MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( A&PSI2)

(1)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) Palembang

8 BAB 2 – DESAIN INPUT ( RANCANGAN INPUT)

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data-data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data dari hasil transaksi merupakan masukan bagi sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak terlepas dari data yang dimasukkan.

Kualitas masukan menentukan kualitas keluaran

“Garbage In Garbage Out”

Fungsi / Manfaat Dokumen Atau Formulir Sebagai Dokumen Dasar

 Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap

 Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat

 Dapat mendorong lengkapnya data, karena data yang dibutuhkan tertera dengan lengkap di dokumen dasar

 Bertindak sebagai pendistribusian data sesuai jumlah tembusan yang dibuat ke setiap bagian yang membutuhkan

 Dapat digunakan sebagai suatu pembuktian atas terjadinya suatu transaksi

 Dapat dijadikan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file komputer

Karakteristik formulir Rancangan Input (Visual Display Terminal)

 Efektif

Formulir dan layar masukan melayani tujuam spesifik dalam sistem informasi

 Akurat

Menunjukan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna

 Mudah penggunaannya

Tidak membutuhkan waktu ekstra / pelatihan khusus dalam pemasukan data

 Konsisten

Formulir dan layar masukan adalah seragam

 Sederhana

Formulir dan layar masukan adalah terfokus pada perhatian user

 Menarik (atraktif)

User senang menggunakannya

A. Perancangan Formulir

Pedoman perancangan formulir masukan :  Mudah diisi

 Sesuai dengan yang diinginkan

 Akurat

 Bentuk masukan harus atraktif

 Mempertimbangkan media pemasukan

Pertimbangan dalam merancang formulir kertas :

1. Lamanya formulir tersebut akan disimpan 2. Tampilan dari formulir

3. Frekuensi penggunaan

4. Cara pemakain formulir (kasar, secara halus, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya) 5. Keadaan lingkungan (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab, atau mengadung asam) 6. Metode pengisian formulir tersebut ditulis dengan tangan atau di cetak dengan mesin 7. Keamanan tehadap penghapusan isi data

(2)

9

9. Warna yang dipergunakan (sebaiknya menggunakan warna-warna yang cerah, warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunkan karbon.)

10. Judul Dokumen

11. Nomor Dokumen untuk menunjukkan keunikan dari masing-masing dokumen (sebaiknyadi letakkan di pojok kiri / kanan bawah)

12. Nomor Urut Dokumen untuk melakukan pengendalian terhadap kehilangan dokumen dengan loncatnya nomor urut dari susunannya( sebaiknya letakkan di pojok kanan atas)

13. Nomor dan jumlah halaman

14. Spasi ( dikhususkan untuk dokumen yang diisi dengan menggunakan mesin, agar pengisian tidak menimpa tulisan dari dokumen yang ada)

15. Caption

Adalah kata-kata yang dicetak di dokumen untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan apa yang harus diisi. Beberapa jenis caption antara lain :

BOX CAPTION

Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan di dalam kotak tersebut juga.

NAMA ALAMAT

TANGGAL MASUK GOLONGAN STATUS

YES/NO CHECK OFF CAPTION

Menunjukkan dimana harus mengisikan ya / tidak

YA TIDAK

1. Menikah



2. Umur Diatas 17 Tahun



HORIZONTAL CHECK CAPTION

Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar PENDIDIKAN TERAKHIR



SD SMP SMA D3 S1 S2 S3

CHECKLIST CAPTION

Menunjukkan Daftar pilihan yang dapat dipilih PEKERJAAN YANG TELAH DILAKUKAN :

Verifikasi Data Awal



Memasukkan Data ke Komputer



Mencetak Data Entry



Proses Data



BLOCKED SPACES CAPTION

Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data

(3)

10

SCANNABLE FORM CAPTION

Caption yang menunjukkan tempat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner.

16. Pembagian Area / Zona

Formulir dibagi menjadi beberapa block / zona yang masing-masing berisi data terkait. Fungsi zona ini juga dipakai dalam merancang layar.

