement, Satpam, dan Internal Audit (selaku observer) Disposal Team sah berjalan bilamana terdapat minimal tiga dari posisi diatas.

- Perwakilan dari Panamas

- Perwakilan dari Marketing (PT HM Sampoerna) Ya

Disposal Coordinator FA menghubungi buyer untuk menginformasikan kendaraan

yang akan dibeli.

Buyer (penunjukan)

Memverifikasi bukti pelunasan dari buyer untuk memastikan apakah uang sudah diterima dalam rekening PT HM Sampoerna (untuk mempersingkat waktu bukti pelunasan dapat di-fax-kan terlebih dahulu, tetapi buyer harus tetap

mengirimkan yang asli).

Accounting

Bukti Pelunasan

Memintakan BPKB asli dari accounting, kemudian menerbitkan Surat Pelepasan Hak, Kuitansi Kosongan, dan Tanda

Terima Dokumen.

Disposal Coordinator FA & Staff

BPKB, Surat Pelepasan Hak, Kuitansi Kosongan, dan Tanda Terima Dokumen

Setelah uang dipastikan diterima dalam rekening PT HM Sampoerna, maka dapat

dilakukan serah terima fisik kendaraan serta dokumen dan kelengkapannya.

ASM & AC

Dokumen & Kelengkapan Kendaraan Ya Penunjukan

Dokumen dan kelengkapan kendaraan antara lain :

- Fisik kendaraan, beserta kunci kontak dan kelengkapannya ( misalnya AC, radio, tape, tool kit, ban cadangan, dan aksesori lain yang melekat di kendaraan tersebut sesuai kondisi apa adanya, as is and as seen )

- STNK asli (Surat Tanda Nomor Kendaraan) - Bukti Pembayaran Pajak Kendaraan - BPKB asli (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor)

- Kuitansi Kosongan ( tidak ada nama penerima, jumlah uang dan tanggal, tetapi ada tercantum jelas deskripsi kendaraan tersebut )

- Surat Pelepasan Hak ( digunakan untuk balik nama kendaraan dari yang semula atas nama perusahaan menjadi atas nama pribadi / perseorangan )

- Tanda Terima Dokumen ( diisi oleh penerima yang menyatakan bahwa dia telah menerima fisik kendaraan dan dokumen lain yang terkait )

- Bila perlu, kendaraan tersebut difoto dan dokumen lainnya di fotocopy terlebih dahulu

Disposal Coordinator & Staff Mendokumentasikan seluruh

kegiatan Berita Acara, EDPS Completed

(11)

Lampiran 5: SOP Penanganan Tender Aset 1. Maksud

Untuk memastikan penanganan tender Disposal Fixed Asset dan Non Fixed Asset yang sesuai dengan prosedur sehingga menghindari adanya issue insincerity dan sedapat mungkin memberikan added value bagi perusahaan.

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari Disposal Team dalam proses penanganan tender aset serta hubungannya dengan para pembeli.

3. Definisi

FPJ : Formulir Penawaran Jual

Disposal Team

Disposal Team terdiri dari Disposal Coordinator FA & Staff, Accounting, Procurement, Satpam, dan Internal Audit (selaku observer).

Disposal Team sah berjalan bilamana terdapat minimal tiga dari posisi diatas.

4. Related Procedure

• SPDP001 Potential Buyer Selection

• SPDP002 Penanganan Disposal 5. Referensi

• FPJ / sampul penawaran

• Peraturan penjualan disposal

• Potential buyer list

• Berita acara

• Kuitansi bukti pembayaran uang jaminan

• Bukti pelunasan 6. Procedure

• Disposal Coordinator & Staff mengelompokkan material-material disposal dalam paket-paket penjualan dan menyiapkan FPJ serta peraturan penjualan disposal.

• Disposal Coordinator & Staff mengadakan lelang yang diumumkan melalui telepon (menghubungi potential buyer), mouth to mouth, dan internet.

