PERANCANGAN PETA STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERENCANAAN
STRATEGIS KANTOR UPTD PENDIDIKAN MENGGUNAKAN
IT BALANCED SCORECARD
(Studi Kasus : Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis)
Herdi Kurniadi, Aradea, Cecep Muhammad Sidik Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya
Email : herdi.kurniadi@student.unsil.ac.id
ABSTRACT
Strategic planning in IT implementation along with the measurement of IT performance in UPTD Office of Education in Ciamis Regency has so far not received attention in proportion. Strategic Planning documents (Strategic Plan) which is a government organization guideline implementation strategies implemented only to meet the targets set by the orientation of the extent of the activity. While on the other hand the measurement of IT performance so need to be implemented to determine the extent to which IT plays a role in creating linkages between IT performance with IT strategy, which should be able to support the strategy, particularly in this case in the UPTD Office of Education in Ciamis Regency. Therefore, this study focuses on the application of IT Balanced Scorecard in the preparation of maps strategy in UPTD Office of Education in Ciamis Regency. The use of IT Balanced Scorecard is one effective way to help IT and business alignment. The goal is to create a facility for management reporting, develop consensus among key stakeholders on the strategic objectives of IT, demonstrate the effectiveness and value of IT and communicate performance, risk and IT skills. In this study, expected to result from the application of IT Balanced Scorecard in the preparation of the strategy map UPTD Office of Education in Ciamis Regency can be used as a guide in the implementation of ICT in the organization especially in the context of achieving long-term goals.
Keywords : Information Technology, IT Balanced Scorecard, Strategic Planning, Strategy Map
ABSTRAK
Perencanaan strategi dalam implementasi TI beserta pengukuran terhadap kinerja TI di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis sejauh ini belum mendapat perhatian secara proporsional. Dokumen Perencanaan Strategis (Renstra) yang merupakan pedoman implementasi strategi organisasi pemerintah dilaksanakan hanya untuk memenuhi target yang telah ditetapkan dengan orientasi sebatas pada kegiatan. Sementara di sisi lain pengukuran terhadap kinerja TI sangat perlu dilaksanakan guna mengetahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi, khususnya dalam hal ini di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Oleh karena itu, penelitian ini berfokus pada penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Penggunaan ITBalanced Scorecard merupakan salah satu cara yang efektif untuk membantu penyelarasan IT dan bisnis. Tujuannya adalah membuat sebuah fasilitas bagi pelaporan manajemen, menumbuhkan konsensus diantara stakeholder kunci mengenai tujuan strategis IT, menunjukkan efektifitas dan nilai tambah dari IT dan mengkomunikasikan kinerja, resiko dan kemampuan IT. Pada penelitian ini, diharapkan hasil dari penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam implementasi TIK pada organisasi tersebut khususnya dalam rangka pencapaian tujuan jangka panjang.
Kata kunci:IT Balanced Scorecard, Perencanaan Strategis, Peta Strategi, Teknologi Informasi
I. Pendahuluan
Dalam era saat ini, Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu hal yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Penggunaan TI pada organisasi pemerintah dewasa ini juga semakin meningkat, tidak hanya untuk proses operasional kegiatan sehari-hari tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Namun kenyataan yang kerap kali terjadi pada organisasi secara umum adalah bahwa implementasi TI dilaksanakan tanpa melalui proses perencanaan yang jelas dan penilaian kinerja yang terukur sehingga pemilihan terhadap strategi TI seringkali menjadi tidak
tepat. Hal ini tidak terkecuali terjadi pula pada sebagian besar organisasi milik pemerintah, khususnya di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis.
sangat perlu dilaksanakan guna mengetahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi, khususnya dalam hal ini di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis.
Oleh karena itu, penelitian ini berfokus pada penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Penggunaan IT Balanced Scorecard merupakan salah satu cara yang efektif untuk membantu penyelarasan IT dan bisnis. Tujuannya adalah membuat sebuah fasilitas bagi pelaporan manajemen, menumbuhkan konsensus diantara stakeholder kunci mengenai tujuan strategis IT, menunjukkan efektifitas dan nilai tambah dari IT dan mengkomunikasikan kinerja, resiko dan kemampuan IT.
Dalam penelitian ini, diharapkan hasil dari penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan peta strategi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam implementasi TIK pada organisasi tersebut khususnya dalam rangka pencapaian tujuan jangka panjang.
