Pusat Jaminan Mutu Persiapan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012

Exported from http://pjm.ub.ac.id/persiapan-aim-ukpa-siklus-11-tahun-2012/ export date : Sun, 20 Aug 2017 1:17:19 Persiapan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012

revised

Sejak berakhirnya first surveillance SMM ISO 9001 pada bulan Mei 2012 yang lalu, telah dilakukan beberapa kegiatan untuk menghadapi second surveillance SMM ISO 9001 yang berikutnya, yaitu pada bulan Oktober 2012 mendatang. Kegiatan yang paling intensif adalah terkait Audit Internal Mutu (AIM). Setelah melakukan beberapa kali pertemuan antara Bidang AIM PJM dengan Pembantu Rektor I, maka ditetapkan lingkup/scope kegiatan AIM bagi unit kerja pelaksana akademik (UKPA) Siklus 11 tahun 2012 mendatang adalah sebagai berikut: A. Fakultas/program/jurusan/program studi, meliputi:

Tindakan perbaikan atas temuan AIM Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008, yaitu dengan mengisi dan mengirimkan klarifikasi sesuai borang klarifikasi dan bukti perbaikan yang disediakan saat visitasi. Khusus untuk temuan First Surveillance ISO 9001:2008, masing-masing unit kerja harus merumuskan klarifikasi atas temuan di masing-masing unit kerja sekaligus klarifikasi atas Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008, hal ini karena temuan yang terjadi di unit kerja tertentu merupakan temuan bagi semua unit kerja di lingkungan UB, sesuai dengan scope sertifikat ISO 9001:2008.

Implementasi SPMI berbasis Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008, yaitu dengan mengirimkan dokumen Manual Mutu (MM) dan Manual Prosedur (MP) revisi terakhir masing-masing unit kerja atau pengelola unit kerja.

Implementasi SPMI berbasis Kinerja Standar 3 dan 4 BAN-PT dengan mengisi Aplikasi SIDEA secara online di http://sidea.ub.ac.id/

Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.

B. Laboratorium (tempat praktikum, ruang simulasi, studio atau bengkel), meliputi:

Sistem laboratorium (terdiri dari: legalitas, fungsi dan sarana fisik). Implementasi SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima.

Dalam lingkup kegiatan AIM Siklus 11 terdapat perbedaan dari AIM Siklus 10, yaitu integrasi pelaksanaan SPMI berbasis Standar Pelayanan Prima untuk persiapan UB mewakili KEMENDIKBUD dalam ajang Citra Pelayanan Prima yang diselenggarakan oleh KEMENPAN. Selain itu, dalam AIM Siklus 11 juga melibatkan laboratorium, untuk melakukan pemetaan sistem dan fungsi laboratorium di lingkungan UB.

Setelah menetapkan lingkup AIM UKPA Siklus 11 tersebut, diselenggarakan sosialisasi dan penjelasan teknis pelaksanaan AIM kepada auditee pada tanggal 13 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Pada kesempatan ini, telah ditetapkan jadwal pelaksanaan desk evaluation pada tanggal 4 s.d 6 September 2012 (revised), sehingga masing-masing auditee diberikan tenggat waktu hingga tanggal 3 September 2012 (revised) untuk mengirim softcopy dokumen ke Sekretariat PJM dan mengisi aplikasi SIDEA. Adapun jenis dokumen yang harus dikirim ke Sekretariat PJM adalah:

Selain pelaksanaan desk evaluation, juga ditetapkan jadwal pelaksanaan kunjungan/visitasi pada tanggal

laboratorium yang ada di bawahnya. Untuk fakultas/program/jurusan/PS waktu audit pagi pada pukul 08.00 – 12.00 WIB, sedangkan untuk laboratorium waktu audit siang pada pukul 13.00 – 16.00. Khusus untuk hari Jum’at, waktu audit pagi adalah jam 07.30 – 11.15 WIB dan waktu audit siang jam 13.30 – 16.15 WIB. Distribusi auditor internal dan jadwal kunjungan (

revised) yang lebih rinci dapat diunduh di daftar link download dokumen terkait AIM UKPA Siklus 11 di bagian bawah posting ini (new) Selain penjelasan kepada auditee, juga telah dilakukan refreshing AIM UKPA Siklus 11 untuk auditor internal pada tanggal 17 Juli 2012, bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Lantai 8. Sebanyak 97 auditor internal diundang untuk berpartisipasi dalam AIM kali ini dan ada 67 orang yang bersedia menjadi auditor internal. Dalam refreshing, telah disampaikan jadwal pelaksanaan AIM, teknik melakukan audit internal dan pengenalan kembali tentang borang-borang yang dipakai dalam AIM. Pada akhir sesi refreshing, masing-masing auditor diberikan tugas untuk melakukan audit kinerja (desk evaluation) berdasarkan standar 3 dan 4 BAN-PT. Hasil latihan ini akan menjadi dasar untuk menyusun distribusi auditor internal. Untuk memudahkan auditor internal dan auditee, maka berikut ini diberikan link download dokumen-dokumen terkait AIM UKPA Siklus 11:

Permenpan No.7 Tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik Standar Pelayanan Prima UB dan Matriks Penilaian Standar Pelayanan Prima

Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1 Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2 Matriks Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3 Matriks Penilaian Kinerja PS S-1

Matriks Penilaian Kinerja PS S-2 Matriks Penilaian Kinerja PS S-3

Rangkuman Temuan First Surveillance ISO 9001:2008

Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Fakultas/Program/Jurusan/PS Checklist AIM UKPA Siklus 11 untuk Laboratorium

Borang Daftar Temuan Audit Borang Klarifikasi Temuan Audit

Borang Penilaian PTK & Implementasi SMM ISO 9001 (revised) Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-1 Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-2 Borang Penilaian Kinerja Fakultas/Program Pengelola PS S-3 Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-1 (revised)

Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-2 Borang Penilaian Kinerja Jurusan/PS S-3 Borang Penilaian Standar Pelayanan Prima

Borang Umpan Balik Auditeedan Borang Umpan Balik Auditor Distribusi auditor internal dan jadwal kunjungan (revised) (new)

No. Jenis Dokumen Fakultas/ Program

1 Klarifikasi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 dan First Surveillance ISO 9001:2008 sesuai borang klarifikasi

Ö

2 Manual Mutu (MM) revisi terakhir

_Ö

4 Manual Prosedur (MP) terkait proses bisnis atau layanan

_Ö

5 Mengisi Aplikasi SIDEA (http://sidea.ub.ac.id/) untuk standar 3 dan standar 4

_Ö

₂₎

6 Surat Keputusan Dekan/Ketua Program tentang struktur organisasi laboratorium

-7 Dokumen yang memuat deskripsi fungsi laboratorium, serta tugas masing-masing fungsionaris laboratorium (mis. kepala, sekretaris, anggota, staf pendukung, laboran, dll.)

-8 Daftar Peralatan Laboratorium

-9 Dokumen yang memuat Visi, Misi, Motto dan Maklumat Janji Pelayanan

-Keterangan:

1)

Jika PS dikelola oleh fakultas/program, maka MM yang dipakai adalah MM fakultas/program. Jika PS dikelola oleh jurusan, maka MM yang dipakai adalah MM jurusan.

2)

Untuk fakultas/program mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3B untuk jenjang S-1 dan S-2 dan S-3 sesuai jenis jenjang PS yang ada di

3)

Untuk PS (termasuk jurusan yang merangkap PS) mengisi Aplikasi SIDEA Borang 3A untuk jenjang S-1 atau S-2 atau S-3.