22 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia didirikan pada tanggal 3 Januari 2010 sebagai salah satu unit usaha dengan badan hukum berbentuk Perseroan Terbatas akta pendirian nomor 15 yang disahkan oleh pengadilan Negeri Depok. PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia adalah perusahaan profesional yang memberikan pelayanan terbaik konsultan public relation (PR) yang telah diuji dalam berbagai kegiatan dari berbagai klien, baik pemerintah maupun swasta. PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia hadir menawarkan ide-ide kreatif yang akan menjadi solusi tepat dan inovatif bagi klien.
PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia memberikan layanan komunikasi terintegrasi yaitu; Media manajemen, Media sosial, dan Media Relations, layanan ini menawarkan kemudahan kepada klien untuk berbagi kebutuhan komunikasi kepada publiknya melalui media sosial, serta menjadi tepat dan inovatif bagi klien dalam mempromosikan produknya melalui media.
Dengan mengutamakan team work bagi para tenaga kerjanya PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia berhasil meningkatkan kepuasaan pada klien, para tenaga kerja dilatih untuk menciptakan ide kreatif dan membuat atau mengelola konten grafis di sosial media guna membantu perusahaan, BUMN dan Kementrian dalam memaksimalkan publikasi melalui media.
Selama beberapa tahun didirikanya, PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia telah mengembangkan pengalamanya sebagai penyedia jasa konsultan public relation yang terlibat dalam membantu mengangkat citra perusahaan, analisi media, membantu mempublikasin kebijakan, membuat konten yang positif, dengan ini mereka membangun perusahaan yang siap bersaing dengan perusahaan yang sudah lebih dulu berkecimpung didunia jasa public relation.
PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia ini masih tergolong sangat muda karena baru didirikan selama 8 (Delapan) Tahun, berupaya mengembangkan perusahaanya menjadi perusahaan profesional yang bergerak dibidangnya dan memberikan jasa yang berkualitas kepada para klien yang membutuhkan sehingga sampai saat ini reputasi PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia masih dipercaya oleh para klien baik dari perusahaan swasta maupun negeri.
A. Visi
1. salah satu unit usaha yang ada di PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia yang menjadi salah satu icon untuk promosi serta marketing.
B. Misi
1. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan seluruh karyawan. 2. Meningkatkan kemampuan, kompetensi seluruh karyawan. 3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan, keluarga dan masyarakat.
4. Membangun hubungan yang kuat antara karyawan, keluarga, mitra steak holder serta masyarakat luas.
3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Organisasi
Struktur organisasi yang dimiliki oleh Divisi public relation PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia sebagai berikut.
Sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
Gambar III.1 Struktur Organisasi Direktur Marketing Wakil Direktur Konsultan Pengelolaan bahan informasi dan publikasi Event
Adapun tata kerja organisasi tugas dan tanggung jawab dari PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia adalah sebagai berikut
1. Direktur
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi diperusahaan b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
c. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan kekayaan perusahaan
d. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan diperusahaan
e. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan 2. Wakil Direktur
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: a. Membantu direktur dalam menjalankan tugasnya b. Memelihara dan mengawasi produksi penyewaan jasa c. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum
d. Mengawasi pelaksanaan tugas divisi yang bekerja pada perusahaan 3. Marketing
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Sebagai orang yang memperkenalkan perusahaan kepada klien b. Bertugas menghasilkan pendapatan bagi perusahaan
c. menjalin hubungan baik dengan para klien atau rekan kerja
d. Sebagai staff yang promosikan produk jasa dan memperkenalkan produk jasa e. Mencari strategi khusus untuk menjual produk-produk jasa
4. Konsultan Public Relation
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Memberikan masukan kepada klien mengenai permasalahan yang terjadi b. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di perusahaan klien
c. Mencari solusi untuk permasalahan yang dikonsultasikan klien d. Membuat program kerja untuk perusahaan klien
5. Event
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagi berikut : a. Membuat rencana acara kegiatan untuk klien
b. Mencari narasumber atau pembicara untuk acara klien c. Membuat program kegiatan lebih menarik
d. Mengelola materi event secara baik dan benar 6. Mengelola bahan informasi dan publikasi
Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut : a. Mempublikasikan kebijakan perusahaan klien b. Membuat konten-konten positif di media sosial c. Menulis berita semenarik mungkin
d. Memposting informasi yang positif
e. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan informasi
3.1.3. Kegiatan Usaha Organisasi
PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri jasa, PT Gemilang Indonesia sukses mulia memberikan pelayanan berupa penyewaan jasa konsultan public relation, kegiatan usaha ini memberikan berupa ide-ide kreatif dan inovatif dan dapat memberikan nilai puas bagi klien. perusahaan ini menyewakan jasa-jasa konsultan public relation menyewakan jasa analisi media , jasa yang disewakan yaitu berupa orang-orang yang sudah professional dan berpengalaman dalam bidang public relation, dari sisi sewa menyewakan jasa PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia berusaha memberikan pelayanan terbaik dan berusaha memberikan penangan yang baik bagi perusahaan klien demi memperlancar kegiatan usaha para klien.
