MANAJEMEN MUTU MANAJEMEN OPERASIONAL MINGGU KEDUA BELAS BY. MUHAMMAD WADUD, SE., M.SI. FAKULTAS EKONOMI UNIV. IGM

MANAJEMEN MUTU

MANAJEMEN OPERASIONAL

MINGGU KEDUA BELAS

BY. MUHAMMAD WADUD, SE., M.SI.

FAKULTAS EKONOMI UNIV. IGM

POKOK BAHASAN

• PENGERTIAN

• MANAJEMEN MUTU

• TQM DAN IMPLEMENTASINYA

• HOUSE OF QUALITY DAN TABLE OF TABLES

• PERALATAN KENDALI MUTU

PENGERTIAN SECARA UMUM

• MUTU ADALAH SUATU ATRIBUT PENTING DAN

MERUPAKAN PEMBEDA SUATU PRODUK ATAU

SESEORANG TERHADAP PRODUK ATAU ORANG

LAINNYA.

• MUTU ADALAH SUATU DERAJAT ATAU KELAS DARI

KEUNGGULAN ATAU KEKAYAAN KEBENDAAN

• MUTU ADALAH KARAKTERISTIK DARI

SUATUPRODUK YANG MENGGAMBARKAN

HAKIKAT INDIVIDUAL YANG NYATA DARI PRODUK

YANG BERSANGKUTAN

PENGERTIAN (AHLI)

• MENURUT JM JURAN (1995) MENYATAKAN

MUTU MEMILIKI BANYAK MAKNA DIANTARANYA

ADA TIGA YANG SERING DIPAKAI BAIK DALAM

KHAZANAH KEILMUAN MAUPUN DALAM

PRAKTIK.

– MUTU ADALAH KEISTIMEWAAN PRODUK YANG

MENJAWAB KEBUTUHAN KONSUMEN

– MUTU ADALAH BEBAS DARI CACAT ATAU DEFISIENSI

– MUTU ADALAH KESESUAIAN DENGAN TUJUAN

• FANDY & ANASTASIA (1995) DEFINISI MUTU ADALAH ;

– MEMENUHI STANDAR YANG DIHARAPKAN OLEH

PELANGGAN ATAU KONSUMEN

– MEMENUHI SEMUA KEBUTUHAN PARA PELANGGAN

PERTAMA KALI DAN SETIAP SAAT

– MENYEDIAKAN PRODUK DAN JASA KEPADA PARA

PELANGGAN KITA YANG SECARA KONSISTEN DAPAT

MEMENUHI KEBUTUHAN DAN PENGHARAPAN MEREKA

– UNGGUL DAN ISTIMEWA

– MENGHASIKAN PRODUK TERBAIK

– KONSISTENSI DAN KAPABILITAS

• TERRY HILL (2000) MENYATAKAN DUA FUNGSI YANG

BERBEDA TUGAS DAN PERAN DALAM PEMBUATAN PRODUK

DAN JASA YAITU PENJAMINAN MUTU (QUALITY

ASSURANCE) DAN PENGENDALIAN MUTU (QUALITY

CONTROL)

• KAORU ISHIKAWA PENJAMINAN MUTU ADALAH JAMINAN

DARI PRODUSEN BAHWA PRODUK YANG DIHASILKAN ATAU

DISEDIAKAN MEMENUHI SPESIFIKASI MUTU YANG

DIHARAPKAN OLEH KONSUMEN

• KAORU ISHIKAWA PENGENDALIAN MUTU ADALAH

MENGEMBANGKAN MENDESAIN MEMPRODUKSI DAN

MEMBERIKAN LAYANAN PRODUK BERMUTU YANG PALING

EKONOMIS PALING BERGUNA DAN SELALU MEMUASKAN

PELANGGAN

MANAJEMEN MUTU

• TAHAPAN PERKEMBANGAN MUTU DIBEDAKAN DALAM LIMA TAHAP

:

– QUALITY INSPECTION ERA, PADA ERA INI TANGGUNG JAWAB ATAS MUTU DILETAKKAN PADA QUALITY INSPECTOR.\

– STATISTICAL QUALITY CONTROL ERA, DALAM ERA INI TANGGUNG JAWAB ATAS MUTU DILETAKKAN PADA ENGINEERING DEPARTEMENT – QUALITY ASSURANCE , DITANDAI DENGAN ADANYA IMPLEMENTASI

TOTAL QUALITY CONTROL, TOTAL QUALITY MANAJEMEN, DAN QUALITY CONTROL CIRCLE.

