PEDOMAN PENGENDALIAN GRATIFIKASI

(1)

PEDOMAN

PENGENDALIAN

GRATIFIKASI

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

2020

Jl. Raya Medan – Tanjung Morawa Km. 16

(061)7940055 ptpn2.com

(2)

AKHLAK – Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 1

Kepada Yth,

Komisaris, SEVP, dan Seluruh Karyawan PT Perkebunan Nusantara II

Di Tempat

KESEPAKATAN BERSAMA DEWAN KOMISARI DAN DIREKSI

DALAM MENERAPKAN PROGRAM PENGENDALIAN GRATIFIKASI

Dalam rangka membangun budaya perusahaan yang bersih, jujur dan transparan yang sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, Dewan Komisaris dan Direksi PT Perkebunan Nusantara II sepakat secara bersama menerapkan Program Pengendalian Gratifikasi di lingkungan Perusahaan.

Program Pengendalian Gratifikasi ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate

Governance, sebagai pelaksanaan dari Per-01/MBU/2011, yang dijabarkan dengan

Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN Nomor : SK-16/S.MBU/2012 tentang Indikator Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik pada BUMN.

Program Pengendalian Gratifikasi adalah serangkaian kegiatan yang berkesinambungan

dengan peran aktif organisasi mitra bersama KPK untuk mengendalikan gratifikasi di lingkungan PT Perkebunan Nusantara II. Gratifikasi merupakan salah satu jenis tindak pidana korupsi yang baru, hal ini diatur dalam pasal 12B dan 12C UU Tipikor tahun 2001, selain itu pasal 16 UU no.30/2002 tentang KPK dan Peraturan KPK (Perkom) no.02 tahun 2014 dan Perkom no.06 tahun 2015 tentang Pedoman Pelaporan dan Penetapan Status Gratifikasi.

Selain itu Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero juga menerbitkan Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor : KPJAK/HOLD/PER/03/2016 tentang Pemberlakuan Pedoman Umum Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan PTPN I sd XIV.

Melalui Program Pengendalian Gratifikasi ini diharapkan akan memberikan manfaat : 1. Membantu meningkatkan pemahaman ketentuan gratifikasi.

(3)

(4)

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF DAFTAR ISI DAFTAR LAMPIRAN BAB 1 PENDAHULUAN A. Tujuan B. Ruang Lingkup

C. Prinsip Dasar Pengendalian Gratifikasi D. Pengertian

E. Referensi

BAB 2 PEMAHAMAN TENTANG GRATIFIKASI

A. Defenisi

B. Jenis Gratifikasi

1. Gratifikasi Yang Boleh Diterima

2. Karakteristik Gratifikasi Yang Boleh Diterima 3. Gratifikasi Yang Tidak Boleh Diterima

4. Karakteristik Gratifikasi Yang Dilarang

BAB 3 PENGENDALIAN GRATIFIKASI

A. Prinsip Dasar

B. Komitmen Pengendalian Gratifikasi

C. Landasan Hukum Pengendalian Gratifikasi Bagi Pegawai Negeri dan Penyelenggaraan Negara

D. Sanksi Atas Penyelenggaraan

BAB 4 MEKANISME DAN TATA CARA PELAPORAN GRATIFIKASI

A. Laporan Gratifikasi

B. Media Pelaporan Gratifikasi C. Ketentuan terkait Pelapor

D. Prosedur tindak lanjut atas Pelaporan Gratifikasi yang diterima UPG PTPN II

I. Laporan Gratifikasi yang ditangani KPK

II. Laporan Gratifikasi yang ditangani oleh Perusahaan

1 3 5 6 6 7 7 7 9 10 10 10 10 11 11 12 13 13 13 14 15 16 16 16 16 17 17 19

(5)

III. Tindak Lanjut Penanganan Laporan Dugaan Gratifikasi Yang Diterima UPG PTPN II Dari Whistle Blowing System, Instansi Berwenang Dan/Atau Masyarakat

IV. Tindak Lanjut Penanganan Setelah Keluarnya Keputusan Peruntukan Benda Gratifikasi

BAB 5 KETENTUAN UNIT PENGENDALIAN GRATIFIKASI PTPN II

A. Prinsip Dasar

B. Tugas Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG)

BAB 6 IMPLEMENTASI PEDOMAN UNIT PENGENDALIAN GRATIFIKASI (UPG)

A. Implementasi

B. Perlindungan Pelapor

C. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program Pengendalian Gratifikasi LAMPIRAN-LAMPIRAN 21 23 27 27 27 28 28 28 29 30-34

(6)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Formulir Laporan Penerimaan Hadiah/Cinderamata dan Hiburan

(Entertainment)

Lampiran 2 : Formulir Laporan Pemberian Hadiah/Cinderamata dan Hiburan (Entertainment)

Lampiran 3 : Formulir Laporan Permintaan Hadiah/Cinderamata dan Hiburan (Entertainment)

Lampiran 4 : Lembar Checklist Review Pelaporan Penetrimaan Hadiah/Cinderamata & Hiburan

Lampiran 5 : Lembar Checklist Analisis Penetuan Kepemilikan Dan Pemanfaatan Atas Penerimaan Hadiah/Cinderamata & Hiburan.

(7)

BAB 1

PENDAHULUAN

Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, suatu perusahaan tidak dapat terlepas dari interaksi dengan banyak pihak, baik pihak internal perusahaan maupun pihak di luar perusahaan guna menjalin kerja sama bisnis yang harmonis, serasi dan berkesinambungan.

Terkait dengan hubungan bisnis, hal yang sering terjadi dan tidak terhindarkan dalam kegiatan kerja sehari-hari adalah adanya pemberian dari satu pihak kepada pihak lainnya. Oleh sebab itu, untuk menjaga hubungan bisnis tetap berada pada koridor etika dan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, maka diperlukan pengaturan mengenai gratifikasi dan tata cara/mekanisme pelaporannya di lingkungan PT Perkebunan Nusantara II (selanjutnya disebut PTPN II).

Bahwa untuk mendukung penerapan kebijakan gratifikasi yang telah berlaku di lingkungan PTPN II sebagaimana tercantum dalam Pedoman Gratifikasi, Penolakan, Penerimaan, Pemberian Hadiah/Cinderamata dan Hiburan (Entertainment) yang berlaku saat ini, maka dipandang perlu untuk mengadakan suatu pengaturan tersendiri mengenai Unit Pengendalian Gratifikasi di lingkungan PTPN II.

Diharapkan seluruh insan PTPN II dapat mematuhi ketentuan mengenai gratifikasi yang berlaku di lingkungan PTPN II, karena dengan menyampaikan laporan gratifikasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka insan PTPN II yang bersangkutan terlindungi dan terhindar dari kemungkinan dijatuhkannya tuduhan tindak pidana suap sebagaimana diatur pada pasal 12 B Ayat (1) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi yang menyatakan bahwa “Setiap gratifikasi kepada pegawai negeri atau penyelenggaran negara dianggap pemberian suap, apabila berhubungan dengan jabatannya dan yang berlawanan dengan kewajiban atau tugasnya.

A. Tujuan

Tujuan penyusunan Pedoman Pengendalian Gratifikasi (untuk selanjutnya disebut

“Pedoman” ini adalah sebagai berikut :

1. Sebagai pedoman bagi Insan Perusahaan dalam mengambil sikap yang tegas terhadap gratifikasi di Perusahaan untuk mewujudkan pengelolaan Perusahaan yang baik antara lain etika bisnis, benturan kepentingan, kecurangan serta penyimpangan perilaku lainnya.

(8)

2. Sebagai acuan bagi Insan Perusahaan mengenai pentingnya kepatuhan melaporkan gratifikasi untuk perlindungan dirinya sendiri maupun keluarganya dari peluang dikenakannya tuduhan tindak pidana gratifikasi.

