PERBANDINGAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE. pdf

PERBANDINGAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE

PLANNING (ERP) BERBASIS OPEN SOURCE BERDASARKAN

KEBUTUHAN PROSES BISNIS USAHA MIKRO, KECIL DAN

MENENGAH (UMKM) INDONESIA

Albaar Rubhasy1), Yefrie M. C. Liu2)

1,2_{Program Studi Sistem Informasi, STMIK Indonesia, Jakarta} e-mail: 1albaar@stmik-indonesia.ac.id, 2yefriemcliu@stmik-indonesia.ac.id

Abstrak

UMKM merupakan tulang punggung perekonomian di Indonesia. Berdasarkan data BPS, UMKM memberikan sumbangan yang signifikan terhadap PDB Indonesia. Untuk lebih meningkatkan daya saing, UMKM dapat menerapkan sistem ERP. Namun, UMKM belum banyak yang memanfaatkan sistem ERP karena faktor kompleksitas serta biaya penerapan sistem yang tinggi. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem ERP yang mendukung kebutuhan proses bisnis UMKM Indonesia. Adapun untuk mengatasi kendala tingginya biaya implementasi sistem ERP, maka dipilih sistem ERP berbasis open source. Kebutuhan proses bisnis UMKM difokuskan pada proses: (1) pemasaran dan distribusi; (2) pengadaan; dan (3) produksi. Berdasarkan hasil analisis, terdapat 45 sub proses yang dibutuhkan UMKM. Hasil perbandingan 10 sistem ERP berbasis open source terhadap 45 sub proses menunjukkan, Adempiere dan Apache OFBiz merupakan sistem ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan proses bisnis UMKM Indonesia, diikuti oleh WebERP, Odoo, dan ERPNEXT.

Kata Kunci : ERP, Open Source, UMKM, Proses Bisnis, Perbandingan Sistem ERP.

1. PENDAHULUAN

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki kontribusi yang signifikan terhadap perekonomian Indonesia. Berdasarkan data yang dipublikasikan oleh Badan Pusat Statistik (BPS), UMKM pada tahun 2012 menyumbang 57,46% dari total Produk Domestik Bruto Indonesia. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa UMKM merupakan tulang punggung perekonomian Indonesia.

Indonesia memiliki regulasi yang spesifik mengatur mengenai UMKM, yaitu UU No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah. Dalam UU tersebut, UMKM diklasifikasikan berdasarkan jumlah kekayaan bersih (tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha) dan penjualan tahunan (lihat Tabel 1).

Tabel 1. Klasifikasi UMKM Berdasarkan UU Klasifikasi

Usaha

Kekayaan Bersih (Rp. Juta)

Penjualan Tahunan (Rp. Juta)

Mikro  50  300

Kecil 50-500 300-2500

Menengah 500-10000 2500-50000

Sedangkan BPS mengklasifikasikan UMKM berdasarkan jumlah tenaga kerja:

 Usaha mikro : 1-4 orang

 Usaha kecil : 5-19 orang

 Usaha menengah : 20-99 orang.

Mengingat pentingnya peran UMKM bagi perekonomian Indonesia, maka Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah memiliki kebijakan untuk meningkatkan daya saing UMKM. Tujuannya agar UMKM dapat tumbuh menjadi usaha yang berkelanjutan dengan skala (usaha) yang lebih besar. Untuk menjadi organisasi yang kompetitif, UMKM harus dapat meningkatkan praktek bisnisnya serta membina hubungan dengan pemasok, distributor, dan pelanggan [1]. Untuk itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis organisasi.

memenangkan persaingan. Akan tetapi, belum banyak UMKM di Indonesia yang menerapkan sistem ERP, bahkan masih banyak yang belum menggunakan Teknologi Informasi (TI). Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Fathul Wahid dan Lizda Iswari pada 146 UMKM di Yogyakarta, hanya sedikit UMKM yang telah mengadopsi TI [3]. Agar UMKM dapat menerapkan sistem ERP, salah satu kuncinya adalah pada perbaikan proses bisnis melalui process business redesign (BPR) dan konfigurasi sistem [4].

Pada penelitian ini akan diuraikan berbagai proses bisnis yang dibutuhkan oleh UMKM. Adapun proses difokuskan pada: (1) pemasaran dan distribusi; (2) pengadaan; dan (3) produksi. Kemudian penelitian juga akan melakukan perbandingan sistem ERP yang difokuskan pada sistem berbasis open source yang menjadi tren dalam ERP untuk meminimalisir biaya implementasi [5].

