1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kegiatan administrasi berkaitan dengan kegiatan tata usaha, sekreteriat, kantor dan lain sebagainya. Kegiatan administrasi ini adalah kegiatan yang cakupannya cukup luas salah satunya adalah pada cakupan bidang arsip sendiri biasanya dapat dilakukan secara mandiri oleh unit tersendiri ataupun juga dapat dilakukan secara organisir oleh satu unit khusus pengarsipan dalam sebuah organisasi. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data menurut Rosalin (2017:228) arsip dirumuskan sebagai warkat yaitu seluruh tulisan-tulisan yang berwujud ilustrasi atau bagan tentang suatu pokok utama ataupun mengenai peristiwa penting yang digunakan untuk menjadi bahan memori untuk orang yang akan mempergunakannya. Kegiatan kearsipan selalu dilaksanakan di setiap perusahaan sebagai bahan bukti perusahaan.
Kegiatan pengarsipan dapat dimulai dari bagian terdepan yang resepsionis, sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan lainnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip lainnya. Arsip dapat diolah secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebgai dasar dalam pengambilan langkah. Ciri khas organisasi dan perusahaan yang baik kearsipannya ditandai dengan mudahnya menemukan kembali arsip yang dibutuhkan, arsip berperan sebagai pusat ingatan dalam setiap organisasi atau pun perusahaan. Oleh karena itu pengelolaan arsip haruslah terstruktur dan benar.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang belum melaksanakan penataan dengan baik. Misalnya dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan. Hal ini akibat kearsipan dianggap kurang penting terutama bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi dan peranan arsip itu
sendiri sehingga arsip tidak terpelihara dan terawat dengan semestinya.
Penyimpanan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang mengandung zat asam yang membuat bahan arsip menjadi rusak, rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip penuh dengan lubang.
Selain itu, bahan arsip yang kebanyakan terbuat dari kertas yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air, mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Oleh karena itu, penyimpanan arsip harus dilakukan dengan sebaik mungkin mengingat bahan arsip yang kebanyakan terbuat dati kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan.
Selain itu, penyimpanan arsip dilakukan agar arsip tidak tercecer dan untuk mempermudah petugas menemukan kembali arsip tersebut.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang melibatkan banyak alur yang harus di isi untuk mengelompokan dan mengarsip surat masuk maupun surat keluar. Sebagai contoh ketika ada surat masuk, maka petugas akan menginfentarisir surat tersebut berdasarkan unit dituju, selanjutnya surat akan diregistrasi terlebih dahulu melalui Rail Dokumen System setelah diregistrasi melalui Rail Dokumen System maka akan keluar penomoran untuk surat tersebut setelah surat tersebut di scan dan di input ke Rail Dokumen System dan diarsip ke dalam Rail Dokumen System fisik surat tersebut akan di kirim ke unit yang dituju dengan menggunakan buku ekspedisi.
PT Kereta Api Indonesia adalah salah satu perusahaan kereta api terbesar dan satu-satu nya perusahaan transportasi kereta di Indonesia ini juga sangat memperhatikan sistem penyimpanan arsip yang ada di perusahaannya, untuk pengelolan arsip yang ada pada PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang mengkhususkan pengelolaan penyimpanan arsip pada Unit Dokumen untuk mengawasi dan menyusun arsip atau dokumen aktif atau inaktif yang ada pada PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang. Penulis melakukan penelitian pada Unit Dokumen PT Kereta Api Palembang Divre III karena penulis ingin mendalami lebih dalam sistem pengelolaan arsip yang
sudah penulis ketahui sedikit banyaknya pada saat melakukan kegiatan magang semester lalu. Unit Dokumen menyimpan surat hasil Salinan dari surat yang dikirim ke bagian yang dituju, pengadaan Salinan ini berguna agar apabila unit yang bersangkutan memerlukan arsip tetapi arsip tersebut hilang.
Untuk penyimpanan arsip yang dapat dilakukan oleh Unit Dokumen adalah sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jumlah penginputan dokumen arsip keluar dan masuk Unit Dokumen PT KAI Divre III Palembang
Sumber: Data Unit Dokumen, (2022)
Dapat dilihat dari tabel 1.1 bahwa ada banyak berkas yang kelola oleh Unit Dokumen cukup banyak dan tiap bulan mengalami peningkatan pada bulan Januari-Mei di tahun 2022 untuk surat masuk atau surat keluar dan untuk data pada 2 bulan terakhir mengalami penurunan dari data diatas lebih banyak surat keluar dari pada surat masuk karena tidak semua surat masuk disimpan di Unit Dokumen. Karena, Unit Dokumen terfokus untuk mengatur dan penyimpan salinan surat keluar hal ini disebabkan karena beberapa surat disimpan sendiri oleh bagian yang bersangkutan.
