RENCANA STRATEGIS
SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANG TAHUN 2014 – 2019
PADANG
SEPTEMBER 2014
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Allah s.w.t. karena berkat rahmat dan karunia-Nya, telah berhasil disusun Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014–2019 yang berisikan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategi dan Kebijakan termasuk juga Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif.
Renstra ini disusun dengan mempedomani Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah. Renstra ini pada dasarnya merupakan penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) atau disebut juga Renstra Kota Padang Tahun 2014–2019 di bidang Administrasi Pemerintahan Umum. Adapun tujuannya adalah sebagai arahan, pedoman, acuan atau rujukan yang harus dijabarkan dan dilaksanakan oleh seluruh pejabat struktural, fungsional dan karyawan/ti non struktural/fungsional dilingkungan Sekretariat DPRD Kota Padang.
Pada kesempatan ini diucapkan terima kasih atas peran aktif seluruh Karyawan/ti. khususnya Tim Penyusun serta para Pemangku Kepentingan
„stakeholders‟ yang telah memberikan masukan, baik secara langsung pada saat dialog maupun secara tak langsung melalui pemberitaan mass media atas terwujudnya Renstra ini.
Sesungguhnya disadari bahwa ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek) serta lingkungan strategis relatif cepat perkembangannya, oleh karena itu maka Renstra ini juga bersifat fleksibel. Artinya sewaktu-waktu dapat dilakukan perubahan seiring dengan perkembangan Iptek dan lingkungan strategis dimaksud.
Mudah-mudahan dengan adanya Renstra ini sebagai pedoman, acuan atau rujukan dalam pelaksanaannya dapat membawa hasil positif di bidang administrasi pemerintahan umum khususnya dalam memberikan dukungan administrasi dan penyediaan Tenaga Ahli guna kelancaran pelaksanaan tri-
fungsi (legislasi, anggaran dan pengawasan) serta tugas dan wewenang DPRD Kota Padang Periode Tahun 2014-2019.
Padang, September 2014
SEKRETARIS
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PADANG,
H. Ali Basyar, SH. MM Pembina Utama Muda NIP. 19570604 198503 1 005
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...
DAFTAR ISI ...
8 10
BAB I PENDAHULUAN...
1.1. Latar Belakang...
1.2. Landasan Hukum ...
1.3. Maksud dan Tujuan ...
1.4. Sistematika Penulisan ...
12 12 12
BAB. II GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD ...
2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Sekretariat DPRD ...
2.2. Sumber Daya Sekretariat DPRD ...
2.3. Kinerja Pelayanan Sekretariat DPRD ...
2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan ...
BAB. III
BAB IV
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI ...
3.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan ..
3.2. Telaahan Visi, Misi, dan Program Walikota dan Wakil Walikota Terpilih 3.3. Telaahan Renstra (RPJMD) Kota Padang Tahun 2014-2019 ...
3.4. Telaahan RTRW dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis ...
3.5. Penentuan Isu-isu Strategis ...
VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN . ...
4.1. Visi dan Misi ...
4.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah ...
4.3. Strategi dan Kebijakan ...
BAB. V
BAB VI
BAB VII
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF ...
INDIKATOR KINERJA SEKRETARIAT DPRD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD KOTA PADANG TAHUN 2014-2019 ....
P E N U T U P ...
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah pada Pasal 1 Ketentuan Umum ditegaskan bahwa Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang selanjutnya disebut Renstra SKPD adalah dokumen perencanaan SKPD untuk priode 5 (lima) tahun.
Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, dengan telah dilantiknya Kepala Daerah terpilih masa jabatan 2014-2019, Pemerintah Daerah diwajibkan menyusun Rencana Pembangunan Jangka Menengah Periode 2014-2019, sebagai penjabaran lebih konkrit dari visi misi serta program kerja Kepala daerah terpilih.
Untuk itu maka dipandang perlu juga melaksanakan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014-2019 yang dalam penyusunannya merujuk kepada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Padang Tahun 2014-2019.
Dalam proses penyusunan Renstra Sekretariat DPRD Tahun 2014–2019 ini melibatkan para Pejabat Struktural dan karyawan/ti di lingkungan Sekretariat DPRD, disamping itu juga telah memperhatikan masukan dari Pimpinan DPRD dan Pimpinan Alat Kelengkapan DPRD, serta dari para pemangku kepentingan
“stakeholders” dan memberi peluang seperlunya sesuai dengan tuntutan lingkungan strategis.
1.2. Landasan Hukum
Renstra Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014-2019 ini disusun dengan landasan hukum sebagai berikut :
1. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kota Besar dalam Lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Tengah;
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999;
3. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, Kolusi dan Nepotisme;
4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
5. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
6. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;
7. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
8. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008;
9. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah;
10. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan;
11. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
12. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan;
13. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;
14. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 1980 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadya Daerah Tingkat II Padang;
15. Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Masyarakat Dalam Penyelenggaraan Negara;
16. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2007;
17. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;
18. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
19. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Rencana Pembangunan Daerah 20. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2010 tentang Pedoman
Penyusunan Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
21. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;
22. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011;
23. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2007 tentang Pengelompokan Kemampuan Keuangan Daerah, Penganggaran dan Pertanggungjawaban Penggunaan Belanja Penunjang Operasional Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Tata Cara Pengembalian Tunjangan Komunikasi Inensif dan Dana Operasional;
24. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Fungsi Pengawasan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah terhadap Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan;
25. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang
Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah;
26. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
27. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2011 tentang Pedoman Orientasi dan Pendalaman Tugas Anggota DPRD Provinsi dan DPRD Kabupaten/Kota;
28. Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 18 Tahun 2004 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Kota Padang Tahun 2004-2020;
29. Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 02 Tahun 2005 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Padang sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 07 Tahun 2007;
30. Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 04 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Kota Padang;
31. Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 15 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kota Padang Nomor 17 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Padang;
32. Peraturan Walikota Padang Nomor 41 Tahun 2012 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Bagian dan Sub Bagian pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
33. Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Padang Nomor 01 Tahun 2010 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Padang.
1.3. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penyusunan Renstra Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014–2019 adalah untuk menjadi arah dan pedoman dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dalam kurun waktu lima tahun ke depan (2014-2019) yang berisikan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategi dan Kebijakan termasuk rencana Program, Kegiatan dan Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif yang mengacu kepada RPJMD Kota Padang Tahun 2014-2019.
Sedangkan tujuannya adalah sebagai arahan, pedoman, acuan atau rujukan yang wajib dilaksanakan oleh seluruh Pejabat Struktural, Fungsional dan karyawan/ti di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Padang.
