42
DATA DAN ANALISIS
3.1 Arahan Strategi Bisnis
Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisis terhadap kondisi perusahaan sekarang, khususnya pada Human Resource Department (HRD) Bank XYZ. Analisa yang diperoleh akan memberikan kumpulan arahan strategis yang mampu dilaksanakan dan mudah dipahami oleh karyawan guna memperbaiki strategi usaha dan keefektifitasan operasional organisasi.
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
Berikut adalah informasi seputar PT Bank XYZ, Tbk:
Visi : Menempatkan diri sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia
Pernyataan Misi : Menjadi bank yang dapat memberikan kualitas terbaik bagi stakeholders, yang didasari penyediaan layanan berkualitas, pengelolaan finansial yang cermat, penerapan teknologi, dan mengutamakan kinerja dan loyalitas karyawan.
Filosofi Perusahaan
: • Orientasi kepada nasabah
• Etika dan moral sebagai landasan kerja
dari perusahaan
• Iklim kerja yang mendukung kinerja, kreativitas dan motivasi kerja tinggi
• Komitmen dalam tanggung jawab sosial
Nilai Pokok Karyawan
: • Bekerja dengan dasar integritas yang tinggi • Selalu fokus kepada nasabah
• Energik dan bersemangat tinggi di dalam menghadapi setiap tantangan
• Mampu memotivasi rekan-rekan sekerja dan lingkungan untuk mencapai visi Bank XYZ • Selalu fokus kepada implementasi, tindak lanjut
serta pencapaian hasil guna memberikan nilai tambah dan kontribusi kepada Bank XYZ
• Selalu siap menghadapi perubahan baik intern maupun ekstern
Falsafah Pelayanan
: Melampaui kepuasan Nasabah adalah tekad kami.
Penjelasan akan struktur organisasi di Human Resource Department Bank XYZ, seperti gambar 3.1, adalah sebagai berikut:
• HR Examiner mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: ¾ Compliance
¾ Quality enforcement ¾ Assurance atau auditing
• HR Representative mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: ¾ Business related ¾ HR plan / program ¾ Organisation diagnosis ¾ Organisation development ¾ Employee relation ¾ Policy Clearance
• Recruitment an Assessment Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan:
¾ Manpower plan ¾ Recruitment strategy ¾ Selection hiring ¾ Emplooye assessment
• Performance and Career Management Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan:
¾ Organisation/culture ¾ Career management ¾ Talent management ¾ Performance management ¾ Communication
¾ Employee relation ¾ Job analysis/evaluation
• Reward and Compensation Management Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan:
¾ HR planning
¾ Compensation planning ¾ Reward strategy
¾ Reward policy
¾ Incentive & bonus scheme ¾ Award program
• HR Information Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan:
¾ Research & inteligent ¾ Data maintenance ¾ System development ¾ HR budgeting
• HR services & administrations division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan:
¾ Payroll services ¾ Staff loan services ¾ PA services
¾ GHS/insurance administration ¾ Industrial relation
¾ Internal affairs
3.1.2 Arahan Strategi
Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer dari Human Resource Information Division Bank XYZ, arahan strategi dari Human Resource Department adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Arahan Strategis untuk Human Resource Department
Arahan Strategis Tujuan Metrik Bobot
Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation. Mengurangi workload administratif HR dan mengalokasikannya ke kegiatan yang lebih bersifat analitis.
Waktu dan jumlah SDM yang dialokasikan untuk kegiatan administratif. 40 Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis.
Hasil analisis yang lebih akurat, objektif, berkualitas. Keobjektifan dan akurasi hasil analisis. 30 Peningkatan kompetensi karyawan. Dapat meningkatkan kualitas kemampuan dan pengetahuan karyawan. Tingkat prestasi dan pencapaian-pencapaian karir karyawan. 20 Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan.
Mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Standar perekrutan, metode seleksi, dan hasil seleksi
karyawan.
