BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sistem Kesehatan Nasional (SKN) adalah bentuk dari cara penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang memadukan berbagai upaya bangsa Indonesia dalam satu derap langkah guna menjamin tercapainya tujuan pembangungan kesehatan dalam kerangka mewujudkan kesejahteraan rakyat sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945. Sistem Kesehatan Nasional perlu dilaksanakan dalam konteks pembangunan kesehatan secara keseluruhan dengan mempertimbangkan determinan sosial, sepeti: kondisi kehidupan sehari-hari, tingkat pendidikan, pendapatan keluarga, distribusi kewenanga, distribusi kewenangan, keamanan, sumber daya, kesadaran masyarakat, serta kemampuan tenaga kesehatan dalam mengatasi masalah-masalah (DepKes RI, 2009 : 2).
Menjabarkan pendapat Levey dan Loomba (1973) maka yang dimaksud dengan pelayanan kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan sendiri atau secara bersamam-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan, mencegah, dan menyembuhkan penyakit, serta memulihkan kesehatan perorangan, keluarga, kelompok, dan masyarakat (Azwar, 2010 : 42).
rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik.
Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang kompleks, padat pakar, dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan, dan penelitian, serta mencakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin, agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi yang profesional baik dibidang teknis medis maupun administrasi kesehatan. Untuk menjaga dan meningkatkan mutu rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu disemua tingkatan (Rustiyanto, 2009: 36).
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Rustiyanto, 2010 : 17).
TABEL 1
Prosedur Pengiriman Laporan Eksternal Rumah Sakit
Jenis Data Nama Formulir Kode Periode Laporan
Keterangan
Data-data Dasar
Rumah Sakit Data-data RumahSakit RL 1 Setiap Saat(independent )
Dikjen Bina Upay Data Ketenagaan
Rumah Sakit
Data Ketenagaan Rumah Sakit
RL 2 Tahunan (15 Januari)
Dikjen Bina Kesehatan Data Kegiatan
Pelayanan Rumah Sakit
Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
RL 3 Tahunan (15 Januari) Dikjen Bina Kesehatan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien Data Morbiditas/Mortalitas Pasien
RL 4 Tahunn (15 Januari)
Dikjen Bina Kesehatan Data Kunjungan Dan
Data 10 (Sepuluh Besar Penyakit)
Data Kunjungan Dan Dat 10 (Sepuluh) Besar Penyakit
RL 5 Bulanan (15 Januari Bulan Berikutnya)
Dikjen Bina Kesehatan Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang mempunyai tanggung jawab dalam pemberian pelayanan kesehatan secara maksimal dengan memperhatikan mutu pelayanan yang diberikan. Mutu pelayanan ini mencakup banyak hal, termasuk diantaranya adalah mutu pelayanan rekam medis. Maka perlu diperhatikan juga Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS).
Sehingga dalam pengiriman laporan eksternal rumah sakit islam ibnu sina masih kurang efektif dan sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman laporan.
Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Bagian Pengolahan Data Dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014”.
B. Rumusan Masalah dan Batasan Masalah 1. Rumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengajukan permasalahan bagaimana Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Bagian Pengolahan Data Dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun2014 ?
2. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas serta mengingat keterbatasan waktu, tenaga, pikiran, biaya seta melihat luasnya cakupan masalah, maka penulis membatasi perumusan masalah dalam penulisan ini adalah pengamatan terhadap Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Bagian Pengolahan Data Dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
Mengetahui pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Dibagian Pengolahan Data Dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui SOP pelaporan eksternal di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
b. Untuk mengetahui SDM dalam pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit di Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
c. Untuk mengetahui sumber data yang digunakan untuk pembuatan laporan bulanan RL5 Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis
Untuk mengetahui tata cara Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Bagian Pengolahan Data Dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis, untuk mengetahui ketepatan waktu pengiriman laporan eksternal rumah sakit, dan sebagai panduan dan referensi atau masukan bagi perkembangan ilmu dan menambahkan kajian ilmu dalam penulisan Proposal KTI selanjutnya.
2. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit
Sebagai referensi serta masukan, pedoman dan kajian yang menjadi sumbangan pemikiran dan informasi bagi mahasiswa STIKes Hang Tuah Pekanbaru dalam membuat proposal Karya Tulis Ilmiah, serta mengembangkan pengetahuan, dan bahan untuk melengkapi Pustka.
c. Bagi Penulis
Menambah wawasan, pengalaman tentang tinjauan pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis, serta sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam pengisian pengolahan data dan pelaporan rekam medis.
E. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah dan Batasan Masalah 1. Rumusan Masalah
2. Batasan Masalah C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umun
D. Manfaat
1. Manfaat Teoritas 2. Manfaat Praktis
a. Bagi Rumah Sakit b. Bagi Institusi Pendidikan c. Bagi Penulis
E. Sistematika Penulisan BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Landasan Teori
1. Pengertian Rumah Sakit 2. Pengertian Rekam Medis
3. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis 4. Nilai Guna Rekam Medis
5. Manajemen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan 6. Mengelola Sistem Rekam Medis
7. Statistik Dan Pelaporan Rumah Sakit 8. Proses Pengolahan Data Rekam Medis 9. Pengumpulan Data Rekam Medis
10. Sistem Infromasi Rumah Sakit (SIRS) 11. Standar Operasional Prosedur (SOP) 12. Sumber Daya Manusia (SDM) 13. Data
14. Syarat Data 15. Sumber Data 16. Pengolahan Data 17. Penyajian Data
BAB III METODE PENELITIAN A. Rancangan Penelitian
B. Lokasi dan Waktu Penelitian C. Subjek Dan Objek Penelitian
D. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional E. Instrument Penelitian
F. Teknik Pengolahan Data G. Pengolahan Data
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori 1. Rumah Sakit
a. Pengertian Rumah Sakit
Dalam sistem ketahanan nasional rumah sakit adalah bagian dari penyelenggaraan pelayanan kesehatan pada masyarakat, dalam SK Menkes RI No.983/MENKES/SK/XI/1992 menyebutkan rumah sakit adalah institusi yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik. Tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dengan menggunakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan (Aditama, 2006: 6).
b. Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang No 44 Tahun (2009), fungsi rumah sakit adalah :
1) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesui dengan standar pelayanan rumah sakit.
2) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan kebutuhan medis.
3) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
2. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa, serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat (DepKes RI, 2006: 11).
Rekam medis adalah sumber utama informasi kesehatan sehingga tidaklah mengherankan bila beragam institusi atau organisasi menggunakannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, sesuai dengan tugas masing-masing institusi ataupun organisasi itu (Hatta, 2008: 85).
Rekam medis elektronik adalah suatu kegiatan mengkomputerisasikan tentang isi rekam kesehatan mulai dari mengumpulkan, mengolah, menganalisis dan mempresentasikan data yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan kesehatan (Rustiyanto, 2009: 6).
3. Tujuan Dan Kegunaan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam uapaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 2006: 13).
Menurut Rustiyanto (2009) kegunaan rekam medis secara umum antara lain, yaitu :
a. Sebagai alat atau komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
4. Nilai Guna Rekam Medis a. Bagi Pasien
1) Menyediakan bukti asuhan keperawatan atau tindakan medis yang diterima oleh pasien.
2) Menyediakan data yang bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua kali dan seterusnya.
3) Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal praktek.
b. Bagi fasilitas layanan kesehatan
1) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan. 2) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien. 3) Mengevaluasi penggunanan sumber daya.
c. Bagi pemberi pelayanan
1) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga profesional dalam merawat pasien.
3) Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan. 5. Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan
Menajemen rekam medis dan informasi kesehatan menurut Rustiyanto (2010), yaitu :
a. Meregistrasi atas semua kunjungan yang ada difasilitas pelayanan kesehatan (registrasi pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap). b. Memberikan nomor rekam medis secara berurutan dan sistematis
berdasarakan sistem yang digunakan.
c. Menulis nama pasien dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang digunakan.
d. Membuat indeks pasien (kartu atau media lainnya).
e. Menyusun (assembling) rekam medis dengan baik dan benar berdasarkan SOP yang ada.
f. Menganalisis rekam medis secara kuantitatif dengan meliputi : 1) Kebenaran identifikasi.