1.4. Beberapa Pengertian
Dalam Renstra Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014–2019 ini akan ditemukan beberapa istilah “ Terminologi “ atau kata kunci “ key-words
“ berdasarkan rumusan dari Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Perencanaan Pembangunan Daerah dan perundang-undangan lainnya, dipandang perlu dijelaskan pengertiannya terlebih dahulu seperti uraian berikut :
a. Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang selanjutnya disebut Renstra SKPD adalah dokumen perencanaan SKPD untuk priode 5 (lima) tahun.
b. Visi adalah:
1) Rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan.
2) Gambaran tentang keadaan masa depan yang berisikan cita-cita yang ingin dicapai instansi Pemerintah (Keputusan Kepala LAN Nomor:
239/IX/6/8 /2003).
c. Misi adalah:
1) Rumusan umum mengenai upaya–upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan Visi ( UU No. 25/2004 ).
2) Sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh instansi Pemerintah, sebagai penjabaran Visi yang telah ditetapkan (Keputusan Kepala LAN Nomor: 239/IX/6/8/2003).
d. Tujuan adalah:
Sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun sampai 5 (lima) tahunan.
e. Sasaran adalah:
Hasil yang akan dicapai secara nyata oleh instansi Pemerintah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur dan dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan.
f. Strategi adalah:
1) Langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan Visi dan Misi (UU No. 25/2004).
2) Cara mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan ke dalam kebijakan dan program-program (Keputusan Kepala LAN Nomor: 239/IX/6/8/2003).
g. Kebijakan adalah:
1) Arah/tindakan yang diambil oleh Pemerintah Daerah untuk mencapai tujuan (PP Nomor 8/2008).
2) Ketentuan–ketentuan yang telah ditetapkan oleh yang berwenang untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk guna terciptanya kelancaran dan keterpaduan dalam perwujudan sasaran, tujuan serta Visi dan Misi instansi Pemerintah (Keputusan Kepala LAN Nomor: 239/IX/6/8/ 2003).
h. Program adalah:
1) Instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk mencapai sasaran dan tujuan serta untuk memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (PP Nomor 8/2008).
2) Kumpulan kegiatan yang sistimatis dan terpadu untuk mendapatkan hasil yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa Instansi Pemerintah ataupun dalam rangka kerjasama dengan masyarakat guna mencapai sasaran tertentu (Keputusan Kepala LAN Nomor: 239/IX/6/8/2003).
i. Perencanaan Kinerja adalah:
Proses penyusunan rencana kinerja sebagai penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana strategis, yang akan dilaksanakan oleh instansi Pemerintah melalui beberapa kegiatan tahunan.
j. Kegiatan adalah:
Tindakan nyata dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh instansi Pemerintah sesuai dengan kebijakan dan program yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu.
k. Indikator Kinerja Kegiatan adalah:
Ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu kegiatan yang telah ditetapkan.
l. Masukan (Input) adalah:
Sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dan program dapat berjalan atau dalam rangka menghasilkan keluaran (outputs), misalnya sumber daya manusia, dana, material, waktu, teknologi dan sebagainya.
m. Keluaran (Outputs) adalah:
Segala sesuatu berupa produk/jasa (fisik atau non fisik) sebagai hasil dari pelaksanaan suatu kegiatan dan program berdasarkan masukan yang digunakan.
n. Hasil (Outcomes) adalah:
Segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah. Outcomes merupakan ukuran seberapa jauh setiap produk /jasa dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat.
o. Manfaat (benefits) adalah:
Kegunaan suatu keluaran (Outputs) yang dirasakan langsung oleh masyarakat, dapat berupa tersedianya fasilitas yang dapat diakses oleh publik.
p. Dampak (impacts) adalah:
Ukuran tingkat pengaruh sosial, ekonomi, lingkungan atau kepentingan umum lainnya yang dimulai oleh capaian kinerja setiap indikator dalam suatu kegiatan.
1.5. Sistematika Penulisan
Keseluruhan materi Renstra ini disusun dan termuat dalam 7 (tujuh) Bab dengan sistimatika penulisan sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini diuraikan latar belakang, landasan hukum, maksud dan tujuan, beberapa pengertian pokok istilah “ terminologi “ dan kata kunci “ key words “ yang digunakan dan sistimatika penulisan.
BAB II GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD
Dalam Bab ini dijelaskan gambaran pelayanan Sekretariat DPRD Kota Padang yang diawali dengan uraian tentang tugas, fungsi dan struktur organisasi, sumber daya yang dimiliki dan/atau dikuasai, kinerja pelayanan dan tantangan serta peluang pengembangan pelayanan oleh Sekretariat DPRD Kota Padang.
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
Dalam Bab ini dijelaskan hasil identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan, telaahan terhadap Visi, Misi dan Program Walikota dan Wakil Walikota Terpilih, telaahan terhadap hasil revisi RPJMD Kota Padang Tahun 2009-2014, telaahan terhadap RTRW dan hasil Kajian Lingkungan Hidup Strategis, dan diakhiri dengan penentuan isu-isu strategis.
BAB IV VISI, MISI,TUJUAN DAN SASARAN,STRATEGI DAN KEBIJAKAN Dalam Bab ini dijelaskan tentang Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran,
Strategi dan Kebijakan Sekretariat DPRD Kota Padang dalam kurun waktu 2014-2019.
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
Pada Bab ini dikemukakan rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif dalam kurun waktu 2014-2019.
BAB VI INDIKATOR KINERJA YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN SESUAI RPJMD KOTA PADANG TAHUN 2014-2019
Pada Bab ini dijelaskan tentang Indikator Kinerja yang telah dan akan dihasilkan dengan mengacu pada Tujuan dan Sasaran sesuai RPJMD Kota Padang Tahun 2014-2019.
BAB VII PENUTUP
Bab ini merupakan penutup disertai peluang perubahan substansi Renstra yang perlu mendapat perhatian oleh seluruh pejabat struktural, fungsional dan Karyawan/ti di lingkungan Sekretariat DPRD, DPRD serta para Pemangku Kepentingan “stakeholders” lainnya sesuai tuntutan perubahan kebijakan, lingkungan strategis dan/atau kemajuan Iptek.
