ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT.FLAMINDO CARPETAMA

(1)

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA

PT.FLAMINDO CARPETAMA

Gladys Winy Tambunan; Haryadi Sarjono

School of Business Management (SoBM), Bina Nusantara of University Jl. KH. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat 11480, Indonesia

Telp. (62-21) 5345830 ext 2345, Fax (62-21) 5300244 E – mail : Gladyswiny@yahoo.co.id dan haryadi_s@binus.edu:

ABSTRAK

PT. Flamindo Carpetama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan dan penjualan karpet untuk memenuhi kebutuhan karpet di dalam dan luar negeri. Dalam menjalankan proses pengadaan bahan baku pembuatan karpet, perusahaan ini masih melakukannya secara tradisional dan manual sehingga proses procurement atau pengadaannya tidak berjalan maksimal. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi e-procurement berbasis web pada PT. Flamindo Carpetama sebagai alternatif solusi untuk membantu perusahaan dalam pengadaan bahan baku, mengelola persediaan, dan penjadwalan bahan baku. Metode penelitian yang digunakan adalah metode Naive, Moving Average, Trend Analysis Projection, Exponential Smoothing untuk peramalan. Material Requirement Planning (MRP) dengan teknik lot size EOQ dan Master Production Schedule (MPS) untuk perencanaan kebutuhan item-item bahan baku dengan menentukan waktu dan jumlah pemesanannya. Serta analisis dan perancangan berorientasi obyek dari John W.Satzinger. Hasil yang dicapai yaitu sistem e-procurement berbasis web dapat menjadi alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Kesimpulannya adalah dengan menggunakan metode lot size EOQ, biaya persediaan lebih rendah dan MRP dapat diterapkan dengan melakukan peramalan berdasarkan data penjualan.

Kata kunci : e-procurement, lot Sizing, Material Requirement Planning, Penjadwalan, Pengendalian Persediaan, Pengadaan,

ABSTRACT

PT. Flamindo Carpetama is a carpet manufacture company and trading them locally and overseas. However, the company is currently still implementing traditional and manual way in running their raw material procurement proses. In fact, their procurement growth stays with no improvement. In order to maximize the whole procurement proses, this thesis aims to analyze and design e-procurement information system based on web for PT. Flamindo Carpetama as the alternative solution in supporting the company procurement process. The e-procurement process will help to manage their stocks and the schedule of production raw material. The method used to analyze and designing process are Naive, Moving Average, Trend Analysis Projection, and Exponential Smoothing specialized in forecasting. And using technic Material Requirement Planning (MRP) lot size EOQ dan Master Production Schedule (MPS) in planning and determining the amount and time to purchase necessary raw materials item. For the desining method, this thesis will use Object and Oriented Analyze and Design from John W. Satzinger. E-procurement will

(2)

2 hopefully be the alternative solution to combat the problem in the company. To conclude, by using the lot size EOQ method, the total cost is expected to be lower and can implement MRP after forecast the data selling.

Keyword : e-procurement, procurement, lot Sizing, Material Requirement Planning, Inventory Control, manufacture

1. Pendahuluan

Teknologi informasi dan komunikasi yang terus berkembang memberi berbagai kemudahan dalam dunia bisnis dalam meningkatkan kemampuan produktivitasnya. Manfaatnya yang besar khususnya dalam akses informasi secara real-time, membuat teknologi menjadi bumerang bagi perusahaan agar bisa bertahan dalam persaingan bisnis jika tidak diterapkan secara tepat. Dengan menerapkan bentuk e-business yang baik, perusahaan dapat menekan biaya, melaksanakan hubungan pengadaan secara mudah dan sekaligus dapat meningkatkan pendapatan yang lebih. Salah satu aktivitas bisnis yang berkembang sejalan dengan prinsip e-business adalah proses pengadaan atau procurement yang memegang peranan penting dan perlu dikelola secara baik (Weele,2010).

