1
DADANG BUNYAMIN
BAGAS WAHYU PRATAMA
DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PADJADJARAN BANDUNG
2016
ANALISIS IMPLEMENTASI PAYROLL CYCLE DAN INTERNAL CONTROL PADA PERUSAHAAN PROPERTI
Studi Kasus Pada Perusahaan Properti PT. Budi Karya Bangun Jati
Makalah ini diajukan untuk memenuhi Tugas Akhir Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki beragam industri, salah satunya industri properti. Sebagaimana diketahui, Indonesia memiliki banyak developer properti.
Sebuah perusahaan tentu saja memiliki pegawai yang menjadi pelaksana agar tujuan perusahaan tercapai. Apabila tujuan perusahaan tercapai, itu berkat para pegawainya. Tentu saja perusahaan sebagai penanggung jawab harus memberikan feedback kepada pegawaI yaitu berupa gaji.
Penulis tertarik untuk meneliti sistem penggajian pegawai karena perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar gaji kepada pegawai dan hal ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Sistem penggajian yang baik akan meningkatkan performa dari perusahaan dan meminimalisir terjadinya fraud. Oleh karena itu, judul karya ilmiah penulis adalah:
“Analisis Implementasi Payroll Cycle dan Internal Control pada Perusahaan Properti”
1.2 Identifikasi Masalah
Dengan latar belakang tersebut, maka beberapa permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem penggajian pegawai pada PT. Budi Karya Bangun Jati dikaitkan dengan teori Payroll Cycle dalam Sistem Informasi Akuntansi?
2. Bagaimana pengendalian internal sistem penggajian pada PT. Budi Karya Bangun Jati?
3. Apa saja yang sebaiknya diperbaiki dari sistem yang sudah ada?
3
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penulis dalam karya ilmiah ini adalah supaya pembaca mengetahui apakah sistem penggajian pada PT. Budi Karya Bangun Jati, juga apakah sistem tersebut sudah sesuai dengan teori yang ada. Selain itu, tujuan lainnya adalah supaya pembaca bisa mengetahui pengendalian internal yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi masalah yang ada dalam sistem penggajian PT. Budi Karya Bangun Jati. Selain itu juga pembaca juga bisa mengetahui proses apa saja yang perlu diperbaiki. Dan tujuan lainnya adalah untuk memenuhi tugas akhir praktikum Sistem Informasi Akuntansi.
1.4 Metode Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang akan diteliti oleh penulis, maka metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan penelitian normatif. Pendekatan normatif dilakukan dengan cara menelaah hal yang bersifat teoritis atau bahan pustaka yang ada dan membandingkannya dengan fenomena yang ada. Apakah fenomena tersebut sesuai dengan teori yang ada.
Dalam menguji kebenaran data dan fenomena yang ada, maka untuk pengumpulan data, metode yang dilakukan penulis adalah :
1. Penelitian kepustakaan (Library research), yaitu dengan cara mempelajari sumber- sumber literatur yang membahas mengenai Sistem Informasi Akuntansi.
2. Penelitian lapangan (Field research), yaitu dengan cara :
1. Mengadakan survey yang digunakan sebagai dasar penelitian. Dilakukan dengan menemui sumbernya yaitu salah satu pihak PT. Budi Karya Bangun Jati untuk meminta izin melakukan riset dan mengumpulkan data dalam melaksanakan penelitian.
2. Mengadakan wawancara langsung dengan pihak PT. Budi Karya Bangun Jati
yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.
4
Lokasi penelitian dilakukan di kantor PT. Budi Karya Bangun Jati, jalan Pinang
Kuningan I no. 1 Pondok Indah, Jakarta.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2013:22) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi:
“Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian Data adalah keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). Sedangkan Informasi adalah keseluruhan makna yang menunjang amanat yang terlihat dalam bagian-bagian amanat itu.
Dengan kata lain data adalah sekumpulan fakta yang dikumpulkan, dicatat dan disimpan oleh sistem informasi. Data yang kemudian diolah sehingga dapat memberikan arti bagi penggunanya adalah informasi. Karakteristik yang dimiliki oleh informasi yang baik dan dapat berguna adalah (Romney) :
Relevance : infromasi megurangi ketidakpastian memperbaiki
kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya
Reability : informasi andal jika bebas dari kesalahan atau
penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitaas di organisasi.
Completeness : informasi lengkap jika tidak menghilangkan aspek-
aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau
aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
6
Timeliness : informasi tersedia tepat waktu jika diberikan pada saat
yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakan dalam membuat keputusan
Undestandability : informasi dapat dipahami jika disajikan dalam
bentuk yang dapat dipakai oleh seluruh pihak yang membutuhkan.
Verifiability : informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan
pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing- masing akan menghasilkan informasi yang sama.
