1.1. Latar Belakang
Suatu perusahaan seperti halnya CV. “X” haruslah melakukan penghitungan gaji yang harus diterima oleh karyawannya berdasarkan jumlah jam kerja yang terdapat pada absensi. Selama ini CV. “X” melakukan penghitungan gaji secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama karena banyaknya gaji yang harus dibayarkan sesuai dengan jumlah karyawan yang ada pada perusahaan tersebut. Selain itu dengan penghitungan secara manual akan memungkinkan terjadinya kesalahan perhitungan gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan yang disebabkan oleh Human Error atau kehilangan data yang digunakan sebagai pedoman dalam penghitungan gaji yang nantinya juga akan digunakan untuk menghitung dan membuat laporan SPT Tahunan untuk karyawan.
Dengan semakin berkembangnya dunia pengetahuan dan teknologi terutama teknologi informasi yang disertai dengan persaingan yang ketat maka setiap perusahaan berusaha untuk memakai dan mengembangkan sistem informasi dengan baik dalam rangka mengembangkan kegiatan usahanya ke arah yang lebih baik. Dalam hal ini berarti pembuatan sistem yang terotomatisasi dalam menghitung gaji karyawan yang akan menghemat waktu dan tenaga serta mempermudah proses penghitungan gajinya, sehingga kegiatan usaha akan berjalan dengan lancar.
CV. “X” adalah perusahaan konveksi yang memproduksi baju rajutan dan berbagai aksesorisnya. Perusahaan ini beralamat di Jl.Gunung Ringin 4 Monang- Maning Denpasar, Bali. Perusahaan ini menganut sistem produksi berdasarkan pemesanan sehingga produksi berjalan sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh konsumen. Selama ini perusahaan CV. ”X” melakukan absensi karyawan secara manual menggunakan kartu absensi, dan nantinya kartu absensi ini akan digunakan sebagai pedoman dalam penghitungan gaji yang akan diterima oleh seorang karyawan. Seperti halnya absensi, penghitungan gaji selama ini juga
1
Universitas Kristen Petra
dilakukan secara manual dengan berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang tercantum pada absensi. Sistem manual seperti ini menggunakan waktu dan tenaga yang cukup besar sehingga berjalan tidak efektif selain itu juga ada kemungkinan terjadi kesalahan penghitungan gaji. Oleh karena itu perusahaan konveksi CV.
”X” berencana untuk membuat suatu sistem informasi penggajian yang merubah semua proses penghitungan lama secara manual menjadi sistem yang baru terotomatisasi sehingga akan menjadi lebih efektif dan mengurangi resiko terjadinya kesalahan perhitungan gaji. Tidak lupa juga sistem tersebut dapat melakukan perhitungan, koreksi dan pembuatan laporan SPT Tahunan untuk karyawan.
1.2. Perumusan Masalah
Dengan pembahasan di atas mengenai berbagai permasalahan yang terjadi di perusahaan dengan menggunakan sistem yang lama, maka dibuatlah sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan yang terotomatisasi sehingga menghemat waktu dan akurat serta lebih efektif dan efisien dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
Adapun masalah-masalah yang terjadi :
¾ Bagaimana membuat sistem absensi untuk karyawan secara terotomatisasi ?
¾ Bagaimana membuat suatu sistem informasi penggajian dan SPT tahunan untuk karyawan yang tepat dan efektif ?
¾ Bagaimana membuat sistem informasi untuk personalia / HRD yang dapat membantu pemilik usaha untuk melihat performa dari karyawannya?
¾ Bagaimana menampilkan laporan gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan dan laporan SPT tahunan yang harus dibayar oleh seorang karyawan perusahaan?
1.3. Ruang Lingkup Masalah
Pembuatan sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan ini mempunyai ruang lingkup yang dibatasi di bawah ini antara lain :
Universitas Kristen Petra
¾ Pembuatan sistem informasi penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan (login dan password) bagi user yang berhak saja seperti administrator, bagian keuangan, bagian personalia, dan pemilik usaha.
¾ Data karyawan, untuk mencatat data karyawan yang bekerja baik karyawan tetap atau tidak tetap sehingga memudahkan untuk menghitung gaji karyawan.
Data pegawai juga harus dapat diganti, dihapus dan ditambah.
¾ Pembuatan sistem absensi secara otomatisasi dengan cara user memasukkan suatu user ID / Password untuk pencatatan data absensi karyawan sehari-hari bekerja di CV. “X” yang menjadi pedoman dalam penghitungan gaji yang diterima oleh seorang karyawan nantinya.
¾ Pembuatan sistem informasi penggajian untuk menghitung gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan beserta pajak penghasilannya yang dihitung secara bulanan kecuali karyawan borongan yang pajak penghasilannnya dihitung berdasarkan lama kontrak kerja. Ada tiga sistem penggajian :
-Penggajian karyawan tetap secara bulanan.
-Penggajian karyawan tidak tetap / buruh secara mingguan atau borongan.
-Penggajian karyawan khusus, Cth : Satpam yang pekerjaannya menggunakan sistem Rolling Shift waktu jaga antara satu kelompok dengan kelompok yang lain.
¾ Penghitungan cuti dan uang lembur yang dapat diambil oleh seorang karyawan.