10
3.2 Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis
Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisis terhadap arahan strategis sebagai berikut:
Tabel 3.2 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 1 Business Strategic
Context
Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation. Staf HR dapat menggunakan aplikasi administratif. Membangun aplikasi otomatisasi kegiatan administratif dan pengembangan aplikasi yang bersifat strategis. Strategic Objectives Mengurangi workload administratif HR dan mengalokasikannya ke kegiatan yang lebih bersifat analitis. Kegiatan administratif menggunakan aplikasi akan lebih efisien dan akurat.
Memanfaatkan aplikasi otomatisasi untuk mempermudah proses administratif. Strategic Initiatives Otomatisasi kegiatan administratif. Mulai merubah proses administratif HR yang masih manual dengan menggunakan aplikasi. Pembangunan aplikasi Employee Self Service (ESS) yang dapat
mengurangi
administrasi manual dan memperbaiki prosesnya.
Tabel 3.3 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 2 Business Strategic
Context
Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT Strategic
Intention
Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis. Staf HR dapat menggunakan aplikasi-aplikasi monitoring, analitis, dan aplikasi administratif. Membangun aplikasi analitis berbasis model dan data-data yang dimiliki HR.
Strategic Objectives
Hasil analisis yang lebih akurat, objektif, berkualitas. Aplikasi dapat membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi. Aplikasi dapat memberikan perhitungan logis dengan menggunakan model-model pemikiran tertentu. Strategic Initiatives Menentukan analisa-analisa
Adanya aplikasi yang dapat menyediakan
Membangun aplikasi HR Analysis yang
bisnis apa saja yang diperlukan dalam HR. fungsi-fungsi perhitungan dan analitis. dapat memberikan fungsi analitis dan mendukung kegiatan pengambilan
keputusan.
Tabel 3.4 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 3 Business Strategic
Context
Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Peningkatan kompetensi karyawan. Pemanfaatan aplikasi pemantauan kinerja. Pengembangan aplikasi pemantauan yang akan menerima masukan mengenai data karyawan dari pihak manajemen. Strategic Objectives Dapat mengetahui karyawan-karyawan berpotensi sehingga dapat lebih dikembangkan. Dapat meningkatkan kualitas kemampuan dan pengetahuan karyawan. Aplikasi yang menyediakan data-data kinerja dan potensi karyawan sehingga dapat memberi informasi peluang
pengembangan karir. Adanya aplikasi yang mendukung pengembangan pengetahuan karyawan Pembangunan database kinerja karyawan, posisi-posisi dalam perusahaan, beserta kriterianya. Pengadaan database yang berisi informasi mengenai kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam bisnis. Strategic Initiatives Penilaian kinerja karyawan tiap jangka waktu tertentu. Membuat program-program peningkatan kinerja karyawan.
Aplikasi yang dapat menilai tingkat kinerja karyawan dan mencatat
perkembangannya. Aplikasi yang dapat meningkatkan kemampuan karyawan sesuai bidangnya.
Pengembangan fungsi analitis yang dapat membandingkan kinerja karyawan dengan posisi-posisi yang dapat ditempatinya (peluang karir). Pengembangan aplikasi knowledge management yang terintegrasi dengan aplikasi Employee Self Service (ESS).
Tabel 3.5 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 4 Business Strategic
Context
Strategic Plan for the Use of IT
Strategic Plan for the Supply of IT Strategic
Intention
Perekrutan
karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan. Bagian perekrutan mempunyai aplikasi yang dapat membantu proses perekrutan. Mengembangkan aplikasi perekrutan dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian. Strategic Objectives Mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Aplikasi perekrutan dapat memberikan informasi yang tepat mengenai kebutuhan akan SDM.
Pembangunan database mengenai kebutuhan sumber daya manusia beserta kriteria-kriterianya. Strategic Initiatives Penentuan standar dan metoda-metoda seleksi yang komprehensif. Aplikasi dapat menyediakan standar/kriteria dan metoda seleksi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Mengupgrade aplikasi perekrutan dengan menyediakan fungsi Expert System yang mampu
memberikan rekomendasi-rekomendasi akan calon karyawan yang qualified.
