1 1.1 Latar Belakang
Seiring berkembangnya dunia bisnis, perusahaan-perusahaan semakin bersaing dalam mendapatkan laba maksimum untuk dapat memastikan kelangsungan hidup dari perusahaan tersebut. Laba didapat dari kegiatan bisnis perusahaan, sehingga pentingnya pencatatan akuntansi yang akurat dalam berlangsungnya kegiatan bisnis perusahaan sangatlah penting agar dapat memastikan pertumbuhan ekonomi perusahaan.
Pada saat ini, penggunaan teknologi inFormasi sudah tidak asing lagi di dunia bisnis. Perkembangan teknologi inFormasi memicu perusahaan untuk menggali kompetensi yang dimilikinya secara lebih mendalam agar lebih meningkatkan kinerja perusahaan saat ini dibandingkan dengan keadaan perusahaan sebelumnya. Hal ini juga diungkapkan oleh Perez-Arostegui, María N, Benitez-Amado, Jose & Tamayo-Torres, Javier (2010 : 7) yang menyatakan bahwa “The existence of a flexible IT infrastructure, IT managerial knowledge and the integration of IT strategy with firm strategy will have a positive impact on firm’s competitive position, which is evaluated through quality perFormance.” Kompetensi yang dimiliki perusahaan harus dimaksimalkan sehingga seluruh aktivitas pencarian laba oleh perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan baik.
Sistem InFormasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam suatu unit usaha bisnis di dalam perusahaan yang membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini juga dinyatakan oleh Soudani, Siamak Nejadhosseini (2012 : 136-145) bahwa “Accounting inFormation systems as systems that operate functions of data gathering, processing, categorizing and reporting financial events with the aim of providing relevant inFormation for the purpose of score keeping, attention directing and decision-making.” Salah satu subsistem dalam SIA adalah siklus pendapatan, yang merupakan siklus terpenting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Considine et al. (2012: 398) menyatakan “Sales are the primary driver of all organizational activity, and the most intensive customer contact point.”
Berdasarkan penelitian oleh Clark (2008: 44) yang diterbitkan dalam jurnal penelitian Healthcare Financial Management menyebutkan bahwa:
Meningkatkan siklus pendapatan dapat menjadi tugas menakutkan yang disebabkan oleh ruang lingkup dan kompleksitas dari proses antar departemen yang ada. Karena mengoptimalkan pembayaran sangat penting untuk mengoptimalkan sistem margin yang sehat, keseluruhan siklus pendapatan harus berfungsi pada puncak kinerja. Jika tidak, seperti pipa berkarat, pendapatan pada siklus pendapatan dapat bocor diberbagai tahap prosesnya.
Oleh karena itu diperlukan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian bisnis yang baik agar alur inFormasi akuntansi yang didapatkan berkualitas dan dapat berguna untuk pengambilan keputusan. Dengan sistem inFormasi akuntansi diharapkan dapat menjawab kebutuhan perusahaan akan kebutuhan inFormasi, terutama inFormasi akuntansi yang berkualitas.
Kebutuhan serupa juga diakui oleh pihak manajemen PT Borobudur Jaya Motor yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli mobil baru dan bekas. Kegiatan penjualan mobil biasanya dilakukan secara kredit melalui leasing atau kredit langsung kepada PT Borobudur Jaya Motor, sedangkan untuk pembelian biasanya akan menggunakan metode pembayaran tunai. Adapun prosedur siklus penjualan dan pengaturan persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor belum dilakukan secara tersistem berkesinambungan, dimana hal tersebut berpotensi terjadinya masalah dalam hal pencatatan, pengumpulan, dan pengolahan data seperti kehilangan dan keterlambatan dokumen, kelalaian penagihan terhadap leasing dan pelanggan, kesulitan menghitung stok dan penjualan perusahaan yang dapat mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan keputusan oleh pihak menajemen. Maka dari itu diperlukan suatu sistem inFormasi akuntansi terkomputerisasi yang nantinya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi PT Borobudur Jaya Motor, mempermudah manajemen dalam mengambil keputusan dan mempercepat transaksi dalam perusahaan.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka disusunlah penelitian dengan topic sistem inFormasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang diharapkan dapat meminimalisir berbagai masalah yang ditimbulkan
dari kesalahan yang terjadi pada sistem berjalan, serta mengambil judul “Analisa dan Perancangan Sistem InFormasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor”.