Penelitian ini dilakukan di perusahaan PT. Flamindo Carpetama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan dan penjualan karpet untuk memenuhi kebutuhan karpet di dalam dan luar negeri yang telah berdiri sejak tahun 1993 dan bertempat di Jl. Raya Campaka km 15 RT 001/01, Subang. Pengadaan persediaan akan bahan baku tentunya menjadi bagian yang penting untuk menjamin kelancaran bisnis perusahaan. Proses produksi pembuatan karpet pada PT.Flamindo Carpetama biasanya dilakukan tiap bulan untuk memenuhi permintaan produksi dan berdasarkan pesanan barang yang masuk. Sehingga proses pengadaan barangnya pun akan dilakukan secara berkala agar proses produksi bisa selesai tepat pada waktunya.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan, sistem yang berjalan saat ini masih tradisional, manual dan tidak murah bagi kedua belah pihak karena selain menggunakan fax, pemesanan melalui telepon tak jarang dilakukan. Ibu Enok Sarwendah bagian purchasing menuturkan bahwa dalam sebulan terdapat satu kali permintaan order terhadap para supplier dan penentuan jumlah barang yang akan dipesan masih berdasarkan asumsi dari bagian poduksi saja sehingga sering terjadi penumpukkan atau kekurangan bahan baku di gudang. Pengadaaan bahan baku dan hubungan ke pemasok yang masih dilakukan secara manual dan tradisional ini, pun sering mengakibatkan beberapa masalah lain seperti, kesalahan perhitungan stock karena informasi stock tidak up-to-date, kesalahan dalam jumlah pemesanan bahan baku dan penggunaan banyak kertas untuk mebuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Solusi yang bisa dibuat untuk memecahkan masalah yang terjadi pada PT. Flamindo Carpetama adalah dengan membuat sistem e-procurement yang menitikberatkan pada pengendalian pengadaan bahan baku, mulai dari penjadwalan bahan baku dengan menggunakan metode Material Requirement Planning dengan menghitung nilai pemesanan minimum Economic Order Quantity (EOQ) dan pemesanan material ke supplier. Sehingga penjadwalan dapat terencana dengan baik dan tidak mengakibatkan penumpukan bahan baku di gudang penyimpanan.

2. Kajian Literatur 2.1 Peramalan

(3)

3 Peramalan /forecasting adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan yang dapat dilakukan dengan menggunakan data historis dan proses kalkulasi untuk memprediksikan sebuah proyeksi atau kejadian di masa mendatang (Heizer & Render, 2009).

Secara lebih lanjut (Heizer & Render, 2010) menjelaskan bahwa metode peramalan kuantitatif terbagi dalam dua kategori yaitu model deret waktu dan model kausal. Model deret waktu membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi dari masa lalu. Deret waktu didasarkan pada urutan dari titik-titik data yang berjarak sama dalam waktu (mingguan, bulanan, kuartalan, dan lain-lain). Dengan kata lain, mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu dan menggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. Meramalkan data deret waktu berarti nilai masa depan diperkirakan hanya dari nilai masa lalu dan variabel lain diabaikan walaupun variable-variabel tersebut mungkin sangat bermanfaat. Yang termasuk dalam model peramalan deret waktu (Time Series) diantaranya:

1) Naïve

2) Moving Average

3) Trend Projection Analysis 4) Exponential Smoothing 2.2 Persediaan

Menurut (Jacob & Chase, 2011), persediaan adalah stock barang atau sumber daya yang digunakan di dalam sebuah organisasi. Sedangkan (Heizer & Render, 2010), menyatakan persediaan adalah salah satu aset termahal dari banyak perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan.Adapun model persediaan yang digunakan adalah :

1) Economic Order Quantity (EOQ)

Metode EOQ adalah metode yang bertujuan untuk mendapatkan tingkat order yang bersifat tetap besarannya. Karena bertujuan untuk mendapatkan tingkat besaran order yang tetap, maka metode ini berusaha untuk mendapatkan tingkat besaran order yang optimal jumlahnya mengacu kepada permintaan yang dihadapi oleh perusahaan. Pada perhitungan ini faktor tunggu (lead time) diperhitungkan untuk meletakan titik order kembali berdasarkan jumlah optimal yang telah diperhitungkan sebelumnya sehingga datangnya order tepat waktu untuk mengantisipasi permintaan yang muncul.

