SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) BERBASIS WEB KANREG XII BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PEKANBARU

(1)

SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK)

BERBASIS WEB

KANREG XII BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PEKANBARU

(2)

Dasar

Dasar Hukum

Hukum

Perka BKN No. 18 Tahun 2010

tentang SAPK Online :

Prosedur Penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil,

Kenaikan Pangkat, Pemberhentian dan Pemberian Pensiun

Pegawai Negeri Sipil, dan Perpindahan Antar Instansi Berbasis

Sistem

Aplikasi

Pelayanan

Kepegawaian

secara

On-Sistem

Aplikasi

Pelayanan

Kepegawaian

secara

On-Line (SAPK-OnOn-Line)

Perka BKN NO. 14 Tahun 2011

tentang Pengembangan Data

(3)

RUANG LINGKUP SAPK

Modul SAPK

Aplikasi Pengadaan (Penetapan

NIP)

3

NIP)

Aplikasi Kenaikan Pangkat

Aplikasi Pensiun

Aplikasi Mutasi Lainnya

(4)

NAMA

PROFILE

KEWENANGAN

ALAMAT AKSES

Kp instansi Entri usul, Cetak SK KP https://sapk.bkn.go.id Pensiun instansi Entri usul Pensiun https://sapk.bkn.go.id

USER PROFILE DAN KEWENANGAN

Hrma instansi Update Unor https://hr.bkn.go.id

Supervisor Membuat spesimen : kp, pensiun, pengadaan, peremajaan data https://sapk.bkn.go.id Peremajaan data

Updating riwayat selain

golru, pendidikan dan Pindah Instansi

(5)

KONEKSI

KE SAPK

KONEKSI KE SAPK INI TERBAGI DUA :

KONEKSI MELALUI JALUR PUBLIC (INTERNET) KONEKSI MELALUI JALUR PRIVATE (VPN/IP)

1. KONEKSI MELALALUI JALUR PUBLIC

1. USB MODEM : GSM (TELKOMSEL FLASH, XL, IM3 DLL), CDMA (PLEXI, ESIA DLL)

2. MODEM LANGGANAN SEPERTI SPEEDY

3. WIFI DI AREA PUBLIC SEPERTI HOTEL, MALL, BANDARA DLL

2. KONEKSI MELALUI JALUR PRIVATE (VPN/IP)

1. BERLANGGANAN DENGAN TELKOM

2. MENDAPATKAN IP KHUSUS

SETTING UNTUK KONEKSI MELALUI JALUR

PUBLIC

1. PASTIKAN BAHWA DNS SERVER YANG AKTIF SAAT INI ADALAH DNS YANG MENUJU KE

178.200.200.39

2. SETELAH TERHUBUNG KE INTERNET PASTIKAN BAHWA KONEKSI INTERNET KITA TIDAK

TERHUBUNG MELALUI PROXY (JIKA PUN HARUS MELALUI PROXY MAKA HARUS DI TAMBAHKAN NO PROXY FOR SAPK.BKN.GO.ID)

(6)

(7)

(8)

PERANGKAT LUNAK/SOFTWARE

- OS (OPERATING SISTEM) SEMUA FLATFORM : LINUX

SEMUA DISTRO, WINDOWS XP, VISTA, 7, MAC OS, DLL

- BROWSER : NETSCAPE, IE, GOOGLE CHROME, MOZILA

FIREFOX DLL (RECOMMENDED MOZILA FIREFOX VERSI 4 UP)

- ADOBE FLASH

- ADOBE READER

- MS WORD 2007

(9)

Proses

Proses KP

KP

https://sapk.bkn.go.id

User kp bkd/instasi PPT (pusat Pelayanan terpadu) Tim Admin TIM TEKNIS PENERIMA SK 1. Entri usul Satu no usul Menerima usul, cek jumlah usul

Memeriksa berkas usul KP, Menetapkan NP jika syarat Menerima sk dan menyimpan Satu no usul terdiri dari max 50 usul 2 Cetak sk KP yang telah mendapat NP 3 Kirim sk Ke BKN

cek jumlah usul jika OK kirim ke tim admin Jika tidak kirim kembali ke user kp bkd berkas usul KP, jika BTL maka berkas di kirim kembali ke user kp bkd NP jika syarat terpenuhi, BTL jika berkas tidak lengkap dan TMS jika tidak memenuhi syarat dan menyimpan sk secara elektronis

(10)

User Pensiun bkd/instasi PPT (pusat Pelayanan terpadu) Tim Admin TIM TEKNIS PENERIMA SK 1 Entri usul Satu no usul terdiri dari max 50 usul

Menerima usul, cek jumlah usul jika OK kirim ke tim admin Memeriksa berkas usul , jika BTL maka berkas di kirim Melakukan perubahan terhadap usulan dan Menerima sk dan menyimpan sk secara elektronis 50 usul 2 Cetak dpcp 3 Cetak Nominatif usul ke tim admin Jika tidak kirim kembali ke user kp bkd berkas di kirim kembali ke user kp bkd dan menetapkan serta mencetak sk pensiun dan kirim ke bkd elektronis