2) Adanya laporan-laporan yang penting. 3) Autentikasi.
4) Pendokumentasian yang baik.
g. Menganalisa rekam medis secara kualitatif guna konsistensi isi mutu rekam medis.
h. Menyimpan atau menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan (straight numberical, middle digit, terminal digit filling system).
i. Mengambil kembali (retrieval) dengan cepat rekam medis yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbgai kebutuhan lainnya.
j. Melakukan penyusutan (retensi) rekam medis berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
6. Mengelola sistem rekam medis
Mengelola sistem rekam medis yang memadai, lengkap, akurat, tepat waktu sebagai masukan dalam pengembangan system informasi kesehatan yang diperlukan dibidang manajemen pasien dan institusi pelayanan kesehatan yang terkait (Rustiyanto, 2009 : 50) :
a. Mengkaji keadaan masalah kesehatan yang berkaitan dengan kebutuhan data dan informasi kesehatan dan berbagai hal yang terkait.
b. Menyusun rencanan strategik langkah-langkah pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan yang tepat berdasarkan prioritas masalah yang telah ditentukan.
c. Menentukan strategi intervensi sesuai urutan kegiatan, jabaran dan jukla atau juknis yang ditentukan.
d. Menetapkan metode kerja intervensi yang efesien dan efektif.
e. Mengorganisasi sumber daya dan kegiatan upaya perbaikan system pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan dalam menunjang organisasi yang dikembangkan.
f. Menentukan dan menetapkan mekanisme kerja lintas sektor.
g. Melaksanakan tertib administrasi kegiatan pelaksanaan rekam medis dan informasi kesehatan dan di unit kerja yang terkait.
h. Memproses dan mengkaji data medis dan non medis sebagai masukan ke dalam sistem informasi kesehatan sesuai IPTEK yang digunakan.
i. Memantau dan mengevaluasi proses pelaksanaan informasi kesehatan.
7. Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit
akurat yang secara garis besar jenis pelaporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi 2 (dua) kelompok :
a. Laporan Intern Rumah Sakit
Laporan intern rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Jenis laporan tersebut meliputi :
1) Pasien masuk rumah sakit diklasifikasikan menjadi : (a) Pasien Umum
(b) Pasien Kebidanan (c) Pasien Anak (d) Bayi Lahir di RS (e) Bayi Kiriman dari Luar
2) Pasien keluar rumah sakit diklasifikasikan menjadi : (a) Pasien Umum
(b) Pasien Kebidanan (c) Pasien Anak (d) Pasien Lahir di RS (e) Bayi Kiriman dari Luar
3) Pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan menjadi : (a) Pasien Umum
(b) Pasien Meninggal Kurang dari 48 jam (c) Pasien Meniggal Lebih dari 48 jam (d) Pasien DOA
(e) Pasien Stilbirth
(f) Net Death Rate (NDR) (g) Gross Death Rate (GDR) (h) Maternal Death Rate (MDR)
4) Lamanya pasien dirawat di klasifikasikan menjadi : (a) Pasien Umum
(b) Pasien Kebidanan (c) Pasien Anak (d) Bayi Lahirdi RS
(e) Bayi Kiriman dari Luar
5) Hari perawatan pasien (HP) di klasifikasikan menjadi : (a) Pasien Umum
(b) Pasien Kebidanan (c) Pasien Anak (d) Bayi Lahir di RS (e) Bayi Kiriman dari Luar
(b) Pasien Kebidanan (c) Pasien Anak (d) Bayi Lahir
(e) Bayi Kiriman dari Luar
7) Kegiatan persalinan, di klasifikasikan menjadi : (a) Letak belakang kepala
(b) Vacum Ekstraksi (c) Seksio Sesarea (d) Forcep
8) Kegiatan pembedahan dan tindakan medik lain, di klasifikasikan menjadi :
(a) Laporan pengunjung pasien (b) Laporan kunjungan pasien (c) Laporan konsultasi
(d) Laporan kegiatan imunisasi
(e) Laporan kegiatan penunjang medis
Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 s/d 24.00 setiap harinya.
