23 Universitas Kristen Petra

(1)

23 Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian 4.1.1 Profil Perusahaan

G Suites Hotel merupakan gabungan dari dua perusahaan besar yang telah berpengalaman di bidang hospitality selama kurang lebih empat tahun sejak resmi beroperasi pada tanggal 17 Maret 2014. G Suites Hotel merupakan salah satu anak perusahaan dari dua perusahaan besar, yaitu PT Amithya Hotels & Resorts dan PT Gubeng Megah Properindo yang berlokasi di Surabaya. PT Amithya Hotels &

Resorts merupakan perusahaan manajemen perhotelan profesional yang saat ini telah mengelola beberapa properti di Surabaya, Bali hingga Indonesia Timur. Salah satu anak perusahaan dari PT Amithya Hotels & Resorts ialah G Suites Hotel.

G Suites Hotel khususnya berlokasi di Jalan Raya Gubeng No. 43, Surabaya. G Suites Hotel memiliki produk untuk menyediakan jasa penginapan, G Suites Hotel juga mengusung tempat meeting bagi perusahaan-perusahaan yang baru merintis usaha. Selain tempat meeting, G Suites Hotel juga memiliki ruang khusus untuk berbagai acara baik meeting, workshop, dan lain-lain yang dapat menampung kurang lebih tiga atau empat hingga 100 orang bahkan lebih. Tiga atau empat orang tersebut nantinya akan diberikan ruangan khusus yang berada di lantai 11 atau yang biasa dikenal dengan G Workspace Office Lounge.

PT Amithya Hotels & Resorts menggunakan nama G Suites Hotel, dengan menggunakan lambang huruf G pada nama hotel ini yang merujuk pada nama daerah Gubeng sebagai lokasi dari hotel ini. Konsep yang dianut oleh G Suites Hotel adalah hip & young. Untuk mencapai konsep tersebut langkah yang dilakukan oleh G Suites Hotel ialah dengan melakukan perekrutan karyawan yang merupakan anak-anak muda dengan rata-rata usia 18 hingga 25 tahun. Melalui konsep tersebut, G Suites menentukan segmentasi pasar yang mengacu pada eksekutif muda. Tak terlepas dari alasan tersebut, G Suites Hotel juga mampu memenuhi berbagai keinginan pelanggan seperti memberikan service Morning Tea ke kantor-kantor yang mengadakan rapat serta service dalam penyediaan makanan breakfast atau lunch atau dinner.

(2)

G Suites Hotel memiliki kurang lebih sebanyak 50 orang karyawan, yang di mana 9 orang diantaranya adalah karyawan departemen housekeeping. Selain itu, G Suites Hotel juga memiliki total 118 kamar yang terdiri dari 111 kamar hotel dan tujuh di antaranya di khususkan untuk ruang rapat dalam skala kecil. G Suites Hotel juga melengkapi beberapa kebutuhan untuk acara-acara (meeting, workshop, arisan, gathering dan berbagai acara-acara lainnya) dalam skala besar dengan empat tipe ruangan yang memiliki kapasitas berbeda-beda yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang di inginkan.

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan misi dari G Suites hotel menjadi sebuah patokan dalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Visi Perusahaan

Visi perusahaan dari G Suites Hotel adalah “to become the most popular local hotel chain management company providing professional & profitable hospitality services to its stakeholder”.

2. Misi Perusahaan

Misi perusahaan G Suites Hotel adalah “delivering happiness to customers by making the different services, unforgotten, and far exceeded their expectations”.

4.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan yang terdapat pada Gambar 4.1.3 merupakan struktur organisasi dari G Suites Hotel, yang merupakan salah satu unit bisnis dari PT Amithya Hotels & Resorts.

(3)

Gambar 4.1.3 Struktur organisasi G Suites Hotel Sumber: G Suites, Hotel (2018, para 1)

4.1.3.1 Job Deskripsi

Tugas dan wewenang masing-masing departemen pada gambar 4.1.3 struktur organisasi G Suites Hotel di atas adalah sebagai berikut:

1. General Manager

Bertugas memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan jalannya roda perusahaan General Manager merupakan fungsi jabatan kerja tinggi di sebuah perusahaan setelah President Director atau pimpinan tertinggi dalam struktur perusahaan.

2. Sekretaris

Bertugas membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan ataupun organisasi. Membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus.

3. Sales Marketing Manager

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S&M Supervisor untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

a. Supervisor Sales Marketing

Sebagai Pemimpin yang berhadapan langsung dengan pelaksana.

Supervisor melaksanakan semua sistem manajerial seperti manajer di level

(4)

atasnya. Mewakili nama perusahaan dalam berbagai interaksi sosial, sehingga wajib menjaga citra diri dan perusahaan.

b. Eksekutif Sales

Bagian yang bertugas memasarkan hotel tersebut agar dikenal banyak orang sehingga akan banyak tamu yang akan menginap di hotel tersebut, dan diharapkan dengan dilakukannya pemasaran yaitu agar tamu mau datang kembali ke hotel tersebut.

4. Front Office Manager

Mengawasi secara langsung semua personal kantor depan dan memastikan bahwa semua operasional departemen berjalan lancar.

a. Duty Manager & Net Audit

Mengawasi & bertanggung jawab secara langsung semua personal kantor depan dan memastikan bahwa semua operasional departemen berjalan lancar di malam hari.

b. Front Office Supervisor

Membantu front office manager dalam mengkoordinasikan penyelenggaraan departemen kantor depan.

c. Staff Front Office

Merupakan pelaksana dan wakil dari managemen, orang-orang yang mampu menjual, memberi informasi, menyimpan data, dan mampu melakukan tindakan secara diplomatis serta koordinator pelayanan di hotel.

5. Eksekutif House Keeper Manager

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operasional dan administrasi. Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting langsung kepada General Manager.

a. House Keeper Supervisor

(5)

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul tanggung jawab di public area, floor, linen, dan florist, yaitu melaksanakan seluruh kegiatan operasional, membuat administrasi yang baik dan benar. Melakukan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area sampai dengan station atau linen room.

b. House Keeping Leader

Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode on the spot checking. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.

c. Staff House Keeping

Staff House Keeping yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam kebersihan dan kenyaman khususnya kamar tamu.

6. Chief Engineering

Memiliki tugas dan tanggung jawab mengkordinasi team untuk perbaikan- perbaikan jika ada suatu kerusakan serta perawatan baik itu interior maupun eksterior. Seperti contohnya, mengecat, memperbaiki kerusakan listrik dan lain- lain.

a. Engineering Supervisor

Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab kepada Chief Engineering dalam setiap tugas perbaikan dan perawatan di hotel.

b. Staff Engineering

Pelaksana segala tugas yang berkaitan dengan perawatan hotel yang telah didelegasikan oleh Chief dan juga Supervisor Engineering.

7. Food & Beverange Manager (FBM)

Bertanggung Jawab atas penjualan makanan dan minuman. Mengkordinasi tugas-tugas dan tanggung jawab membuat, menyiapkan, dan menyajikan makan dan minuman yang ada di dalam hotel kepada tamu.

a. Eksekutif Chef

(6)

Bertanggung jawab penuh terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan dapur, baik operasional, rasa, menu, penyajian dan operasional dapur agar berjalan dengan baik.

b. Sous Chef

Mewakili chef bertanggung jawab penuh terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan dapur, baik operasional, rasa, menu, penyajian dan operasional dapur agar berjalan dengan baik.

c. Staff Kitchen

Pelaksana atas persiapan bahan baku, pemotongan, penyimpanan, pengolahan dan penyajian masakan.

d. FB Service Supervisor

Mengatur dan bertanggung jawab atas kelancaran jalannya fungsi dan operasional divisi FB Service.

e. Staff FB Service

Pelaksana kelancaran pelayanan untuk setiap shift.