– STRATEGIC QUALITY ERA, DIDASARKAN PADA INTERNASIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO)

– QUANTUM LEAP QUALITY ERA, SUATU FALSAFAH MUTU BERUSAHA MEWUJUDKAN PENINGKATAN MUTU SECARA DRAMATIS, HAL INI DITANDAI DENGAN IMPLEMENTASI SIX SIGMA

PENGELOLAAN MUTU DI INDONESIA

• DI INDONESIA PENGELOLAAN MUTU DIDASARKAN

PADA PP NO. 15 TAHUN 1991.

• MENRISTEK SELAKU KETUA DEWAN STANDARISASI

NASIONAL BERTUGAS UNTUK MEMBANTU PRESIDEN

RI UNTUK MENYUSUN, MENERAPKAN DAN

MELAKUKAN PENGAWASAN ATAS PENGGUNAAN SNI

OLEH PERUSAHAAN ATAU ORGANISASI.

• UNTUK MENJAGA MUTU DAN MEMBERIKAN

PERLINDUNGAN KEPADA KONSUMEN MAKA

PEMERINTAH MEMBENTUK BADAN STANDARISASI

NASIONAL.

• SEKARANG INI KEDUDUKAN TUGAS DAN FUNGSI

WEWENANG BSN DI ATUR DALAM PP NO. 102 TAHUN 2000

– MENGOORDINASIKAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN SERTA

PERUNDANGAN-UNDANGAN MENGENAI STANDARISASI

NASIONAL

– MENGEMBANGKAN DAN MENSOSIALISASIKAN SNI

– MENGEMBANGKAN PENILAIAN KESESUAIAN

– MENINGKATKAN PERSEPSI MASYARAKAT TENTANG

PENGGUNAAN STANDAR DAN PENILAIAN KESESUAIAN

– MEMFASILITASI DAN MENINGKATKAN PARTISIPASI MASYARAKAT

DALAM STANDARISASI NASIONAL

– MEWAKILI KEPENTINGAN INDONESIA DALAM BERBAGAI

FORUM STANDARISASI MUTU DI TINGKAT REGIONAL DAN

INTERNASIONAL

TQM DAN IMPLEMENTASINYA

• TQM ADALAH FILOSOFI MANAJEMEN

DILANDASKAN ATAS SEPERANGKAT PRINSIP DAN

DIDUKUNG OLEH SEPERANGKAT PERALATAN

TEKNOLOGI DAN METODOLOGI YANG TELAH

TERUJI DAN ANDAL.

• DARI BERBAGAI DEFINISI TQM MENGANDUNG

UNSUR POKOK SEPERTI AKTIVITAS SISTEMATIS,

EFEKTIF DAN EFISIEN, PEROLEHAN LABA,

KETERSEDIAAN, PRODUK DAN JASA, MUTU DAN

PELANGGAN

• CIRI-CIRI TQM ;

– FOKUS ORGANISASI IALAH UNTUK MEMUASKAN KEBUTUHAN

PELANGGAN

– MENGEMBANGKAN DAN MEMBERDAYAKAN POTENSI SDM

YANG DIMILIKI ORGANISASI SECARA SEMPURNA

– MELIBATKAN SEMUA PERSONEL ORGANISASI

– MENGELOLA PROSES BISNIS SECARA KESELURUHAN

– PENGELOLAAN ORGANISASI DIDASARKAN FAKTA DAN DATA

SHAHIH.

