PERAN REFORMASI BIROKRASI “KETATALAKSANAAN” DALAM
MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN DI KELUARAHAN KAUMAN KOTA MALANG
Oleh : Oki Seru
Jurusan : Administrasi Publik
NIM : 14310039
Email : okisr14@gmail.com Abstraksi
Birokrasi pemerintah mempunyai fungsi pelayanan, yang saat ini menjadi pusat perhatian semua kalangan, tidak terkecuali di daerah. Sebagaimana diketahui bersama, pemerintah daerah merupakan ujung tombak bagi berhasilnya otonomi daerah. Dengan dikeluarkannya UU. No 23 Tahun 2014, otonomi daerah yang dicanangkan pemerintah, membawa konsekuensi adanya perubahan di segala bidang, khususnya dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Karena kemajuan suatu bangsa salah satunya ditentukan oleh kemampuan aparatur birokrasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya yaitu, sebagai pelayan publik kepada masyarakat secara profesional dan akuntabel. Apabila publik dapat terlayani dengan baik oleh aparatur birokrasi, maka dengan sendirinya aparatur birokrasi mampu menempatkan posisi dan kedudukannya yaitu sebagai civil servant atau public service. Namun kenyataan masih banyak ditemui adanya hambatan dan kekurangan dalam memberikan pelayanan, sehingga menimbulkan kekecewaan. Kekecewaan masyarakat berkaitan dengan pelayanan birokrasi antara lain, berbelit-belit, lamban, mahal dan tidak transparan. Oleh karena itu, otonomi daerah yang dijalankan pemerintah, mau tidak mau membawa konsekuensi perlunya pembaharuan dalam memberikan pelayanan masyarakat dalam wujud reformasi birokrasi. Reformasi kultur dan struktur dalam tubuh birokrasi merupakan strategi mendasar untuk memberikan keyakinan dan mengembalikan kepercayaan masyarakat terhadap kredibilitas pemerintah.
Kata Kunci: Reformasi Birokrasi, Ketatalaksanaan, Kualitas Pelayanan
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Agenda reformasi birokrasi sudah berlangsung sejak dikeluarkannya TAP MPR RI Nomor VI Tahun 2001 yang mengamanatkan kepada presiden agar mulai memperbaiki birokrasi. Birokrasi diharapkan menjadi pelayan masyarakat, abdi negara dan teladan bagi masyarakat. Secara teoritis, tujuan pelayanan publik pada dasarnya adalah memuaskan masyarakat (Lijan Poltak Sinambela, dkk, 2006, p. 6). Namun pada prakteknya, reformasi birokrasi yang bertujuan luhur tersebut belum sepenuhnya berhasil diterapkan dalam pemerintahan kita.
Rendahnya kualitas pelayanan publik dan praktek-praktek korupsi masih berlangsung hingga saat ini.
dalam melaksanakan tugas pokok, fungsi, kewenangan, dan tanggung jawab yang diamanahkan kepadanya. Sense of responsibility menuntut birokrasi tidak sekedar mau dan mampu bertanggung jawab, tetapi juga mau dan mampu mempertanggungjawabkan Tupoksiwab yang diamanahkan kepadanya. Mereka akan melaksanakan Tupoksiwab secara sungguh-sungguh meskipun tidak ada yang mengawasinya.
Dalam konteks konsep birokrasi, bidang cakupan membangun birokrasi yang profesional, bidang cakupan membangun birokrasi yang profesional berbasis kinerja menjadi
sangat luas. Setidaknya, bidang cakupannya meliputi aspek kelembagaan, perangkat personel
(birokrat), ketatalaksanaan, sumberdaya keuangan dan peralatan (teknologi administrasi), dan
manajemen penyelenggaraan pemerintah daerah.
Aspek ketatalaksanaan perlu dibangun agar seluruh unsur lembaga dapat bekerja sesuai dengan mekanisme, prosedur, metode yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, tepat sekali bila dikatakan bahwa membangun birokrasi dari aspek kelembagaan berarti berusaha menata atau mnciptakan sistem, prosedur, dan mekanisme suatu lembaga beserta peringkatnya agar dapat beroperasi secara efisien dan efektif.
