LEMBAGA JAMINAN MUTU PENDIDIKAN

LEMBAGA JAMINAN MUTU PENDIDIKAN

I. PENDAHULUAN

Sesuai dengan Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi 2003 – 2010 yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi maka Penjaminan mutu (quality assurance) Pendidikan Tinggi saat ini sangat penting dan sudah menjadi isu global. Paradigma baru pengelolaan pendidikan tinggi menekankan pentingnya otonomi institusi yaitu menyiapkan proses pendidikan yang berkualitas dan efisien untuk mendorong inovasi dan keunggulan yang berlandaskan pada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi serta akhirnya berfokus pada tujuan akhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Akuntabilitas sebagai pertanggungjawaban segala aktivitas yang dilakukan dibidang pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat merupakan bagian yang tak terpisahkan dari paradigma baru Pendidikan Tinggi di Indonesia.. Di pihak lain, kecenderungan globalisasi, kebutuhan masyarakat dan tuntutan persaingan yang semakin ketat menuntut komitmen yang tinggi pada penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.

Undang-undang SISDIKNAS No. 20/2003 secara tegas menyebutkan bahwa pengendalian dan evaluasi mutu pendidikan harus dilakukan, baik terhadap program studi maupun terhadap institusi pendidikan secara berkelanjutan. Dibawah ini tabel Kegiatan Penjaminan M utu Pendidikan Tinggi (Dikti, 2003)

=========================================================================== KEGIATAN TUJUAN SIFAT LEMBAGA

=========================================================================== Akreditasi Kontrol & Audit Mutu Fakultatif BAN-PT

Pendidikan Tinggi secara Eksternal

--- EPSBED Dikti Perpanjangan Ijin Wajib Ditjen Dikti

Operasion al

--- Penjaminan Mutu Peningkatan Mutu Inisiatif Perguruan Tinggi ybs (QA) Pendidikan Tinggi Perguruan Tinggi

Pendidikan sehingga mutu pendidikan dapat ditetapkan dan dipertahankan serta ditingkatkan sesuai dengan visi dan misi Universitas Bangka Belitung. Untuk mengkoordinasikan serta menjamin terlaksananya sistem ini, Universitas Bangka Belitung membentuk sebuah lembaga yang dinamakan Lembaga Jaminan M utu Pendidikan (LJM P) sebagai Bagian yang bertanggungjawab untuk mengendalikan kegiatan tersebut.

Organisasi M utu Universitas Bangka Belitung melekat pada struktur organisasi Universitas Bangka Belitung dan berada pada seluruh tingkatan/level, yaitu level

Institusi, Fakultas, Program Studi, bagian, dan Unit. Rektor merupakan

penanggungjawab di tingkat Universitas dengan pelaksana Lembaga Jaminan M utu Pendidikan (LJM P) yang dikelola oleh seorang kepala lembaga dan dibantu oleh seorang sekretaris, sedangkan di tingkat Fakultas dan Program Studi langsung di bawah tanggung jawab Dekan dan kepala Kepala Program Studi, masing-masing dibantu oleh seorang staf dosen sebagai Management Representative (M R). Gabungan dari M R seluruh Universitas Bangka Belitung membentuk Peer Group Jaminan M utu Universitas Bangka Belitung yang bersama-sama dengan LJM P mengembangkan Sistem Jaminan M utu Pendidikan Universitas Bangka Belitung. Di tingkat fakultas /program studi dapat dibentuk GKM ( Gugus Kendali M utu) yang bersifat sukarela, hal ini merupakan kewajiban bagi setiap pimpinan memotivasi staffnya dengan memberikan kesempatan untuk mengembangkan diri dalam keanggotaan GKM .

II. VIS I DAN MIS I

Sistem Jaminan Mutu Pendidikan Universtas Bangka Belitung adalah suatu sistem

yang dikembangkan dan diimplementasikan di Universitas Bangka Belitung untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai visi dan misi Universitas Bangka Belitung yang telah dijadikan acuan dalam pelaksanaan proses pendidikan di Universitas Bangka Belitung.

