Volume III/No.1/Mei/2011 15
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
PRODUKSI TABUNG GAS ELPIJI 3 KG (STUDI KASUS PT. E M I)
Bambang Jokonowo
1, Nenden Siti Fatonah
2, dan Dwi Merdeka
3Program studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana JL. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650
E-mail : bjnowo@gmail.com1, nendenfatonah@gmail.com2, dwi.merdeka@gmail.com3 Abstract
PT. E M I merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi tabung gas elpiji 3 Kg. Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah menganalisa dan merancang sistem informasi eksekutif yang mampu menyediakan informasi proses produksi tabung gas elpiji 3 kg dalam bentuk rangkuman laporan dan grafis, Metodologi yang digunakan yaitu analisa pelaporan, observasi, wawancara, studi pustaka dan analisa perancangan sistem menggunakan UML 2.0.
Sistem ini dibuat dengan menggunakan pemrograman PHP dan MySQL. Output yang diharapkan dari sistem ini berupa informasi produksi; stok bahan baku, order, detail order dan hasil produksi yang ditampilkan dalam bentuk grafik dan tabel.
Kata kunci : Sistem Informasi Eksekutif, Produksi
I. PENDAHULUAN
Pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang terletak di dalam jantung manajemen untuk menghasilkan keputusan yang baik. Keputusan yang baik akan memberikan pilihan dengan kemungkinan terbaik untuk diikuti oleh sebuah organisasi. Keputusan yang baik ini diharapkan akan membawa organisasi ke tingkat performansi yang lebih tinggi. Persoalan yang dihadapi adalah bahwa pengambilan keputusan selain harus memperhitungkan sejumlah data yang banyak dan saling berhubungan juga harus berpacu dengan waktu. Keterbatasan waktu dalam pengambilan keputusan ini akan mengurangi pertimbangan-pertimbangan, dan hal ini akan meningkatkan risiko pengambilan keputusan yang tidak tepat. Dengan kata lain, pengambilan keputusan ini membutuhkan pemahaman sistem yang komprehensif berdasarkan data yang tersedia sehingga diperoleh gambaran karakteristik organisasi atau sistem tersebut.
PT. EMI merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi tabung gas elpiji 3 kg. Dalam proses pengambilan keputusan, data-data yang diperlukan oleh eksekutif masih dalam bentuk printout dari masing-masing bagian produksi. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi eksekutif untuk menyatukan laporan tersebut, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk menganalisanya. Kesulitan juga dialami oleh para eksekutif apabila memerlukan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Hal ini menyebabkan produktifitas eksekutif maupun kinerja perusahaan akan menurun.
Salah satu kegiatan produksi yang dilakukan PT EMI yaitu bidang industri tabung yang meliputi tabung gas, elpiji, oxygen, hydrogen dan kegiatan usaha terkait. Dalam hal ini tabung yang akan
diproduksi adalah tabung gas elpiji 3 kg. Adanya produksi ini merupakan keikutsertaan PT EMI dalam pengadaan kompor gas satu tungku dan tabung gas elpiji 3 kg yang diselenggarakan oleh PT Pertamina (Persero). Dalam kontrak Kerja dengan PT Pertamina, PT EMI memproduksi 2.500.000 tabung sejak tahun 2008 sampai dengan tahun 2009, dengan kapasitas perbulan yaitu 600.000 tabung dan setahun dengan jumlah 7.000.000. Dengan sertifikasi, Standar Nasional Indonesia (SNI) type V, Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN), Departemen tenaga kerja (Depnaker), Hasil Uji Tabung Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) dan PT Pertamina.
Mengingat situasi masalah yang dihadapi PT. EMI bersifat kompleks, maka pengambilan keputusan langsung dengan menggunakan intuisi tidak bisa lagi digunakan, mengingat banyaknya data yang saling berhubungan.
Sebuah sistem infomasi eksekutif produksi dibutuhkan oleh para eksekutif, yang bersifat ringkas, menyeluruh, terintegrasi, mudah dipahami dan uptodate. Sistem informasi eksekutif dibutuhkani dalam bentuk grafik, bukan sekedar angka-angka. Sehingga laporan sistem ini memberikan kemudahan eksekutif dalam pengambilan keputusanproduksi.
Permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT AMI,khususnya pada divisi produksi, adalah:
1. Proses pengambilan keputusan produksi oleh
eksekutif memerlukan waktu yang lama. 2. Kesulitan juga dialami oleh eksekutif apabila
memerlukan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu.
3. Informasi seringnya kekurangan bahan baku
menyebabkan terjadinya keterlambatan produksi.
Volume III/No.1/Mei/2011 16
4. Dokumentasi order belum terdokumentasi
dengan baik sehingga mengakibatkan pemenuhan pesanan menjadi terhambat.
5. Perhitungan hasil produksi mengenai jumlah
tabung jadi dan tabung gagal dalam proses produksi sulit didapat dengan cepat dan tepat Sehingga dibutuhkan solusi, bagaimana penyajian informasi data produksi tabung gas elpiji 3 kg menjadi informasi yang mudah dianalisa bagi tingkat eksekutif dalam mengambil keputusan.
II. METODOLOGI
Untuk mendapatkan data-data penelitian maka digunakan metode yang dilakukan sebagai berikut:
1) Analisa dokumen pelaporan yaitu
mengumpulkan dan menganalisa proses laporan dibuat dan dokumen atau laporan apa yang dibutuhkan oleh para eksekutif
2) Observasi yaitu mengadakan penelitian secara
langsung dilingkungan kerja pada obyek yang sedang diteliti dengan tujuan memeriksa kembali hasil analisa dokumen
3) Wawancara yaitu mengadakan penelitian
secara lisan berupa wawancara atau dengan mengajukan pertanyaaan sesuai pedoman yang ada.
4) Studi Pustaka yaitu memperoleh
masukan-masukan dan memperdalam pengetahuan melalui buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi.
5) Analisa Perancangan Sistem yaitu menganalisa
dan merancang sistem menggunakan pemodelan atau diagram., UML 2.0 (activity diagram, use case diagram dan class diagram) III. LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Komaruddin (2001: 30), sistem informasi adalah seperangkat prosedur yang terorganisasi dalam sistematik yang jika dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan dan proses pengawasan.
3.2 Sistem Informasi Eksekutif
Menurut McLeod dan Schell (2004: 231), eksekutif adalah manager tingkat atas dari hirarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan startegis dan menetapkan kebijakan perusahaan. Eksekutif berorientasi pada perusahaan, memberikan nilai yang lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan individu perusahaan.
Sistem informasi eksekutif memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk
menyediakan akses yang cepat ke informasi-informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan-laporan manajemen. Sistem informasi eksekutif ini sangat mudah digunakan, dilengkapi dengan tampilan grafik. Tujuan dari Sistem informasi eksekutif adalah menghasilkan target
informasi yang selalu up to date untuk
meningkatkan performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritas dari perusahaan tersebut. 3.3 Produksi
Pengertian produksi menurut Sofyan Assauri (2004: 11), produksi merupakan suatu kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan (input) dan menggunakan sumber-sumber daya untuk mengahasilkan keluaran (output) tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut.
3.4 Unified Modeling Language (UML)
Analisa dan Perancangan sistem yang
digunakan adalah dengan metode Design Object
Oriented menggunakan Unified Modeling Language (UML). Menurut Munawar dalam bukunya (pemodelan visual dengan uml, 2005)
UML (Unified Modelling Language) adalah salah
satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme
yang efektif untuk berbagi (sharing) dan
mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.
UML merupakan kesatuan dari bahasa
pemodelan yang dikembangkan oleh Booch, Object
Modelling Technique (OMT) dan Object Oriented Software Engineering (OOSE). Metode Booch dari Grady Booch sangat terkenal dengan nama metode Design Object Oriented. Metode ini menjadikan proses analisis dan design kedalam empat tahapan iteratif yaitu: identifikasi kelas-kelas dan objek-objek, identifikasi semantic dari hubungan objek
dan kelas tersebut, perincian interface dan
implementasi. Keunggulan metode Booch adalah pada detail dan kayanya dengan notasi dan elemen. Pemodelan OMT yang dikembangkan oleh Rumbaugh didasarkan pada analisis terstruktur dan
pemodelan Entity-relationship. Tahapan utama
dalam metodologi ini adalah analisis, design
sistem, design objek dan implementasi.
Volume III/No.1/Mei/2011 17
yang mendukung semua konsep Object Oriented.
