20
PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL
MENGGUNAKAN DROPBOX, ONE DRIVE DAN GOOGLE DRIVE
Oleh:
1Enny Diah Astuti, 2Widiarti Lestariningsih
1Administrasi Bisnis. Politeknik LP3I Jakarta.
Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No.7-9 Jakarta Pusat 11450.
Indonesia
2Manajemen Informatika. Politeknik LP3I Jakarta.
Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No.7-9 Jakarta Pusat 11450.
Indonesia
Email : 1ennydiah169@gmail.com1, 2pelangi.wl@gmail.com
ABSTRACT
The development of information technology in today's digital era is very fast and significantly affects the management of archives. One way of managing archives that is very easy to do today is to take advantage of technological advances. We can do archive storage through several cloud platforms or drives, namely: dropbox, one drive, and google drive. The method of delivering material provides knowledge about the difference in drives that can be used as an archive storage medium. Then the instructor provides a simulation of how to file electronically on each drive used, both through dropbox, one drive, and google drive. As a supervisor of cloud or drive facilities that can be used as a medium in archival storage in the management of archives, of course, has security that is not easily broken so that data in the form of images, streaming media, editing, and various documents can be stored securely in the drive. One of the determining factors in the management of archives is human resources (HR) regarding the skills and expertise that play a role in determining the quality of the work. By participating in digital archive management training through drop boxes, one drive, and google drives, it will increase competence and get formal recognition of digital archive management skills.
Keyword : Archived, Digital, Drive
ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi pada era digital saat ini sangat cepat dan secara signifikan ikut mempengaruhi dalam pengelolaan arsip. Salah satu cara pengelolaan arsip yang sangat mudah dilakukan saat ini adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi.
Kita bisa melakukan penyimpanan arsip melalui beberapa platform cloud atau drive yaitu : dropbox, onedrive dan google drive. Metode penyampaian materi memberikan pengetahuan mengenai perbedaan drive yang bisa digunakan sebagai media penyimpanan arsip. Kemudian instruktur memberikan simulasi bagaimana cara pengarsipan file secara elektronik di masing-masing drive yang digunakan, baik melalui drop box, one drive dan google drive. Sebagai penyelia fasilitas cloud atau drive yang bisa dimanfaatkan sebagai media dalam penyimpanan arsip dalam manajemen pengelolaan arsip tentunya memiliki keamanan yang tidak mudah dijebol sehingga data baik berupa gambar, streaming media, pengeditan dokuman serta berbagai macam dokumen dapat tersimpan secara aman dalam drive tersebut. Salah satu faktor penentu dalam pengelolaan arsip adalah sumber daya
21
manusia (SDM) mengenai keterampilan dan keahlian yang ikut berperan dalam menentukan kualitas pekerjaan tersebut. Dengan mengikuti pelatihan pengelolaan arsip digital melalui drop box, one drive, dan google drive maka akan meningkatkan kompetensi serta mendapat pengakuan secara formal terhadap keahlian pengelolaan arsip secara digital.
Kata kunci : Arsip, Digital, Drive
PENDAHULUAN
Pengarsipan mulai dikenal di Indonesia pada masa Hindia Belanda (1892). Pada masa itu sebelum teknologi komputer masuk ke Indonesia, pembuatan dokumen-dokumen masih dicetak di lembaran kerta dengan menggunakan mesin ketik ribbon.
Setelah diketik, dokumen-dokumen tersebut ada yang diletakkan di atas meja dalam sebuah map dokumen atau di lemari arsip (filling cabinet). Pada masa di mana arsip masih disimpan secara manual, terdapat banyak kekurangan di antaranya dokumen masih bisa tercecer di mana-mana/terselip, basah apabila kantor atau bangunan tempat bekerja terkena banjir, diambil orang yang tidak bertanggung jawab, dan juga tidak terlepas dari sifat manusia itu sendiri yaitu Alpa (lupa).