b. Laporan Ekstern Rumah Sakit
Laporan ekstern rumah sakit ditujukan kepada Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI (DITJEN YANMED), Dinas Kesehatan Propinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Pelaporan ekstern rumah sakit dibuat sesuai dengan kebutuhan Departemen Kesehatan RI yang meliputi :
1) Data kegiatan rumah sakit (RL 1)
2) Data keadaan morbiditas pasien rawat inap rumah sakit (RL 2a) 3) Data keadaan morbiditas pasien rawat inap survailans terpadu
rumah sakit (RL 2a.1)
4) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan rumah sakit (RL 2b) 5) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan survailans terpadu
rumah sakit (RL 2b.1)
6) Data status imunisasi (RL2c)
7) Data individual morbiditas pasien rawat inap, terdiri dari : 8) Data dasar rumah sakit (RL 3)
10) Data ketenagaan individual rumah sakit (RS Vertikal DepKes) (RL 4a)
11) Data peralatan medik rumah sakit (RL 5) 12) Data kegiatan Kesehatan Lingkungan (RL 5)
13) Data infeksi nosokomial rumah sakit (RL 6)
Sifat pelaporan menurut Sistem Informasi Rumah Sakit SIRS revisi ke VI (enam) merupakan penyempurnaan dari SIRS revisi V (lima) sebagaimana dimaksud pada PERMENKES RI NOMOR 1171/MENKES/PER/VI/2011 ditetapkan oleh Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan. Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi Laporan (RL), diantaranya :
1) RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated)
2) RL 2 berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun
3) RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit yang dilaporkan periodik setiap tahun
4) RL 4 berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun
8. Proses Pengolahan Data Rekam Medis
Unit rekam medis sebagai salah satu gerbang terdepan dalam pelayanan kesehatan, dapat sebagai salah satu ukuran kepuasan pasien dalam menerima pelayanan. Ruang lingkup unit rekam medis mulai dari penerimaan pasien sampai dengan penyajian informasi kesehatan. Tugas unit rekam medis mulai dari pengumpulan data, pemrosesan data, dan penyajian informasi kesehatan. Data yang dikumpulkan berupa data sosial dan data medis. Data sosial didapatkan ketika pasien mendaftar sebagai pasien, sedangkan data medis didapatkan setelah pasien mendapat pemeriksaan dari tenaga kesehatan.
Berdasarkan cara perolehannya data dikategorikan menjadi beberapa jenis data, yaitu :
a. Data primer merupakan data atau fakta yang diperoleh secara langsung oleh pengolah data. Contohnya data-data yang didapatkan dari hasil survey tentang adanya Balita yang mengalami gizi buruk di masyarakat, atau survey tentang kepuasan pasien terhadap layanan yang diberikan di fasilitas pelayanan kesehatan yang melibatkan pasien secara langsung sebagai sumber data responden kuesioner.
mutu kelengkapan berkas rekam medis dapat dilakukan penelitian dengan menggunakan data sekunder berupa berkas rekam medis setelah pasien pulang selesai mendapatkan pelayanan di fasilitas pelayanan kesehatan.
asuransi, dan data pemanfaatan fasilitas pelayanan kesehatan. Informasi tersebut disajikan untuk kepentingan internal rumah sakit maupun pelaporan keluar rumah sakit (Budi, 2011: 3).