Tabel 2. SAP Best Practices dalam proses pemasaran, pengadaan, dan produksi [6]

Proses Sub Proses

Pemasaran dan Distribusi

Pre sales activity (manage data of customer’s, material, pricing, inquiry, quotation and communications related with sales activity); generate sales order; inventory checking availability, shipping (pick and pack product; post goods issue that indicates that legal change in ownership of the product); generate customer invoice; customer payment Pengadaan Generate Purchase

Requisition (PR), manage Quotation from vendor and Purchase Order (PO); invoice receipt and payment

Produksi Production planning (forecast and sales and operation planning); production process (demand management, Master Production Scheduling (MPS), Material Requirement

Planning (MRP), generate shop floor documents, goods issue and completion confirmation); order settlement

2. PENELITIAN TERKAIT

Penelitian terkait kebutuhan proses bisnis UMKM sebelumnya telah dilakukan oleh P. W. Handayani, A. N. Hidayanto, dan I. Budi terhadap 24 UMKM yang berpartisipasi pada INACRAFT (International Handicraft Trade Fair) 2012 [6]. Dalam penelitian tersebut, dilakukan survei kebutuhan proses bisnis UMKM berdasarkan acuan dari SAP Best

Practices dalam proses pemasaran,

pengadaan, dan produksi (lihat Tabel 2). Selain kebutuhan proses bisnis UMKM, pada penelitian [6] juga dilakukan perbandingan empat sistem ERP: (1) SAP Business One; (2) Microsoft Dynamics; (3) Compiere; dan (4) Openbravo. Hasilnya adalah SAP Busienss One merupakan sistem ERP yang memiliki proses terlengkap berdasarkan Tabel 2. Compiere yang merupakan sistem ERP berbasis open source berada pada urutan kedua.

3. METODOLOGI

Penelitian ini terdiri dari tiga tahapan: (1) identifikasi kebutuhan proses bisnis UMKM; (2) identifikasi sistem ERP berbasis open source; dan (3) perbandingan sistem ERP berdasarkan proses bisnis UMKM. Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan mengacu pada penelitian [6] yang mengambil fokus pada tiga proses: pemasaran dan distribusi; pengadaan; dan produksi. Kemudian, tahapan identifikasi sistem ERP dilakukan dengan cara mendata berbagai sistem ERP berbasis open source. Karena banyaknya produk ERP dengan lisensi open source, maka dipilih 10 sistem yang paling aktif dalam merilis versi terbarunya. Pada tahap terakhir, dilakukan perbandingan 10 sistem ERP berbasis open source terhadap proses bisnis yang dibutuhkan UMKM.

4. HASIL PENELITIAN

sub proses. Jika terdapat lebih dari 70% UMKM menyatakan membutuhkan suatu sub proses, maka dapat diasumsikan bahwa sub proses tersebut dibutuhkan oleh UMKM. Berikut merupakan 45 sub proses yang dibutuhkan oleh UMKM berdasarkan hasil penyaringan:

Proses pemasaran & distribusi  Pre-sales activity

1. Manage Customer Master Data

2. Manage Material Master Data

3. Manage Pricing Master Data

 Sales order processing

4. Manage Sales Order

5. View Document Flow

 Manage inventory

6. View Inventory Availability

 Shipping

7. Manage Shipping

8. Create Outbound Delivery with Reference to Sales Order

9. Update Outbound Delivery

10. Pick Product 11. Post Goods Issue

 Customer invoice

12. Maintain Billing Due List 13. View Billing Due List 14. Create Invoice

15. Create Invoice with Reference to Outbound Delivery 16. Create Invoice with Reference

to Sales Order 17. Update Invoice 18. View Invoice

 Customer payment

19. Manage Financial Accounting 20. Post Receipt of Customer

Payment

21. View Customer Balance

Proses pengadaan

 Purchase requisition

22. Manage Vendor Master Data

23. Manage Material Master Data 24. Create Material Master for

Trading Goods

25. Update Material Master for Trading Goods

 Purchase order

26. Manage PO

 Invoice receipt

27. Manage Invoice Receipt

 Payment to vendor

28. Manage Financial Accounting 29. Post Payment to Vendor 30. View Vendor Balance 31. View G/L Account Balance

Proses produksi

 Production planning

32. Create consumption values for finished products (forecasting) 33. Manage bill of material (BOM) 34. Manage finished product

routing

35. Manage product group 36. Manage Sales and Operation

Plan (SOP)

