ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan
DPE Depo Container didirikan pada tahun 2002. Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Dharma Jaya Pangestu. Perusahaan ini beralamat di Jalan Raya Cakung Cilincing Kav. 16 km.25 Jakarta Timur.
DPE Depo Container adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan penyewaan container. Perusahaan tersebut selain penjualan dan penyewaan container juga menerima jasa memperbaiki container yang rusak dan mengecat ulang warna container yang sudah luntur. DPE Depo Container mempunyai visi dan misi untuk memberikan barang maupun jasa yang terbaik untuk kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan selalu diutamakan.
3.2 Struktur Organisasi
Dalam suatu perusahaan struktur organisasi ini sangat penting karena dengan adanya struktur organisasi ini maka pekerjaan atau kegiatan akan teratur dan masalah-masalah akan menjadi cepat selesai karena setiap orang telah mempunyai tanggung jawab dan bagian-bagian yang susah terorganisasi. DPE Depo Container .
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Tugas dan wewenang dari masing masing bagian :
1. Pimpinan
a. Memimpin dan mengawasi bagian-bagian perusahaan.
b. Mengambil keputusan dan mengatur kebijakan perusahaan.
c. Menentukan tujuan dari perusahaan.
d. Memeriksa dan menyetujui anggaran dan rencana perusahaan.
e. Menerima hasil laporan kerja dari setiap bagian di perusahaan.
2. Bagian Pembelian
a. Bertanggung jawab atas semua pembelian barang kepada supplier.
b. Menerima permintaan dari laporan gudang untuk pembelian barang yang akan dibeli.
c. Membuat laporan pembelian per periode kepada pimpinan.
3. Bagian Penjualan
a. Membuat laporan penjualan per periode pimpinan.
b. Menerima pesanan pembelian container dari pelanggan.
c. Melakukan penyewaan barang kepada pelanggan.
d. Menjalankan kegiatan penjualan yang diperusahaan.
e. Menerima retur barang yang rusak dari pelanggan.
f. Melakukan pengiriman penjulan barang.
4. Bagian Peyewaan
a. Membuat laporan penyewaan per periode kepada pimpinan.
b. Membuat surat penyewaan ke pelanggan atas penyewaan container.
c. Menerima retur barang yang rusak dari pelanggan.
d. Melakukan pengiriman penjulan barang.
e. Menjalankan kegiatan penjualan yang diperusahaan.
5. Bagian Persediaan
a. Membuat laporan persediaan per periode kepada pimpinan.
b. Mencatat barang yang masuk dari order pembelian dan mencatat barang yang keluar untuk disewa dan dijual.
c. Bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pemeliharaan barang.
6. Bagian Pengiriman
a. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim ke tujuan.
b. Menerima nota pengiriman dari penjualan untuk mengirim barang.
7. Bagian Keuangan
a. Membuat laporan keuangan kepada pemimpin.
b. Melakukan pencatatan setiap transaksi–transaksi yang terjadi diperusahaan.
c. Bertanggung jawab dalam semua kegiatan keuangan perusahaan.
d. Mengatur keluar masuk dana untuk keperluan operasional perusahaan.
3.3 Tata Laksana / Prosedur Sistem yang sedang berjalan
Prosedur DPE Depo Container dalam melakukan proses transaksi selama ini adalah menggunakan beriklan-iklan dikoran, majalah, dan internet disana DPE Depo Container memberikan data-data yang mengenai barang-barang yang untuk dijual. Pelanggan memesan dengan cara sms, menelepon, meng-email, lalu DPE Depo Container mendata pelanggan dan pelanggan harus melunasi sebesar pembayaran yang harus dibayar. Ketika pelanggan sudah mentransfer maka barang akan dikirim ke alamat yang di tuju, DPE Depo Container mengirim barang tersebut melalui bagian pengiriman barang dan mencatat record transaksi dalam pembukuan yang secara manual.
3.4 Data Flow Diagram
Sistem yang sedang berjalan :
Gambar 3.2 Context Diagram
Gambar 3.3 Diagram Nol
3.5 Definisi Sistem
3.5.1 Mission Statement
Mission statement untuk database project mendefinisikan tujuan utama dari aplikasi database. Mengarahkan database project, biasanya mendefinisikan perintah tugas ( mission statement ). Mission statement membantu menjelaskan kegunaan dari database project dan menyediakan alur yang lebih jelas untuk mencapai efektivitas dan efisiensi penciptaan dari suatu aplikasi database yang diinginkan.
Kita bisa memulai proses pembuatan mission statement untuk database application dengan cara melakukan interview dengan pimpinan dan beberapa staff yang bersangkutan.Contoh pertanyaan yang dapat digunakan adalah :
Apa tujuan dari perusahaan?
Apa alasannya sehingga anda berpikir membutuhkan database?
