UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2005 / 2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
PADA PT. YOUNGINDO UTAMA
FENTY JAFAR 0600617241 YAPPAR MULYONO DARMAWAN 0600618881 Kelas / Kelompok 07PMT / 01 Abstrak
PT. Youngindo Utama merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspor / import dengan produk utamanya obat-obatan. Dalam mendukung kegiatan operasionalnya, perusahaan ini memerlukan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi, agar dapat mempermudah dalam pengaksesan data, dan mengurangi sejumlah masalah seperti terjadinya ketidakakuratan data, kesulitan dalam mencari harga jual untuk pelanggan, dan terjadi pengulangan data. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang basis data yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapinya. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis yang dilakukan melalui wawancara, observasi, serta menggunakan referensi pustaka, dan metode perancangan basis data yang meliputi perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. Hasil yang diperoleh dari penulisan skripsi ini berupa suatu rancangan basis data persediaan, dan penjualan yang diharapkan dapat mengatasi masalah dan meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya basis data yang diusulkan, maka perusahaan akan dapat mengolah dan memperoleh data dengan lebih mudah dan mendapatkan laporan yang dibutuhkan dengan lebih cepat sehingga dapat mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Adapun skripsi ini ditulis sebagai persyaratan dalam menyelesaikan jenjang studi Strata-1 (S1) pada Universitas Bina Nusantara.
Atas bantuan dan dukungan moral yang telah diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis selama penulisan skripsi ini, maka perkenankanlah penulis untuk menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, yaitu kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatNYA kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
2. Kedua orangtua penulis atas dukungan mereka yang telah mendidik dan membimbing serta membiayai semua pendidikan penulis.
3. Bapak Choirul Huda, S.kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, saran, dorongan, dan masukan hingga skripsi ini dapat terselesaikan.
4. Ibu (Almh.) Dr. Theresia Widia Soerjaningsih, MM, selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta
5. Bapak Prof.Dr.Gerardus Polla, M.App.Sc. , selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta
6. Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc.,M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer
7. Bapak H.M Subekti,BE,M.Sc, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika, yang memberikan motivasi agar lulus tepat waktu.
8. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan yang tak ternilai selama masa studi, serta para pegawai perpustakaan yang telah melayani dengan baik selama peminjaman buku-buku referensi.
9. Bapak Jimmy Ganto, selaku pimpinan PT. YOUNGINDO UTAMA, yang memberikan kesempatan untuk mengadakan survei ke perusahaan.
10. Bapak Antonius Arie Wibowo, selaku Manajer PT. YOUNGINDO UTAMA, yang telah bersedia memberikan informasi dan keterangan yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan skripsi ini.
11. Seluruh staf yang telah banyak memberi masukan dan meluangkan waktu menjawab pertanyaan-pertanyaan penulis.
12. Rekan-rekan, sahabat dan teman-teman yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan kepada penulis.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang baik secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan waktu yang tersedia. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan berbagai kritik dan saran yang membangun demi perbaikan skripsi ini.
Akhir kata, besar harapan sekiranya skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan, khususnya bagi PT. YOUNGINDO UTAMA dan semoga skripsi ini dapat memberikan sumbangan yang berguna bagi ilmu pengetahuan.
