PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELSURAN KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli
Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh :
Muh. Choironi. Y
D1806023
PROGRAM D III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
SEBELAS MARET
ii
PERSETUJUHAN
Tugas Akhir Berjudul : Pemanfaatan Software SIPSIS Dalam Penelusuran Koleksi
Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta.
Karya :
Nama : MUH. CHOIRONI. Y NIM : D 1806023
Konsentrasi : Perpustakaan
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III
ilmu Perpustakaan Fakultas Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret .
Surakarta , 31 Mei 2009 Menyetujui
Dosen Pembimbing
iii
PENGESAHAN
Disetujui dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari : Selasa Tanggal : 16 Juni 2009
Dewan Penguji Tanda Tangan
Dra. Sri Urip Haryanti, M. Si
NIP : 131.283.612 (……….….)
Sunarno, S.Sos
NIP : 131.106.050 (……….….)
Mengetahui, Dekan,
iv
MOTO
Ilmu yang bermanfaat betapapaun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan
kekanyaan yang luar biasa.
[ QS, Al-Baqarah: 269 ]
Di belakangku ada kekeuatan yang tak terbatas, di depanku ada kemungkinan yang tak
terhingga, di sekelilingku ada kesempatan yang tak terhitung, Mengapa aku harus
takut.
[ Stella Stuard ]
Bejuanglah tanpa batasan tenaga dan waktu pasti akan tercapai apa yang kamu
inginkan dan jangan lupa berdoa.
v
PERSEMBAHAN
Kepada ALLAH syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam naungan Rido-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini
untuk:
1. Kepada kedua orang tuaku yang telah memberikan kasih sayangnya tanpa batasan waktu dan tenaga
2. Saudaraku sekandung ( rois n siva) yang menjadi Inspirasiku
3. Someone in my heart (dvee) yang selalu memberi semangat dan dorongan kepadaku
4. Teman-teman seperjuangan angkatan 06 5. Masa depanku
vi
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim Asalamualaikum Wr.Wb
Alahamdululilahi robbil alamin, segala puji syukur penulis panjatkan ke Hadirat Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELUSURAN KOLEKSI DI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dibidang perpustakaan.
Terselesaikan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Drs.H.Supriyadi SN.SU, selaku Dekan FISIP UNS yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
3. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal M.Si, selaku ketua program D-3 Ilmu Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan sepenuhnya dalam pelaksanan Praktek Kerja Lapangan.
vii
5. Ibu Dra. Sri Urip Haryati M.Si selaku dosen penguji 1 (satu) yang telah banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Drs. Sudjini, S.sos selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
7. Ibu Sri Hartati, SH selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberi izin dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL).
8. Seluruh staf dan karyawan UPT Universitas Negeri Yogyakart. Terima kasih ats bantuanya.
9. Teman-teman yang selalu mendukungku yang tidak dapat saya sebutkan satu-satu terutama anggota rey zone dan cp9.
10.AD 2714 HH, yang selalu menemaniku ke kampus di saat hujan maupun terik panas matahari, terima kasih atas semua yang kauberikan padaku.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, baik dalam penyajian maupun penyusunannya. Oleh karena itu segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan hati.
Akhirnya, penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca pada umumnya.
Wassalamualaikim Wr.Wb
viii A. Pengertian Perpustakaan ……….... 6
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ………. 6
C. Pengertian Penelesuran Informasi ……….. 7
D. Pengertian Bahan Pustaka ……….. 7
E. Pengertian OPAC ………... 7
ix
G. Pengertian SIPISIS ………... 9
H. Manfaat SIPISIS …….………. 10
BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
B. Alasan Pemilihan Software SIPISIS Di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ……… 42
C. Prosedur Penelusuran Koleksi Di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ……… 43
1. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui Website ………. 43
2. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui OPAC ………... 50
D. Kelebihan Software SIPISIS Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta ………. 53
x
F. Solusi Menghadapi Hambatan Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ……… 55 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ……….. 56
B. Saran ……… 57
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah koleksi Buku ……… 17
Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah……… 18
Tabel 3 Formasi Tenaga ……… 21
Tabel 4 Perangkat Keras Komputer………... 23
Tabel 5 Perangkat Keras Printer………. 24
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta ………… 21
Gambar 2 Tampilan Awal Pada Layar Monitor ……….. 44
Gambar 3 Tampilan Daftar Alamat Internet ………... 45
Gambar 4 Tampian Daftar Literatur yang Di Kehendaki Pada Katalog Online …. 45 Gambar 5 Tampilan Database ……….... 46
Gambar 6 Tampilan Database Yang Di Inginkan ……….. 47
Gambar 7 Tampilan Katalog Koleksi Database ………. 48
Gambar 8 Tampilan Record Judul Yang Di Inginkan ……….... 49
Gambar 9 Tampilan Data Bibliografi Secara Lengkap ……….. 50
Gambar 10 Tampilan Utama Pada OPAC ……….. 51
Gambar 11 Tampilan Informasi Yang kita Inginkan ………. 52
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan Lampiran 2 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan Lampiran 3 Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 4 Contoh KTM Mahasiswa UPT Universitas Negeri Yogyakarta Lampian 5 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Lampiran 6 Contoh Form Foto Copy Pada Referensi Lampiran 7 Contoh Formulir Daftar Hadir Pengunjung Lampiran 8 Contoh Form Keterlambatan
Lampiran 9 Contoh Cap Pada Buku, Inventaris Buku
xiv
BAB I
PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini, antara lain ditandai dengan perubahan perilaku dalam pencarian informasi, berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan. Sebagai lembaga yang bertugas menyimpan, mengolah, merawat dan mendistribusikan informasi, dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi informasi memberikan peluang besar bagi perpustakaan, untuk mengubah serta peningkatan layanan yang telah ada. Layanan yang cepat, tepat dan akurat serta membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien, merupakan dambaan setiap pemustaka. Perkembangan layanan ini dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka.