– MEMBERIKAN NILAI TAMBAH KEPADA MASYARAKAT

– TIGA MACAM KOMPONEN MANAJERIAL TQM :

• SISTEM PENJAMINAN MUTU • TEKNIK DAN PERALATAN MUTU • KERJA TIM

HOUSE OF QUALITY DAN TABLE OF TABLES

1 PERSYARATAN PELANGGAN 4 MATRIKS HUBUNGAN SPESIFIKASI KEINGINAN PELANGGAN DAN PERSYARATAN INDUSTRI 2 PERBANDINGAN DENGAN PESAING (BENCHMARKING) 3 RANCANGAN KARAKTERISTIK MENURUT PERSEPSI INDUSTRI

6

PENILAIAN ANTARA CAPAIAN NILAI DAN TARGET, BAIK ASPEK TEKNIK

MAUPUN NILAI

GAMBAR RUMAH TSB MERUPAKAN SEBUAH MATRIKS

RUMAH MUTU YANG MENGHUBUNGSILANGKAN KEBUTUHAN DARI PELANGGAN

DAN PERSYARATANMUTU SPESIFIK YANG TELAH DITETAPKAN PERUSAHAAN.

PERALATAN KENDALI MUTU

• AFFINITY DIAGRAM, SUATU ALAT YANG MENGUMPULKAN

SEJUMLAH BESAR DATA LISAN (GAGASAN, PENDAPAT) DAN

MENGORGANISASINYA KE DALAM PENGELOMPOKAN

INFORMASI BERDASARKAN PADA HUBUNGAN ALAMI DATA

YANG BERSANGKUTAN

• BRAIN STORMING, SUATU ALAT YANG DIGUNAKAN OLEH

TIM KERJA YANG ADA UNTUK MELAKUKAN EKSPOLARASI

YANG KREATIF ATAS PILIHAN ORGANISASI DI DALAM SUATU

LINGKUNGAN BEBAS DARI KRITIK

• CAUSE AND EFFECT DIAGARAM ATAU FISHBONE DIAGRAM,

SUATU ALAT GRAFIS YANG DIGUNAKAN UNTUK

MENGIDENTIFIKASI, MENYORTIR DAN MENUNJUKAN

SEBAB AKIBAT SUATU MASALAH.

MUTU JASA

• DIMENSI MUTU JASA :

– RELIABILITY, KEANDALAN YAITU KEMAMPUAN UNTUK

MEMBERIKAN PELAYANAN YANG SESUAI DENGAN JANJI YANG

DITAWARKAN

– RESPONSIVENESS, TANGGAPAN YAITU RESPON ATAU KESIGAPAN

KARYAWAN DALAM MEMBANTU PELANGGAN

– ASSURANCE, JAMINAN YAITU KEMAMPUAN KARYAWAN

MEMILIKI PENGETAHUAN MENGENAI PRODUK SECARA TEPAT,

RAMAH, PERHATIAN DAN SOPAN DALAM PELAYANAN

– EMPHATY, PERHATIAN YAITU PERHATIAN DARI PERUSAHAAN

KEPADA PELANGGAN

– TANGIBLES, BUKTI FISIK YAITU PENAMPILAN FASILITAS,

KEBERSIHAN, KERAPIAN, KENYAMANAN RUANGAN,

IMPLEMENTASI TQM:

PENGENDALIAN DAN

PENDAHULUAN

TQM TQM DAPAT DIIMPLEMENTASIKAN DENGAN MENGGUNAKAN TIGA PROSES MANEJERIAL, YAITU PERENCANAAN, PENGENDALI DAN PERBAIKAN. KETIGA ISTILAH TERSEBUT DIKENAL DENGAN TRILOGI JURAN, YAITU :

1. PERENCANAAN MUTU (QUALITY PLANNING)

- MENGEMBANGKAN PRODUK DAN PROSES UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN PELANGGAN.

2. PENGENDALIAN MUTU (QUALITY CONTROL)

- MENGEVALUASI KINERJA AKTUAL MEMBANDINGKAN DENGAN STANDAR DAN BERTINDAK MENANGANI PENYIMPANGAN.

