Universitas Mercu Buana 9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Industri Modern
2.1.1 Konsep Deming tentang Sistem Industri Modern
(Gazperz,Vincent.1998) Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan terus-menerus (continuous improvement) , yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi kepada konsumen. Seterusnya, berdasarkan informasi sebagai umpan-balik dikumpulkan dari pengguna produk (pelanggan) itu kita dapat mengembangkan ide-ide untuk menciptakan produk baru atau memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini.
Dr. William Edwards Deming, seorang guru manajemen kualitas dari
Amerika Serikat, pada bulan Agustus 1950 dalam suatu konferensi dangan manajemen puncak di Hotel de Yama, Mount Hakone, Jepang, memperkenalkan suatu diagram yang memandang industri sebagai suatu sistem. Perbaikan performansi bisnis modern harus mencakup keseluruhan sistem industri dari kedatangan material sampai distribusi kepada konsumen dan desain ulang produk
Universitas Mercu Buana 10 (barang dan/atau jasa) untuk masa mendatang. Dalam organisasi jasa, sumber- sumber A, B, C, dan D dalam Gambar 1.1 dapat menjadi sumber data , atau kerja dari operasi sebelumnya seperti dokumentasi-dokumentasi yang berkaitan dengan permintaan konsumen, pembelian bahan baku dari pemasok, proses produksi, tingkat inventori yang ada, perhitungan biaya, pengiriman produk ke distributor sebagai konsumen antara atau ke konsumen akhir secara langsung, dan lain-lain.
Konsep sistem industri yang dikemukakan oleh Deming dalam Gambar 2.1 selanjutnya populer dengan nama Roda Deming (Deming’s Wheel) seperti ditunjukkan didalam Gambar 2.2.
Gambar 2.1 Proses Industri Dipandang Sebagai Suatu Sistem
Sebagaimana tampak dalam Gambar 2.2, Roda Deming terdiri dari empat komponen utama, yaitu : riset pasar, desain produk, proses produksi, dan
Desain dan
Desain Ulang Riset Pasar
Konsumen
Distribusi Produksi,Perakitan,
Inspeksi
Penerimaan dan pengujian material A
B C D
Pengujian Proses, mesin, metode, Biaya,dll.
Pemasok material dan peralatan
Universitas Mercu Buana 11 pemasaran. Deming menekankan pentingnya interaksi tetap antara riset pasar, desain produk, proses produksi dan pemasaran, agar perusahaan industri mampu menghasilkan produk dengan harga kompetitif dan kualitas yang lebih baik,sehingga memuaskan konsumen. Deming menjelaskan bahwa Roda itu harus dijalankan atas dasar pengertian dan tanggung jawab bersama untuk mengutamakan efisiensi industri dan peningkatan kualitas. Ia menjelaskan bahwa dengan cara menjalankan Roda Deming secara terus menerus perusahaan industri modern dapat memenangkan persaingan yang amat kompetitif dan memperoleh keuntungan yang dapat dipergunakan untuk pengembangan usaha dan kesejahteraan tenaga kerja.
Gambar 2.2 Roda Deming dalam Sistem Industri Modern Tahap Kedua :
Desain Produk Sesuai Keinginan Pasar (Konsumen)
Tahap Ketiga : Proses Produksi secara efektif dan
efisien sesuai desain produk Tahap Pertama :
Riset Pasar untuk mengetahui keinginan pasar
(Konsumen)
Tahap Keempat : Pemasaran Produk dengan pelayanan purna jual yang baik
Universitas Mercu Buana 12 Dari Roda Deming dalam Gambar 1.2 tampak bahwa berdasarkan informasi tentang keinginan konsumen (pasar) yang diperoleh dari riset pasar yang komperhensif, selanjutnya di desain produk sesuai dengan keinginan pasar itu.
Desain produk telah menetapkan model dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi. Bagian produksi harus meningkatkan efisiensi dari proses dan kualitas produk, agar diperoleh produk-produk berkualitas sesuai dengan desain yang telah ditetapkan berdasarkan keinginan pasar itu, dengan biaya yang serendah mungkin. Hal itu dapat dicapai dengan menghilangkan pemborosan (waste) yang terjadi dalam proses produksi itu, melalui perencanaan dan pengendalian proses produksi. Selanjutnya,hasil dari proses produksi yang efisien dan berkualitas itu yang dicirikan oleh produk yang memiliki spesifikasi desain yang telah ditetapkan berdasarkan keinginan pasar di distribusikan ke konsumen (distributor atau pengguna akhir dari produk) melalui bagian pemasaran, dengan harga yang kompetitif. Bagian pemasaran dari industri modern selanjutnya bertanggung jawab langsung kepada konsumen, karena mereka lah uang berhubungan langsung dengan konsumen itu. Setiap bagian dalam organisasi industri modern harus mendukung bagian desain, produksi dan pemasaran dalam meningkatkan kualitas kepada konsumen.