8. Chief Accounting (CA)

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting Department yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager dan melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Department.

a. Purchasing

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Purchasing Section yang menyangkut kegiatan pengadaan barang-barang keperluan operasional yaitu makanan, minuman, persediaan, dan barang-barang keperluan hotel lainnya.

b. Account Receivable

Bertanggung jawab atas kelancaran penagihan atau pengutipan piutang perusahaan atau Accounts Receivable, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Accounting.

(7)

c. Income Audit

Bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai dengan ketentuan.

d. Account Payable & General Chasier

1. General Chasier : Bertanggung jawab atas penerimaan uang tunai maupun cek serta deposito ke bank atau Owning Company berikut pencatatannya dan pembayaran tunai dari House Bank, membayar kembali (reimbursement) pembayaran tunai yang telah dilakukan, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Accounting.

2. Account Payable : Bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan semua utang-utang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Store Keeper

Membantu tugas dari Store Keeper dalam penyimpanan, pencatatan, dan pengeluaran barang dari gudang melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Accounting.

9. Human Resources Manager (HRM)

Mengatur dan bertanggungjawab atas kelancaran jalannya fungsi dan operasional Divisi HRD.

a. Human Resources Admins

Pelaksana atas kelancaran administrasi di HRD b. Chief Security

Memastikan bahwa pengelolaan, penyelenggaraan dan pengorganisasian kegiatan operasional berjalan sesuai dengan peraturan dan mempertanggung jawabkan tugasnya secara langsung kepada General Manager.

c. Security Supervisor

Menyelenggarakan, mengatur dan mengorganisasikan seluruh kegiatan teknis operasional lapangan.

d. Staff Security

(8)

Pelaksana dan pihak yang terjun langsung di lapangan untuk pengamanan serta penjagaan di hotel

4.1.4 Struktur Organisasi Departemen Housekeeping

Berikut adalah struktur organisasi departemen housekeeping pada G Suites Hotel, yaitu:

Gambar 4.1.4 Struktur organisasi departemen housekeeping Sumber: G Suites, Hotel (2018, para 1)

4.1.4.1 Job Deskripsi Departemen Housekeeping

Tugas dan wewenang masing-masing jabatam pada gambar 4.1.4 struktur organisasi departemen housekeeping G Suites Hotel di atas adalah sebagai berikut:

1. General Manager

Bertanggung jawab dalam kebersihan, keindahan dan kenyaman seluruh lingkungan dan area hotel, termasuk: kamar hotel, koridor disetiap lantai, public area (lobby, restaurant, lounge), parkiran/taman (yang ada dipot maupun di dalam hotel termasuk rumput), semua area kantor (termasuk locker karyawan). Menjaga semua investas di bawah pengawasan supervisor departemen housekeeping.

(9)

Tanggung jawab:

a. Mengkoordinasikan seluruh pekerjaan pada seluruh staf housekeeping.

b. Membuat rencana dilapangan mengenai housekeeping, antara lain:

- General cleaning - Dekorasi

- Mengubah atau pergantian pengaturan ruang dan lain-lain.

c. Melakukan evaluasi pekerjaan dan mencari metode baru sistem kerja dan alat-alat yang lebih efisien utuk mendapatkan hasil kerja maksimal.

d. Menyediakan barang perlengkapan) kebutuhan untuk semua keperluaan housekeeping dan merawatnya.

e. Mengawasi dan merencanakan penambahan aset, termasuk biaya berkebun disesuaikan dengan tingkat hunian kamar dan kendalinya.

f. Mengadakan kontrol dalam hal penghematan tanpa mengurangi standar Three Star Hotel.

g. Melakukan inspeksi di semua tempat di dalam hotel dan juga melakukan pengecekan langsung di tempat.

h. Melakukan pengawasan untuk berjalan lancar antara rencana kerja yang telah diatur dengan pelaksanaan dan mengurangi hambatan yang ditimbulkan.

i. Mengakomodasi, menganalisis dan bertindak sebaik mungkin terhadap semua keluhan dari tamu

j. Memberikan perhatian yang lebih baik kepada tamu VIP.

k. Melaksanakan pendidikan dan memberikan petunjuk bahwa dalam usaha menggunakan metode yang benar-benar berfungsi dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dalam departemen housekeeping.

l. Mengendalikan semua barang yang dikirim ke standar yang sesuai dari tata graha yang ada.

m. Adakan pertemuan atau pertemuan rutin dengan meninjau pekerjaan yang telah dilakukan (evaluasi pekerjaan).

n. Secara berkala melakukan analisis barang konsumsi di departemen houskeeping.

(10)

Tugas Tambahan:

a. Bantu kelancaran berbagai kegiatan yang ada hubungannya dengan departemen rumah tangga.

b. Menilai laporan langsung kinerja pekerjaan, dan memantau hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

c. Monitor masalah produktivitas kerja dan perencanaan pengembangan personil di departemen rumah tangga.

d. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang sehat.

e. Melakukan pengarahan dan pertemuan.

f. Menghadiri pertemuan manajemen

2. Room Attendant

Bertanggung jawab untuk membersihkan kamar tamu dan koridor. Tugas termasuk tetapi tidak terbatas pada pembuatan tempat tidur, debu, lantai / bak cuci / bak cuci dan menyedot debu.

Tanggung Jawab:

a. Menghadiri briefing pra-shift untuk mempelajari tugas ruang dan tugas hari itu.

b. Membersihkan dan memberikan layanan kamar tamu secara tepat waktu dan terorganisir sesuai prosedur dan standar.

c. Mengeluarkan semua sampah dan linen kotor dari kamar tamu d. Pastikan semuanya dalam urutan kerja

e. Laporkan setiap ruangan yang tidak dapat dilayani supervisor f. Laporan perlu perbaikan kondisi yang tidak aman kepada supervisor g. Menanggapi permintaan dari tamu, supervisor atau manajemen secara tepat

waktu dan efisien

h. Mempertahankan keranjang linen dan diatur ke ruang standar departemen untuk pengawas

i. Menjaga keamanan peralatan, kunci dan persediaan yang dikeluarkan setiap hari

j. Pelaporan barang-barang yang hilang, kerusakan atau masalah mekanis dan menyerahkan barang-barang yang tertinggal rapi

(11)

k. Ikuti prosedur untuk pembersihan tim dan program memeriksa diri.

l. Tanggapi dengan cepat kepada tamu dengan ramah. Tindak lanjuti untuk memastikan kepuasan tamu

m. Menyediakan citra profesional setiap saat melalui penampilan dan pakaian n. Ikuti kebijakan dan prosedur perusahaan

3. Public Area

Pembersihan menerapkan area publik, kantor, lobby, restoran, lounge, bar, toilet, ruang rapat dan lain-lain. Memeriksa dan menerapkan kebersihan di luar area bangunan hote (garden, arcade koridor depan / tempat yang disewa setiap salon, tangga, swimming pool) dan sebagainya. Mempertahankan, mencari dan mengganti tanaman pot yang diletakkan di Area Publik di atas dalam poin, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya. Menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan semua area hotel, entah itu di luar gedung dan di dalam gedung kecuali ruang tamu.