Jakarta , Januari 2006 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan HardCover iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv
Abstrak vi
Prakata vii
Daftar Isi x
Daftar Tabel xvi
Daftar Gambar viii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang 1
1.2. Ruang Lingkup 3
1.3. Tujuan dan Manfaat 4
1.4. Metodologi 5
1.5. Sistematika Penulisan 6
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1.Teori-teori Basis Data 8 2.1.1. Pengertian Data 8 2.1.2. Pengertian Basis Data 8 2.1.3. Pengertian File 9 2.1.4. Pengertian Record 9
2.1.5. Pengertian Field 9
2.2.Konsep Basis Data 10
2.3.Arsitektur Basis Data 10 2.3.1. Eksternal Level 10 2.3.2. Konseptual Level 11
2.3.3. Internal Level 12
2.4.Pengertian DBMS (Database Management System) 13 2.4.1. Data Definition Language ( DDL ) 14 2.4.2. Data Manipulation Language ( DML ) 14 2.5.Komponen – Komponen DBMS 15
2.6.Pengertian Entiti 17
2.7.Pengertian Relasi 17
2.8.Pengertian Atribut 20
2.9. Permodelan Relasi Entiti 21 2.10. Daur Hidup Aplikasi Basis Data 22 2.10.1. Perencanaan Basis Data 23
2.10.2. Definisi Sistem 23
2.10.3. Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis 24 2.10.4. Perancangan Basis Data 24 2.10.4.1. Perancangan Basis Data Konseptual 25 2.10.4.2. Perancangan Basis Data Logikal 27 2.10.4.3. Perancangan Basis Data Fisikal 32
2.10.5.DBMS Selection (Optional) 34
2.10.7.Prototyping (Optional) 35
2.10.8.Implementation 36
2.10.9.Data Conversion and Loading 36
2.10.10. Testing 36
2.10.11. Operational Maintainance 37
2.11. Keamanan Data 37
2.12. Persediaan 39 2.12.1. Jenis – Jenis Persediaan 41
2.12.2. Metode Pencatatan Persediaan 43
2.13. Penjualan 43
2.13.1. Order Penjualan 48
2.13.2. Faktur Penjualan 51
2.13.3. Retur Penjualan 51
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Sejarah Perusahaan 54
3.2. Visi dan Misi PT. Youngindo Utama 55
3.2.1.Visi 55
3.2.2.Misi 55
3.3. Struktur Organisasi PT. Youngindo Utama 55 3.4. Diagram Aliran Dokumen Sistem Berjalan 59
3.4.1.Transaksi Penjualan 59
3.4.2.Retur Penjualan 68
3.4.3.Persediaan Barang 79
3.5.1.Analisis Kebutuhan Informasi 82 3.5.2.Analisis Masalah yang dihadapi 83 3.6. Usulan Pemecahan Masalah 84 3.7. Perancangan Basis Data 84 3.7.1.Perancangan Basis Data Konseptual 85 3.7.1.1.Identifikasi Tipe Entitas 85 3.7.1.2.Identifikasi Tipe Relasi 89 3.7.1.3.Identifikasi Atribut dari tipe entitas 92 3.7.1.4.Domain Atribut 97
3.7.1.5.Atribut – atribut candidate key dan primary key 103 3.7.1.6.Validasi dengan menggunakan model Enhanced 106
3.7.1.7.Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna 107 3.7.2.Perancangan Basis Data Logikal 109
3.7.2.1.Pembentukan dan Validasi Model Data Logikal Lokal 109 3.7.2.1.1.Penghilangan Fitur-fitur yang tidak kompetibel dengan
Model relasional 109
3.7.2.1.2.Pembentukan relasi model data Logikal Lokal 117 3.7.2.1.3.Validasi Relasi dengan Normalisasi 156 3.7.2.2.Validasi model logikal Lokal terhadap transaksi pengguna 168 3.7.3.Perancangan basis data Fisikal 172 3.7.3.1.Pemilihan DBMS 172 3.7.3.2.Rancangan Relasi Dasar 179 3.7.3.3.Perancangan Constraint 210 3.7.3.4.Analisa Transaksi 272
3.7.3.5.Pemilihan Indeks 299 3.7.3.6.Estimasi Kebutuhan Disk Space (Kapasitas Penyimpanan) 306 3.7.3.7.Rancangan Mekanisme Keamanan 322 3.8.Perancangan Aplikasi 326 3.8.1.Struktur Menu Program Aplikasi 326 3.8.2.State Transition Diagram (STD) Program Aplikasi 327 3.9.Rancangan Input dan Output Program Aplikasi 341
3.9.1.Rancangan Input 341
3.9.2.Rancangan Output 359