3. Membentuk lingkungan Perusahaan yang sadar terkendali dalam penanganan praktik gratifikasi sehingga prinsip keterbukaan dan akuntabilitas dalam menjalankan kegiatan operasional dan bisnis sehari-hari semakin terimplementasi.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman ini adalah mengatur hal-hal yang terkait dengan Unit Pengendalian Gratifikasi dan mekanisme pelaporannya di lingkungan PTPN II dan Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (KPK) Republik Indonesia.

C. Prinsip Dasar Pengendalian Gratifikasi

Prinsip dasar dari pengendalian gratifikasi yaitu tidak menerima, tidak memberi dan menolak pemberian gratifikasi yang berhubungan dengan jabatan dan berlawanan dengan tugas /kewajibannya.

D. Pengertian

Istilah-istilah berikut dalam Pedoman ini didefinisikan sebagaimana di bawah ini :

1. Atasan Langsung adalah pimpinan langsung dari insan PTPN II, minimal setingkat

SEVP, Kepala Bagian di Kantor Direksi, General Manajer Distrik, Manajer Kebun, Manajer Unit sampai dengan Komisaris Utama dan/atau Direksi sesuai dengan jabatan dari pelapor.

2. Ketua UPG adalah pejabat yang ditunjuk oleh Direksi, yang bertanggung jawab

atas terlaksananya program kepatuhan di PTPN II dan memastikan bahwa insan PTPN II mematuhi peraturan perundang undangan dan ketentuan Pemerintah serta peraturan peraturan yang berlaku di lingkungan PTPN II.

3. Code of Conduct (CoC) PTPN II adalah pedoman yang mengatur etika usaha dan

tata perilaku insan PTPN II untuk melaksanakan praktik-praktik pengelolaan perusahaan yang baik.

4. Fungsi Complaince adalah organ yg bertugas untuk melaksanakan

pengembangan, pembinaan, penerapan dan penegakan prinsip-prinsip Good

Corporate Governance.

5. Good Corporate Governance (GCG) adalah prinsip-prinsip yang mendasari suatu

proses dan mekanisme pengelolaan perusahaan berlandaskan peraturan perundang undangan dan etika berusaha.

6. Hadiah/Cinderamata adalah prinsip pemberian dalam bentuk uang dan/atau

(9)

perjalanan, fasilitas penginapan, perjalan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya yang tidak dinikmati bersama-sama dengan pemberi.

7. Hiburan (Entertainment) adalah segala sesuatu yang berbentuk kata-kata,

tempat, benda, perilaku yang dapat menjadi penghibur dan menyenangkan bagi seseorang, yang meliputi namun tidak terbatas pada musik, film, opera. drama, permainan, olah raga, dan wisata.

8. Insan PTPN II yang dimaksud dalam Pedoman ini adalah Dewan Komisaris,

Direktur, SEVP dan seluruh karyawan serta personil lainnya yang bekerja untuk dan atas nama PTPN II.

9. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) adalah komisi/lembaga negara yang

dibentuk untuk melaksanakan tugas dan wewenangnya dengan independen dan bebas dari pengaruh kekuasaan manapun, sebagimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana korupsi.

10. Keluarga Inti dalam Pedoman ini adalah suami atau isteri dan anak-anak dari insan

PTPN II.

11. Pelapor adalah Wajib Lapor Gratifikasi yang menyampaikan laporan atas

penolakan, penerimaan, pemberian dan pemberian atas permintaan

hadiah/fasilitas atau gratifikasi sebagaimana diatur dalam Pedoman ini.

12. Pemberi adalah insan PTPN II dan/atau Pihak Ketiga yang memberikan Gratifikasi. 13. Penerima adalah insan PTPN II yg menerima Gratifikasi.

14. Pegawai Negeri (Pn) meliputi Aparatur Sipil Negara, Pejabat Publik, Orang yang

menerima gaji atau upah dari keuangan negara /daerah; dari suatu korporasi yang menerima bantuan dari keuangan negara/ daerah; korporasi lain yang mempergunakan modal atau fasilitas dari negara/ masyarakat.

15. Penyelenggara Negara (PN) adalah Pejabat Negara yang menjalankan fungsi

eksekutif, legislatif, yudikatif, dan pejabat lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

16. Perusahaan adalah PTPN II beserta anak perusahaan dan afiliasinya

17. Pihak Ketiga adalah orang perseorangan dan/atau badan hukum yang memiliki

atau tidak memiliki hubungan bisnis dengan Perusahaan atau merupakan pesaing PTPN II termasuk tapi tidak terbatas pada vendor, supplier, dealer, agen, bank counterpart maupun mitra kerja Pihak Ketiga.

18. Unit Pengendalian Gratifikasi PTPN II atau yang disingkat UPG PTPN II adalah

unit yang berada di bawah pengelolaan Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern (Kabag SPI) yang bertugas dan mempunyai tanggung jawab dalam implementasi dan pengelolaan Gratifikasi di PTPN II, anak Perusahaan dan afiliasinya.

(10)

19. Wajib Lapor Gratifikasi adalah Dewan Komisaris, Direksi, SEVP dan karyawan

yang bekerja dan menerima upah di dalam hubungan kerja dengan Perusahaan.

E. Referensi

1. Undang-Undang No.40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas.

2. Undang-Undang No.19 Tahun 2003 Tentang Badan Usaha Milik Negara.

3. Undang-Undang No.31 Tahun 1999 tentang Pemberantas Tindak pidana Korupsi Junto Undang-Undang No.20 Tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi pasal 12 B dan pasal 12 C.

4. Undang-Undang No.28 Tahun 1999 Tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

5. Peraturan Menteri BUMN No.PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

6. Peraturan KPK Nomor : 02 Tahun 2014 dan nomor 06 Tahun 2015 tentang pedoman Pelaporan dan Penetapan status Gratifikasi.

7. Peraturan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Nomor :

KPJAK/HOLD/PER/03/2016 tentang Pemberlakuan Pedoman Umum

Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan PTPN I sd XIV.

(11)

BAB 2

PEMAHAMAN TENTANG GRATIFIKASI

A. Definisi

Gratifikasi adalah semua pemberian yang diterima oleh Pegawai Negeri atau

Penyelenggara Negara (Pn/ PN).

Gratifikasi yang dimaksud dalam Pedoman ini adalah “pemberian dalam arti luas”,

yang meliputi pemberian uang, barang, rabat (diskon), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya, baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik dan/atau tanpa sarana elektronik.

B. Jenis Gratifikasi

1. Gratifikasi Yang Boleh dIterima

Pada dasarnya semua gratifikasi yang diterima oleh Pn/PN wajib dilaporkan pada KPK kecuali :

a. Pemberian dari keluarga, yakni kakek/ nenek, bapak/ibu/mertua, suami/ istri, anak/ anak menantu, cucu, besan, paman/ bibi, kakak ipar/ adik ipar, sepupu/ keponakan. Gratifikasi dari pihak-pihak tersebut boleh diterima dengan syarat tidak memiliki benturan kepentingan dengan posisi atau jabatan penerima. b. Hadiah tanda kasih dalam bentuk uang atau barang yang memiliki nilai jual

dalam penyelenggaraan pesta pernikahan, kelahiran, aqiqah, baptis, khitanan, dan potong gigi, atau upacara adat/ agama lainnya dengan batasan nilai per pemberi dalam setiap acara paling banyak Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah). c. Pemberian terkait dengan musibah atau bencana alam yang dialami oleh

penerima, bapak/ibu/mertua, suami/istri, atau anak penerima gratifikasi paling banyak Rp. 1.000.000,-(satu juta rupiah).

d. Pemberian sesama pegawai dalam rangka pisah sambut, pensiun, promosi jabatan, ulang tahun ataupun perayaan lainnya yang lazim dilakukan dalam konteks sosial sesama rekan kerja. Pemberian tersebut tidak berbentuk uang ataupun setara uang, misalnya pemberian voucer belanja, pulsa, cek atau giro. Nilai pemberian paling banyak Rp. 300.000,- (tiga ratus ribu rupiah) per pemberian per orang, dengan batasan total pemberian selama satu tahun sebesar Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah) dari pemberi yang sama.