*) KHUSU UNTUK APS : PROSES USUL DARI INSTANSI DAN PENCETAKAN SK PENSIUN

(11)

Modul

Modul KP

KP

User harus memiliki profile KP instansi dan peremajaan data

Login ke

https://sapk.bkn.go.id

Masukkan username dan password yang sudah di daftarkan / di buat oleh

kanreg XII

Buat usul KP : se suaikan dengan jenis kp yang ada (Usul kp yang

diajukan ke kanreg berbeda antara satu instansi dengan intansi lainnya)

Pilih jenis kp : KP reguler, KP pilihan struktural, pilihan fungsional,

Penyesuaian ijazah dst

Tambah PNS

data yang bisa di tambah hanya data pns yang ada dalam

data base SAPK dan memiliki NIP baru 18 digit

Pastikan golongan ruang terakhir PNS pada SAPK telah terUpdate dan

sama dengan usul , jika belum maka pisahkan data tersebut untuk di

update oleh Kanreg

(12)

Untuk KP Penyesuaian Ijazah : Data PNS pada riwayat Pendidikan telah di tambahkan dengan pendidikan terakhir, jika belum maka kewenangan kanreg untuk mengudate data pendidikan tsb.

Pada halaman ke dua harus diisikan kpkn dan alasan mutasi misalnya Sesuai dengan pp 12 tahun 2002, dan yang terakhir atasan langsung , jika data atasan langsung tidak ditemukan maka masukan secara manual

Jika semua field telah terisi lakukan check status dan pastikan bahwa semua kondisi data pada sistem telah terchek list, jika masih ada

tanda silang merah lakukan perubahan data, sampai status data bebas dari tanda silang merah

dari tanda silang merah

Langkah selanjutnya pencetakan nota usul untuk masing masing data pns

Setelah usulan berjumlah max 50 maka lakukan pencetakan nominatif usul

(13)

Langkah terakhir kirim usul dengan cara klik proses, maka secara elektronis usulan instansi telah terkirim ke kanreg dan usulan tsb akan hilang dari layar user kp instansi

Tahap pertama dari rangkaian proses KP telah selesai di Intasi

*) untuk Speciment Nota usul dan Nominatif yang berwenang adalah user dengan profile Supervisor

(14)

Usulan dari instansi saat ini telah di terima oleh tim PPT kanreg, jika data yang diterima tim PPT tidak sesuai dengan usul yang diajukan instansi maka PPT akan mem-BTL usulan tersebut dengan mencantumkan alasan, dan secara real time usulan akan kembali ke user kp instansi

Jika usulan yang diajukan sesuai dengan data yang diterima maka ppt akan mengirimkan berkas dan usul ke tim Admin, admin akan memriksa kelengkapan data jika ada data tidak lengkap maka admin akan mem-BTL kan berkas dan mencantumkan alasan untuk dikirim kembali ke user bkd instansi, jika data oke

PROSES KP DI KANREG

mencantumkan alasan untuk dikirim kembali ke user bkd instansi, jika data oke maka data akan dikirim ke tim teknis

Pada tim teknis inilah eksekusi terakhir dari data KP, jika ACC maka akan

mendapat Nomor Persetujuan (NP), jika TMS maka data tidak akan bisa di ajukan ulang pada periode saat ini, data yang sudah di ACC dan di proses oleh tim teknis secara realtime bisa diketahui oleh user kp instansi untuk dilakukan proses cetak SK

Proses berkas KP telah berakhir di kanreg yang untuk selanjutnya proses pencetakan akan dilakukan di masing masing instansi

(15)

Tugas terakhir dari user KP instansi pada proses KP adalah mencetak SK KP untuk setiap data yang telah di ACC oleh tim teknis kanreg dan

status berkas di user KP instansi cetak sk Cara cetak SK KP

Cetak petikan untuk masing masing sk dengan terlebih dahulu memasukan no sk dan tanggal sk kemudian simpan no sk kemudian

cetak Cetak kolektif

Langkah terakhir kirim sk ke kanreg untuk selanjutnya akan diterima tim penerima sk kanreg

(16)

PROSES USUL PENSIUN

USER PENSIUN INSTANSI

Sama dengan proses KP, proses pensiun di awali dengan

pembuatan no usul sesuai dengan jenis pensiun yang di ajukan misalnya BUP III/b kebawah

Tambah PNS masukan NIP

Pada usulan pensiun terdapat 4 halaman yang harus diisi , pada halaman data pribadi

1 hanya menginputkan kppn, ktua dan taspen 1 hanya menginputkan kppn, ktua dan taspen

Untuk halaman kedua data pribadi 2 sesuaikan masa kerja golongan

dan masa kerja pensiun

Pada data keluarga istri pastikan bahwa tanggal lahir dan status perkawinan

sudah terisi dengan benar, caranya pada data istri klik tombol ubah kemudian klik gambar orang, pastikan nama sudah tepat, masukkan tempat