Proses dalam Gambar 2.2 itu berulang kembali secara kontinu sepanjang waktu dalam praktek-praktek yang terus diperbaiki. Suatu survey yang pernah diadakan dan telah berlaku umum menyatakan alasan-alasan mengapa pelanggan meninggalkan perusahaan, antara lain : meninggal (1%), pindah (3%), membentuk kelompok lain (5%), alasan pesaing lebih baik (9%), produk mengecewakan (14%), dan sikap tidak berbeda dari perusahaan dalam memberikan pelayanan dari
Universitas Mercu Buana 13 waktu ke waktu (68%). Alasan-alasan ini menunjukkan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.
2.1.2 Konsep Dasar Sistem produksi
(Assauri,Sofjan.2008) Organisasi industri merupakan salah satu mata rantai dari sistem perekonomian, karena ia memproduksi dan mendistribusikan produk (barang dan/atau jasa). Produksi merupakan fungsi pokok dalam setiap organisasi,yang mencakup aktifitas yang bertanggung jawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan output dari setiap organisasi industri itu.
Produksi adalah bidang yang terus berkembang selaras dengan perkembangan teknologi, dimana produksi memiliki suatu jalinan hubungan timbal balik (dua arah) yang sangat erat dengan teknologi. Produksi dan teknologi saling membutuhkan. Kebutuhan produksi untuk beroperasi dengan biaya yang lebih rendah, meningkatkan kualitas dan produktivitas, dan menciptakan produk baru telah menjadi kekuatan yang mendorong teknologi untuk melakukan berbagai terobosan dan penemuan baru. Produksi dalam sebuah organisasi pabrik merupakan inti yang paling dalam, spesifik serta berbeda dengan bidang fungsional lain seperti : keuangan, personalia dll.
(Baroto,Teguh.2002) Sistem produksi merupakan sistem integral yang mempunyai komponen struktural dan fungsional. Dalam sistem produksi modern terjadi suatu proses transformasi nilai tambah yang mengubah input menjadi output yang dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar.
Universitas Mercu Buana 14 Proses transformasi nilai tambah dari input menjadi output dalam sistem produksi modern selalu melibatkan komponen struktural dan fungsional. Sistem produksi memiliki beberapa karakteristik yaitu :
1. Mempunyai komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan yang utuh. Hal ini akan berkaitan dengan komponen struktural yang membangun sistem produksi itu.
2. Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaanya, yaitu menghasilkan produk (barang dan/atau jasa) berkualitas yang dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar.
3. Mempunyai aktifitas berupa proses transformasi nilai tambah input menjadi output secara efektif dan efisien.
4. Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa optimalisasi pengalokasian sumber-sumber daya.
Sistem Produksi memiliki komponen atau elemen struktural dan fungsional yang berperan penting dalam menunjang kuntinuitas operasional sistem produksi itu. Komponen atau elemen struktural yang membentuk sistem produksi terdiri dari : bahan (material), mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, energi, informasi, tanah dan lain-lain. Sedangkan komponen atau elemen fungsional meliputi ; supervisi, perencanaan, pengendalian, koordinasi dan kepemimpinan, yang kesemuanya berkaitan dengan manajemen dan organisasi. Suatu sistem produksi selalu berada dalam lingkungan, sehingga aspek-aspek lingkungan seperti perkembangan teknologi, sosial dan ekonomi, serta kebijakan pemerintah akan sangat mempengaruhi keberadaan sistem produksi itu.
Universitas Mercu Buana 15 Secara skematis sederhana, sistem produksi dapat digambarkan seperti Gambar 2.3 yang tampak bahwa elemen-elemen utama dalam sistem produksi adalah input, proses, dan output serta adanya suatu mekanisme umpan balik untuk pengendalian sistem produksi itu agar mampu meningkatkan perbaikan terus menerus (continuous improvement). Suatu proses dalam sistem produksi dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari tenaga kerja, material dan informasi, metode kerja, dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan, guna menghasilkan nilai tambah bagi produk, agar dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. Proses itu mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
LINGKUNGAN
Gambar 2.3. Skema Sistem Produksi
INPUT PROSES
• Tenaga Kerja
• Modal
• Material
• Energi
• Tanah
• Informasi
• Manajerial
PROSES TRANSFORMASI
NILAI TAMBAH
PRODUK (Barang dan/atau jasa)
Umpan Balik untuk Pengendalian Input, Proses dan Teknologi
OUTPUT
Universitas Mercu Buana 16 2.2 Strategi Respons terhadap Permintaan konsumen
(Kusuma,Hendra.2004) Strategi respons terhadap konsumen mendefinisikan bagaimana suatu perusahaan suatu perusahaan industri manufaktur akan memberikan tanggapan atau respons terhadap permintaan konsumen. Berikut ini dikemukakan penjelasan singkat tentang kelima strategi respons terhadap permintaan konsumen :
1. Design to Order
Dalam Strategi Design to order atau kadang-kadang disebut engineer to order, perusahaan tidak membuat produk itu sebelumnya. Dengan demikian bagi perusahaan yang memilih strategi ini tidak mempunyai sistem inventori, karena produk baru akan di disain dan diproduksi setelah ada permintaan pelanggan. Dalam strategi Design to Order (Engineer to order), perusahaan tidak mempunyai resiko berkaitan dengan investasi inventori. Strategi respons terhadap permintaan konsumen berdasarkan Design to Order atau Engineer to order akan cocok untuk produk-produk baru dan/atau unik secara total.