3.10.Spesifikasi Proses 360 3.10.1.Spesifikasi Proses Program Aplikasi 361 BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1.Rencana Implementasi 418 4.2.Backup and Recovery 419 4.3.Spesifikasi Perangkat Keras 422 4.4.Spesifikasi Piranti Lunak 422 4.5.Spesifikasi Personil (BrainWare) 423 4.6.Cara Pengoperasian Aplikasi 424
4.7.Evaluasi 469
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan 472
5.2. Saran 473
Daftar Riwayat Hidup 477 Fotocopy Surat Survey L-1
Fotocopy KMK L-2
Transkrip Wawancara L-3 Dokumen Perusahaan L-4
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel tipe entitas 85 Tabel 3.2 Tabel Tipe Relasi 91 Tabel 3.3 Tabel atribut – atribut Entitas 92 Tabel 3.4 Tabel Domain Atribut 97 Tabel 3.5 Tabel candidate dan Primary Key dari entitas 103 Tabel 3.6 Skema Relasi Biner One to Many 133 Tabel 3.7 Skema Relasi Biner One to One 153 Tabel 3.9 Tabel Perbandingan antara SQL SERVER 2000 dan Oracle 9i 172 Tabel 3.10 Tabel Perbandingan harga Oracle 9i dan SQL Server 2000 174 Tabel 3.11 Matriks Feasibility Analysispemilihan DBMS 175 Tabel 3.12 Matriks Feasibility Analysis pemilihan DBMS 178 Tabel 3.13 Tabel Analisa Transaksi I 272 Tabel 3.14 Tabel Analisa Transaksi II 275 Tabel 3.15 Tabel Analisa Transaksi III 277 Tabel 3.16 Tabel Analisa Transaksi IV 279 Tabel 3.17 Tabel Analisa Transaksi V 282 Tabel 3.18 Tabel Analisa Transaksi VI 284 Tabel 3.19 Tabel Analisa Transaksi VII 286 Tabel 3.20 Tabel Analisa Transaksi VIII 288 Tabel 3.21 Tabel Analisa Transaksi IX 291 Tabel 3.22 Tabel Analisa Transaksi X 293 Tabel 3.23 Daftar Pemilihan Indeks 300
Tabel 3.24 Tabel Perhitungan Ukuran tiap tabel 307 Tabel 3.25 Tabel Perhitungan Clustered Index 310 Tabel 3.26 Tabel Perhitungan Non Clustered Index 314 Tabel 3.27 Tabel Perhitungan Total Tabel Size 320 Tabel 4.1 Tabel Rencana Proyek dan Implementasi 418 Tabel 4.2 Tabel Periode Backup 419 Tabel 4.3 Tabel Evaluasi Entitas 469
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tahapan dalam daur hidup aplikasi Basis Data 22 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Youngindo Utama 55 Gambar 3.2.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Putus 61 Gambar 3.2.2. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Putus 62 Gambar 3.3.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 65 Gambar 3.3.2. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 66 Gambar 3.3.3. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 67 Gambar 3.3.4. Diagram Aliran Dokumen Proses Transaksi Penjualan Konsinyasi 67 Gambar 3.4.1. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus 71 Gambar 3.4.2. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus 72 Gambar 3.4.3. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus 73 Gambar 3.4.4. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Putus 73 Gambar 3.5.1. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi 76 Gambar 3.5.2. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi 77 Gambar 3.5.3. Diagram Aliran Dokumen Prosedur Retur Penjualan Konsinyasi 78 Gambar 3.6.1. Diagram Aliran Dokumen Proses Persediaan Barang 80 Gambar 3.6.2 Diagram Aliran Dokumen Proses Persediaan Barang 81 Gambar 3.7. ER Diagram Tipe entitas dan tipe relasi 90 Gambar 3.8. Diagram dengan penambahan atribut Primary key 105 Gambar 3.9. ER Digram model Konseptual dengan Model Enhanced 106 Gambar 3.10.ER Diagram model Konseptual dengan panah transaksi 107 Gambar 3.12.ER Diagram model data Logikal dengan panah transaksi 169
Gambar 3.13.Struktur Menu Program Aplikasi 326 Gambar 3.14.STD Halaman Login 327 Gambar 3.15.STD Halaman Utama 327