3. PERBAIKAN MUTU (QUALITY IMPROVEMENT)

DIAGRAM TRILOGI JURAN

Perencanaan mutu Pengendalian mutu (selama operasi)

Zona baru pengendalian mutu Puncak sporadis 0 15 5 10 waktu Pelajaran yang diperoleh

Per ba ik an Mu tu Zona awal pengendalian mutu Waktu tunggu (menit)

PENGENDALIAN MUTU

PENGENDALIAN MUTU = PENGENDALIAN PROSES TERDIRI ATAS BEBERAPA KEGIATAN :

• MENGEVALUASI KINERJA NYATA PROSES

• MEMBANDINGKAN KINERJA DENGAN TUJUAN MUTU • MELAKUKAN TINDAKAN JIKA ADA PENYIMPANGAN

PROSES

SENSOR

PENGGERAK

TUJUAN

PENILAI

● SENSOR = ALAT PENDETEKSI KHUSUS

CONTOH :

 _{INSTRUMEN PENGUKUR (TERMOMETER, METERAN AIR, METERAN LISTRIK}

DAN SEBAGAINYA)

 _{PANCA INDRA MANUSIA (SASARAN MANUSIA)}  _{DIAGRAM KENDALI (CONTROL CHART)}

 _{INDEKS HARGA KONSUMEN} ● PRESISI DAN AKURASI SENSOR

PRESISI : KEMAMPUAN SENSOR MEMPRODUKSI HASIL YANG SAMA PADA PENGUJIAN ULANG

AKURASI : KEMAMPUAN SENSOR MEMBERI KEBENARAN (NILAI YANG SESUAI DENGAN NILAI SESUNGGUHNYA)

PRINSIP PENGENDALIAN MUTU

SIKLUS PENGENDALIAN “Feedback” dan “Feedforward”

I N P U T

P R O S E S

O U T P U T

PENGUKURAN

REGULATOR

PENILAIAN

SPESIFIKASI





feedforward

feedback

KARAKTERISTIK PENGUKURAN

● YANG DIUKUR : BAHAN, PROSES ATAU PRODUK ● CARA PENGUKURAN

√ PANCA INDRA (SENSORI)

√ INSTRUMEN (PH METER, TERMOMETER, FLOWMETER, DSB) √ AUTOMATIC ATAU MANUAL

● TITIK PENGUKURAN

√ PENERIMAAN BAHAN (MENTAH, SEMI PROSES) √ SELAMA PROSES

UNIT PENGUKURAN

● OFF – LINE

: SAMPLING SECARA MANUAL →

LABORATORIUM → ANALISIS

● AT – LINE

: SAMPLING SECARA MANUAL → ANALISIS DI

TEMPAT

● ON – LINE

: SAMPLING OTOMATIS → ANALISIS OTOMATIS

● IN – LINE

: MENGGUNAKAN SENSOR TERHADAP ALIRAN

SUMBER VARIASI DALAM

PROSES PRODUKSI

● MATERIALS

● ENVIRONMENT

● METHODS & MEASURES

● MACHINES, EQUIPMENTS & TOOLS

● PEOPLE

TITIK-TITIK PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI

PRODUK HASIL PERTANIAN

MATERIALS ENVIRONMENT METHODS & MEASURES

MATERIAL

SUPPLY PROCESSING DISTRIBUTION RECEIVING

INSPECTION

RECEIVING INSPECTION

MACHINES, EQUIPMENT & TOOLS PEOPLE

PENGERTIAN PERBAIKAN MUTU

- “PERBAIKAN” → PENCAPAIAN TINGKAT KINERJA

DIBANDINGKAN KEADAAN SEBELUMNYA

- PERBAIKAN MUTU : SUATU PENDEKATAN SISTEMATIS UTNUK

MEMPERBAIKI SUTAU SISTEM MUTU

- PERBAIKAN MUTU MENCAKUP :

√ MEMPERBAIKI “FITNESS FOR USE” (MUTU RANCANGAN)