Read & Ginn (2011:5) dalam Muhidin (2016) pada bukunya yang berjudul Record Management mengutip definisi arsip dari ARMA International dan International Standardization Organization (ISO) 15489. Menurut ARMA International arsip adalah informasi yang disimpan dalam bentuk dan karakteristik apapun, dibuat ataupun diterima oleh organisasi sebagai bukti kegiatan serta memiliki nilai dalam jangka waktu tertentu. International Standardization Organization (ISO)15489 mendefinisikan arsip sebagai inforasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau individu untuk kepentingan hukum maupun bisnis.
Tempat penyimpanan arsip dari jaman ke jaman mengalami
perkembangan seiring dengan kemajuan jaman. Di jaman serba teknologi seperti sekarang ini, pengarsipan sudah bisa disimpan di dalam space yang sangat ringan dalam sebuah jaringan. Sekarang sudah banyak perusahaan internet besar yang menyediakan layanan penyimpanan arsip/dokumen/data secara digital seperti Google dengan aplikasi penyimpanan datanya yang bernama Google Drive, kemudian perusahaan computer terbesar di Amerika yakni Microsoft dengan aplikasi penyimpanannya yang bernama One Drive. Untuk One drive sendiri sudah langsung ada di laptop atau computer yang sudah terinstall aplikasi Microsoft Office. Satu aplikasi untuk penyimpanan data yang bernama Drop Box. Ketiga aplikasi di atas menyediakan kapasitas penyimpanan data yang berbeda-beda. Aplikasi penyimpanan data yang paling besar di antara ketiganya yakni Google Drive, One Drive, dan Drop Box adalah Google Drive. Google Drive mempunyai kapasitas penyimpanan data sebesar 15 GB. Menyimpan data/arsip/dokumen di Google Drive, One Drive, dan Drop Box terasa lebih aman. Arsip/dokumen yang disimpan di aplikasi penyimpanan digital ini disebut files. Di dalam aplikasi tersebut bisa juga dibuatkan folder datanya. Cara mengurutkan datanya juga lebih mudah. Ada yang langsung terurut secara otomatis.
Oleh sebab itu abdimas yang diselenggarakan oleh kelompok kami yaitu kelompok 15 di PKBM Ristek Nusantara Jaya mengangkat tema Arsip Digital karena menyesuaikan dengan kemajuan jaman saat ini, apalagi di tengah-tengan pandemic COVID-19.
22
Mengingat keterbatasan kerja juga kekurangan yang ditemukan dalam menyimpan arsip secara manual, alangkah baiknya jika pengetahuan tentang arsip digital digunakan.
Akhirnya penulis mencoba membuat artikel abdimas tentang Pengelolaan Arsip Digital Menggunakan Drop Box, One Drive dan Google Drive.
Semoga pengabdian masyarakat yang kami lakukan di PKBM Ristek Nusantara Jaya dapat berguna ilmunya bagi peserta didik.
METODE PENGABDIAN
Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini menggunakan metode ceramah, metode praktek, dan metode diskusi. Jumlah sasaran yang hadir mengikuti kegiatan 50 peserta dengan 6 orang tim dosen sebagai pendamping kegiatan. Dalam penyampaian materi narasumber memberikan pengetahuan mengenai perbedaan drive yang bisa digunakan sebagai media penyimpanan arsip.
Kemudian instruktur memberikan simulasi bagaimana cara pengarsipan file secara elektronik di masing-masing drive yang digunakan, baik melalui drop box, one drive dan google drive. Simulasi ini dilanjutkan dengan diskusi dengan para peserta pengabdian masyarakat untuk mengetahui sejauhmana tingkat pemahaman para peserta dalam mengoperasikan computer dalam pengelolaan arsip.
Kegiatan pelatihan pengelolaan arsip digital ini dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta didik serta melatih skill sebagai bekal tambahan yang merupakan bagian penting dalam mempersiapkan diri terjun ke dunia kerja dan industri. Peserta diharapkan mampu mengelola arsip dengan memanfaatka drop box, one drive dan google drive sebagai bagian dari kemajuan teknologi
saat ini. Kerangka pemecahan masalah yang dilakukan dalam pengabdian ini adalah :
1. Tahap awal dimulai dengan penjelasan tentang manfaat pengelolaan arsip digital dalam dunia kerja dan industri yang dipaparkan secara lengkap oleh narasumber yang memiliki latar belakang praktisi.