2. Make to Order
Perusahaan industri yang memilih strategi Make to Order hanya mempunyai desain produk dan beberapa material standar dalam sistem inventori,dari produk-produk yang telah dibuat sebelumnya. Dalam strategi Make to Order, perusahaan mempunyai resiko yang sangat kecil berkaitan dengan investasi inventori. Sebagaimana halnya dengan strategi Design to Order ,fokus
Universitas Mercu Buana 17 operasionalnya adalah pada pesanan spesifik dari pelanggan dan bukan pada parts.
3. Assembly to Order
Perusahaan industri yang memilih strategi Assembly to Order akan memiliki inventori yang terdiri dari semua subassemblies atau modul-modul (modules).
Apabila pelanggan memesan produk, produsen secara cepat merakit modul- modul yang ada dan mengirimkan dalam bentuk produk akhir ke pelanggan.
Strategi Assembly to Order digunakan oleh perusahaan-perusahaan industri yang bersifat modular, dimana beberapa produk akhir membentuk modul- modul umum (commons modules). Dalam strategi Assembly to Order, perusahaan industri memiliki resiko yang moderat berkaitan dengan investasi inventori.
4. Make to Stock
Perusahaan industri yang memilih strategi Make to Stock akan memiliki inventori yang terdiri dari produk akhir (finished product) untuk dapat dikirim dengan segera apabila ada permintaan dari pelanggan. Siklus waktu dimulai ketika produsen menspesifikasikan produk, memperoleh bahan baku, dan memproduksi produk akhir untuk disimpan dalam stock. Perusahaan industri memiliki resiko yang tinggi berkaitan dangan investasi inventori, karena pesanan pelanggan secara aktual tidak dapat diidentifikasikan secara tepat dalam proses produksi. Permintaan aktual dari pelanggan hanya dapat diramalkan, dimana sering kali tingkat aktual dari produksi hanya berkorelasi rendah dengan pesanan pelanggan aktual yang diterima. Fokus operasional dari perusahaan industri yang memilih strategi ini adalah terarah pada
Universitas Mercu Buana 18 pengisian kembali inventori (replenishment of inventory), dimana sistem produksi menetapkan tingkat inventory berdasarkan pada antisipasi pesanan yang akan datang, dan bukan berdasarkan pesanan yang ada sekarang.
5. Make to Demand
Strategi Make to Demand dapat dianggap sebagai suatu strategi baru yang dikembangkan dalam perusahaan industri, dimana respons terhadap permintaan pelanggan secara total adalah fleksibel. Penyerahan produk dari perusahaan berkaitan dengan kualitas dan waktu penyerahan secara tepat berdasarkan keinginan pelanggan. Strategi ini responsif secara lengkap terhadap pesanan pelanggan (sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan pelanggan ), tetapi dapat menyerahkan produk dengan kecepatan mendekati strategi Make to Stock. Strategi ini merupakan kombinasi dari berbagai strategi yang ada untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Siklus hidup produk (Product life cycle) merupakan tahap-tahap yang akan dilaluioleh suatu produk dari permulaan sampai akhir yaitu :
Tahap pengenalan atau permulaan (introduction phase), biasanya dicirikan dengan perubahan disain produk secara cepat, banyaknya jenis produk baru yang dikenalkan dan volume produk sangat rendah, sehingga angka penjualan produk masih rendah.
Tahap pertumbuhan (Growth phase), dicirikan dengan volume produk yang meningkat, banyaknya jenis produk yang lebih sedikit, dan desain produk menjadi stabil. Dalam tahap ini permintaan pelanggan mulai meningkat, sehingga angka penjualan pun meningkat.
Universitas Mercu Buana 19 Tahap Kestabilan atau kematangan (maturity phase), dicirikan dengan permintaan pasar yang tinggi, dan volume produk mencapai puncak. Biasanya selama tahap ini varietas produk sangat sedikit dan relatif stabil namun angka penjualan produk mencapai puncaknya.
Tahap penurunan atau kemunduran (decline phase) dicirikan dengan angka penjualan produk mulai menurun. Perusahaan biasanya menambah banyak jenis produk baru untuk mengembangkan siklus hidup (life cycle), sehingga akan sangat banyak fitur baru dan pilihan , sementara volume per jenis produk akan berkurang.