Perpustakaan sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya dituntut selalu siap membantu pemustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Di era globalisasi ini, perpustakaan memainkan peran yang sangat penting dalam siklus transfer informasi. Fungsi jasa layanan informasi yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk bertindak sebagai jalur penghubung antara dua dunia yaitu kelompok pemustaka dan kelompok sumber informasi.
xv
Sarana temu kembali suatu informasi dan salah satu bagian dari system perpustakaan yang teratomasi adalah OPAC (Online Public Acces Catalogue). OPAC digunakan untuk mengakses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna perpustakaan dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan.
Penelusuran dengan OPAC ini akan ditawarkan dengan berbagai program diantarana yaitu CDS/ISIS, SIPUS, SIPISIS dan sebagainya. Program-program tersebut digunakan untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan.
Sipisis merupakan program yang sangat cocok untuk diterapkan di instansi ini, karena sipisis adalah perangkat lunak atau program yang di rancang khusus untuk pelanyanan kepada pengguna berbasis komputer.
Dengan pernyataan tersebut penulis mengambil tema “PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELUSURAN KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA” Agar para pembaca mengetahui bagaimana penelusuran yang terdapat di perpustakaan tersebut.
B. TUJUAN
xvi
1. Untuk Mengetahui Alasan Pemilihan Software SIPISIS di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
2. Untuk mengetahui prosedur penelusuran koleksi melalui OPAC dan website di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Mengetahui kelebihan software SIPISIS yang terdapat di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
4. Mengetahui hambatan apa saja yang terdapat dalam penelusuran informasi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
5. Mengetahui solusi / cara penyelesaian untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam penelusuran informasi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
C. PELAKSANAAN
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dialokasikan selama enam minggu yang berlangsung dari tanggal 16 Februari sampai 28 Maret 2009, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Jl. Karangmalang Yogyakarta 5528, telp: (0274) 548520, fax: (0274) 565500. Hari Senin – Kamis : Pkl. 08.00 – 14.00 WIB
Hari Jumat : Pkl. 08.00 – 11.00 WIB D. METODE PENGUMPULAN DATA
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:
xvii
Yaitu mengumpulkan data yang diperoleh dari pengamatan secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
2. Metode Wawancara
Yaitu mengumpulakan data dengan berdialog / melakukan wawancara secara langsung dengan staf perpustakaan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Metode Literatur
Yaitu metode mengumpulkan data-data yang berasal dari teori buku yang menjadi acuan dalam menyusun laporan ini. 4. Metode Partisipasi
Yaitu penulis ikut berpartisipasi dalam kegiatan yang di laksanakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. E. RUMUSAN MASALAH
Bedasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa masalah mengenai pemanfaatan Penelusuran Informasi Menggunakan Program Sipisis di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta antara lain:
1. Apa alasan memilih software SIPISIS di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
2. Bagaimana prosedur penelusuran koleksi melalui OPAC dan website yang digunakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta? 3. Apa kelebihan software SIPISIS dalam penelusuran koleksi di UPT
xviii
4. Apa hambatan dalam melakukan penelusuran melalui software SIPISIS di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
xix
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. DEFINISI PERPUSTAKAAN
“Pengertiaan perpustakaan yaitu Sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata urutan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual” (Sulistyo-Basuki, 1991 ; 3).
Perpustakaan tidak dapat dipahami hanya sebatas sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Tetapi perpustakaan dapat diartikan, suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manuasia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya. Ada yang berpendapat memberi batasan bahwa koleksi minimal sebuah perpustakaan adalah seribu judul (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3).
B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Misi perpustakaan PT lazimya sesuai dengan misi PT yang dicantumkan dalam statuta PT masing-masing.
Tujuan perpustakaan PT adalah:
1. Memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis 3. Menyediakan ruang untuk pemakai
4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai (Syuihabuddin Qalyubi, 2003; 1).
C. PENGERTIAN PENELUSURAN
xx
Selain itu perpustakaan juga menawarkan jasa penelusuran informasi baik yang ada di peepustakaan sendiri maupun di perpustkaan lain, di dalam dan di luar negeri. Jasa ini juga meliputi pembuatan fotokopi dari informasi yang di peroleh (Soetminah, 1991 ; 52).
D. PENGERTIAN BAHAN PUSTAKA
“Bahan pustaka atau wadah informasi menurut bentuk fisiknya ada berbagai macam seperti: bagian, bentuk mikro, berkas computer, bola dunia (globe), buku, foto udara, gambar, kartu peraga, peta, piringan hitam, pita gulung, poster, rekaman video slide, dan lain-lain”(Soetminah, 1991 :23).
E. PENGERTIAAN OPAC
OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd, 1993;141).
F. SEJARAH SIPISIS
Pada awal tahun 1990-an, perpustakaan belum memiliki respons yang cukup terhadap kemajuan teknologi informasi di dunia luar, seperti yang terjadi di Inggris dan Amerika Utara. Pada pertengahan tahun 1990-an, jumlah perpustakaan yang memanfaatkan untuk pembuatan katalog tercetak juga masih sangat sedikit. Pada awal tahun 1990-an, baik perpustakaan umum, seperti Perpustakaan Nasional maupun Perpustakaan Perguruan Tinggi.
xxi
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul OPAC, oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan OPAC.
Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS. Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996, perangkat lunak SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT Perpustakaan IPB, namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
xxii
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat memanfaatkannya. SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone) maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal (local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95
Perkembangan teknologi tersebut telah diantisipasi oleh pihak UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Automasi bertahap telah dilakukan melalui Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dibawah Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan (UKKP).
Perkembangan selnjutnya sistim jaringan LAN dalam bentuk OPAC telah terpasang dengan menggunakan program CDS/ISIS, untuk mengoptimalkan pendayagunaan OPAC perpustakaan mengembangkan program CDS/ISIS menjadi SIPISIS. Software tersebut mencakup penanganan kegiatan penelusuran informasi, pengolahan dan pelayanan sirkulasi.
xxiii
Pemanfaatan SIPISIS di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ini tedapat tiga paket modul dalam membantu mempermudah pustakawan dalam bekerja. Tiga paket modul tersebut adalah pengolahan data, pelayanan sirkulasi dan penelusuran informasi.
c. Penelusuran Melalui Website UPT Perpustakaan
Disini penulis memfokuskan dalam bidang penelusuran informasi karena di bagian ini penulis menggangap layanan penelusuran informasi bisa dimanfaatkan oleh siapa saja., karena ditempatkan di lingkungan kampus, kususnya di perpustakaan, maka sasaran dari layanan ini adalah kelompok akademis, khususnya dosen dan mahasiswa yang terdaftar menjadi anggota UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
xxiv
Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam data base, apakah itu hubungan data base yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data (Calvin Mooers 1948;50).
Konsep dasar Information Retrievel bahwa sistem temu kembali informasi disini didesain untuk mencari dan menemukan fakta atau data tertentu. Tujuan utama dari sistem temu kembali informasi bibliografis, adalah dalam menemukan bibliografis secara rinci dari isi item yang informasinya diminta oleh pemustaka.
Pangkalan data dalam hal ini membandingkan rekod biblografis dari dokumen yang tersimpan. Dapat berisi abstrak atau teks lengkap dari dokumen, seperti artikel surat kabar, handbook, kamus, ensiklopedia, dokumen hukum, statistik, dan sebagainya. Dalam beberapa situasi, sistem didesain untuk menemukan teks saja, ini disebut full text retrival system. Model alternatif pada pencarian temu kembali informasi berbasis pengetahuan,sehingga memberikan pengguna informasi secara langsung.
Manfaat SIPISIS dalam penelusuran informasi:
1. Mempermudah pemustaka dalam penelusuran informasi. 2. Mempercepat penemuan informasi
3. Memberikan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan Informasi dari pangkalan data
xxv
xxvi BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan dies natalisnya.
Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang pembantu umum.
Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini digunakan untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
xxvii
perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru seluas 1.044m² (sekarang gedung LPM dan Lemnit).
Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun 1980 tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud nomor 0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta, ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun pembinaan sehari-hari dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya terdiri dari kepala perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.
Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan SK Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor 0174/1995 yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.
xxviii
letaknya strategis dekat pintu masuk utama kampus atau sebelah barat gedung rektorat UNY.
B. GEDUNG
Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca. Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang sekarang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan ruang secara rinci adalah sebagai berikut :
1. Lantai Satu
Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari :
a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14
b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh dibawa masuk ke ruangan/lantai atas.
c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari katalog yang berisi daftar semua koleksi milik perpustakaan. d. Ruang elektronik library
e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi
g. Kamar kecil untuk pengunjung h. Ruang pengelolaan
i. Ruang komputer j. Gudang
2. Lantai dua
xxix
a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan teknologi, seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan 4-9)- R.2.10.
b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09. c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk
keperluan pengunjung.
d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima tamu perpustakaan- R.2.06.
e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08. f. Dapur/pantry –R.2.05.
g. Ruang ATK –R.2.02.
h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03. 3. Lantai tiga
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan, kependudukan, poitik, ekonomi, hokum, hankam, etnografi, (golongan 0-3) – R.3.12.
b. Ruang koleksi khusus ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi –R.3.08.
c. Ruang baca –R.3.06 d. Ruang baca –R .3.05
xxx g. Mushola –R.3.09
h. Kamar kecl dan tempat wudhu untuk pengunjung dan karyawan –R.3.04
i. Koleksi skripsi/tesis/disertasi dan laporan penelitian –R.3.03
C. KOLEKSI
1. Koleksi Buku
Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan Juni 2008 terdiri dari buku/monografi yang berupa buku teks, buku informasi (fakta), buku rujukan (referensi), laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi, dengan rincian sebagai berikut :
TABEL 3.1.
KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia Asing Jumlah
xxxi
Sumber: Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008 2. Koleksi Majalah
Untuk melengkapi koleksi, UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang berupa majalah maupun jurnal. Jika dirinci keadaan majalah sampai dengan Juni 2008 sebagai berikut :
TABEL 3.2.
KOLEKSI MAJALAH DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia No Jenis
Langganan Hadiah Jml.
1 Jurnal 106 166 272
Untuk lebih memperdayakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis dan efisien, penempatannya sebagai berikut :
xxxii
a. Buku tandon (Reverse Books), diberi tanda “R” ditempatkan di lantai II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap judul dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).
b. Buku pinjaman/sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur dalam taat tertib dan prosedur peminjaman. Baik buku tendon maupun buku pinjaman penempatannya disusun menurut kelas/subjek.