3.3 Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi (SI dan TI) yang sedang berjalan dan Proyek Investasi SI dan TI
Penggunaan portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan rencana proyek yang akan datang.
3.3.1 Portfolio Aplikasi yang Sedang Berjalan (Lights-On)
Lights-on portfolio meliputi portfolio aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen. Nilai-nilai dari portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi oleh para user dari aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen berjalan.
3.3.1.1 Portfolio Aplikasi
Penggunaan aplikasi pada Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi aplikasi Human Resource (HR) Administration, HR Planning & Simulation, HR Collaboration & Relationship.
Tabel 3.6 Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi Intensi tas Penggu na Aplikasi Unit Kerja
Biaya (Juta Rupiah) Nilai Pen
y elerasan Tin g kat La y anan Kualita s Ketergantungan Breadth HR Administration 3000 4 4 4 4 4 Personal Administration Recruitment & Assessment Division, HR Services & Administrative Division 4 4 4 4 4 Organizational Management HR Services & Administrative Division, HR Information Division, Performance & Career Management Division 5 4 4 3 3
Payroll HR Services & Administrative Division 4 4 4 5 4 Benefit HR Information Division, Reward & 4 3 4 4 4
Compensation Division Time Recruitment &
Assessment Division, HR Services & Administrative Division 3 3 4 3 4 HR Planning & Simulation 2000 4 4 4 4 3 Personal Development Performance & Career Management Division, Services & Administrative Division 4 3 4 3 3 Learning Event Management Performance & Career Management Division 4 4 4 4 3 Recruitment Management Recruitment & Assessment Division 3 3 4 3 3 Personal Cost Planning Reward & Compensation Management Division, HR Information Division 4 4 4 5 3 HR Collaboration & Relationship 2000 4 3 4 2 5
Manager Self Service All Managers 4 3 4 2 4 HR Lobby HRD Group 4 3 4 2 5
3.3.1.2 Portfolio Infrastruktur
Infrastruktur berjalan yang digunakan dalam Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi server, local area network (LAN), PC Client, license.
Tabel 3.7 Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur In te n sit a s P eng gu na
Infrastruktur Unit Kerja
Biaya (Juta Rupiah) Nilai Pen
y elerasan Tin g kat La y anan Kualita s Kete rg antun g an Breadth Server HR group 110 4 4 4 5 4 LAN HRD group - 4 3 3 5 5 PC Client HRD group 600 4 4 4 5 5
SAP License HR services & administrations division
12000 4 4 4 5 3
Database HRD group 9 4 4 4 5 4
3.3.1.3 Portfolio Service
Bentuk services yang disediakan untuk mendukung penggunaan aplikasi berjalan di Human Resource Department (HRD) BankXYZ meliputi helpdesk dan infrastructure service.
Tabel 3.8 Portfolio Service Portfolio Service Intensi tas Penggu na Service Unit Kerja Biaya (Juta Rupiah) Nilai Pen y elerasan Tin g kat La y anan Kualita s Kete rg antun g an Breadth Helpdesk HRD Group 108 4 4 5 3 4 Service Infrastructure HRD Group 120 4 3 3 4 4 SAP Maintenance HRD Group 1500 4 4 5 4 4
3.3.1.4 Portfolio Manajemen
Manajemen dalam mendukung aplikasi yang berjalan di Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi training SAP HR, programming, Basis, dan project execution.