2.3 Manufacturing Resource Planning (MRP II)
(Gazperz,Vincent.2004) MRP II merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan data di antara berbagai aktivitas produksi dan area fungsional lainnya dari bisnis secara keseluruhan. Sistem MRP II mengkoordinasikan pemasaran, manufakturing, pembelian dan rekayasa melalui pengadopsian rencana produksi serta melalui penggunaan satu data base terintegrasi guna merencanakan dan memperbaharui aktivitas dalam sistem industri modern secara keseluruhan. Pada dasarnya, dalam sistem MRP II perencanaan produksi dikembangkan dengan perencanaan strategic bisnis yang melibatkan manajemen puncak dari perusahaan industri itu.
Dalam system MRP II , departemen produksi diharapkan untuk memproduksi pada tingkat produksi yang telah ditetapkan dan menjadi komitmen dari manajemen industry itu. Departemen pemasaran kemudian akan memasarkan produk pada tingkat produksi yang telah ditetapkan itu. Dan departemen keuangan
Universitas Mercu Buana 20 akan menjamin sumber-sumber daya keuangan yang cukup agar mampu merealisasikan rencana produksi pada tingkat yang telah ditetapkan bersama.
Berdasarkan petunjuk dari rencana produksi itu, selanjutnya dibuat jadwal produksi induk ( Master Production Schedule = MPS ) yang menspesifikaskan kuantitas dari produk spesifik yang akan diproduksi. Pada tahap ini kemudian diperiksa secara garis besar apakah kapasitas yang tersedia cukup untuk mendukung MPS itu. Jika tidak cukup, salah satu kapasitas atau MPS harus dikoreksi atau diubah. Selanjutnya apabila telah sesuai, kita dapat melakukan perencanaan kebutuhan material dan menetapkan jadwal prioritas untuk produksi.
Selanjutnya suatu analisis secara terperinci tentang kebutuhan kapasitas ditentukan, guna menjamin bahwa kapasitas itu cukup untuk memproduksi komponen spesifik pada setiap pusat kerja selama periode waktu penjadwalan produksi itu. Setelah dianggap ralistik, eksekusi dari rencana produksi, penjadwalan pembelian, dan penjadwalan di tempat produksi (shop flor scheduling) dapat dikembangkan. Berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan secara realistic itu, pengaturan pada pusat-pusat kerja, pengendalian produksi, dan pengendalian pemasok dapat ditentukan agar menjamin terpenuhinya jadwal produksi induk (MPS) itu.
Dari Gambar 2.4 tampak bahwa system MRP II berawal dari perencanaan strategic bisnis yang terkait dengan peramalan permintaan, perencanaan keuangan dan pemasaran. Selanjutnya bagian pemasaran, keuangan dan produksi, melalui suatu tim kerja sama akan mengembangkan rencana produksi dan jadwal produksi induk (MPS) yang memenuhi permintaan pasar dengan menggunakan semua sumber daya yang tersedia dalam perusahaan itu. Berikutnya dilakukan
Universitas Mercu Buana 21 perencanaan kebutuhan material (MRP). Kemudian perencanaan material dilakukan untuk membandingkan pesanan-pesanan produksi yang direncanakan dan dikeluarkan berdasarkan periode waktu, kapasitas yang tersedia itu menjadi kelebihan beban atau kekurangan beban. Jika rencana kapasitas dapat diterima, output dari MRP akan menjadi basis dari pesanan produksi untuk diteruskan ke lantai produksi dan basis pada pesanan pembelian untuk diteruskan ke pemasok eksternal.
Universitas Mercu Buana 22 Gambar 2.4. Sistem Manufacturing Resoureces Planning (MRP II) Peramalan
Permintaan
Pelayanan Pesanan
Perencanaan Strategik
Bisnis
Perencanaan Keuangan dan
Pemasaran
Manajemen
Permintaan Perencanaan Produksi
Final Assembly Schedule
Penjadwalan Produksi Induk (MPS)
Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya
Rough-Cut Capacity Planning
(RCCP)
Rekayasa Produk dan Manufakturing
Perencanaan Kebutuhan Material (MRP)
Perencanaan kebutuhan kapasitas (CRP)
Pembelian
Pengendalian dan Penjadwalan
Pemasok
Pengendalian Aktivitas Produksi (PAC)
Operations Sequincing
Pengedalian Input/Output
Akuntansi dan keuangan Keterangan :
= Hubungan dua arah, termasuk umpan balik
MPS = Master Production Schedule CRP = Capacity Requirements Planning MRP = Material requirements planning PAC = Production Activity Control
Universitas Mercu Buana 23 2.4 Penjadwalan Produksi Induk (Master Production Schedule = MPS)
Dr. Vincent Gaspersz mengemukakan kedua istilah secara bersamaan yaitu Penjadwalan Produksi Induk (Master Production Scheduling = MPS) dan Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule = MPS). Pada dasarnya istilah MPS itu digunakan untuk jadwal produksi induk (Master Production Schedule = MPS) yang merupakan aktivitas penjadwalan produksi induk (Master Production Scheduling = MPS) yang mengacu pada aktivitas proses.