e. Pemberian sesama pegawai dengan batasan paling banyak Rp.200.000,- (dua ratus ribu rupiah) per pemberian per orang, dengan batasan total pemberian selama satu tahun sebesar Rp.1.000.000,- (satu juta rupiah) dari pemberi yang

(12)

sama. Pemberian tersebut tidak berbentuk uang ataupun setara uang, misalnya

voucher belanja, pulsa, cek atau giro.

f. Hidangan atau sajian yang berlaku umum.

g. Prestasi akademis atau non akademis yang diikuti dengan menggunakan biaya sendiri seperti kejuaraan, perlombaan, atau kompetisi yang tidak terkait dengan kedinasan.

h. Keuntungan atau bunga dari penempatan dana, investasi, atau kepemilikan saham pribadi yang berlaku umum.

i. Manfaat bagi seluruh peserta koperasi pegawai berdasarkan keanggotaan koperasi pegawai yang berlaku umum.

j. Seminar kit yang berbentuk seperangkat modul dan alat tulis serta sertifikat yang diperoleh dari kegiatan resmi kedinasan seperti rapat, seminar, workshop, konfrensi, pelatihan, atau kegiatan lain sejenis yang berlaku umum.

k. Penerimaan hadiah atau tunjangan baik berupa uang atau barang yang ada kaitannya dengan peningkatan prestasi kerja yang diberikan oleh pemerintah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

l. Diperoleh dari kompensasi atas profesi di luar kedinasan yang tidak terkait dengan tugas pokok dan fungsi dari pejabat/ pegawai, tidak memiliki konflik kepentingan dan tidak melanggar aturan internal instansi pegawai.

2. Karakteristik Gratifikasi Yang Boleh Diterima

Gratifikasi yang boleh diterima memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Berlaku umum, yaitu suatu kondisi pemberian yang diberlakukan sama dalam hal jenis, bentuk, persyaratan atau nilai, untuk semua peserta dan memenuhi prinsip kewajaran atau kepatutan.

b. Tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c. Dipandang sebagai wujud ekspresi, keramah-tamahan, penghormatan dalam

hubungan sosial antar sesama dalam batasan nilai yang wajar.

d. Merupakan bentuk pemberian yang berada dalam ranah adat istiadat kebiasaan, dan norma yang hidup di masyarakat dalam batasan nilai yang wajar.

3. Gratifikasi Yang Tidak Boleh Diterima

Gratifikasi yang tidak boleh diterima adalah gratifikasi terlarang, yaitu yang berhubungan dengan jabatan dan berlawanan dengan tugas dan kewajiban pegawai negeri atau penyelenggara Negara.

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah contoh gratifikasi yang tidak

boleh diterima :

a. Terkait dengan pemberian layanan pada masyarakat di luar penerimaan yang sah.

(13)

c. Terkait dengan tugas dalam proses pemeriksaan, audit, monitoring dan evaluasi di luar penerimaan yang sah.

d. Terkait dengan pelaksanaan perjalanan dinas di luar penerimaan yang sah/ resmi dari instansi.

e. Dalam proses penerimaan /promosi/ mutasi pegawai.

f. Dalam proses komunikasi, negosiasi dan pelaksanaan kegiatan dengan pihak lain terkait dengan pelaksanaan tugas dan kewenangannya.

g. Sebagai akibat dari perjanjian kerjasama/ kontrak/ kesepakatan dengan pihak lain.

h. Sebagai ungkapan terima kasih sebelum, selama atau setelah proses pengadaan barang dan jasa.

i. Merupakan hadiah atau souvenir bagi pegawai/ pengawas/ tamu selama kunjungan dinas.

j. Merupakan fasilitas hiburan, fasilitas wisata, voucher oleh pejabat/ pegawai dalam kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan kewajibannya dengan pemberi gratifikasi yang tidak relevan dengan penugasan yang diterima. k. Dalam rangka mempengaruhi kebijakan/ keputusan/ perlakuan pemangku

kewenangan.

l. Dalam pelaksanaan pekerjaan yang terkait dengan jabatan dan bertentangan dengan kewajiban/ tugas pejabat/ pegawai.

4. Karakteristik Gratifikasi Yang Dilarang

Gratifikasi yang dilarang pada dasarnya adalah suap yang tertunda atau suap terselubung memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Gratifikasi yang diterima berhubungan dengan jabatan.

b. Penerimaan tersebut dilarang oleh peraturan yang berlaku, bertentangan dengan kode etik, memiliki konflik kepentingan atau merupakan penerimaan yang tidak patut/ tidak wajar.

(14)

BAB 3

PENGENDALIAN GRATIFIKASI

A. Prinsip Dasar

1. Pengendalian Gratifikasi

Pengendalian Gratifikasi adalah bagian dari upaya pembangunan suatu sistim pencegahan korupsi. Sistem ini bertujuan untuk mengendalikan penerimaan gratifikasi secara transparan dan akuntabel melalui serangkaian kegiatan yang melibatkan partisipasi aktif badan pemerintahan, dunia usaha dan masyarakat untuk membentuk lingkungan pengendalian gratifikasi.

2. Manfaat Pengendalian Gratifikasi

a. Bagi Individu

✓ Membentuk karyawan yang berintegritas.

✓ Meningkatkan kesadaran pegawai untuk menolak gratifikasi. b. Bagi Perusahaan

✓ Membentuk citra positif dan kredibilitas Perusahaan.

✓ Mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang kondusif dalam pencegahan korupsi

c. Bagi Masyarakat

✓ Memperoleh layanan dengan baik tanpa memberikan gratifikasi maupun uang pelicin, suap dan pemerasan

B. Komitmen Pengendalian Gratifikasi

Komitmen Pengendalian Gratifikasi merupakan tahapan awal dari pengendalian gratifikasi, bentuknya berupa pernyataan resmi pimpinan Perusahaan secara tertulis untuk menerapkan pengendalian gratifikasi. Pernyataan tersebut disampaikan kepada seluruh jajaran pejabat dan karyawan PTPN II, rekanan serta pemangku kepentingan lainnya.

Komitmen Pengendalian Gratifikasi PTPN II :

1. Tidak menawarkan atau memberikan suap, gratifikasi atau uang pelicin dalam bentuk apapun kepada lembaga negara/ pemerintah, perseorangan atau kelembagaan, perusahaan domestik atau asing.

2. Tidak menerima gratifikasi yang dianggap suap dalam bentuk apapun terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya.

3. Menerapkan dan melaksanakan fungsi pengendalian gratifikasi, termasuk melalui pembentukan Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG).

(15)

4. Menyediakan sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan pengendalian gratifikasi.

5. Menjaga kerahasiaan data pelapor dan memberikan jaminan perlindungan bagi pelapor gratifikasi.

6. Mengupayakan pencegahan korupsi dan/atau gratifikasi yang dianggap suap di lingkungannya.

Pimpinan Perusahaan berperan penting sebagai teladan yang memberikan contoh dan mendorong pembangunan dan penerapan pengendalian gratifikasi di lingkungannya secara berkesinambungan (tone at the top) dan peran serta aktif dari seluruh karyawan dan pemangku kepentingan dibutuhkan untuk mengakselerasi dan mengoptimalkan penerapan pengendalian gratifikasi.

C. Landasan Hukum Pengendalian Gratifikasi Bagi Pegawai Negeri (Pn) dan Penyelenggara Negara (PN)

Gratifikasi merupakan salah satu jenis tindak pidana korupsi yang diatur dalam pasal 12B dan 12C UU No 20 Tahun 2001 tentang Tindak Pidana Korupsi. Jika penerima gratifikasi melaporkan kepada KPK paling lambat 30 hari kerja, maka Pn atau PN dibebaskan dari ancaman pidana gratifikasi.