9. Pengumpulan Data Rekam Medis
Pengumpulan data rekam medis dapat dilakukan dengan mengumpulkan lembaran sensus harian baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Pada saat mengecek jumlah penderita masuk dan keluar sesuai dengan contoh card yang diterima dan sesuai dengan jumlah medical record yang dikirim dari bangsal, hal-hal berikut harus diteliti :
a. Bahwa jumlah sisa penderita yang masih tinggal dibangsal (di rumah sakit) hari sebelumnya harus sesuai dengan jumlah penderita sisa dalam sensus hari berikutnya.
b. Benarnya perhitungan yang dibuat oleh setiap bangsal.
c. Semua lembaran sensus harian disusun menurut bangsal-bangsal. d. Satukan angka tersebut kesatu lembaran sensus harian untuk
seluruh rumah sakit.
Pindahkan hasil sensus seluruh rumah sakit ke lembaran sensus bulanan/rekap bulanan yang disesuaikan untuk tiap-tiap tanggal. Setelah diterapkan data apa yang dibutuhkan dan bagaimana mendefenisikannya, kebanyakan data ini harus diringkaskan dalam bentuk catatan medis yang teratur. Pengumpulan data dari rekam medis di rumah sakit biasanya dilakukan secara berurutan pada berhentinya perawatan pasien, tapi, mungkin dimulai bersamaan selama masa obname.
11. Standar operasional prosedur (SOP)
Menurut Tambunan (2013: 3) SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisikan prosedur-prosedur operasional standar yang ada didalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, 1 langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang didalam suatu organisasi telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Untuk menyusun SOP yang efektif, perlu kesiapan organisasi dalam berbagai hal, sebagai berikut :
a. Ada visi dan misi yang ternyatakan dengan jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi.
b. Ada tujuan dan sasaran yang ternyatakan dengan jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi. c. Ada struktur yang mencakup semua unsur keputusan dan tindakan
yang bisa terjadi didalam organisasi yang bersangkutan.
d. Ada manajemen organisasi dengan tugas yang jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota orgasnisasi.
e. Ada operasi atau kegiatan yang telah berjalan dengan kepastian yang terjamin.
12. Sumber daya manusia (SDM)
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks masa lalu maupun dalam konteks masa kini selalu memiliki makna yang terkesan klise, yaitu mencapai tujuan melalui orang lain. Manajemen sumber daya manusia (SDM) yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan kontribusi yang cukup besar dalam usaha mencapai sasaran organisasi atau perusahaan. Pengadaan sumber daya manusia (SDM) adalah suatu upaya untuk mempermudah jumlah dan jenis individu yang tepat sesuai dengan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) pada suatu perusahaan atau organisasi. Pengadaan memiliki fungsi yang terkait dengan masalah penelitian kebutuhan sumber daya manusia (SDM), rekrutmen, seleksi, dan penempatan (placement). Pengadaan sumber daya manusia (SDM) perlu memberikan perhatian yang serius terhadap kualitas dan jumlah karyawan dalam penentuan Kebutuhan SDM ( Triton, 2007: 13).
Menyelenggarakan dan membina penyebarluasan serta mendidik dan melatih dalam rangka pengembangan sumber daya manusia (SDM) dibidang rekam medis dan informasi kesehatan (Rustiyanto, 2009: 50) : a. Mengkaji kebutuhan pendidikan, penyuluhan dan pelatihan.
c. Mengorganisasikan pelaksanaan pembinaan upaya penyebarluasan dan program pelatihan sistem pengolahan rekam medis dan informasi kesehatan.
Sebuah ciri manajemen kinerja adalah berkenaan dengan masukan dan proses (atribut dan kompetensi) selain juga output dan outcome. Hal tersebut yang lebih membedakan dari ciri merit rating dan cara penilaian kinerja tradisional yang memusatkan kepada masukan dan MBO lebih berorientasi kepada output. Perbedaan lainnya antar manajemen kinerja dan merit rating bahwa penilaian lebih ditekankan pada pekerjaan itu sendiri ketimbang kepribadiannya. Penilaian kinerja didasarkan pada pemahaman pengetahuan, keahlian, kepiawaian dan prilaku yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan baik dan analisis tentang atribut perilaku seseorang sesuai kriteria yang ditentukan untuk masing-masing pekerjaan (Dharma, 2005: 101).
