PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PELAKSANAAN

(1)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 14 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI

MODUL 02

PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PELAKSANAAN

4 JP (180 menit)

Pengantar

Dalam modul ini dibahas tentang Perencanaan, Pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan.

Tujuan diberikannya materi ini adalah agar peserta didik mampu memahami tujuan Perencanaan, Pengorganisasian dan pelaksanaan/

penggerakan.

Kompetensi Dasar

1. Memahami perencanaan.

Indikator Hasil Belajar :

a. Menjelaskan pengertian rencana dan perencanaan;

b. Menjelaskan azas-azas perencanaan;

c. Menjelaskan tujuan perencanaan;

d. Menjelaskan unsur perencanaan;

e. Menjelaskan proses perencanaan;

f. Menjelaskan syarat perencanaan;

g. Menjelaskan prosedur perencanaan;

h. Menjelaskan manfaat perencanaan;

i. Menjelaskan keuntungan dan kerugian perencanaan;

j. Menjelaskan sifat-sifat perencanaan.

2. Memahami pengorganisasian.

a. Menjelaskan pengertian pengorganisasian;

b. Menjelaskan proses pengorganisasian;

c. Menjelaskan struktur organisasi pemberian informasi;

d. Menjelaskan macam-macam organisasi;

e. Menjelaskan cara departemenisasi;

f. Menjelaskan tentang kendali dan arti hasil organisasi.

(2)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 15 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 3. Memahami pelaksanaan/penggerakan.

a. Menjelaskan pengertian pelaksanaan;

b. Menjelaskan fungsi pelaksanaan;

c. Menjelaskan terminologi pelaksanaan;

d. Menjelaskan hubungan manusia dalam manajemen.

e. Menjelaskan pengertian hubungan manusiawi;

f. Menjelaskan pengertian komunikasi;

g. Menjelaskan unsur-unsur komunikasi;

h. Menjelaskan tipe-tipe komunikasi;

i. Menjelaskan metode komunikasi.

Materi Pelajaran

1. Pokok bahasan Perencanaan.

Sub pokok bahasan:

a. Pengertian rencana dan perencanaan;

b. Azas-azas perencanaan;

c. Tujuan perencanaan;

d. Unsur perencanaan;

e. Proses perencanaan;

f. Syarat perencanaan;

g. Prosedur perencanaan;

h. Manfaat perencanaan;

i. Keuntungan dan kerugian perencanaan;

j. Sifat-sifat perencanaan.

2. Pokok bahasan Pengorganisasian.

a. Pengertian pengorganisasian;

b. Proses pengorganisasian;

c. Struktur organisasi pemberian informasi;

d. Macam-macam organisasi;

e. Cara departemenisasi;

f. Tentang kendali dan arti hasil organisasi.

(3)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 16 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 3. Pokok bahasan

Pelaksanaan/penggerakan.

a. Pengertian pelaksanaan;

b. Fungsi pelaksanaan;

c. Terminologi pelaksanaan;

d. Hubungan manusia dalam manajemen.

e. Pengertian hubungan manusiawi;

f. Pengertian komunikasi;

g. Unsur-unsur komunikasi;

h. Tipe-tipe komunikasi;

i. Metode komunikasi.

Metode Pembelajaran

1. Metode Ceramah

Metode ini digunakan pendidik untuk digunakan untuk menjelaskan materi tentang dasar-dasar manajemen secara umum kepada peserta didik.

2. Metode Brainstorming/curah pendapat

Metode ini digunakan pendidik untuk mengeksplor pendapat peserta didik tentang dasar-dasar manajemen.

3. Metode tanya Jawab

Metode ini digunakan pendidik untuk bertanya dan menjawab kepada peserta didik dalam rangka mengetahui sejauh mana pemahaman peserta didik tentang materi yang telah disampaikan.

4. Metode diskusi

Metode ini digunakan pendidik untuk menugaskan peserta didik agar mendiskusikan tentang materi yang telah diberikan.

Bahan dan Alat

1. Alat/sarana:

a. White Board;

b. penghapus;

c. LCD/proyektor;

d. laptop.

(4)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 17 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 2. Bahan:

a. alat tulis;

b. kertas flipchart/HVS.

3. sumber belajar:

Modul dasar-dasar manajemen.

Kegiatan Pembelajaran

1. Tahap awal : 15 menit

Pendidik melaksanakan refleksi pelajaran yang telah dipelajari sebelumnya.

2. Tahap inti : 165 menit

a. Pendidik mengeksplore pengetahuan peserta didik yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan;

b. Pendidik menjelaskan materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan/penggerakan;

c. peserta didik mendiskusikan materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen;

d. Peserta memperhatikan, mencatat hal-hal yang penting, bertanya jika ada materi yang belum dimengerti/dipahami.