Tanggung Jawab

a. Semua pembersihan area umum (kantor, lobi, restoran, pub atau lounge, bar, toilet, ruang pertemuan, arcade dan banyak lagi)

b. Membersihkan furnitur, lantai, karpet, kaca, pintu dan bingkai, Astray di Astray setiap meja dan berdiri di area umum.

c. Mempertahankan peralatan atau peralatan yang digunakan untuk bekerja.

d. Fungsi pengaturan, restoran dan ruang pertemuan ketika ada rapat, pesta dan lain-lain.

e. Membuang sampah yang ada di setiap Astray dan Astray yang berdiri di tempatnya.

f. Merawat tanaman dan membersihkan.

g. Ubah dan atur ulang urutan tanaman yang sudah tidak sesuai (tidak bagus).

h. Bersihkan area parkir tamu (bekerja sama dengan tukang kebun.

i. Segaka melaporkan kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak seharusnya HK Supervisor.

j. Pada periode tertentu melaksanakan Pembersihan Umum.

(12)

k. Merencanakan dan melaksanakan Pengendalian Hama. (untuk menjaga kebersihan nyamuk, lalat, tikus dan serangga lainnya)

l. Menerima atau melaksankaan pesanan dari atasan

m. Kerja sama yang baik dengan rekan di Departemen HK dan Departemen lainnya

n. Buat taman mini untuk ruang rapat.

Tugas tambahan:

a. Memupuk keserasian kerja yang harmonis dan kerja sama yang baik dengan departemen lain

b. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang sehat.

c. Melaksanakan semua perintah dari atasan.

d. Menghadiri pertemuan atau pengarahan, menahan atasannya.

4. Gardener

Menerapkan Kebersihan, perawatan dan pemeliharaan: Semua dari tanaman yang ada di pot atau di taman. Seluruh area rumput taman (garden, termasuk di depan Engineering Office / EDR). Menerapkan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.Meminjamkan, melestarikan, memelihara dan mengembangkan tanaman untuk taman mini.

Tanggung jawab:

a. Bersihkan, pertahankan dan atur semua tanaman yang ada dalam pot atau di taman.

b. Membersihkan, merawat dan mengelola atau memotong semua rumput di area kebun rumput (garden).

c. Mengembangkan, memelihara dan mengatur tanaman untuk kebutuhan taman mini.

d. Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.

e. Cuci dan bersihkan sampah.

f. Membuang sampah di setiap tempat Bak Sampah Limbah Utilitas telah tersedia di belakang.

g. Bersihkan dan pertahankan semua peralatan bekerja.

(13)

Tugas tambahan:

a. Kembangkan kekompakan kerja yang harmonis dan kerja sama yang baik dengan departemen lain.

b. Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang sehat.

c. Relawan untuk mengatur dan menjernihkan meja, kursi atau panggung ketika ada acara di taman rumput atau tukang kebun.

d. Lakukan semua pesanan lainnya

5. Linen Attentdant

Atur dan siapkan linen yang akan digunakan oleh departemen rumah tangga dan makanan dan minuman. Melakukan semua kegiatan yang terkait dengan pengambilan linen kotor, pengolahan linen dan distribusi linen bersih.

Tanggung jawab:

a. Memberikan keranjang pertukaran atau linen yang diminta ke daerah yang ditunjuk

b. Melakukan pekerjaan rumah tangga terkait yang diperlukan untuk menjaga cucian dalam kondisi yang tertib dan profesional

c. Inventaris dan mencatat pesanan linen diisi untuk pengiriman

d. Mengoperasikan komputer genggam untuk inventaris dan mengisi kembali keranjang pertukaran linen bersih.

e. Mengendalikan jumlah linen yang ditebar di gerobak pertukaran untuk pengiriman ke semua departemen

f. Log / dokumen semua masalah barang linen

g. Menyediakan respon sopan cepat untuk permintaan darurat

h. Menanggapi masuk dan permintaan telepon dan menyediakan atau mengirimkan barang ke tamu

i. Menyediakan layanan yang cepat dan sopan kepada tamu ketika mengantarkan atau mengambil seprei

(14)

4.2 Deskripsi Data Penelitian 4.2.1 Profil Informan

Proses penelitian ini menggunakan sebayak tiga orang informan dengan profil sebagai berikut:

Tabel 4.2.1 Profil Informan

Identitas Informan 1 Informan 2 Informan 3

Nama Tafif Wijanarko Dedi Sindu Muhammad Rizal

Jenis Kelamin Laki-laki Laki-laki Laki-laki

Usia 40 tahun 39 tahun 27 tahun

Jabatan Head of

Departement

Supervisor Housekeeping

Room Attendant

Lama Bekerja ± 2 tahun ± 2 tahun ± 4 tahun

Jumlah informan penelitian ini sebanyak tiga orang. Pertimbangan dalam menentukan informan ini karena, informan 1 memiliki kapabilitas untuk memberikan informasi yang lengkap serta mengetahui situasi dan kondisi perusahaan. Penentuan informan 2 juga sama seperti informan 1 dan catatan tambahan bagi informan 2 yang memiliki kedekatan dengan penulis sehingga mempermudah dalam penggalian data atau informasi. Informan 3 ditunjuk berdasarkan saran dari informan 2 karena sudah senior dan mengerti sedikit-banyak mengenai housekeeping di perusahaan.

4.2.2 Uji Keabsahan Data

Pengujian keabsahan data dilakukan dengan membandingkan tanggapan antar informan penelitian untuk setiap pertanyaan yang sama. Pengujian keabsahan data dilakukan untuk setiap fungsi dalam manajemen operasional perusahaan.

Tabel 4.2.2

Pengujian Keabsahan Data

No. Indikator Informan 1 Informan 2 Informan 3 Keabsahan

Planning 1. Objective Jadi untuk

maintenance kebersihan, untuk keindahan dan sebagainya.

Targetnya adalah cleanliness atau masalah kebersihan sekaligus penataan keindahan.

Target ada yaitu cleanliness atau untuk

pembersihan kamar.

√

(15)

37 Universitas Kristen Petra 2. Budget Untuk budget

diaturkan dalam penganggaran setahun atau di per bulankan.

Setiap bulan selalu ada meeting profit and lost untuk membahas budget.

Ada budget-nya masing-masing, disetiap bulan ada P&L (Profit

& Lost) itu mengenai meeting budgeting.

Penganggaran dana dikalkulasi dalam satu bulan sesuai dengan kebutuhan.

√

3. Standard Untuk departemen mengacu pada SOP atau standard operational procedure. Itu dibuat oleh HOD.

Standarnya dibuat oleh housekeeping manager atau Head of Departement (HOD). Standar itu termuat di- standart operational procedure.

Aturannya ada distandar operasional.

Seperti grooming, greating dan sebagainya.

√

4. Program Berorientasi pada revenue, kepada existing hotel untuk survive dan dikenal pasar.

Lalu

memperbaiki product dan memperbaiki operasional pelayanan setiap harinya.

Tujuannya lebih baik, indah, tamu ramai serta peningkatan service.

Peningkatan service atau pelayanan. Lebih mengarah kepada tamu dulu. Harus memberikan pelayanan yang lebih ekstra kepada tamu.

√

5. Policy Kalau masalah itu besar harus ditangani oleh HOD, tetapi kalau masalah itu minor bisa langsung diselesaikan oleh second liner atau cukup internal departement (diskusi atau diseleksaikan oleh karyawan tersebut).