2) Skripsi/Tesis/Disertasi
Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya sangat terbatas dengan persyaratan tertentu. Di ruang tesis/skripsi/disertasi penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subjek buku.
3) Laporan penelitian
Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang 3.03. Koleksi ini hanya dibaca di tempat, dan dapat difotokopi. Pergerakannya disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan subyeknya.
4) Koleksi Rujukan (Referensi)
xxxiii
untuk difotokopi. Koleksi ini disusun menurut jenis disertai kelas/subyek.
5) Koleksi Majalah/Jurnal
Koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat tidak dapat dipinjam dibawa pulang kecuali untuk difotokopi. Penyusunannya menurut abjad judul. Majalah baru ditayangkan (didisplay) dan majalah yang sudah lengkap nomornya dibendel/dijilid serta ditempatkan diruang yang sama. Di ruang majalah ini, pengunjung bisa membaca surat kabar yang didisplay dan majalah yang telah dibendel.
6) Koleksi yang dikemas dalam bentuk elektronik
Berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi UPT perpustakaan membuka layanan elektronik library yang semua koleksinya dikemas dalam bentuk elektronik dan ditempatkan di lanta I. Di ruang itu pemakai dapat menelusur berbagai macam literature yang sumber informasinya selalu baru atau actual. Untuk melayani pemakai yang mengakses internet penambahan fasilitas berupa computer dan printer selalu diupayakan dengan cara penambahan pengadaan komputer sejumlah 40 unit.
D. STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
xxxiv
Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY
xxxv
TABEL 3.3
FORMASI TENAGA DI UPT PERPUSTAKAAN UNY SAMPAI BULAN JUNI 2008
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008
F. SUMBER DANA (SUMBANGAN BUKU ALUMNI)
Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang akan mengakhiri masa studi dan mengikuti wisuda serta untuk mendapatkan surat keterangan bebas pinjam dari perpustakaan, dikenakan peraturan sebagai berikut :
a. Setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan satu buah buku sumbangan seharga minimal Rp. 10.000,00 untuk mahasiswa
xxxvi
S0, Rp. 15.000,00 untuk mahasiswa S1, dan Rp. 30.000,00 untuk mahasiswa S2/S3.
b. Sumbangan buku tersebut harus dilampiri bukti pembelian serta surat keterangan dari ketua jurusan/program studi yang menerangkan akan kesesuaian buku tersebut dengan kebutuhan jurusan/program studi dari mahasiswa yang bersangkutan. c. Sumbangan buku diserahkan kepada bagian layanan
administrasi keanggotaan untuk mendapatkan bukti penerimaan sumbangan buku.
G. SARANA DAN PRASARANA
Untuk memperlancar jalannya pelayanan dan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan, maka disajikan sarana dan prasrana sebagai berikut :
1. Perangkat Keras Komputer
TABEL 3.4.
PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Jenis Jumlah Kondisi
xxxvii
Amplifier 2 unit 1 unit rusak
Tape recorder 4 unit 3 unit rusak
Head phone 7 unit Baik
Video cassette recorder 1 Rusak
Televisi 7 Baik
VCD player 6 Baik
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008
2. Perangkat Keras Printer
TABEL 3.5.
PERANGKAT KERAS PRINTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai bulan Juni 2008
xxxviii
5 Kumpulan berita Indonesia 43
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008
H. LAYANAN
1. Sistem layanan
Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (open access). System layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan system tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. Selain itu pengguna akan merasa lebih dekat dengan bahan pustaka.
2. Macam layanan perpustakaan 2.1 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Layanan sirkulasi diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
xxxix
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi yang dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman pustaka di halaman 13.
Prosedur peminjaman :
a. Mencari data bibliografi melalui catalog atau jaringan catalog computer (OPAC = On-Line Public Acces Catalogue)
b. Setelah data ditemukan, cari bahan pustaka tersebut pada ruang koleksi peminjaman (lantai 1).
c. Menyerahkan bahan pustaka & selipkan kartu tanda anggota perpustakaan yang masih berlaku kepada petugaas.
d. Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan kartu tanda anggota diterimakan kepada peminjam.
2.1.2. pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup data pengembali, koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian, termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.
Prosedur pengembalian :
a. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan disertai kartu tanda anggota perpustakaan.
xl
2.2. Layanan rujukan dan informasi
Layanan ini berada di ruang 2.08 (lanta II). Bentuk layanannya berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang mencari dan membutuhkan informasi tertentu. Koleksi rujukan merupakan suatu buku atau publikasi, di mana seseorang dapat berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang objek, orang, atau peristiwa secara cepat dan mudah. Kecepatan dan kemudahan tersebut dikarenakan informasi buku rujukan dikemas secara sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis, tabular dan atau menurut kelompok tertentu/klasifikasi menurut topic/subyek/itemnya). Bagian layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi rujukan/referensi lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk dibaca seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk dipinjamkan/dibawa pulang.
2.3. Layanan Majalah
Sebenarnya bukan hanya majalah, tetapi semua jenis terbitan berkala lainnya, baik yang dilanggan maupun hadiah/pemberian/tukar-menukar. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah, popular dll, yang berbahasa Indonesia meupun berbahasa asing. Koleksi terbitan berkala ditempatkan di ruang 2.08 (lantai 2). Majalah terbitan baru dipajang di rak pajangan (Display Sheet) dan untuk majalah yang telah dijilid dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah dilayani dengan cara dibaca ditempat serta dapat difotokopi.
xli
· Mengambil bahan pustaka yang diperlukan
· Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan meniggalkan kartu tanda anggota perpustakaan. · Setelah difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan
menerima kembali kertu tanda anggota perpustakaan. 2.4. Layanan indeks dan kumpulan berita Indonesia
Indeks artikel dapat diakses pada setiap workstation jaringan On Line Public Access Catalogue (OPAC) yang ada di UPT yang ada di Indonesia bersifat elektronis yang dapat diakses dari seluruh jaringan Local Area Network (LAN) UNY, informasinya tersaji secara fulltext.