Tabel 3.9 Portfolio Manajemen Portfolio Manajemen
Intensi
tas
Penggu
na
Manajemen Unit Kerja
Biaya (Juta Rupiah) Nilai Pen
y elerasan Tin g kat La y anan Kualita s Kete rg antun g an Breadth Training SAP HR HR Representative 18 4 4 4 4 4 Training HR 36 3 3 4 4 4
Programming Representative Training Basis HR Representative 18 2 2 3 3 2 Project Execution HR Representative 3000 3 3 3 3 4 SAP Consulting HR Representative 344 4 4 4 4 3
3.3.1.5 Diagram Lights-On Portfolios
Diagram berikut menunjukkan alokasi biaya investasi untuk Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) berjalan:
Segmentasi Biaya Lights-On Portfolios
Manajemen, 13.74% (Rp 3.416.000.000,00) Aplikasi, 28.15% (Rp 7.000.000.000,00) Service, 6.95% (Rp 1.728.000.000,00) Infrastruktur, 51.16% (Rp 12.719.000.000,00)
Gambar 3.2 Segmentasi Biaya Lights-On Portfolios
3.3.2 Business Value Scorecard dan Portfolio Proyek
Business value scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari rencana-rancana proyek terhadap arahan strategi perusahaan. Portfolio proyek
digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek.
3.3.2.1 Business Value Scorecard for Employee Self Services (ESS)
Business value scorecard berikut ditujukan terhadap proyek Employee Self Service (ESS), teknologi interaktif yang memungkinkan karyawan untuk langsung memperoleh informasi dan melakukan transaksi seputar administrasi pribadinya sendiri.
Tabel 3.10 Business Value Scorecard for ESS
40 30 10 20
Business Value Scorecard for Employee Self Services
Implementation
Pengurangan
workload
administratif dengan pemanfaatan HR Transformation Peningkatan kualitas kegiatan analitis d
an stra
tegis
Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan Peningkatan kompetensi karyawan A Manajer HRIS 5 4 1 3 B Staf HR 4 3 2 2 C Staf HR 5 4 1 2 D Staf HR 5 5 1 3 E Staf HR 4 3 1 2 F Staf HR 5 4 2 3 G Staf HR 5 5 2 3 H Staf HR 5 3 1 4 I Staf HR 4 4 2 3 J Staf HR 5 3 1 4 K Staf HR 5 5 1 5 L Staf HR 4 3 2 3 M Staf HR 4 5 2 3
N Staf HR 5 3 2 4 O Staf HR 4 4 2 3 P Staf HR 5 3 1 4 Q Staf HR 5 4 1 2 R Staf HR 4 4 1 3 S Staf HR 4 3 2 4 T Staf HR 5 4 2 3 TOTAL 92 76 31 63 AVERAGE 4.6 3.8 1.42 1.55 SCORE 184 114 14 31 343
Perhitungan dari tabel 3.10 adalah sebagai berikut:
• TOTAL (masing-masing untuk arahan strategi adalah 92, 76, 31, dan 63) diperoleh dari penjumlahan nilai responden atas hubungan antara implementasi ESS dengan masing-masing arahan strategi.
• AVERAGE (masing-masing untuk arahan srategi adalah 4.6, 3.8, 1.42, dan 1.55) diperoleh dari hasil bagi antara TOTAL dengan jumlah keseluruhan dari responden.
• SCORE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 184, 114, 14 dan 31) diperoleh dari hasil kali antara AVERAGE dengan bobot dari masing-masing arahan strategi.
• Nilai dampak sebesar 343 diperoleh dari penjumlahan SCORE untuk masing-masing arahan strategi.
3.3.2.2 Business Value Scorecard for Human Resource (HR) Analysis Business Value Scorecard berikut ditujukan terhadap rencana proyek HR Analysis, sistem untuk menganalisis kinerja secara objektif.
Perhitungan dari tabel 3.11 di bawah adalah sebagai berikut:
• TOTAL (masing-masing untuk arahan strategi adalah 45, 39, 36, dan 43) diperoleh dari penjumlahan nilai responden atas hubungan antara implementasi HR Analysis dengan masing-masing arahan strategi.
• AVERAGE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 4.5, 3.9, 3.6, dan 4.3) diperoleh dari hasil bagi antara TOTAL dengan jumlah keseluruhan dari responden.
• SCORE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 180, 117, 36, dan 86) diperoleh dari hasil kali antara AVERAGE dengan bobot dari masing-masing arahan strategi.
• Nilai dampak sebesar 419 diperoleh dari hasil penjumlahan SCORE untuk masing-masing arahan strategi.