Di kelurahan Kauman, Kecamatan Klojen, Kabupaten Malang juga tidak terlepas dari reformasi birokrasi. Ada berbagai hak masyarakat kelurahan Kauman yang harus dipenuhi oleh pemerintah kelurahan Kauman. Dalam memenuhi tuntutan ini, pemerintah kelurahan Kauman harus bisa berinovasi agar segala bentuk kebijakan dan pelayanan bisa memenuhi hak masyarakat kelurahan Kauman. Demi tercapainya target untuk memenuhi hak masyarakat, pemerintah kelurahan Kauman perlu
melakukan reformasi dibeberapa bidang, salah satunya adalah ketatalaksanaan.
Ketatalaksanaan inilah yang menjadi dasar penelitian untuk mengetahui peran dari reformasi birokrasi lebih khusus ketatalaksanaan dalam meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat di kelurahan Kauman.
MOTODE
Penelitian ini merupakan Penelitian deskriptif kualitiatif yang menghadirkan gambaran tentang situasi atau fenomena sosial secara detil. Dalam penelitian ini, peneliti memulai penelitian dengan desain penelitian yang terumuskan secara baik yang ditujukan untuk mendeskripsikan sesuatu secara jelas dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini melalui beberapa tahapan yakni:
Tahapan Penelitian
a. Teknik Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer diperoleh dari proses wwancara (interview) yang dilakukan secara terstruktur kepada informan informan terpilih di lokasi penelitian. Informan informan tersebut diambil dari pelaku kegiatan administrasi di Kelurahan Kauman dalam hal ini Lurah dan Kepala bagian.
b. Analisis dan Penafsiran Data
Data dalam penelitian ini dianalisis dengan teknik “grounded” yang dilakukan secara interaktif (Sugiono, 2009: 91-99) dalam tiga tahap analisis yakni: [1] Reduksi data; menuangkan data lapangan kedalam catatan penelitian. [2] Penyajian data; data yang telah direduksi kemudian disajikan untuk memudahkan peneliti membaca titik persoalan dalam penelitian. Dan [3] Verifikasi data; melakukan verifikasi secara terus menerus atas seluruh data yang telah diperoleh untuk mempermudah peneliti dalam menarik kesimpulan.
Untuk menguji keabsahan dan validitas data, penelitian ini menggunakan model trianggulasi seperti yang dikembangkan oleh Wiliam Wiersma (Sugiono, 2009: 125) yakni membandingkan seluruh informasi yang diperoleh dari teknik
Indikator capaian dalam tahapan ini adalah ditemukannya informan-informan kunci serta dokumen-dokumen terkait dengan subyek penelitian.
b. Analisis dan Penafsiran Data
Indikator capaian dalam tahapan ini adalah dapat mereduksi, menyajikan, serta memverifikasikan data yang telah dikumpulkan.
c. Pengujian Data
Indikator capaian dalam tahapan ini adalah dapat membandingkan data yang diperoleh dari informan dengan data dokumentasi subyek penelitian
d. Penyimpulan Data
Indikator capaian dalam tahapan ini adalah mendapatkan sebuah persepsi atas data yang disimpulkan sehingga mampu menjawab persoalan penelitian yang dilakukan
PEMBAHASAN
Peran Ketatalaksanaan Reformasi Birokrasi Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan di Kelurahan Kauman
Ada banyak hal yang menjadi permasalahan utama dalam pelayanan publik yaitu kualitas pelayanan publik itu sendiri. Permasalahan ini juga tidak terkecuali dengan pelayanan di kelurahan Kauman. Salah satu aspek yang
berpengaruh terhadap kualitas pelayanan
publik merupakan pola
penyelenggaraannya (ketatalaksanaan). Dilihat dari pola penyelenggaraannya , pelayanan publik memimiliki beberapa kelemahan, antara lain:
a. Kurang responsif. Kondisi ini terjadi pada hampir semua tingkatan unsur pelayanan, mulai pada tingkatan petugas pelayanan (front line) sampai dengan tingkatan penanggungjawab instansi. Respon terhadap berbagai keluhan, aspirasi, maupun harapan masyarakat seringkali lambat atau bahkan diabaikan sama sekali.
b. Kurang informatif. Berbagai informasi yang seharusnya disampaikan kepada masyarakat, lambat atau bahkan tidak sampai kepada masyarakat.