Metode OOSE dari Jacobson lebih memberi
penekanan pada use case. OOSE memiliki tiga
tahapan yaitu (1) membuat model reqruitment dan analisis, (2) design dan implementasi, dan (3) model pengujian (test model). keunggulan metode ini adalah mudah dipelajari karena memiliki notasi yang sederhana namun mencakup seluruh tahapan dalam rekayasa perangkat lunak.
IV. ANALISA DAN PERANCANGAN
Dari hasil analisa dokumen, didapatkan
bahwa para
eksekutif mendapatkan berbagai laporan yang paling sering digunakan dan dibutuhkan. dalam hal ini adalah laporan produksi meliputi, laporan stok bahan baku, order, detail order dan hasil produksiPerancangan sistem perangkat lunak di buat
dengan model analisis menggunakan use case,
activity diagram dan class diagram, software yang digunakan untuk membangun analisa berbasis
UML adalah Microsoft Visio 2003. Dalam
perancangan website ini, penulis menggunakan
metode UML (United Modeling language).
4.1 Use Case Diagram
Use case ini memungkinkan eksekutif untuk melihat laporan produksi, antara lain laporan stok bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi. Eksekutif menggunakan browser internet untuk memasukin halaman web. Web ini menampilkan laporan yang meliputi laporan stok bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi. Sedangkan admin dapat melakukan entry data antara lain data-data sebagai berikut: input data master supplier, master customer, master bahan baku, pembelian, order, surat kontrak, work order, produksi harian, retur dan user. Sistem meminta kepada pengguna untuk memasukan Username dan password untuk memasuki aplikasi. Eksekutif memilih jenis laporan yang ingin ditampilkan, kemudian sistem akan menampilkannya. Sedangkan admin dapat melakukan entry data.
Gambar 4.1. Use Case Digram SIE Produksi
4.2 Activity Diagram
4.2.1 Acitvity Diagram Login Admin
Volume III/No.1/Mei/2011 18 Activity diagram login admin adalah activity
dimana admin melakukan login untuk masuk kedalam aplikasi. Setelah admin melakukan login maka adanya pengecekan terhadap database, dan apabila id dan password yang diinput tidak sesuai maka akan kembali ke form login, namun apabila benar, admin dapat masuk kedalam aplikasi dan selanjutnya dapat memasuki menu entry data untuk menginputan data.
4.2.2 Activity Diagram Entry data
Gambar 4.3 Activity Diagram Entry Data Activity ini dimulai dengan admin memilih link Entry Data, kemudian sistem akan menampilkan halaman entry data. Admin dapat melakukan penambahan data dengan mengklik add new dan menghapus data dengan mengklik delete. Terdapat pula tombol save, reset dan cancel dalam proses penginputan data.
4.2.3 Activity Diagam Login Eksekutif
Gambar 4.4. Activity Diagram Login Eksekutif
Activity diagram eksekutif ini adalah activity dimana eksekutif melakukan login untuk masuk kedalam aplikasi. Setelah eksekutif melakukan login maka adanya pengecekan terhadap database, dan apabila id dan password yang diinput tidak sesuai maka akan kembali ke form login, namun apabila benar, eksekutif dapat masuk kedalam aplikasi dan selanjutnya dapat memasuki menu sistem informasi eksekutif untuk melihat laporan dalam bentuk grafik dan tabular.
Gambar 4.5. Activity Diagram Sistem Informasi Eksekutif
Acivity diagram ini dimulai dengan eksekutif memilih menu sistem informasi eksekutif, kemudian sistem akan menampilkan halaman sistem informasi eksekutif. Eksekutif dapat melihat report dengan mengisi form terlebih dahulu, kemudian mengklik submit untuk menampilkan grafik dan reset untuk membersihkan form.
Volume III/No.1/Mei/2011 19 Gambar 4.6. Class Diagram SIE Produksi
V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Setelah tahap analisis dan perancangan, maka tahap berikutnya adalah implementasi dan pengujian sistem.
5.1 Implementasi Interface
Hasil implementasi Interface berdasarkan analisis dan perancangan adalah sebagai berikut:
1. Tampilan Beranda
Tampilan beranda merupakan tampilan awal pada saat aplikasi sistem informasi eksekutif ini dijalankan terdapat tiga link menu yaitu beranda, tentang kami dan login.