Penjelasan :

 Judul : sebaiknya tidak lebih dari 2 atau 3 kata

 Instruksi : usahakan format formulir mampu menjelaskan dengan sendirinya. Jangan terlalu

banyak instruksi rinci

 Manfaatkan garis kotak dan caption

B. PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRY (PENGKODEAN) / LAYAR

Tujuan :

 Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat

 Dicapai dengan :

 Pengkodean yang efektif dan efisien

 Penangkapan dan pemasukkan data yang efektif dan efisien

 Menjamin kualitas melalui validasi

No Halaman

Area Judul Area Organisasi

Nama Organisasi & Alamat

Area Control

- Tanggal

- Nomor Urut Form

Area Objek

- Nama dari Objek (Pelanggan, Pemasok) - Alamat dan Lokasi

Area Intruksi

Area Body

- Item detail, Quantity, Units, Indetifier, Description, Models, Prices, Cost, Extentions, Code, etc

Area Pesan / Berita

- Keterangan - Distribusi

Area Otorisasi Zona Total

- Total Seluruh - Pajak

- Potongan - Sisa

(4)

11

Pedoman Umum Pengkodean

 Harus Mudah Diingat (dilakukan dengan menghubungkan kode tsb dengan obyek yang diwakili oleh kode tersebut)

 Unik (tidak ada kode yang kembar)

 Fleksibel (Memungkinkan adanya perubahan atau penambahan item baru dengan tetap diwakili oleh kode yang sama)

 Efisien (Ringkas), kode harus singkat sehingga mudah diingat

 Konsisten (Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan sebelumnya)

 Harus Distandarisasi ( Kode yang digunakan dalam suatu organisasi dengan bagian yang berbeda harus distandarisasikan, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Contoh : format tanggal)

 Sebaiknya menghindari penggunaan spasi dalam pengkodean

 Hindari karakter yang Mirip / membingungkan( Untuk karakter yang memiliki bentuk atau bunyi yang mirip. Contoh : O, I, Z, S dan 0, 1, 2, 5

 Panjang Kode harus sama untuk kode yang sejenis

 Dapat diurutkan (sortable)

Jenis-jenis / Tipe kode :

1. Simple Sequence Code

 Pemberian nomor urut

 Tidak adanya hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb

 Lebih baik dari pengkodean acak

o Eliminasi pemberian kode yang sama

o Dapat memperkirakan item yang dapat dinput Contoh :

Order Product Customer

5676 5677 5678 5679 Kursi Roda Kursi Tamu Kursi Lipat Kursi Anak-anak Andi Lukito Firman Zacky & Rini Helfi

2. Alphabetic Derivation Code

 Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code

 Menggunakan huruf atau dikombinasikan dangan angka

 Biasanya digunakan sebagai nomor account (contoh : No. Nasabah, No. pendaftaran,dll) 3. Classification Code

 Digunakan untuk membedakan kelompok data

 Menggunakan karakter tunggal (huruf atau angka)

 Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Contoh :

Code Tax Deducable Item

I Interest payments M Medical Payments

T Taxes

C Contribution S Supplies

 Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter

4. Block Sequence Code

 Pengembangan dari sequence code

 Data dikelompokkan berdasarkan karakteriktik yang sama Contoh :

(5)

12

Kode Name of S/W Package Type

100 1-2-3 101 Multiplan Spreadsheet 102 VP-Planner - - 200 S Q L 201 Oracle Database 202 dBase - - 300 Wordstar 9.0

301 Word Perfect 8.2 Word Processing

302 Ms Word 2002

5. Signifigcant – Digit Subset Code

 Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal

 Berupa suatu bilangan dengan banyak angka Contoh : NPM = Nomor Pokok Mahasiswa Code : 0102940573 Explaration : 01 – 02 – 99 – 0573 Nomor Urut Angkatan Jurusan Fakultas 6. Mnemonic Code

 Digunakan untuk membantu pengingatan

 Kombinasi huruf dan simbol Contoh : Code Arti

JKT Jakarta BKK Bangkok DPS Denpasar 7. Function Code

 Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer

 Sebagai pengganti input yang terlalu panjang Contoh :

Digunakan untuk mengupdate inventory.