Bagaimana anda tahu bahwa database bisa manyelesaikan masalah anda ?
Mission statement pada DPE Depo Container adalah untuk merancang, mengelola, dan memelihara data yang dibutuhkan mengenai pelanggan dan karyawannya sehingga memudahkan kegiatan pembelian, penjualan, dan penyewaan perusahaan.
3.5.2 Mission Objectives
Ketika Mission statement telah didefinisikan, maka mission objectives didefinisikan. Setiap objectives (tujuan) harus mengidentifikasikan tugas khusus yang harus didukung oleh database.
Dapat juga disertai dengan beberapa informasi tambahan yang menspesifikasikan pekerjaan yang harus diselesaikan, sumber daya yang digunakan dan biaya untuk membayar kesemuanya itu.
Fungsi dari Mission Objectives adalah untuk mancantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya.
Mission objectives :
9 Mengelola (insert, update, delete) Penjualan.
9 Mengelola (insert, update, delete) Penyewaan.
9 Mengelola (insert, update, delete) Pelanggan.
9 Mengelola (insert, update, delete) Order Pembelian.
9 Mengelola (insert, update, delete) Persediaan Barang.
9 Mengelola (insert, update, delete) Karyawan.
9 Mengelola (insert, update, delete) Supplier.
9 Mengelola (insert, update, delete) Pengiriman Penjualan.
9 Mengelola (insert, update, delete) Pengiriman Penyewaan.
9 Mengelola (insert, update) Retur Penjualan.
9 Mengelola (insert, update) Retur Penyewaan.
9 Mengelola (insert, update) Maintenance
9 Menampilkan Laporan Penjualan 9 Menampilkan Laporan Penyewaan 9 Menampilkan Data Pelanggan
9 Menampilkan Laporan Order Pembelian.
9 Menampilkan Supplier.
9 Menampilkan Persediaan Barang.
9 Menampilkan Laporan Pengiriman Penjualan 9 Menampilkan Laporan Pengiriman Penyewaan.
9 Menampilkan Retur Penjualan.
9 Menampilkan Retur Penyewaan.
9 Menampilkan Data Karyawan.
9 Membuat Laporan Penjualan.
9 Membuat Laporan Penyewaan.
9 Membuat Laporan Order Pembelian.
9 Membuat Laporan Pengiriman Penjualan.
9 Membuat Laporan Retur Penjualan 9 Membuat Laporan Retur Penyewaan.
9 Melakukan pencarian pada Laporan Penjualan 9 Melakukan pencarian pada Laporan Penyewaan 9 Melakukan pencarian pada Data Pelanggan
9 Melakukan pencarian pada Laporan Order pembelian 9 Melakukan pencarian pada Laporan Persediaan Barang 9 Melakukan pencarian pada Laporan Pengiriman Penjualan
9 Melakukan pencarian pada Laporan Pengiriman Penyewaan.
9 Melakukan pencarian pada Data Karyawan .
3.5.3 System Boundaries
Gambar 3.4 System Boundaries
Dalam sistem boundaries ini di bagian keuangan merupakan luar cakupan sistem yang akan dibuat jadi bagian keuangan ini berada diluar kotak persegi empat. Sedangkan sistem yang akan dibuat hanya didalam kotak persegi empat yaitu bagian penyewaan, penjualan, persediaan, pengiriman, dan pembelian.
3.5.4 Analisis User Views
Tabel 3.1 Analisis User View
Data
Access Type
Pimpinan Bagian Persediaan
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Penyewaan
Bagian Pengiriman
Penjualan Maintain X
Query X X X
Report X X X X
Penyewaan Maintain X
Query X X X
Report X X X X
Pembelian Maintain X
Query X X Report X X X
Pengiriman Maintain X
Query X X X X
Report X X X X X
Persediaan Barang
Maintain X
Query X X X X Report X X X X X
Gambar 3.5 Gambar overlapping user view Data
Pemimpin
Bagian Persediaan
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Penyewaan
Bagian Pengiriman
Penjualan X X X X
Penyewaan X X X X
Pembelian X X X
Pengiriman X X X X X
PersediaanBarang X X X X X
Tabel 3.2 Cross Reference User Views
Pimpinan
Penjualan
Pengiriman
Persediaan
Pembelian
Persediaan
Penyewaan
Pengiriman
Dari analisis terhadap table user view dan table cross-reference user view, dapat dilihat bahwa terdapat user view Pimpinan, Bagian Persediaan, Bagian Pembelian, Bagian Penjualan, Bagian Penyewaan, Bagian Pengiriman. Kemudian dari hasil tabel cross reference ditemukan bahwa ke-6 user views tersebut saling Overlapping sehingga dapat kita kelompokkan menjadi satu user views, yaitu user views Pemimpin View.