Langsung mandatori dari Tafif, ada juga sesekali

keputusan sendiri karena adanya pengalaman jadi dapat

menyelesaikan masalah.

Biasanya juga diskusi dengan teman-teman.

Keputusan dari atasan atau supervisor.

Pernah mengambil keputusan sendiri juga karena harus bisa menghadapi tamu dan memberikan pelayanan ekstra.

Tetapi tetap harus lapor kepada atasan.

√

(16)

38 Universitas Kristen Petra 6. Procedure Prosedur sudah

ditetapkan di SOP. Jadi day to day tetap ada monitoring untuk pengecekan.

Kalau ada yang tidak sesuai dengan job deskripsi dilakukan controlling.

Kalau prosedur, kembali lagi kepada SOP. Kita hanya

mengingatkan, mengulas kembali , dan menilai hasil kerja.

Prosedur sudah ada semuanya di SOP. Pasti ada work sheet untuk pengecekan setiap kamarnya apakah ada yang berubah atau tidak.

√

7. Method Sudah ada panduannya seperti setiap paginya ada morning briefing untuk

pengecekan serta melakukan pembagian pekerjaan untuk memaksimalkan dynamic pekerjaan.

Selalu ada pengecekan yaitu evaluasi dari supervisor.

Gunanya untuk mengetahui kekurangan apa saja agar langsung dikerjakan dan tidak terlewat.

Dilakukan saja dan saling membantu serta memposisikan diri sesuai dengan posisi.

Tapi kembali lagi pasti ada

keputusan atau campur tangan supervisor untuk pengecekan produk.

√

Organizing 8. Pembagian

Tugas

Pembagian tugas sudah ada schedule-nya.

Pembagian tugas sebetulya sudah dibuat shedule three month dan biasanya juga dibagi rata sesuai dengan

banyaknya kamar yang harus dibersihkan.

Dilihat dari occupancy, lalu ada schedule yang sudah ditetapkan dan dibagi rata setiap orangnya.

√

9. Pengelom- pokkan Tugas

Sementara kita edukasi tim untuk bisa multi tasking. Sehingga tidak menjadi masalah.

Di sini kita harus bisa semua jadi harus bisa multi tasking tidak terkecuali untuk satu dua orang tetapi untuk semua.

Selalu ada edukasi atau kita edukasi teman- teman untuk bisa melakukan hal lainnya sehingga jika ada sesuatu yang urgent bisa di-cover oleh orang lain.

√

10. Pendelega- sian Wewenang

Untuk pendelegasian wewenang biasanya dari HOD memberikan wewenang ke second liner.

Pendelegasian wewenang bisa secara langsung dari HOD atau supervisor kepada bawahannya.

Semua ada di HOD, tetapi HOD tidak memberikan tugas jadi hanya sebatas

memberikan arahan saja.

√

(17)

39 Universitas Kristen Petra 11. Pembagian

Jadwal

Setiap harinya sudah ter-setting, jadi ada schedule pembagian tugas masing-masing karyawan day to day nya.

Untuk pembagian jadwal kerja sudah ada section-nya.

Pembagian jadwal semuanya dari supervisor.

Kalau sekarang itu pakai shedule 5-1.

√

Actuating 12. Leadership Mengerti dan

memahami bagaimana untuk manajerial karena tugas leader untuk memberikan arahan.

Seorang pemimpin harus punya tanggung jawab yang tinggi, sehingga ada acuan atau arahan.

Harus bisa menjadi contoh bagi anak- anaknya. Jadi harus memiliki tanggung jawab yang tinggi atau full.

√

13. Attitude and Morale

Harus bisa memberikan contoh yang baik sehingga memiliki sikap dan moral yang baik pula serta bertanggung jawab dan kesadaran.

Harus profesional karena berada di dunia jasa sehingga harus mengikuti peraturan yang ada.

Kembali lagi ke SOP, karena ada aturan sehingga setiap orang harus menaati peraturan tersebut dan menjalankan peraturan.

√

14. Communi- cation

Sangat efektif karena setiap harinya kita adakan morning briefing dan ketika sore dilakukan evaluasi dari tiap-tiap tugas.

Kita selalu ada sharing atau kerja tim, jadi itu mutlak. Biasanya kita kontak langsung untuk memberikan informasi baru.

Ada kerja tim atau sharing kalau punya pemikiran yang berbeda.

Melakukan evaluasi setiap akhir kerja untuk shift selanjutnya.

√

15. Incentive Mengenai imbalan tidak ada, kalau dari perusahaan hanya berupa gaji pokok atau service.

Kalau dari perusahaan itu hanya gaji saja.

kalau dari guest mungkin tips.

Tergantung tamu.

Kalau care ya diberikan, kalau tidak ada kita tidak

mengharapkan juga karena sudah diberikan oleh perusahaan.

√

16. Supervision Hubungan cukup baik dan selalu mengimplemen- tasikan grup komunikasi supaya efektif dan hubungan antar pekerja efektif.

Sama-sama memperlakukan sebagai atasan dan bawahan.

Tidak membanding- bandingkan, tetapi hanya sekedar membatasi, menghormati satu dan lainnya.

√

(18)

40 Universitas Kristen Petra 17. Discipline Sudah menjadi

passion untuk memberikan pelayanan berupa effort atau sumbangsih.

Ada kesenangan atau kebiasaan untuk masalah kebersihan.

Dibidang bersih- bersih, apapun yang terlihat kotor memicu untuk langsung diambil tindakan.

Jadi ada kesengangan di situ.

√

Controlling 18. Monitoring Ada task break

down yang dibuat dan harus dilakukan di masing-masing line, dan gunanya second liner atau supervisor adalah controlling.

Jelas ada

morning briefing, lalu ada kontrol.

Pengecekan keliling unit.

Biasanya pengontrolan atau pengecekan dilihat dari room control sheet.

Lalu bisa dari projek-projek yang sudah dikerjakan.

√

19. Standar Penyelesaian Tugas

Sudah ditetapkan di dalam SOP semua. Jadi kembali melihat SOP dan melihat situasi dan kondisi product.

Melihat kondisi kamar sesuai dengan standar di SOP. Bisa 15 menit sampai dengan 30 menit tergantung kondisi.

Semua pekerjaan hari itu harus selesai dalam shift pagi dan tidak boleh terlewat.

√

20. Evaluasi atau Koreksi Tugas

Untuk melakukan pemeriksaan, setiap hari ada morning briefing untuk

mengefektifkan operasional.

Koreksi tugas dilihat dari pengecekan atau laporan pagi hari, bisa langsung ke unit yang dikerjakan dan juga dari laporan before- after foto.

Ada foto bukti before-after, bisa juga dengan update produk yang sudah selesai atau dalam proses.

√

Berdasarkan pada hasil uji keabsahan data di atas, bisa dijelaskan bahwa terdapat kesesuaian jawaban antar informan penelitian. Perbedaan tanggapan masing-masing informan hanya bersifat variasi saja dan bukan bersifat bertolak belakang, sehingga hasil pengujian dinyatakan memenuhi keabsahan data (√).

4.3 Analisis Fungsi Planning

Dari tanggapan ketiga informan penelitian mengenai fungsi planning (perencanaan), bisa tunjukkan analisis dengan mengacu pada indikator-indikator fungsi planning. Untuk indikator planning terdapat setidaknya tujuh (7) indikator, yaitu:

(19)

Indikator objective menerangkan bahwa dalam penyusunan atau pembuatan planning harus dibuat secara matang dan diarahkan kepada sasaran yang akan dituju. Indikator ini juga memiliki syarat yaitu harus memiliki tujuan yang jelas serta selaras pada setiap bagian (Sukarna, 2011).

