1 1.1 Latar Belakang
Di jaman yang serba modern dan serba canggih seperti saat ini pemanfaatan tekhnologi informasi adalah hal yang wajib. Perkembangannya sendiri sudah sangat maju, terutama dalam sistem informasi yang saat ini membutuhkan informasi yang cepat dan dapat dipercaya, sangatlah penting untuk menyediakan informasi yang dapat membantu dalam kehidupan sehari- hari. Suatu informasi sangat berperan penting dalam kehidupan kita sehari- hari, bahkan menjadi suatu kebutuhan yang tidak bisa dihilangkan adanya.
Oleh karena itu banyak orang-orang pintar yang mencoba mencari suatu data, mengumpulkan, memproses, dan menyajikan informasi yang mungkin akan banyak orang yang membutuhkannya. Contoh : siaran berita, acara-acara TV, dan lain-lain. Dan proses penyajiannyapun semakin maju seiring perkembangan jaman, dan sudah hampir semua proses penyajiannya telah terkomputerisasi. Dan proses tersebut sebagai suatu Sistem Informasi.
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, semakin banyak perusahaan dan para wirausahawan yang membuat usaha sendiri seperti usaha dagang ataupun tempat makan yang kian ramai bermunculan dimana-mana. Perusahaan tanpa karyawan ibarat manusia tanpa darah. Hal itu menggambarkan betapa pentingnya karyawan dalam sebuah perusahaan walaupun banyak pemilik perusahaan yang tidak menyadari tentang hal itu. Memperlakukan karyawan seperti layaknya seorang partner yang saling membutuhkan, sehingga penting bagi seorang owner untuk memperhatikan hal paling detail sekalipun dari seorang karyawan. Seperti halnya tingkat pendapatan yang layak, jaminan kesehatan serta hari tua yang
memadai, dll. Disadari atau tidak, secara langsung atau tidak langsung, hal-hal tersebut akan sangat berpengaruh terhadap kualitas kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Pada masa sekarang, suatu perusahaan dan usaha swasta sebaiknya dapat bekerja dengan cepat, tepat dan benar dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar dapat terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Sistem informasi yang dibutuhkan juga harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau usaha swasta dalam kegiatan sehari-harinya. Dengan masih adanya sistem penggajian karyawan yang masih menggunakan cara manual. Mulai dari pendataan karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan. Dengan menggunakan sistem manual terdapat banyak kesalahan yang terjadi, antara lain: membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya keamanan data. Sehingga membutuhkan media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut. Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan. Salah satu alternatif yang dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem komputerisasi dalam suatu perusahaan atau usaha swasta untuk mengolah data gaji karyawan. Dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat diperoleh data secara tepat, cepat dan lebih efisien waktu, tenaga dan biaya.
Permasalahan sistem penggajian karyawan pada Restoran BBG
“Biang Bebek Goreng” Tegal ini memang membutuhkan adanya suatu sistem yang mampu menyatukan seluruh komponen pendukung, dengan memiliki karyawan sebanyak 65 orang, dengan jumlah penghasilan yang berbeda-beda, banyaknya data absensi karyawan, data tunjangan, data lembur, data pinjaman dan data pelunasan pinjaman, permasalahan tersebut tidak efisien apabila penyelesaianya masih mengunakan cara yang sederhana, program berbasis
database dibutuhkan karena data-data pendukung penggajian mempunyai hubungan satu sama lain dan guna mencegah redundansi data.
Dari analisa terhadap data atau informasi yang diperoleh, terdapat kendala yang sering muncul dalam sistem penggajian karyawan, yaitu: untuk menentukan jumlah total gaji setiap karyawan yang berbeda dikarenakan faktor-faktor yang mempengaruhi jumlah gaji tersebut, seperti statusnya sebagai karyawan tetap atau harian yang secara otomatis langsung mempengaruhi jumlah tunjangan tersebut, absensi, jumlah lembur dan jumlah pinjaman juga ikut mempengaruhi besar kecilnya gaji yang mereka dapat, cara pelunasan pinjaman yang mereka ajukan juga sering membuat pemilik restoran bingung dalam mengambil keputusan yang tegas. Hal-hal tersebut di atas yang akhirnya membuat pemilik restoran membutuhkan suatu program aplikasi untuk melakukan proses pengolahan data sistem penggajian karyawan pada Restoran BBG “Biang Bebek Goreng” Tegal, dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian dimasukan ke dalam komputer menggunakan Ms.Exel untuk diproses. Berdasarkan dari hasil wawancara, kemampuan SDM dalam menggunakan Ms.Exel masih sangatlah rendah. Akibatnya program ini tidak dapat dimanfaatkan secara baik, hal ini lah yang menjadi kendala tidak akuratnya data.
Restoran BBG “Biang Bebek Goreng” merupakan restoran yang berlokasi di Jl.Gajah Mada Tegal. Restoran ini mempunyai cabang di Kota Berebes dan Kota Cirebon yang masih dikelola dalam satu menajemen.
Dengan pertimbangan yang matang atas permasalahan yang muncul di dalam Restoran BBG “Biang Bebek Goreng” Tegal tersebut, penulis mengambil judul
“Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada Restoran BBG (Biang Bebek Goreng) Tegal”.
1.2 Rumusan Masalah
Dengan memahami latar belakang masalah yang dihadapi maka dapat dirumuskan sebagai berikut:
“Bagaimana merancang sistem informasi penggajian yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan efisien. Mampu memberikan informasi yang tepat dan relevan“.