√ MENGURANGI DEFFECT AND ERROR (MUTU KESESUAIAN)

MENINGKATKAN “FITNESS FOR USE”

(MUTU RANCANGAN)

• MUTU YANG LEBIH BAIK BAGI PENGGUNA

• PANGSA PASAR MENINGKAT

• HARGA JUAL LEBIH TINGGI

• REPUTASI MENINGKAT

MENGURANGI “DEFECT” DAN “ERROR”

(MENINGKATKAN MUTU KESESUAIAN)

• MENURUNKAN HARGA PRODUK DAN

KEKESALAN KONSUMEN

• MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI

• MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS

FIRE FIGHTING VERSUS IMPROVEMENT

MASALAH MUTU SPORADIS VERSUS MASALAH KRONIS (JURAN, 1988) Buruk 20 Kinerja (%) 10 Baik 0 Waktu Kronis -> Improvement

<- kenaikan sporadis -> fire fighting

SIKLUS PENGENDALIAN DAN PERBAIKAN MUTU

(KAMPRAATH DAN MERCELIS, 1981)

INPUT PERBAIKAN RANCANGAN (SPESIFIKASI) PROCESS TINDAKAN KOREKSI REGULATOR ANALISIS PENGUKURAN Evaluasi (pengujian) STANDARD SPESIFIKASI OUTPUT MASALAH INSIDENTAL MASALAH STRUKTURAL

PENDEKATAN UMUM PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN (ANNEX ISO-9004 : 2000)

– MELAKSANAKAN PROYEK-PROYEK TEROBOSAN :

 MEREVISI DAN MEMPERBAIKI PROSES YANG ADA SAAT INI

 MENG-IMPLEMENTASIKAN PROSES BARU

 DILAKUKAN “TIM LINTAS FUNGSIONAL”

– MELAKUKAN LANGKAH-LANGKAH KECIL

:

 PERBAIKAN PROSES

 DILAKUKAN PADA PROSES YANG ADA OLEH

MASING-MASING PELAKU PROSES

PROYEK-PROYEK TEROBOSAN

(BREAKTHROUGH PROJECTS)

• MENERAPKAN PERANCANGAN ULANG PROSES

• TINGKAT PERBAIKAN BISA MENCAPAI 50% - 1000%

• PRINSIP UMUM MELIPUTI ANTARA LAIN :

1. MENGURANGI PEKERJAAN TANGAN (MANUAL) 2. MENGURANGI LANGKAH PROSES

3. MENYUSUN PROSES SECARA PARALEL DARIPADA BERURUTAN 4. MELIBATKAN PERSONIL KUNCI LEBIH AWAL UNTUK MENCEGAH

LANGKAH PENTING PERBAIKAN

PROSES SUATU SISTEM

1.MENETAPKAN PROSES

– MENGUMPULKAN INFORMASI TENTANG PROSES – MENDOKUMENTASIKAN PROSES

– MEMBUAT DIAGRAM ALIR

2. MENGANALISIS PROSES

– KONDISI PROSES

– KONDISI SETIAP LANGKAH PROSES (SUB PROSES) – PELUANG PERBAIKAN

3. PERANCANGAN ULANG PROSES

– MENGGUNAKAN HASIL ANALISIS

– MENDOKUMENTASIKAN PERBAIKAN (PENGURANGAN WAKTU, BIAYA, WASTE, TURNOVER PEGAWAI, KECELAKAAN DAN BAHAYA, PENINGKATAN MUTU,

PERANGKAT PERBAIKAN MUTU

SEVEN TOOLS

1. CHECK SHEET

2. FLOWCHART

3. SCATTER DIAGRAM

4. HISTOGRAM

5. PARETO ANALYSIS

6. CONTROL CHART

PERSYARATAN POKOK UNTUK

PERBAIKAN MUTU

• MELATIH KARYAWAN MENGENAI METODA STATISTICAL

PROCESS CONTROL (SPC)