2. Tahap kedua penjelasan dilanjutkan mengenai teori mengenai arsip, fungsi arsip, manfaat arsip dan strategi pengelolaan arsip digital yang
disesuaikan dengan
perkembangan zaman dan kebutuhan dunia industri saat ini.
Materi yang disampaikan dilakukan dengan interaksi langsung dengan para peserta melalui tanya jawab diskusi forum.
3. Tahap terakhir yaitu praktek langsung melalui simulasi yang dicontohkan oleh instrukstur ahli di bidang komputer. Pada tahap ini instruktur mendemokan satu persatu dalam berbagai media penyimpanan. Penyimpanan arsip secara digital memalui media drop box kemudian pengelolaan arsip digital melalui one drive dan terakhir pengelolaan arsip digital melalui google drive. Untuk kegiatan praktek ini didampingi oleh tim dosen yang sudah berpengalaman baik di bidang Praktisi dan bidang Pendidikan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Media penyimpanan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media tersebut biasanya tidak dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, seperti komputer, scanner atau lainnya. Media pembaca
23
digital yang sering digunakan saat ini adalah hard disk yang mempunyai kapasitas besar dan dapat diintegrasikan ke dalam sistem komputer. Dalam tahapan pengelolan arsip meliputi dua hal yaitu (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip. Kegiatan penyimpanan dalam arsip digital meupakan kegiatan dalam mengelola arsip yang dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai kepada penataan arsip kembali ke dalam media baru.
Gambar 1.
Tahapan Alih Media Arsip (Sambas dan Hendri, 2016:413)
Alih media arsip merupakan proses pengalihan arsip dari satu bentuk media ke dalam bentuk media arsip lain dengan menggunakan alat pemindai berupa mesin scanner. Cara ini merupakan fungsi sebagai penyelamatan fisik dan informasi arsip yang termasuk dalam pemeliharaan arsip dinamis. Temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan di bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Penemuan arsip kembali adalah suatu cara untuk memudahkan menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
Salah satu cara pengelolaan arsip yang sangat mudah dilakukan saat ini adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Kita bisa melakukan penyimpanan arsip melalui beberapa platform icloud yaitu : dropbox, onedrive dan google drive. Media ini sangat
mudah ditemui dan sangat dekat dengan kita karena bisa diakses melalui handphone. Pemanfaatan storage ini dapat mengefisienkan waktu serta tempat bila dibandingkan harus menyimpan melalui media seperti flashdisk ataupun CD, misalnya bila menggunakan flashdisk kemungkinan benda itu tertinggal atau bila menggunakan CD kemungkinan kepingannya rusak.
Dengan memanfaatkan drive maka kita bisa lebih mudah mengaksesnya kapanpun dan dimanapun asalkan terhubung dengan internet. Sehingga tidak perlu kuatir akan flasdisk yang tertinggal atau rusak.
Penyelia layanan cloud atau drive menggunakan ratusan server untuk menyimpan file-file yang ada di dalamnya. Dengan adanya fasilitas ini kita bisa memanfaatkan sebagai cara penyimpanan arsip secara digital. Jangan kuatir dengan kualitas server tersebut karena bisa dipastikan para penyelia ini juga melakukan maintenance secara berkala untuk keamanan dan kenyamanan para penggunanya.Ruang yang disediakan dan bisa dimanfaatkan untuk penyimpanan arsip secara gratis juga lebih dari cukup, ataupun jika dirasa kurang kita bisa berlangganan secara berbayar untuk mendapatkan layanan premium. Kita juga bisa mensiasatinya dengan membuat akun baru jika dirasa kurang. Yang lebih ditekankan disini adalah keuntungan teknologi ini memberikan kemudahan untuk pengelolaan arsip secara digital dan sebagai tempat penyimpanan data-data kita dimana saja dan kapan saja tanpa mengenal batas ruang dan waktu.
Berikut adalah perbandingan antara dropbox, one drive dan google drive dari berbagai aspek :
24
Gambar 2.