Tabel 3.11 Business Value Scorecard for HR Analysis
40 30 10 20
Business Value Scorecard for HR Analysis
Implementation
Pengurangan
workload
administratif dengan pemanfaatan HR Transformation Peningkatan kualitas kegiatan analitis d
an stra
tegis
Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan Peningkatan kompetensi karyawan A Manajer
HRIS
B Staf HR 4 3 3 4 C Staf HR 4 4 4 4 D Staf HR 5 5 4 3 E Staf HR 4 3 3 5 F Staf HR 5 4 3 3 G Staf HR 4 5 4 4 H Staf HR 5 5 4 5 I Staf HR 5 4 4 5 J Staf HR 4 3 3 5 TOTAL 45 39 36 43 AVERAGE 4.5 3.9 3.6 4.3 SCORE 180 117 36 86 419 3.3.2.3 Portfolio Proyek
Portfolio proyek berikut memuat rencana proyek dari Human Resource Department (HRD) Bank XYZ, yaitu Employee Self Service (ESS) dan Human Resource (HR) Analysis.
Tabel 3.12 Portfolio Proyek Portfolio Proyek Nama Proyek
Dampak Resiko Biaya (Juta Rupiah) Portfolio
Employee Self Service (ESS) 343 52 1.700 Business Infrastructure Human Resource (HR) Analysis 419 46 1.000 Strategic 3.4. Manajemen Agenda
Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang harus dilakukan.
Tabel 3.13 Manajemen Agenda untuk Menentukan Sasaran
Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah rencana bisnis dan
TI sepenuhnya terkait dan terpadu?
Ya -
Apakah TI mampu berinovasi memberikan impak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru?
Ya -
Apakah investasi TI
diprioritaskan pada strategi bisnis?
Ya -
Apakah seluruh pengeluaran
TI(pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis?
Ya -
Apakah bisnis TI dan kinerja teknis terlacak?
Ya - Apakah bisnis dan
manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah?
Ya -
Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional maupun proyek?
Ya -
Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses
manajemen?
Tabel 3.14 Manajemen Agenda untuk Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat Pertanyaan
Manajemen
Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah investasi TI
sudah pada tepat yang tepat?
Ya -
Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan?
Ya -
Apakah dapat menghilangkan biaya TI yang tidak perlu? Ya - RIGHT DECISION Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Tidak Alokasi dana agar dana yang tidak terpakai dapat digunakan untuk mengoptimalkan proyek lainnya. Dapatkah mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?
Tidak Meningkatkan kinerja yang buruk sehingga biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang didapat. RIGHT ACTIONS Dapatkah kita merubah strategi bisnis kita pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?
Ya -
Apakah kita akan mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Ya - RIGHT RESULT Dapatkah kita mengontrol secara efektif biaya TI?
Tabel 3.15 Manajemen Agenda untuk Menghubungkan dengan Lapisan Bawah Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Apakah kita tahu arahan
strategi?
Ya - Apakah TI dapat memberi
contoh dukungan kepada arahan strategi?
Ya -
Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?
Ya -
Apakah TI dapat
mengurangi pengeluaran yang tak perlu?
Ya -
Apakah kita mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi?
Ya -
Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses
manajemen? Ya - Apakah investasi TI diprioritaskan berdasar arahan strategi? Ya -
Tabel 3.16 Manajemen Agenda untuk Memahami Biaya dan Sumber Daya Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Apakah ada pengelolaan
pada proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek?
Ya -
Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portfolio?
Tidak Analisis biaya operasional dengan portfolio.
Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh
penyelarasan strategis?
Tidak Membuat anggaran operasional yang sesuai arahan strategis untuk mencapai strategi perusahaan Adakah penaksiran kegiatan Ya -
operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah diketahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk
manajemen?
Ya -
Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada?
Ya - Bila kita saat ini melakukan
portfolio, apakah kita mampu merawat informasi secara akurat?