¾ Penghitungan uang potong gaji apabila ada keterlambatan waktu dalam bekerja atau absen tidak masuk kerja tanpa izin terlebih dahulu kepada perusahaan.
¾ Penghitungan SPT tahunan untuk karyawan (PPH Pasal 21) disertai dengan penghitungan koreksi lebih / kurang bayar pajak.
¾ Pembuatan program HRD / sistem informasi untuk bagian personalia yang mencakup informasi tentang :
-Histori dari karyawan meliputi jabatan pekerjaan yang pernah diterima oleh seorang karyawan dan prestasi bekerja yang pernah dicapai / diraih oleh seorang karyawan.
Universitas Kristen Petra
-Surat Peringatan (SP) untuk karyawan yang melakukan pelanggaran berulang kali, Cth : telat kerja tiga hari berturut-turut mendapatkan surat peringatan (SP) 1 dan sebagainya.
¾ Pembuatan berbagai macam laporan antara lain : -Laporan data karyawan.
-Laporan gaji yang diterima oleh seorang karyawan.
-Laporan SPT tahunan untuk karyawan tetap.
-Laporan potongan pajak untuk karyawan tidak tetap.
-Laporan sistem informasi personalia / HRD, meliputi laporan histori karyawan dan laporan surat peringatan.
¾ Aplikasi dibuat dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0. dan basis datanya menggunakan SQL Server.
¾ Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) dengan Power Designer 6.
1.4. Tujuan
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah merancang dan membuat sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan di perusahaan konveksi CV. “X” yang diharapkan dapat membuat proses administrasi di perusahaan menjadi lebih cepat, menghemat waktu serta mempermudah perusahaan dalam proses penghitungan gaji karyawan dibandingkan menggunakan sistem penghitungan lama secara manual yang membutuhkan waktu yang lama.
1.5. Metodologi Penelitian 1.5.1 Studi Literatur
Mempelajari berbagai ilmu atau teori yang berhubungan dengan pembuatan sistem di atas antara lain mempelajari teori atau cara membuat aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7, mempelajari cara pemakaian SQL Server sebagai basis data untuk aplikasi dan mempelajari cara menghitung SPT tahunan untuk karyawan yang benar dan sesuai dengan peraturan atau ketentuan perpajakan yang berlaku.
Universitas Kristen Petra
1.5.2 Pengumpulan Data
Melakukan berbagai survei untuk mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan tentang sistem yang dipakai perusahaan selama ini dalam rangka membuat sistem di atas antara lain survei tentang sistem absensi, sistem penggajian, sistem cuti & lembur, sistem potong gaji dari perusahaan yang bersangkutan.
1.5.3 Perencanaan Aplikasi
Merancang pembuatan aplikasi mulai dari mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi pada sistem lama dari perusahaan serta mencari pemecahan kebutuhan yang terbaik untuk sistem yang baru dalam mengatasi berbagai masalah yng terjadi sebelumnya sampai merancang berbagai desain dari aplikasi mulai dari desain sistem seperti ERD / DFD dengan menggunakan Power Designer 6, desain basis data dari aplikasi dengan menggunakan SQL Server, dan desain interface / form dari aplikasi.
1.5.4 Pembuatan Aplikasi
Pembuatan aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi yaitu pembuatan sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan sesuai dengan desain yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya.
Serta tidak lupa juga pembuatan dokumentasi dari sistem yang telah dibuat.
1.5.5 Pengujian Aplikasi
Pengujian dari aplikasi sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan yang sudah dibuat apakah sudah sesuai dengan yang diperlukan, sesuai dengan yang direncanakan dan apakah sudah benar tidak ada error yang terjadi apabila aplikasi dipakai nantinya oleh perusahaan yang bersangkutan.
1.5.6 Pengambilan Kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dengan membandingkan hasil aplikasi dari sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan dengan desain sistem yang dibuat sebelumnya dan tujuan yang telah dicantumkan pada awal bagian.
Universitas Kristen Petra
1.6. Sistematika Penulisan Laporan
Secara garis besar, laporan dari Tugas Akhir ini disusun dengan Sistematika Penulisan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang hal-hal yang mendasari penulis dalam membuat sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan ini antara lain latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup masalah, tujuan, metodologi penelitian dan sistematika penulisan laporan.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini berisikan semua dasar-dasar teori yang berhubungan dalam pembuatan sistem beserta prinsip-prinsip yang dipakai dalam perhitungan yang akan menjadi pedoman dan landasan bagi penulis dalam membuat Tugas Akhir ini.
Bab III : Analisis dan Desain Sistem
Bab ini berisi mengenai analisa tentang gambaran sistem yang selama ini dipakai di perusahaan beserta desain sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan yang dibuat oleh penulis meliputi ERD / DFD.
Bab IV : Implementasi Sistem
Bab ini berisi tentang penjelasan cara pembuatan sistem informasi penggajian dan laporan SPT tahunan untuk karyawan dengan menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.
Bab V : Pengujian Sistem
Bab ini berisi tentang pengujian terhadap program yang telah selesai dibuat sebelum digunakan di perusahaan yang bersangkutan.
Bab VI : Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dalam pembuatan sistem ini apakah sudah selesai dan benar hasilnya sesuai dengan yang direncanakan beserta saran-saran yang disampaikan oleh penulis untuk perusahaan yang akan membantu pengembangan program di masa mendatang.
Universitas Kristen Petra