2. Tampilan Tentang Kami
Tampilan tentang kami merupakan tampilan yang berisikan alamat, telepon dan email yang dapat dihubungi untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai PT. Energi Multitech Indonesia.
3. Tampilan Login
Untuk membatasi hak akses maka login dapat dilakukan oleh admin dan eksekutif. Apabila login sebagai admin maka akan terdapat menu entry data yang berfungsi sebagai menu untuk memasukkan data dan login sebagai eksekutif untuk dapat melihat hasil report yang disajikan dalam bentuk grafik dan tabel.
Gambar 5.1. Tampilan Login
4. Tampilan Menu Utama
Pada tampilan menu utama terdapat beberapa link menu diantaranya adalah entry data dan sistem informasi eksekutif.
Gambar 5.2. Tampilan Menu Utama
5. Tampilan Entry Data
Tampilan entry data diperuntukan oleh admin untuk melakukan penginputan data, yaitu meliputi data master supplier, master customer, master bahan baku, pembelian, order, surat kontrak, work order, produksi harian, retur dan user.
Gambar 5.3. Tampilan Entry Data 6. Tampilan Sistem Informasi Eksekutif
Layar sistem informasi eksekutif diperuntukan eksekutif dalam melihat report yang berupa grafik diantaranya report mengenai stok bahan baku, order, detail order, dan hasil produksi
Gambar 5.4. Tampilan Sistem Informasi Eksekutif
Volume III/No.1/Mei/2011 20 Tampilan SIE bahan baku akan menampilkan
report stok bahan baku dalam bentuk grafik dan tabel.
Gambar 5.5. Tampilan SIE Stok Bahan Baku
8. Tampilan Grafik Stok Bahan Baku
Gambar 5.6 Tampilan Grafik Stok Bahan Baku
9. Tampilan SIE Order
Tampilan SIE order akan menampilkan report order dalam bentuk grafik dan table.
Gambar 5.7 Tamplan SIE Order
10. Tampilan Grafik Order
Gambar 5.8. Tamplan SIE Order 11. Tampilan SIE Detail Order
Tampilan SIE detail order akan menampilkan report detail order dalam bentuk table.
Gambar 5.9. Tampilan SIE Detail Order 12. Tampilan Tabel Detail Order
Gambar 5.10. Tampilan SIE Detail Order 13. Tampilan SIE Hasil Produksi
Tampilan SIE hasil produksi akan menampilkan report hasil produksi dalam bentuk grafik dan table.
Volume III/No.1/Mei/2011 21 14. Tampilan Grafik Hasil Produksi
Gambar 5.12 Tampilan Grafik Hasil Produksi 5.3 Pengujian
Pengujian yang dilakukan pada penelitian ini
adalah adalah pengujian black box (black box
testing), yang fokus pada unit program untuk
memenuhi kebutuhan (requirement) dari sistem.
Pada black box testing, pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan/ mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasilnya sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.
Pengujian dengan menggunakan metode black
box testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah masukkan (input) pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan sesuai dengan fungsi dari program tersebut.
Bila dari input yang diberikan manghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi berhasil tetapi bila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi.
Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan dilakukan secara berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan perbaikkan untuk memperbaiki kesalahan program. Jika telah selesai melakukan perbaikan maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik.