c. Kurang accessible. Berbagai unit pelaksana pelayanan terletak jauh dari jangkauan masyarakat, sehingga menyulitkan bagi mereka yang memerlukan pelayanan tersebut.
d. Kurang koordinasi. Berbagai unit pelayanan yang terkait satu dengan lainnya sangat kurang berkoordinasi. Akibatnya, sering terjadi tumpang tindih ataupun pertentangan kebijakan antara satu instansi pelayanan dengan instansi pelayanan lain yang terkait.
e. Birokratis. Pelayanan (khususnya pelayanan perijinan) pada umumnya dilakukan dengan melalui proses yang terdiri dari berbagai level, sehingga menyebabkan penyelesaian pelayanan yang terlalu lama. Dalam kaitan dengan penyelesaian masalah pelayanan, kemungkinan staf pelayanan (front line staff) untuk dapat menyelesaikan masalah sangat kecil, dan dilain pihak kemungkinan masyarakat untuk bertemu dengan penanggungjawab pelayanan, dalam rangka menyelesaikan masalah yang terjadi ketika pelayanan diberikan, juga sangat sulit. Akibatnya, berbagai masalah pelayanan memerlukan waktu yang lama untuk diselesaikan.
f. Kurang mau mendengar
umumnya aparat pelayanan kurang memiliki kemauan untuk mendengar keluhan/saran/ aspirasi dari masyarakat. Akibatnya, pelayanan dilaksanakan dengan apa adanya, tanpa ada perbaikan dari waktu ke waktu
g. Inefisien. Berbagai persyaratan yang diperlukan (khususnya dalam pelayanan perijinan) seringkali tidak relevan dengan pelayanan yang diberikan.
Dilihat dari sisi sumber daya manusianya, kelemahan utamanya adalah berkaitan dengan profesionalisme, kompetensi, empathy dan etika. Berbagai pandangan juga setuju bahwa salah satu dalam rangka pemberian pelayanan kepada masyarakat, penuh dengan hirarki yang membuat pelayanan menjadi berbelit-belit (birokratis), dan tidak terkoordinasi. Kecenderungan untuk melaksanakan dua fungsi sekaligus, fungsi pengaturan dan fungsi penyelenggaraan, masih sangat kental dilakukan oleh pemerintah, yang juga menyebabkan pelayanan publik menjadi tidak efisien.
Melihat berbagai kelemahan ini, reformasi membawa peran menjadi mediator unuk mengubah kelemahan-kelemahan ini agar bisa membentuk kualitas pelayanan publik yang lebih baik di kelurahan Kauman berdasarkan asas-asas reformasi birokrasi, seperti:
a. Pemerintahan kelurahan Kauman yang responsif
Dalam menanggapi berbagai keluhan, harapan atau aspirasi masyarakat, sampai di masyarakat kelurahan Kauman.
c. Accessible
Berbagai bentuk atau unit pelayanan harus dekat dengan masyarakat kelurahan Kauman. Hal ini dibuktikan dengan berbagai program pembangunan yang melibatkan masyarakat kelurahan Kauman itu sendiri..
d. Koordinasi
Berbagai bidang-bidang di struktur kelurahan Kauman saling berhubungan untuk mencapai tujuan atau program yang baik merupakan seperangkat proses yang terjadi dalam organisasi baik swasta maupun pemerintah terutama dalam hal pengambilan keputusan. Meskipun tidak sepenuhnya menjamin segala sesuatu akan menjadi sempurna, akan tetapi jika dipatuhi secara baik, tata laksana pemerintahan yang baik mampu mengurangi penyalahgunaan kekuasaan dan tindakan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN). Ketatalaksanaan pemerintahan di kelurahan Kauman berarti juga penataan kelembagaan dengan tujuan utama untuk menata dan menyempurnakan sistem organisasi dan manajemen di kelurahan Kauman agar lebih proporsional, efisien dan efektif. Kegiatan pokok yang dilaksanakan antara lain meliputi :
ada ketimpangan yang dilakukan oleh aparat kelurahan Kauman dalam menjalankan tupoksinya. Salah satunya adalah ketepatan waktu dalam menjalankan tugasnya.