3. Tahap akhir : 10 menit a. Penguatan materi :

Pendidik memberikan ulasan secara umum terkait dengan proses pembelajaran.

b. Cek penguasaan materi :

Pendidik mengecek penguasaan materi pembelajaran dengan cara bertanya secara lisan dan acak kepada peserta didik.

Tagihan/Tugas

Peserta didik mengumpulkan hasil diskusi materi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen.

(5)

Lembar Kegiatan

Peserta didik melaksanakan diskusi tentang perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan manajemen.

Bahan Bacaan

Pokok Bahasan 1

PERENCANAAN (PLANNING)

1. Pengertian Rencana dan Perencanaan

Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen karena organizing, staffing, directing dan controling pun harus terlebih dahulu direncanakan.

Perencanaan bersifat dinamis, dalam hal ini perencanaan ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian karena adanya perubahan situasi dan kondisi. Rencana bisa tertulis maupun tidak tertulis sebaiknyalah rencana dibuat secara tertulis.

Rencana (Plan) diproses oleh perencana (Planner) hasil menjadi perencanaan (Planning). Rencana adalah suatu proses untuk menentukan perencanaan sehingga produk dari Rencana adalah Perencanaan.

Mengapa Perencanaan dan Rencana sangat penting ? Karena : a. Tanpa Perencanaan dan Rencana berarti tidak ada tujuan

yang ingin dicapai.

b. Tanpa Perencanaan dan Rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

c. Rencana adalah dasar pengendalian karena tanpa adanya rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.

d. Tanpa Perencanaan dan Rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemenpun tidak ada

Tahap rencana baru merupakan keinginan, timbulnya ide-ide tetapi perencanaan sudah merupakan permikiran.

(6)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 19 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI a. Pengertian Rencana

1) The New Webster Dictionary

Rencana diartikan sebagai pernyataan dari segala sesuatu yang dikehendaki, digambarkan dalam suatu pola, peta, gambar atau pernyataan dari bagian- bagiannya sesuai dengan pola tertentu.

2) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Jadi setiap rencana mengandung unsur “ tujuan dan pedoman”.

b. Pengertian Perencanaan

Beberapa pendapat para pakar manajemen : 1) Harold Koontz and Cyril O'Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan- kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

2) G. R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungankan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3) Louis A. Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4) Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

Sehingga secara umum dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

(7)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 20 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 2. Asas-asas Perencanaan

a. Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

b. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya sekecil-kecilnya.

c. Principle of primary of planning

Asas pengutamaan perencanaan artinya bahwa perencanaan merupakan keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya seperti organizing, staffing, directing dan controlling.

d. Principle of planning premise

Asas patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

e. Principle of timing

Asas waktu dalam perencanaan membutuhkan waktu yang relative singkat dan tepat.

f. Principle of planning communication

Asas tata hubungan perencanaan merupakan perencanaan yang dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik.

g. Principle of alternative

Asas alternatif ini ada pada setiap rangkaian perencanaan yang meliputi pemilihan alternatif tindakan.

h. The commitment principle

Asas keterikatan yang memperhitungkan jangka waktu keterikatan untuk pelaksanaan pekerjaan.

i. The principle of flexibility

Asas fleksibelitas membuat perencanaan efektif, tetapi tidak mengubah tujuan.

j. Principle of strategic planning

Asas perencanaan strategis sebagai pilihan tindakan- tindakan yang diperlukan agar tujuan tercapai dengan efektif.

Asas-asas perencanaan ini sangat dibutuhkan dalam manajemen karena menyangkut prosedur yang harus dilaksanakan, baik secara material maupun formal hirarki, yang merupakan tuntutan daripada langkah manajemen itu sendiri.

(8)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 21 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 3. Tujuan Perencanaan

a. Untuk menentukan kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

b. Untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

c. Suatu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi.

d. Menyebabkan kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

e. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.

f. Membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

g. Menjadi suatu landasan untuk pengendalian.

h. Merupakan usaha untuk menghidari Mismanagement dalam penempatan karyawan.

i. Membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.

4. Unsur-unsur Perencanaan

Tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai apabila unsur-unsur perencanaan bisa menjamin kebenarannya, dimana perencanaan tersebut mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

a. Unsur Tujuan (Objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain.

1) G. R. Terry : Tujuan adalah suatu sasaran manajerial yakni tujuan yang diingini yang melukiskan skop yang jelas serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manajer. Sasaran atau goal skopnya lebih kecil daripada tujuan, titik tertentu yang dicapai.

2) Wilson : Tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidang-bidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasikan pada waktu tertentu. Tujuan disebut suatu jenis rencana karena akan dicapai pada masa depan.