Kegiatan utama dalam perusahaan yaitu Media manajemen , membantu klien dalam pengelolan media internal seperti website, majalah, brosur, advertisement dan
newsletter. Media sosial , mengelola media sosial manajemen klien dengan ruang
lingkup riset di social media, penyediaan konten hingga pembuatan jaringan sosial media, membantu menggangkat citra perusahaan, mempromosikan produk melalui media sosial. Media relation membantu perusahaan berbagi komunikasi dengan publiknya, membantu mempublikasikan kebijakan melalu media sosial Dalam hal ini konsultan membantu klien dalam menyelesaikan masalah yang terjadi dalam suatu perusahaan BUMN, kementrian dan perusahaan lainya, dengan pengalaman lebih dari 8 (Delapan) Tahun menjadi konsultan dan mampu menangani perusahaan mampu membuat klien puas dengan kinerja yang dihasilkan.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Penyewaan Jasa Konsultan public relation pada PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
Dalam menyewa jasa konsultan public relation terdapat beberapa alur yang harus dilewati . Berikut adalah unit atau bagian yang berkaitan dalam proses penyewaan jasa konsultan Public relation.
1. Klien
Klien adalah orang yang menggunakan atau membutuhkan jasa konsultan
public relation.
2. Marketing
Marketing adalah bagian yang berperan penting dalam mendapatkan klien, hingga sampai terjadinya tanda tangan kontrak kerja dengan klien.
3. Tim teknis
Tim teknis adalah bagian yang menangani permasalahan yang terjadi dan menjalankan program kerja/kegiatan pada perusahaan klien.
4. Direktur
Direktur adalah orang yang berperan penting dalam mengambil suatu keputusan 5. Finance
Finance adalah bagian keuangan yang membuat invoice dan menagih invoice
kepada klien pada saat pembayaran sudah jatuh tempo.
Berikut ini adalah alur prosedur penyewaan jasa konsultan public relation pada PT Gemilang Indonesia Sukses mulia:
Marketing Klien Tim teknis Direktur Finance
ya
tidak
Sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
GAMBAR III.2
Alur Prosedur Penyewaan Jasa Konsultan Public relation pada divisi Public Relation Mulai Menerima surat Mengadakan janji bertemu Melakukan presentasi Pilih produk jasa analisa Surat penawaran Membuat RAB ulang negoisasi Kontrak kerja Melakukan meeting Melakukan pekerjaan Membuat innvoice membayar konfirmasi selesai Surat RAB Membuat SPK SPK st
berdasarkan gambar III.2 Alur prosedur penyewaan jasa konsultan public
relation sebagai berikut :
1. Marketing melakukan penawaran dengan cara membuat surat penawaran kepada perusahaan klien.
2. Kemudian klien menerima surat penawaran dari marketing.
3. Klien yang berminat dengan surat penawaran tersebut bisa langsung menelpon untuk mengadakan janji bertemu dengan staff marketing.
4. Kemudian staff marketing melakukan presentasi mengenai company profile perusahaan PT Gemilang Indonesia sukses mulia dan juga tentang produk-produk jasa/program kerja yang ditawarkan.
5. kemudian klien memilih produk jasa/program kerja apa yang akan dibutuhkan oleh perusahaan klien.
6. setelah klien menetapkan produk jasa yang dipilih, kemudian marketing membuatkan surat rincian anggaran biaya ,rincian anggaran biaya ini berisikan peralatan yang dibutuhkan dalam menunjang program kerja/kegiatan dan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.
Sumber: PT Gemilang Indonesia sukses Mulia Gambar III.3 Rincian anggaran Biaya
7. kemudian direktur menganalisa rincian anggaran biaya (RAB).
8. klien melakukan negosiasi pada staff marketing terkait harga yang sudah dirinci di anggaran biaya.
9. klien membuat surat kontrak kerja dengan perusahaan.