Batasan masalah pada penelitian ini yaitu :
1. Studi kasus penelitian dilaksanakan di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis sebagai organisasi pemerintah yang menangani sekaligus bertanggungjawab di bidang Pendidikan lingkungan Pemerintah Kabupaten Ciamis.
2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah IT Balanced Scorecard yang digunakan untuk
Manfaat pada penelitian ini yaitu :
1. Rancangan IT Balanced Scorecard yang dibuat dalam penelitian ini dapat dijadikan sebagai dasar pengukuran kinerja TI khususnya untuk diterapkan pada UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis, umumnya kabupaten lainnya setelah dilakukan penyesuaian.
2. Dengan pengukuran kinerja TI menggunakan IT Balanced Scorecard, akan dihasilkan peta strategi yang lebih baik, sehingga kinerja organisasi dapat dipantau agar tetap sesuai dengan tujuan organisasi. 3. Penggunaan IT Balanced Scorecard dapat
menyelaraskan peranan dan strategi STI yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan, sehingga sasaran bisnis organisasi sejalan dengan strategi yang dilakukan.
II. Landasan Teori A. Peta Strategi
Menurut Kaplan dan Norton (2004), peta strategi memuat visi dan kepentingan-kepentingan stakeholders didalamnya. Secara eksplisit visi diterjemahkan ke dalam empat perspektif, yaitu finansial, customer, proses bisnis internal serta perspektif innovation and growth. Masing-masing perspektif menunjukkan peta teritori regional yang memiliki hubungan sebab akibat dengan perspektif lainnya. Selanjutnya didalam perspektif ditempatkan strategi-strategi yang relevan yang sering disebut sebagai sasaran strategi (SS). Dengan demikian peta stategi merupakan desain mengenai keterkaitan antara sejumlah sasaran strategi dalam bentuk hubungan informasi dapat dibagi menjadi dua komponen, yaitu strategi sistem informasi dan strategi teknologi informasi. Perbedaan antara kedua strategi tersebut adalah dimana strategi sistem informasi lebih menitikberatkan pada bisnis sehingga semua strategi yang dicanangkan harus sesuai dengan tujuan bisnis. Tetapi di sisi lain, strategi IT lebih menitikberatkan pada aktivitas-aktivitas yang terjadi. Tabel berikut menggambarkan perbedaan IS strategy dan IT strategy secara lebih detail.
Tabel 1. Perbedaan Strategi SI dan Strategi TI (Ward dan Peppard, 2002) suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan dan dukungan dari sistem informasi dan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing kepada perusahaan.
D. SWOT
peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan.
E. IT Balanced Scorecard
Departemen IT merupakan penyedia layanan internal, maka perspektif yang digunakan harus diubah dan disesuaikan dengan melihat bahwa pengguna mereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkan pandangan pihak manajemen (Wijaya, 2009).
Gambar 1. Perubahan Perspektif BSC Tradisional menjadi IT BSC (Wijaya, 2009) Terdapat beberapa perspektif IT Balanced Scorecard, yaitu:
1. Persepektif kontribusi perusahaan (corporate contribution)
2. Persepektif orientasi pengguna (user orientation) 3. Persepektif keunggulan operasional (operational
excellence)
4. Persepektif orientasi di masa depan (future orientation)
III. Metode Penelitian
Tahapan penelitian terdiri dari analisis dan perancangan penyusunan peta strategi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Berikut ini merupakan langkah-langkah penelitian yang dilakukan :
A. Tahap Persiapan
Pada tahap persiapan ini, kegiatan penelitan adalah dengan melakukan kajian literatur mengenai perencanaan strategis, analisis SWOT, IT Balanced Scorecard dan implementasinya pada organisasi. Langkah selanjutnya adalah identifikasi masalah penelitian, penentuan tujuan penelitian dan pembatasan masalah penelitian.
B. Tahap Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini yaitu dengan cara wawancara langsung dengan pimpinan dan staff Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis serta dengan menggunakan lembar kuesioner yang diberikan kepada pimpinan Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis untuk mengetahui perbandingan nilai kepentingan antara faktor internal dan eksternal Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis.
C. Tahap Analisis Data
Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Tahap analisis data yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini terdapat dua jenis analisis yaitu analisis sistem yang sedang berjalan dan analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis.
D. Tahap Penentuan Strategi
Pada tahap ini, kegiatan penelitian yang dilakukan adalah menentukan strategi yang cocok untuk Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis yang didasarkan pada hasil dari analisis faktor internal dan analisis faktor eksternal juga analisis SWOT yang kemudian datanya digunakan untuk penentuan strategi organisasi dengan menggunakan matriks SWOT.