Pasal 12B

(1) Setiap gratifikasi kepada Pn/ atau PN dianggap pemberian suap, apabila berhubungan dengan jabatannya dan yang berlawanan dengan kewajiban atau tugasnya, dengan ketentuan sebagai berikut :

a) yang nilainya Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) atau lebih, pembuktian bahwa gratifikasi tersebut bukan merupakan suap dilakukan oleh penerima gratifikasi.

b) yang nilainya kurang dari Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah), pembuktian bahwa gratifikasi tersebut suap dilakukan oleh penuntut umum.

(2) Pidana bagi Pn atau PN sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara paling singkat 4 (empat) tahun dan paling lama 20 (dua puluh) tahun, dan pidana denda paling sedikit Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) dan paling banyak Rp.1.000.000.000,- (satu milyar rupiah).

Pasal 12C

(1) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam pasal 12B ayat (1) tidak berlaku jika penerima melaporkan gratifikasi yang diterimanya kepada Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

(16)

(2) Penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dilakukan oleh penerima gratifikasi paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal gratifikasi tersebut diterima.

(3) Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi dalam waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak tanggal menerima laporan wajib menetapkan gratifikasi dapat menjadi milik penerima atau milik negara.

(4) Ketentuan mengenai tata cara penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan penentuan status gratifikasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dalam Undang-undang tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

Pasal 16 UU No.30/ 2002 tentang Komisi Pemberantasan Korupsi menyebutkan

bahwa Setiap pegawai negeri atau penyelenggara negara yang menerima gratifikasi wajib melaporkan kepada Komisi Pemberantasan Korupsi.

Pasal 17 UU No.30/ 2002 tentang Komisi Pemberantasan Korupsi juga menyebutkan

bahwa Komisi Pemberantasan Korupsi dalam waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak tanggal laporan diterima wajib menetapkan status kepemilikan gratifikasi disertai pertimbangan.

Pasal 18 UU No.30/ 2002 tentang Komisi Pemberantasan Korupsi menyebutkan

bahwa Komisi Pemberantasan Korupsi wajib mengumumkan gratifikasi yang ditetapkan menjadi milik negara paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun dalam Berita Negara.

KPK menerbitkan Peraturan KPK (Perkom) Nomor 02 Tahun 2014 dan Perkom Nomor 06 Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaporan dan Penetapan Status Gratifikasi.

D. Sanksi Atas Pelanggaran

Pedoman ini berlaku dan mengikat bagi seluruh insan PTPN II, dengan kewajiban pelaporan mengikat kepada Wajib Lapor Gratifikasi. Pelanggaran terhadap ketentuan Pedoman ini akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan. Melakukan pelaporan gratifikasi berarti telah melindungi diri sendiri dan keluarga dari peluang dikenakannya tuduhan tindak pidana suap.

(17)

BAB 4

MEKANISME DAN TATA CARA PELAPORAN GRATIFIKASI

A. Laporan Gratifikasi

Setiap Insan PTPN II wajib untuk menyampaikan laporan Gratifikasi dalam hal: 1. Telah menerima Benda Gratifikasi

2. Telah menolak suatu pemberian Benda Gratifikasi 3. Telah memberikan Benda Gratifikasi

Laporan gratifikasi wajib disampaikan kepada KPK paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak gratifikasi diterima, atau melaporkannya melalui UPG PTPN II selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak gratifikasi diterima. Laporan Gratifikasi sekurang-kurangnya memuat informasi-informasi sebagai berikut :

1. Identitas pelapor, terdiri dari nama lengkap, jabatan, unit kerja, alamat email dan nomor telpon/ nomor handphone selular.

2. Bentuk dan jenis praktik Gratifikasi yang telah dilakukan, yaitu penolakan, penerimaan, pemberian dan/atau pemberian atas permintaan.

3. Bentuk dan jenis Gratifikasi, yaitu spesifikasi wujud dari Benda Gratifikasi; contohnya : uang, balpoint, dan sebagainya

4. Waktu dan/atau rentang waktu dan lokasi dilakukan praktek Gratifikasi 5. Nama pihak/lembaga Pemberi, Penerima atau Peminta Gratifikasi 6. Nilai/perkiraan nilai materil dari Benda Gratifikasi

7. Dokumen kelengkapan pendukung lainnya.

B. Media Pelaporan Gratifikasi

Jika insan PTPN II menerima/menolak/memberikan gratifikasi, dapat melaporkannya kepada kepada KPK dengan mengisi formulir laporan penerimaan gratifikasi yang dapat diunduh di Android dan iOS.

Formulir laporan gratifikasi dapat diserahkan kepada KPK dengan cara : a. Melalui Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG) PTPN II.

b. Surat atau penyerahan langsung ke alamat : Direktorat Gratifikasi Jl. Kuningan Persada Kav.4, Setiabudi, Jakarta Selatan 12950.

c. Pelaporan online dengan alamat : https://gol.kpk.go.id d. Email : pelaporan.gratifikasi@kpk.go.id.

C. Ketentuan Terkait Pelapor

1. Dalam hal diperlukan, Pelapor wajib memenuhi undangan UPG PTPN II dan/atau KPK jika menurut pertimbangan UPG PTPN II dan/atau KPK diperlukan informasi

(18)

lebih lanjut terkait praktek Gratifikasi yang telah dilaporkannya. Tujuannya adalah untuk mengklarifikasi dan melakukan pemetaan/mapping terhadap praktek Gratifikasi yang dilaporkannya.

2. UPG PTPN II dan/atau KPK akan menerbitkan Surat Keputusan mengenai kepemilikan Benda Gratifikasi sesuai dengan kewenangannya masing-masing dan Pelapor diwajibkan patuh terhadap keputusan tersebut.

3. Pelapor yang telah menyampaikan Laporan Gratifikasi sesuai ketentuan berdasarkan Pedoman ini tidak dikenakan ancaman tindak pidana sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

D. Prosedur Tindak Lanjut Atas Pelaporan Gratifikasi Yang Diterima UPG PTPN II

Seluruh Laporan Gratifikasi yang diterima UPG PTPN II akan diverifikasi kelengkapannya, kemudian dokumen laporan diriviu. Rekapitulasi laporan dan riviu tersebut kemudian diteruskan ke KPK selambat-lambatnya 14 (empat belas) Hari Kerja (HK) setelah laporan diterima UPG PTPN II.

Ketentuan terkait pengklasifikasian dimaksud adalah sebagai berikut :

I. Laporan Gratifikasi yang Ditangani KPK, sebagai berikut:

1. Pelapor mengisi aplikasi dan/atau Formulir Gratifikasi yang disediakan UPG PTPN II serta melengkapi laporan tersebut dengan dokumen-dokumen yang terkait/relevan untuk kemudian disampaikan kepada UPG PTPN II. Selambat-lambatnya 7 (tujuh) Hari Kerja (HK) sejak gratifikasi diterima. Dokumen-dokumen terkait/relevan dimaksud antara lain berupa:

a. Foto/dokumentasi Benda Gratifikasi;

b. Copy surat perintah pelaksanaan tugas, pelaksanaan kerja atau pemenuhan permintaan kegiatan seminar, promosi, pelatihan dll;

c. Daftar pemberian hadiah;

d. Dokumen lainnya yang dipandang perlu sesuai dengan kondisi praktek Gratifikasi yang dilakukan;

Formulir Gratifikasi dan dokumen-dokumen kelengkapannya selanjutnya secara bersama-sama disebut “Laporan Gratifikasi”.

2. Dalam hal laporan yang diterima adalah dalam bentuk hardcopy. UPG PTPN II menerima Formulir Gratifikasi dan menginput data yang tercantum pada Formulir Gratifikasi tersebut ke dalam Register Gratifikasi yang berisi antara lain:

a. Nomor Laporan; b. Tanggal Laporan;

(19)

d. Nama pihak/lembaga Pemberi; e. Jenis dan Bentuk Gratifikasi; f. Nilai/perkiraan nilai Gratifikasi.

3. UPG PTPN II memastikan kelengkapan data dalam Formulir Gratifikasi dan memastikannya. Dalam hal diperlukan UPG PTPN II dapat menerima Pelapor untuk melengkapi dokumentasi jika menurut UPG PTPN II masih terdapat kekurangan dan diperlukan informasi tambahan.