• Disposal Staff mengantar buyer yang ingin melihat material disposal yang akan di lelang.

• Disposal Staff menerima uang jaminan dari buyer yang akan ikut lelang, dan buyer akan diberi kuitansi sebagai bukti pembayaran uang jaminan. Kemudian sampul penawaran yang telah tersegel dimasukkan ke dalam kotak.

• Acara Pembukaan Sampul Penawaran dihadiri oleh Disposal Team dan buyer (untuk buyer tidak diwajibkan hadir).

• Setiap sampul penawaran yang ada dibuka satu per satu dan ditunjukkan kepada seluruh peserta acara Pembukaan Sampul Penawaran.

• FPJ diurutkan berdasarkan nilai penawaran tertinggi. FPJ atau sampul penawaran yang tidak memenuhi kriteria dianggap tidak sah.

• Jika nilai penawaran tertinggi ada yang sama, maka para penawar tertinggi akan diberi kesempatan untuk mengajukan penawaran ulang. Pemenang lelang ditetapkan berdasarkan nilai penawaran tertinggi. Disposal Team menandatangani Berita Acara Pembukaan Sampul Penawaran sebagai tanda persetujuan.

(12)

Lampiran 5: SOP Penanganan Tender Aset (sambungan)

• Disposal Staff mengembalikan uang jaminan kepada buyer yang belum menang, dan meminta kembali kuitansi bukti pembayaran uang jaminan sebagai bukti bahwa uang jaminan telah dikembalikan kepada buyer.

Sedangkan untuk pemenang lelang, uang jaminan akan dikembalikan setelah buyer melunasi pembayaran lelang yang dimenangkannya. Bukti pelunasan dari pemenang maka akan di-crosscheck dengan Accounting. Apabila pemenang tidak melakukan pelunasan sampai pada batas waktu yang ditetapkan maka Disposal Team akan berdiskusi untuk memutuskan langkah selanjutnya yang akan diambil.

• Disposal Staff mendampingi buyer saat pengambilan material disposal di tempat penyimpanan sementara.

(13)

Lampiran 5: SOP Penanganan Tender Aset (sambungan)

7. Isi Procedure

Lelang Material Disposal

Mengelompokkan material-material disposal dalam paket-paket penjualan dan

menyiapkan FPJ serta peraturan penjualan disposal.

Disposal Coordinator & Staff

FPJ, Peraturan Penjualan Disposal

Mengadakan lelang yang diumumkan melalui telepon (menghubungi potential

buyer), mouth to mouth, dan internet.

Disposal Coordinator & Staff

Potential Buyer List

Menerima uang jaminan dari buyer, dan memasukkan sampul penawaran yang

tersegel ke dalam kotak.

Disposal Staff

Kuitansi, Sampul Penawaran

Apakah nilai penawaran tertinggi ada yang sama ? Apakah FPJ memenuhi kriteria ? Pembukaan Sampul Penawaran dihadiri

oleh Disposal Team dan buyer (untuk buyer tidak diwajibkan hadir).

Diposal Team

Setiap sampul penawaran yang ada dibuka satu per satu dan ditunjukkan kepada seluruh peserta acara Pembukaan

Sampul Penawaran Disposal Team

Sampul Penawaran

Memberi kesempatan hanya kepada para penawar tertinggi untuk mengajukan

penawaran ulang Disposal Team Mengurutkan FPJ berdasarkan nilai

penawaran tertinggi Disposal Team

FPJ

Memutuskan pemenang berdasarkan nilai penawaran tertinggi dan menandatangani

Berita Acara pembukaan sampul penawaran sebagai tanda persetujuan

Disposal Team

Berita Acara

Mengembalikan uang jaminan kepada buyer yang belum menang dan meminta

kembali kuitansi bukti pembayaran uang jaminan Disposal Staff

Kuitansi Disposal Staff menerima bukti

pelunasan dari pemenang dan melakukan crosscheck dengan accounting. Apabila

pemenang tidak melakukan pelunasan sampai pada batas waktu yang ditetapkan

maka Disposal Team akan berdiskusi untuk memutuskan langkah

yang akan diambil.

