10
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Ada beberapa tentang pengertian sistem di antaranya definisi sistem menurut Gorden B. Davis dalam bukunya menyatakan, sistem biasa berupa gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.
Sistem menurut Norman L.Enger dalam bukunya menyatakan, suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan–kegiatan yang berhubungan dengan mencapai tujuan –tujuan perusahaan.”2
Sistem yang lebih menekankan pada prosedur definisikan sebagai berikut:”sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur yang saling berhunungan ,pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen pada elemennya. definisikan sebagai berikut :”sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sedangkan menurut Richard F. Neuschel (1995)
“sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktifitas utama perusahaan .”3
2
Abdul kadir ,Pengolahan Sistem Informasi,[Andi].
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat –sifat tertentu, yaitu; 1. Komponen Sistem (components)
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Interface
Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.
a. Input
Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.
b. Output
Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.
5. Pengolahan Sistem (process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
6. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau di olah interpranstasi untuk digunakan dalam proses pengendalian keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak di perlukan. Teori lebih dapat di sebuat teori matematika, komuniksai juga memberikan beberapa pandangan yang berguna bagi sistem informasi manajemen.
2.2.2 Siklus Informasi
Siklus informasi adalah gambaran secara umunya proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. informasi yang meghasikan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.
Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerai banyak, sehingga perlu di olah lebih lanujut. Data di anggap sebagai input, diproses melalui sebuah model membentuk informasi tersebuat sebagai landasan untuk membuat sejumlah data baru. Data baru tersebuat selanjutnya menjadi input data proses berikutnya, seterusnya sehingga membentuk suatu informasi.
2.3 Konsep Dasar Aplikasi 2.3.1 Definisi Aplikasi
Aplikasi adalah program yang biasa dipakai untuk melakukan tugas-tugas yang spesifik misalnya membuat dokumen, memanipulasi foto atau membuat laporan keuangan3. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Aplikasi merupakan rangkaian kegiatan atau perintan untuk dieksekusi oleh komputer.
Program merupakan kumpulan instruction set yang akan dijalankan oleh pemroses, yaitu berupa software. Bagaimana sebuah sistem komputer berpikit diatur oleh program ini. Program inilah yang mengendalikan semua aktifitas yang ada pada pemroses. Program berisi konstruksi logika yang dibuat oleh manusia, dan sudah diterjemahkan ke dalam bahasa mesin sesuai dengan format yang ada pada instruction set. Program aplikasi merupakan program siap pakai. Program yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain.
2.4 Konsep Permodelan Sistem 1. Flowchart
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambarnya ini dinyatakan
dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis
4
Abdul Kadir dan Terra CH. Triwahyuni, Pengenalan Teknologi Informasi ( Yogyakarta, 2003,Andi), hal 222
penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrograman (programer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman.
2. Diagram Konteks
Secara garis besar diagram kontek adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.
Di sini juga bisa di jelaskan fungsi data flow diagram atau (DFD) terbagi atas 3 bagian DFD yaitu:
1. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
2. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
3. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
2.5 Konsep Basis Data
Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada saat penggunaan data. Masalah-masalah-masalah tersebut antara lain :
1. Redudansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan pengaksesan data. 3. Isolasi data untuk standarisasi. 4. Banyak pemakai ( multiple user ). 5. Masalah keamanan ( security ).
6. Masalah kesatuan / integrasi (integration). 7. Masalah kebebasan data (data indepence).
Pelaksanaan pengguna database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola file, program, yang disebut Database Management System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang seling berkaitan antara file yang satu dengan yang lainnya.
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.
Merancang basis data merupakan hal yang sangat penting dalam perancangan suatu sistem. Kesulitan utama dalam merancang suatu basis data adalah bagaimana cara marancang suatu basis data yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan datang.
Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran (output), sesuai dengan yang diinginkan. Untuk menghasilakn keluaran yang baik, juga diperlukan masukan (output) yang baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam dalam basis data.
1) Field
Adalah data yang menunjukkan sifat-sifat tertentu 2) Record
Merupakan segala sesuatu yang kita simpan sebagai informasi dan kumpulan dari beberapa field
3) Database
Merupakan kumpulan dari beberapa record yang memiliki relasi antar record maupun field
4) Database system
Merupakan kumpulan dari basis data yang saling terpisah tapi dikelola secara bersama-sama.
2. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entiti dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang perlu diketahui yaitu :
1. Atribut kunci
Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat mewakili record.
2. Candidate key
Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengindentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Dan kandidat key tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3. Primary key
Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengindentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entity.
4. Alternative key
Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternative key.
5. Foreign key
Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to many (banyak ke banyak). Foreign key biasa nya selalu diletakkan pada tabel atau relasi mengarah ke banyak.
2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Dalam pembuatan program ini menyusun dengan menggunakan Borland Delphi 7 . Delphi 7 dapat membantu untuk membuat berbagi macam aplikasi yang berjalan di sistem operasi Windows ,mulai dari sebuah program
sederhana sampai dengan program yang berbasiskan server atau Delphi 7 atau termasuk aplikasi yang di gunakan untuk mengolah angka dan database.