Pada dasarnya jadwal produksi induk (Master Production Schedule = MPS) merupakan suatu pernyataan tentang produk akhir dari suatu perusahaan industri manufaktur yang merencakan memproduksi output berkaitan dengan kuantitas dan periode waktu. MPS mendisagregasikan dan mengimplementasikan rencana produksi. Aktivitas penjadwalan produksi induk pada dasarnya berkaitan dengan bagaimana menyusun dan memperbaharui jadwal produksi induk, memproses transaksi dari MPS ,memelihara catatan-catatan MPS , mengevaluasi efektiviats dari MPS ,dan memberikan laporan evaluasi dalam periode waktu yang teratur untuk keperluan umpan balik dan tinjauan ulang. MPS membentuk jalinan komunikasi antara bagian pemasaran dan bagian manufakturing, sehingga seyogianya bagian pemasaran juga mengetahui informasi yang ada dalam MPS terutama berkaitan dengan ATP (Available to Promise) agar dapat memberikan janji yang akurat kepada pelanggan.
Penjadwalan produksi induk pada dasarnya berkaitan dengan aktivitas melakukan empat fungsi utama sebagai berikut :
Universitas Mercu Buana 24 1. Menyediakan atau memberikan input utama kepada sistem perencanaan
kebutuhan material dan kapasitas (material and capacity requirements planning = M& CRP). M& CRP merupakan aktivitas perencanaan level 3 dalam hierarki perencanaan prioritas dan perencanaan kapasitas dalam sistem MRP II.
2. Menjadwalkan pesanan-pesanan produksi dan pembelian (Production and Purchase Order) untuk item-item MPS.
3. Memberikan landasan untuk penentuan kebutuhan sumber daya dan kapasitas.
4. Memberikan basis untuk pembuatan janji tentang penyerahan produk kepada pelanggan.
Gambar 2.5. Proses Penjadwalan Produksi Induk
Rough Cut Capacity Planning
(RCCP)
PROSES : Penjadwalan Produksi Induk
(MPS)
OUTPUT : Jadwal Produksi Induk
(MPS) INPUT :
1. Data permintaan Total 2. Status Inventori 3. Rencana Produksi 4. Data Perencanaan 5. Informasi dari RCCP
Umpan Balik
Universitas Mercu Buana 25 Beberapa pertimbangan dalam mendesain MPS yang menentukan proses Penjadwalan Produksi Induk, yaitu :
1. Lingkungan Manufakturing
Lingkungan manufakturing sangat menentukan proses penjadwalan produksi induk (MPS). Lingkungan manufakturing yang umum dipertimbangkan ketika akan mendesain MPS adalah : make to stock, make to order, dan assembly to order. Untuk penjelasan masing- masing pertimbangan tersebut dijabarkan pada point strategi respons terhadap konsumen.
2. Struktur Produk (Product Structure) atau Bill of Material (BOM)
Struktur produk atau bill of material (BOM) di definisikan sebagai cara komponen-komponen itu tergabung kedalam suatu produk selama proses manufakturing. Struktur produk tipikal akan menunjukkan bahan baku yang dikonversi kedalam komponen-komponen fabrikasi, kemudian komponen-komponen itu bergabung secara bersama untuk membuat subassemblies, kemudian subassemblies bergabung bersama membuat assemblies, dan seterusnya sampai produk akhir.
3. Horizon Perencanaan, Waktu Tunggu Produk (Product Lead Time) dan Production Time Fances
Disamping faktor lingkungan manufakturing dan struktur produk, ada faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain MPS, yaitu horizon perencanaan, waktu tunggu produk dan production time fances. Dalam proses desain MPS mengharuskan kita untuk bekerja profesional terutama yang berkaitan dengan manajemen waktu.
Universitas Mercu Buana 26 4. Teknik Penyusunan MPS
Penyusunan MPS di peroleh berdasarkan laporan dari printout komputer.
Berikut penjelasan singkat berkaitan dengan informasi yang ada dalam MPS :
Lead Time adalah waktu (banyaknya periode) yang dibutuhkan untuk memproduksi atau membeli suatu item.
On Hand atau Back Log Order adalah posisi inventori awal yang secara fisik tersedia dalam stok, yang merupakan kuantitas dari item yang ada dalam stok.
Lot Size adalah kuantitas dari item yang biasanya dipesan dari pabrik atau pemasok. Sering disebut juga sebagai kuantitas pesanan (order quantity) atau ukuran batch (batch size).