Disposal Team

Bukti Pelunasan

Mendampingi buyer saat pengambilan material disposal di tempat penyimpanan

sementara Disposal Staff

FPJ dianggap tidak sah Mengantar buyer melihat material disposal

yang akan di lelang.

Disposal Staff

Sampul Penawaran

Apakah buyer menang ? Disposal Staff memberikan kuitansi

kepada buyer sebagai tanda terima uang jaminan

Peraturan Penjualan Disposal dibuat berdasarkan SPDP-001 Potential Buyer Selection dan SPDP-002 Penanganan Disposal

Ya

Tidak

Ya Tidak

Tidak Ya

Kriteria Sampul Penawaran dan FPJ yang dianggap sah, antara lain : - Sampul Penawaran diberikan pada Disposal Staff sebelum tanggal Pembukaan Sampul Penawaran.

- Pada saat Pembukaan Sampul Penawaran, sampul penawaran dalam keadaan masih tersegel . - Dalam FPJ tidak ada coretan pada nilai penawaran - Pada FPJ tercantum nama buyer - Buyer memberikan uang jaminan, dan pada kuitansi bukti penerimaan uang jaminan terdapat tanda tangan Disposal Staff

kegiatan Berita Acara, EDPS Completed

(14)

Lampiran 6: SOP Penanganan Donasi Aset 1. Maksud

Untuk memastikan proses donasi aset yang sistematis, etis, dan transparan sehingga dapat mendukung kepentingan corporate social responsibility (pendidikan, organisasi amal, dan community development) PT HM Sampoerna yang berupa sumbangan disposal fixed asset dan non fixed asset.

Menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari GSS Manager, Disposal Coordinator Fixed Asset dan Non Fixed Asset, serta Disposal Staff.

3. Definisi

EDPS : Electronic Disposal Process System 4. Related Procedure

• SDDP002 – 01 Kebijakan Disposal Management 5. Referensi

• EDPS Ready To Execute

• Tanda Terima Penyerahan Material Disposal

• Berita acara

6. Procedure

6.1. Disposal Coordinator dan atau GSS Manager menentukan apakah material disposal akan dijual, dimusnahkan, atau didonasikan sesuai dengan SPDP002- 01 Kebijakan Disposal Management.

6.2. Material disposal didonasikan untuk kepentingan pendidikan, organisasi amal, atau untuk kepentingan community development.

6.3. Meminta persetujuan tentang pendonasian sampai pada Managing Director.

6.4. Jika pendonasian telah disetujui, maka material disposal dapat diserahkan pada organisasi penerima.

6.5. Disposal Coordinator meminta tanda terima penyerahan material disposal dari organisasi penerima.

6.6. Disposal Coordinator & Staff mendokumentasikan seluruh kegiatan donasi untuk dijadikan arsip.

(15)

Lampiran 6: SOP Penanganan Donasi Aset (sambungan) 7. Isi Procedure

Meminta pertujuan sampai pada Managing Director

Material Disposal

Material disposal didonasikan untuk kepentingan pendidikan, organisasi amal,

atau untuk kepentingan community development

Apakah disetujui ? Tidak

Menyerahkan material disposal pada organisasi penerima

Ya

Tidak

Disposal Coordinator Meminta tanda terima dari organisasi

penerima atas penyerahan material disposal Tanda Terima Penyerahan Material

Disposal

kegiatan donasi Berita Acara

Menentukan apakah material disposal akan dijual, dimusnahkan, atau didonasikan, sesuai dengan SPDP002-01 Kebijakan

Penanganan Disposal Disposal Coordinator dan atau

GSS Manager

EDPS Ready To Execute, SPDP002-01 Kebijakan Disposal Management

Apakah didonasikan ?