Accessibility : informasi dapat diakses ketika diperlukan sewaktu-
waktu.
Menurut Rommey (1997) mengatakan bahwa :
Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang diselenggarakan untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan terorganisir cara untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi dengan cara dan juga prosedur tertentu.
Berdasarkan informasi yang dihasilkan, pengguna informasi pada perusahaan digolongkan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Pengguna Internal (Internal Users)
Pengguna internal adalah orang-orang yang berada di dalam suatu organisasi/perusahaan yang merencanakan, mengorganisasi, dan menjalankan bisnis. Mereka termasuk manajer pemasaran, supervisi produksi, direktur keuangan, dan para staff perusahaan. Informasi yang digunakan bersifat mandatory dan essential.
2. Pengguna Eksternal (External Users)
Pengguna eksternal adalah orang-orang atau organisasi-organisasi
diluar perusahaan yang berkepentingan untuk mengetahui dan
membahas laporan akuntansi suatu perusahaan. Yang termasuk
7
kedalam pengguna eksternal adalah investor dan kreditor. Informasi yang digunakan bersifat discretionary.
Pengertian Akuntansi menurut American Insitute of Certified Public Accounting (AICPA) dalam Harahap (2003) :
“Akuntansi sebagai seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan termasuk menafsirkan hasil-hasilnya.”
Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut (Wilkinson,1990).
Sistem Informasi Akuntansi
adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan (Ruswinarto, H.,1995:248).
Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem
yang terdiri dari kumpulan dua atau lebih komponen yang saling berkakitan dan
berinteraksi yang mana sub sistemnya mendukung sistem yang besar yang
digunakan dalam sebuah organisasi, berfungsi untuk mengelola
organisasi/perusahaan dalam mengumpulkan, mencatat, memproses dan menyimpan
data mengenai transaksi akuntansi dan menciptakan pengendalian internal.
8
2.1.2 Unsur-unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2005:3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas- aktivitas organisasi.
3. Data tentang organisasi dan proses-proses bisnis organisasi.
4. Software (perangkat lunak) yang dipakai untuk pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah dan mengirimkan data dan informasi.
6. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang menjaga data dalam SIA
2.1.3 Modelling dalam Sistem Informasi Akuntansi
Model yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari tiga jenis, yaitu:
1. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Mulyadi mengatakan bahwa:
“Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.”
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data dari dalam suatu organisasi. DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang berjalan, dan untuk membuat perencanaan dan perancangan sistem yang baru (Romney, 2003:156)
Terdapat tiga jenis Data Flow Diagram (DFD), yaitu :
9
1. Context Diagram : menggambarkan rangkuman dari keseluruhan
sistem, memberitahukan kepada sistem pemrosesan data apa saja yang dilakukan oleh entitas eksternal yang menjadi sumber dan tujuan.
Gambar 2.3.3 1 Context Diagram pada Expenditure Cycle
Sumber : Google
2. Decomposition Diagram : untuk mengetahui subproses yang ada dari suatu context diagram. Decomposition Diagram merupakan
rangkuman dari keseluruhan proses dan sub proses pada suatu DFD.
Gambar 2.3.3 2 Decomposition Diagram pada Revenue Cycle Sumber : Google
10
3. DFD level 1,2,3.. dll. : sub proses dalam suatu context diagram
digambarkan kembali pada DFD level 1, dijelaskan kembali di level 2, dan begitupun selanjtnya hingga mendapatkan gambaran yang tercukupi.
Gambar 2.3.3 3 DFD level 0
Sumber : Google
Simbol-simbol yang terdapat dalam perancangan DFD adalah :
Simbol Nama Keterangan
Data Source and Destination
Menggambarkan organisasi, entitas, atau individu yang mengirim atau menerima data
yang digunakan/dihasilkan sistem
Data Flow
Menggambarkan arus data antara sumber, tujuan, proses
dan data stores.
11
Transformation Processes Proses transformasi data
masuk dan keluar
Data Stores
Penyimpanan data menggambarkan repository
data secara temporer
Tabel 2.3.3 1 Simbol DFD
2. Flowchart
Menurut Al-Bahra bin ladjamudin mengatakan bahwa:
“Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.”
No Simbol Pengertian Keterangan
1. Mulai / berakhir (
Terminal )
Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program; juga digunakan untuk
menunjukkan pihak eksternal.
2. Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer.
3. Kegiatan Manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang
dilaksanakan secara manual.
4. Arsip
Arsip dokumen disimpan dan diambil secara manual. Huruf didalamnya menunjukkan cara pengurutan arsip: N = Urut Nomor; A = Urut Abjad; D = Urut Tanggal.
T
12 5.
Input / Output;
Jurnal / Buku Besar
Digunakan untuk menggambarkan berbagai media input dan output dalam sebuah bagan alir program.