(9)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 22 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI b. Unsur Kebijaksanaan (Policy)

Adalah suatu jenis rencana yang memberikan arah berpikir dalam pengambilan keputusan, karena dengan kebijaksanaan rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir pengambil keputusan kearah tujuan yang diinginkan.

Kebijaksanaan sering diartikan dengan penyimpangan dari ketentuan yang ditetapkan. Padahal pengertian kebijaksanaan merupakan suatu batas dalam pengambilan keputusan yang tidak melanggar ketentuan akan tetapi memberikan bimbingan dan arah sesuai batasan umum yang diperbolehkan.George R. Terry

Kebijaksanaan adalah suatu pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan yang memberikan suatu batas umum dan arah tempat managerial action akan dilakukan.

1) Pentingnya kebijaksanaan?

a) Kebijaksanaan merupakan kerangka dasar pemikiran dalam membimbing tindakan yang akan diambil untuk mencapai tujuan.

b) Kebijaksanaan akan memberikan arti terhadap tujuan.

c) Kebijaksanaan dipergunakan untuk menempatkan tujuan organisasi yang sebenarnya .

d) Kebijaksanaan merupakan alat untuk mendapatkan wewenang.

2) Tingkat kebijaksanaan:

a) Kebijaksanaan pokok (Basic Policy) dibuat oleh manajer puncak atau Pimpinan perusahaan/organisasi.Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat membimbing kearah pemikiran untuk manajerial, yaitu memberikan petunjuk serta menggariskan secara umum, baik mengenal tujuan maupun caranya.

b) Kebijaksanaan Umum (General Policy) yang dibuat oleh manajer madya. Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat administratif, yaitu sudah lebih jelas menunjukan cara-cara bagaimana tujuan dan cara yang telah digariskan dalam perencanaan yang sifatnya directif dapat dilaksanakan dengan baik. General policy merupakan penjabaran Basic policy.

(10)

c) Kebijaksanaan Bagian (Departemental Policy) yang dibuat oleh manajer lini (Supervisor).

Dalam tingkat ini setiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas itu bersifat operatif, yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkrit.

3) Syarat-syarat Kebijaksanaan ?

a) Kejelasan (clearity), artinya kebijaksanaan yang diambil harus jelas maksud, tujuan dan arahnya supaya tidak salah ditafsirkan.

b) Luwes (Flexibility), artinya kebijaksanaan itu juga jangan kaku.

c) Berkepribadian (Individuality), artinya khas tersendiri.

c. Unsur Prosedur

Meliputi pembagian tugas, urutan-urutan tindakan, menentukan jalan kearah tujuan, serta hubungan (vertikal &

horizontal) antara masing-masing anggota secara rinci.

d. Unsur Strategi

Menentukan tindakan berdasarkan atas pemanfaatan keunggulan agar memperoleh hasil yang optimal, efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang tepat.

Faktor-faktor yang penting diperhatikan dan diperhitungkan dalam menentukan strategi adalah:

1) Memperhitungkan keunggulan dan kelemahan yang dimiliki daripada pihak saingan;

2) Memanfaatkan keunggulan dan kelemahan pihak saingan;

3) Memperhitungkan keadaan lingkungan internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi;

4) Memperhitungkan faktor-faktor ekonomis sosial dan psikologis;

5) Memperhitungkan faktor-faktor sosio-kultural dan hukum;

6) Memehitungkan faktor ekologis geografis;

7) Menganalisa dengan cermat rencana-rencana pihak saingan.

(11)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 24 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI e. Unsur Taktik

Menentukan langkah yang harus dilaksanakan dalam bentuk direktif dan masih harus diterjemahkan lagi secara teknis, sehingga dapat terealisasikan sesuai dengan keinginan.

f. Unsur Program

Merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan produksi, finansial, personalia dan pemasaran secara konkrit.

Dikatakan konkrit karena di dalam program tercantum sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggaran.

g. Unsur Metode

Hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas- fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang dan usaha.

h. Unsur Falsafah

Menentukan pandangan hidup dan dasar organisasi dalam mencapai tujuan.

i. Unsur Jadwal

Menentukan daftar saat dimulainya suatu pekerjaan sampai selesainya unsur aturan.

j. Unsur Aturan

Merupakan komitmen bersama tentang hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan.

k. Unsur Anggaran (budget)

Menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan secara rasional dalam bentuk kuantitatif atau angka sebagai dukungan operasional.

5. Proses Perencanaan

a. Menetapkan tugas dan tujuan;

b. Mengobservasi dan menganalisis data dan informasi;

c. Menenetapkan hambatan-hambatan serta kemungkinan- kemngkinan yang terjadi;

d. Menentukan beberapa alternatif dan memilih alternatif yang terbaik;

(12)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 25 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI e. Menyusun rencana;

f. Pelaksanaan keputusan sesuai dengan rencana yang ditentukan.