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANG
2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi
Jika ditinjau dari aspek historis proses pembentukan, perkembangan dan kedudukannya, maka diketahui bahwa keberadaan Sekretariat DPRD pada awalnya ditegaskan dalam UU Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah sebagai Alat Kelengkapan DPRD, meskipun personilnya berstatus Pegawai Negeri. Selanjutnya dalam UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah pada Pasal 29 ditegaskan bahwa Sekretariat DPRD bukan sebagai Alat Kelengkapan DPRD, tetapi merupakan Unsur Staf yang membantu DPRD menyelenggarakan tugas dan kewenangannya. Dalam perkembangan selanjutnya, sesuai UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah pada Pasal 120 ditegaskan bahwa Sekretariat DPRD merupakan Perangkat Daerah dengan kedudukan sebagai Unsur Pelayanan terhadap DPRD.
Berdasarkan Perda Kota Padang Nomor 15 tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD, khususnya Pasal 7 ditegaskan tentang tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD sebagai berikut:
a) Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
b) Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
c) Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD;
d) Menyediakan serta mengkoordinasikan Tenaga Ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Selanjutnya dalam Pasal 8 ditegaskan bahwa susunan organisasi Sekretariat DPRD Kota Padang terdiri dari :
1) Sekretaris DPRD;
Sekretariat DPRD mempunyai fungsi :
a. menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD;
b. menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD;
c. mengakomodir rapat-rapat DPRD;
d. melaksanakan penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD; dan
e. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2) Kepala Bagian Administrasi; mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, kearsipan, administrasi perjalanan dinas Pimpinan, Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, Bagian Administrasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. mengelola urusan rumah tangga dinas, surat menyurat dan kearsipan;
b. mengelola administrasi keanggotaan DPRD dan kepegawaian Sekretariat DPRD;
c. mengelola peralatan/perlengkapan gedung kantor dan rumah dinas/jabatan;
d. melaksanakan koordinasi pengamanan dan ketertiban rumah tangga, rumah dinas/jabatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
e. menyiapkan fasilitas rapat dan pertemuan DPRD dan Sekretariat DPRD;
f. menyusun rencana dan program kerja serta laporan kegiatan Bagian Administrasi;
g. menyiapkan bahan penyusunan renstra, rencana kerja laporan Sekretariat DPRD;
h. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kepala Bagian Administrasi terdiri dari dan/atau membawahi : 1) Kepala Sub Bagian Umum;
2) Kepala Sub Bagian Perlengkapan;
2.a) Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas : membantu Kepala Bagian Administrasi dalam pelaksanaan urusan rumah tangga DPRD dan Sekretariat DPRD, pembinaan administrasi meliputi surat menyurat, ekspedisi, kearsipan dan pengelolaan administrasi anggota DPRD dan administrasi kepegawaaian Sekretariat DPRD serta memfasilitasi pengembangan sumber daya manusia pada Sekretariat DPRD.
Penjabaran tugas Subag Umum adalah :
a. melaksanakan urusan rumah tangga anggota DPRD dan Sekretariat DPRD;
b. menyiapkan fasilitas rapat-rapat DPRD;
c. mengendalikan surat masuk dan surat keluar serta ekspedisi;
d. mengelola kearsipan Sekretariat DPRD;
e. melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data berupa rekapitulasi absen, kenaikan pangkat, gaji berkala, nominative bezeting dan daftar urut kepangkatan kepegawaian pada Sekretariat DPRD;
f. mengklasifikasikan, menata, dan menyimpan dokumen kepegawaian Sekretariat DPRD dan dokumen Anggota DPRD;
g. menghimpun dan menyimpan brosur/leaflet serta memfasilitasi pengembangan sumber daya manusia pada Sekretariat DPRD;
h. melaksanakan pengurusan klaim jasa pemeliharaan kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD beserta keluarga;
i. menyiapkan dan melaksanakan rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Umum;
j. memfasilitasi peningkatan kesejahteraan pegawai dan pemberian penghargaan kepada pegawai dan anggota DPRD;
k. mengurus/menyiapkan surat perjalanan dinas pimpinan dan anggota DPRD;
l. melakukan urusan tata usaha kepegawaian Sekretariat DPRD;
m. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum;
n. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.b) Kepala Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas: membantu Kepala Bagian Administrasi dalam pembinaan dan pengelolaan rumah tangga, inventaris, dan perlengkapan kantor.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Perlengkapan adalah : a. menyiapkan fasilitas rapat dan acara kedewanan;
b. mengurus urusan rumah tangga, rumah jabatan, gedung DPRD serta memelihara keamanan dalam lingkungan kantor DPRD;
c. mengurus dan mengatur serta melakukan pemeliharaan terhadap kendaraan dinas dan inventaris yang ada pada DPRD dan Sekretariat DPRD;
d. menyiapkan dan melaksanakan rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan;
e. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas;
f. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3) Kepala Bagian Persidangan dan Risalah; mempunyai tugas pokok merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan dan menyiapkan bahan-bahan persidangan dan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD, Fraksi, Kepanitiaan, bahan kehormatan dan pembuatan notulen serta risalah.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. melakukan perencanaan, pengkoordinasian, pengkajian dan penyiapan bahan- bahan program legislasi daerah;
b. melakukan penyiapan bahan-bahan persidangan dan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD serta kegiatan pertemuan dan/atau sosialisasi dengan masyarakat yang telah ditetapkan oleh DPRD;
c. menyiapkan bahan penyelenggaraan pembuatan notulen dan risalah rapat serta bahan laporan rapat paripurna dan paripurna istimewa yang diselenggarakan oleh DPRD;
d. mengkoordinasikan persiapan kegiatan rapat paripurna istimewa DPRD dengan SKPD dan/atau Instansi terkait;
e. mengumpulkan dan mengelompokkan permasalahan-permasalahan yang timbul guna disampaikan kepada Sekretaris DPRD untuk dibahas oleh Komisi-komisi;
f. menyusun rencana, program kerja serta evaluasi dan laporan Bagian Persidangan dan Risalah;
g. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kepala Bagian Persidangan dan Risalah terdiri dari dan/atau membawahi : 1) Kepala Sub Bagian Persidangan;
2) Kepala Sub Bagian Risalah;
3) Kepala Sub Bagian Hukum dan Perundang-Undangan;
3.a) Kepala Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Pesidangan dan Risalah dalam merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan dan menyiapkan bahan- bahan rapat dan kegiatan persidangan-persdangan serta rapat-rapat alat kelengkapan DPRD.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Persidangan adalah :
a. menyiapkan bahan-bahan rapat dan kegiatan persidangan serta rapat-rapat alat kelengkapan DPRD dan Fraksi;
b. menyiapkan hantaran kata dan/atau sambutan Ketua DPRD untuk bahan rapat paripurna dan paripurna istimewa;
c. menyiapkan administrasi dan rapat-rapat alat kelengkapan DPRD serta tata tempat rapat;