4. Apabila Laporan gratifikasi dinilai sudah lengkap, maka UPG PTPN II membubuhkan stempel bertuliskan “LENGKAP” dan paraf pada setiap Formulir Gratifikasi.

5. Terhadap setiap Laporan Gratifikasi akan dilakukan review awal oleh UPG PTPN II dengan menggunakan lembar reviewchecklist Gratifikasi. Berdasarkan hasil review tersebut, UPG PTPN II akan memberikan rekomendasi kepada Kabag SPI untuk meneruskan laporan gratifikasi tersebut kepada KPK.

6. Selanjutnya UPG PTPN II wajib menyampaikan laporan dimaksud kepada KPK selambat-lambatnya 14 (empat belas) Hari Kerja (HK) sejak laporan gratifikasi diterima dilengkapi dengan :

a. Asli Formulir Gratifikasi;

b. Dokumen pendukung Laporan Gratifikasi (sebagaimana dimaksud pada point D.I.1 di atas); dan

c. Lembar review checklist Gratifikasi.

7. Jika KPK menyatakan Laporan Gratifikasi yang diterimanya dari UPG PTPN II sudah lengkap dan benar, maka KPK akan memprosesnya sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk menetapkan kepemilikan atas Benda Gratifikasi dimaksud, selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) Hari Kerja (HK), sejak laporan gratifikasi diterima.

8. Berdasarkan verifikasi dan pemeriksaan yang dilakukan atas Laporan Gratifikasi tersebut, maka KPK akan menerbitkan penetapan status kepemilikan atas Benda Gratifikasi dalam suatu Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Pimpinan KPK dan diserahkan kepada Pelapor dan/atau Penerima melalui UPG PTPN II.

(20)

9. Dalam hal Pimpinan KPK menetapkan Benda Gratifikasi tersebut menjadi milik negara, maka wajib diserahkan oleh Pelapor dan/atau Penerima kepada KPK melalui UPG PTPN II untuk kemudian diserahkan kepada Kantor Kementerian Keuangan dengan mematuhi prosedur yang berlaku.

10. Dalam hal Pimpinan KPK menetapkan Benda Gratifikasi tersebut menjadi milik Pelapor dan/atau Penerima, maka terhitung sejak tanggal Surat Keputusan tersebut, Pelapor dan/atau Penerima mempunyai hak milik atas Benda Gratifikasi dengan sah secara hukum.

11. KPK akan memasukan data Gratifikasi yang diterima dari UPG PTPN II ke dalam database Gratifikasi milik KPK.

12. Dari database tersebut KPK akan melakukan beberapa aktivitas seperti:

a. Pemutakhiran Data Program Pengendalian Gratifikasi/Unit Pengendalian Gratifikasi.

b. Pemetaan/Mapping atas praktek Gratifikasi. c. Pengembangan penanganan Gratifikasi.

II. Laporan Gratifikasi Yang Ditangani Oleh Perusahaan

1. Pelapor mengisi aplikasi pelaporan gratifikasi dan/atau Formulir Gratifikasi serta kelengkapannya dengan dokumen-dokumen terkait/relevan untuk kemudian disampaikan kepada UPG PTPN II.

Dokumen-dokumen terkait/relevan dimaksud antara lain dapat berupa: a. Foto/dokumentasi Benda Gratifikasi

b. Copy surat perintah pelaksanaan tugas, pelaksanaan kerja atau pemenuhan permintaan kegiatan seminar, promosi, pelatihan dll;

c. Daftar pemberian hadiah

d. Dokumen lainnya yang dipandang perlu sesuai dengan kondisi praktek Gratifikasi yang dilakukan.

Formulir Gratifikasi dan dokumen-dokumen kelengkapannya selanjutnya secara bersama-sama disebut “Laporan Gratifikasi”

2. Dalam hal laporan yang diterima adalah dalam bentuk hardcopy. UPG PTPN II menerima Formulir Gratifikasi dan menginput data yang tercantum pada Formulir Gratifikasi tersebut ke dalam Register Gratifikasi yang berisi antara lain: a. Nomor Laporan;

b. Tanggal Laporan;

(21)

d. Nama pihak/lembaga Pemberi; e. Jenis dan Bentuk Gratifikasi; f. Nilai/perkiraan nilai Gratifikasi.

3. UPG PTPN II memastikan kelengkapan data dalam Formulir Gratifikasi dan memastikannya. Dalam hal diperlukan UPG PTPN II dapat menerima Pelapor untuk melengkapi dokumentasi jika menurut UPG PTPN II masih terdapat kekurangan dan diperlukan informasi tambahan.

4. Apabila Laporan Gratifikasi dinilai sudah lengkap, maka UPG PTPN II membubuhkan stempel bertuliskan “LENGKAP” dan paraf pada setiap Formulir Gratifikasi.

5. Terhadap setiap Laporan Gratifikasi akan dilakukan review awal oleh UPG PTPN II dengan menggunakan lembar review checklist Gratifikasi. Berdasarkan hasil review tersebut, UPG PTPN II akan memberikan rekomendasi kepada Kabag Sekretariat Perusahaan untuk meneruskan laporan gratifikasi tersebut kepada KPK.

6. Jika Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan memberikan persetujuan atas rekomendasi tersebut, maka UPG PTPN II akan melakukan analisis terhadap penentuan pemanfaatan berdasarkan Laporan Gratifikasi.

7. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan akan mempertimbangkan hasil analisis tersebut di atas untuk kemudian menentukan kepemilikan atas Benda Gratifikasi.

8. UPG PTPN II menyampaikan keputusan penentuan pemanfaatan kepada Pelapor dan/atau Penerima dan memonitor tindak lanjut penyerahan Benda Gratifikasi yang ditentukan menjadi milik Perusahaan jika diperlukan.

9. UPG PTPN II mengisi Lembar Rekapitulasi Penanganan dan Tindak Lanjut Pelaporan Gratifikasi dan wajib diserahkan kepada KPK pada hari ke 1 (pertama) setiap 2 (dua) minggu (untuk laporan yang diterima dua minggu sebelumnya) disertai dengan:

a. Asli Formulir Gratifikasi;

b. Dokumen pendukung Laporan Gratifikasi (sebagaimana dimaksud pada point D.I.1 di atas); dan

(22)

c. Lembar review checklist Pelaporan Gratifikasi; dan

d. Lembar checklist Analisis Pelaporan dan Penentuan Pemanfaatan Penerimaan Gratifikasi.

10. KPK menerima dan memproses Laporan tersebut diatas sesuai dengan prosedur yang berlaku.

III. Tindak Lanjut Penanganan Laporan Dugaan Gratifikasi Yang Diterima UPG PTPN II dari Whistle Blowing System, Instansi Berwenang dan/atau Masyarakat.

Selain dari Pelapor sendiri, UPG PTPN II dapat menerima laporan dari Whistle

blowing System (WBS), instansi yang berwenang dan/atau masyarakat mengenai

dugaan telah dilakukan praktek Gratifikasi oleh insan PTPN II. Tindak lanjut penanganan laporan dugaan gratifikasi yang diterima dari WBS, instansi yang berwenang dan/atau masyarakat adalah sebagai berikut :

1. Tindak Lanjut Penanganan Laporan Dugaan Gratifikasi yang diperoleh WBS

a. Insan PTPN II atau Pihak Ketiga yang mengetahui adanya pelanggaran terhadap ketentuan Pedoman ini, agar segera melaporkan pelanggaran dimaksud melalui WBS yang ada di lingkungan PTPN II. Setiap pelaporan yang dilakukan oleh insan PTPN II maupun Pihak Ketiga akan dijaga kerahasiaanya.

b. Setiap laporan dugaan telah dilakukan praktek Gratifikasi yang dilakukan oleh insan PTPN II yang telah diproses dan dianalisis melalui WBS disampaikan kepada Direksi PTPN II.

c. Direksi berwenang memutuskan laporan-laporan dugaan telah dilakukan praktek Gratifikasi yang perlu untuk ditindaklanjuti.

d. Laporan-laporan yang perlu untuk ditindaklanjuti tersebut akan diserahkan kepada UPG PTPN II melalui Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan. e. UPG PTPN II akan melakukan pemeriksaan kepada insan PTPN II yang

diduga telah melakukan praktek Gratifikasi dan mengumpulkan data-data relevan lainnya yang diperlukan.

f. UPG PTPN II akan melakukan pemeriksaan atas laporan tersebut dengan menggunakan riview checklist Gratifikasi dan berdasarkan hasil pemeriksaan tersebut, UPG PTPN II akan mengkaji apakah laporan dugaan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti oleh KPK atau cukup ditindaklanjuti oleh Perusahaan, dengan menggunakan parameter sebagaimana diatur dalam BAB 3 di atas.