13. Data
Pengertian data menurut Wahyono, data adalah bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbolyang mewakili kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya (Wahyono, 2004). Pengertian data menurut Rustiyanto (2010) yaitu :
b. Data (jamak) dan datum (tunggal) adalah ciri/karakteristik, informasi/fakta yang mengandung arti kebenaran.
c. Kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa, diskusi, presentasi ilmiah, atau uji statistik.
d. Variabel (perubah) yaitu :
1) Suatu sifat atau fenomena yang dapat menunjukkan sesuatu yang dapat diamati atau diukur yang nilainya dapat berubah. 2) Suatu nilai yang mempunyai nilai yang berubah yang dapat
menggambarkan keragaman suatu sifat atau fenomena.
14. Syarat Data
Menurut Rustiyanto (2010), syarat data antara lain :
a. Realibel / dapat dipercaya : obyektif sesuai kenyataan, representatif atau mewakili.
b. Punya manfaat : tepat waktu dan relevan.
c. Relevan : harus sesuai dengan variabel yang diukur. d. Memiliki validitas dan reabilitas.
15. Sumber Data
Menurut Rustiyanto (2010), Sumber data terbagi 3 macam : a. Data Primer
Data yang diperolehpeneliti secara langsung tanpa perantara. b. Data Sekunder
Data yang diperoleh dari para ahli, para penulis atau penelitian. 16. Pengolahan Data
Pengolahan data yaitu suatu kegiatan untuk menyusun data yang diperoleh seluruhnya menjadi suatu susunan yang dapat dianalisa dan ditarik kesimpulan. Pengolahan data dapat dilakukan dengan menggunakan alat elektronik, sehingga akan menghasilkan keluaran (output) yang dapat berbentuk tabel, grafik atau ringkasan seperti jumlah rata-rata, presentase dan sebagainya (Rustiyanto, 2010).
17. Penyajian Data
Penyajian data adalah pemaparan data dari hasil perhitungan yang telah disusun secara teratur, sehingga hasil pengamatan tersebut bisa dipahami dengan baik, atau pemaparan data hasil kegiatan atau penelitian secara sistematik supaya dapat ditarik kesimpulan (Rustiyanto, 2010).
B. Kerangka Teori
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan pengobatan dan hasil akhir (Rustiyanto, 2009: 5).
Menurut Tambunan (2013: 3) SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisikan prosedur-prosedur operasional standar yang ada didalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, 1langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang didalam suatu organisasi telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks masa lalu maupun dalam konteks masa kini selalu memiliki makna yang terkesan klise, yaitu mencapai tujuan melalui orang lain. Manajemen sumber daya manusia (SDM) yang dilaksanakan dengan baik akan memberikan kontribusi yang cukup besar dalam usaha mencapai sasaran organisasi atau perusahaan. Pengadaan sumber daya manusia (SDM) adalah suatu upaya untuk mempermudah jumlah dan jenis individu yang tepat sesuai dengan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) pada suatu perusahaan atau organisasi ( Triton, 2007: 13).
Adapun modivikasi kerangka teori dalam penelitian ini yaitu, sebagai berikut :
Sumber: Aditama (2007),Rustiyanto (2009),Tambunan (2013), Triton (2013).
Gambar 1
Modifikasi Kerangka Teori
C. Kerangka Berfikir
Kerangka berfikir penelitian adalah suatu uaraian dan visualisasi hubungan antara kaitan antar konsep ke satu tahap konsep yang lainnya, atau antara variabel yang satu dengan variabel yang lain dari masalah yang ingin diteliti (Notoatmodjo, 2010 : 83).