d. menyusun rencana kerja dan kegiatan serta laporan kegiatan Sub Bagian Persidangan;
e. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Persidangan;
f. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.b) Kepala Sub Bagian Risalah mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyiapkan notulen dan risalah rapat alat kelengkapan DPRD serta bahan laporan rapat paripurna dan paripurna istimewa DPRD.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Persidangan adalah : a. menyiapkan keputusan pimpinan DPRD dan keputusan DPRD;
b. menyiapkan notulen rapat-rapat alat kelengkapan DPRD dan daftar resume risalah rapat;
c. menyiapkan bahan laporan rapat parpurna dan paripurna istimewa DPRD;
d. menyusun rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Risalah;
e. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Risalah;
f. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3.c) Kepala Sub Bagian Hukum dan Perundang-Undangan mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam melaksanakan serta mengkoordinasikan penyusunan dan petunjuk teknis di bidang hukum dan perundang-Undangan.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Hukum dan Perungang- Undangan adalah :
a. menghimpun, mempelajari dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan peraturan perundang-undangan serta menyiapkan bahan menyusun kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang peraturan perundang-undangan;
b. menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang peraturan perundang-undangan dan menyiapkan bahan petunjuk dan pemecahan masalah;
c. menyiapkan rancangan produk hukum dan peraturan perundang- undangan;
d. melakukan koordinasi dengan unit kerja dan instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka peraturan perundang- undangan;
e. mempelajari pedoman dan petunjuk di bidang penelitian, pengolahan data, hokum dan peraturan perundang-undangan;
f. memantau perkembangan hukum dan peraturan perundang- undangan yang menyangkut pemerintah daerah serta penelaahan produk hokum;
g. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas;
h. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4) Kepala Bagian Keuangan; mempunyai tugas pokok membina dan menyelenggarakan administrasi keuangan, menyiapkan anggaran belanja serta menyusun laporan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Dalam menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, Bagian Keuangan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Pengumpulan dan penyusunan bahan-bahan penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
b. Pengelolaan dan penganalisaan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
c. Pembinaan dan bimbingan terhadap Bendaharawan Pengeluaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
d. Penyusunan rencana dan program kerja serta laporan Bagian Keuangan;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kepala Bagian Keuangan terdiri dari dan/atau membawahi : 1) Kepala Sub Bagian Anggaran;
2) Kepala Sub Bagian Verifikasi;
4.a) Kepala Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Keuangan dalam membina dan menyelenggarakan administrasi keuangan dan merencanakan anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Anggara adalah :
a. mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan bidang penyusunan anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD;
b. menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis dalam penyusunan anggaran;
c. menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan penyusunan dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
d. menerima dan mengolah rencana kerja dan/atau kegiatan anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD, termasuk perubahannya;
e. menyiapkan kelengkapan surat perintah pembayaran uang persediaan, surat perintah pembayaran ganti uang, surat perintah pembayaran tambahan uang, surat perintah pembayaran langsung gaji dan tunjangan PNS serta penghasilan lainnya;
f. melakukan verifikasi surat pertanggungjawaban;
g. menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan anggaran kas belanja DPRD dan Sekretariat DPRD;
h. memantau perkembangan pelaksanaan anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD;
i. menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan laporan berkala tentang perintah membayar uang yang diterbitkan serta surat pertanggungjawaban yang telah disahkan;
j. menganalisa rencana kerja anggaran belanja DPRD dan Sekretariat DPRD termasuk perubahannya;
k. menyusun rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Anggaran;
l. membuat evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Anggaran;
m. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.b) Kepala Sub Bagian Verifikasi mempunyai tugas membantu Kepala Bagian Keuangan dalam melakukan verifikasi, menyusun laporan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD serta pembinaan dan bimbingan terhadap bendaharawan pengeluaran DPRD dan Sekretariat DPRD.
Penjabaran tugas Kepala Sub Bagian Verifikasi adalah :
a. menghimpun, mengklasifikasikan dan mencatat surat perintah membayar uang;
b. meneliti dan menyiapkan bahan pengesahan surat pertanggungjawaban;
c. menghimpun dan memeriksa surat permintaan pembayaran serta surat keputusan otoritas;
d. menegur bendaharawan yang tidak melaksanakan administrasi keuangan (khusus untuk surat pertanggungjawaban) berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta menyiapkan
laporan berkaitan dengan hasil verifikasi administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
e. melakukan pengesahan surat pertanggungjawaban bendaharawan f. menginformasikan tentang keadaan kas DPRD dan Sekretariat
DPRD setiap harinya kepada Sekretaris DPRD;
g. memeriksa kewajiban dari pengeluaran tagihan yang akan dipertanggungjawabkan;
h. menyusun rencana kerja dan kegiatan Sub Bagian Verifikasi;
i. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
5) Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; mempunyai tugas pokok mengelola pelaksanaan publikasi kegiatan, produk dan kebijakan DPRD, penghubung antara masyarakat dengan Pimpinan dan Anggota DPRD, menyiapkan bahan telaahan yang berkaitan dengan aspirasi masyarakat, menyiapkan bahan acara Pimpinan DPRD, melaksanakan urusan keprotokolan, perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta pelayanan perpustakaan dan dokumentasi. Dalam menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Perencanaan, pengkoordinasian dan melaksanakan publikasi produk- produk hukum, kegiatan dan kebijakan DPRD;
b. Penghubung antara masyarakat dengan Pimpinan dan Anggota DPRD dan menyiapkan bahan penelaahan yang berkaitan dengan aspirasi masyarakat, pelaksanaan urusan keprokolan, perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD;
c. Penyiapan bahan-bahan acara Pimpinan DPRD;
d. Penyiapan, pelayanan dan pengendalian perpustakaan serta dokumentasi.
Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari dan/atau membawahi :
1) Kepala Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Dokumentasi;
2) Kepala Sub Bagian Protokol dan Pengaduan.
Untuk lebih jelasnya susunan organisasi Sekretariat DPRD dapat dilihat struktur organisasi seperti Gambar 1 di bawah ini yang dikombinasikan dengan struktur DPRD.