Ya -
Tabel 3.17 Manajemen agenda untuk Fokus pada Sesuatu yang Benar Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Apakah proses pelaksanaan
dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategis secara tegas dan mampu untuk
dilaksanakan?
Ya -
Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategis bisnis?
Ya -
Apakah kegiatan TI dan rencana penggunaan sumber daya diprioritaskan,
dilaksanakan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?
Tidak Memprioritaskan, melaksanakan dan
mengukur setiap kegiatan TI dan rencana penggunaan sember daya.
Apakah sumber daya-baik pengeluaran operasional dan investasi baru-dialokasikan dan
dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategis?
Ya -
Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta
akibat budaya yang ada? Apakah semua kegiatan TI dan pengeluaran organisasi pada sumber daya dan proses portfolio ditujukan untuk penilaian dampak, pengelolaan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan dan
kesepakatan sumber daya?
Ya -
Apakah proses
perencanaan, prioritas, pengukuran dikombinasikan untuk mendukung tindakan strategi dengan kemampuan untuk bereaksi atas kejadian yang tak terduga dan
perubaan bisnis?
Ya -
Tabel 3.18 Manajemen Agenda untuk Mengadopsi Proses yang Efektif untuk Menghasilkan Tindakan
Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Perencanaan kebutuhan /
pasokan – apakah
perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya?
Ya -
Inovasi-apakah perusahaan punya inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?
Ya -
Prioritasasi –apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?
Ya -
Penyelarasan –apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya?
Ya -
Pengukuran kinerja – apakah penggunaan
pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan biaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Ya -
Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya
berkontribusi pada kinerja bisnis?
Ya -
Pengelolaan dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis yang telah
meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya -
Tabel 3.19 Manajemen Agenda untuk Menangani Masalah-Masalah yang Umum Terjadi pada Praktek
Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Ya, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah terdapat masalah
umum dari ketiadaan hubungan antar proses?
Ya Optimalisasi SAP.
Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong?
Ya Melakukan sosialisasi secara menyeluruh serta membentuk tim yang bertanggung jawab atas investasi SI dan TI yang baru.
Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama?
Tidak -
Sanggupkah proses
pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti
menganggarkan?
Ya Membuat laporan-laporan yang menunjukkan peningkatan kinerja perusahaan yang
dihasilkan atas implementasi SI dan TI pada perusahaan.
Apakah manajer
mengharapkan sesuatu salah berjalan?
Apakah manajer bisnis
demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan?
Tidak -
Adakah perbedaan pendapat antara manajer bisnis tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?
Ya Bekerja sama dalam
perencanaan demand/supply.
Tabel 3.20 Manajemen Agenda untuk Membuat Keputusan yang Jitu Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Apakah kasus bisnis yang
digunakan mencerminkan dukungan pada arahan strategi bisnis?
Ya -
Apakah proses prioritasasi saat ini berdasarkan arahan strategi
bisnis?
Ya -
Apakah tim manajemen paham akan keseluruhan portfolio pengembangan aplikasi?
Ya -
Apakah kita memeriksa dengan seksama siklus anggaran operasional, dan membuang komponen yang kinerjanya buruk?
Ya -
Apakah kita punya strategi investasi yang tepat untuk anggaran operasional?
Tidak Penilaian dan analisis portfolio untuk perencanaan strategi investasi.
Apakah kita paham dengan biaya-biaya pada anggaran operasional?
Ya - Apakah seluruh pihak terkait
berpartisipasi dalam prioritasasi?
Tidak Membuat suatu perencanaan prioritasasi beserta dengan tim yang bertanggung jawab terhadap perencanaan tersebut.
Apakah seluruh pihak terkait berpartisipasi saat menaksir anggaran operasional?
Tidak Membuat taksiran anggaran operasional dengan
melibatkan Human Resource Department Manager dan Human Resource Information
Division. Apakah faktor resiko secara
formal ditaksir pada prioritasasi proyek?
Ya -
Apakah arsitektur perusahaan menyediakan input pada prioritasasi?