Safety Stock adalah stok tambahan dari item yang direncanakan untuk berada dalam inventori yang dijadikan sebagai stok pengaman guna mengatasi fluktuasi dalam ramalan penjualan, pesanan-pesanan pelanggan dalam waktu singkat, penyerahan item untuk pengisian kembali inventori. Apabila sistem manufakturing semakin stabil maka kebijaksanaan stok pengaman ini dapat di minimumkan.
Actual Orders merupakan pesanan-pesanan yang diterima dan bersifat pasti sehingga dikelompokkan ke dalam aktifitas order service, sedangkan sales forecast dikategorikan kedalam aktivitas peramalan.
Universitas Mercu Buana 27 2.5. Rough Cut Capacity Planning (RCCP)
(Gazperz,Vincent.2004) Rough Cut Capacity Planning (RCCP) merupakan urutan kedua dari hierarki perencanaan prioritas-kapasitas yang berperan dalam mengembangkan MPS. RCCP melakukan validasi terhadap MPS yang juga menempati urutan kedua dalam hierarki perencanaan prioritas produksi. Guna menetapkan sumber-sumber spesifik tertentu khususnya yang diperkirakan menjadi hambatan potensial adalah cukup untuk melaksanakan MPS. Dengan demikian kita dapat membantu manajemen untuk melaksanakan RCCP , dengan memberikan informasi tentang tingkat produksi di masa mendatang yang akan memenuhi permintaan total itu.
RCCP didefinisikan sebagai proses konversi dari Rencana Produksi dan/
atau MPS kedalam kebutuhan kapasitas yang berkaitan dengan sumber-sumber daya kritis seperti : tenaga kerja, mesin dan peralatan, kapasitas gudang, kapabilitas pemasok material dan parts, dan sumber daya keuangan. RCCP adalah serupa dengan Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya (Resource Requirement Planning = RRP), kecuali bahwa RCCP adalah lebih terperinci dari pada RRP dalam beberapa hal seperti : RCCP di disagregasikan kedalam level item. RCCP di disagregasikan berdasarkan periode produksi. Berbedaan spesifik antara RCCP dengan RRP sebagai berikut :
Universitas Mercu Buana 28 Tabel 2.1. Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya (RRP) dan RCCP
No. Deskripsi RRP RCCP
1. Input Kelompok produk atau item Produk-produk dan komponen 2. Periode
perencanaan
• Triwulan atau bulanan
• No Offset
• Mingguan atau harian
• Lead time Offset
3. Output Resource Plan Rough Cut Capacity Plan 4. Metode Bill of resource Detailed product lead profile
Pada dasarnya terdapat empat langkah yang diperlukan untuk melaksanakan RCCP, yaitu :
1. Memperoleh informasi tentang rencana produksi dari MPS.
2. Memperoleh informasi tentang struktur produk dari waktu tunggu (lead times).
3. Menentukan bill of resources.
4. Menghitung kebutuhan sumber daya spesifik dan membuat laporan RCCP.
2.6. Material Requirement Planning (MRP)
(Kholil,Muhammad.2010) Perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning = MRP) adalah metode penjadwalan untuk purchased planned orders dan manufactured planned orders. Planned manufacturing orders kemudian diajukan untuk analisis lanjutan berkenaan dengan ketersediaan
Universitas Mercu Buana 29 kapasitas dan keseimbangan menggunakan perencanaan kebutuhan kapasitas (Capacity requirements planning = CRP).
Metode MRP merupakan metode perencanaan dan pengendalian pesanan dan inventori untuk item-item dependen demand, dimana permintaan cenderung discontinous seperti bahan baku, parts, subassemblies, assemblies yang kesemuanya disebut manufacturing inventories. Motto dari MRP adalah memperoleh material yang tepat, dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat dan pada waktu yang tepat. Berdasarkan MPS yang diturunkan dari rencana produksi, suatu sistem MRP mengidentifikasikan item apa yang harus dipesan, berapa banyak jumlah item yang harus dipesan, dan bilamana waktu memesan item itu. Sebagai suatu sistem, MRP membutuhkan lima input utama seperti ditunjukkan dalam Gambar 2.6 .
Perencanaan Kapasitas (Capacity Planning)
PROSES : Perencanaan
Kebutuhan Material (MRP)
OUTPUT :
• Primary (Orders) Report
• Action Report
• Pegging Report
INPUT :
1. MPS 2. BOM 3. Item Master 4. Pesanan-pesanan 5. Kebutuhan
Umpan Balik
Universitas Mercu Buana 30 Gambar 2.6. Proses Kerja dari MRP
Dari Gambar 2.6 tampak bahwa proses MRP membutuhkan lima sumber informasi utama yaitu :
1. Master Production Schedule (MPS) yang merupakan suatu pernyataan definitif tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk diproduksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, pada waktu kapan dibutuhkan, dan bilamana produk itu akan diproduksi
2. Bill Of Material (BOM) merupakan daftar dari semua material serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk atau parent assembly.
