PENDAHULUAN
Ledakan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi menyebab-kan semakin banyaknya informasi yang dikemas dalam berbagai bentuk dan juga menuntut adanya suatu unit kerja yang dapat mengelola informasi tersebut agar dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila informasi tersebut dibutuhkan. Salah satu unit kerja yang bisa melakukan pekerjaan tersebut adalah perpustakaan. Perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki (1991), adalah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk me-nyimpan buku dan terbitan lainnya yang disimpan menurut tata susunan tertentu untuk pembaca, bukan untuk dijual. Per-pustakaan dan informasi/literatur adalah
dua kata yang saling berkaitan, karena di perpustakaanlah bahan pustaka dikumpul-kan, diproses, dan disebarluaskan (didis-tribusikan) kepada para pembaca/peng-guna perpustakaan. Informasi-informasi tersebut dibuatkan data bibliografinya dan dimasukkan ke dalam basisdata komputer. Pencatatan informasi mengenai koleksi perpustakaan dalam bentuk bibliografi dilakukan dengan berbagai alasan antara lain:
• Jumlah koleksi perpustakaan yang se-makin meningkat bentuk dan bidang kajiannya
• Kebutuhan informasi para pengguna yang semakin beragam dan meningkat jumlahnya
• Upaya untuk meningkatkan kualitas layanan penelusuran informasi yang cepat dan tepat
PENGALIHAN DATA BIBLIOGRAFI PERPUSTAKAAN KEBUN RAYA
BOGOR DARI “WINISIS” MENJADI “SENAYAN”: MENUJU EFISIENSI
DALAM PENCARIAN INFORMASI
ABSTRACT
Bibliography data transfer from WINISIS to SENAYAN is aimed at facilitating users in retrieving information and library organizers in supporting their activities. The paper’s objective is to identify the readiness of bibliography data transfer such as the development of human resources and facili-ties. “SENAYAN” is a web-based Open Source Software (OSS) designed to meet the needs of library automation from small to large scales. With complete features and active development, “SENAYAN” is very suitable for library which owns collections, members and staffs mostly in network areas, both local (intranet) and internet. The transfer process of bibliography data from WINISIS to SENAYAN can be done in two steps. First is to convert of the former system data into .CSV format and secondly to import the data to the new system. The result of the transfer shows that “SENAYAN” home menu is more interesting than the former one and facilitates users with an easier information retrieval. If they find problems, they can ask to officers by using chat facility like Yahoo Messenger. “SENAYAN” is a web-based library program so that it can integrate to other web applications. From the results, it can be concluded that “SENAYAN” has more advantages than WINISIS in terms of layout, operation system compatibility and features.
Andres Amrulloh*
Penyusunan suatu daftar bibliografi mempunyai fungsi utama untuk mem-bantu pengguna dalam mencari dan me-nelusur informasi tertentu. Fungsi lain dari bibliografi adalah sebagai bagian dari jasa pelayanan perpustakaan kepada pengguna.
Dengan menerbitkan suatu bib-liografi, pustakawan dapat menawarkan koleksinya kepada pengguna tanpa harus mengeluarkan seluruh koleksi yang di-milikinya, serta dapat menjangkau peng-guna yang tinggal jauh dari perpustakaan. Dengan demikian, maka bibliografi dapat digunakan sebagai:
• Bahan rujukan terhadap koleksi per-pustakaan
• Daftar koleksi yang dimiliki perpus-takaan
• Daftar informasi bahan pustaka mengenai suatu bidang kajian ter-tentu, dan sebagainya. (www.scribd. com/doc/22268141/Pengertian-Bibli-ografi)
Pemasukan data bibliografi di Perpus-takaan Kebun Raya Bogor semula menggu-nakan CDS-ISIS (Computerized
Documenta-tion Services - Integrated Set of InformaDocumenta-tion System) for Windows atau yang lebih dikenal
dengan nama WINISIS. Data bibliografi Per-pustakaan Kebun Raya Bogor yang sudah ter-kumpul pada program ini adalah sekitar 6000 data yang terdiri dari basis data buku, laporan eksplorasi, majalah, serta analitikal entri. WIN-ISIS merupakan program yang beroperasi di atas sistem windows yang dikembang-kan oleh badan dunia (UNESCO) untuk mengelola pangkalan data bibliografi berupa teks, agar dapat dengan mudah ditelusur kembali apabila dibutuhkan. Program ini mulai dikembangkan oleh UNESCO sejak tahun 1985. Keunggulannya adalah untuk mengelola pangkalan data yang terdiri dari berbagai elemen data yang berbeda-beda (UNESCO, 1989).