Pertama, indikator objective menjelaskan bahwa departemen housekeeping lebih mengarah pada target kebersihan atau cleanliness pada kebersihan kamar (produk), tidak hanya itu departemen housekeeping juga ambil andil dalam penataan ruang hotel. Selain Tafif menambahkan bahwa ada pula target-target lainnya yaitu seperti perawatan instalasi dan utilitas serta penekanan pada pengeluaran penggunaan sumber, seperti amenities. Untuk penetapan target sudah ditetapkan oleh Head of Department melalui berbagai rapat dengan atasan sehingga departemen housekeeping harus tetap mengikuti ketentuan tersebut. Sindu juga menambahkan bahwa target yang hendak dicapai juga adalah kepuasan pelanggan di mana Rizal juga menyebutkan bahwa kepuasan pelanggan merupakan nomor satu karena pelanggan merupakan raja sedangkan housekeeping merupakan bawahannya.

Indikator budget harus direncanakan untuk mendapatkan anggaran yang cukup dan harus disesuaikan dengan kemampuan. Indikator ini memiliki syarat yaitu harus memiliki keseimbangan serta segala sesuatu yangs sudah tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna (Sukarna, 2011).

Kedua, indikator budget lebih mengutamakan penekanan anggaran dalam bulan yang berjalan untuk menghindari kelebihan atau over budget. Apabila terjadi kelebihan tersebut, maka Head of Department harus dapat mempertanggung jawabkan alokasi dana karena sangat mempengaruhi GOP atau gross operating profit. Menentukan anggaran selalu dilakukan pada saat meeting profit and loss guna mengetahui dan berdikusi untuk menetapkan anggaran untuk bulan selanjutnya. Meeting ini bertujuan untuk membicarakan segala permasalahan mengenai anggaran atau budget. Anggaran tersebut terbagi atas beberapa bagian yaitu anggaran setiap kamar seperti kebutuhan-kebutuhan amenities di dalam kamar serta anggaran peralatan yang digunakan. Anggaran peralatan juga tergantung ada yang dianggarkan dalam setahun maupun perbulan.

(20)

Indikator standard diperlukan untuk mempermudah proses pengontrolan dalam pelaksanaan kerja. Standar di sini merupakan suatu ukuran baik buruknya serta tepat atau tidaknya jumlah hasil dari suatu pekerjaan. Yang distandarisasi tidak hanya hasil dari pekerjaan tetapi meliputi sarana manajemen, manusia, uang, materi, metode yang tersedia (Sukarna, 2011).

Ketiga, indikator standard pada umunya sudah tercantum dalam policy procedure yang dikeluarkan oleh departemen Human Resource (HR). Standar tersebut memuat tentang izin, cuti, hamil dan sebagainya. Standar lainnya juga terdapat dalam SOP atau standar operasional prosedur yang mencakup semua tugas dan rincian tugas serta job deskripsi untuk departemen housekeeping sehingga semua pekerja wajib mengikuti standar tersebut. Di dalam standar tersebut juga termasuk diantaranya bagaimana sikap dan tindakan pekerja dalam grooming, greating serta pelayanan yang harus diberikan sesuai dengan kondisi tamu. Di dalam standar tersebut juga mengantur bagaimana kebijakan dibuat atau proses pengambilan keputusan. Hal ini berkaitan dengan adanya struktur organisasi sehingga melihat kembali dari jabatan atau atasan. Apabila pada saat bekerja karyawan atau pekerja yang bersangkutan melakukan kesalahan, tentunya pekerja tersebut harus bisa memposisikan dirinya untuk tanggap dalam melakukan permintaan maaf serta menjelaskan situasi dan kondisi dengan rinci.

Indikator program diperlukan untuk menentukan tahap-tahap pekerjaan yang akan dikerjakan. Adanya program juga membantu dalam menentukan urutan kerja sehingga menjadi pedoman bagi para pelaksana (Sukarna, 2011).

Keempat, indikator program lebih mengarah pada rencana-rencana yang berorientasi pada revenue, existing hotel agar dapat survive dan dikenal pasar. Lalu memperbaiki product, operasional pelayanan untuk memberikan pelayanan yang lebih ekstra kepada tamu. Tafif dan Sindu juga menambahkan bahwa untuk mencapai rencana tersebut pasti memiliki beberapa cara. Caranya yaitu setiap pagi akan dilakukan morning briefing terlebih dahulu untuk mengulas kembali masalah yang terjadi kemarin, gunanya untuk mengingatkan karyawan agar lebih berhati- hati dan teliti pada saat bekerja. Selanjutnya pada saat melakukan pekerjaan juga terdapat beberapa aturan, step atau tahap-tahap pekerjaan. Pada saat membersihkan kamar, karyawan dilatih untuk memulai pembersihan dari ujung dalam dan semakin

(21)

lama semakin keluar. Tujuannya ialah agar tidak ada sela yang terlewat dan karyawan tidak keluar masuk saat proses membersihkan. Waktu pengerjaan juga terbatas untuk setiap kamarnya karena harus melihat kondisi dan jumlah banyaknya kamar yang harus dibersihkan. Setelah itu, ketika proses pembersihan sudah selesai, setiap karyawan diwajibkan untuk melakukan pencatatan kondisi kamar baik itu kelebihan atau kekurangan hingga lama waktu pembersihan. Ini merupakan satu rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan setiap harinya yang harus tetap dijaga dan ditingkatkan guna mencapai tujuan bersama.

Indikator policy ini lebih mengarah pada petunjuk baik lisan maupun tulisan yang berguna untuk menetapkan batasan-batasan dan arah bagi tindakan yang akan diambil. Indikator ini juga memiliki beberapa syarat yaitu, harus jelas, fleksible dan tetap pada tujuan (Sukarna, 2011).

Kelima, indikator policy ini lebih menekankan pada kebijakan yang tidak hanya berasal dari atasan seperti Head of Department atau Supervisor. Tetapi pada departemen housekeeping, keputusan atau kebijakan yang sangat urgent harus selalu dapat ditangani oleh setiap pekerja. Namun apabila masalah tersebut membutuhkan persetujuan atau penanganan yang lebih serius tentunya bawahan tidak dapat memutuskan sendiri dan akan ditangani langsung oleh HOD atau Supervisor. Apabila keputusan yang diambil sendiri karena melihat ini perusahaan yang bergerak dibidang jasa sehingga harus mengutamakan pelayanan tentu tidak dapat membiarkan tamu tersebut menunggu sehingga harus diambil tindakan yang cepat. Apabila terjadi seperti demikian, pekerja yang bersangkutan berhak menginformasikan kepada atasan untuk dapat dipertanggung jawabkan.

Indikator procedure lebih mengarah pada rangkaian tugas-tugas yang berhubungan, sehingga menunjukan adanya aturan waktu dalam proses pengerjaan dan rangkaian kerja yang harus dilaksanakan. Adanya procedure ini tentunya akan memberikan rasa tertib selama melaksanakan pekerjaan (Sukarna, 2011).