Perbandingan Dropbox, One Drive dan Google Drive dari berbagai aspek (Bilalarasati, 2017)
Sebagai penyelia fasilitas cloud yang drivenya bisa dimanfaatkan sebagai media dalam penyimpanan arsip dalam manajemen pengelolaan arsip tentunya memiliki keamanan yang tidak mudah dijebol sehingga data baik berupa gambar, streaming media, pengeditan dokuman serta berbagai macam dokumen dapat tersimpan secara aman dalam drive tersebut. Kapasitas penyempanan dapat dilihat dalam table berikut.
Tabel 1.
Perbandingan Kapasitas Drive:
Sumber : Agus dkk (2019)
Memanfaatkan kemajuan teknologi saat ini, segala kemudahan bisa diperolah asalkan kita tahu cara memanfaatkannya secara baik dan benar. Mengelola arsip dan menyimpan arsip saat ini menjadi lebih mudah dan menunjang dalam pekerjaan setiap hari. Strategi pengelolaan arsip menekankan kepada
pentingnya pemahaman arsiparis kepada sumber daya manusia (SDM) mengenai ketentuan pengelolaan kearsipan. Dalam sumberdaya manusia terdapat dua aspek yaitu kuantitas dan kualitas. Kriteria sumberdaya yang berkualitas sebagai pengelola arsip didukung oleh keterampilan dan keahlian. Dengan mengikuti Pendidikan dan latihan pengelolaan arsip secara digital maka akan meningkatkan kompetensi dan pengakuan secara formal terhadap keahlian pengelola arsip secara digital.
Gambar 3.
Sesi tanya jawab dalam kegiatan Abdimas Dosen Politeknik LP3I Jakarta di PKBM Ristek
Nusantara Jaya
Dengan demikian SDM yang bermutu dapat dilihat dari kemampuannya dalam mengerjakan pekerjaannya secara lebih produktif dan efisien, tidak hanya melalui keunggulan kompetitif semata. Beberapa kemampuan dilihat dari kemampuan teknis, keterampilan, sikap, perilaku sebagai pengelola arsip secara digital serta diharapkam tercapai kinerja yang maksimal.
KESIMPULAN
Kemajuan teknologi saat ini sangat membantu dalam segala bidang.
Demikian halnya dalam bidang pengarsipan. Arsip yang sebelumnya hanya dilakukan secara manual dengan cara mengindeks pada berkas-berkas dokumen, saat ini bisa dilakukan dengan lebih baik dengan cara penyimpanan secara digital. Pengelolaan arsip secara digital; sangat menunjang dalam
25
pekerjaan setiap hari, secara ruang dan waktu dapat dirasakan lebih efisien.
Dalam strateginya dibutuhkan seseorang yang lebih memahami tata cara pengelolaan arsip digital. Oleh karenanya sumber daya manusia (SDM) tentang keterampilan dan keahlian ikut berperan dalam menentukan kualitas pekerjaan tersebut. Dengan mengikuti pelatihan pengelolaan arsip digital melalui drop box one drive, dan google drive maka akan meningkatkan kompetensi serta mendapat pengakuan secara formal terhadap keahlian pengelolaan arsip secara digital.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung suksesnya kegiatan pengabdian masyarakat ini. Kepada para peserta, kepada PKBM RISTEK Nusantara Jaya serta khususnya kepada Politeknik LP3I Jakarta yang telah memberikan dukungan secara penuh untuk kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Agus, I., Destiawati, F., & Dhika, H.
(2019). Perbandingan Cloud Computing Microsoft Onedrive,
Dropbox, dan Google
Drive. Faktor Exacta, 12(1), 20- 27.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016).
Manajemen Kearsipan. Bandung:
CV. Pustaka Setia.
Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan arsip digital. JPBM (Jurnal Pendidikan Bisnis Dan Manajemen), 2(3), 178-183.
Sutirman, S. P. (2020). Administrasi Kearsipan di Era Teknologi Informasi. UNY Press.
http://bilalarasati.blogspot.com/201 7/06/perbandingan-google-drive-
dropbox.html diakses pada 16 Oktober 2021 pukul 14:07