2.5. Layanan koleksi baca
xlii
psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan berada di ruang 3.12 (lantai 3). Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk difotokopi. 2.6. Layanan koleksi Disertasi/Tesis/Skripsi
Layanan yang berada di ruang 3.03 (lantai 3) ini menyediakan koleksi disertasi/tesis/skripsi. Karena keterbatasan ruangan, maka tidak semua koleksi disertasi/tesis/skripsi dapat dipajang di ruang layanan. Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjam dibawa pulang.
2.7. Layanan koleksi penelitian
Layanan ini berada dalam satu ruangan dengan layanan disertasi/tesis/skripsi, yaitu ruang 3.03 (lantai 3). Menyajikan laporan penelitian yang disusun oleh dosen UNY. Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk difotokopi sesuai dengan prosedur. Koleksi ini akan segera disajikan dalam bentuk digital.
2.8. Layanan koleksi elektronik
Koleksi elektronik ditempatkan di ruang 1.08 (lantai 1). Menyajikan koleksi bersifat elektronis yang meliputi :
- Pita rekam/kaset pelajaran bahasa asing (inggris, jerman, dan lain-lain)
- CD interaktif pembelajaran bahasa inggris
xliii
- Layanan jurnal elektronik, terdiri dari 700 judul jurnal internasional bidang kependidikan.
Penyediaan koleksi elektronik ini dilengkapi denga fasilitas operasi yang diperlukan, meliputi tape recorder, VCD player, DVD player, LCD dan perangkat computer. Adapun prosedur pemanfaatannya adalah sebagai berikut:
- menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan - memilih koleksi elektronik yang dikehendaki - menghubungi petugas apabila ada kesulitan
2.9. Layanan jasa fotokopi
Sebagai antisipasi dari kesibukan sebagian pengunjung perpustakaan yang tidak banyak waktu luang maupun alasan lain, sehingga harus mengcopy bahan pustaka.
2.10. Layanan jasa penelusuran informasi
xliv
semakin beragam bentuk dan penyajiannya. Selain itu juga harus memahami system temu kembali informasi yang ada di UPT perpustakaan UNY.
Dari sisi inilah peran pustakawan sebagai komunikator dan mediator sangat diharapkan. Khususnya bagi pengguna yang mengalami kesulitan dalam menemukan informasi, sehingga perlu bantuan jasa penelusuran. Dengan demikian informasi ditemukan untuk dimanfaatkan secara optimal.
Layanan jasa penelusuran informasi di perpustakaan UNY dilayani di ruang 2.08 (lantai 2). Layanan penelusuran tidak terbatas pada koleksi intern saja tetapi dalam kondisi tertentu diusahakan menelusur informasi di perpustakaan/pusat-pusat informasi di luar perpustakaan UNY.
2.11. layanan akses informasi dengan computer
Melalui akses informasi dengan computer pengguna dapat memperoleh print out dari data bibliografi yang telah diakses agar memudahkan penemuan informasi selanjutnya.
2.12. layanan pendidikan pemakai
xlv
Ragam bentuk pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh perpustakaan UNY adalah sebagi berikut :
- Orientasi perpustakaan
Dimasukkan dalam materi POSKAM (Pekan Orientasi Studi Kampus) selama 2 jam bagi mahasiswa baru baik program S0, S1, maupun pasca sarjana (S2 dan S3).
- Bimbingan singkat
Pemberian petunjuk secara spontan dan bersifat personal yang diberikan oleh pustakawan (khususnya pustakawan yang bertugas di referensi dan informasi) bagi pengguna yang menghendaki.
- Information Communication and Technology
Pelatihan pemanfaatan koleksi perpustakaan elektronik. Terdiri dari cara penelusuran informasi bibliografi yang menggunakan program CDS/ISIS baik melalui intranet maupun internet, penelusuran berita/artikel Indonesia melalui jaringan intranet (LAN UNY), juga penelusuran artikel jurnal internasional bidang pendidikan juga dapat diakses melalui internet dan intranet (LAN UNY).
2.13. layanan jasa konsultasi teknis
Konsultasi teknis yang dimaksud adalah kegiatan atau pemberian bimbingan, saran, dan petunjuk professional dalam bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi bagi yang memerlukan.
Layanan jasa ini tidak hanya bagi civitas akademika UNY, tetapi juga kepada masyarakat luas. Kegiatannya meliputi :
xlvi
· Teknis manajemen pengelolaan untuk berbagai jenis perpustakaan, pusat informasi, dan pusat sumber belajar.
· Otomasi perpustakaan khususnya dengan program SIPISIS.
· Tempat untuk praktikum, baik bagi mahasiswa UNY maupun dari luar UNY.
Pengguna layanan jasa konsultasi teknis yang disediakan oleh perpustakaan UNY, menunjukkan bahwa proporsi antara civitas akademika UNY dan pengguna dari luar UNY adalah sebanding.Bagi masyarakat yang memerlukan layanan jasa konsultasi teknis ini dapat menghubungi UPT perpustakaan UNY.