3. Item Master merupakan suatu file yang berisi informasi status tentang material, parts, dan subassemblies, dan produk-produk yang menunjukan kuantitas on-hand , kuantitas yang dialokasikan, ukuran lot dan berbagai informasi penting lainnya yang berkaitan dengan suatu item.
4. Pesanan-pesanan (Orders) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari setiap item yang diperoleh sehingga akan meningkatkan stock-on- hand di masa mendatang.
5. Kebutuhan-kebutuhan (requirements) akan memberitahukan tentang berapa banyak dari masing-masing item itu dibutuhkan sehingga akan mengurangi stock-on-hand di masa mendatang.
MRP merupakan sistem perencanaan yang didasarkan pada asumsi-asumsi tertentu, berkaitan dengan apa yang akan terjadi dalam keadaan nyata. Apabila beberapa dari asumsi itu terbukti tidak tepat, MRP harus mengembangkan
Universitas Mercu Buana 31 rencana-rencana baru yang memasukkan perubahan-perubahan itu kedalam perhitungan. Hal ini merupakan suatu aspek penting dari close-loop system.
Close-loop MRP System memiliki pengertian bahwa sistem menggunakan umpan-balik dari langkah-langkah subsekuens perencanaan dan pelaksanaan dalam memperbaiki rencana yang diperlukan untuk menjaga agar rencana-rencana yang di buat itu tetap valid dan realistik. Hal terpenting dari MRP adalah kemampuan bereaksi terhadap perubahan, yang merupakan salah satu dari manfaat utama menggunakan sistem perencanaan MRP. Perubahan-perubahan dalam MRP dapat mengakibatkan perubahan dalam CRP (Capacity requirement planning) yang memerlukan tindakan korektif pula dalam sistem CRP. Contoh dari close-loop MRP system ditunjukkan dalam Gambar 2.7.
Universitas Mercu Buana 32 Gambar 2.7. Closed-Loop MRP System
MPS
Kapasitas OK ?
MRP
Kapasitas OK ?
Pembelian Jadwal
Produksi Terperinci
Penjadwalan dan Pengendalian Pemasok Eksternal
Pengendalian Aktifitas Produksi
dan Kapasitas
Tidak
Tidak YA
YA
Umpan-Balik
Pembelian Produksi
Umpan-Balik
Universitas Mercu Buana 33 2.7. Capacity Requirement Planning (CRP)
(Haizer,Jay and Rander Barry.2010) CRP merupakan tahap penentuan kapasitas yang dibutuhkan sesuai hasil MRP. Kebutuhan kapasitas akan dibandingkan dengan kapasitas yang dapat digunakan. Modifikasi dilakukan dengan menambah overtime, merubah routing (urutan proses), dan sub kontrak.
Ketika kapasitas yang dapat digunakan tidak dapat mencukupi, meski telah dilakukan modifikasi, maka perlu dilakukan perubahan MPS. Masalahnya, revisi MPS akan merevisi MRP dan output kebutuhan kapasitas juga berubah.
Perencanaan kebutuhan kapasitas (CRP) adalah Suatu perincian membandingkan kapasitas yang diperlukan oleh rencana kebutuhan material (MRP) oleh pemesanan sekarang dalam proses verifikasi yang mendasari dalam membuat suatu akhir penerimaan terhadap pengendali jadwal produksi (MPS) (Fogarty dkk, 1991). Tujuan utama dari CRP adalah menunjukkan perbandingan antara beban yang ditetapkan pada pusat-pusat kerja melalui pesanan kerja yang ada dan kapasitas dari setiap pusat kerja selama periode waktu tertentu (Garpezs, 1998).
Input dan Output dari CRP (Garpezs, 1998):
2.7.1 Input dari CRP:
1. Schedule of planned factory order releases : merupakan salah satu output dari MRP. CRP memiliki dua sumber utama dari load data, yaitu: (1) Scheduled receipts yang berisi data order due date, order quantity, operations completed, operations remaining, dan (2) planned order releases yang berisi data planned order releases date, planned order receipt date, planned order quantity.Sumber-sumber lain seperti: product rework, quality recalls,
Universitas Mercu Buana 34 engineering prototypes, excess scrap, dan lain-lain, harus diterjemahkan ke dalam satu dari dua jenis pesanan yang digunakan oleh CRP itu
2. Work order status: informasi status ini diberikan untuk semuaopen orders yang ada dengan operasi yang masih harus diselesaikan, work center yang terlibat dan perkiraan waktu.