SEKRETARIS
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
BAGIAN
ADMINISTRASI
BAGIAN RISALAH &
PERSIDANGAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN HUMAS &
DOKUMENTASI, PROTOKOLER &
ERPUSTAKAAN
SUB BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN RISALAH
SUB BAGIAN ANGGARAN
SUB BAGIAN HUMAS &
DOKUMENTASI
SUB BAGIAN PERLENGKAPA N
SUB BAGIAN PERSIDANGAN
SUB BAGIAN VERIFIKASI
SUB BAGIAN PROTOKOLER &
PENGADUAAN MASYARAKAT
SUB BAGIAN HUKUM & PER UU AN
2.2. Sumber Daya
2.2.1. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan struktur organisasi yang telah diintegrasikan dengan analisis jabatan sebagai dasar penghitungan jumlah sumber daya manusia sebagaimana yang telah dikemukakan di atas, maka sesungguhnya dibutuhkan adanya 90 (sembilan puluh) Pegawai dengan kualifikasi pendidikan umum serta pendidikan dan pelatihan (diklat) kompetensi sesuai nomenklatur jabatannya. Di samping itu, juga dibutuhkan minimal 9 (sembilan) Pegawai Satpam Outsourching untuk melaksanakan tugas pengaturan ketertiban dan ketentraman sekaligus pengamanan aset dengan penggiliran shift jaga pada jam dinas. Akan tetapi kondisi eksisting yang ada saat ini hanya berjumlah 64 (enam puluh empat) Pegawai dengan komposisi berdasarkan pangkat/golongan ruang, pendidikan seperti Tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1
Susunan Kepegawaian Sekretariat DPRD Kota Padang
No Jabatan Jlh Ket
1 Gol. IV 7
2 Gol. III 33
3 Gol. II 15
4 Gol. I -
5 Kontrak 12
Jumlah 67
2.2.2. Asset/Modal
Untuk mendukung kelancaran tugas kedinasan dan operasional DPRD dan Sekretariat DPRD Kota Padang dibutuhkan adanya peralatan/perlengkapan kerja atau aset/modal. Adapun asset/modal yang dimiliki dan/atau dikuasai oleh Sekretaris DPRD selaku Kuasa Pengguna Barang (KPB) saat ini dapat dilihat pada Tabel 2.3 di bawah ini.
2.2.3. Unit Usaha
Dalam upaya meningkatkan kesejahteraan Pimpinan dan Anggota DPRD beserta Karyawan/ti Sekretariat DPRD, maka telah diaktifkan kembali keberadaan Koperasi Keluarga Besar (KKB) DPRD Kota Padang dengan berbagai jenis usaha antara lain simpan pinjam, pengadaan alat tulis kantor dan fotocopy serta usaha-usaha produktif lainnya.
2.3. Kinerja Pelayanan
Berdasarkan sasaran/target Renstra periode DPRD sebelumnya dapat diberikan gambaran, terkait dengan tingkat capaian kinerja pelayanan Sekretariat DPRD berdasarkan indikator kinerja pelayanan seperti Tabel berikut ini.
2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan
Berdasarkan praktek yang telah dilaksanakan selama ini dan sesuai penjabaran terhadap tugas pokok dan fungsi di atas, maka jenis pelayanan Sekretariat DPRD terdiri dari :
1. Pelayanan Administrasi Kesekretariatan DPRD; wujud konkritnya berupa pelayanan administrasi perkantoran, peningkatan sarana dan prasarana, peningkatan disiplin dan peningkatan kapasitas sumber daya aparatur.
2. Pelayanan Administrasi Keuangan DPRD; wujud konkritnya berupa pelayanan dan/atau pembayaran uang representasi, tunjangan- tunjangan Alat Kelengkapan DPRD, fasilitasi pelayanan jaminan pemeliharaan kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD, pembayaran biaya operasional penunjang Pimpinan DPRD, pembayaran gaji, tunjangan dan tambahan penghasilan serta honorarium Karyawan/ti.
Sekretariat DPRD Kota Padang.
3. Pelayanan Rapat-rapat DPRD; wujud konkritnya berupa pelayanan administrasi rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD, rapat paripurna dan paripurna istimewa DPRD, penyusunan Notulen, Risalah dan Laporan singkat hasil rapat-rapat. Dalam hal ini sejak 2008 telah ada Keputusan Pimpinan DPRD tentang Prosedur Tetap (Protap) Persidangan dan/atau Rapat-rapat DPRD sebagai pedoman atau acuan yang wajib dilaksanakan oleh Sekretariat DPRD.
4. Penyediaan dan Pengoordinasian Tenaga Ahli yang diperlukan DPRD; wujud konkritnya berupa fasilitasi penyediaan dan pengoordinasian Tenaga Ahli yang dibutuhkan oleh Pimpinan DPRD dan Alat Kelengkapan DPRD pada saat ada pokok pembicaraan atau untuk pembahasan Rancangan Perda dan/atau permasalahan yang sifatnya krusial dan sifatnya “on call”.
5. Pelayanan Protokoler dan Kehumasan; wujud konkritnya berupa pelayanan tamu-tamu DPRD, pelayanan perjalanan dinas Pimpinan
dan Anggota DPRD, pelayanan terhadap
Peneliti/PKL/Magang/Sejenis, pelayanan kehumasan/publikasi/dokumentasi dan perpustakaan.
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1. Pengertian Isu-isu Strategis
Isu-isu strategis adalah suatu permasalahan yang sedang hangat dibicarakan orang yang mempunyai nilai kekhalayakan, strategis dan mendesak untuk dicarikan jalan keluarnya serta memerlukan analisis terhadap berbagai dimensi yang berpengaruh (dipengaruhi dan mempengaruhi); untuk itu perlu dicarikan alternatif pemecahannya.
3.2. Isu-isu Strategis
Bertitik tolak dari pengertian isu-isu strategis di atas dan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD, maka isu-isu strategis yang berkembang terhadap Sekretariat DPRD Kota Padang yang berhasil diobservasi dan dihimpun fenomenanya dari komentar Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Padang serta stakeholders adalah sebagai berikut :
a. Kurang cepatnya penemuan kembali surat-surat dinas yang diperlukan untuk bahan-bahan rapat DPRD;
b. Kurang tertibnya pelayanan administrasi dan inventarisasi barang;
c. Relatif lemahnya kompetensi sumber daya aparatur Sekretariat DPRD.
d. Lemahnya pelayanan fungsi kehumasan dan perpustakaan;
e. Lambatnya penyelesaian Notulen, Risalah dan Laporan singkat hasil rapat Alat Kelengkapan DPRD;
f. Kurang terjadwalnya Agenda Kegiatan DPRD per Masa Sidang dalam 1 (satu) Tahun Masa Persidangan;
g. Lambatnya penyelesaian administrasi keuangan, khususnya Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dan Laporan hasil Konsultasi, Kegiatan SDM DPRD, Kunjungan Kerja, Kunjungan lapangan dan/atau studi banding;
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
3.1. V i s I :
“Terwujudnya Tertib Administrasi dan Profesionalisme Aparatur Guna Mendukung Kelancaran Tri Fungsi, Tugas dan Wewenang serta Kewajiban DPRD”.