2.14. Layanan penyebaran informasi ilmiah terbaru terseleksi
Layanan ini memungkinkan bagi pengguna untuk mengatahui informasi-informasi baru yang berkaitan dengan bidang yang diminati. Untuk saat ini melayani informasi berupa artikel (full text) dan juga daftar judul artikel dari jurnal-jurnal dan majalah ilmiah yang dimiliki perpustakaan. Kajian profil pengguna belum dapat dilakukan secara personal/individual tetapi baru pada taraf jurusan/program studi yang ada di lingkungan UNY.
Layanan ini diselenggarakan dengan tujuan :
· Membantu pengguna agar dapat selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang diminatinya. · Memungkinkan pengguna mengetahui informasi
xlvii
· Memungkinkan terjadinya hubungan yang harmonis antara pengguna dan pustakawan, sehingga pemanfaatan koleksi dapat optimal.
3. Peraturan dan tata tertib
Pendayagunaan koleksi perpustakaan dapat terlaksana secara optimal apabila didukung oleh suasana yang kondusif. Dengan begitu pengguna merasa nyaman dan aman selama berada di perpustakaan. Karena itu maka disusunlah peraturan dan tata tertib.
3.1. Tata tertib pengunjung
Setiap pengunjung perpustakaan wajib mentaati peraturan dan tata tertib sebagai berikut :
a. Menunjukkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan UNY atau kartu mahasiswa UNY yang masih berlaku.
b. Men-scan kartu tanda anggota perpustakaan c. Dilarang :
1. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan
2. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan 3. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan
4. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa krah, dan kacamata hitam dalam gedung perpustakaan.
xlviii
Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta memberikan pelayanan dengan ketentuan waktu sebagai berikut :
a. Jam buka perpustakaan
Senin- Kamis : 07.30- 18.00 wib Jum’at : 07.30- 10.30 wib
Sholat jum’at 13.00- 18.00 wib Sabtu : 07.30- 11.30 wib b. Jam pelayanan peminjaman/pengembalian
Senin- Kamis : 07.30- 16.00 wib Jum’at : 07.30- 10.00 wib
Sholat jum’at 13.00- 16.00 wib Sabtu : 07.30- 11.00 wib
3.3. Pemakai jasa perpustakaan
Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi, maka UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan bagi :
a. Mahasiswa universitas negeri yogyakarta b. Dosen universitas negeri yogyakarta c. Karyawan universitas negeri yogyakarta
xlix 3.4. Syarat keanggotaan
Seluruh civitas akademika berhak untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan masyarakat dari luar. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus mendaftarkan dengan ketentuan sbb :
a. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku. 2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2
lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran b. Dosen dan karyawan UNY
1) Menyerahkan salinan atau fotokopi SK sebanyak 1 lembar.
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran
c. Masyarakat dari luar dapat menjadi anggota dengan keputusan sbb :
1) Menunjukkan kartu identitas
2) Menyerahkan surat keterangan dari instansi atau lembaganya
3) Mengisi blanko pendaftaran
l
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku 2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm sebanyak 2
lembar
3) Membayar uang adminidtrasi sebesar Rp. 8.000,-- kartu anggota FKP2T berlaku untuk satu semester. 3.5. Peminjaman pustaka
Peminjam datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan.
Lama peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam adalah sbb:
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar peminjaman yang telah disediakan.
b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit) 3.6. Fotokopi
Untuk kepentingan pendidikan, koleksi perpustkaan dapat difotokopi dengan persyaratan sebagai berikut :
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar peminjaman yang telah disediakan.
li 3.7. Keterangan bebas pinjam
Untuk memperlancar proses penyelesaian studi dan ketertiban administrasi layanan, UPT perpustakaan UNY memberikan surat keterangan bebas pinjam untuk kepentingan pendaftaran wisuda. Surat keterangan tersebut diberikan dengan syarat menyerahkan sumbangan satu buah buku kepada perpustakaan, sesuai dengan kebutuhan program studi/jurusannya yang disertai surat keterangan dari ketua program studi/jurusannya.
3.8. Sanksi
Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib serta keamanan yang berlaku pada UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan yang telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut :
a. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pinjaman di bagian sirkulasi dikenakan denda Rp. 300,00 per buku tiap hari keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman) b. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotokopi, pada
bagian layanan baca dikenakan denda Rp.500,00 per buku tiap jam keterlambatan.
lii
1) Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau keseluruhan atau hilang tersebut dengan bahan pustaka yang sama.
2) Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotokopian.
d. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik sebagian atau keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan.
3.9. Penitipan tas
Pengunjung perpustakaan yang akan memasuki ruang layanan, baik itu ruang sirkulasi, ruang baca, dan ruang yang lain, disediakan jasa layanan penitipan tas. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut :
a. Jasa layanan penitipan tas diberikan kepada semua pengunjung perpustkaan
b. Jasa layanan penitipan tas diberikan selama jam layanan perpustakaan
c. Pengguna jasa layanan penitipan tas diharuskan meminta nomor kepada petugas sebagai bukti penitipan.
d. Barang berharga (HP, kamera, kalkulator, dan uang ) tidak boleh dititipkan dan harus dibawa dan dijaga sendiri.
liii 3.10. Parkir
Layanan parkir yang disediakan oleh perpustakaan diberikan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Layanan parker diberikan hanya kepada pengunjung perpustakaan
b. Jasa layanan parker diberikan selama jam layanan perpustakaan
c. pengguna parker harus menunjukkan surat tanda nomor kendaraan
d. jasa layanan parker bukan merupakan jasa layanan penitipan kendaraan dan layanan parker tidak dikenai biaya.
e. Kendaraan yang hilang atau rusak bukan menjadi tanggung jawab perpustakaan.
liv
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISA MASALAH
Semakin berkembangnya teknologi informasi, dunia perpustakaan semakin hari semakin bergerak ke depan. Perkembangan perpustakaan ini juga didukung dengan teknologi informasi dan pemanfaatannya di berbagai bidang. Salah satu teknolgi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan, yaitu cara untuk membuat system perpustakaan berjalan secara otomatis dengan bantuan sedikit dari pustakawan. Beberapa Aplikasi otomatis yang ada di Indonesia SIPISIS, NCI BookMAN, Cardbox, Inmagig, VLTS, DYNIX dan lain-lain.