6. Syarat-syarat Perencanaan

a. Tujuan dirumuskan dengan jelas, objektif, rasional;

b. Bersifat sederhana artinya ekonomis rasional sistematis, selektif prioritas, mudah dipahami, dan semua kegiatan tercakup;

c. Bersifat fleksibel, selalu dapat menyesuaikan diri dengan keadaaan tapi tidak mengubah tujuan;

d. Menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan serta berkesinambungan;

e. Adanya keseimbangan, baik keluar/kedalam organisasi, antara pemberian tugas & fasilitas;

f. Dilandasi partisipasi, sehingga menerima masukan;

g. Realistis, melihat kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batasan-batasan yang dimiliki;

h. Berdasarkan alternatif, mempertimbangkan untung ruginya.

7. Prosedur Perencanaan

Agar dapat dilakukan dengan baik, sebagai berikut:

a. Menjelaskan dan merumuskan masalah, usaha dan tujuan yang akan dilaksanakan;

b. Mengumpulkan data dan informasi serta fakta yang diperlukan;

c. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informasi dan fakta serta hubungannya;

d. Menetapkan perencanaan, premis dan hambatan serta hal yang mendorongnya;

e. Menentukan beberepa alternatif;

f. Memilih rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada;

g. Menetapkan urutan-urutan serta waktu dengan terinci bagi rencana yang diusulkan;

h. Melaksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

(13)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 26 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 8. Manfaat Perencanaan

a. Sebagai alat pengendali/pelaksanaan kegiatan;

b. Sebagai pedoman/petunjuk untuk mengarahkan dan memantau kegiatan;

c. Memilih dan menentukan prioritas, sehingga aktivitas terarah, teratur, ekonomis dan bermanfaat;

d. Untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian masa yang akan datang;

e. Untuk menjamin penggunaan sumber daya (human resources) dengan efektif efisien;

f. Memberikan gambaran seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap;

g. Memperkecil resiko yang dihadapi organisasi.

9. Keuntungan dan Kerugian Perencanaan a. Keuntungan

1) Tujuan menjadi jelas, obyektif dan rasional;

2) Dengan perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan ekonomis;

3) Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki;

4) Aktivitas menjadi teratur dan bermanfaat;

5) Dapat menggambarkan keseluruhan organisasi;

6) Dapat memperkecil resiko yang dihadapi organisasi;

7) Dapat memberikan landasan untuk pengendalian;

8) Dapat merangsang prestasi kerja;

9) Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap;

10) Dapat mengetahui tingkat keberhasilan karyawan.

b. Kerugian

1) Membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan karena harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan;

2) Dapat menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, yang memerlukan pengambilan keputusan dengan cepat;

(14)

3) Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa depan belum tentu tepat, sehingga manajer tidak dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang;

4) Biaya untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai;

5) Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang dari pada masa yang akan datang.

10. Sifat-sifat Perencanaan

a. Sederhana dan terang dalam penyusunan kata-katanya;

b. Fleksibel dan stabil;

c. Ada perimbangan;

d. Meliputi tindakan yang diperlukan.

Pokok Bahasan 2 PENGORGANISASIAN

1. Pengertian Pengorganisasian dan organisasi a. Pengertian Pengorganisasian

1) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Pengorganisasian adalah proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relative didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

2) George R. Terry

Pengorganisasian adalah tindakan mengusa-hakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

George R. Terry melihat pengorganisasian dari organisasi agar tujuan bersama dapat tercapai sesuai dengan keinginannya secara efektif dan efisien.

(15)

3) Drs. M. Manulang

Organisasi dalam arti dinamis berarti pengorganisasian adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas- tugas/tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerjasama seefektif mungkin untuk mencapai tujuan.

Definisi-definisi di atas merupakan pendapat para pakar manajemen yang dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat/wadah manajer melakukan aktivitas dalam mencapai tujuan.

b. Pengertian Organisasi

1) Drs. Malayu S.P. Hasibuan

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dan sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu, jadi organisasi hanya merupakan alat/wadah.

2) Chester I. Barnard

(As a system of consciously activity or forces of two ormore persons).

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang/lebih.

3) Prof. DR. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro

Organisasi adalah alat/wadah dari manajemen yang membentuk struktur tata pembagian kerja dan tata hubungan kerja antar sekelompok orang pemegang posisi bekerja sama secara tertentu untuk mencapai tujuan.