Rumus Annual Carrying Cost

(4)

4 Rumus Total Biaya

= TC Rumus Tingkat Permintaan Optimum

= Rumus Panjang Siklus Order

Keterangan :

Q = Order Quantity H = Annual Holding Cost D = Annual Demand S = Annual Setup Cost TC = Total Cost

2.3 Material Requirement Planning (MRP)

Menurut (Stevenson, 2010), MRP adalah sebuah sistem informasi berbasis komputer yang menterjemahkan MPS untuk produk akhir menjadi kebutuhan berbasis waktu untuk bahan baku, komponen, dan subassembly. Dengan kata lain, MRP merupakan teknik pendekatan yang bertujuan meningkatkan produktivitas perusahaan dengan cara menjadwalkan kebutuhan akan material dan komponen untuk membantu perusahaan dalam mengatasi kebutuhan minimum dari komponen-komponen yang kebutuhannya dependen dan menjamin tercapainya produksi akhir.

Beberapa elemen yang harus dimiliki sebagai input dari sistem MRP menurut (Stevenson, 2010) adalah:

1. Master Schedule. Dikenal juga sebagai MPS, yaitu adalah sebuah bentuk pernyataan mengenai produk akhir apa yang hendak diproduksi, dengan jumlah dan waktu penyelesaian tertentu.

2. Bill of Material (BOM). Adalah sebuah daftar dari bahan-bahan baku yang diperlukan dalam menghasilkan satu unit produk akhir tertentu. 3. Inventory Record. Sebuah daftar mengenai status barang persediaan

(5)

5 Menurut (Stevenson, 2010), Ada juga 4 kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP, yaitu :

1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat. 2. Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item. 3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan.

4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan.

Tabel 1 Material Requirement Planning Item : LLC : Lot size : LT: Past Due 1 2 3 4 5 6 Gross Requirement Schedule Receipt Projected on Hand Net Requirement Order Receipt Order Release

Berikut keterangan komponen-komponen table :

1. Item, merupakan nama atau nomor yang mengidentifikasi item terjadwal.

2. LLC, merupakan level paling rendah suatu item ditemukan dalam struktur produk.

3. Lead Time, merupakan jangka waktu yang dibutuhkan dari waktu MRP menyarankan suatu pesanan sampai item yag dipesan siap untuk digunakan.

4. Lot Size, yaitu kuantitas item yang secara fisik tersedia.

5. Gross Requirement, adalah total ekspetasi dari permintaan atas barang atau bahan baku tertentu dalam suatu periode waktu. 6. Scheduled Receipt, menyatakan jumlah material yang dipesan

dan akan diterima dalam suatu periode waktu.

7. Projected on-Hand, merupakan perkiraan jumlah persediaan yang aka dimiliki saat permulaan dari setiap periode waktu.

(6)

6 8. Net Requirements, merupakan tingkat kebbutuhan yang

sebetulnya diperlukan dalam suatu periode waktu.

9. Planned Order Receipt, merupakan jumlah pesanan yag akan diterima dalam setiap awal dari suatu periode waktu dengan sekaligus mempertimbangkan tingkat Safety Stock.

10. Planned Order Releases, menyatakan kapan suatu order sudah harus diberikan atau dilepas ke proses manufaktur sehingga komponen tersebut tersedia ketika dibutuhkan oleh produk induknya. Penetapannya dilakukan sebelum barang tersebut dibutuhkan.

3. Metodologi

Penelitian ini diawali dengan penelitian pendahuluan mengenai sistem pengadaan bahan baku pada PT. Flamindo Carpetama. Pada tahap ini ditemukan permasalahan yaitu tidak adanya perhitungan yang akurat akan bahan baku yang akan dipesan yang menyebabkan kelebihan dan kekurangan bahan baku di gudang, sehingga dibutuhkan peramalan terhadap demand yang memperhatikan pola permintaan masa lalu .

Peramalan usulan menggunakan teknik kuantitatif metode time series dengan asumsi bahwa pola demand akan berlanjut dan berulang di masa yang akan datang. Dimulai dengan pengumpulan data historis permintaan dari customer, kemudian diidentifikasi pola datanya dengan uji autokorelasi dan simple t-test. Kemudian dilakukan peramalan dengan metode yang sesuai dengan pola data. Setelah itu dilakukan uji akurasi untuk kemudian dibandingkan dengan metode peramalan yang lain. Metode dengan error terkecil akan dipilih menjadi peramalan usulan.