Pada tahun 1989 UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta sudah melakukan otomasi secara bertahap yang dilakukan melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi di bawah Unit Koordinasi Pepustakaan (UKKP) atas bantuan Bank Dunia UPT Pepustakaan Universitas Negeri Yogyakarta (waktu itu masih IKIP Yogyakarta) membangun pangkalan data CDS/ISIS yang sampai sekarang masih eksis keberadaannya.
lv
B. ALASAN PEMILIHAN SOFTWARE SIPISIS DI UPT UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Pada umumnya alasan pemilihan software SIPISIS dalam penelusuran koleksi mempunyai peranan layanan yang menjanjikan kecepatan, mengolah, menyimpan, administrasi keanggotaan dan penyebaran informasi. Dari hal tersebut penulis juga mempunyai alasan lain dalam pemilihan software SIPISIS antara lain:
1. Tidak memerlukan bianya, karena software ini pemberiaan dari UNESCO.
2. Tampilan menu dalam bahasa Indonesia sehingga memudahkan para pemustaka dalam menelusur informasi yang telah disediakan oleh perpustakaan UPT Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Dapat di kembangkan untuk berbagai keperluan aplikasi (perpustakaan dan administrasi).
4. Dapat di aplikasikan pada berbagai jenis LAN, Windows dan dapat di hubungkan dengan internet. Program ini dapat di kembangkan ke Website (WAIS-ISIS atau ISIS online).
5. Terdapat fasilitas bantuan yang dapat membantu pemakai program.
lvi
buku yang ada masih dalam peminjaman atau tidak. Pada sistem penelusuran koleksi ini pengunjung dimanjakan dengan cara mengakses koleksi yang di inginkan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, menawarkan fasilitas yang mudah dengan rinciaan panduan dalam penelusuran koleksi. C. PROSEDUR PENELUSURAN KOLEKSI WEBSITE DAN OPAC DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui Website UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Dengan cara mengetik beberapa bahasa perintah pada terminal, informasi dapat langsung diterima dari pangkalan data sumber informasi. Jaringan kerja lokal (LAN) perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dikemas dalam bentuk on-line Public Access Catalog (OPAC) dirintis sejak tahun 1998. Sebelum itu pada tahun 1989, koleksi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta telah masuk ke pangkalan data dengan menggunakan program Computerized Documentation Service/Integrated Set of Information System (CDS/ISIS). Sekitar tahun 1999, Perpustakaan
lvii
Gambar 2 Tampilan awal menu pada layar monitor
1) Setelah komputer di-booting, pada monitor akan tampak seperti pada Gambar 2.
2) Untuk memulai Klik 2 (dua) kali pada icon Internet Explorer 3) Klik tanda ٧ pada sisi kanan address
Muncul daftar alamat (terlihat seperti pada Gambar 2)
Pilih alamat http://library.uny.ac.id, apabila alamat tersebut belum ada, ketik http://library.uny.ac.id
lviii
Gambar 3 Contoh daftar alamat internet
lix
4) Untuk pencarian daftar literatur, pilih menu yang dikehandaki pada Katalog On-Line ( Pencarian Detail, My Bookmark, Pilih Database, atau A – Z Indeks)
5) Klik Pilih Database
Gambar 5
lx Select Databases Reset
Selur uh Dat abase
Ba da n Pe r pu st a k a n D a e r a h Pr ov . D I Y
Kat alog Buk u ( 23000 r ecor ds, 12 Sept em ber 2004)
FAKULTAS I LM U PEN D I D I KAN
BUKU ( 6000 r ecor ds, 11 JANUARI 2005)
UPT PERPUSTAKAAN
BUKU ( 62000 records, 11 JANUARI 2005)
Diser t asi, Tesis, Skr ipsi ( 12000 recor ds, 11 JANUARI 2005)
Lapor an Penelit ian ( 15000 recor ds, 11 JANUARI 2005)
Un iv e r sit a s N e g e r i Yogy a k a r t a
BUKU ( 62000 records, Sept em ber 2004)
Diser t asi, Tesis dan Skr ipsi ( 12450 recor ds, 12 Sept em ber 2004)
Lapor an Penelit ian ( 4788 r ecor ds, 12 Sept em ber 2004)
Select Databases Reset
Gambar 6
5) Klik salah satu database yang diinginkan, misal Katalog Koleksi Buku
lxi
Gambar 7
Selanjutnya untuk menelusur katalog buku perpustakaan bisa melalui Pencarian katalog misalnya refleksi dan reformasi
6) Klik cari (seperti terlihat pada Gambar 7)
Hasilnya muncul 16 records/cantuman buku yang ditulis oleh Suyanto.