Adapun untuk mencapai hal tersebut diatas Lembaga Jaminan M utu Pendidikan (LJM P) Universitas Bangka Belitung telah menetapkan visi dan misi serta tujuan sebagai berikut:

Visi : M enjadi institusi yang berkualitas dengan menciptakan budaya akademik yang berbasis pada jaminan kualitas yang unggul didasari intelektual, mental dan moral untuk membangun peradaban lokal dan global.

Misi : M endorong semua fakultas, politeknik, program studi, lembaga dan unit yang

ada untuk mengembangkan budaya akademik yang berorientasi kepada mutu, sikap bersaing secara sehat sehingga dapat mencapai prestasi tertinggi dengan mengacu pada Visi dan M isi Universitas Bangka Belitung.

III. TUJUAN, FUNGS I DAN TUGAS

Dibentuknya Lembaga Jaminan M utu Pendidikan Universitas Bangka Belitung adalah bertujuan untuk :

1. M embantu pencapaian visi dan misi Universitas Bangka Belitung melalui penjaminan mutu program dan pelayanan pendidikan.

2. M enetapkan peran seluruh komponen dalam penjaminan mutu pendidikan.

3. M enjamin seluruh komponen telah melaksanakan aktivitas sesuai dengan perangkat mutu pendidikan yang telah ditetapkan

4. M engembangkan, mempromosikan , mengkoordinasikan serta memonitor proses audit internal.

5. M emfasilitasi dan mengoordinasikan perbaikan mutu berkelanjutan di seluruh bagian yang ada di Universitas Bangka Belitung.

6. M enjamin konsistensi dan efektifitas penjaminan mutu pendidikan yang berkelanjutan berdasar siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action) untuk mencapai prestasi mutu yang lebih baik

Sesuai dengan organisasi mutu yang dibentuk, Penekanan fungsi tiap level organisasi mutu berbeda, yaitu :

1. Tingkat Universitas (UBB) : fungsi manajemen mutu terpadu

2. Tingkat Fakultas : fungsi jaminan mutu

3. Tingkat Tingkat Prodi : fungsi pengendalian mutu

Susunan dan rincian tugas level organisasi mutu Universitas Bangka Belitung sbb:

Tingkat Universitas

T ugas :

•

Mengoordinasikan dan mengarahkan pengembangan SJMP di lingkungan Universitas Bangka Belitung

•

Menetapkan kebijakan mutu pendidikan Universitas

•

Mengarahkan tindakan perbaikan dan memonitor pelaksanaan Jaminan Mutu Pendidikan

•

Melaksanakan pelatihan, workshop serta Seminar tentang Mutu Pendidikan

•

Melakukan audit mutu

Tingkat Fakultas/Politeknik

T ugas :

•

Menerapkan dan Mengembangkan SJMP di lingkungan Fakultas/Politeknik

•

Menetapkan kebijakan mutu pendidikan di tingkat Fakultas/Politeknik

•

Melakukan review kinerja Jurusan/program studi dalam pelaksanaan proses pendidikan

•

Mengarahkan tindakan perbaikan untuk jaminan mutu pendidikan.

•

Mengkoordinasi pemebuatan laporan secara berkala setiap akhir semester tentang pencapaian pelaksanaan proses pendidikan .

Tingkat Program S tudi

T ugas :

•

Menetapkan dan mengendalikan sasaran mutu pendidikan di lingkungan Jurusan/Prodi

•

Mengatur dan mengendalikan pelaksanaan proses pendidikan

•

Membentuk tim kerja untuk merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu pendidikan

•

Mengendalikan dan menjalankan proses pendidikan

•

Merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu pendidikan

•

Membuat laporan secara berkala setiap akhir semester tentang pencapaian pelaksanaan proses pendidikan .

Gambar 1. Level Organisasi Universitas Bangka Belitung

Tugas LJMP Adalah:

M erancang dan mengimplementasikan Sistem Jaminan M utu Universitas Bangka Belitung.

M engembangkan dan mendorong pelaksanaan system penjaminan mutu akademik di Universitas Bangka Belitung.

M elakukan koordinasi dengan semua pihak terkait dalam penyelengaraan penjaminan mutu pendidikan.