Keenam, indikator procedure sudah ditetapkan semua di dalam SOP sehingga untuk day to day-nya supervisor hanya sebatas mengulas kembali, mengingatkan kembali pada pagi hari saat morning briefing. Ini dilakukan untuk meminimalisasi kesalahan-kesalahan atau human error yang dapat terjadi. Tidak hanya sebatas mengingatkan atau membersihkan kamar saja tetapi setiap kali

(22)

selesai mengerjakan tugas selalu ada laporan yang harus tercatat sehingga jelas untuk ditindak lanjuti dalam proses pengecekan yang dilakukan oleh supervisor.

Apabila terjadi kesalahan atau kekurangan di dalam menyelesaikan tugas tersebut, maka supervisor akan memberikan evaluasi.

Indikator method dapat dikatakan sebagai cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas dengan memperhatikan tujuan, fasilitas yang ada dan jumlah penggunaan waktu, uang dan usaha (Sukarna, 2011).

Ketujuh, indikator method atau panduan di dalam menjalankan tugas di departemen housekeeping sudah ada panduannya. Hal ini rutin dilakukannya morning briefing untuk pengecekan serta melakukan pembagian tugas serta mengetahui kekurangan apa saja yang harus segera dilakukan. Pada pagi hari akan selalu dilakukan pembagian tugas sesuai dengan occupancy hotel. Dari occupancy tersebut nantinya akan dibagi jumlah sesuai dengan tenaga ahli yang tersedia agar pembagian sama rata. Pada saat melakukan pembersihan juga memiliki aturan yaitu harus membersihkan bagian terdalam terlebih dahuu dengan tujuan agar pekerja tidak keluar masuk dan pembersihan kamar dapat dilakukan dengan cepat. Setelah itu akan ada random check yang dilakukan oleh supervisor dan terakhir dilakukan evaluasi. Rizal juga menambahkan bahwa pengerjaan tugas juga melihat dan harus memposisikan diri untuk melihat teman-teman yang pekerjaannya belum selesai sehingga langsung untuk membantu.

Aspek kelemahan yang ditemukan dalam fungsi planning pada departemen housekeeping ini terdapat kelemahan yang ada pada penekanan budget yang melebihi anggaran yang sudah ditetapkan. Kelebihan anggaran atau over budget ini terjadi ketika adanya permintaan tamu yang melebihi budget untuk setiap kamarnya. Masalah tersebut dapat diatasi dengan adanya penekanan atau menganggarkan setiap kamarnya sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Apabila terdapat sisa perlengkapan perlu dilakukan adanya pencatatan untuk melaporkan biaya yang dikeluarkan per kamar yang bersangkutan. Solusi tersebut dapat dikatakan sebagai cadangan perlengkapan yang nantinya akan dipakai pada kamar lainnya dan dapat menekan biaya yang dibutuhkan sehingga tidak terjadi over budget.

(23)

Kelemahan lainnya yaitu pada prosedur dan standar di departemen housekeeping, hal ini menyangkut tentang batas-batas pekerjaan yang harus dilakukan oleh head of department (HOD) serta supervisor. Atasan menganggap bahwa kedua orang yang berpengaruh di departemen housekeeping ini dapat menyelesaikan segala pekerjaan apabila diperintah atasan. Hal ini jelas menunjukkan bahwa tidak adanya batasan pekerjaan yang berakibat menyebabkan karyawan merasa stres dengan tingkat pekerjaan atau tuntutan yang terlalu banyak di luar daripada tanggung jawab yang seharusnya ia laksanakan. Perlu bagi manajemen hotel untuk menindaklanjuti hal tersebut agar karyawan yang bersangkutan dapat bekerja sesuai dengan departemennya dan job deskripsi yang seharusnya dilakukan. Hal tersebut tentunya berdampak merugikan bagi karyawan karena bekerja di luar dari peraturan hingga membuat tingkat tuntutan yang harus diselesaikan terlalu banyak sedangkan perusahaan merasa diuntungkan.

4.4 Analisis Fungsi Organizing

Dari tanggapan ketiga informan penelitian mengenai fungsi organizing (pengorganisasian), bisa tunjukkan analisis dengan mengacu pada indikator- indikator fungsi organizing. Untuk indikator organizing terdapat setidaknya empat (4) indikator, yaitu:

Indikator pembagian tugas dapat dikatakan sebagai salah satu cara yang dilakukan oleh manajer puncak yang profesional untuk dapat mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan. Di dalam pembagian tugas juga terdapat pengalokasian sumber daya salah satunya adalah man power, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan (Sukarna, 2011). Man power merupakan pertimbangan utama untuk manajemen sumber daya manusia mungkin belum tentu jumlah staf yang diperlukan, meskipun mungkin tidak dapat dihindari bahwa lebih banyak akan dibutuhkan. Disarankan bahwa jangkauan keterampilanlah yang lebih penting (Carr, 2007).

Pertama, indikator pembagian tugas. Pembagian tugas pada departemen housekeeping sudah dijadwalkan untuk setiap pekerja. Jadwal tersebut sudah ditentukan untuk setiap pekerja berhak bertanggung jawab di lantai yang sudah ditentukan. Jadwal tersebut akan di-rolling setiap tiga bulan sekali, sehingga setiap

(24)

pekerja tidak hanya bekerja di lantai yang sama dan dari penetapan tersebut dapat dilihat hasil kerja setiap pekerjanya. Selain itu, untuk setiap harinya selalu diadakan morning briefing yang bertujuan untuk membagi tugas sesuai dengan occupancy atau kamar yang checkout dan melihat banyaknya man power yang tersedia atau in charge di hari tersebut. Pembagian tugas juga dilakukan kepada training dengan tujuan untuk mengurangi beban para senior sehingga dapat mengerjakan tugas lainnya sehingga pengerjaan tugas menjadi lebih efektif.

Indikator pengelompokkan tugas sebenarnya hampir sama dengan indikator pembagian tugas yang membedakan ialah pada penempatan posisi yang pas dan paling tepat untuk seseorang atau pekerja yang dapat melakukan pengelompokkan kerja, misalnya senior dari departemen yang bersangkutan (Sukarna, 2011).

Kedua, indikator pengelompokkan tugas. Di departemen housekeeping, semua pekerja diharapkan mampu untuk serba bisa atau multi tasking sehingga ketika ada pekerjaan yang mendadak tidak menjadi masalah siapapun yang diutus untuk bertanggung jawab mengemban tugas. Selain itu para senior juga berperan untuk membantu para training dalam mengedukasi sehingga ketika ada hal yang urgent dapat di-cover oleh training dan senior bertanggung jawab untuk mengerjakan hal yang urgent. Pengelompokkan tugas ini juga dapat terjadi pada saat salah satu pekerja tidak masuk sehingga harus diberikan kepada pekerja lainnya. Pengelompokkan tugas lainnya juga dapat terjadi ketika ada jadwal tahunan yang sudah ditetapkan seperti general cleaning yaitu membersihkan area luar daripada hotel seperti kaca, taman, tempat sampah, area parkir dan lain sebagainya. General cleaning ini tidak hanya dilakukan oleh satu atau dua pekerja tetapi dilakukan oleh seluruh pekerja disetiap departemen sehingga semua orang baik atasan maupun bawahan memiliki pengelompokkan tugas yang biasa dikerjakan bersama-sama.

Indikator pendelegasian wewenang ini dilakukan oleh manajemen puncak kepada manajemen pelaksana atau bawahannya. Indikator ini juga memiliki keterkaitan dengan adanya struktur organisasi atau perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab.