Ya

Material disposal dijual atau dimusnahkan Disposal Coordinator dan atau

GSS Manager

(16)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic Worksheet Opening

Private Sub CommandButton3_Click() TextBox1.Text = ""

TextBox2.Text = ""

TextBox3.Text = ""

TextBox4.Text = ""

TextBox5.Text = ""

TextBox6.Text = ""

TextBox1.Enabled = True TextBox2.Enabled = True TextBox3.Enabled = True TextBox4.Enabled = True TextBox5.Enabled = True TextBox6.Enabled = True Sheet2.TextBox1.Text = ""

Sheet2.TextBox2.Text = ""

(17)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) 'clear scrap

Sheet3.ComboBox1.ListIndex = 0 Sheet3.Label1.Caption = ""

Sheet3.Label2.Caption = ""

Sheet3.TextBox6.Enabled = True Sheet3.TextBox7.Enabled = True Sheet3.TextBox8.Enabled = True Sheet3.TextBox11.Enabled = True Sheet3.TextBox12.Enabled = True Sheet3.TextBox13.Enabled = True Sheet3.TextBox14.Enabled = True Sheet3.TextBox15.Enabled = True Sheet3.TextBox16.Enabled = True Sheet3.ComboBox1.Enabled = True 'clear Funct

Sheet4.TextBox1.Enabled = True Sheet4.TextBox2.Enabled = True Sheet4.TextBox6.Enabled = True Sheet4.TextBox7.Enabled = True Sheet4.TextBox13.Enabled = True

(18)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) Sheet4.TextBox14.Enabled = True

Sheet4.TextBox15.Enabled = True Sheet4.TextBox16.Enabled = True Sheet4.TextBox17.Enabled = True Sheet4.TextBox18.Enabled = True Sheet4.TextBox3.Enabled = False Sheet4.TextBox19.Enabled = False 'clear NotFunct

Sheet7.TextBox1.Enabled = True Sheet7.TextBox2.Enabled = True Sheet7.TextBox7.Enabled = True Sheet7.TextBox9.Enabled = True Sheet7.TextBox10.Enabled = True Sheet7.TextBox15.Enabled = True Sheet7.TextBox16.Enabled = True Sheet7.TextBox17.Enabled = True Sheet7.TextBox18.Enabled = True Sheet7.TextBox19.Enabled = True Sheet7.TextBox20.Enabled = True Sheet7.TextBox21.Enabled = True Sheet7.TextBox22.Enabled = True Sheet7.TextBox3.Enabled = False Sheet7.TextBox6.Enabled = False

(19)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) 'clear NotRec

End Sub

Private Sub CommandButton4_Click() TextBox1.Enabled = False

TextBox2.Enabled = False TextBox3.Enabled = False TextBox4.Enabled = False TextBox5.Enabled = False TextBox6.Enabled = False

Sheet2.TextBox1.Text = TextBox1.Text Sheet2.TextBox2.Text = TextBox2.Text Sheet2.TextBox3.Text = TextBox3.Text Sheet2.TextBox4.Text = TextBox4.Text Sheet2.TextBox5.Text = TextBox5.Text Sheet2.TextBox6.Text = TextBox6.Text Sheet3.TextBox1.Text = TextBox1.Text Sheet3.TextBox2.Text = TextBox2.Text Sheet3.TextBox3.Text = TextBox3.Text Sheet3.TextBox4.Text = TextBox4.Text Sheet3.TextBox5.Text = TextBox5.Text Sheet3.TextBox10.Text = TextBox6.Text Sheet4.TextBox9.Text = TextBox1.Text Sheet4.TextBox10.Text = TextBox2.Text Sheet4.TextBox11.Text = TextBox3.Text Sheet4.TextBox4.Text = TextBox4.Text Sheet4.TextBox5.Text = TextBox5.Text Sheet4.TextBox12.Text = TextBox6.Text Sheet5.TextBox1.Text = TextBox1.Text Sheet5.TextBox8.Text = TextBox2.Text Sheet5.TextBox9.Text = TextBox3.Text Sheet5.TextBox3.Text = TextBox4.Text Sheet5.TextBox4.Text = TextBox5.Text Sheet5.TextBox10.Text = TextBox6.Text