Code Function

1. Delivered 2. Sold 3. Returned

(6)

13 Perancangan Layar

 Modus layar  Teks  25 baris x 80 kolom

 1 jenis font, ukuran karakter sama

 Grafis

Resolusi yang beragam ( 640 x 480, 800 x 600, 1024 x 768, 1024 x 1024 )

 Screen

Total area layar monitor yang bias dipakai

 Window

Bagian dari screen, biasanya empat bersegi, dalam satu waktu yang bersamaan bias ada lebih dari satu, boleh saling menimpa

 Widget

Window, tempat fungsi tertentu

 Event

Proses terhadap widget, melalui input device

Perancangan layar masukan yang baik

 Jika layar masukan disajikan berdasarkan dokumen/formulir masukan maka rancang layar masukan mirip dengan formulir masukan.

 Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan

 Daftar data yang diperoleh

 Windows Pop-Up

 Widget List atau Drop Down List

 Widget radio button (untuk check-off)

 Jika entri tampilan terlalu banyak, gunakan pendekatan parent-child (header-detail)

 Tampilan yang balance akan mudah dibaca

Pedoman perancangan Layar

1. Buatlah rancangan layar yang sederhana 2. Buatlah tampilan yang konsisten

3. Sediakan fasilitas perpindahan antar layar 4. Buatlah tampilan layar yang menarik

Merancang Menu

Antar muka berbasis menu memberikan user atas sejumlah pilihan yang telah dirancang sebelumnya.

Prinsip-prinsip utama

 Menu harus ringkas tetapi mempunyai arti tetentu  Minimumkan data yang harus di entry

 Bila dipakai berulang kali oleh user yang ahli, harus disediakan pilihan yang dapat kebutuhan

dengan cepat

 Urutan dirancang secara alami dari aplikasi tersebut

 Caption dari item diidentifikasikan melalui urutan tertentu atau sandi mnemonic  Pilihan yang biasa terdapat pada menu adalah : keying, pointing, touching, voice input

Teknik Merancang Jendela Menu  Jendela Judul

(7)

14

 Jendela Instruksi

Jendela intruksi umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan intruksi-intruksi kepada user bagaimana memasukan input

 Jendela Tubuh

Jendela tubuh merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendelan ini merupakan daerah dimana user memasuikkan data dan output ditampilkan oleh komputer

Title Window / Judul

Instruction Window / instruksi

Body Window / Tubuh

(8)

15

CONTOH KASUS 1. Daftar Barang DAFTAR BARANG

Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : 99 / 99 No. Kode

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Barang/Stok Jml 999 999

Z

999 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Ka. Bag. Umum,

(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

2. Daftar Departemen Perusahaan

DAFTAR DEPARTEMEN PERUSAHAAN

Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : 99 / 99 No. Kode

Dept Nama Departemen Nama Kepala Departemen Ka.Dept NIP 999 999

Z

999 xxxxx xxxxx

Z

xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx

Z

xxxxxx Ka. Bag Umum,

(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

CV. HENING

Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

CV. HENING

(9)

16

3. Formulir Permintaan Barang (FPB)

FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB)

No. FPB : xxxxxxxxx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nama Ka.Dept : xxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka.Dept : xxxxxx No. Kode Barang

Jenis Barang Nama Barang Satuan

Barang Jml Minta 99 99

Z

99 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Ka. Departemen Pemohon, (xxxxxxxxxxxxxxx)

NIP : xxxxxx

CV. HENING

(10)

17

4. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN VERIFIKASI

VERIFIKASI DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN

No. Tgl FPB No

FPB Nama Dept Barang Kode Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Minta Jml Realisasi Jml 99 99 dd/mm/yy dd/mm/yy xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 Ka.Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx CV. HENING