1.3 Batasan Masalah
Mengingat keterbatasan waktu dan tenaga, agar penulisan Project Tugas Akhir ini dapat terfokuskan dan lebih terarah untuk memudahkan dalam pemahaman masalah yang ada, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan pada proses perancangan aplikasi sistem penggajian, khususnya pada proses administrasi dan pengolahan data penggajian. Dimana data karyawan, tunjangan, lembur, data pinjaman dan pelunasan pinjaman, harus dilakukan secara berurutan dan saling terkait satu sama lain.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah yang ada, maka dapat dideskripsikan tujuan dari penelitian ini adalah terciptanya Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada Restoran BBG “Biang Bebek Goreng”
Tegal, yang mampu meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pendataan dan memudahkan dalam penyajian laporan agar lebih efisien menghemat waktu proses penggajian.
1.5 Manfaat Penelitian
Dengan adanya Penelitian Tugas Akhir ini penulis berharap dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak. Adapun manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut :
1. Bagi Restoran BBG
Menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem administrasi restoran BBG, terutama pada proses penggajian dan proses pelunasan kasbon.
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan tentang sistem penggajian dan software pemrograman berorientasi objek Microsoft Visual Basic 6.0 dan pengolahan basis data MySQL 5.0.
3. Bagi Akademik
Menambah ragam kepustakaan akademik, juga dapat memberikan informasi kepada pembaca sebagai bahan referensi bagi yang berminat pada sistem penggajian.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma), adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2).
Sistem menurut Hall (2001: 5) adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sub sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut Remond cleod, Jr (1998) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintgrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
Menurut Jogiyanto H.M (2001) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melaksanakan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut Ir. Fatansyah (2002) sistem adalah suatu tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada di negara tersebut.
Kata "Sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari- hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu sama lain, yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan tertentu.
2.1.2 Elemen Sistem
Hubungan antara elemen-elemen sistem dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
Gambar 2.1 Elemen-Elemen Sistem
Sumber : Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. (Andri Kristanto, 2003)
Elemen-elemen yang menyusun sebuah sistem adalah : 1. Tujuan
Merupakan suatu tujuan dari sistem tersebut yang dapat berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, dan prosedur pencapaian tujuan.
2. Batasan
Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari system dimana batasan itu dapat berupa peraturan-peraturan, biaya- biaya, personil, peralatan.
3. Kontrol
Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan system, yang dapat berupa kontrol masukan data atau input, kontrol keluaran dan atau output atau control pengoperasian.
4. Input
Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan, jenis pemasukan data.
5. Proses
Yaitu bagian dari sistem yang bertugas sebagai pemroses masukan data yang dapat berupa klasifikasi, peringkasan, dan pencarian.
6. Output
Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, dapat berupa laporan dan grafik.
7. Umpan balik
Merupakan elemen sistem yang mempunyai tugas untuk melihat kembali apakah sistem telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan dapat berupa perbaikan dan pemeliharaan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto H.M. (2001), sistem diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, yaitu :
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara kasat mata dan biasanya sistem ini berupa pikiran atau ide-ide. Sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia.
2. Sistem alamiah dan buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dibuat dan dirancang oleh manusianya.
3. Sistem tertutup dan terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem. Dan sebaliknya sistem terbuka adalah yang berhubungan dengan bagian luar sistem.
2.1.4 Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto H.M. (2001), sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.5 Pendekatan Sistem
Sebelum membentuk suatu kinerja sistem harus memerlukan suatu pendekatan mengenai sistem yang akan dibuat, karena dengan pendekatan tersebut kita dapat mengetahui konsep apa yang menjadi masukan, perbandingan dan apa yang menjadi tujuan pembentukan sistem tersebut.
Konsep mengenai pendekatan sistem adalah sebagai berikut :
a. Suatu sistem harus memiliki suatu sasaran atau tujuan yang jelas dan terarah.
b. Bagian dari sistem atau subsistem harus saling terkait dan mempunyai hubungan yang erat atau harmonis antara subsistem yang satu dengan
subsistem yang lain, karena jika terjadi interaksi subsistem-subsistem tersebut merupakan suatu kesatuan penuh yang tidak dapat dipisahkan.
c. Memandang suatu sistem sebagai bagian yang mempunyai peranan dan fungsi dalam suatu sistem, bukan memandang suatu subsistem yang dapat berdiri sendiri atau individu.
d. Memandang suatu sistem sebagai sistem yang dapat terpengaruh maupun mempengaruhi sistem yang berada diluar batas atau lingkungan luar.
e. Memperhatikan seluruh faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja suatu sistem dan dapat menghilangkan maupun menciptakan suatu solusi bagi sistem yang bersangkutan.
2.2 Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Menurut McFadden dkk (1999) Informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan sesorang yang menggunakan data tersebut.
Menurut Shannon dan Weaver Informasi adalah “Jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat.
Menurut Davis (1999) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Menurut Raymond McLeod (2004) Informasi adalah komoditas yang digunakan oleh individu, kelompok kerja, departement dan organisasi secara keseluruhan.
Menurut Ir. Edi Noersasongko, M.Kom (2001) Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.
Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
Berdasarkan pengertian-pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi sesungguhnya berasal dari data yang kemudian diproses sehingga data tersebut memiliki arti bagi pemakainya untuk membuat suatu keputusan dan akan melakukan tindakan setelah menerima informasi tersebut. Makna informasi itu bersifat relatif terhadap pemakainya. Bagi seseorang informasi itu bermakna, tetapi bagi orang lain mungkin tidak.
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas Informasi yang baik menurut Andri Kristanto (2003: 10) tergantung dari empat hal, yaitu :
1. Akurat
Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.
3. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan.
4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai informasi dianggap sangat berharga karena informasi dapat mewakili unsur-unsur lainnya yang mempunyai nilai ukur dari sebuah sumber daya. Nilai dari suatu informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.
2.2.4 Siklus Informasi
Data masih merupakan bentuk yang mentah masih belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menjadi informasi, penerima informasi membuat keputusan dan melakukan tindakan yang akan menghasilkan data baru kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input yang akan diproses kembali lewat model sehingga menjadi siklus yang disebut siklus informasi (Information Cycles) atau siklus pengolahan data (Data Processing Cycles).
Gambar 2.2 Siklus Informasi
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
Keterangan Gambar :
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang
lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membuat suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut siklus informasi (information cycle).
2.3 Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, 1983). Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Menurut Leman (1998), pengertian sistem informasi adalah sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Menurut Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Menurut Bodnar dan Hopwood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
Menurut Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
Menurut Hall (2001), pengertian sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
Menurut Wilkinson (1992) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran- sasaran perusahaan.
2.3.2 Komponen Sistem Informasi 1. Perangkat Keras (Hardware)
Komponen fisikal yang terdiri dari beberapa peralatan atau perkakas mesin yang tersambung satu dengan yang lainnya dan dapat dilihat dan dipegang.
2. Perangkat Lunak (Software)
Merupakan sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Pemakai (Brainware)
Merupakan semua pihak yang bertanggungjawab dan terlibat dalam pengembangan sistem infomasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
4. Basis Data ( Database )
Sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
5. Prosedur
Merupakan sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemprosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
6. Jaringan Komputer dan Komunikasi
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (user).
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah- istilah blok bangunan (building block), yaitu :
1. Blok Masukan, mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran, produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi, digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
Blok Teknologi terdiri dari teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras.
5. Blok Basis Data, merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali, banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sehingga diperlukan pengendalian yang dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung dideteksi.
Gambar 2.3 Komponen Sistem Informasi
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
2.3.3 Peranan Sistem Informasi
Peranan sistem informasi menurut Alter (1992) yaitu : a. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas otomatisasi.
b. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem.
c. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.
d. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
2.4 Data
2.4.1 Pengertian Data
Data adalah suatu bahan informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang memiliki kualitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alpabet, angka, maupun simbol khusus seperti : *, $, dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan basis data. Atau data juga bisa diartikan, Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.
2.4.2 Pengolahan Data
Pengolahan data merupakan segala macam bentuk pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang di inginkan sehingga dapat segera dipakai.
2.4.3 Sistem Pengolahan Data
Sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan komputer lebih dikenal dengan istilah sistem pengolahan data elektronik (EDPS = Electronic Data Processing System).
Gambar 2.4 Operasi Pengolahan Data
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
2.4.4 Deklarasi Data
Dalam setiap penulisan bahasa pemprograman deklarasi selalu digunakan apabila dalam penulisan program dibutuhkan indentifier atau tanda pengenal. Indentifier pada umumnya dibuat oleh programmer yang digunakan untuk mewakili nilai dari suatu objek.
2.5 Penggajian
2.5.1 Pengertian Gaji
Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrative dan pimpinan yang jumlah biasanya tetap secara bulanan atau tahunan. Gaji adalah balas jasa yang diterima pegawai atau karyawan yang dibayarkan setiap bulan, tengah bulan atau mingguan. (F.Winarni dan G.
Sugiarso, 2006).
Di samping itu pegawai mungkin memperoleh manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dan lain-lain. (Soemarso S. R, 1999: 355).
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. (Ahmad Sanusi Nasution Blog ).
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya. Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999: 446) mengemukakan bahwa :
“Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam”.
Mulyadi (2001: 373) mengemukakan bahwa :
“Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan”.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
Upah mempunyai dua pengertian, yaitu upah dalam arti luas dan upah dalam arti sempit, upah dalam arti luas adalah memliputi semua pembayaran termasuk gaji, sedangkan dalam arti sempit adalah upah yang di berikan kepada pegawai berdasarkan waktu atau berdasarkan hasil.
2.5.2 Macam penggajian 1) Menurut Waktu
Sistem penggajian menurut waktu dapat dibedakan berdasarkan upah perjam, upah perhari, upah perminggu dan upah berbulan.
Kebaikan sistem ini adalah petugas yang mengurus soal pembayaran sudah pasti perhitunganya tidak menyulitkan, keburukanya upah pekerja yang rajin dan malas disamakan.
2) Menurut Hasil
Menurut sistem ini pekerja dibayarkan berdasarkan prestasi kerja yang dihasilkan dalam perusahaan. Kebaikan sistem ini adalah pekerja yang rajin mendapatkan upah yang lebih tinggi, daripada pekerja yang malas. Sedangkan kelemahanya adalah para pekerja biasanya tergesa-gesa dalam bekerja dan biasanya menyebabkan kerugian.