2. Proses Pengorganisasian

Proses pengorganisasian adalah rangkaian kegiatan yang diperlukan untuk :

a. Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai, memilih motivasi keuntungan (profit motive) atau motivasi pelayanan (service motive);

(16)

b. Penentuan kegiatan, dengan merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi serta menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan;

c. Pengelompokan kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama dan berkaitan erat dapat disatukan ke dalam satu departemen;

d. Pendelegasian kewenangan dengan menetapkan wewenang yang akan didelegasikan pada setiap departemen;

e. Rentang kendali, berupa penempatan sejumlah karyawan pada setiap departemen;

f. Peranan perorangan/individu pada setiap tingkatan dalam suatu departemen harus jelas, agar tumpang tindih tugas dapat dihindarkan;

g. Tipe organisasi, menetapkan tipe organisasi yang akan digunakan antara lain memilih : organisasi lini (line organization), Lini dan Staff (line and staff organization) atau organisasi Fungsional (Function organization);

h. Struktur/bagan organisasi, menetapkan atau memilih:

segitiga vertikal, segitiga horizontal, berbentuk lingkaran, setengah lingkaran, kerucut vertikal/ horizontal ataukah berbentuk oval.

Jika proses pengorganisasian tersebut dilakukan dengan baik berdasarkan ilmiah, maka organisasi yang disusun akan efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam mencapai tujuan.

3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi memberi Informasi tentang :

a. Tipe organisasi antara lain : line organization, line and staff organization, atau functional organization;

b. Pendepartemenan organisasi antara lain : mengenai dasar departemen (bagian), berdasarkan fungsi manajemen, wilayah produksi dan shift;

c. Kedudukan, menunjukan seseorang pada kelompok manajerial ataukah karyawan operasional;

d. Jenis wewenang artinya struktur organisasi memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang (line authority);

e. Rentang kendali dapat memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen serta tugas dan tanggung jawabnya;

(17)

f. Manajer dan bawahan, artinya bahwa struktur organisasi memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab, siapa atasan dan siapa bawahan;

g. Tingkatan manajer, artinya bahwa struktur organisasi memberikan informasi tentang top manager (Pimpinan), middle manager (Manajer Penyelia) dan lower manager (Manajer Pelaksana);

h. Bidang pekerjaan, artinya setiap kotak dalam struktur organisasi memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang dilakukan pada masing-masing bagian;

i. Tingkat manajemen, artinya bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan, tetapi juga hirarki manajemen secara keseluruhan.

4. Macam-macam Organisasi

Macam-macam organisasi dapat diuraikan sebagai berikut : a. Berdasarkan proses pembentukan

1) Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan tertentu yang disadari dan diatur oleh ketentuan formal;

2) Organisasi informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya tidak jelas, tidak mempunyai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, serta hubungannya terjalin secara pribadi.

b. Berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah

1) Organisasi resmi adalah organisasi yang dibentuk dan terdaftar pada lembaran negara;

2) Organisasi tak resmi adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah dan tidak terdaftar pada lembaran negara.

c. Berdasarkan kompleksitas kegiatan

1) Organisasi besar, baik ruang lingkup, struktur, metode kerja, kewenangan dan jelajah operasionalnya;

2) Organisasi sedang, dibatasi oleh sesuatu kemampuan dan perilaku organisasi;

3) Organisasi kecil, sifatnya merupakan pilihan manajemen yang diterapkan.

(18)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 31 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI d. Berdasarkan tujuan

1) Organisasi sosial (public organization), yaitu organisasi non profit, karena tujuan utama melayani kepentingan umum (public service);

2) Organisasi perusahaan (business organization) adalah organisasi dengan tujuan komersial dan tindakannya selalu bermotif profit (laba).

e. Berdasarkan organization chart (bagan organisasi) adalah bentuk diagram yang menunjukkan aspek-aspek penting suatu organisasi meliputi fungsi-fungsi utama dan hubungannya masing-masing saluran pengendalian, wewenang dan pendelegasian wewenang dari masing- masing karyawan yang diserahi tugas.

1) Berbentuk segitiga vertikal (arrangement chart);

2) Berbentuk segitiga horizontal;

3) Berbentuk kerucut vertikal;

4) Berbentuk kerucut horizontal;

5) Berbentuk lingkaran;

6) Berbentuk setengah lingkaran;

7) Berbentuk telor (oval).

f. Berdasarkan bentuknya

1) Organisasi lini (line organization) a) Sifat-sifatnya:

(1) Organisasi kecil;

(2) Jumlah pegawainya masih sedikit;

(3) Pemilik biasanya menjadi pimpinan organisasi;

(4) Hubungan kerja pimpinan dan bawahan umumnya secara langsung;

(5) Tingkat spesialisasi masih rendah;

(6) Anggota organisasi saling menganal;

(7) Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana.

b) Kebaikannya Organisasi lini (line organization) (1) Proses pengambilan keputusan cepat;

(2) Rasa solidaritas anggota masih tinggi;

(3) Disiplinnya tinggi.

c) Keburukannya Organisasi lini (line organization) (1) Tujuan organisasi diwarnai tujuan pribadi

pimpinan;

(2) Ada kecenderungan pimpinan bertindak otoriter;

(19)

(3) Ketergantungan organisasi terhadap seseorang / pimpinan;

(4) Kesempatan karyawan kearah spesialisasi masih terbatas.