10. tim teknis melakukan meeting dengan klien terkait program kerja/kegiatan apa yang akan dilakukan.
12. tim teknis mulai melakukan pekerjaan yang sesuai dengan program kerja/kegiatan yang diinginkan oleh klien.
13. finance membuat invoice dengan harga yang sudah ditentukan dari awal perjanjian dan sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan, invoice berisikan tagihan harga atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia. Gambar III.4
Invoice
14. setelah itu klien melakukan konfirmasi kepada finance bahwa pihak klien telah melakukan pembayaran secara cash/transfer.
berikut ini adalah daftar klien priode 2018 penyewaan jasa konsultan public
relation pada PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Depok
Tabel III.1
Daftar klien Tahun Periode 2017-2018
No Nama Perusahaan Periode PIC
Nama No. HP
1 Kementrian pariwisata 1 Mei - 31 Oktober 2018 A.Khusairi 081315522283 2. Petronas 1 Agustus 2017 - 31 Juli
2018
A.Khusairi 081315522283 3. PHE ONWJ 1 April 2017 - 31 Maret
2018
A.Khusairi 081315522283
4 JICT Rollover Yanti 085692998446
5 SMBC 1 Sepember 2017 - 31
Agustus 2018
Asrina 085760777047 6 Kementrian pertanian 1 Januari - 28 Februari
2018
Chika 081212686559 7 kominfo Medmon 1 April 2017 - 31 Maret
2018
Salma 08386073135 8 Semen Indonesia 1 Januari 2018 - 30 Juni
2018
Nuke 082244123555 9 Kementrian luar Negri 1 Februari 2018 - 31
desember 2018 Ikhsan 082112590205 10 BNBP 1 Oktober - 31 Desember 2018 Ika 089602756955 11 JPP 1 Agustus - 31 Oktober 2018 Nida 081289965564
12 Forum Merdeka Barat Rollover Yudi 081321558489
13 Podomoro Rollover Yanti 085692998446
14 Kominfo Engineering 1 September - 31 Desember 2018
Salma 08386073135 15 SMAKDAGO 1 Februari - 31 Juli 2018 Hans 089522510882
16 BKKBN 1 Februari - 30
November 2018
Tyo 0812803500311 17 PT.TIMAH 1 Februari - 31 Juli 2018 Mumu 085770894560
18 BKBM 1 April - 31 Desember 2018
Acid 081296068382 19 KEMENPORA 1 Agustus – 31 Oktober
2018
Fetri 089624877721 20 LELANG FMB 2018 1 April - 31 Desember
2018
Yudi 081321558489
21 SINAR MAS 1 Maret - 31 Mei 2018 Tya 081210981464
22 Axa Mandiri 1 April - 30 September 2018
Yanti 085692998446
Keterangan
Masa kontrak sudah habis Rollover
sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
Daftar tabel diatas merupakan daftar klien penyewaan jasa konsultan public relation periode 2017-2018. Adapun penjelasanya sebagai berikut
1. Nama Perusahaan
Adalah nama perusahaan atau klien yang menyewa jasa konsultan public relation. 2. Periode
Periode adalah lama waktu terjadinya kontrak kerja yang telah disepakati dengan klien.
3. PIC
Adalah nama (Person In Charge) dari pihak klien atau orang yang bertanggung jawab dari perusahaan klien. PIC terdiri dari nama si penanggung jawab dan nomor telepon.
Masa kontrak sudah habis terjadi karena klien yang melakukan kerja sama dengan PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia dengan jangka waktu tertentu dan tidak memperpanjang masa kontrak kerja lagi dan dari pihak PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia telah menyelesaikan pekerjaan klien.
Rollover adalah perpanjang tanggal kontrak yang telah berakhir, pihak klien ingin melakukan perpanjang kontrak karena dari pihak klien masih membutuhkan jasa yang dihasilkan oleh PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia .
3.2.2. Jenis jasa konsultan Public relation pada PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
Dalam prosedur penyewaan jasa konsultan public relation terdapat beberapa program kerja/kegiatan serta berbagai jenis permasalahan yang dapat dikonsultasikan oleh orang-orang public relation
1. branding
branding adalah sebuah cara memasarkan atau membentuk image yang melekat
pada perusahaan kepada khalayak, tujuanya untuk menciptakan atau membangun
image yang positif pada perusahaan dalam hal ini konsultan public relation
diminta untuk bagaimana membangun image positif pada perusahaan tersebut, agar terciptanya image positif yang melekat dimata publik.