Ketiga, indikator pendelegasian wewenang. Di departemen housekeeping pendelegasian wewenang biasanya berasal dari HOD kemudian memberikan ke

(25)

second liner atau supervisor. Kemudian bisa juga pendelegasian langsung dari HOD atau supervisor ke bawahan. Namun HOD di departemen housekeeping tidak akan memberikan tugas langsung tetapi hanya sekedar memberikan arahan kepada bawahan. Tugas supervisor adalah yang memberikan tugas kepada bawahan.

Pendelegasian tugas ini dilakukan juga melalui handy talkie atau melalui handphone dengan alasan apabila tugas yang harus dikerjakan tersebut adalah mendesak sehingga membutuhkan waktu yang cepat. Pendelegasian tugas juga dapat dilakukan secara langsung oleh general manager pada saat mengontrol sekeliling hotel dalam hal kebersihan ataupun keindahan.

Indikator pembagian jadwal ini akan memberikan kejelasan kepada personil atau karyawan yang bersangkutan di dalam perusahaan untuk mengetahui tugas apa yang akan dijalankan. Kemudian pembagian jadwal ini tentunya harus sesuai dengan kondisi perusahaan atau ketersediaan man power yang ada (Sukarna, 2011).

Keempat, indikator pembagian jadwal. Di departemen housekeeping pembagian jadwal sudah ter-setting, jadi sudah ada jadwal pembagian tugas masing-masing karyawan untuk setiap harinya dan sudah ada section-nya masing- masing. Untuk pembagian tugas yang berlaku saat ini ditetapkan oleh supervisor dengan skema 5-1, artinya adalah lima hari kerja dan satu hari off day kemudian akan masuk kembali sesuai dengan skema 5-1. Selain pembagian jadwal per harinya, ada pula pembagian jadwal per hari dan setiap tiga bulan sekali ada pergantian. Untuk pembagian jadwal per harinya, dilakukan pada saat morning briefing dengan melihat jumlah tenaga yang tersedia. Sedangkan pembagian tugas per tiga bulannya dilakukan untuk menetapkan tanggung jawab kepada setiap pekerja untuk mempertanggung jawabkan setiap lantai yang menjadi tugasnya.

Jadwal tersebut akan di-rolling setiap tiga bulan.

Aspek kelemahan yang ditemukan dalam fungsi organizing pada departemen housekeeping ini terdapat kelemahan yang ada pada ketersediaan man power atau karyawan sehingga mempengaruhi kinerja departemen housekeeping apabila sewaktu-waktu terjadi kebutuhan mendadak. Kurangnya man power juga sangat membawa dampak bagi pekerjaan sehingga kurang efisien dan penyelesaian pekerjaan menjadi lambat. Penting pula bagi perusahaan untuk mempertimbangkan dalam perekrutan atau penambahan jumlah karyawan pada departemen

(26)

housekeeping guna mengefektifkan kerja dan menghasilkan output yang lebih maksimal.

4.5 Analisis Fungsi Actuating

Dari tanggapan ketiga informan penelitian mengenai fungsi actuating (pengerakan), bisa tunjukkan analisis dengan mengacu pada indikator-indikator fungsi actuating. Untuk indikator actuating terdapat setidaknya enam (6) indikator, yaitu:

Indikator leadership ini lebih mengarah kepada bagaimana cara pemimpin untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas dalam mencapai tujuan bersama (Sukarna, 2011).

Pertama, indikator leadership. Di departemen housekeeping dianggap sangat penting dan seorang pemimpin harus mengerti dan memahami bagaimana cara manajerial karena tugas dari seorang pemimpin adalah memberikan arahan.

Seorang pemimpin juga harus memiliki tanggung jawab yang besar dan penuh agar dapat mempertanggung jawabkan setiap bawahannya dan menjadi contoh untuk menjadi arahan atau acuan bagi bawahannya. Selain itu, pemimpin juga harus tahu bagaimana cara menyelesaikan suatu masalah, cara menghadapi komplain dari tamu ataupun jika terjadi masalah operasional saat bekerja. Tidak hanya sekedar teori saja, tetapi pemimpin di dalam departemen housekeeping ini berusaha untuk membuat kondisi departemennya terkesan santai tetapi tetap serius pada saat bekerja. Pemimpin juga mengusulkan untuk mengadakan sesi sharing entah itu pada saat pagi hari sebelum bekerja, siang hari pada saat jam makan siang atau istirahat ataupun sore setelah shift berakhir. Pemimpin juga tidak melarang antar individu saling bercengkerama atau bercanda dalam arti berbicara untuk menghilangkan stres, keletihan atau ketegangan yang terjadi. Semua ini merupakan inisiatif dari pemimpin untuk menciptakan suasana yang dapat memotivasi dan mendorong setiap bawahannya untuk selalu semangat dalam bekerja.

Indikator attitude and morale adalah suatu kebiasaan yang sering dilakukan untuk bereaksi dalam suatu cara tertentu yang biasanya dilakukan sebagai tindakan simbolis (Sukarna, 2011).

(27)

Kedua, indikator attitude and morale. Sikap dan moral pada departemen housekeeping ini berasal dari sikap dan moral dari atasannya. Sehingga atasan harus memberikan contoh yang baik untuk bertanggung jawab dan punya kesadaran diri.

Selain mengacu dari adanya atasan, setiap pekerja diharuskan untuk mengikti segala peraturan yang sudah ditetapkan di dalam SOP. Selain itu, sikap dan moral setiap pekerja juga sangat penting karena bekerja dibidang jasa sehingga menuntut adanya profesionalitas dalam bekerja serta harus memiliki kesadaran untuk menjaga nama baik hotel.

Indikator communication adalah salah satu sarana yang digunakan untuk membantu perencanaan manajerial dengan efektif, pengorganisasian, penggerakan maupun pengawasan (Sukarna, 2011). Carr (2007) juga mengatakan bahwa communication merupakan suatu aringan internal, yang seharusnya merupakan aliran dua arah. Ini harus berorientasi pada keluaran, di mana staf harus tahu apa yang diharapkan dari mereka; dan berorientasi pada input, bahwa staf harus memiliki pendapat tentang bagaimana lingkungan kerja mereka diatur dan apa yang terjadi di lingkungan itu.

Ketiga, indikator communication. Komunikasi dalam departemen housekeeping ini dianggap sangat efektf karena setiap harinya pada pagi hari akan ada morning briefing dan pada sore hari akan dilakukan evaluasi dari tiap-tiap tugas. Selain itu ada pula kesempatan untuk setiap pekerja melakukan sharing atau kerja tim sehingga memicu komunikasi yang positif dan ada hubungan timbal-balik.

Adanya sharing ini diberlakukan apabila ada pekerja yang memiliki pemikiran yang berbeda sehingga dapat memberikan saran serta masukan dalam hal masalah ataupun kebijakan-kebijakan lainnya.

Indikator incentive merupakan suatu pemikat atau perangsang yang dapat menyebabkan atau menimbulkan seseorang dapat bertindak (Sukarna, 2011).

Keempat, indikator incentive. Untuk masalah insentif atau imbalan, departemen housekeeping tidak mengharapkan adanya imbalan sehingga pendapatan yang didapat hanya berdasarkan gaji dan service yang diterima. Rizal menambahkan bahwa mereka dengan jujur bekerja untuk memperoleh pendapatan.