Namun, WINISIS juga memiliki banyak kekurangan dalam memenuhi butuhan para pengguna maupun ke-b u t u h a n pengelola perpustakaan, misalnya: data bibliografi tidak bisa diakses melalui internet, serta tidak bisa menunjang pengelola dalam aktifitas peminjaman dan pengembalian buku.
Di era teknologi informasi yang se-makin canggih ini, akses untuk mendapat-kan informasi yang cepat, praktis, dan tepat sasaran sangatlah dibutuhkan. Selain dapat menunjang para pengguna, penunjang pengelola perpustakaan dalam melakukan kegiatannya serta mudah digunakan juga sangat diperlukan.
Untuk menyikapi segala kebutuhan pengguna dalam mencari informasi tersebut, maka Perpustakaan Kebun Raya Bogor perlu melakukan pengalihan data dari sistem lama (WINISIS) menjadi sistem baru (“SENAYAN”), sehingga segala ke-butuhan pengguna dan pengelola ter-penuhi.
SLiMS (“SENAYAN” Library Management System) atau yang lebih dikenal dengan nama “SENAYAN” a d a lah Aplikasi untuk manajemen administrasi dan konten di perpus-takaan. Program ini bersifat Open Source
Software (OSS) berbasis web untuk
memenuhi kebutuhan otomasi per-pustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar.
Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, “SENAYAN” sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet.
Keunggulan “SENAYAN” lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara native hampir di semua
Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP (http://www. php.net) dan RDBMS MySQL (http:// www.mysql.com).
“SENAYAN” sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya sep-erti Unix *BSD danWindows.
“SENAYAN” merupakan aplikasi berbasis web dan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali (rights to use,
study, copy, modify, and redistribute com-puter programs).
Seperti dikutip dari website nya
“Senayan is an open source Library Management System. It is build on Open source technology like PHP and MySQL. Senayan provides many features such as Bibliography database, Circulation, Membership and many more that will help “automating” library tasks. This project is proudly sponsored by Pusat Informasi dan Humas Depdiknas and licensed under GPL v3”. (http://www.senayan.diknas. go.id/web2/)
Tujuan penulisan ilmiah ini adalah untuk mengidentifikasi kesia-pan pengalihan data bibliografi, seperti: pengembangan sumber daya manusia dan prasarana. Proses pengalihan data biblio-grafi akan berjalan dengan baik apabila sumber daya manusia di Perpustakaan Ke-bun Raya Bogor diberikan pelatihan men-genai “SENAYAN”.
Kegiatan ini juga harus ditunjang den-gan adanya persiapan sarana dan prasara-na yang sangat memadai, kareprasara-na sistem ini berhubungan dengan intranet dan internet.
Metode
Sebelum melakukan proses pengali-han data, ada beberapa software-software
pendukung yang dapat membantu proses ini seperti OpenOffice.org dan Notepad++ atau teks editor lain.
Pada dasarnya semua basisdata kata-log dari aplikasi lain bisa dikonversikan ke dalam “SENAYAN” dengan syarat: 1) Aplikasi lain bisa/menyediakan
fasil-itas ekspor data ke format TEKS ter-struktur seperti .TXT atau .CSV 2) Aplikasi lain bisa mengekspor data ke
format spreadsheet seperti Microsoft Excel (.xls) atau OpenOffice Calc (.ods)
Proses pengalihan data bibliografi pada WINISIS menjadi “SENAYAN” dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu dengan melakukan konversi data sistem lama ke format .CSV (Comma
Separated Value), setelah itu diimport
data ke sistem baru.
Adapun tahapan-tahapannya sebagai berikut:
1. Membuka program CDS-ISIS for WINDOWS. Dalam tahap ini bisa membuka dengan menekan tombol start pada windows, memilih All Pro-grams, dan membuka program CDS-ISIS for WINDOWS (lihat Gambar. 1)
Gambar 1. Cara membuka program WINISIS
2. Memilih tab database dan mene-kan file, menentumene-kan data yang amene-kan
dibuka dan memilihnya. Hasilnya akan tampil seperti Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan database yang sudah dipilih untuk di konversi
3. Menekan ikon printer dan mengisi-kan rumus konversi pada kotak di-alog, pilihan output nya adalah WIN-DOWS-ANSCI dan menekan print (Gambar 3)
Gambar 3. Tampilan mengisi rumus konversi
4. Tahapan selanjutnya adalah menyimpan file konversi tersebut dalam format
.CSV (Gambar 4)
Gambar 4. Tampilan akhir proses konversi
5. Hasil konversi dapat dilihat pada direktori C:/WINISIS/work
6. Setelah data dikonversi menjadi format .CSV, maka buka halaman admin pada “SENAYAN”. Di Perpustakaan Kebun Raya Bogor, membuka hala-man admin menggunakan browser Mozilla Firefox versi. 3.6 kemudian menuliskan alamat http://perpus-takaan.krbogor.lipi.go.id/digilib_krb/ admin/, serta memasukkan username dan password. Halaman admin “SENAYAN” di Perpustakaan Kebun Raya Bogor (Gambar 5)
Gambar 5. Tampilan pada halaman admin “SENAYAN”
7. Mencari tab import data pada halaman bibliografi bagian tools 8. Setelah muncul halaman berikutnya,
masukkan file konversi yang ber-format. CSV tadi pada direktori c:/ WINISIS/work/ dan menekan import.