M empelajari isu-isu M anajemen dan Pengkayaan Kualitas yang timbul dari review internal maupun external.

M empelajari dan menyebarkan good practice yang berkaitan dengan prosedur dan praktek yang dimonitor.

M elaporkan program dan pelaksanaannya kepada Rektor Universitas Bangka Belitung.

Secara keseluruhan Lembaga Jaminan M utu Pendidikan pada struktur organisasi Universitas Bangka Belitung dapat dilihat pada halaman berikut.

Lem baga Jam inan Mutu Pendidikan Universitas Bangka Belitung

BAAK BAUK

Dewan Pen yantun Senat Universitas

Jaminan Mutu REKTOR

Dekan F akultas Teknik

Sekret aris

Dekan F akultas Pertanian , Peri kanan & Bio logi

Sekret aris PS. Perawat an Mesin Sekret aris . PS. El ektroni ka Sekret aris PS. Peranc angan Mekani k

Sekret aris PS. Tekni k Sipil Sekret aris PS. Teknik Pertambang an Sekret aris PS. Tekni k Mesin Sekret aris PS. Tekni k Elektro Sekret aris PS. Pertanian Sekret aris Tri Lestari, SP., PS. Perikanan Sekret aris Endang Bidayani., PS. Bi ologi Sekret aris Budi Afriyans yah,

BAPSI

Yayasan Pendid ikan Bangka Belitung Staf Bag. Keuangan. Staf Bag. Kepegawaian . Staf Bag. Umum UPT Perpustakaan Staf Bag. Akademis Staf Bag. Kemahasiswaan Staf Bag. Perenc anaan Staf Bag. Infor masi LPPM Sekret aris PS. D3-Perikanan Sekret aris Dekan F akultas Ekonomi Sekret aris PS. Akuntansi Sekret aris Karmawan, SE. PS. Manajemen Sekret aris Devi Valeriani, SE.

PS. Il mu H ukum Sekret aris Yokot ani, SH. PS. Sosiologi . Sekret aris

Dekan F akultas Hukum & Ilmu Sosial

Sekret aris UPT Bahasa W akil Rektor 2 W akil Rektor 1 W akil Rektor 4 W akil Rektor 3 Direktur Polm an PD I PD II PD III PD IV

Secara khusus struktur organisasi Lembaga Jaminan M utu Universitas Bangka Belitung dapat dilihat pada gambar seperti berikut ini:

Catatan :

M R : M anagement Representative GKM : Gugus Kendali M utu

PROGRAM STUDI REKTOR Sekretaris MR. Fakultas Tekni k MR. Fakultas Ekonomi MR. Fakultas H ukum & Ilmu Sosial

MR. Polman MR. Fakultas Pertanian,

Perikanan & Biol ogi

GKM GKM GKM GKM

Ka. Jaminan Mutu

GKM GKM GKM GKM GKM GKM FAKULTAS UNIVERSITAS REKTOR Dr. Bustami Rahman, MS. Sekretaris Eka Sari Wijianti,S.Pd.

MR. Fakultas Tekni k Desi Yofianti, ST MR. Fakultas Ekonomi Nizwan Z , SE, MM MR. Fakultas H ukum & Ilmu Sosial Erwin, SH, MH MR. Polman

Sukanto, SST

MR. Fakultas Pertanian, Perikanan & Biol ogi Eries Dyah M, SP, M.Si.

Ka. Jaminan Mutu

Suhdi, SST

FAKULTAS UNIVERSITAS

Fungsi dan Tugas Pokok dan Indikator Kinerja Organ-organ LJMP-UBB a. Kepala LJMP

Fungsi :

- M emimpin penyelenggaraan penjaminan mutu UBB pada proses penyelengaraan pendidikan, penggunaan anggaran dan pada satuan usaha komersial.

- M enjadi perwakilan manajemen (management representative) untuk masalah mutu universitas.

Tugas Pokok :

- M erencanakan, melaksanakan, mengontrol, mengendalikan dan

mengevaluasi seluruh kegiatan LJM P sesuai dengan rencana kerja dan anggaran sudah ditetapkan setiap tahun.