Gambar 3.16.STD Menu 327
Gambar 3.17.STD Menu Transaksi 328 Gambar 3.18.STD Menu Pengiriman 328 Gambar 3.19.STD Menu Pembayaran 328 Gambar 3.20.STD Menu Perubahan 329 Gambar 3.21.STD Menu Master 329 Gambar 3.22.STD Menu Laporan 330 Gambar 3.23.STD Sub Menu Ubah Sandi 330 Gambar 3.24.STD Sub Menu Staf Baru 330 Gambar 3.25.STD Sub Menu Hapus Staf Masuk 331 Gambar 3.26.STD Sub Menu Order Penjualan 331 Gambar 3.27.STD Sub Menu Faktur Penjualan 331 Gambar 3.28.STD Sub Menu Retur Penjualan Langsung 332 Gambar 3.29.STD Sub Menu Retur Penjualan Konsinyasi 332 Gambar 3.30.STD Sub Menu Surat Jalan 332 Gambar 3.31.STD Sub Menu Stok 333 Gambar 3.32.STD Sub Menu Stok Minimum 333 Gambar 3.33.STD Sub Menu Penagihan 333 Gambar 3.34.STD Sub Menu Pengiriman Konsinyasi 334 Gambar 3.35.STD Sub Menu Pengiriman Langsung 334 Gambar 3.36.STD Sub Menu Pembayaran Langsung 334
Gambar 3.37.STD Sub Menu Pembayaran Konsinyasi 335 Gambar 3.38.STD Sub Menu Perubahan Order Penjualan 335 Gambar 3.39.STD Sub Menu Perubahan Faktur Penjualan 335 Gambar 3.40.STD Sub Menu Perubahan Surat Jalan 336 Gambar 3.41.STD Sub Menu Perubahan Retur Penjualan Langsung 336 Gambar 3.42.STD Sub Menu Perubahan Retur Penjualan Konsinyasi 336 Gambar 3.43.STD Sub Menu Barang 337 Gambar 3.44.STD Sub Menu Pelanggan 337 Gambar 3.45.STD Sub Menu Pemasok 337 Gambar 3.46.STD Sub Menu Staf 338 Gambar 3.47.STD Sub Menu Gaji 338 Gambar 3.48.STD Sub Menu Post Harga Jual 338
Gambar 3.49.STD Sub Menu Post Harga Beli 339 Gambar 3.50.STD Sub Menu Harga Jual 339 Gambar 3.51.STD Sub Menu Harga Beli 339 Gambar 3.52.STD Sub Menu Laporan Penjualan Langsung 340 Gambar 3.53.STD Sub Menu Laporan Penjualan Konsinyasi 340 Gambar 3.54.STD Sub Menu Laporan Stok 340 Gambar 3.55.Rancangan Layar Masuk 341 Gambar 3.56.Rancangan Layar Menu Utama 341 Gambar 3.57.Rancangan Ubah Sandi 341 Gambar 3.58.Rancangan Staf Baru 342 Gambar 3.59.Rancangan Hapus Staf Masuk 342 Gambar 3.60.Rancangan Layar Order Penjualan 342
Gambar 3.61.Rancangan Layar Faktur Penjualan 343 Gambar 3.62.Rancangan Layar Retur Penjualan Langsung 344 Gambar 3.63.Rancangan Layar Retur Penjualan Konsinyasi 345 Gambar 3.64.Rancangan Layar Surat Jalan 346 Gambar 3.65.Rancangan Layar Stok 346 Gambar 3.66.Rancangan Layar Stok Minimum 347 Gambar 3.67.Rancangan Layar Penagihan 347 Gambar 3.68.Rancangan Layar Pengiriman Konsinyasi 348 Gambar 3.69.Rancangan Layar Pengiriman Langsung 348 Gambar 3.70.Rancangan Layar Pembayaran Pelanggan Konsinyasi 349 Gambar 3.71.Rancangan Layar Pembayaran Pelanggan Langsung 349 Gambar 3.72.Rancangan Layar Perubahan Order Penjualan 350 Gambar 3.73.Rancangan Layar Perubahan Penjualan Konsinyasi 350 Gambar 3.74.Rancangan Layar Perubahan Penjualan Langsung 351 Gambar 3.75.Rancangan Layar Perubahan Retur Penjualan Langsung 351 Gambar 3.76.Rancanagn Layar Perubahan Retur Penjualan Konsinyasi 352 Gambar 3.77.Rancangan Layar Ms_Barang 352 Gambar 3.78.Rancangan Layar Ms_Staf 353 Gambar 3.79.Rancangan Layar Ms_Gaji 354 Gambar 3.80.Rancangan Layar Ms_Pelanggan 355 Gambar 3.81.Rancangan Layar Ms_Pemasok 356 Gambar 3.82.Rancangan Layar Harga Beli 357 Gambar 3.83.Rancangan Layar Harga Jual 357 Gambar 3.84.Rancangan Layar Post Harga Jual 358
Gambar 3.85.Rancangan Layar Post Harga Beli 358 Gambar 3.86.Rancangan Output Laporan Penjualan Langsung 359 Gambar 3.87.Rancangan Output Laporan Penjualan Konsinyasi 359 Gambar 3.88.Rancangan Output Laporan Stok 360 Gambar 3.89.Rancangan Output Laporan Penagihan 360