2. Handing isu
Handling isu adalah membantu atau mengurangi isu negatif yang beredar
dimasyarakat atau di media, sehingga isu tersebut membuat nama perusahaan tercoreng citranya, isu negatif tersebut memiliki dampak besar bagi perusahaan
seperti penurunan penjualan hingga hilangnya rekan bisnis, oleh karena itu sebisa mungkin konsultan public relation dituntut untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan isu yang beredar dan mengangkat kembali nama perusahaan yang tercemar karena isu tersebut.
3. Event
Event adalah acara sebuah acara atau kegiatan khusus yang dilakukan untuk suatu
tujuan tertentu. Event dilaksanakan berdasarkan rencana yang telah disusun sebelum dilakukan secara spontan. Dalam hal ini orang-orang public relation ditugaskan untuk membuat event tersebut dari mulai merencanakan hingga terjadinya event tersebut.
Sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Gambar III.5
Event Progres dan Kesiapan Asian Games 2018
4. Konferensi pers
Konferensi Pers adalah pertemuan antara suatu organisasi atau individu dengan
wartawan disuatu tempat, dimana pihak organisasi atau individu menyampaikan suatu informasi yang diharapkan dapat disebarluaskan media massa melalui wartawan yang diundang, biasanya diadakan oleh pejabat pemerintah, perusahaan swasta dan pemerintah, dan sebagainya, dalam hal ini orang-orang public relation ditugasnya kan untuk mengudang wartawan media masa dan membuat acara
konferensi pers ini berjalan lancar dan sesuai dengan keinginan klien.
Sumber: PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Gambar III.6
5. Pengelolaan media sosial
Pengelolaan media sosial adalah suatu program yang khusus mengelola akun media sosial klien, menjalankan sebuah akun media sosial memerlukan pengelolaan yang baik dan teratur untuk mencapai tujuan dari kegiatan media sosial tersebut, untuk itu diperlukan segenap persiapan sebelum mengelola akun media sosial seperti penetapan tujuan apakah untuk meningkatkan penjualan, unguk berbagai pembelajaran atau untuk mempublikasikan kebijakan, oleh karena itu staff public relation membuat konten-konten yang positif di media sosial.
PT: Gemilang Indonesia Sukses Mulia Gambar III.7
6. External Relation
Ekternal Relation Adalah hubungan dengan orang-orang yang berada dipihak luar
perusahaan, dalam hal ini suatu perusahaan/organisasi juga harus menjalin hubungan baik dengan pihak luar, untuk menciptakan hubungan baik tersebut biasanya perusahaan/organisasi membutuhkan orang-orang public relation untuk menjaga dan menciptakan komunikasi dengan pihak luar
7. Workshop
Workshop Adalah suatu kegiatan yang sengaja diadakan oleh suatu organisasi
untuk bertukar pengetahuan dan pengalaman diantara jumlah peserta yang menghadiri. untuk hal ini orang-orang public relation ditugaskan untuk membuat rencana kegiatan workshop tersebut hingga narasumber yang didatangkan untuk menjadi pembicara diacara workshop tersebut.
PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Gambar III.8
3.2.3 Kendala yang Di Hadapi PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Dalam Prosedur Penyewaan jasa Konsultan Public Relation
Kendala yang dihadapi dalam perusahaan ini terletak pada Sumber Daya manusia yang kurang memadai saat melaksanakan tugas dari klien, karena tidak semua staff mampu menangani permasalahan yang dikonsultasikan klien dan tidak semua staff dapat menjalankan program kerja/ kegiatan yang diinginkan oleh klien. staff hanya menguasai beberapa program kerja/kegiatan yang memang sudah sering ditangani seperti event, konferensi pers, Media Sosial dan workshop, Karena sulitnya menemukan tenaga sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai keahlian dalam berbagai bidang jasa konsultan public relation yang dibutukan klien.
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala Dalam Penyewaan Jasa Konsultan Public pada PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia
Dalam mengahadapi kendala yang sering terjadi dalam kegiatan proses penyewaan jasa konsultan public relation, PT Gemilang Indonesia Sukses Mulia Depok memiliki cara tersendiri untuk menyelesaikan kendala yang terjadi yaitu dengan memanggil staff ahli khusus freelance yang memang sudah sangat ahli dalam melakukan program kerja/kegiatan yang diinginkan oleh klien. Agar klien tidak merasa kecewa dengan jasa yang dihasilkan, sehingga dibantu oleh staff ahli khusus untuk menangani permasalahan klien dan menjalankan program kerja/kegiatan.