2.5.3 Pengertian Gaji Pokok
Gaji Pokok adalah suatu imbalan dari pemberi kerja kepada pegawai atau karyawan atau penerima kerja karena jasa-jasanya atau pekerjaan yang telah dan akan dilakukan, berfungsi sebagai jaminan kelangsungan hidup yang layak bagi kemanusiaan dan produksi, dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan menurut suatu persetujuan undang-undang serta peraturan yang dibayarkan dan dasar perjanjian kerja antara pemberi kerja dan penerima kerja. (Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, 2000).
2.5.4 Pengertian Lembur
Kerja lembur adalah pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai diluar jam kerja atau bekerja pada hari libur atau hari yang diliburkan dan memperoleh uang lembur. Uang lembur adalah uang yang diberikan kepada PNS yang telah melakukan kerja lembur selama paling sedikit 3 (tiga) jam penuh.
Besarnya uang lembur bagi pegawai adalah sebagai berikut : a. Golongan I : Rp. 2000/jam.
b. Golongan II : Rp. 3500/jam.
c. Golongan III : Rp. 5000/jam.
d. Golongan IV : Rp. 6000/jam.
Lembur dengan ketentuan penetapan potongan PPh berdasarkan peraturan pajak tahun 2009, sebagai berikut :
a. PNS Golongan II/d ke bawah tidak dikenakan pajak.
b. PNS Golongan III/a ke atas dikenakan pajak penghasilan sebesar 15%.
2.5.5 Pengertian Tunjangan
Tunjangan adalah unsur-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjangan adalah penghasilan yang bersangkutan guna meningkatkan semangat kerja pada para karyawan dan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan. Macam tunjangan antara lain : 1. Tunjangan Keluarga
a. Tunjangan bagi Istri atau Suami, tarifnya 10% dari gaji pokok pegawai tersebut.
b. Tunjangan Anak kandung atau anak angkat dengan ketentuan maksimal 2 orang dengan usia maksimal 25 tahun untuk yang masih menempuh pendidikan dan usia maksimal 22 tahun untuk yang tidak menempuh pendidikan sekolah, maka akan mendapat tunjangan sebesar 2% dari gaji pokok pegawai tersebut.
2. Tunjangan Jabatan
a. Tunjangan Jabatan Struktural, yaitu diberikan kepada pegawai yang menduduki jabatan stuktural tertentu.
b. Tunjangan Jabatan Fungsional, yaitu tunjangan yang diberikan kepada pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu.
3. Tunjangan PPh
Yaitu tunjangan yang diberikan kepada pegawai yang sama besarnya dengan PPh 21 pegawai berapapun nilainya. Sedangkan jumlah tunjangan pajak relatif tetap setiap bulan.
2.5.6 Pengertian Sistem Penggajian
Sistem Penggajian adalah suatu urutan-urutan atau prosedur pekerjaan yang ditempuh oleh seseorang atau bagian, dalam menentukan besarnya gaji atau balas jasa yang diberikan. Ada beberapa definisi tentang sistem penggajian antara lain :
1. Sistem penggajian adalah dimana sistem seorang pegawai atau karyawan dibayar tiap bulan atau tiap minggu, menerima gaji berdasarkan beban kerja yang dilakukan selama periode tertentu.
2. Sistem penggajian adalah sistem yang mengatur masalah gaji atau imbalan jasa atau uang yang dibayarkan kepada seseorang pada jarak dan waktu yang teratur untuk jasa yang diberikan.
3. Sistem penggajian adalah sistem pembayaran untuk jangka waktu yang lebih lama dari pada satu jam, satu hari, biasanya untuk satu minggu, satu bulan, atau satu tahun.
4. Sistem penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian.
Staf memonitori, mengembangkannya dan mengendalikannya.
Dari definisi-definisi di atas dapat diambil bahwa pengertian sistem penggajian adalah sistem yang mengatur permasalahan imbalan jasa yang berupa uang yang dibayarkan tiap minggu atau tiap bulan sekali, sesuai dengan beban kerja yang diberikan. Adapun sistem penggajian dibedakan menjadi 3 (tiga) macam, yaitu :
1. Sistem Skala Tunggal
Yaitu dalam sistem ini, gaji yang sama diberikan kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan tingkat tangung jawab yang dipikul serta mengabaikan ijazah atau tingkat pendidikan.
2. Sistem Skala Ganda
Yaitu besarnya gaji ditentukan berdasarkan pada pangkat, sifat pekerjaan, pestasi kerja, dan tanggung jawab yang dipikul.
3. Sistem Skala Tunggal dan Sistem Skala Ganda
Yaitu penentuan gaji melalui perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda.
Menurut Mulyadi (2001: 385), dalam hal sistem penggajian pada Instansi terdiri dari beberapa jaringan prosedur, yaitu :
1. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
2. Prosedur Distribusi Biaya gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
3. Prosedur Pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Fungsi keuangan kemudian menggunakan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian, antara lain :
a. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban Instansi selama periode akuntansi tertentu.
b. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
d. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban Instansi dan setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
Unsur-unsur yang terkait dalam sistem penggajian melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan agar transaksi-transaksi pengggajian tidak terpusat pada satu bagian. Fungsi-fungsi yang terlibat tersebut satu dengan yang lain saling berhubungan.
Menurut Mulyadi (2001: 383) fungsi-fungsi yang terlibat dalam Sistem Penggajian antara lain :
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Honor
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktu pembayaran gaji.
Daftar gaji diserahkan kepada fungsi pembuat daftar gaji, kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan.
3. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji yang menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
4. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi berada di tangan bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.