• MENERAPKAN SPC SEBAGAI BASIS OPERASI HARIAN

• MEMBANGUN TIM KERJA DAN MENDORONG KETERLIBATAN

KARYAWAN

• MENGGUNAKAN PERANGKAT PEMECAHAN MASALAH

DALAM TIM KERJA

• MEMBANGUN RASA MEMILIKI TERHADAP OPERATOR DALAM

PROSES

BEBERAPA METODA PERBAIKAN MUTU

1. SIKLUS PDCA / PDSA DEMING

SIKLUS DEMING

(PDSA) RINCIAN KEGIATAN

• MEMPELAJARI PROSES

• MENGANALISIS MASALAH/PENYEBAB • MENYUSUN RENCANA PERBAIKAN • MENCOBA RENCANA PERBAIKAN • MENGUKUR KINERJA

• MENGEVALUASI HASIL

• MEREVISI RENCANA JIKA TIDAK BERHASIL • MEN-STANDARISASI JIKA BERHASIL

PLAN

DO

CHECK/STUDY

2. MODEL SIX SIGMA : DMAIC

PERANCANGAN (ULANG) PROSES

PERBAIKAN PROSES KEGIATAN

- Identifikasi masalah khusus

- Identifikasi peningkatan persyaratan pelanggan

- Identifikasi masalah

- Tetapkan tujuab perbaikan - Pemetaan proses

DEFINE

- Mengukur kinerja proses saat ini - Mengukur kinerja proses saat ini

MEASURE

- Identifikasi praktek-praktek terbaik - Evaluasi rancangan proses saat ini - Identifikasi peluang perancangan ulang - Analisis kinerja proses

- Membuat hipotesis penyebab masalah

- Verifikasi akar masalah

ANALIZE

- Merancang proses baru - Uji coba rancangan baru

- Standarisasi proses sesuai hasil uji coba rancangan baru

- Menyusun alternatif solusi penghilangan akar masalah - Menguji solusi

- Standarisasi hasil uji solusi

IMPROVE

- Mengukur kinerja proses baru

- Melakukan evaluasi terhadap kinerja proses baru

- Mengukur kinerja proses sesuai kondisi perbaikan

- Lakukan tindakan koreksi jika ada ketidak sesuaian

3. BENCHMARKING

• MENCARI PRAKTEK-PRAKTEK TERBAIK • ADA BEBERAPA JENIS :

A. INTERNAL B. COMPETITIVE C. FUNCTIONAL D. GENERIC • LANGKAH-LANGKAH BENCHMARKING : – MEMILIH SUBYEK

– MEMILIH PERUSAHAAN PEMBANDING – MENGUMPULKAN INFORMASI EKSTERNAL

– ANALISIS DATA DAN MENERAPKAN PERBAIKAN – EVALUASI PENINGKATAN KINERJA

LATIHAN

(1). JELASKAN SUMBER VARIASI PADA PROSES PRODUKSI HASIL PERTANIAN (2). JELASKAN PERBEDAAN SIKLUS PENGENDALIAN “FEEDBACK” DENGAN

“FEEDFOWARD”

(3). APA YANG DIMAKSUD DENGAN SENSOR PADA PROSES PENGENDALIAN MUTU ?

TERANGKAN PERBEDAAN ANTARA PRESISI DAN AKURASI ! (4). JELASKAN SIKLUS PDCA DEMING

Daftar Pustaka

Gasperz, Vincent. 2005. Total Quality Management. PT Gramedia Pustaka Utama.

Luning.P.A., Marcelis.W.J. dan Jongen.W.M.F. 2002. Food Quality Management, A Techno-Managerial Approach. Wageningen Pers.

JURAN.J.M. dan F.M. GRYNA. Juran’s Quality Control Handbook.1998. McGraw-HILL Book Company, Network.

Miranda dan Amin W.T. 2002. Six Sigma : Gambaran Umum. Penerapan dan Metode-Metode yang Digunakan Untuk Perbaikan. Harvarindo.

Tenner.A.R.dan I.J.Detoro.1992. Total Quality Management. Addison-Wesley Publishing Company.