Setelah mendapatkan hasil peramalan, maka tahapan selanjutnya adalah dengan menghitung jumlah pemesanan optimal (EOQ) lalu membuat Material Requirement Planning (MRP) untuk menentukan kapan dan berapa banyak harus melakukan pengorderan barang. Dalam penyusunan Material Requirement Planning (MRP), dibutuhkan Master Schedule atau yang dikenal dengan MPS, Bill of Material (BOM), dan Inventory Record.

4. Hasil Peramalan

Berdasarkan identifikasi data historis data demand item karpet handmade, dilakukan peramalan terhadap data historis tersebut dengan menggunakan Time Series dengan menggunakan metode peramalan : Naïve, Moving Average, Trend Analysis Projection, dan Exponential Smoothing. Sehingga peramalan yang diusulkan adalah Trend Projection Analysis. Adapun error masing-masing usulan adalah sebagai berikut :

Tabel 2 Hasil perbandingan peramalan

No Metode Peramalan MAD MSE

1 Naïve 3000 709,09 732727,3

(7)

7 3 Trend Analysis Projection 662,218 521,788 4 Exponential Smoothing 2154,82 788,74 861270,8

Economic Order Quantity (EOQ)

Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity – EOQ)

merupakan suatu metode untuk menentukan jumlah pembelian yang paling ekonomis. Sebelum melakukan perhitungan MRP, maka jumlah pembelian paling ekonomis (EOQ)-nya akan diitung terlebih dahulu. Berikut penjabaran perhitungan nilai EOQ tiap bahan baku.

a. Cotton Cloth

Data yang dibutuhkan dalam melakukan perhitungan EOQ untuk bahan baku cotton cloth , diantaranya :

− Rata-rata permintaan untuk tahun 2015 = 1953,75 (dibulatkan menjadi 1954)

− Biaya pengadaan sebesar 240.500 − Biaya penyimpanan sebesar 113

Kemudian data tersebut dimasukkan ke dalam persamaan Economic Order Quantity (EOQ), yaitu :

Q* = Dimana :

Q = Jumlah optimal barang per pesanan (EOQ) D = Permintaan S = Biaya pemesanan H = Biasa penyimpanan Jadi, Q* = Q* = 2884 b. Acetic

Data yang dibutuhkan dalam melakukan perhitungan EOQ untuk bahan baku Acetic, diantaranya :

(8)

8 − Rata-rata permintaan untuk tahun 2015 = 1953,75 (dibulatkan

menjadi 1954).

− Biaya pengadaan sebesar 290500 − Biaya penyimpanan sebesar 16,43

Kemudian data tersebut dimasukkan ke dalam persamaan Economic Order Quantity (EOQ), yaitu :

Q* =

Dimana :

Q = Jumlah optimal barang per pesanan (EOQ) D = Permintaan S = Biaya pemesanan H = Biasa penyimpanan Jadi, Q* = Q* = 8312 Bill of Material

(9)

9 Inventory Record

Tabel 3 Inventory Record

ITEM Qty Unit of

Measure Level Faktor Konversi Karpet 24500 m2 0 1 Cotton Cloth 24500 m2 1.1 1 Acetic 6050 Kg 1.2 0.25 Kemsel Amtex 1805 Kg 1.3 0.07 Garam Ausi 2450 Kg 1.4 0.1 BAC 9000 3115 Kg 1.5 0.13 Latex 12250 Kg 1.6 0.5

Material Requirement Planning (MRP)

a. MRP Cotton Cloth

Tabel 4 MRP Cotton Cloth

Item : Cotton Cloth

LLC :

1

PERIO

DE

Lot Size : EOQ LT : 3 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Gross requirements 1994 1987 1980

Scheduled receipt

Projected on hand 1000 1890 1890 1890 1890 1890 2787 2787 2787 2787 807 807 807 807

Net requirements 994 97

Planned order receipt 2884 2884

Planned order releases 2884 2884 2884

Item : Cotton Cloth

LLC :