2.6 Karyawan
2.6.1 Pengertian Karyawan
Karyawan adalah sesorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan dan dia bekerja untuk digaji. Berhubungan dengan karyawan pasti takkan lepas dari kinerja karyawan maka dan setiap perusahaan akan selalu melakukan penilaian kinerja karyawan. Karyawan adalah sumber daya yang sangat penting dan sangat menentukan suksesnya perusahaan. Karyawan juga selalu disebut sebagai human capital, yang artinya karyawan adalah modal terpenting untuk menghasilkan nilai tambah perusahaan.
Sebagai modal terpenting, fungsi dan peran karyawan selalu bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas dan efisiensi perusahaan melalui cara kerja yang efektif. Sebab, bila karyawan tidak produktif dan tidak efisien, maka karyawan mungkin tidak lagi menjadi modal terpenting, tapi menjadi beban buat perusahaan. Sejak dari proses rekrutmen sampai dengan proses evaluasi kinerja, para karyawan harus selalu diingatkan
bahwa mereka adalah modal perusahaan, agar para karyawan memahami makna keberadaan mereka di dalam perusahaan.
Bila persoalan kepemimpinan, komunikasi, etika, dan etos kerja tidak dijalankan secara benar oleh perusahaan, maka karyawan berpotensi menjadi pekerja yang tidak efektif, dan mungkin juga berpotensi menjadi beban perusahaan. Perusahaan yang hebat akan selalu merawat kualitas para karyawannya, apakah itu dari sisi emosi, intelektualitas, ataupun dari sisi keterampilan. Yang terpenting perusahaan yang hebat selalu berupaya untuk menjadikan setiap karyawannya sebagai modal, dan menghindarkan para karyawannya menjadi beban perusahaan.
2.6.2 Kinerja Karyawan
Dalam buku yang berjudul: ”Manajemen Sumber Daya Manusia”
(1995: 327), menurut Henry Simamora, kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.
2.7 Pegawai
2.7.1 Pengertian Pegawai
Pegawai adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan diangkat sebagai pegawai organik dan non-organik oleh pejabat yang berwenang dan diberi tugas dan tanggung jawab serta digaji atau diberi upah sesuai ketentuan yang berlaku di dalam instansi tersebut.
2.7.2 Pengertian Kepegawaian
Kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktivitas demi tercapainya tujuan (Drs. Slamet Saksono, 1998).
2.8 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem informasi penggajian dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metodologi waterfall. Yaitu metode yang menggambarkan proses software development dalam aliran sequential linier.
Sehigga, apabila suatu proses dalam perkembangan project belum terselesaikan, maka proses lain dalam project ini tidak dapat dimulai. Jika anda telah memasuki tahap selanjutnya dalam project ini, maka anda tidak bias kembali ke tahap sebelumnya.
Biasanya waterfall model digunakan dalam proyek bersekala kecil, ketika requirement ditentukan pada awal project. Biasanya model ini mengganggap bahwa requirement dari suatu user sudah tetap dan tidak akan berubah lagi.
Gambar 2.5 Model Pengembangan Sistem, Waterfall Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
Rekayasa dan analisis sistem dibutuhkan karena perangkat lunak selalu menjadi bagian dari sebuah sistem yang lebih besar. Hal ini dimulai dengan melakukan penyusunan terhadap kebutuhan-kebutuhan dari semua elemen-elemen sistem dan mengalokasikan suatu subnet ke dalam pembentukan perangkat lunak.
2.8.1 Analisis Kebutuhan Sistem (Analysis Requirement System)
Analisis kebutuhan sistem merupakan proses pengumpulan kebutuhan yang dikhususkan pada perangkat lunak. Untuk memahami inti dari program yang akan dibangun, perancangan harus memahami ruang lingkup informasi untuk perangkat lunak tersebut sama seperti fungsi-fungsi yang dibutuhkan, cara kerja dan antar muka.
2.8.2 Desain Sistem (Design System)
Desain sistem merupakan proses langkah-langkah yang dipusatkan pada 4 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsetiktur perangkat lunak, perincian procedure dan karateristik antar muka. Proses desain mengubah kebutuhan-kebutuhan menjadi bentuk karakteristik yang dimengerti perangkat lunak sebelum dimulai penulisan program.
2.8.3 Pemrograman Sistem (Programming System)
Pemrograman sistem adalah aktivitas perancangan dan pengimplementasian sistem program. Tahap ini bertujuan untuk menerjemahkan desain ke dalam bentuk instruksi-instruksi yang dapat dijalankan oleh mesin.
2.8.4 Pengujian Sistem (Testing System)
Proses uji coba dititik beratkan pada logika internal perangkat lunak, untuk menjamin bahwa semua perintah telah dicoba dan pada fungsi- fungsi eksternal, uji coba dilakukan untuk menemukan kesalahan (error) serta memastikan bahwa dengan input yang didefinisikan akan menghasilkan output sesuai dengan yang dibutuhkan user.
2.8.5 Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (Implementation and Maintenance System)
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan.
(Jogiyanto H.M., 2001). Sedangkan pada tahap pemeliharaan, perangkat lunak akan mengalami perubahan-perubahan setelah digunakan. Hal ini terjadi pada saat ditemukannya kesalahan, proses adaptasi perangkat lunak pada sistem operasi dan perangkat keras lainnya yang terduga dapat menimbulkan kesalahan. Pemeliharaan perangkat lunak menggunakan kembali setiap langkah daur hidup (life cycle) yang terdahulu untuk sebuah program yang sudah ada.