Ya -
Tabel 3.21 Manajemen Agenda Perencanaan untuk Mendapatkan Hasil yang Benar Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Apakah perencanaan bisnis dan
TI dikerjakan bersamaan?
Ya - Apakah perencanaan bisnis secara
nyata memperhatikan inovasi TI sebagai input dan konsekuensi TI sebagai output?
Ya -
Apakah perencanaan TI nayata diperhatikan dan didorong oleh arahan strategi bisnis?
Ya -
Tim manajemen seniot meminta kegiatan TI langsung mendukung strategi bisnis dan juga arahan strategi lainnya serta adanya keterkaitan ke dua jenis
perencanaan ini. Tim mendorong hal ini dan berusaha untuk meningkatkannya.
Ya -
Karena perencanaan terkait, maka investasi TI fokus pada strategi bisnis yang penting.
Ya -
Strategi bisnis bergantung pada kontribusi TI saat strategi tadi dilakukan. Tim manajemen senior memperhatikan implikasi TI pada strategi bisnisnya.
Ya -
Rencana-rencana manajer TI berdasarkan strategi bisnis.
Ya - Organisasi TI dikenal di industri
sebagai kontributor penting pada strategi perusahaan dan
operasional yang unggul.
Ya -
Inovasi bisnis diperhatikan, terjadi dan berdasar peluang TI
yang baru.
Peluang TI yang baru
diterjemahkan pada kegiatan bisnis yang mungkin dilakukan dan arahan strategi serta
diperhatikan secara serius oleh manajemen.
Ya -
Peluang TI diajukan dan
diperhatikan dengan tujuan untuk mendukung arahan strategi yang ada.
Ya -
Harapan manajemen sebagai bagian dari tugas ialah
mengembangkan gagasan baru sebagaimana layaknya dilakukan pada bisnis.
Ya -
Rencana bisnis fokus pada inovasi dan secara berkesinambungan diperbaharui melalui gagasan-gagasan baru.
Ya -
Tabel 3.22 Manajemen Agenda untuk Menjaga Angka Kinerja
Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Informasi porfolio secara aktif
digunakan di semua tingkatan manajemen TI. Informasi portfolio mencakup pengukuran biaya tahunan, tingkat layanan, kualitas, intetnsitas penggunaan dan kategori penggunaan.
Ya -
Keputusan alokasi sumber daya dan prioritas proyek secara berkala ditinjau ulang di antara daur anggaran.
Ya -
Pengukuran kinerja TI dikaitkan pada dampak bisnis menggunakan kaitan sebab-akibat dan taksiran penyelarasan.
Ya -
Pertanggungjawaban dari pengelolaan yang dijalankan terhadap pengukuran kinerja TI terdefinisi dengan jelas.
Ya -
secara berkala melalui proses pengukuran yang terdokumentasi dimana pelatihan dan dukungan tersedia.
Manajemen telah membuat kesepakatan pada satu atau lebih proses model kematangan TI (contoh: COBIT, SEI/CMM).
Ya -
Manajemen TI mampu menjawab pertanyaan: ”Apakah kita
mengerjakan sesuatu yang benar?”
Ya -
Orientasi bisnis mengukur tingkat layanan dan kualitas telah tersedia
Ya -
Tabel 3.23 Manajemen Agenda untuk Berhubungan dengan Budaya Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Budaya manajemen mendukung
proses perencanaan bisnis dan tI secare penuh terkait dan terpadu.
Ya -
Budaya manajemen mendukunga TI untuk menciptakan inovasi yang merupakan dampak rencana bisnis dan hasil dari strategi bisnis baru dan cara yang lebih baik untuk mengimplementasikan strategi yang ada.
Ya -
Manajer bisnis dan TI dapat bekerjasama sehingga investasi TI diprioritaskan sebab terkait
dengan strategi bisnis.
Ya -
Keseluruhan pengeluaran TI, termasuk pengembangan, operasi, perawatan, layanan selaras
dengan strategi bisnis.