3.2. M i s i
1. Peningkatan pelayanan administrasi, sarana dan pra sarana yang memadai.
2. Peningkatan kapasitas sumber daya aparatur sesuai tuntutan perubahan kebijakan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek).
3. Fasilitasi peningkatan kapasitas DPRD dan penyediaan Tenaga Ahli.
3.3. Tujuan
1. Meningkatkan kelancaran pelayanan administrasi, penyediaan sarana dan pra sarana yang memadai.
2. Meningkatkan kompetensi sumber daya aparatur sesuai perubahan kebijakan dan perkembangan Iptek.
3. Meningkatkan profesionalisme Anggota DPRD dan penyediaan Tenaga Ahli.
3.4. Sasaran
1. Meningkatnya kelancaran pelayanan administrasi, penyediaan sarana dan pra sarana yang memadai.
2. Meningkatnya kompetensi sumber daya aparatur sesuai perubahan kebijakan dan perkembangan Iptek.
3. Meningkatnya kapasitas DPRD dan tersedianya Tenaga Ahli.
Adapun indikator sasarannya sebagai berikut :
1. Meningkatnya kelancaran pelayanan administrasi, penyediaan sarana dan pra sarana yang memadai; dengan indikator sasarannya:
1) Persentase surat yang terdistribusikan;
2) Persentase terpenuhinya kebutuhan komunikasi, sumber daya air, dan listrik;
3) Persentase jasa perizinan kendaraan dinas operasional;
4) Persentase jasa perbaikan peralatan kerja;
5) Persentase pemenuhan kebutuhan alat tulis kantor;
6) Persentase pemenuhan kebutuhan barang cetakan dan penggandaan;
7) Persentase pemenuhan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kerja;
8) Persentase pemenuhan kebutuhan bahan bacaan dan buku perundang-undangan;
9) Persentase pemenuhan kebutuhan makanan dan minuman tamu, halal bi halal, buka bersama dan rapat staf Sekretaraiat DPRD;
10) Persentase terpenuhinya kegiatan rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah;
11) Persentase terpenuhinya kegiatan rapat-rapat koordinasi dan konsultasi dalam daerah;
12) Persentase terpenuhi kebutuhan pembayaran
honorarium dan tambahan penghasilan Pegawai Honor dan Pegawai Kontrak;
13) Persentase terciptanya tertib administrasi dan dokumen notulen dan risalah rapat DPRD;
14) Persentase terpenuhinya kebutuhan pembayaran uang lembur Pegawai;
15) Persentase terpenuhinya kebutuhan pemeliharaan rutin rumah dinas/ jabatan Ketua DPRD;
16) Persentase terpenuhinya kebutuhan pemeliharaan rutin gedung/ kantor DPRD;
17) Persentase terpenuhinya kebutuhan pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas operasional;
18) Persentase terpenuhinya kebutuhan pengadaan pakaian dinas, olahraga dan pakaian khas nasional/daerah untuk Pimpinan dan Anggota DPRD beserta Sekretariat DPRD;
19) Persentase terciptanya laporan capaian kinerja dan keuangan;
2. Meningkatnya kompetensi sumber daya aparatur sesuai perubahan kebijakan dan perkembangan Iptek; dengan indikator sasarannya : 1) Persentase terpenuhinya kebutuhan diklat teknis fungsional
(seperti: manajemen kesekretariatan, manajemen pengelolaan barang, bimbingan teknis staf paripurna, penyusunan Renstra, Renja, SOP, SPM, LAKIP, manajemen persidangan dan risalah, akuntansi keuangan dan manajemen keuangan daerah, manajemen audit, manajemen kehumasan dan keprotokolan, bimtek pengadaan barang dan jasa Pemerintah dan diklat atau bimtek sejenis lainnya);
2) Persentase terpenuhinya kebutuhan diklat struktural (diklat kepemimpinan “diklatpim” tingkat IV, diklatpim tingkat III dan diklatpim tingkat II);
3) Persentase terpenuhinya kebutuhan diklat fungsional (seperti:
manajemen kearsipan, analisis kebijakan publik, analisis jabatan, analisis beban kerja, analis kepegawaian, legal drafting, bendaharawan pengeluaran, bendaharawan gaji, bendahrawan barang dan diklat sejenis lainnya)
3. Meningkatnya kapasitas DPRD dan tersedianya Tenaga Ahli;
dengan indikator sasarannya :
1) Jumlah Peraturan Daerah yang dibahas dan disetujui bersama Walikota;
2) Jumlah Peraturan Daerah yang penyusunannya merupakan inisiatif DPRD;
3) Persentase terpenuhinya kebutuhan hearing, dialog dan rapat koordinasi dengan pejabat Pemda dan Tokoh Masyarakat atau Tokoh Agama;
4) Persentase terpenuhinya kebutuhan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD (Pimpinan, Badan Musyawarah, Badan Anggaran, Komisi, Badan Legislasi, dan Badan Kehormatan);
5) Persentase terpenuhinya kebutuhan reses DPRD di Daerah Pemilihan masing-masing;
6) Persentase terpenuhinya kebutuhan diklat atau bimtek orientasi dan pendalaman tugas untuk Pimpinan dan Anggota DPRD;
7) Persentase terpenuhinya kebutuhan kunjungan kerja dan/atau studi banding dalam rangka pengoptimalan tugas-tugas DPRD;
8) Persentase terpenuhinya kebutuhan mensukseskan tugas kedewanan (seperti: memenuhi undangan untuk rapat, rapat koordinasi dan konsultasi bagi Pimpinan DPRD, Pimpinan Alat Kelengkapan DPRD beserta Sekretariat Pendamping);
9) Persentase terpenuhinya kebutuhan fungsi pengawasan DPRD terhadap pelaksanan Peraturan Daerah, Peraturan Walikota dan kebijakan lain yang ditetapkan oleh Walikota;
10) Persentase terpenuhinya kebutuhan Seminar dan Diskusi Panel DPRD;
11) Jumlah rapat paripurna dan paripurna istimewa DPRD;
12) Persentase terpenuhinya kebutuhan jasa pemeliharaan kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD beserta Keluarganya;
13) Persentase terpenuhinya kebutuhan pendokumentasian kegiatan dan produk DPRD;
14) Persentase terpenuhinya kebutuhan publikasi dan sosialisasi kegiatan dan produk DPRD;
15) Jumlah hasil survey tunjangan perumahan Pimpinan dan Anggota DPRD;
16) Persentase terpenuhinya kebutuhan pelayanan kegiatan Panitia Khusus (Pansus) dan/atau Panitia Kerja (Panja) DPRD.