2.9 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem 2.9.1 FOD (Flow of Document)
FOD identik dengan perancangan sistem, hampir setiap pengembang sistem memanfaatkan FOD sebagai salah satu alat perancangan sistem untuk menggambarkan sistem lama pada tahap analisis atau menggambarkan sistem yang baru pada tahap perancangan.
FOD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. Bagian alir ini disebut juga bagian alir formulir yang menunjukan prosedur dari sistem secara logika yang utama dan arus laporan.
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Flow of Document
Simbol Keterangan
Proses Menunjukan kegiatan proses dari program komputer.
Display Menunjukan output yang ditampilkan di monitor.
Dokumen Menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
Input Menunjukan pekerjaan input.
Penyimpanan / Arsip Menunjukan arsip file non komputer.
Penghubung Menunjukan ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
Garis Alir Menunjukan arus dari proses.
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
2.9.2 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks adalah kasus DFD / bagian dari DFD yang berfungsi memetakan model lingkaran yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Tahap dalam diagram konteks adalah :
a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat dalam sistem tersebut.
b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat kesatuan luar.
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Contexs Diagram
Simbol Keterangan
External Entity Digunakan untuk menggambarkan obyek yang dapat diidentifikasikan ke dalam lingkungan pemakai.
Proses Digunakan untuk menggambarkan Proses aktifitas Sistem.
Data Flow Digunakan untuk menghubungkan entity-entity dengan proses. Garis dengan kata lain alir data.
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
Proses
2.9.3 Dekomposisi Diagram (Decomposition Diagram)
Dekomposisi Diagram merupakan diagram yang menunjukan dekomposisi atau struktur fungsional top-down suatu sistem. Selain itu dekomposisi diagram juga menyediakan garis besar penggambaran diagram alir yang telah dibuat.
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Decomposition Diagram
Simbol Keterangan
Proses Digunakan untuk menggambarkan Proses aktifitas Sistem.
Garis Digunakan untuk menghubungkan simbol proses.
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
2.9.4 DFD (Data Flow Diagram)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hardisk, tape, disket dan lain sebagainya). DFD merupakan alat
Proses
yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). Tahapan DFD Leveled :
a. Memecahkan proses yang ada pada konteks diagram pada DFD leveled yang lebih rendah.
b. Menggambarkan media penyimpanan atau database.
c. Memecahkan proses-proses yang ada pada DFD level 0 menjadi level 1, jika perlu dapat dipecahkan menjadi DFD level 2 dan seterusnya.
Tabel 2.4 Simbol-Simbol Data Flow Diagram
Simbol Keterangan
External Entity Digunakan untuk menggambarkan obyek yang dapat diidentifikasikan ke dalam lingkungan pemakai.
Proses Digunakan untuk menggambarkan Proses aktifitas Sistem.
Data Flow Digunakan untuk menghubungkan entity-entity dengan proses. Garis dengan kata lain alir data.
Data Store Digunakan untuk menggambarkan suatu file atau database di dalam sistem komputer.
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
Proses
2.9.5 Database
Database atau disebut juga dengan basis data merupakan kumpulan dari beberapa data dalam jumlah banyak yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai arti, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya, berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi pemakainya dalam suatu sistem informasi yang sering penerapannya disebut database system atau sistem basis data. Penerapannya dalam sistem informasi mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam dalam suatu organisasi.
2.9.5.1 MySQL
MySQL adalah sebuah server basis data SQL multi-user dan multi-threaded. MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database Manajemen System / DBMS) yang sangat populer di kalangan pemrograman berbasis objek dan web. SQL (Structured Query Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses server basis data. SQL sendiri adalah salah satu bahasa basis data yang paling populer di dunia. Keunggulan MySQL adalah :
a. MySQL merupakan program multi-threaded, sehingga dapat dipasang pada server yang memiliki multi-CPU.
b. Didukung program-program umum seperti C, C++, Java, Perl, PHP, Python, TCL APls dls.
c. Bekerja pada berbagai platform (tersedia berbagai versi untuk berbagai sistem operasi).
d. Memiliki banyak kolom sehingga memudahkan konfigurasi sistem basis data.
e. Memiliki sistem keamanan yang baik dengan verifikasi host.
f. Mendukung ODBC untuk sistem operasi Microsoft Windows.
g. Mendukung record yang memiliki kolom dengan panjang tetap atau panjang bervariasi.
h. MySQL merupakan perangkat lunak yang gratis.
2.9.5.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan (dalam DFD). ERD menggunakan simbol notasi untuk menggambarkan struktur dan hubungan data.
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data karena data ini relatif komplek. Dengan ERD kita dapat menguji model yang menghasilkan proses yang harus dilakukan.
Simbol-simbol yang digunakan sebagai berikut :
Tabel 2.5 Simbol-Simbol Entitiy Relatinonship Diagram
Gambar Keterangan
Entity Adalah suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang sangat penting bagi pemakai dalam system yang akan dibuat.
Atribut Berfungsi mendeskripsikan karakter entity.
Proses
Relasi Menyatakan hubungan atau relasi antar entitas.
Garis Sebagai penghubung antara relasi dengan entitas dan entitas dengan atribut.
Sumber : Sistem Basis Data, (Fathansyah, 2004).