Kedua, menyempurnakan sistem administrasi negara untuk mempercepat proses desentralisasi. Dalam menjalankan berbagai program guna kesejahteraan masyarakat kelurahan Kauman, pemerintah kelurahan Kauman melibatkan masyarakat untuk berpartisipasi dalam kegiatan pembangunan kelurahan Kauman itu sendiri. Contohnya adalah musrembang. Setiap awal tahun, pemerintah kelurahan Kauman mengadakan musrembang. Kegiatan ini bertujuan untuk menyalurkan aspirasi dari masyarakat mengenai pokok-poko program pembangunan satu tahun kedepannya.
Ketiga, menyempurnakan tata laksana dan hubungan kerja antar lembaga, antara pemerintah provinsi dan kabupaten/kota. Dalam menjalankan sistem birokrasinya, pemerintah Kelurahan Kauman selalu mengkoordinasikan programnya dengan lembaga kecamatan, kabupaten, ataupun provinsi. Contohnya: hasil musrembang yang telah dilaksanakan di kelurahan Kauman bersama masyarakat setempat, akan diajukan ke kecamatan. Lalu, dari kecamatan akan di seleksi atas dasar prioritas program apa yang akan dilaksanakan.
Keempat, menciptakan sistem administrasi pendukung dan kearsipan yang efektif dan efisien. Di Kelurahan Kauman, sistem administrasi pendukung sudah memenuhi standart. Hal ini dibuktikan dengan berbagai bentuk pelayanan yang berbasis komputer. Namun dalam perjalanannya, masih ada aparat yang belum bisa menggunakan alat penunjang ini secara optimal. Hal ini disebabkan karena masih belum berjalan dengan baiknya kegiatan pelatihan atau training kepada aparat kelurahan Kauman guna meningkat sumber daya aparat kelurahan Kauman itu sendiri.
Kelima, menyelamatkan dan melestarikan berbagai dokumen atau arsip negara. Mengenai menyelamatkan dan melestarikan dokumen atau arsip negara telah dilakukan dengan menggunakan menggunakan PC. Penggunaan media yang berbasis internet ini juga mampu menunjang asas transparansi kelurahan Kauman.
Berbagai upaya reformasi birokrasi yang telah dilakukan pemerintah klurahanan Kauman melalui kegiatan yang rasional dan realistis dirasakan kurang memadai dan masih memerlukan berbagai penyempurnaan. Hal tersebut terkait dengan banyaknya permasalahan yang belum sepenuhnya teratasi oleh kelurahan kauman. Dari sisi internal, berbagai faktor seperti demokrasi, desentralisasi dan internal birokrasi itu sendiri, masih berdampak pada tingkat kompleksitas permasalahan dan dalam upaya mencari solusi lima tahun ke depan.
aparatur kelurahan Kauman belum bisa menangani hal ini secara optimal.
Dampak Dari Ketatalaksanaan
Reformasi Birokrasi Dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan di kelurahan Kauman
Dalam perjalanannya, reformasi birokrasi sudah membawa dampak positif terhadap pelaksanaan sehingga lebih menunjang pelayanan terhadap masyarakat kelurahan Kauman. Namun, karena sumber daya aparatur kelurahan Kauman belum memadai sehingga momentum reformasi birokrasi belum bisa membawa dampak positif yang lebih maksimal bagi kelangsungan birokrasi di kelurahan Kauman. Hal ini bisa dilihat dari kemampuan aparatur kelurahan Kauman dalam menggunakan dan mengoperasikan komputer.
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
http://www.salamedukasi.com/2015/01/kriteria-ciri-ciri-pelayanan-publik.html
http://rutanpadangpanjang.blogspot.co.id/2013/04/dampak-reformasi-birokrasi_21.html Zainudin, 2010. bahan ajar Mendagri pada Diklat PIN Tk. I LAN-RI, Jakarta
http://www.phylopop.com/2010/06/dinamika-tata-laksana-pemerintahan-ri.html http://203.130.196.151/~admin19/detail_artikel.php?id=470
http://www.psychologymania.com/2012/12/pengertian-kualitas-pelayanan-publik.html www.bappenas.go.id/ penciptaan-tata-pemerintahan-yang-bersih-dan-berwibawa.pdf Thoha, Miftah. Birokrasi & Politik di Indonesia. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 2007. http://www.find-docs.com/reformasi-birokrasi-pemerintahan-indonesia.html
http://www.find-docs.com/tata-pemerintahan-indonesia.html