1.2 Ruang Lingkup Penelitian
Mengingat luasnya cakupan sistem ini, maka penelitian analisa dan perancangan dalam penulisan ini hanya dibatasi pada :
a. Prosedur siklus pendapatan, yang terdiri dari : • Pendataan pelanggan
• Penerimaan order penjualan barang • Pengiriman barang
• Penagihan piutang • Penerimaan kas
• Pembuatan jurnal umum dan khusus terkait siklus pendapatan b. Prosedur siklus persediaan, yang terdiri dari:
• Penerimaan dan pendataan persediaan berupa mobil baru/bekas • Stock Opname atas persediaan yang dimiliki
• Pengeluaran persediaan berupa mobil baru/bekas
c. Dokumen dan Formulir yang digunakan perusahaan berkaitan dengan pendapatan.
d. Perancangan sistem inFormasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang diusulkan.
e. Tidak dibahas pajak yang berhubungan atas barang kena pajak, yaitu PPN (Pajak Pertambahan Nilai).
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan penelitian “Analisa dan Perancangan Sistem InFormasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Persediaan pada PT Borobudur Jaya Motor” adalah sebagai berikut: - Mengidentifikasi masalah yang terjadi pada siklus pendapatan dan
persediaan perusahaan yang sedang berjalan.
- Mengetahui prosedur dan proses bisnis yang membentuk siklus pendapatan dan persediaan PT Borobudur Jaya Motor.
- Merancang sistem inFormasi akuntansi untuk memperbaiki proses pengelolaan pendapatan dan persediaan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Merancang sebuah aplikasi atau program untuk pengumpulan, pelaporan serta penyimpanan data transaksi pendapatan dan persediaan secara terkomputerisasi.
Sedangkan manfaat yang diharapkan dari penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut:
- Mendapatkan pemahaman mengenai kebutuhan inFormasi siklus pendapatan dan persediaan serta membantu perusahaan dalam meminimalisir masalah-masalah yang terjadi pada PT Borobudur Jaya Motor.
- Menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi penjualan, piutang dagang, penerimaan kas dan persediaan terkait siklus pendapatan dan persediaan yang diperlukan oleh manajemen.
- Meningkatkan kinerja perusahaan dalam memproses transaksi penjualan, pencatatan piutang, dan penerimaan pembayaran dari pelanggan dengan menggunakan sistem yang terintegrasi di mana pencatatan dan penghitungan semua transaksi diproses secara otomatis sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan hasil perhitungan menjadi lebih akurat.
1.4 Metode Penelitian
Metode yang akan dipergunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Studi Kepustakaan
Dengan metode ini inFormasi akan didapat melalui buku-buku yang berkaitan dengan penjualan, artikel penjualan yang berasal dari internet, dan situs-situs yang terkait dengan penjualan.
b. Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara
Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan operasional perusahaan. Wawancara dilakukan melalui telepon dan tatap muka dengan narasumber. Wawancara yang dilakukan dengan tatap muka dilakukan dengan pihak internal perusahaan, sekaligus dilakukan pengamatan pada proses bisnis yang terjadi.
2. Studi Dokumentasi
Studi dokumentasi dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumen-dokumen terkait di dalam proses bisnis perusahaan.
3. Studi Pengamatan
Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan dan penilaian terhadap aktivitas utama perusahaan, sehingga didapatkan data yang dapat diolah dan dihasilkan solusi yang tepat bagi kelemahan-kelemahan yang ada di dalam perusahaan.
c. Metode Analisa Data
Metode analisa yang digunakan adalah analisa sistem berorientasi objek untuk menentukan kebutuhan sistem. Dimulai dengan menganalisa proses bisnis untuk mengidentifikasi kebutuhan dari PT Borobudur Jaya Motor, kemudian menganalisa bagaimana kebutuhan tersebut digunakan. d. Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD), dimana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: - Modeling and The Requirements Discipline
• Activity diagram • Domain class diagram • Updated class diagram • Use case diagram • Use case description - Design discipline
• User Interface
• Three layer system sequence diagram • Package diagram
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini merupakan gambaran keseluruhan tentang isi dari susunan penelitian yang dibagi dalam 5 bab, yaitu:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, pembahasan masalah melalui ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisannya.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang berkaitan dengan penulisan penelitian yang kemudian dijadikan dasar dalam analisa dan perancangan sistem inFormasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan. Tujuan bab ini adalah agar pembaca mendapat gambaran singkat mengenai konsep yang berkaitan dengan penelitian ini. Teori-teori yang akan dibahas antara lain adalah teori-teori umum mengenai sistem inFormasi akuntansi, siklus pendapatan dan persediaan, serta yang berhubungan dengan analisa perancangan sistem.
BAB 3 : ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisa sistem yang berjalan yang digambarkan dengan menggunakan activity diagram serta identifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan termasuk solusi dan identifikasi inFormasi tambahan yang dibutuhkan untuk pemecahan masalah.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem inFormasi akuntansi siklus pendapatan yang disajikan dalam bentuk OOAD dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML).
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan penelitian yang akan membahas kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisa dan perancangan sistem inFormasi akuntansi siklus pendapatan serta memberikan
saran-saran dari hasil analisa yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan kedepannya atau pengembangan sistem selanjutnya.