3.5. S t r a t e g i 1. Internal
Melakukan konsultasi dengan Pimpinan DPRD, fasilitasi pemantapan hubungan kerja dan koordinasi antar Alat Kelengkapan DPRD,
pembinaan dan motivasi kepada Staf secara hirarkhis vertikal dan atau pelatihan di kantor sendiri (in house trainning) serta penyusunan piranti lunak (mekanisme, prosedur kerja tetap “SOP” dan pembuatan lembaran uraian tugas) untuk kelancaran pelaksanaan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD dan tindak lanjutnya guna mendukung terselenggaranya tri-fungsi (legislasi, anggaran, pengawasan), tugas dan wewenang serta kewajiban DPRD.
2. Eksternal
Mengikuti rapat koordinasi dan/atau konsultasi dengan Pemerintah Pusat (Sekjen DPR-RI, Mendagri, Menkeu, Menpan dan Menteri/Badan Teknis lainnya atau Kanwil serta perpanjangan tangannya “verlengstuck” di Daerah seperti Kanwil Hukum dan HAM, BPK-RI Perwakilan Medan, BPKP Perwakilan Sumbar) serta Asosiasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota se-Indonesia (ASDEKSI), dengan Pemerintahan Provinsi, menjalin koordinasi antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Padang dan dengan Perguruan Tinggi Negeri/Swasta untuk penyediaan Tenaga Ahli serta Forum Komunikasi ASDEKSI se-Sumatera Barat.
3.5.1. K e b i j a k a n
1. Peningkatan dukungan administrasi, sarana dan pra sarana.
2. Pengembangan sumber daya aparatur sesuai perkembangan Iptek.
3. Fasilitasi peningkatan kapasitas Anggota DPRD dan penyediaan Tenaga Ahli.
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF 4.1. Rencana Program
1. Program pelayanan administrasi perkantoran.
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur.
3. Program peningkatan disiplin aparatur.
4. Program pengembangan sistem pelaporan, capaian kinerja dan keuangan.
5. Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur.
6. Program peningkatan kapasitas DPRD.
4.2. Rencana Kegiatan Tahunan
Adapun rencana kegiatan tahunan sebagai penjabaran dari Rencana Program di atas sebagai berikut :
1. Program pelayanan administrasi perkantoran; terdiri dari : a) Kegiatan penyediaan jasa surat menyurat;
b) Kegiatan penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik;
c) Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/ Operasional;
d) Kegiatan Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor;
e) Kegiatan Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja;
f) Kegiatan Penyedian Alat Tulis Kantor;
g) Kegiatan Penyediaan Barang Cetakan dan Penggadaan;
h) Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor;
i) Kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor;
j) Kegaiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang- undangan;
k) Kegiatan Peyediaan Makanan dan Minuman;
l) Kagiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah;
m) Kegiatan Peningkatan Pelayanan Publik;
n) Kegiatan Penyediaan Jasa Pengamanan Kantor;
2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur; terdiri dari : a) Pengadaan Kendaraan Dinas/Operasional;
b) Kegiatan Pengadaan Perlengkapan Rumah Dinas / Jabatan;
c) Kagiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Gedung kantor;
d) Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas Oprasional;
e) Kegiatan Rehabilitasi Sedang/Berat Rumah Dinas;
3. Program peningkatan disiplin aparatur; terdiri dari :
a) Kegiatan pengadaan pakaian dinas beserta perlengkapannya;
4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur; terdiri dari : a) Kegiatan Bimtek Implementasi PerUUan;
5. Program Pengembangan Sistem Pelaporan, Capaian Kinerja dan Keuangan; terdiri dari :
a) Kegiatan penyusunan Renja, LAKIP, LKPJ, LPPD dan EKPPD;
6. Program peningkatan kapasitas DPRD; terdiri dari : a) Kegiatan Pembahasan Rancangan Perda;
b) Kegiatan Hearing / Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemda dan Tokoh Masyarakat / Tokoh Agama;
c) Kegiatan Rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD;
d) Kegiatan Reses;
e) Kegiatan Kunker Pimpinan dan Anggota Dalam Daerah;
f) Kegiatan Peningkatan Kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD;
g) Kegiatan Kunker dan Studi Banding dalam rangka Optimalisasi Tugas-tugas Kedewanan;
h) Kegiatan Kunker dan Studi Banding dalam rangka Optimalisasi Tugas-tugas Kedewanan;
i) Kegiatan Pendokumentasian Kegiatan DPRD Kota Padang;
j) Pelayanan Kegiatan Pelayanan Administrasi kesekretariatan dan administrasi kepanitian ;
k) Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan Kesehatan (Asuransi) Anggota DPRD;
l) Kagiatan Publikasi dan Sosialisasi Kegiatan dan Produk DPRD;
m) Kegiatan Pendokumentasian Notulen Rapat Risalah Rapat Paripurna DPRD Kota Padang;
n) Kegiatan Rapat Paripurna Istimewa DPRD dalam rangka Peringatan Hari Jadi Kota Padang;
o) Kegiatan Penyusunan Rancangan Peraturan Daerah tentang Rancangan Peraturan Daerah (Perda) Inisiatif DPRD;
p) Kegiatan Diklat Orientasi dan Pendalaman Tugas DPRD;
q) Pembuatan Buku Memori Anggota DPRD Kota Padang periode 2009-2014;
r) Rapat Paripurna Istimewa Pelantikan Anggota DPRD Kota Padang periode 2014-2019;
s) Rapat Paripurna Istimewa Pelantikan Walikota Padang Padang periode 2014-2019;
BAB VI
INDIKATOR KINERJA YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN
SESUAI RPJMD KOTA PADANG TAHUN 2014-2019
Pada bagian ini dikemukakan indikator kinerja Sekretariat DPRD Kota Padang baik yang telah dicapai maupun yang akan dicapai dalam kurun waktu 2014- 2019 sebagai komitmen untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran sesuai RPJMD Kota Padang Tahun 2014-2019.
BAB VII P E N U T U P
Renstra ini merupakan hasil dari proses kerja sama seluruh karyawan/ti di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Padang dan tentu saja dengan memperhatikan/mempertimbangkan masukan dari Pimpinan dan Anggota DPRD serta para Pemangku Kepentingan “stakeholders”, baik secara langsung pada saat dialog maupun secara tidak langsung melalui pemberitaan mass media. Melalui proses yang sedemikian diharapkan dapat mendorong rasa memiliki dan rasa tanggung jawab untuk mewujudkannya. Di samping itu, Renstra Sekretariat DPRD Kota Padang Tahun 2014-2019 juga diharapkan dapat dijadikan dasar dalam penyusunan Renja Tahunan, Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan LAKIP nantinya.