Di mana pendapatan itu yang bersumber dari hasil jerih payah mereka yang diberikan oleh perusahaan atau tempat mereka bekerja. Rizal menerangkan juga

(28)

bahwa mereka tidak pernah mengarapkan imbalan dalam bentuk apapun karena mereka bekerja sebagai tenaga yang profesional bukan bekerja sebagai orang yang

‘minta-minta’. Pada departemen ini mereka harus menunjukkan bahwa mereka mampu untuk mengejar posisi namun posisi itupun bukan untuk menyombongkan diri tetapi ketika bekerja dengan baik pasti akan diberikan promosi seperti naik jabatan. Ketika jabatan sudah naik maka pendapatan juga akan meningkat sehingga tidak mengharapkan imbalan apapun dari tamu untuk mendorong semangat pada saat bekerja.

Indikator supervision ini lebih kepada hubungan dalam kegiatan pengurusan pada tingkatan organisasi di mana anggota manajemen dan bukan anggota saling berhubungan (Sukarna, 2011).

Kelima, indikator supervision. Hubungan yang terjalin antar departemen atau antara atasan dan bawahan di departemen housekeeping selalu mengimlemen- tasikan adanya grup komunkasi agar alur komunikasi serta hubungan antar pekerja berjalan dengan baik dan efektif. Tidak hanya itu setiap pekerja juga memiliki kesadaran akan memperlakukan sesuai dengan jabatan yang berlaku dan tidak membanding-bandingkan teapi hanya sekedar membatasi, menghormati satu dan yang lainnya.

Indikator discipline ini menjelaskan bahwa bagaimana disiplin para pegawai pada saat bekerja entah itu disebabkan oleh rasa takut atas sanksi atau hukuman yang akan diterima, apabila tidak patuh terhadap atasan ataupun adany rasa yang timbul dari dalam diri orang tersebut yang sadar akan tugas dan tanggung jawabnya (Sukarna, 2011).

Keenam, indikator discipline. Setiap pekerja yang bekerja di departemen housekeeping sudah memiliki passion atau kesenangannya masing-masing, sehingga tidak ada kata paksaan dari pihak manapun dalam menjalankan tugasnya.

Adanya passion atau kesenangan tadi tentunya mempengaruhi dan menuntun setiap pekerja untuk dapat memberikan pelayanan berupa effort atau sumbangsih kepada tamu maupun perusahaan.

Aspek kelemahan yang ditemukan dalam fungsi actuating pada departemen housekeeping ini terdapat kelemahan seperti kurang kuatnya peraturan mengenai sikap dan moral yang terkadang beberapa karyawan berbuat seenaknya di dalam

(29)

kantor departemen housekeeping. Sikap dan moral tersebut lebih kepada masing- masing pribadi yang tidak sadar dengan tanggung jawabnya setelah makan atau minum di dalam kantor dan meninggalkan peralatannya berantakan. Ini tentunya akan membuat kondisi kantor housekeeping tidak higienis dan tidak bersih. Perlu adanya ketegasan untuk membuat peraturan yang lebih menyadarkan karyawan yang bertindak semena-mena. Bisa saja supervisor memberikan sanksi atau peraturan dalam sharing bersama untuk menentukan peraturan terkait permasalahan tersebut.

Selain itu ada pula kelemahan dalam hal komunikasi. Permasalahan itu muncul karena tidak adanya alat yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi atau info mendesak yang perlu segera ditangani. Di sini housekeeping sangat membutuhkan handy talkie (HT) sebagai media penyebaran atau memperoleh informasi dari departemen lain ataupun dari atasan. Kelemahan ini tentunya akan menganggu aktifitas departemen karena tidak mampu mendapat informasi yang seharusnya langsung diterima sehingga pekerjaan tidak dapat segera dilaksanakan. Supervisor menjelaskan sebelumnya bahwa beliau harus turun-naik untuk memberikan informasi kepada anak-anaknya, hal ini sangat tidak efektif dan menganggu aktifitas lainnya. Perlu adanya kesadaran dari atasan untuk memperhatikan alur komunikasi ataupun alat yang sangat dibutuhkan agar housekeeping tidak menjadi target kesalahan apabila tidak melaksanakan tugas secara langsung karena terhambat alat komunikasi.

4.6 Analisis Fungsi Controlling

Dari tanggapan ketiga informan penelitian mengenai fungsi controlling (pengontrolan), bisa tunjukkan analisis dengan mengacu pada indikator-indikator fungsi controlling. Untuk indikator controlling terdapat setidaknya tiga (3) indikator, yaitu:

Indikator monitoring ini lebih kepada cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak di mana suatu kessalahan sering terjadi (Sukarna, 2011).

Pertama, indikator monitoring. Untuk monitoring seperti yang sudah dibahas sebelumnya, selalu dilakukan oleh supervisor. Monitoring tersebut tentunya sudah ada task break down dan harus dilakukan dimasing-masing line dan akan dikontrol oleh supervisor secara langsung. Monitoring juga dapat dilakukan

(30)

dengan pengecekan dari room control sheet atau dari projek-projek yang sudah dikerjakan oleh karyawan.

Indikator penyelesaian tugas ini ditetapkan oleh manajer untuk mengetahui kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Terkadang pula pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna (Sukarna, 2011).

Kedua, indikator standar penyelesaian tugas. Untuk standar penyelesaian tugas juga sudah terdapat di dalam SOP. Penyelesaian tugas tersebut juga harus melihat situasi dan kondisi dari kamar yang harus dibersihkan. Apabila kamar tidak terlalu kotor maka cukup dibersihkan dalam waktu 15 mnit sampai 20 menit.

Namun apabila kamar tersebut sangat kotor (smooking room) akan memakan waktu lebih lama maksimal 30 menit karena harus meng-ozon udara di sekitarnya.

Indikator evaluasi atau koreksi tugas, manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut dapat dilakukan dengan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali (Sukarna, 2011).

Ketiga, indikator evaluasi atau koreksi tugas. Untuk tugas paling akhir yaitu koreksi atau evaluasi ini akan selalu dilakukan untuk mengefektifkan operasional.

Kegiatan evaluasi atau koreksi ini dapat dilakukan ditengah-tengah pekerja melakukan pembersihan kamar ketika berada dilapangan karena supervisor melihat sesuatu yang harus dibenahi. Evaluasi ini juga dapat dilakukan pada bagian akhir dari semua tugas ketika sudah selesai. Jadi ada evaluasi secara keseluruhan pada akhir dari shift yang sudah berlangsung. Evaluasi akhir ini akan berguna untuk shift berikutnya yang akan melakukan tugasnya sehingga memahami adanya kekurangan atau ada masalah pada shift sebelumnya dan mempermudah untuk mengatasi masalah.

Kelemahan yang terdapat pada fungsi controlling departemen housekeeping ini adalah kurang berjalannya rencana awal dari random check atau pengecekan setiap kamar yang sudah dikerjakan oleh karyawan. Kelemahan ini tidak hanya dapat merugikan perusahaan tetapi dapat merugikan departemen housekeeping

(31)

sendiri. Di sini supervisor atau petugas pengecekan lantai wajib untuk melakukan pengecekan untuk meminimalisasi kesalahan atau human error mengingat bahwa tugas daripada karyawan sangatlah banyak dan diikuti dengan banyaknya permintaan front office sehingga akan memicu human error yang sebenarnya bukan murni kesalahan karyawan tersebut. Melihat kondisi ini, alangkah baiknya supervisor atau petugas floor lebih meningkatkan kinerjanya untuk melakukan pengecekan untuk mengantisipasi keteledoran atau kesalahan dari human error.

Solusi tersebut juga membantu untuk memberikan pelayanan yang prima kepada tamu yang menikmati sekaligus meningkatkan pelayanan dalam menyiapkan produk perusahaan.