6. Disk Bermagnit Data disimpan secara permanen pada disk bermagnit.
7.
Penghubung Pada
Halaman Berbeda Menghubungkan bagan alir yang berada dihalaman yang berbeda.
8. Pemasukan Data On
Line
Entri data alat oleh on line seperti terminal CRT dan komputer pribadi.
9. Pemrosesan
Komputer
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi
10. Arus Dokumen atau
Pemrosesan
Arus dokumen atau pemrosesan; arus normal adalah ke kanan atau ke bawah.
11. Keputusan Sebuah tahap pembuatan keputusan
12.
Penghubung Dalam Sebuah Halaman
Menghubungkan bagan alir yang berada pada halaman yang sama.
13. Dokumen Rangkap
Digambarkan dengan menupuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen dibagian depan dokumen pada bagian kiri atas.
Tabel 2.3.3 2 Flowchart
13
Berikut adalah contoh penerapan Flowchart
Gambar 2.3.3 4 Flowchart Sumber : Google
3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Sedangkan Entity Relationship Diagram menurut Dolly Indra dalam Modul Perancangan Sistem Informasi adalah :
“ERD ( Entity Relationship Diagram ) adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. Digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relative kompleks ”.
Simbol-simbol yang diunakan dalam ERD adalah :
Simbol Nama Keteragan
Entity Berupa objek atau entitas
14 Atribute Menggambarkan karakter yang
dimiliki
Relationship Menghubungkan antara suatu entitas pada entitas lainnya
Tabel 2.3.3 3 ERD
Dalam penerapannya, pada simbol atribute terdapat tiga jenis karakter yang dimiliki oleh suatu atribute, yaitu :
1. Primary Key : kunci utama dari suatu entitas yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary key menjadikan tiap catatan memiliki identitas tersendiri yang membedakan satu sama lain.
2. Foreign Key : satu atribute yang melengkapi satu relationship yang tertuju pada induknya.
3. Description : digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik.
Dalam merancang ERD terdapat beberapa hubungan yang dapat terjadi yaitu :
1. Relasi Satu ke Satu (One to One)
Adanya relasi antara himpunan entitas satu kepada entitas lain, tetapi tidak lebih dari satu atau hanya satu atribut yang dimiliki. Berikut ini penggambarannya:
Dosen Kepalai Jurusan
NID NID
1 1
15 Gambar 2.3.3 5 Relasi Satu ke Satu (One to One)
2. Relasi Satu ke Banyak (One to Many)
Adanya relasi antara himpunan entitas terhubung pada hanya satu entitas yang memiliki dua atau lebih atribut. Berikut ini penggambarannya:
Dosen Ajar Kuliah
NID Kd_MK
1 M
NID
Gambar 2.3.3 6 Relasi Satu ke Banyak (One to Many)
3. Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)
Adanya relasi antara himpunan entitas dengan suatu entitas yang lainnya yang mana memiliki atribut yang banyak, dimana dalam hubungannya juga terdapat atribut. Berikut ini penggambarannya:
Mahasiswa Belajar Kuliah
NIM Kd_MK
M N
NIM Kd_MK
Gambar 2.3.3 7 Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)
2.1.4 Sub Sistem pada Sistem Informasi Akuntansi
Dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi, didalamnya terdapat 5 sub
sistem penting yaitu :
16
(1). Sistem Pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah segala kegiatan yang bertujuan untuk mendapatkan segala sumber ekonomis baik barang maupun jasa.
(2). Sistem Pendapatan (Revenue Cycle) adalah segala kegiatan perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan untung atau laba dari para konsumen dengan cara menjual barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan tersebut.
(3). Sistem Produksi (Production Cycle) sistem ini berhubungan dengan proses pengolahan sumber ekonomi.
(4). Sistem Penggajian (Human resources/Payroll Cycle) sistem ini berkaitan dengan management dan pengendalian sumber daya yang dilakukan oleh perusahaan seperti investasi dan aktiva.
(5). Sistem Buku Besar dan Laporan Keungan (General Ledger and Financial Accounting) adalah semua kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
2.2 Profil Perusahaan
PT. Budi Karya Bangun Jati berdiri pada tahun 2004 di Jakarta. Didirikan oleh Budi
Riyanto dan Susilo Dwi Santoso dengan usaha utama furniture. Pada tahun 2009, PT. Budi
Karya Bangun Jati beralih ke usaha properti. Dipimpin oleh CEO dan dibantu oleh
secretary, manajer Finance Division, manajer Producion Division serta manajer Human
Resource Division. Untuk menjalankan bisnisnya, PT. Budi Karya Bangun Jati memiliki
pegawai yang terbagi menjadi dua bagian, pegawai kantor dan pekerja lapangan. Pekerja
lapangan dipimpin oleh supervisor dan pegawai kantor dipimpin oleh masing manajer
masing-masing divisi
17
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Budi Karya Bangun Jati
CEO
Secretary
HRD Production
Treasury
18
BAB III
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Current Business Process
Di sub bab ini, penulis akan membahas mengenai siklus penggajian pada PT. Budi Karya Bangun Jati. Proses awal siklus dimulai dari pengumpulan data jam kerja pegawai kantor dan pekerja lapangan oleh Human Resources Division. Lalu HRD menyiapkan payroll data yang nantinya akan diotorisasi oleh direktur. HRD juga menyiapkan tax rates.