2.9.5.3 Kardinalitas dan Derajat Relasi
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimal entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas tersebut, kardinalitas relasi merujuk pada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. (Ir. Fathansyah, Basis Data, 1999).
Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa :
1. Satu ke Satu (One to One)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B, dan begitu juga sebaliknya. Setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas A.
Gambar 2.6 Relasi One to One
Sumber : Sistem Basis Data, (Fathansyah, 2004).
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan netitas A berhubungan degan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya. Dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.7 Relasi One to Many
Sumber : Sistem Basis Data, (Fathansyah, 2004).
3. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian pula sebaliknya.
Dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.8 Relasi Many to Many
Sumber : Sistem Basis Data, (Fathansyah, 2004).
2.9.5.4 Agregrasi
Dalam realitas dapat pula kita jumpai adanya relasi yang secara kronologis mensyaratkan telah adnya relasi lain. Dengan kata lain, sebuah relasi terbentuk tidak hanya dari entitas tapi juga mengandung unsur dari relasi lain. Fenomena demikian dapat diakomodasi dengan agregasi. Menggambarkan sebuah himpunan relasi yang secara langsung menghubungkan sebuah himpunan entitas dengan sebuah himpunan relasi dalam Diagram E-R, sebenarnya tidak tepat atau bahkan ada yang dengan tegas tidak diperbolehkannya. Karena itu sebagai jalan tengah kita menggunakan notasi khusus untuk menunjukan adanya agregasi semacam itu.
2.9.5.5 Ketergantungan Data
Ketergantungan data dapat menjabarkan hubungan antara atribut-atribut dalam hal bagaimana suatu nilai menentukan nilai yang lain. Ketergantungan data memungkinkan untuk melakukan dekomposisi atau pemecahan data yang sesuai ke dalam bentuk yang efisien. (Edhy Sutanta, 2004).
Ketergantungan data terdiri dari :
1. Ketergantungan Fungsional (Functionally Dependency / FD) Ketergantungan fungsional akan mucul dalam suatu relasi jika nilai rinci data pada suatu atribut menentukan atau mengimplementasikan nilai rinci data pada atribut lain. Sebuah atribut ( = Y ) dikatakan berketergantungan fungsional terhadap atribut lain ( = X ) jika :
a. Setiap nilai X berkaitan dengan sebuah nilai Y.
b. Untuk setiap record yang memiliki sembarang nilai X, selalu berhubungan dengan nilai Y yang sama.
2. Ketergantungan Fungsional Penuh (Full Functionally Dependency)
Suatu atribut Y mempunyai ketergantungan fungsional penuh terhadap atribut X jika :
a. Y mempunyai ketergantungan fungsional terhadap X.
b. Y tidak mempunyai ketergantungan fungsional terhadap bagian tertentu dari X.
3. Ketergantungan Transitif (Transitive Depedency / TDF)
Suatu atribut Z dikatakan ketergantungan transitif terhadap X jika :
a. Y mempunyai ketergantungan fungsional terhadap X.
b. Z mempunyai ketergantungan fungsional terhadap Y.
4. Ketergantungan Total (Total Depedency / TD)
Atribut Y dikatakan mengalami ketergantungan total jika : a. Y mempunyai ketergantungan fungsional terhadap X.
b. X mempunyai ketergantungan fungsional terhadap Y.
2.9.5.6 Normalisasi Data
Normalisasi adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokan menjadi tabel-tabel, dimana di dalam tabel tersebut terdapat entity-entity dan relasi antar entitas tersebut. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam normalisasi suatu data, yaitu :
1. Field atau Atribut Kunci
Field atau kunci merupakan satu field atau satu set field yang terdapat dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record.
Field yang merupakan kunci akan menjadi penentu dalam pencarian program.
2. Macam-macam kunci
a. Candidat Key (kunci calon)
Adalah suatu atribut atau field yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity.
b. Primary Key (Kunci Primer)
Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Kunci primer ini sifatnya unik, tidak mungkin sama dan tidak mungkin ganda.
c. Alternate Key (Kunci Alternatif)
Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.
d. Foreign Key (Kunci Tamu)
Adalah kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukan dan melengkapi suatu hubungan antara file satu dengan file lainnya. Proses Normalisasi data adalah sebagai berikut :
1) Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.
2) Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.
Tahap-tahap di dalam normalisasi data adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. Bisa jadi data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data.
2. Bentuk Normal Kesatu (1 Normal Form / 1 NF)
Bentuk normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama. Bentuk normal pertama merupakan bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan berulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian.
3. Bentuk Normal Kedua (2 Normal Form / 2 NF)
Bentuk normal kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam Primary Key memiliki
ketergantungan fungsional (KF) pada Primary Key secara utuh.
Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2 NF, jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). Bentuk normal kedua adalah bentuk yang memenuhi syarat :
a. Sudah memenuhi kriteria bentuk normal pertama.
b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
4. Bentuk Normal Ketiga (3 Normal Form / 3 NF)
Sebuah tabel dikatakan berada dalam bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal Form), jika untuk setiap ketergantungan fungsional dengan notasi X →A dimana A mewakili semua atribut tunggal dalam tabel yang tidak ada didalam X, maka :
a. X haruslah superkey pada tabel tersebut.
b. atau A merupakan bagian dari key primer pada tabel tersebut.