 Production process

37. Transfer SOP to demand management

38. Run MPS with MRP

39. Review stock/requirement list 40. Convert plan order into

production order

41. Review production order status and documents

42. Confirm production completion 43. Receipt of goods from

production order

 Order settlement

44. Review costs assigned to production order 45. Order settlement

4.2 Identifikasi Sistem ERP Berbasis Open Source

Pada bagian ini dulakukan identifikasi sistem ERP berbasis open source. Pada tahap awal telah teridentifikasi 23 sistem. Untuk mempermudah proses perbandingan sistem ERP, maka dilakukan penyaringan berdasarkan aktivitas sistem. Jika sistem ERP telah merilis lebih dari versi 1.0.0 dengan waktu rilis terakhir tahun 2014, maka sistem tersebut diasumsikan sebagai sistem yang aktif. Berikut merupakan 10 sistem ERP berbasis open source teraktif (lihat Tabel 3).

4.3 Perbandingan Sistem ERP Berbasis Open Source

Tabel 3. 10 Sistem ERP berbasis open source

3 Dolibarr JavaScript, P

HP, MySQL

8 ERPNEXT Python, Java

Script,

tingkat kesesuaian 71%, dan SQL-Ledger dengan tingkat kesesuaian 68%.

5. PENUTUP

Dalam penelitian ini telah teridentifikasi 45 sub proses yang dibutuhkan oleh UMKM yang meliputi proses pemasaran, pengadaan, dan produksi. Berdasarkan hasil perbandingan

10 sistem ERP berbasis open source, diperoleh 5 sistem yang menyediakan sub proses yang dibutuhkan oleh UMKM. Sistem ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan UMKM adalah Adempiere dan Apache OFBiz (tingkat kesesuaian 73%). Kemudian sistem terbaik kedua adalah WebERP dan Odoo (tingkat kesesuaian 71%). Sistem terbaik ketiga adalah SQL-Ledger (tingkat kesesuaian 68%). Hasil dari penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan dalam penerapan sistem ERP pada UMKM, khususnya dalam penentuan kebutuhan sistem dan pemilihan paket ERP.

6. REFERENSI

[1] M. Summer, Enterprise Resource Planning:

Pearson Education Limited, 2014.

[2] E. Monk and B. Wagner, Concepts in

Enterprise Resource Planning: Course

Technology, Cengage Learning, 2013. [3] F. Wahid and L. Iswari, "Adopsi TI oleh

Usaha Kecil Menengah di Indonesia," in

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi

Informasi (SNATI), Yogyakarta, 2007. [4] L. Ganesh and A. Mehta, "Critical success

factors for successful enterprise resource planning implementation at Indian SMEs,"

International Journal of Business,

Management and Social Sciences, vol. 1, pp. 65-78, 2010.

[5] K. Ganesh, et al., "Enterprise Resource

Planning: Fundamentals of Design and Implementation," ed: Springer, 2014.

[6] P. W. Handayani, et al., "Business Process

Requirements for Indonesian Small Medium

Enterprises (SMEs) in Implementing

Enterprise Resource Planning (ERP) and ERP

Systems Comparison," Journal of Computer,

vol. 8, pp. 2437-2441, 2013.

Tabel 4. Perbandingan 10 sistem ERP berbasis open source terhadap 45 sub proses yang dibutuhkan UMKM

Proses/ Sub Proses

Sistem ERP Berbasis Open Source

We

1. Proses Pemasaran & Distribusi

Pre-sales Activity

Manage Customer Master Data v v v v v v v

Manage Material Master Data v v v v

Manage Pricing Master Data v v v v v v v

Sales Order Processing

Manage Sales Order v v v v v v v v v v

View Document Flow v v v v v v v v

Manage Inventory

View Inventory Availability v v v v v v v v v

Proses/ Sub Proses

Sistem ERP Berbasis Open Source

We

Create Outbound Delivery with Reference to

Sales Order v v v

Create Invoice with Reference to Outbound

Delivery v v v v v

2. Proses Pengadaan

Purchase Requisition

Manage Vendor Master Data v v v v

Manage Material Master Data v v v v v

Create Material Master for Trading Goods v v

Update Material Master for Trading Goods v v v v

Purchase Order (PO)

Manage PO v v v v v v v v v v

Invoice Receipt

Manage Invoice Receipt v v v v v v v v v

Payment to Vendor

Manage Financial Accounting v v v v v v v v v

Post Payment to Vendor v v v v v v v

View Vendor Balance v v v v v v v

View G/L Account Balance v v v v v v

3. Proses Produksi

Production planning

Create consumption values for finished products