1

PERIO

DE

Lot Size : EOQ LT : 3 PD 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

(10)

10

Item : Cotton Cloth

LLC :

1

PERIOD

E

Lot Size : EOQ LT : 3 PD 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Scheduled receipt

Item : Cotton Cloth

LLC :

1

PERIOD

E

Lot Size : EOQ LT : 3 PD 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

Scheduled receipt

Planned order releases 2884 2884

a. MRP Acetic

Tabel 5 MRP Acetic

Item : Acetic LLC2 PERIODE

Lot Size : EOQ LT 1 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Gross requirements 498.5 496.75 495

(11)

11 Projected on hand 250 8063. 5 8063.5 8063.5 8063.5 8063.5 7566.7 5 7566.75 7566.7 5 7566. 75 7071.75 7071.7 5 7071.75 7071.75 Net requirements 248.5

Planned order receipt 8312

Planned order releases 8312

PD 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Gross requirements 493 491.25 489.25 Scheduled receipt Projected on hand 7071. 8 6578.8 6578.8 6578.8 6578.8 6087.5 6087.5 6087.5 6087. 5 6087.5 5598.2 5 5598.25 5598.25 Net requirements

Planned order receipt

Planned order releases

PD 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Gross requirements 487.5 485.75 483.75 Scheduled receipt Projected on hand 5598. 3 5110.8 5110.8 5110.8 5110.8 4625 4625 4625 4625 4625 4141.2 5 4141.25 4141.25

Planned order releases

PD 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Gross requirements 482 480.25 478.25 Scheduled receipt Projected on hand 4141. 3 3659.3 3659.3 3659.3 3659.3 3179 3179 3179 3179 2700.75 2700.7 5 2700.75 2700.75 Net requirements

(12)

12 5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengolahan dan analisis data, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut, Pada proses procurement yang berjalan selama ini ditemukan permasalahan pada proses pengadaan bahan baku yang masih tradisional dan manual yaitu dengan menggunakan telepon dan fax dan juga tidak adanya perhitungan akurat akan jumlah bahan baku yang akan dipesan. Sehingga menyebabkan terjadinya kesalahan dalam jumlah bahan baku yang dipesan, stock bahan baku, data yang tidak terdokumentasi dengan baik dan human error. Perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah dan kapan sebaiknya bahan baku diorder dengan menggunakan metode EOQ, MPS dan juga MRP. Dan dengan menggunakan EOQ, perusahan dapat meminimalisir biaya sebesar Rp 77.060.135

8. Daftar Rujukan

[1] Adeyemi, S., & Salmi, A. (2010). Inventory Management : a Tool of Optimizing Resources in a manufacturing industry a case study of coca-col BOTTLING COMPANY,Ilorin Plant. The Social Science Journal..

[2] Chaffey, D. (2007). E-business and E-commerce Management : Strategy, Implementation, and Pactise (3rd edition). England: Prentice Hall.

[3] Gaspersz, V. (2012). Production and Inventory Management : For Supply Chain Professionals, Strategi Menuju World Class Manufacturing (8th ed). Bogor: Vinchristo Publication.

[4] Heizer Jay, Render Barry. (2010).”Manajemen Operasi”. Jakarta : Salemba Empat.

[5] Jacob, F., & Chase, R. (2011). Operation and Supply Chain Management (13th Edition). New York: McGraw-Hill Irwin..

[6] E, Turban., et al. (2010).”Electronic Commerce : A Managerial Perspective”. New Jersey : Pearson prentice hall, inc.

[7] Kazibudzki, & Tadeusz, P. (2013). On Some Discoveries in the Field ofScientific Methods for Management within the Concepts of ANalytic Hierarchy Process. International journal of Business and Mangement

[8] Russel, R., & Taylor, B. (2011). Operation Management : Creating Value Along the Supply Chain. New York: John Wiley & Sons, Ltd.

[9] Stevenson, W. (2010). Operation Management Tenth Edition. New York: McGraw-Hill Irwin.

[10] Turban, E. (2010). Electronic Commerce : a Managerial prespective. New Jersey: Prentice Hall