Ya -
Pengukuran kinerja adalah bagian dari budaya perusahaan sehingga bisnis TI dan kinerja teknis dapat diketahui.
Ya -
Tim manajemen bisnis dan TI dapat bekerjasama secara konsisten dalam melakukan proses manajemen yang akan
meningkatkan kontribusi TI pada kinerja lapisan bawah unit bisnis Manajer bisnis dapat
berpartisipasi dalam perencanaan dan proses manajemen yang berfokus kepada keseluruhan investasi TI baik operasional maupun proyek.
Ya -
Manajer bisnis dan TI secara efektif berpartisipasi dalam proses manajemen.
Ya -
3.4.1 Menguji Keterkaitan antara Kegiatan Unit Bisnis dengan Kegiatan Unit Teknologi Informasi (TI)
Seringkali terjadi di banyak perusahaan, bahwa kegiatan yang dilakukan oleh unit bisnisnya tidak terkait langsung atau didukung oleh unit teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dengan optimal. Masalah ini mengakibatkan perusahaan sulit untuk mengendalikan biaya yang digunakan oleh unit teknologi informasinya dan juga sekaligus usaha perusahaan untuk meningkatkan dampak teknologi informasi pada bottom-line-nya.
Berikut ini dipaparkan sejumlah pertanyaan yang bisa dipakai untuk mendiagnosa keterkaitan di atas. Petunjuk ini merupakan salah satu cara untuk memperbaiki tingkat keterkaitan antara kegiatan unit bisnis dengan kegiatan pada unit teknologi informasi. Bila dari sembilan pertanyaan dibawah ini didapatkan dua atau lebih yang dijawab dengan tidak, maka besar kemungkinan tidak terdapat keterkaitan antara kegiatan bisnis dengan
kegiatan teknologi informasi. Manajemen seyogyanya segera mengambil tindakan untuk memperbaikinya.
Tabel 3.24 Manajemen Agenda untuk Aspek Rencana dan Arahan Strategi Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Keterkaitan perencanaan:
Apakah rencana bisnis dan rencana teknologi informasi terkait?
Ya -
Pelaksanaan yang
terkoordinasi dengan baik: Ada koordinasi antara pelaksanaan rencana bisnis dan teknologi informasi dan didorong oleh arahan strategi bisnis perusahaan
Ya -
Strategi yang mampu diimplementasikan: Strategi bisnis dan strategi teknologi informasi dapat diimplementasikan dan tercermin dari rencana dan anggaran tahunan.
Ya -
Inovasi: Adanya dorongan untuk selalu menghasilkan inovasi, baik di lingkungan bisnis maupun teknologi informasi, dimana peluang pemanfaatan teknologi informasi tercermin pada rencana bisnis.
Ya -
Tabel 3.25 Manajemen Agenda untuk Aspek Manajemen Portfolio Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Pengeluaran biaya TI:
Pengeluaran biaya untuk teknologi informasi selaras dengan arahan strategi
maupun gagasan bisnis. Adanya prioritas investasi TI: Investasi di bidang teknologi informasi harus secara langsung mendukung dan diprioritaskan
berdasarkan arahan strategi.
Ya -
Tabel 3.26 Manajemen Agenda untuk Manajemen Kinerja
Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Pengukuran kinerja:
Pengukuran kinerja perusahaan dapat dilacak melalui banyaknya penggunaan teknologi informasi pada perusahaan, investasi perusahaan pada teknologi informasi dan kemampuan unit teknologi memberikan dukungan
Ya -
Tabel 3.27 Manajemen Agenda untuk Peranan dan Tanggung Jawab Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana
untuk Membetulkannya? Akuntabilitas unit Ti: Unit
teknologi informasi dikelola secara akuntabel untuk memungkinkan adanya peningkatan kinerja perusahaan dan juga
berdampak pada bottom-line-nya.
Ya -
Keefektifan dan Efisiensi unit TI: Unit bisnis secara otonomi dan akuntabel untuk menghasilkan dan
seimbangan dengan efektifitas dan efisiensinya unit teknologi informasi.