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta lingkungan strategis yang relatif cepat, maka Renstra ini juga bersifat fleksibel, atau dengan kata lain, sewaktu-waktu dapat dilakukan perubahan atau penyesuaian seperlunya.
Semoga apa yang telah ditetapkan dalam Renstra ini dapat membawa hasil positif bagi kemajuan dan perkembangan dalam urusan pemerintahan umum khususnya dalam pemberian pelayanan administrasi dan penyediaan Tenaga Ahli guna kelancaran pelaksanaan tri-fungsi (legislasi, anggaran dan pengawasan), tugas dan wewenang serta kewajiban DPRD Kota Padang Periode Tahun 2014-2019.
Padang, September 2014
. SEKRETARIS
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PADANG,
H. Ali Basyar, SH. MM Pembina Utama Muda NIP. 19570604 198503 1 005
Tabel. 2. Rencana Program dan Pendanaan Indikatif.
No Program/kegiatan Indikator Kinerja Sasaran PAGU DANA INDIKATIF (Rp)
2015 2016 2017 2018 2019
1 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran.
Kegiatan :
1. Penyediaan jasa surat menyurat 2. Penyediaan jasa komunikasi,
sumber daya air dan listrik 3. Pemeliharaan jasa pemeliraan
dan perizinan kendaraan dinas/
operasional
4. Penyediaan jasa kebersihan kantor
5. Penyediaan Alat Tulis Kantor 6. Penyediaan barang cetakan dan
penggandaan
7. Penyediaan komponen instalasi listrik/ penerangan bangunan kantor
8. Penyediaan peralatan rumah tangga
9. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan 10. Penyediaan makanan dan
minuman
11. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah 12. Penyediaan Peralatan
Kebersihan
13. Peningkatan Jasa Pelayanan Publik
Meningkatnya Pengelolaan dan pelayanan administrasi perkantoran.
Terciptanya pelayanan surat menyurat yang tepat sasaran.
Tersedianya jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik 1 tahun
Administrasi perkantoran
Administrasi Perkantoran
1.050.000
1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat (01.01)
Terciptanya pelayanan surat menyurat yang tepat sasaran
Administrasi Perkantoran
2. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik (01.02)
Tersedianya jasa
komunikasi, sumber daya air dan listrik 1 tahun
Kantor DPRD, rumah dinas dan mess
3. Penyediaan Jasa Jaminan Pemeliharaan Kesehatan PNS/DPRD (01.04)
Terpeliharanya kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD beserta keluarga
Anggota DPRD
4. Penyediaan Jasa Jaminan Barang Milik Daerah (01.05)
Terlaksananya
pembayaran pajak bumi dan bangunan
Gedung kantor, rumah dinas dan mess
5. Penyediaan jasa
Kebersihan Kantor (01.08)
Tersedianya kenyamanan dan kebersihan kantor
Kebersihan gedung kantor
6. Penyediaan Alat Tulis Kantor (01.10)
Tersedianya alat tulis kantor
Administrasi Sekretariat DPRD
7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan (01.11)
Tersedianya barang cetakan dan penggandaan keperluan kantor
Sekretariat DRPD Prov.
Sumbar
8. Penyediaan Komponen Instalasi
Lsitrik/Penerangan bangunan kantor (01.12)
Tersedianya komponen instalasi listrik/penerangan
Sekretariat DPRD Prov.
Sumbar
Indikator SKPD Kinerja Program
(outcome) target Rp target Rp target Rp target Rp target Rp target Rp
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1
Kegiatan Penyediaan Jasa Surat Menyurat
Terciptanya kelancaran
distribusi surat menyurat 9.750.000 10.725.000 11.797.500 12.977.250 14.274.975 Kegiatan Penyediaan Jasa
Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik
Terpenuhinya kebutuhan komunikasi, sumber daya air
& listrik
403.123.600
443.435.960 487.779.556 536.557.512 590.213.263
Kegiatan Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/ Operasional
Terwujudnya kelancaran
mobilitas kantor 36.845.000 40.529.500 44.582.450 49.040.695 53.944.765
Kegiatan Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor
Terciptanya peningkatan
kelancaran tugas kantor 308.672.500 339.539.750 373.493.725 410.843.098 451.927.407 Kegiatan Penyediaan Jasa
Perbaikan Peralatan Kerja
Terciptanya peningkatan
kelancaran tugas kantor 141.750.000 155.925.000 171.517.500 188.669.250 207.536.175 Kegiatan Penyedian Alat Tulis
Kantor
Tersedianya kebutuhan alat
tulis kantor 206.840.000 227.524.000 250.276.400 275.304.040 302.834.444 Kegiatan Penyediaan Barang
Cetakan dan Penggadaan
Terpenuhinya kebutuhan barang cetakan dan penggadaan
259.690.000
285.659.000 314.224.900 345.647.390 380.212.129
Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor
Terpenuhinya kebutuhan pengantian lampu dan instalasi listrik
41.200.000
45.320.000 49.852.000 54.837.200 60.320.920
Kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Tersedianya kebutuhan peralatan dan perlengkapan kantor
220.900.000
242.990.000 267.289.000 294.017.900 323.419.690
Kegaiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan
Terwujudnya kebutuhan bahan bacaan dan buku perundang-undangan
391.755.000
430.930.500 474.023.550 521.425.905 573.568.496
Kegiatan Peyediaan Makanan dan Minuman
Terwujudnya kebutuhan makan dan minum tamu, halal bi halal, buka bersama dan rapat staf Pimpinan Sekretariat DPRD
565.150.000
621.665.000 683.831.500 752.214.650 827.436.115
Kagiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah
Terciptanya peningkatan pelaksanaan tupoksi Sekretariat DPRD
750.400.000
825.440.000 907.984.000 998.782.400 1.098.660.640
Kegiatan Peningkatan Pelayanan Publik
Terciptanya peningkatan motivasi, etos kerja dan kinerja pegawai Kontrak
180.700.000
198.770.000 218.647.000 240.511.700 264.562.870 Bidang Urusan
Pemerintahan dan Program Prioritas Pembangunan
Kondisi Kinerja Awal RPJMD (Tahun 0)
Penanggung Jawab Kode
1
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
RENCANA PROGRAM, KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF SEKRETARIAT DPRD KOTA PDANG
TAHUN 2014 - 2019
Capaian Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan
Tahun-1 Tahun-2 Tahun-3 Tahun-4 Tahun-5 Kondisi Kinerja pada
akhir periode RPJMD