2) Organisasi lini dan staf (line and staff organization) a) Sifat-sifatnya:

(1) Organisasi kecil;

(2) Dibentuk sebagai suatu pelaksanaan dari suatu program kerja organisasi yang telah ada, bisa semacam kelompok keahlian, gugus tugas, proyek-proyek, dsb;

(3) Lebih banyak pekerjaan yang bersifat teknis pelaksanaan spesialisasi;

(4) Target-targetnya yang jelas pasti;

(5) Pengawasan ketat.

b) Kebaikan-kebaikannya, antara lain:

(1) Proses kerja cepat, terarah dan lebih terprogram;

(2) Pemanfaatan anggaran, personil dan peralatan tepat;

(3) Kenaikan pangkat para pejabat fungsional bisa lebih cepat sesuai prestasinya;

(4) Disiplin dan moral anggota biasanya tinggi karena bakat dan keahlian anggoat tertampung.

c) Keburukan-keburukan antara lain :

(1) Para Pejabat fungsional sering bingung dalam mengikuti prosedur administrative;

(2) Suasana kerja kepala-kepala unit sangat berbeda dengan suasana kerja fungsional;

(3) Pangkat Pejabat fungsional sering lebih tinggi dari Kepala Unitnya, sehingga menyulitkan Kepala Unit untuk mengadakan pengawasan melekat.

3) Organisasi Tipe Panitia a) Sifat-sifatnya, antara lain:

(1) Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang;

(20)

(2) Semua anggota Pimpinan mempunyai hak dan wewenang serta tanggung jawab yang sama;

(3) Para pelaksana dikelompokan menurut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam bentuk “ Task Force “.

b) Kebaikan-kebaikannya antara lain :

(1) Keputusan yang diambil pada umumnya tepat, karena dibicarakan secara koleklif;

(2) Kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak diktatoris sangat kecil;

(3) Usaha yang kooperatif dikalangan bawahan lebih mudah dibina

c) Keburukan-keburukannya, antara lain :

(1) Proses pengambilan keputusan biasanya lambat, karena segala sesuatunya harus dibicarakan terlebih dahulu;

(2) Dalam hal timbulnya kemacetan, tidak ada satu orang pun orang yang dapat diminta pertanggungjawabannya lebih dari yang lain;

(3) Para pelaksana sering kebingungan karena perintah tidak datang dari satu orang saja;

(4) Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan pada kolektifitas.

5. Departemenisasi

Departemenisasi adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis dan berkaitan erat pada suatu unit kerja, atas dasar asas pembentukan organisasi agar fungsi yang ada dapat berjalan dengan baik.

a. Macam-macam Departemenisasi :

1) Berdasarkan fungsi (enterprise function);

2) Berdasarkan rangkaian kerja (processing product);

3) Berdasarkan Pelayanan Masyarakat (customer service);

4) Berdasarkan alat (tools);

5) Berdasarkan wilayah (territory;)

6) Berdasarkan manajemen (management function).

(21)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 34 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI b. Pokok-pokok Departemenisasi :

1) Spesialisasi;

2) Mempermudah pengawasan;

3) Mempermudah koordinasi;

4) Mengefisiensikan biaya.

c. Bagian-bagian Departemenisasi : 1) Departemen pokok;

2) Departemen pendukung.

6. Rentang Kendali dan hasil Pengorganisasian

Rentang kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer (Drs. H. Malayu SP Hasibuan).

a. Kenapa rentang kendali itu diperlukan suatu organisasi ? karena:

1) Keterbatasan waktu;

2) Keterbatasan pengetahuan;

3) Keterbatasan kemampuan;

4) Keterbatasan perhatian seorang Pemimpin/Manajer.

b. Faktor-faktor yang membatasi besar kecilnya rentang kendali, ialah:

1) Sifat dan terincinya rencana;

2) Latihan-latihan dalam organisasi;

3) Posisi pemimpin dalam struktur organisasi;

4) Dinamis/statisnya organisasi;

5) Kemampuan dan modernisasi komunikasi;

6) Tipe pekerjaan yang dilakukan;

7) Kecakapan dan pengalaman manajer.

c. Jenis-jenis wewenang (authority)

1) Line authority adalah fungsi-fungsi yang mempunyai tanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan suatu organisasi;

2) Staff authority adalah fungsi yang tidak terlibat secara langsung terhadap pencapaian tujuan suatu organisasi.

Hasil pengorganisasian adalah kinerja organisasi pada kesatuan yang utuh secara efektif dan efisien, sehingga berbagai kepentingan dan kemampuan yang ada dalam suatu kelompok dapat diharmonisasikan ke arah pencapaian tujuan tertentu.