- M emimpin dan membina karyawan yang ada pada LJM P dan perangkat organisasi lainya yang diperlukan.

- M elakukan koordinasi kerja dengan pihak-pihak yang diperlukan, baik didalam maupun diluar UBB untuk memujudkan keberhasilan penjaminan mutu di UBB.

- M elakukan kajian-kajian dan menyusun rekomendasi penjaminan mutu di UBB kepada rektor yang dapat di terapkan di lingkungan UBB.

- Dalam melakasanakan kewajiban dan tugas pokok diatas, kepala LJMP diharapkan dapat mengoptimumkan potensi dan suberdaya yang menjadi tanggungjawab dan fungsinya.

Indikator Keberhasilan:

- Tercapainya visi dan misi LJM P dalam jangka panjang.

- Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan.

- Dapat bekerja sama dan membina karyawan pada organisasi sehingga organisasi berjalan dengan baik

- M enghasilkan produk-produk jaminan mutu yang direkomendasikan kepada rektor berupa usulan kebijakan normatif dan operasional yang ditetapkan oleh Rektor.

b. Sekretaris LJMP Fungsi :

- M embantu Kepala LJM P dalam menyelenggarakan penjaminan mutu UBB terutama dalam hal mengembangkan standar mutu, pedoman pelaksanaan dan pemantauan pelaksanaan jaminan mutu serta evaluasi hasil pelaksanaan jaminan M utu.

Tugas Pokok :

- M elaksanakan penyusunan pedoman dan standar mutu UBB.

- M elaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu pendidikan.

- M engembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus standar mutu serta metode pelaksanaan dan evaluasi untuk jaminan mutu.

- M enyusun dokumen pelaksanaan kegiatan di organisasi LJM P .

- M enyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan kepada rektor sesuai dengan hasil kegiatan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu.

Indikator Keberhasilan:

- Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan.

- Adanya laporan secara tertulis tentang kegiatan pelaksanaan penjaminan mutu kepada kepala LJMP.

- Terdokumentasinya dengan baik semua kegiatan dalam bentuk dokumen LJMP.

- M enghasilkan rekomendasi perbaikan-perbaikan tentang standar mutu, metode pelaksanaan dan evaluasi jaminan mutu.

c. Management Representative (MR)

Seorang M R dipilih oleh pimpinan fakultas sebagai perwakilan manajemen universitas (LJM P) di tingkat fakultas dan juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan di fakultas.

Fungsi :

- M embantu pimpinan LJMP mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai: standar mutu, pedoman pelaksanaan penjaminan mutu berdasarkan kondisi pada masing-masing fakultas.

- M embantu pimpinan fakultas dalam pengembangan dan penerapan system penjaminan mutu.

Tugas Pokok :

- M enggali dan mendokumentasi aspirasi seluruh civitas akademika ditingkat fakultas dalam rangka penyempurnaan standar mutu input, process, output dan outcomes yang ditetapkan..

- M erumuskan dan menyusun dokumen standar mutu input, process, output dan outcomes di tingkat fakultas.

- Mengusulkan kebijakan mutu pendidikan dan mengarahkan tindakan perbaikan untuk jaminan mutu pendidikan.di tingkat Fakultas

- M elaksanakan kegiatan-kegiatan penjaminan mutu pada bidang tertentu sesuai dengan penugasan kepala LJM P.

- M elakukan pendampingan dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit-unit kerja atas permintaan kepala LJM P.

- M enyusun dokumen pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di tingkat fakultas dan dilaporkan secara berkala kepada kepala LJM P.

Indikator Keberhasilan:

- Terlaksananya program kerja tahunan dan sesuai dengan target kinerja yang sudah ditetapkan.

- Adanya laporan secara tertulis tentang kegiatan pelaksanaan penjaminan mutu kepada kepala LJMP.

- Terdokumentasinya dengan baik semua kegiatan penjaminan mutu pada tingkat fakultas..