(20)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) Sheet7.TextBox11.Text = TextBox1.Text

Sheet7.TextBox12.Text = TextBox2.Text Sheet7.TextBox13.Text = TextBox3.Text Sheet7.TextBox4.Text = TextBox4.Text Sheet7.TextBox5.Text = TextBox5.Text Sheet7.TextBox14.Text = TextBox6.Text Sheet2.TextBox1.Enabled = False

Sheet2.TextBox2.Enabled = False Sheet2.TextBox3.Enabled = False Sheet2.TextBox4.Enabled = False Sheet2.TextBox5.Enabled = False Sheet2.TextBox6.Enabled = False Sheet3.TextBox1.Enabled = False Sheet3.TextBox2.Enabled = False Sheet3.TextBox3.Enabled = False Sheet3.TextBox4.Enabled = False Sheet3.TextBox5.Enabled = False Sheet3.TextBox10.Enabled = False Sheet3.TextBox9.Enabled = False Sheet4.TextBox9.Enabled = False Sheet4.TextBox10.Enabled = False Sheet4.TextBox11.Enabled = False Sheet4.TextBox4.Enabled = False Sheet4.TextBox5.Enabled = False Sheet4.TextBox12.Enabled = False Sheet4.TextBox3.Enabled = False Sheet4.TextBox19.Enabled = False Sheet5.TextBox1.Enabled = False Sheet5.TextBox8.Enabled = False Sheet5.TextBox9.Enabled = False Sheet5.TextBox3.Enabled = False Sheet5.TextBox4.Enabled = False Sheet5.TextBox10.Enabled = False Sheet7.TextBox11.Enabled = False Sheet7.TextBox12.Enabled = False Sheet7.TextBox13.Enabled = False Sheet7.TextBox4.Enabled = False Sheet7.TextBox5.Enabled = False Sheet7.TextBox14.Enabled = False Sheet7.TextBox3.Enabled = False Sheet7.TextBox6.Enabled = False End Sub

(21)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) Worksheet Scrap

TextBox7.Text = ""

TextBox8.Text = ""

TextBox9.Text = ""

TextBox11.Text = ""

TextBox12.Text = ""

TextBox13.Text = ""

TextBox14.Text = ""

TextBox15.Text = ""

TextBox16.Text = ""

ComboBox1.ListIndex = 0 Label1.Caption = ""

Label2.Caption = ""

TextBox6.Enabled = True TextBox7.Enabled = True TextBox8.Enabled = True TextBox11.Enabled = True TextBox12.Enabled = True TextBox13.Enabled = True TextBox14.Enabled = True TextBox15.Enabled = True TextBox16.Enabled = True ComboBox1.Enabled = True End Sub

Label1.Caption = "MINIMUM PRICE:"

If ComboBox1.ListIndex = 1 Then

Label2.Caption = ((TextBox6.Text * 1500 + 1 * TextBox5.Text) / 2) * 0.8 + TextBox9.Text * 1

ElseIf ComboBox1.ListIndex = 2 Then

(22)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) ElseIf ComboBox1.ListIndex = 5 Then

End If

ComboBox1.Enabled = False End Sub

Private Sub CommandButton3_Click()

TextBox9.Text = ((TextBox7.Text / 30) + (TextBox11.Text / 30) + (TextBox12.Text / 365) + (TextBox13.Text / 365) + (TextBox14.Text / 30)) * TextBox16.Text * TextBox8.Text / TextBox15.Text