(23)

g. Dalam laporan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti oleh KPK, maka mekanisme selanjutnya adalah sesuai dengan ketentuan huruf D I Nomor 6 sampai dengan 12.

h. Dalam hal laporan tersebut cukup ditindaklanjuti oleh PTPN II, maka mekanisme selanjutnya adalah sesuai dengan ketentuan huruf D II nomor 6 sampai dengan 10.

2. Tindak Lanjut Penanganan Laporan Dugaan Gratifikasi yang diperoleh dari Instansi Berwenang dan atau Masyarakat

a. Pelapor membuat laporan mengenai tindakan Gratifikasi yang diduga dilakukan oleh insan PTPN II dan melengkapinya dengan dokumen-dokumen terkait/relevan untuk kemudian disampaikan kepada UPG PTPN II, dalam hal ini adalah Kepala Bagian SPI.

Dokumen-dokumen terkait/relevan dimaksud antara lain dapat berupa: ✓ Foto/dokumentasi Benda Gratifikasi

✓ Copy surat perintah pelaksanaan tugas, pelaksanaan kerja atau pemenuhan permintaan kegiatan seminar, promosi, pelatihan dll

✓ Daftar pemberian hadiah

✓ Dokumen lainnya yang dipandang perlu sesuai dengan kondisi praktek Gratifikasi yang dilakukan.

Formulir Gratifikasi dan dokumen-dokumen kelengkapannya selanjutnya secara bersama-sama disebut “Laporan Gratifikasi”

b. UPG PTPN II Menerima Formulir Gratifikasi dan menginput data-data yang tercantum pada formulir tersebut ke dalam register gratifikasi yang berisi antara lain:

✓ Nomor Laporan; ✓ Tanggal Laporan;

✓ Data Pelapor (nama, tim kerja, dan Atasan Langsung); ✓ Nama pihak/lembaga Pemberi;

✓ Jenis dan Bentuk Gratifikasi; ✓ Nilai/perkiraan nilai Gratifikasi.

c. UPG PTPN II memastikan kelengkapan data yang tercantum dalam laporan Gratifikasi dan memverifikasinya. Dalam hal diperlukan, UPG PTPN II dapat meminta Pelapor untuk melengkapi dokumentasi jika menurut UPG PTPN II masih terdapat kekurangan dan diperlukan informasi tambahan.

d. Dalam hal laporan Gratifikasi dinilai sudah lengkap, maka UPG PTPN II membubuhkan stempel bertuliskan “LENGKAP” dan paraf pada setiap Laporan Gratifikasi.

(24)

e. UPG PTPN II melakukan investigasi dan verifikasi kepada insan PTPN II yang diduga melakukan tindakan Gratifikasi tersebut dan meminta dokumen pendukung lainnya, jika ada.

f. Terhadap setiap Laporan Gratifikasi akan dilakukan review awal oleh UPG PTPN II dengan menggunakan lembar review checklist Gratifikasi. Berdasarkan hasil review tersebut. UPG PTPN II akan memberikan rekomendasi kepada Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan mengenai proses tindak lanjut atas pelaporan Gratifikasi dimaksud untuk ditindaklanjuti oleh KPK. Rekomendasi tersebut harus memperoleh disposisi dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan, dalam hal disetujui maupun tidak.

g. Jika Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan memberikan persetujuan untuk melimpahkan proses tindak lanjut Laporan Gratifikasi tersebut kepada KPK, maka mekanisme selanjutnya adalah sebagaimana tercantum dalam ketentuan huruf D.I nomor 6 sampai 12.

h. Jika Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan memberikan persetujuan untuk menindaklanjuti penanganan Laporan Gratifikasi tersebut dilakukan oleh Perusahaan sendiri, maka mekanisme selanjutnya adalah sebagaimana tercantum dalam ketentuan huruf D II nomor 6 sampai 10.

IV. Tindak Lanjut Penanganan Setelah Keluarnya Keputusan Peruntukan Benda Gratifikasi

Setelah diterbitkan Surat Keputusan peruntukan Benda Gratifikasi baik yang berasal dari Pimpinan KPK maupun Pimpinan Perusahaan, maka tindak lanjut yang dilakukan UPG PTPN II adalah:

1. Peruntukan Benda Gratifikasi Berdasarkan Surat Keputusan Pemimpin KPK

a. Peruntukan Benda Gratifikasi Menjadi Milik Negara

Setelah menerima Surat Keputusan, UPG PTPN II akan melakukan tindak lanjut sebagai berikut:

a.1. Memberitahukan kepada Penerima (dalam hal ini baik Pelapor maupun Terlapor) melalui surat atau memo yang menyampaikan bahwa Pimpinan KPK sudah menerbitkan keputusan terkait dengan pelaporan Gratifikasinya (Surat Keputusan diserahkan ke pelapor paling lama 7 (tujuh) HK setelah ditetapkan) dan meminta kepada Pelapor dan/atau Penerima untuk menyerahkan Benda Gratifikasi kepada UPG PTPN II disertai dengan dokumen dokumen pendukungnya selambat-lambatnya 7 (tujuh) HK sejak SK ditetapkan.

a.2. UPG PTPN II menerima Benda Gratifikasi lengkap dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan atas penyerahan tersebut, Penerima akan diberikan tanda terima oleh UPG PTPN II.

(25)

a.3. Jika dalam bentuk benda, UPG PTPN II menyerahkan Benda Gratifikasi kepada KPK dengan membuat surat penyerahan Benda Gratifikasi tersebut beserta dokumen-dokumen pendukungnya.

a.4. Apabila Benda Gratifikasi tersebut berupa uang tunai, maka UPG PTPN II mentransfer uang tersebut kepada Rekening Kas Negara. Adapun dokumen-dokumen pendukungnya jika ada diserahkan kepada KPK dengan surat tanda terima;

a.5. UPG PTPN II menyimpan semua dokumentasi yang terkait hal tersebut di atas.

b. Peruntukan Benda Gratifikasi menjadi Milik Perusahaan

Setelah menerima Surat Keputusan, UPG PTPN II akan melakukan tindak lanjut sebagai berikut:

b.1 Memberitahukan kepada Penerima (dalam hal ini baik Pelapor maupun Terlapor) melalui surat atau memo yang menyampaikan bahwa Pimpinan KPK sudah menerbitkan keputusan terkait dengan pelaporan Gratifikasinya dan meminta Penerima untuk menyerahkan Benda Gratifikasi kepada UPG PTPN II disertai dengan dokumen dokumen pendukungnya.

b.2 UPG PTPN II menerima Benda Gratifikasi lengkap dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan atas penyerahan tersebut, Penerima akan diberikan tanda terima oleh UPG PTPN II.

b.3 UPG PTPN II menerima Benda Gratifikasi tersebut dengan dokumen-dokumen pendukungnya serah terima tersebut harus dicatat dalam suatu surat tanda terima yang ditandatangani oleh Penerima atau pihak yang menyerahkan dan pihak UPG PTPN II.

b.4 UPG PTPN II mencatat penerimaan Benda Gratifikasi dan dokumen-dokumen pendukungnya yang menjadi milik Perusahaan dalam suatu buku register penerimaan Benda Gratifikasi yang menjadi milik Perusahaan.

b.5 Pimpinan Perusahaan memutuskan penyaluran dan peruntukan Benda Gratifikasi kepada pihak-pihak tertentu baik di dalam Perusahaan maupun lembaga/instansi atau badan sosial di luar Perusahaan. b.6 Peruntukan dan/atau penyaluran Benda Gratifikasi tersebut di atas

diatur dalam suatu Surat yang diterbitkan Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan.

b.7 UPG PTPN II melaksanakan isi surat yang diterbitkan Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan mengenai peruntukan dan penyaluran tersebut.