E. Tahap Pemodelan
Pada tahap pemodelan ini, kegiatan penelitian adalah melakukan penyusunan peta strategi yang diawali dengan penentuan strategi Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Setelah strategi didapatkan, kemudian disesuaikan kedalam perspektif-perspektif IT Balanced Scorecard dan selanjutnya dijabarkan sasaran dari masing-masing perspektif.
Setelah peta strategi dibuat, tahap selanjutnya yaitu analisis hubungan sebab akibat dari berbagai sasaran strategi yang telah dipilih untuk mengetahui konsistensi logis antara sasaran strategis satu dengan lainnya. Selanjutnya dilakukan penetapan target dari ukuran kinerja yang telah diusulkan, karena dengan menentukan target ukuran kinerja, maka seluruh Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis akan memiliki suatu tujuan yang harus dicapai.
IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis Matriks SWOT
Tabel 2. Matriks SWOT
Setelah dibuat matriks SWOT dari setiap faktor internal dan faktor eksternal di Kantor UPTD Pendidikan, selanjutnya dapat diambil strategi-strategi untuk pembuatan usulan peta strategis kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis. Berikut ini merupakan usulan-usulan untuk pembuatan peta strategis :
Tabel 3. Usulan Peta Strategi
B. Perspektif IT Balanced Scorecard
Usulan-usulan strategis yang sudah didefinisikan, selanjutnya dibagi kedalam beberapa perspektif IT Balanced Scorecard.
Tabel 4. Perspektif IT Balanced Scorecard
C. Usulan Peta Strategi
D. Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI) Peta Strategi Berikut ini merupakan pemetaan dari setiap perspektif yang ada dalam peta strategi kedalam CSF dan KPI :
1. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientation) Tabel 5. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Pengguna
2. Perspektif Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)
Tabel 6. CSF dan KPI Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tabel 6. CSF dan KPI Perspektif Kontribusi Perusahaan (Lanjutan)
3. Perspektif Keunggulan Operasional (Operational Excellence)
4. Perspektif Orientasi Masa Depan (Future Orientation)
Tabel 8. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Masa Depan
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan
Setelah dilakukan proses pengolahan data dan analisa terhadap hasil penelitian di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa telah berhasil dibuat usulan peta strategi TI yang bersumber dari sasaran strategis Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis guna menyelaraskan peranan dan strategi teknologi informasi yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan.
Peta strategi TI yang disusun telah dipetakan kedalam CSF dan KPI, untuk memastikan bahwa turunan visi dan misi Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis dapat diterapkan menjadi kegiatan sehari-hari. Selain itu telah disusun juga sebuah rekomendasi program kerja, berdasarkan formulasi
Ciamis memiliki acuan atau pedoman pada saat menjalankan proses bisnisnya.
B. Saran
Berikut ini merupakan beberapa saran untuk pengembangan penelitian ini :
1. Usulan peta strategi yang sudah dibuat akan lebih baik lagi jika ditindaklanjuti dengan mengimplementasikan strategi tersebut menggunakan indikator-indikator yang diusulkan. 2. Mensosialisasikan perspektif IT balanced
scorecard ke seluruh bagian organisasi di Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis, dengan demikian dapat meningkatkan pemahaman setiap personil akan pentingnya strategi bisnis untuk keberlangsungan organisasi.
3. Dukungan penuh dari pimpinan Kantor UPTD Pendidikan Kabupaten Ciamis dan provinsi, sangat diperlukan untuk keberhasilan implementasi program kerja ini.
DAFTAR PUSTAKA
Kaplan, Robert S dan Norton, David P. 2004. Strategy Maps Converting Intangible Assets into Tangible Outcomes. Massachusetts: Harvard Bussiness School Publishing Corporation.
Nickols, Fred. 2008. Strategy: Definition and Meaning.
http://www.nickols.us/strategy_definitions.pdf,
diakses pada tanggal 11 September 2013.
Pearce, John A. dan Robinson, Richard B. Jr. 2003. Strategic Management Formulation, Implementation and Control. Boston: Mc Graw Hill.
Rohm, Howard. 2010. Strategy-Based Balanced Scorecards for Technology. Balanced Scorecard Institute.
Ward, John, dan Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for Information Systems 3rd Edition. England: John Wiley & Sons.