TextBox7.Enabled = False TextBox8.Enabled = False TextBox11.Enabled = False TextBox12.Enabled = False TextBox13.Enabled = False TextBox14.Enabled = False TextBox15.Enabled = False TextBox16.Enabled = False End Sub

If Label2.Caption >= 1 * TextBox5.Text And Label2.Caption >= 1 * TextBox4.Text Then

MsgBox "Ask approval from GSS Manager and Accounting", vbInformation,

"Information"

ElseIf Label2.Caption < 1 * TextBox5.Text Or Label2.Caption < 1 * TextBox4.Text Then

MsgBox "Need discussion with GSS Manager, Accounting, and Waste Producer", vbInformation, "Information"

End If End Sub

Worksheet Funct

TextBox2.Text = ""

TextBox3.Text = ""

TextBox19.Text = ""

TextBox6.Text = ""

TextBox7.Text = ""

TextBox8.Text = ""

TextBox13.Text = ""

TextBox14.Text = ""

TextBox15.Text = ""

(23)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) TextBox16.Text = ""

TextBox17.Text = ""

TextBox18.Text = ""

Label1.Caption = ""

Label2.Caption = ""

TextBox1.Enabled = True TextBox2.Enabled = True TextBox6.Enabled = True TextBox7.Enabled = True TextBox13.Enabled = True TextBox14.Enabled = True TextBox15.Enabled = True TextBox16.Enabled = True TextBox17.Enabled = True TextBox18.Enabled = True TextBox3.Enabled = False TextBox19.Enabled = False End Sub

MsgBox "Need survey from Independent Market Appraisal", vbInformation,

"Information"

TextBox3.Enabled = True TextBox19.Enabled = True End Sub

TextBox2.Enabled = False

Label1.Caption = "MINIMUM PRICE :"

If TextBox4.Text = 0 Then

Label2.Caption = ((0.5 * TextBox1.Text + 1 * TextBox2.Text + 1 * TextBox5.Text) / 3) * 0.8 + 1 * TextBox8.Text

ElseIf TextBox4.Text > 0 Then

Label2.Caption = ((1 * TextBox1.Text + 1 * TextBox2.Text + 1 * TextBox4.Text + 1

* TextBox5.Text) / 4) * 0.8 + 1 * TextBox8.Text End If

End Sub

"Information"

(24)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan)

End If End Sub

TextBox2.Enabled = False TextBox3.Enabled = False TextBox19.Enabled = False

Label1.Caption = "Minimum Price :"

Label2.Caption = ((1 * TextBox1.Text + 1 * TextBox2.Text + 1 * TextBox3.Text + 1 * TextBox4.Text + 1 * TextBox5.Text) / 5) * 0.8 + 1 * TextBox8.Text + 1 * TextBox19.Text

End Sub

TextBox6.Enabled = False TextBox7.Enabled = False TextBox13.Enabled = False TextBox14.Enabled = False TextBox15.Enabled = False TextBox16.Enabled = False TextBox17.Enabled = False TextBox18.Enabled = False End Sub

Worksheet NotFunct

TextBox2.Text = ""

TextBox3.Text = ""

TextBox6.Text = ""

TextBox7.Text = ""

TextBox8.Text = ""

TextBox9.Text = ""

TextBox10.Text = ""

TextBox15.Text = ""

TextBox16.Text = ""

TextBox17.Text = ""

(25)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) TextBox18.Text = ""

TextBox19.Text = ""

TextBox20.Text = ""

TextBox21.Text = ""

TextBox22.Text = ""

TextBox23.Text = ""

Label1.Caption = ""

Label2.Caption = ""

Label3.Caption = ""

TextBox1.Enabled = True TextBox2.Enabled = True TextBox9.Enabled = True TextBox10.Enabled = True TextBox7.Enabled = True TextBox15.Enabled = True TextBox16.Enabled = True TextBox17.Enabled = True TextBox18.Enabled = True TextBox19.Enabled = True TextBox20.Enabled = True TextBox21.Enabled = True TextBox22.Enabled = True TextBox3.Enabled = False TextBox6.Enabled = False Sheet5.TextBox2.Text = ""