(22)

Pokok Bahasan 3 PELAKSANAAN

1. Pengertian pelaksanaan/Penggerakan

Fungsi pelaksanaan/penggerakan adalah fungsi terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Untuk lebih jelasnya tentang pengertian penggerakan dalam manajemen, berikut ini dikemukakan pengertian tentang penggerakan sebagai berikut : a. George R. Terry

Penggerakan adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok mau bekerja sama secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian.

b. Prof. DR. S.P. Siagian

Penggerakan merupakan keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mau bekerjasama dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

c. Prof. DR. H. Arifin Abdurachman.

Penggerakkan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerja. Pengawas ialah kegiatan yang dilakukan pemimpin untuk membimbing, menggerakkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas untuk melaksanakan sesuatu.

Perintah adalah instruksi resmi dari atasan terhadap bawahan untuk mengerjakan/untuk tidak melaksanakan sesuatu guna merealisasikan tujuan kepada tujuan organisasi.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan/penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan dan mengatur segala kegiatan yang telah diberikan untuk mencapai suatu tujuan.

2. Fungsi-fungsi Penggerakkan

a. Untuk mempengaruhi seseorang agar mengerjakan sesuai dengan kehendaknya.

b. Melunakkan dengan reistensi (bertahan, melawan dan menentang) kepada seseorang.

c. Membuat seseorang memelihara dan memupuk kesetiaan, kesayangan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi.

d. Menanamkan, memupuk rasa tanggung jawab secara penuh terhadap organisasi.

(23)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 36 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 3. Terminologi Penggerakkan

a. Directing, menggerakkan orang lain dengan memberikan berbagai pengarahan.

b. Actuating, menggerakkan orang lain secara umum

c. Leading, menggerakkan orang lain dengan cara menempatkan diri dimuka orang yang digerakan, emnuju suatu tujuan tertentu serta unsur paksaan.

d. Commanding, menggerakkan orang lain yang disertai unsur paksaan.

e. Motivating, menggerakkan orang lain dengan terlebih dahulu memberikan alasan hal tertentu agar dilaksanakan.

4. Hubungan Manusia dalam Manejemen

Pokok-pokok masalah yang dipelajari dalam penggerakkan adalah:

a. Tingkah laku manusia (Human behavior);

b. Hubungan manusia (Human relation);

c. Komunikasi;

d. Kepemimpinan.

Manajemen dalam mencapai tujuan melalui kegiatan orang lain berarti pimpinan menggerakan bawahannya untuk mengerjakan sebagian tugasnya, pimpinan dalam membina kerjasama mengerakkan dan mendorong gairah kerja bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia. Manusia dalam kelompok mempunyai banyak perbedaan sekaligus ada persamaan seperti kebutuhan dasar (Needs) yang dibutuhkan setiap orang.

Sedangkan keinginan (Wants) dikatakan sebagai yang ditentukan oleh cita – cita seseorang

a. F.W. Taylor dalam teori klasik ; Kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal/biologis saja yaitu gaji dan kesejahteraan (kompensasi) yang besar. Apabila kompensasi dinaikkan, maka produktivitas kerja meningkat.

b. Elton Manyo dan Fritz Roethlisberges dengan teori

"human science theory"; Kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan kompensasi saja, tetapi membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana kebutuhan. Pemahaman mental, sikap dan perasaannya, akan mendorong peningkatan efisiensi, semangat dan produktivitas kerja karyawan.

(24)

c. Douglas Me. Gregor dengan "Teori X dan Y"; pengendalian dan pengerahan diganti dengan integrasi, kerjasama dan partisipasi dalam proses pengambilan keputusan, sehingga didekasi, loyalitas dan partisipasi dapat menjamin organisasi mengenai tujuan.

d. D. Yung ; Sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari keturunan dan lingkungan:

1) Type introverse; egois, pendiam, menyendiri, kurang bergaul, mengutamakan kepentingan pribadi dari pada orang banyak;

2) Type extroverse; berhati terbuka sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum daripada perbandingan;

3) Type ambiverse; tingkah laku diantara introverse dan extroverse.

e. Prof.Abraham H. Maslow dengan bukunya "Motivation and profensionality", menggolongakan kebutuhan manusia : 1) Kebutuhan bersifat fisiologis/kebutuhan dasar; sandang,

pangan, papan;

2) Kebutuhan keamanan, jiwa dan harta;

3) Kebutuhan sosial Kebutuhan diterima oleh orang lain:

a) Kebutuhan perasaan dihormati;

b) Kabutuhan akan kemajuan;

c) Kebutuhan perasaan ikut serta.