Setelah otorisasi, payroll data tersebut akan diberikan kepada Treasury oleh HRD.
Treasury akan membuat slip gaji berdasarkan payroll data. Slip gaji yang telah disiapkan oleh Treasury akan diberikan kepada pegawai kantor, sementara untuk pekerja lapangan akan diberikan kepada supervisor dan akan distribusikan oleh supervisors kepada pekerja lapangan. Setelah pegawai kantor dan supervisor menerima slip gaji pekerja lapangan, mereka akan mencairkan ke bank.
Human Resources Division akan melaporkan total payroll data ke secretary dan secretary akan memperbaharui payroll master data. Treasury akan membayarkan tax deposit.
3.2 Penerapan Internal Control COSO ERM
1. Internal Environment
- Sebelum membuat payroll data, HRD harus menyiapkan format data yang dibutuhkan. Bisa berbentuk form isian dan juga menggunakan job tme ticket yang ada.
2. Event Identification
- Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan dari penyiapan payroll data
hingga pendistribusian gaji dan pajak.
19
3. Objective Setting
- Menyiapkan payroll data yang akurat - Mendistribusikan secara cepat dan tepat - Membayarkan pajak secara tepat
4. Risk Assesment
- Data jam kerja tidak akurat - Pendistribusian tidak tepat waktu - Perhitungan pajak tidak tepat 5. Risk Respond
- Semua kepala divisi mengontrol job time card - Merekrut ahli pajak
6. Control Activities
7. Information and Communication
Komunikasi antar divisi terintegrasi agar tidak terjadi miscomunication Penyerahan job time card dilakukan rutin dan tepat waktu untuk meminimalisir kecurangan
8. Monitoring
Dilakukakn oleh CEO dengan mengotorisasi payroll check yang akan diberikan
20
3.3 DFD dan Flowchart Current Business Process
Decomposition Diagram
Payroll Cycle
1.0 Collect and Update Master
Data
3.0 Distribute
Payroll 2.0
Prepare Payroll
4.0 Disburse Payroll
Context Diagram
HRD
Treasury
Secretary
Bank
Employee Job Time Card
Job Time Card
Payroll Data
Director
Payroll Data
Authorized Payroll Data Authorized Payroll Data
Authorized Payroll Data Paycheck
Paycheck Paychceck
Report Payroll Cycle
21
DFD Level 0
1.0 Collect and Update Master
Data
2.0
Prepare Payroll 3.0
Distribute Payroll 4.0
Disburse Payrol
Treasury
Master Payroll Data Production
HRD
Labor Hour
Labor Hour
Labor Hour Payroll Data
Payroll Data
Payroll Check Bank
22
DFD Level 1
1.0 Collect and Update Master
Data
Payroll Master Data Treasury
HRD
Production Labor Hour
Labor Hour
Labor hour Payroll Data
CEO
Authorization
23
Document Flowchart
Flowchart Payroll Cycle PT. Budi Karya Bangun Jati
HRD CEO Treasury Secretary
Phase
Start
Collect work hour
Payroll Data
Authoriza tion
Complete
Yes
No
Authorized Payroll
Making Payroll Check
Payroll Check
Distribute to Supervisors
and managers
Reporting
End
24
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Dari penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa:
1. PT. Budi Karya Bangun Jati telah memiliki siklus penggajian
2. PT. Budi Karya Bangun Jati telah menerapkan beberapa Internal Control
4.2 Saran
Saran untuk PT. Budi Karya Bangun Jati adaalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Internal Control dari Payroll Cycle dengan memperhatikan setiap poin yang ada pada COSO ERM.
2. Memperbaiki sistem penggajian yang ada
25
DAFTAR PUSTAKA
Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2016). Bandung.
Orgnization, C. o. (2013). COSO. Retrieved from www.coso.org/ic.htm.
Pengertian dan Contoh Dari Context Diagram, Data Flow Diagram, dan Flow Map. (2016).
Retrieved from Academia:
http://www.academia.edu/6078318/Pengertian_dan_Contoh_Dari_Context_Diagram_Dat a_Flow_Diagram_dan_Flow_Map_upload_by_rahmatdi99.com
Romney, M. B. (n.d.). Accounting Information System. Pearson.