3. Routing data: memberikan jalur yang direncanakan untuk factorymelalui proses produksi dengan perkiraan waktu operasi. Setiappart, assembly, dan produk yang dibuat memiliki suatu routingyang unik, terdiri dari satu atau lebih operasi. Informasi yang diperlukan untuk CRP adalah: operations number, operation, planned work center, possible alternate work center, standard setup time, standard run time per unit, tooling needed at each work center, dan lain-lain. Routing memberikan petunjuk pada proses CRP sebagaimana layaknya BOM memberikan petunjuk pada proses MRP.
4. Work center data, data ini berkaitan dengan setiap production work center, termasuk sumber-sumber daya, Standar-standar utilisasi dan efisiensi, serta kapasitas. Elemen-elemem data pusat kerja adalah: identifikasi dan deskripsi, banyaknya mesin atau stasiun kerja, banyaknya hari kerja per periode, banyaknya shifts yang dijadwalkan per hari kerja, banyaknya jam kerja per shift, factor utilisasi & efisiensi.
2.7.2 Output dari CRP:
1. Laporan beban pusat kerja (Work center load report), Laporan ini menunjukkan hubungan antara kapasitas dan beban. Apabila dalam laporan ini tampak ketidakseimbangan antara kapasitas dan beban, proses CRP secara keseluruhan mungkin perlu diulang. Work center load profile sering
Universitas Mercu Buana 35 ditampilkan dalam bentuk grafik batang yang sangat bermanfaat untuk melihat hubungan antara beban yang diproyeksikan dan kapasitas yang tersedia, sekaligus mengidentifikasi apakah terjadi kelebihan atau kekurangan kapasitas. CRP biasanya menghasilkan Workt center load profile untuk setiap pusat kerja yang diidentifikasi dalam pabrik. Perbandingan antara beban dan kapasitas dapat juga ditampilkan dalam format kolom.
2. Perbaikan Schedule of planned factory order releases. Perbaikanjadwal ini menggambar bahwa output dari MRP disesuaikan terhadap Specific release dates untuk factory orders berdasarkan perhitungan keterbatasan kapasitas.
Perbaikan schedule of planned factory order releases merupakan output tidak langsung dari proses CRP sebab mereka adalah hasil darihuman judgements yang berdasarakan pada analisis dari output laporan beban pusat kerja (Work cente load reports). Salah satu pilihan penyesuaian yang mungkin, di samping perubahan kapasitas, adalah mengubah planned start dates yang dibuat melalui rencana MRP. Hal ini mempunyai pengaruh terhadap pergeseran beban di antara periode waktu untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik.
2.8. Sistem Pengukuran Performansi Manufakturing
Sistem pengukuran performansi manufakturing dapat dikembangkan seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 2.8
Universitas Mercu Buana 36
SISTEM PENGUKURAN PERFORMANSI MANUFAKTURING
Area Fungsional Tanggung Jawab Tujuan Performansi
Pengukuran Performansi
Perencanaan Manajemen Puncak
Rencana Bisnis Manajer Umum Return on Investment
Actual ROI/ Planned ROI
Rencana Penjualan Manajer Pemasaran Performansi Penjualan
Units booked / Units Planned
Rencana Produksi Manajer Manufakturing
Performansi Produksi
Actual Production / Planned Production
Perencanaan Manajemen Operasi
Master Schedule Manajer Material MPS Performance
Actual MPS/
Planned MPS
Rencana Material Manajer Material Release Reliability
On-time Orders relased/Total orders
released
Rencana Kapasitas Manajer Manufakturing
Capacity Performance
Capacity hours produced/capacity
hours required
Database
Bills of Material Manajer
Engineering BOM Accuracy Parts in agreements/
Total number of parts
Inventory Control Manajer Material Inventory Accuracy
Number of parts correct/counted
Routings Manajer
Manufakturing
Routing Accuracy
Operation of agreement/number of
operation
Pelaksanaan Manajemen Operasi
Pembelian Manajer Pembelian Schedule performance
Parts delivered/
parts scheduled
Inventory Control Manajer Manufakturing
Schedule performance
Parts completed / parts scheduled
Delivery
Performance Manajer Umum Schedule
performance
Units delivered / units promised
Gambar 2.8 Sistem Pengukuran Performansi Manufakturing
Universitas Mercu Buana 37 Sistem MRP II merupakan rencana-rencana yang dikembangkan melalui beberpa level, dari jangka panjang ke jangka pendek, dan dari umum ke spesifik.
The loop diakhiri dengan menjamin bahwa setiap rencana akan mendukung rencana-rencana yang berada pada level yang lebih tinggi, menguji rencana- rencana itu, memberikan umpan-balik, meninjau ulang, dan melakukan tindakan korektif. Berdasarkan kenyataan ini, MRP II disebut sebagau closed-loop system . Elemen-elemen utama dari closed-loop system adalah proses formal, umpan balik, tinjauan ulang dan penyesuaian secara teratur, dan yang terpenting adalah memandang personel sebagai sumber daya dan elemen kunci.