End Sub

MsgBox "Need survey from Independent Market Appraisal", vbInformation,

"Information"

TextBox3.Enabled = True TextBox6.Enabled = True End Sub

(26)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) TextBox10.Enabled = False

If TextBox4.Text = 0 Then

Label2.Caption = ((0.5 * TextBox10.Text + 1 * TextBox9.Text + 1 * TextBox5.Text) / 3) * 0.8 + 1 * TextBox1.Text + 1 * TextBox8.Text

ElseIf TextBox4.Text > 0 Then

Label2.Caption = ((1 * TextBox10.Text + 1 * TextBox9.Text + 1 * TextBox4.Text + 1 * TextBox5.Text) / 4) * 0.8 + 1 * TextBox1.Text + 1 * TextBox8.Text

End If End Sub

"Information"

End If End Sub

TextBox3.Enabled = False TextBox6.Enabled = False

Label2.Caption = ((1 * TextBox10.Text + 1 * TextBox9.Text + 1 * TextBox3.Text + 4

* TextBox1.Text + 1 * TextBox5.Text) / 5) * 0.8 + 1 * TextBox1.Text + 1 * TextBox8.Text + 1 * TextBox6.Text

End Sub

TextBox8.Text = ((TextBox19.Text / 30) + (TextBox17.Text / 30) + (TextBox18.Text / 365) + (TextBox21.Text / 365) + (TextBox22.Text / 30)) * TextBox16.Text * (1 * TextBox20.Text + 1 * TextBox7.Text) / TextBox15.Text

TextBox7.Enabled = False TextBox15.Enabled = False TextBox16.Enabled = False

(27)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) TextBox17.Enabled = False

TextBox18.Enabled = False TextBox19.Enabled = False TextBox20.Enabled = False TextBox21.Enabled = False TextBox22.Enabled = False End Sub

If (1 * TextBox9.Text - 1 * TextBox23.Text) >= (1 * TextBox2.Text - 1 * TextBox1.Text - 1 * TextBox8.Text) Then

Label3.Caption = "Not Recondition"

ElseIf (1 * TextBox9.Text - 1 * TextBox23.Text) < (1 * TextBox2.Text - 1 * TextBox1.Text - 1 * TextBox8.Text) Then

Label3.Caption = "Recondition"

End If

Sheet5.TextBox2 = TextBox9.Text Sheet5.TextBox5 = TextBox19.Text Sheet5.TextBox6 = TextBox17.Text Sheet5.TextBox7 = TextBox23.Text Sheet5.TextBox11 = TextBox18.Text Sheet5.TextBox13 = TextBox21.Text Sheet5.TextBox14 = TextBox22.Text Sheet5.TextBox17 = TextBox20.Text Sheet5.TextBox18 = TextBox16.Text Sheet5.TextBox19 = TextBox15.Text Sheet5.TextBox2.Enabled = False Sheet5.TextBox5.Enabled = False Sheet5.TextBox6.Enabled = False Sheet5.TextBox7.Enabled = False Sheet5.TextBox11.Enabled = False Sheet5.TextBox13.Enabled = False Sheet5.TextBox14.Enabled = False Sheet5.TextBox17.Enabled = False Sheet5.TextBox18.Enabled = False Sheet5.TextBox19.Enabled = False TextBox1.Enabled = False

TextBox2.Enabled = False TextBox9.Enabled = False End Sub

(28)

Lampiran 7: Program Excel-Visual Basic (sambungan) Worksheet NotRec

Private Sub CommandButton2_Click() Label1.Caption = "MINIMUM PRICE :"

Label2.Caption = ((1 * TextBox2.Text + 1 * TextBox3.Text + 1 * TextBox4.Text) / 3)

* 0.8 + 1 * TextBox7.Text End Sub

"Information"

End If End Sub