(26)

b.8 UPG PTPN II mencatat dan menyimpan semua dokumentasi yang terkait peruntukan dan penyaluran tersebut di atas.

b.9 UPG PTPN II membuat laporan kepada KPK secara berkala mengenai peruntukan dan penyaluran Benda gratifikasi yang diputuskan menjadi milik Perusahaan.

c. Peruntukan Benda Gratifikasi Menjadi Milik Penerima

c.1 Memberitahukan kepada Penerima (dalam hal ini baik Pelapor maupun Terlapor) melalui surat atau memo yang menyampaikan bahwa Pimpinan KPK sudah menerbitkan keputusan bahwa Benda Gratifikasi yang dilaporkan tersebut menjadi milik Penerima.

c.2 UPG PTPN II akan membuat tanda terima dengan merujuk pada surat keputusan Pimpinan KPK yang ditandatangani oleh Penerima atau pihak yang menyerahkan dan pihak UPG PTPN II.

c.3 Asli tanda terima wajib disimpan oleh UPG PTPN II.

c.4 UPG PTPN II wajib mencatat dan menyimpan seluruh dokumentasi terkait dengan peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi tersebut. c.5 UPG PTPN II membuat laporan kepada KPK secara berkala mengenai

peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi yang diputuskan menjadi Milik Penerima.

2. Peruntukan Benda Gratifikasi berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan Perusahaan

a. Peruntukan Benda Gratifikasi Menjadi Milik Perusahaan

Setelah menerima Surat Keputusan dari Pimpinan Perusahaan mengenai peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi, UPG PTPN II akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

a.1 Memberitahukan kepada Penerima (dalam hal ini baik Pelapor maupun Terlapor) melalui surat atau memo yang menyampaikan bahwa Sekretaris Perusahaan telah menerbitkan keputusan terkait dengan pelaporan Gratifikasinya dan meminta kepada Penerima untuk menyerahkan Benda Gratifikasi kepada fungsi Complience selaku UPG PTPN II, disertai dengan dokumen dokumen pendukungnya;

a.2 Penerima menyerahkan Benda Gratifikasi tersebut kepada UPG PTPN II dengan tanda terima yang wajib ditandatangani oleh Penerima dan Perwakilan UPG PTPN II.

a.3 UPG PTPN II mencatat ke dalam buku register penerimaan Benda Gratifikasi yang menjadi milik Perusahaan disertai dengan detil dokumen pendukungnya.

(27)

a.4 UPG PTPN II mencatat penerimaan Benda Gratifikasi dan dokumen-dokumen pendukungnya dalam suatu buku register penerimaan Benda Gratifikasi Yang Menjadi Milik Perusahaan.

a.5 Pimpinan Perusahaan memutuskan penyaluran dan peruntukan Benda Gratifikasi kepada pihak-pihak tertentu baik di dalam Perusahaan maupun lembaga/instansi atau badan sosial di luar Perusahaan. a.6 Peruntukan dan/atau penyaluran Benda Gratifikasi tersebut di atas diatur

dalam suatu Surat Pimpinan Perusahaan.

a.7 UPG PTPN II melaksanakan isi Surat Pimpinan Perusahaan mengenai peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi tersebut.

a.8 UPG PTPN II mencatat dan menyimpan semua dokumentasi yang terkait peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi tersebut di atas. a.9 UPG PTPN II membuat laporan kepada KPK secara berkala mengenai

peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi yang Menjadi Milik Perusahaan.

b. Peruntukan Benda Gratifikasi Menjadi Milik Penerima

Setelah menerima Surat dari Pimpinan Perusahaan mengenai peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi, UPG PTPN II akan melakukan hal-hal sebagai berikut :

b.1 Memberitahukan kepada Penerima melalui surat atau memo yang menyampaikan bahwa Pimpinan Perusahaan telah menerbitkan Surat terkait dengan pelaporan Gratifikasinya bahwa peruntukan Benda Gratifikasinya tersebut menjadi milik Penerima.

b.2 Apabila sampai dengan setelah diterbitkannya surat peruntukan tersebut, Benda Gratifikasinya tersimpan di Penerima, maka UPG PTPN II akan membuat tanda terima dari UPG PTPN II kepada Penerima dengan merujuk pada Surat Pimpinan Perusahaan.

b.3 Tanda terima dimaksud wajib ditandatangani oleh Perwakilan UPG PTPN II dan Penerima;

b.4 Apabila sampai dengan setelah keputusan peruntukan tersebut Benda Gratifikasi tersimpan di UPG PTPN II, maka UPG PTPN II menyerahkan Benda Gratifikasi tersebut dengan membuat tanda terima yang wajib ditandatangani oleh Penerima dan Perwakilan UPG PTPN II;

b.5 Asli tanda terima wajib disimpan oleh UPG PTPN II;

b.6 UPG PTPN II wajib mencatat dan menyimpan seluruh dokumentasi terkait dengan peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi tersebut;

(28)

b.7 UPG PTPN II membuat laporan kepada KPK secara berkala mengenai peruntukan dan penyaluran Benda Gratifikasi yang menjadi Milik Penerima;

(29)

BAB 5

KETENTUAN UNIT PENGENDALIAN GRATIFIKASI (UPG)

A. Prinsip Dasar

Dalam struktur organisasi PTPN II, pengendalian gratifikasi dilakukan oleh suatu Unit yaitu Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG) PTPN II, yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Direksi PTPN II, Unit ini diketuai oleh Kepala Bagian SPI dan fungsinya melekat dalam fungsi kepatuhan dan pengawasan internal (SPI). UPG berperan sebagai motor penggerak kegiatan pengendalian gratifikasi, kehadiran UPG dapat mengurangi tekanan psikologis untuk melaporkan gratifikasi kepada KPK, karena penerima gratifikasi cukup melaporkan ke UPG PTPN II. UPG juga menjadi perpanjangan tangan KPK dalam hal pusat informasi gratifikasi. Selain itu UPG berperan sebagai unit yang memberikan masukan kepada manajemen PTPN II untuk memperbaiki area yang rawan gratifikasi atau korupsi.

B. Tugas Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG)

1. Mempersiapkan perangkat aturan, petunjuk teknis dan kebutuhan lain yang sejenis untuk mendukung penerapan pengendalian Gratifikasi di lingkungan PTPN II 2. Menerima, menganalisa dan mengadministrasikan laporan penerimaan dan

penolakan gratifikasi dari Pn/ PN.

3. Meneruskan laporan penerimaan gratifikasi kepada KPK.

4. Melaporkan rekapitulasi laporan gratifikasi secara periodik kepada KPK

5. Menyampaikan hasil pengelolaan laporan gratifikasi dan usulan kebijakan pengendalian gratifikasi kepada manajemen PTPN II.

6. Melakukan sosialisasi aturan gratifikasi kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.

7. Melakukan pengelolaan barang gratifikasi yang menjadi kewenangan PTPN II. 8. Melakukan pemetaan titik rawan penerimaan dan pemberian gratifikasi

9. Melakukan monitoring dan evaluasi penerapan pengendalian gratifikasi bersama KPK.

(30)

BAB 6

IMPLEMENTASI PEDOMAN

UNIT PENGENDALIAN GRATIFIKASI (UPG)

A. Implementasi

Untuk memastikan bahwa Pedoman ini diketahui oleh seluruh insan PTPN II dan Pihak Ketiga, maka ditugaskan kepada insan PTPN II untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Mencantumkan larangan pemberian/penerimaan hadiah/cinderamata dan hiburan (entertainment) pada setiap pengumuman dalam proses pengadaan barang/jasa di Lingkungan PTPN II, dengan merujuk pada pedoman ini.