Hasil dan Pembahasan
Dari proses pengalihan data bibliografi sistem lama menjadi sistem baru diperoleh hasil yang dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan hasil pengalihan data bibliografi
Hasil dari proses pengalihan data di atas menunjukkan bahwa dari segi tampilan awal sistem baru lebih menarik dibandingkan tampilan awal sistem lama (lihat Gambar 4). Pada halaman OPAC
(On-line Public Access Catalogue) atau
yang lebih dikenal dengan nama Katalog, terdiri dari beberapa menu yang dapat me-mudahkan para pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang dibutuh-kan.
Di halaman ini terdapat menu pencarian, baik pencarian sederhana maupun pencarian lebih spesifik. Apabila pengguna mengalami kesulitan, maka mereka dapat bertanya kepada petugas melalui fasilitas chat/Yahoo Messenger. Hal ini menjadi mudah karena “SENAYAN” merupakan program perpus-takaan yang berbasis web/web base, se-hingga dapat berintegrasi dengan aplikasi web lain. Pustakawan bebas melakukan konfigurasi pada sistem ini berdasarkan kreativitasnya, seperti dikutip dari buku manual “SENAYAN” yaitu : “Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang men-jamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kem-bali (rights to use, study, copy, modify,
and redistribute computer programs.
(http://senayan.diknas.go.id/download/ docs/s3-doc-id.pdf)
Pengguna perpustakaan dapat melihat data bibliografi informasi yang mereka butuhkan dengan menekan bibliografi yang diinginkan yang juga mencakup halaman depan, daftar isi, keberadaan, serta lokasi informasi secara rinci. Peng-guna yang sudah menjadi anggota juga bisa memeriksa daftar literatur/informasi baik berupa buku, jurnal, serta laporan-laporan lain yang sedang mereka pinjam beserta batas pengembaliannya.
Kesimpulan
Berdasarkan tampilan tersebut, pengalihan data bibliografi dapat di-simpulkan bahwa “SENAYAN” mempu-nyai beberapa keunggulan dibandingkan dengan WINISIS. Keunggulan tersebut antara lain tampilan “SENAYAN” lebih menarik dan dapat didesain berdasarkan kemauan dan kreatifitas admin. Dikarenakan berbasis web, maka sistem baru ini dapat berintegrasi dengan aplikasi web lain dan dapat di-jalankan pada berbagai Operating system seperti Windows, Mac, serta Linux.
“SENAYAN” selalu diperbaharui d a n s e l a l u mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna dan pengelola per-pustakaan, maka program ini menjadi pilihan yang sangat aman dan nyaman untuk digunakan dalam mengelola perpus-takaan.
Dalam pengalihan data bibliografi terdapat beberapa kekurangan, seperti dari kesiapan sumber daya manusia dan prasarana. Pengembangan sumber daya manusia sangat perlu agar kegiatan yang menunjang pengalihan data bibliografi dapat tercapai dan berjalan dengan sempurna. Selain pengembangan sumber daya manusia, pengalihan data bibliografi juga membutuhkan sarana dan prasarana yang memadai seperti server dan jaringan, baik intranet maupun internet.
Daftar Pustaka
Hanum, S. S., M. N. Fani, F. Komara, M. C. Dini. Bahasa Indonesia: daftar pus-taka. Jakarta: Universitas Mercu Bua-na. www.scribd.com/doc/22268141/ Pengertian-Bibliografi. diakses tang-gal 9-11-2010.
Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pus-taka Utama.
UNESCO. (1989). Mini-micro CDS/ISIS Reference Manual. Paris.
Wicaksono, H., A. Nugraha, P. Wardiyono, S. Zayd, A. Syamsudin. http://www. senayan.diknas.go.id/web2/. Diakses tanggal 9-11-2010.
Wicaksono, H., A. Nugraha, P. Wardi-yono, S. Zayd, A. Syamsudin. http:// senayan.diknas.go.id/download/docs/ s3-doc-id.pdf. Diakses tanggal 9-11-2010.