1. Rumah Sakit 2. Rekam Medis 3. Standar Operasional
Prosedur (SOP)
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
5. Data
Input Proses Output
Gambar 2 Kerangka Berfikir
Gambar 2 Kerangka Berfikir
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
Rancangan penelitian ini adalah bersifat penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan untuk membuat gambaran atau deskriptif
1. SOP 2. SDM 3. Data
Pembuatan Laporan Bulanan RL5
Pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis di rumah sakit islam ibnu sina pekanbaru tahun 2014
Terlaksananya sistem informasi rumah sakit dibagian
Data kualitatif adalah data yang berhubungan dengan kategorisasi, karakteristik atau sifat variabel. Data kualitatif biasanya tidak berhubungan dengan angk-angka, dan sering tidak dikaitkan dengan analisis statistik, sering disebut non statistik (Notoatmodjo, 2005: 185).
Penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk mengetahui tata cara pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
B. Lokasi dan Waktu Penelitian 1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di rumah sakit islam ibnu sina pekanbaru dibagian pelaporan rekam medis.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian akan dilakukan pada bulan April Tahun 2014.
C. Subjek Dan Objek Penelitian
Informan dalam penelitian ini terdiri dari 2 orang yaitu, 1 (satu) Kepala Instalasi Rekam Medis, 1 (satu) Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru. Subjek dalam penelitian ini adalah data dan pelaporan instalasi rekam medis.
Tabel 2
Subjek Informan Penelitian
Di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru
1 Kepala Instalasi Rekam Medis D IV Rekam Medis 1
2 Petugas Rekam Medis DIII Rekam Medis 2
Jumlah 2 Orang
D. Variabel Penelitian/Definisi Istilah
Tabel 3
Variabel Penelitian dan Defenisi Istilah
Variabel Definisi Istilah Alat Ukur Cara Ukur Hasil SOP Aturan yang di - Pedoman - Wawancara
Deskriptif
SDM suatu upaya untuk - Pedoman - Wawancara Deskriptif Mempermudah Wawancar Mendalam kualitatif Jumlah dan jenis - Observasi
Individu yang tepat Sesuai dengan Kebutuhan SDM
Data bahan baku informasi - Pedoman - Wawancara Deskriptif Didefinisikan sebagai wawancar Mendalam kualitatif Kelompok teratur - Observasi - Observasi
Simbol-simbol yang Mewakali kuantitas, Tindakan, benda.
E. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehingaa lebih mudah diolah (Saryono, 2008: 85).
2. Panduan Pengamatan (Observasi) 3. Alat Perekam
4. Alat Tulis 5. Komputer
F. Teknik Pengumpulan Data 1. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini dikhususkan pada pengiriman laporan RL5 di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
2. Metode Pengumpulan Data a. Pengamatan (Observasi)
Yaitu mengamati secara langsung objek penelitian dan upaya pengecekkan hasil atau temuan penelitian
b. Wawancara
Yaitu mengadakan tanya jawab langsung dengan petugas yang bekerja di bagian rekam medis.
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang telah terjadi. Dokumentasi biasa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang.
3. Sumber Data a. Data Primer
dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
b. Data Sekunder
Data sekunder diperoleh dari data yang sudah ada yaitu tentang pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
G. Pengolahan Data
Sesuai dengan sifat data kualitatif maka teknik pengolahan data dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: teknik statistik dan teknik non statistik. Sedangkan dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik non statistik, yakni pengolahan data dengan tidak menggunakan analisis statistik, melainkan dengan analisis kaulitatif (Notoatmodjo, 2005: 186).
Data yang diperoleh dari hasil wawancara dan pengamatan dikumpulkan dan diolah secara manual, kemudian dianalisa. Penelitian deskriptif kualitatif ini menggambarkan tata cara pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
a. Pengamatan (Observasi)
b. Wawancara Mendalam (Interview)
Wawancara dilakukan dengan kepala unit rekam medis dan staf rekam medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014. c. Dokumentasi
Sesuatu yang tertulis, tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan untuk mengetahui tata cara pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis di Rumah Sakit Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
H. Analisis Data
Penelitian ini menggunakan analisis data deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk mendpatakan informasi mengenai tata cara pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dibagian pengolahan data dan pelaporan instalasi rekam medis Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2014.
I. Jadwal Penelitian
No KEGIATAN Februari Maret April Mei Juni