Pada proses simulasi penulis melakukan penelitian pencarian surat dengan hasil yang didapatkan yaitu dalam kurung waktu 1-2 menit ditemukan 7 dari 10 surat dengan menggunakan data penjagaan pada excel. Dari observasi yang dilakukan oleh penulis ini mengartikan bahwa waktu penemuan arsip di Unit Dokumen tergolong cukup lama dari standard karena adanya penumpukan arsip kerena belum terjadi pemusnahan. Berdasarkan latar belakang diatas yang membahas tentang sistem penyimpanan arsip penulis akan membuat laporan akhir dengan judul “SISTEM
No Nama Bulan Surat Masuk Surat Keluar
1 Januari 53 berkas 156 berkas
2 Februari 49 berkas 179 berkas
3 Maret 125 berkas 195 berkas
4 April 63 berkas 157 berkas
5 Mei 39 brkas 47 berkas
PENYIMPANAN ARSIP PADA UNIT DOKUMEN PT KERETA API INDONESIA DIVRE III PALEMBANG”.
1.2 Rumusan Masalah
Dari penjabaran latar belakang diatas penulis menetapkan rumusan masalah sebagai berikut: “Bagaimana Sistem penyimpanan arsip yang ada pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesa Divre III Palembang?”
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
Dalam penulisan laporan akhir ini, penulis membatasi pembahasan yaitu hanya membahas pada Sistem surat masuk & keluar. Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang yang beralamatkan di Jalan Jendral Ahmad Yani No. 541, 13 Ulu, Sebrang ulu II, Palembang.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penulisan
Berdasarkan Rumusan masalah dan manfaat di atas laporan akhir ini dibuat bertujuan untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang dan mengetahui apasaja yang menjadi kesulitan dari Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip.
1.4.2 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Penelitian ini bermanfaat dalam menambah pengetahuan pada mata kuliah kearsipan khususnya mengenai penyimpanan arsip pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang.
2. Bagi Perusahaan
Laporan ini dapat memberikan informasi yang berguna menjadi bahan masukan atau saran bagi perusahaan terkait dengan penyimpanan arsip yang sesuai.
1.5 METODOLOGI PENELITIAN 1.5.1 Metode Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif kualitatif merupakan sebuah metode penelitian yang menggunakan data kualitatid dan penjabaran secara dekskriptif. Menurut Arikunto (2013) Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dimaksudkan untuk menyelidiki keadaan, kondisi atau hal lain-lain yang sudah disebutkan, yang hasilnya dipaparkan dalam bentuk laporan penelitian. Menurut Sugiyono (2018) metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi.
1.5.2 Ruang Lingkup Penelitian
Penulisan laporan akhir ini, penulis mengadakan penelitian sistem penyimpanan surat masuk dan keluar pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang yang beralamatkan di Jalan Jendral Ahmad Yani No. 541, 13 Ulu, Sebrang ulu II, Palembang.
1.5.3 Jenis Dan Sumber Data A. Data Primer
Data primer yaitu data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh suatu organisasi atau perseorangan langsung dari objeknya (Yusi dan Idris, 2016). Data Primer diambil dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan langsung pada Unit Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang.
B. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah dikumpulkan dan diolah oleh pihak lain, biasanya sudah dalam bentuk publikasi (Yusi dan Idris, 2016). Data ini diperoleh dari beberapa sumber informasi seperti buku, internet, laporan, serta data yang diperoleh dari Unit
Dokumen PT Kereta Api Indonesia Divre III Palembang mulai sejarah dan informasi-informasi pendukung lainnya.
1.5.4 Metode Pengumpulan Data 1.5.4.1 Riset Lapangan
Melakukan penelitian lapangan untuk memperoleh data dan informasi secara langsung dengan cara:
A. Obesrvasi
Menurut Widoyoko (2014) observasi merupaka pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang nampak dalam suatu gejala pada objek penelitian. observasi adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan pengindraan.
B. Wawancara
Menurut Yusuf (2014) Wawancara adalah suatu kejadian atau proses interaksi antara pewawancara dan sumber informasi atau orang yang diwawancarai melalui komunikasi secara Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Oleh karena itulah manusia tumbuh dan berkembang adalah hasil dari relasiterstruktur, dan dapat dilakukan melaui tatap muka atau bahkan dengan telepon.
C. Studi Kepustakaan
Menurut Sugiyono (2018), studi kepustakaan berkaitan dengan kajian teoritis dan referensi lain yang berkaitan dengan nilai, budaya dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti, selain itu studi kepustakaan sangat penting dalam melakukan penelitian, hal ini dikarenakan penelitian tidak akan lepas dari literatur-literatur Ilmiah.
1.5.5 Teknik Analisa Data
Dalam penelitian ini dilakukan menggunakan metode penelitian kualitatif. Metode Penelitian kualitatif sering desebut metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah (Natural setting), disebut juga sebagai metode etnographi, karena pada
awalnya metode ini lebih banyak digunakan untuk penelitian bidang antropolog budaya, disebut metode kualitatif karena data yang terkumpul dan analisisnya bersifat kualitatif (Sugiyono:2016). Dalam penelitian kualitatif, tidak menggunakan istilah sample karena sample dalam penelitian kualitatif disebut sebagai informan atau subjek penelitian, yaitu orang-orang yang dipilih untuk diwawancarai atau diobservasi sesuai dengan tujuan penelitian.
Dalam penelitian ini maka yang akan menjadi indorman adalah: Manajer Unit Dokumen, Staff Unit Dokumen dan beberapa karyawan dan orang-orang yang terlebih dahulu diseleksi dengan kriterian sebagai berikut:
1. mereka yang tergolong masih sedang terlibat pada kegiatan yang tengah diteliti.
2. mereka yang mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasI.