Tabel 5.1. Pengujian Sistem Informasi Eksekutif Produksi
No Objek Tindakan Harapan Hasil Status
3 Menu Login Mengisi Username dan Password Terhubung dengan halaman sesuai login Terhubung dengan halaman sesuai login Ok 4 Menu Utama Di Klik Tampil Halaman Menu Utama Tampil Halaman Menu Utama Ok 5 Menu entry data Di Klik Tampil Halaman Menu Entry Data Tampil Halaman Menu Entry Data Ok 6 Menu Master Supplie r Di Klik Tampil Halaman Master Suppier, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan ke dalam database Ok 7 Menu Master Custom er Di Klik Tampil Halaman Master Customer, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan ke dalam database Ok 8 Menu Master Bahan Baku Di Klik Tampil Halaman Master Bahan Baku, Memasukk an data sesuai dengan form Data Tersimpan kedalam database Ok 9 Menu Pembeli an Di Klik Tampil Halaman Pembelian, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan kedalam database. Ok 10 Menu Order Di Klik Tampil Halaman Order, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan kedalam database Ok 11 Menu Surat Kontrak Di Klik Tampil Halaman Surat Kontrak, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan kedalam database Ok 12 Work Order Di Klik Tampil Halaman Work Order, Memasukk an data sesuai dengan form. Data Tersimpan kedalam database ok 13 Menu Produk si Harian Di Klik Tampil Halaman Produksi Harian, Memasuk kan data sesuai dengan form. Data Tersimpa n kedalam database. ok
Volume III/No.1/Mei/2011 22 14 Menu Retur Di Klik Tampil Halaman Retur, Memasuk kan data sesuai dengan form. Data Tersimpa n kedalam database. ok 15 Menu User Di Klik Tampil Halaman User, Memasuk kan data dengan sesuai dengan form. Data Tersimpa n kedalam database. ok 16 Menu Sistem Inform asi Ekseku tif Di Klik Tampil Halaman Sistem Informasi Eksekutif. Data Tersimpa n kedalam database. ok 17 Menu Stok Bahan Baku Di Klik Tampil Halaman Bahan Baku, Memasuk kan data sesuai dengan form. Tampil Report Bahan Baku ok 18 Menu Order Di Klik Tampil Halaman Order, Memasuk kan data sesuai dengan form Tampil Report Order ok 19 Menu Detail Order Di Klik Tampil Halaman Detail Detail Order, Memasuk kan data sesuai dengan form Tampil Report Detail Order ok 20 Menu Hasil Produk si Di Klik Tampil Halaman Hasil Produksi, Memasuk kan data sesuai dengan form Tampil Report Hasil Produksi ok
Setelah dilakukan pengujian secara menyeluruh terhadap sistem informasi Eksekutif PT. EMI. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengujian telah menunjukkan hasil keluaran (output) dan proses yang sesuai dengan rancangan aplikasi program ini. Hasil dari pengujian ini dapat dikatakan bahwa program ini dapat berfungsi
dengan baik dan benar, karena telah dibuktikan dari hasil skenario pengujian.
Hasil pengujian yang diperoleh dapat dianalisis sebagai berikut:
1.Menu dan link-link yang menghubungkan antar interface yang terdapat dalam aplikasi berjalan dengan baik..
2.Halaman login, yang mengontrol aktifitas sub menu/link-link dalam sistem infomasi eksekutif dapat berjalan sesuai yang di inginkan.
3.Halaman entry data, dan sistem informasi
eksekutif, setiap tombol menu yang terdapat di halaman tersebut dapat berjalan sesuai perancangan sistem tersebut.
VI. KESIMPULAN
Kesimpulan yang diperoleh berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem informasi eksekutif produksi tabung elpiji 3 kg PT EMI adalah sebagai berikut:
[1] Sistem Informasi Eksekutif membantu para
eksekutif dalam mengontrol dan mengawasi kinerja produksi yang bermanfaat bagi perencanaan strategis dan kebijakan operational selanjutnya dan membantu eksekutif dalam mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, khususnya berkaitan dengan produksi. Sistem informasi eksekutif produksi dibuat dapat menampilkan informasi-informasi yang terdiri dari informasi stok bahan baku, order, detail order dan hasil produksi. Informasi yang disajikan berguna agar eksekutif dapat mengetahui perkembangan produksi PT EMI secara lebih ringkas, selain itu eksekutif dapat mengetahui apakah target yang telah ditentukan sesuai atau tidak dengan aktual yang terjadi.
[2] Sistem informasi eksekutif produksi ini
menampilkan informasi yang diperuntukan dalam bentuk grafik dan tabular sehingga lebih memudahkan pihak eksekutif dalam melakukan analisis karena dapat memberi gambaran yang lebih jelas mengenai informasi yang disajikan
VII. REFERENSI
[1] Sastradipoera, Komarudin. Asas-Asas
Perkantoran. Bandung: Kappa Sigma, 2001
[2] Munawar. (2005). Pemodelan Visual Dengan
UML. Edisi 1. Graha Ilmu, Yogyakarta.
[3] Sofyan, Assauri. Manajemen Produksi dan
Operasi, edisi ke empat, Jakarta: Penerbit LP FEUI, 2004.
[4] Nugroho, Bunafit. Trik dan Rahasia Membuat
Aplikasi Web dengan PHP. Jogjakarta: Penerbit Gava Media, 2007.