2.6.1. Borland Delphi 7
Delphi merupakan sebuah bahasa pemrograman visual di lingkungan windows ( under windows ) yang menggunakan bahasa pascal sebagai Compiler. Keberadaan bahasa pemrograman Delphi tidak bisa dipisahkan dari bahasa Turbo pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 oleh Borland International Incorporation. Turbo pascal memang dirancang untuk dijalankan pada operasi DOS (Disk Operating System) yang merupakan sistem operasi yang banyak digunakan pada saat ini. Seiring dengan perkembangan zaman, dimana sistem operasi mulai bergeser ke sistem operasi windows, maka borland International merilis Turbo Pascal for windows yang dijalankan dibawah sistem operasi windows 3.X. pada tahun 1992 muncul bahasa pemrograman baru bernama Borland Pascal 7 yang merupakan penggabungan dari Turbo Pascal dan Turbo pascal for windows.
Namun ternyata bahasa pemrograman baru tersebut ternyata masih sulit di gunakan. Trend penggunaan bahasa pemrograman visual untuk membangun sebuah aplikasi telah mendorong Borland membuat bahasa pemrograman baru pada tahun 1995 diperkenalkan kepengguna komputer sebuah bahasa pemrograman visual yang berbasis bahasa pascal. Bahasa pemrograman baru tersebut diberi nama Borland Delphi setahun kemudian versi ke dua dari delphi dilempar kepasaran.
Penggunaan delphi dapat mempersingkat waktu pemrograman, karena anda tidak perlu lagi menuliskan kode program yang rumit dan panjang untuk menggambar, meletakkan dan mengatur komponen. Selain itu anda dapat menyusun aplikasi yang lebih interaktif. Delphi menyediakan cukup banyak pilihan komponen interface aplikasi, antara lain berupa tombol menu, drop down, ataupun menu pop up, kotak text, radio button, check box, dan sebagainya. Bahkan ada berbagai mascam komponen Skin tampilan yang beragam yang disediakan oleh beberapa vendor lainnya, seperti, SUIPack, Sxskincomponents, dan lain sebagainya. Anda tinggal memilih komponen yang dibutuhkan dengan klik mouse, mengatur tampilannya kemudian menuliskan sedikit kode program, maka aplikasi anda siap dijalankan.
Delphi 7.0, versi terbaru yang dikeluarkan oleh Borland, memiliki support yang sangat tinggi terhadap database-database yang sudah terkenal (seperti MS Accsses, Paradox, Foxpro, Dbase, Oracce, dan lain sebagainya), dan dilengkapi dengan objek-objek yang baru sehingga memudahkan pembuatan database maupun program lainnya (Game, Utility dan lainnya).
Gambar 2.1 Borland Delphi 7
2.6.2 Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).
Komponen yang ada di Microsoft access terdiri dari ; 1. Table berfungsi untuk menyimpan data
2. Query berfungsi untuk memanipulasi data 3. Form berfungsi untuk frontend aplikasi. 4. Report berfungsi untuk membuat laporan
5. Macro berfungsi untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. 6. Switchboard berfungsi untuk mendisign Menu Utama
Gambar 2.2 Form Microsoft Access
2.6.4 Teori Dasar Penerimaan Murid Baru
Pendaftaran murid baru merupakan suatu penyeleksian secara akademis oleh
calon murid yang masuk ke jenjang pendidikan akademis yang lebih tinggi. Pada pendaftaran murid baru, calon murid disediakan sebuah formulir dimana mereka harus mengisinya.
2.6.5 Sejarah Perusahaan
SD SION TANJUNGPINANG adalah Sekolah Dasar yang didirikan oleh Bapak Linus dan keluarga pada tahun 1974 beralamat di Jalan Bakar Batu No.20. Sekolah ini telah meraih banyak penghargaan baik yang diraih oleh murid-murid maupun oleh majelis guru.
Struktur Organisasi SD SION TANJUNGPINANG
Gambar 2.3 Struktur Organisasi sekolah
Uraian tugas dan Fungsi pengelola sekolah : a. Fungsi dan tugas Ketua Yayasan
Ketua Yayasan sebagai Manager, bertanggung jawab penuh atas penyelenggaraan pendidikan pada sekolah SD SION TANJUNGPINANG. b. Kepala Sekolah
Kepala sekolah sebagai Edukator, Administrator dan Supervisor bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan pengoperasian pendidikan pada sekolah SD SION TANJUNGPINANG.
Kepala Sekolah
Wali Kelas
Guru
Murid
c. Guru
Bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien tugas dan bertanggung jawab meliputi:
1) Membuat program pengajaran. 2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran
3) Melaksanakan kegiatan penilaian belajar, ulangan harian dan ulang semester
4) Menganalisa hasil ulangan harian 5) Melaksanakan tugas tertentu disekolah
6) Mengadakan pengembangan bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawab.
d. Wali Kelas
Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Pengelola kelas
2) Penyelenggara administrasi
3) Penyusunan/pembuatan statistik bulanan siswa 4) Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (ledger) 5) Pengisian buku laporan penilain hasil belajar 6) Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar e. Ketua Tata Usaha
Ketua Tata Usaha berfungsi sebagai pelaksana fungsi-fungsi manajemen administrasi sekolah yakni mengenai pengaturan kesiswaan, ketenagaan, pengadaan peralatan pengajaran, pemeliharaan gedung dan perlengkapan sekolah serta perpustakaan sekolah, surat menyurat dan bertanggung jawab pada kepala sekolah.