lxii
Gambar 8
Akan muncul tampilan tampilan data bibliografi secara lengkap seperti pada
[ Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag - Nomor Tag - XML ]
<< Kembali ke hasil pencarian
Judul Refleksi dan reformasi pendidikan di Indonesia memasuki milenium III
Bahasa Ind
Pengarang Suyanto, Djihad Hisyam ISBN 979924613
Edisi/Cetakan Ed. ke-1, Ge. ke-1 Tempat Terbit Yogyakarta
lxiii
2. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui OPAC Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Tampilan awal menu OPAC Pilih koleksi pencarian, yang akan kita tentukan dengan cara memilih database .
a. Buku b. Artikel
c. Disertasi, Tesis dan Skripsi
Klik pada salah satu cara penelusuran yang kita pilih. a. Penelusuran dengan istilah anda,
b. Penelusuran dengan kamus istilah, c. Pencarian subyek,
lxiv Gambar 10 Tampilan menu selanjutnya adalah
1. Ketik informasi yang kita inginkan, misal Ekonomi 2. Klik tanda
“Lanjut>>”
lxv Tampilan Menu Hasil Penelusuran
Gambar 12
1. Untuk melihat tampilan berikutnya klik tanda panah 1 kanan ( > )yang terletak di sisi kanan bawah
2. Untuk mengetahui buku tersebut sedang dalam peminjaman atau tidak,Klik pojok kir bawah tentang status buku
3. Untuk mengahiri penelusuran klik keluar
D. KELEBIHAN PENELUSURAN INFORMASI MENGGUNAKAN SIPISIS DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Terpadu dan Mudah
lxvi
komonikatif, sehingga mdah dioperasikan. Program SIPISIS dirancang oleh suatu tim yang memiliki wawasan baik di bidang pemograman maupun dibidang pengolahan perpustakaan, sehingga progam ini dengan baik memadukan kebutuhan perpustakaan dan fleksibikitas pemograman. 2. Praktis dan Cepat
SIPISIS dapat memepercepat proses sirkulasi, pencarian data peminjaman, pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitungan data jumlah peminjaman, penelusuran informasi buku, serta pemasukan dan penyuntingan data penggunadan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan pengetikan pada keyboard atau dengan sistem barcode reader scanner. 3. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang dihasilkan oleh SIPISIS sangat akurat dalam menunjang pengelolaan perpustakaan di bagian sirkulsi untuk proses pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi tentang peminjam, daftar pinjaman dan deskripsi bibliografis buku. Menu pengembilan, peminjaman dan denda menampilkan peminjam, daftar pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari yang terlambat dan rupiah dendanya, serta status pengembaliaan dan perpanjangan. Informasi peminjam buku atau pinjaman panggilan dapat di tampilkan setiap saat. Surat tagihan keterlambatan dapat dibuat secara otomatis. Data jumlah peminjaman berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat secara harian, bulanan, tahunan atau waktu tertentu. Penelusuran buku memberikan informasi bibliogafis buku dan kesediaan buku.
lxvii
SIPISIS memberikan fleksibikitas dibidang sistem aplikasi dan pemilihan hardware SIPISIS dapat dioperasikan secara stand alone maupun muti
use, sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan dengan kemampuan
perpustakaan serta dapat mengembangkan secara bertahap.
E. HAMBATAN PENELUSURAN INFORMASI MENGGUNAKAN SIPISIS DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Kadang pustakawan terburu-buru dalam memasukkan data sehingga terjadi kekeliruan yang mengakibatkan hang sementara.
2. Ada fungsi tertentu yang masih di kerjakan menggunakan CDS/ISIS asli (pengideksan full dan pencetakan bibliografi)
F. SOLUSI DALAM MENGHADAPI HAMBATAN DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Kalau terjadi seperti hang sementara, biasanya di restart kemudian bisa melanjutkan bekerja kembali.
lxviii BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari beberapa pembahasan di muka, dapat ditarik kesimpulan sebagai brikut: 1. Alasan UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memilih
software SIPISIS antara lain : Tidak memerlukan bianya, tampilan menu dalam bahasa indonesia, terdapat fasilitas bantuan.
2. Langkah-langkah dalam melakukan penelusuran koleksi melalui OPAC dan Website.
· OPAC prosedur penelusurannya : Pemustaka memilih data koleksi yang diinginkan, klik salah satu penelusuran dengan fasilitas yang disediakan, pemustaka mengetik informasi diinginkan dan hasil penelusuranya akan muncul.
· Website prosedur penelusuranya : Pemustaka masuk internet explore, masukkan alamat website yang ingin dicari, pencarian daftar literature yang diinginkan, kilk salah satu data base yang diinginkan dan muncul data bibliografi yang dimaksud. 3. Kelebihan software SIPISIS antara lain : Menunya dalam bahasa
indonsia, memudahkan operator dalam menjalankan program, memepercepat proses kerja serta fleksibel.
lxix
5. Cara mengatasi hambatan di atas tersebut dengan cara : Merestart kemudian langsung bisa digunakan kembali bekerja..
B. SARAN
Saran yang dapat di sampaikan untuk UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, sebagai berikut:
1. Penambahan jumlah komputer untuk penelusuran informasi agar tidak antri sehingga penelusuran yang dilakukan lebih maksimal
2. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pemustaka di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta perlu menambah pegawai, karena Sumber Daya Manusia yang ada sekarang di rasa masih kurang.
3. Perlu adaya Security Gate untuk menjaga keamanan dan keutuhan koleksi yang ada di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
4. Sotware SIPISIS ini akan dikembangkan lebih baik dengan mengetahui beberapa hambatan (hang dalam pemasukan data) yang terjadi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