- M enghasilkan rekomendasi perbaikan-perbaikan tentang standar mutu, metode pelaksanaan dan evaluasi jaminan mutu.

d. Gugus Kendali Mutu (GKM)

M erupakan suatu wadah penerapan pengendalian mutu oleh sekelompok dosen/ staf pengajar dan karyawan ( 3-5 orang) yang menjalankan pekerjaan di tingkat program studi. Lewat pertemuan yang teratur, mereka meneliti, menganalisis, dan memecahkan persoalan-persoalan dalam unit kerja mereka menurut prioritas yang mereka tentukan.

Fungsi :

- M embantu pimpinan LJM P dalam melaksanakan kegiatan kegiatan penjaminan mutu mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai: standar mutu, system pelaksanaan jaminan mutu berdasarkan kondisi pada masing-masing program studi / unit kerja.

- M embantu pimpinan program studi dalam pengembangan dan penerapan system penjaminan mutu.

Tugas Pokok :

- M enggali dan mendokumentasi aspirasi seluruh civitas akademika di tingkat prodi dalam rangka penyempurnaan standar mutu input, process, output dan outcomes yang ditetapkan.

- M elaksanakan kajian-kajian tentang pelaksanaan penjaminan mutu pada bidang tertentu sesuai dengan penugasan kepala LJM P atau pimpinan prodi/fakultas.

- M endorong setiap anggotanya untuk berperan menemukan persoalan di tempat kerja mereka sehari-hari dan memecahkan bersama-sama dalam gugus.

- M engusulkan perbaikan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di tingkat prodi

Indikator Keberhasilan:

- Berlansungnya semua kegiatan yang ditugaskan dan melaporkan secara tertulis kepada pimpinan yang menugaskan.

- Adanya rekomendasi perbaikan kualitas pelaksanaan untuk penjamina mutu.

IV. PERANGKAT JAMINAN MUTU

Dengan tetap mengacu pada visi dan misi Universitas serta mengacu pada aspek Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; Akademik, Penelitian dan Pengabdian kepada M asyarakat maka Perangkat/alat untuk penerapan Sistem Jaminan M utu Pendidikan Universitas Bangka Belitung mencakup :

1. Kebijakan M utu Akademik

Kebijakan M utu sebagai acuan dan dalam melaksanakan kegiatan pendidikan yang sesuai dengan visi dan misi institusi yang dijabarkan sampai tingkat jurusan/program studi.

2. Standar M utu/M anual akademik

Kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauh mana pencapaian tujuan kurikulum. Dalam standar akademik dapat diketahui tentang apa yang harus dan seharusnya mahasiswa / dosen ketahui dan yang dapat dikerjakan oleh mahasiswa / dosen.

3. Peraturan Akademik

Peraturan Akademik mengatur tentang penyelenggaraan kegiatan dan administrasi akademik. Peraturan akademik yang lengkap sangat diperlukan dalam rangka pelaksanaan program akademik, agar sesuai dengan yang direncanakan. Peraturan akademik disusun untuk mengatur pengembangan kelembagaan, pengembangan program (pendirian dan pelaksanaan program studi) dan pengembangan sumber daya (dosen, mahasiswa, tenaga penunjang, fasilitas dan peralatan).

4. M anual Prosedur

Prosedure ini sebagai acuan dalam pelaksanaan pendidikan dari mulai Input – Proses- Output pada sistem akademik Universitas Bangka Belitung. M anual prosedur dibuat secara sistematis, efektif dan efisien serta disepakati oleh setiap bagian yang berkaitan langsung pada suatu kegiatan atau proses sehingga tujuan

dari setiap kegiatan dapat tercapai dan terukur dengan baik. Dengan adanya manual prosedur yang dijabarkan lagi menjadi Standard Operating Procedure (SOP) pada setiap aktivitas akan sangat memudahkan pelaksanaan kegiatan pendidikan di Universitas Bangka Belitung.

5. IKAD/IKAP

IKAD/IKAP adalah kependekan dari Indek Kerja Akademik Dosen/Pengawai sebagai alat ukur untuk mengukur dan menilai keberhasilan kinerja pelaksaanaan pendidikan. Dengan adanya sistem pangawasan terhadap kinerja para dosen/pegawai diharapkan proses pelaksanaan pendidikan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan dari setiap kegiatan, selain itu pula proses perbaikan secara berkelanjutan dapat dilakukan secara terus-menerus.