Bentuk normal ketiga adalah bentuk yang memenuhi syarat : a. Relasi antar file sudah merupakan bentuk normal kedua.
b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
2.9.6 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data dapat digunakan untuk membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail dan mengorganisasikan semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pemakai dan penganalisa sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran,
penyimpanan, dan penjualan. Fungsi lain dari kamus data adalah sebagai berikut :
a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD.
b. Mendistribusikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran data.
c. Mendistribusikan komposisi penyimpanan data.
d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran.
e. Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam Entity-Relationship Diagram / ERD. Simbol–
simbol yang digunakan dalam Kamus Data :
Tabel 2.6 Simbol-Simbol Data Dictionary
= Mendefinisikan, menguraikan, menjadi, artinya.
+ Dan.
( ) Optional (boleh ada, boleh tidak).
m { } m Iterasi.
[ ] Memilih salah satu seleksi.
* Keterangan tanda ini adalah komentar.
@ Identifikasi atribut petunjuk.
| Pemisah alternatif antar simbol [ ].
Sumber : Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Jogiyanto H.M., 2001)
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Obyek Penelitian
Dalam melakukan penelitian penulis mengambil obyek penelitian pada Restoran BBG “Biang Bebek Goreng” Tegal.
3.2 Sumber Data 3.2.1 Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumber data tersebut yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, yaitu data- data yang diperoleh dari observasi dan survei atau pengamatan langsung, yang digunakan sebagai bahan acuan dalam pembuatan aplikasi. Contoh yang di peroleh dari data primer yaitu Sistem Penggajian pada Restoran BBG “Biang Bebek Goreng” Tegal.
3.2.2 Data Sekunder
Data yang diperoleh dari data penulis dalam bentuk yang sudah jadi yang bersifat informasi dan kutipan, baik dari internet maupun literatur, pustaka, jurnal yang berhubungan dengan skripsi yang dibuat. Contoh buku tentang Sistem Informasi dan buku tentang analisis dan desain.
3.3 Metode Pengumpulan Data
3.3.1 Studi Pustaka (Library Research Method)
Studi Pustaka merupakan pengumpulan data dengan cara mempelajari karangan ilmiah dan buku-buku yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas, baik dari media cetak maupun internet yang relevan dalam pembahasan ini dan buku-buku yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas.
3.3.2 Wawancara (Interview)
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan secara lisan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Proses wawancara dilakukan secara langsung, dengan jalan pewancara memberikan pertanyaan-pertanyaan seputar sistem kepada responden, dan responden kemudian memberikan jawaban dan data yang berkaitan dengan pertanyaan kepada pewawancara. Dengan metode ini penulis mewawancarai bagian akuntansi / keuangan, kepegawaian serta bagian- bagian lain yang berkaitan dengan sistem penggajian pada Restoran BBG
“Biang Bebek Goreng” Tegal.
3.3.3 Survei
Adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis tentang masalah yang diteliti, baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengamati beberapa karyawan sering kesulitan dan tidak teliti pada saat pembuatan laporan penggajian, dikarenakan data-data yang banyak, meliputi : Data Absensi Karyawan, Data Tunjangan, Data Lembur, Data Pinjaman dan Data
Pelunasan Pinjaman. Data-data tersebut saling berhubungan untuk menentukan hasil gaji yang berbeda-beda jumlahnya. Hal inilah yang pada akhirnya menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan penggajian. Selain itu juga dapat membuang waktu dan tenaga dari karyawan, karena seringkali pencarian data administrasi yang tidak kunjung ditemukan.
3.3.4 Dokumentasi (Documentation)
Dokumentasi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam kajian untuk mengumpulkan data dengan cara menggunakan dokumen yang tersedia sebagai sumber informasi untuk mencapai tujuan yang di harapkan.
3.4 Metode Pengembangan Sistem 3.4.1 Analisis Sistem
Analsisis sistem adalah suatu penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud mengidentifikasikan dan mengeveluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang ada serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Dari pengertian di atas bahwa analisis sistem yang diharapkan adalah pengembangan laporan selama survei dan sebagai kebijaksanaan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan berbagai permodelan. Analisa sistem juga digunakan dalam penentuan kebutuhan informasi yang akurat dan mendalam, serta menganalisis biaya manfaat secara terperinci.
Teknik yang digunakan dalam analisa sistem meliputi : 1. Tahap Perencanaan
Mengenali dan mengidentifikasi masalah yang ada dan mencari alternatif pemecahannya. Tugas yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah :
a. Mengidentifikasi masalah.
b. Mengidentifikasi sumber masalah.
2. Alternatif Sistem yang Diusulkan
Tujuan untuk memahami secara menyeluruh tentang gambaran sistem yang berjalan saat ini, cara penggajian yang telah ada. Hal ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara rinci apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang berjalannya sistem baru yang akan diusulkan. Langkah dari tahap ini terdiri dari beberapa tugas yang diperlukan, antara lain :
a. Identifikasi kebutuhan perangkat keras (Hardware).
b. Identifikasi kebutuhan perangkat lunak (Software).
c. Identifikasi kebutuhan sumber daya manusia (Brainware).
3. Analisa Kelayakan
Tahap ini dilakukan untuk mengetahui layak atau tidaknya sistem yang akan diusulkan. Tahapannya adalah sebagai berikut :
a. Analisa biaya.
b. Analisa manfaat.
c. Pemilihan / kelayakan sistem.
4. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Yaitu untuk mengetahui data atau informasi apa saja yang dibutuhkan, tahapannya antara lain adalah :