4) Kebutuhan akan prestise, timbul karena berprestasi, semakin tinggi prestasinya dan semakin tinggi jabatan, bertambah fasilitas yang diperoleh.

5) Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja (self actualization); mengikuti latihan jabatan, seminar, dan komperensi.

5. Hubungan Manusiawi

Hubungan manusiawi ( Human relation ) adalah hubungan antara orang-orang yang dilakukan dalam bentuk organisasi, bukan arti kekeluargaan. Hubungan manusia ini tercipta dan didorong oleh kebutuhan yang sama misalnya untuk memperoleh keselamatan/

keamanan dsb.

Jadi hubungan manusiawi atau sosial ini tercipta dan terbina dengan baik bila dilakukan secara manusiawi saling membutuhkan, saling menguntungkan dan kerjasama untuk mencapai tujuan.

(25)

DASAR-DASAR MANAJEMEN 38 PENDIDIKAN ALIH GOLONGAN DARI BINTARA KE PERWIRA POLRI 6. Komunikasi

Komunikasi dalam manajemen sangat diperlukan karena proses manajemen melalui komunikasi merupakan pemberiaan perintah, laporan, informasi, berita, saran dan menjalin hubungan. Tanpa komunikasi proses manajemen tidak terlaksana. Beberapa pendapat para ahli tentang komunikasi:

a. Lawrence D. Brenan mengemukakan: "Management is Communication" (Manajemen adalah komunikasi).

Penggerakan dapat dilakukan apabila komunikasi berjalan dengan baik, sehingga peran komunikasi dalam penggerakan sangat diperlukan.

b. Harold Koontz dan Cyril O'Donnel

Komunikasi digambarkan sebagai pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain terlepas dari dipercayai/tidak. Tetapi informasi yang ditransfer tentu harus dipahami si penerima.

c. William Albig

Komunikasi adalah proses pengoperasian lambang-lambang yang mengandung pengertian antara individu ke individu.

Komunikasi memegang peranan penting dalam menggerakan organisasi, sedang untuk mengetahui komunikasi harus dapat memahami unsur-unsur komunikasi.

7. Unsur-unsur komunikasi

a. Komunikator (giver) adalah orang yang menyampaikan peran komunikasi;

b. Pesan/informasi ialah indikator yang disampaikan seperti perintah, laporan, berita;

c. Saluran (channel) adalah alat (symbol) yang dipergunakan untuk berkomunikasi;

d. Komunikan (receiver) yaitu orang yang menerima pesan komunikasi;

e. Feed Back (action) adalah reaksi yang ditimbulkan oleh komunikasi.

8. Tipe-tipe komunikasi

a. Komunikasi formal (formal communication) adalah komunikasi dalam mengikuti rangkaian hierarki formal organisasi serta hubungannya dengan tugas dan tanggung jawab.

(26)

b. Komunikasi informal (informal communication) adalah komunikasi dalam organisasi informal yang berfungsi informatif/evaluatif dan tidak berhubungan dengan tugas dan tanggungjawab.

9. Metode komunikasi

a. Komunikasi langsung, disampaikan secara langsung.

b. Komunikasi tidak langsung, disampaikan secara tidak langsung

c. Komunikasi horizontal, disampaikan hanya untuk menjalin hubungan bagian

d. Komunikasi searah, disampaikan berupa induktinasi

e. Komunikasi dua arah, disampaikan dengan berperan aktif antara komunikator dan komunikan.

Dengan komunikasi manajer dapat melakukan penggerakan, memimpin dan memberikan motivasi untuk mengambil keputusan (decission making).

Rangkuman

1. Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen karena organizing, staffing, directing dan controling pun harus terlebih dahulu direncanakan.

2. Rencana adalah suatu proses untuk menentukan perencanaan sehingga produk dari Rencana adalah Perencanaan.

3. pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat/wadah manajer melakukan aktivitas dalam mencapai tujuan.

4. Pelaksanaan/penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan dan mengatur segala kegiatan yang telah diberikan untuk mencapai suatu tujuan.

5. Fungsi-fungsi penggerakkan:

a. Untuk mempengaruhi seseorang agar mengerjakan sesuai dengan kehendaknya;

b. Melunakkan dengan reistensi (bertahan, melawan dan menentang) kepada seseorang;

c. Membuat seseorang memelihara dan memupuk kesetiaan, kesayangan, kecintaan kepada pimpinan, tugas serta organisasi.

(27)

d. Menanamkan, memupuk rasa tanggung jawab secara penuh terhadap organisasi.

Latihan

1. Jelaskan pengertian rencana!

2. Jelaskan azas-azas perencanaan!

3. Jelaskan pengertian pengorganisasian!

4. Jelaskan macam-macam organisasi!

5. Jelaskan pengertian pelaksanaan!

6. Jelaskan fungsi pelaksanaan!