3.6 User Requirement Specification
3.6.1 Data Requirement 1. Penjualan
Informasi yang berisi tentang laporan penjualan yang telah dilakukan oleh pelanggan.
2. Penyewaan
Informasi yang berisi tentang laporan penyewaan yang telah dilakukan oleh pelanggan.
3. Pelanggan
Informasi yang berisi tentang data-data pelanggan yang melakukan pemesan container.
4. OrderPembelian
Informasi yang berisi tentang laporan order pembelian yang telah dilakukan oleh pelanggan.
5. Supplier
Informasi yang berisi tentang data transaksi-transaksi pembelian container.
6. PersediaanBarang
Informasi yang berisi tentang persediaan produk yang ada digudang.
7. PengirimanPenjualan
Informasi yang berisi tentang status pengiriman barang penjualan kepada pelanggan.
8. Pengiriman Penyewaan
Informasi yang berisi tentang status pengiriman barang penyewaan kepada pelanggan.
9. Karyawan
Informasi yang berisi tentang data-data karyawan.
10. Retur Penjualan
Informasi yang berisi tentang barang pengembalian penjualan dari pelanggan.
11. Retur Penyewaan
Informasi yang berisi tentang barang pengembalian penyewaan dari pelanggan.
12. Maintenance
Informasi yang berisi tentang perbaikan barang yang rusak atau di retur.
3.6.2 Transaction Requirements
Data entry
Memasukkan detail data untuk Penjualan.
Memasukkan detail data untuk Penyewaan.
Memasukkan detail data untuk Pelanggan.
Memasukkan detail data untuk Order Pembelian.
Memasukkan detail data untuk Supplier.
Memasukkan detail data untuk Persediaan Barang.
Memasukkan detail data untuk Pengiriman Penjualan.
Memasukkan detail data untuk Pengiriman Penyewaan.
Memasukkan detail data untuk Karyawan.
Memasukkan detail data untuk Retur Penjualan.
Memasukkan detail data untuk Return Penyewaan.
Memasukkan detail data untuk Maintenance.
Data update / deletion
Update / delete detail data untuk Penjualan.
Update / delete detail data untuk Penyewaan.
Update / delete detail data untuk Pelanggan.
Update / delete detail data untuk Order Pembelian.
Update / delete detail data untuk PersediaanBarang.
Update / delete detail data untuk Pengiriman Penjualan.
Update / delete detail data untuk Pengiriman Penyewaan.
Update / delete detail data untuk Karyawan.
Update / delete detail data Retur Penjualan.
Update / delete detail data Retur Penyewaan.
Update / delete detail data Maintenance.
Data queries
Mencatat Penjualan Pelanggan kedalam database.
Mencatat Penyewaan Pelanggan kedalam database.
Mencatat perubahan PersediaanBarang berdasarkan Penjualan.
Mencatat perubahan PersediaanBarang berdasarkan Penyewaan.
Mencatat OrderPembelian dari Supplier.
OrderPembelian mencatat ContainerMasuk dari OrderPembelian.
Menambah PersediaanBarang berdasarkan Container Masuk.
Mencatat PengirimanPenjualan barang berdasarkan Penjualan.
Mencatat PengirimanPenyewaan barang berdasarkan Penyewaan.
Mencatat ReturPenjualan barang dari Pelanggan.
Mencatat ReturPenyewaan barang dari Pelanggan
3.7 Permasalahan yang dihadapi
Setelah melihat sistem dan mendapat masukan dari wawancara yang telah dilakukan pada DPE Depo Container, maka telah didapatkan beberapa masalah yang dihadapi oleh DPE Depo Container dalam menjalankan bisnis adalah sebagai berikut :
1. Laporan transaksi pembelian, penjualan, penyewaan masih dicatat secara manual dalam suatu buku sehingga sering terjadi kesalahan dan keliruan dalam pembukuan.
2. Sistem basis data yang dipakai masih kurang mampu mempercepat dan mempermudah dalam proses penginputan data-data yang diperlukan oleh perusahaan secara valid, Sehingga sering terjadi redudancy data (duplikat data).
3. Data disimpan dalam buku, sehingga memungkinkan data tersebut hilang ataupun data dapat diambil orang lain yang tidak memiliki hak untuk mengetahuinya.
4. Basis data yang dirancang juga menyimpan informasi status container untuk mengetahui stok container yang sudah di sewa dan di jual
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari masalah yang dihadapi oleh DPE Depo Container maka pemecahan masalah diusulkan adalah Merancang dan membangun sistem basis data pembelian, penjualan, dan penyewaan yang terkomputerisasi bagi perusahaan. Dengan ini diharapkan dapat mengurangi data yang tidak konsisten dan menghindari data yang redundant dan dapat menghindari kehilangan data transaksi yang sangat penting bagi perusahaan.