2. Fungsi Sub Bagian Komunikasi Perusahaan dan Protokoler Bagian Sekretariat Perusahaan dan UPG PTPN II ditugaskan untuk secara terus menerus memberikan informasi kepada seluruh insan PTPN II, Pihak Ketiga dan pihak-pihak lainnya mengenai diberlakukannya Pedoman ini di lingkungan PTPN II.

3. Seluruh Kepala Bagian, General Manajer Distrik, Manajer Kebun, Manajer Unit di lingkungan PTPN II ditugaskan untuk menyampaikan Pedoman ini kepada seluruh pihak terkait di lingkungan PTPN II, dalam hal ini termasuk namun tidak terbatas pada penyedia barang/jasa, agen, distributor, dan pelanggan serta steakholder lainnya.

4. Memberikan informasi yang jelas kepada pihak manapun yang berkeinginan mengetahui isi Pedoman ini.

5. Kabag SPI melalui UPG PTPN II ditugaskan memonitor penerapan pedoman ini dan memberikan laporan secara berkala setiap 6 (enam) bulan sekali kepada Direksi PTPN II mengenai implementasinya termasuk laporan-laporan yang telah diterima terkait dengan Gratifikasi.

6. Insan PTPN II berperan aktif dalam keberhasilan pelaksanaan komitmen pengendalian gratifikasi antara lain dengan menolak gratifikasi yang dianggap suap, melaporkan penerimaan gratifikasi terutama terkait dengan pelayanan publik yang diberikan, memberikan pemahaman kepada rekan atau mitra kerja terkait aturan gratifikasi dan saling mengapresiasi atau menghargai sesama rekan kerja yang melaporkan penerimaan gratifikasi.

7. Insan PTPN II diharapkan melaporkan setiap pelanggaran hukum bagi orang yang menerima gratifikasi namun tidak melaporkan kepada KPK

B. Perlindungan Pelapor

Kebijakan perlindungan pelapor secara tegas menyatakan bahwa perusahaan berkomitmen untuk melindungi Insan PTPN II yang melaporkan penerimaan gratifikasi, hal ini dijelaskan dalam Buku Pedoman Sistim Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blower System) yang merupakan Pedoman yang tidak terpisahkan dari Program Pengendalian Gratifikasi ini.

(31)

C. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Program Pengendalian Gratifikasi

1. Keteladanan (Tone at the Top)

2. Pedoman Etika dan Perilaku (Code of Conduct) 3. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest)

(32)

FORM I

PELAPORAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN HIBURAN ENTERTAINMENT DARI RELASI PERUSAHAAN

Kepada Yth. : ………. ………. ……….

Sesuai dengan Pedoman Pengendalian Gratifikasi PT Perkebunan Nusantara II (Surat Keputusan Direksi PTPN II No. ……/Kpts/…..../….../ 2020), Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyampaikan laporan penerimaan hadiah/cinderamata dan hiburan (entertainmen) dari relasi Perusahaan sebagai berikut :

Nama :

NIK :

Jabatan :

Bagian :

Kebun/Unit :

1. Hadiah/Cinderamata dan Hiburan yang diterima sebagaimana tercantum dalam tabel di bawah ini : No Tempat dan Tanggal Bentuk Pemberian Nilai Pemberian Jumlah Hadiah Penerima Hadiah Pemberian dalam rangka Hubungan dengan Pihak Pemberi

2. Apakah Penerimaan Hadiah/Cinderamata dan Hiburan dimaksud telah diketahui atasan Saudara?

Ya/Tidak *

……….., ……….

Atasan Langsung Pelapor Pelapor

(………..) (………..)

*) Coret yang tidak perlu

Keterangan :

(33)

FORM II

PELAPORAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN HIBURAN (ENTERTAINMENT) YANG TIDAK SESUAI KETENTUAN PERUSAHAAN

Kepada Yth. : ………. ………. ……….

Sesuai dengan Pedoman Pengendalian Gratifikasi PT Perkebunan Nusantara II (Surat Keputusan Direksi PTPN II No. ……/Kpts/…..../….../ 2020), Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyampaikan laporan penerimaan hadiah/cinderamata dan hiburan (entertainment), sebagai berikut : Nama : NIK : Jabatan : Bagian : Kebun/Unit :

1. Hadiah/Cinderamata dan Hiburan yang diterima sebagaimana tercantum dalam tabel di bawah ini : No Tempat dan Tanggal Bentuk Penerimaan Nilai Penerimaan Jumlah Hadiah Pemberi Hadiah Hubungan dengan Pihak Pemberi Keterangan

Ya/Tidak *

……….., ……….

(………..) (………..)

Keterangan :

Format fomulir ini dapat dipergunakan untuk pengisian secara periodik dan dapat juga diberlakukan secara onloine agar dapat menyesuaikan format formulir ini di sistem informasi.

(34)

FORM III

PELAPORAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN HIBURAN (ENTERTAINMENT) YANG CEPAT DALUWARSA

Kepada Yth. : ………. ………. ……….

Sesuai dengan Pedoman Pengendalian Gratifikasi PT Perkebunan Nusantara II (Surat Keputusan Direksi PTPN II No. ……/Kpts/…..../….../ 2020), Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyampaikan laporan penerimaan hadiah/cinderamata dan hiburan (entertainment), sebagai berikut : Nama : NIK : Jabatan : Bagian : Kebun/Unit :

1. Hadiah/Cinderamata dan Hiburan yang diterima sebagaimana tercantum dalam tabel di bawah ini : No Tempat dan Tanggal Bentuk Penerimaan Nilai Penerimaan Jumlah Hadiah Pemberi Hadiah Hubungan dengan Pihak Pemberi Keterangan Catatn :

Ya/Tidak *

……….., ……….

(………..) (………..)

Keterangan :

Format fomulir ini dapat dipergunakan untuk pengisian secara periodik dan dapat juga diberlakukan secara onloine agar dapat menyesuaikan format formulir ini di sistem informasi.

(35)

LEMBAR CHECKLIST REVIEW PELAPORAN PENERIMAAN HADIAH/CINDERAMATA DAN HIBURAN

REVIEW I

No PERTANYAAN YA TIDAK

1 Apakah penerimaan tersebut termasuk dalam kategori hadiah seremonial dan atau hadiah/fasilitas berkaitan kedinasan? 2 Apakah penerimaan tersebut termasuk dalam kategori hadiah

promosi

FORMULA TINDAK LANJUT PENANGANAN ATAS HASIL REVIEW I

No Y T No Y T No Y T No Y T

1 Y 1 Y 1 Y 1 Y

2 Y 2 Y 2 Y 2 Y

HASIL : INSTANSI HASIL : INSTANSI HASIL : TIDAK PROSES HASIL : REVIEW I

REVIEW II

1 Apakah pemberian tersebut dalam bentuk uang?

FORMULA TINDAK LANJUT PENANGANAN ATAS HASIL REVIEW II

No Y T No Y T

1 Y 1 Y

2 Y 2 Y

(36)

REVIEW III

1 Apakah nilai obyek penerimaan tersebut ddibawah standar nilai yang ditetapkan instansi?

2 Apakah obyek penerimaan tersebut masuk kategori makanan maupun minuman

FORMULA TINDAK LANJUT PENANGANAN ATAS HASIL REVIW III

No Y T No Y T No Y T No Y T

1 Y 1 Y 1 Y 1 Y

2 Y 2 Y 2 Y 2 Y

HASIL : INSTANSI HASIL : INSTANSI HASIL : TIDAK DIPROSES HASIL : REVIEW III

REKOMENDASI PENANGANAN *) INSTANSI KPK

Nama Pereview Tgl Review Tanda Tangan Preview

LEMBAR PERSETUJUAN

Nama Pemberi Persetujuan Tgl Persetujuan Tanda Tangan Pemberi