1
PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DESA DI DESA HULU KEC. PANCUR BATU
KAB. DELISERDANG
Tim Pengabdian Masyarakat
1. Saniman, ST., M.Kom (Ketua Tim)
2. Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom (Anggota)
3. Ishak, S.Kom., M.Kom (Anggota)
4. Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom (Anggota)
5. Suardi Yakub, SE., MM (Anggota)
STMIK TRIGUNA DHARMA
M E D A N
HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN AKHIR
Judul Kegiatan : Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Penduduk Desa di Desa Hulu Kec. Pancur Batu Kab. Deli Serdang
1. Bidang Kegiatan : Pengabdian Masyarakat Mandiri 2. Bidang Ilmu : Sistem Informasi
3. Ketua Pelaksana Kegiatan
4. Nama Lengkap : Saniman, ST., M.Kom 5. NIDN : 0101066601
6. Universitas/Instansi/Politeknik : STMIK Triguna Dharma 7. Alamat e-mail : sanimansani123@yahoo.com 8. Anggota Pelaksana Kegaiatan : 5 orang
a. Anggota Pelaksana
Nama Lengkap : Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom NIDN : 0128107101
b. Anggota Pelaksana
Nama Lengkap : Ishak, S.Kom., M.Kom NIDN : 0120026903
c. Anggota Pelaksana
Nama Lengkap : Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom NIDN : 0110087702
d. Anggota Pelaksana
Nama Lengkap : Suardi Yakub, SE., MM NIDN : 0106046601
9. Biaya Kegiatan Total : Rp.7.931.000,- a. Instansi : Rp.7.931.000,- b. Sumber lain : Rp. 0,-
10. Jangka Waktu Pelaksanaan : 1 Minggu
Medan, 10 Juni 2016
Menyetujui
Ketua LPPM STMIK Triguna Dharma Ketua Pelaksana Kegiatan
( Zulfian Azmi, ST., M.Kom ) ( Saniman, ST., M.Kom ) NIP : 2120790116067304 NIDN : 0101066601
Lampiran 1 JUSTIFIKASI ANGGARAN No URAIAN JUMLAH (Rupiah) 1. BahanHabisPakai
a. Sewa LCD/Proyektor dan b. Beli Baterai dan Pulsa HP
Sub Total ,- 1.750. 000,- 1. 750. 000,- 2. Peralatan Penunjang
Berlangganan Modem SMART 850.000,- ,-
850.000,-
3.
BiayaPerjalanan
a. Transportasi dalam rangka Pelaksanaan Pengabdian ke lokasi selama 1 bulan (5 kali kunjungan x 2 orang @ Rp. 150. 000,-)
b. Lumpsum (Konsumsi dan Akomodasi) 1 bulan (5 kali kunjungan) x 2 orang @ Rp. 30.000,-
c. Biaya Parkir dan keamanan
Sub Total 1.500. 000,- 300. 000,- 100. 000,- 1. 900. 000,- TOTAL PPn=10%x7.210.000,- = 721.000,- Total Keseluruhan= 7.210.000,- Rp.7.931.000, (Tujuh Juta Sembilan Ratus Tiga Puluh Satu Ribu Rupiah)
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Manajemen modern diberbagai bentuk organisasi senantiasa menempatkan
informasi sebagai sumberdaya yang penting. Informasi dalam bentuk dokumen
merupakan bahan penting untuk mengambil keputusan. Dokumen dikumpulkan
untuk disimpan dalam bentuk data untuk dipelihara dan dikelola. Pengolahan
beberapa dokumen masyarakat desa merupakan sumber informasi penting yang
sangat diperlukan dalam pemerintahan desa.
Khususnya didesa Hulu Kecamatan Pancurbatu ini, pengelolaan data
penduduk selama ini masih dilakukan secara manual dan memiliki banyak
kelemahan, diantaranya, penyimpanan data tersebar di berbagai lokasi penyimpanan
yang dapat menimbulkan duplikasi data. Kemudian pemusnahan data harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. Dengan penanganan
system kearsipan seperti ini menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat masuk
dan surat keluar yang penting. Sementara semakin bertambahnya jumlah penduduk di
desa Hulu tersebut, makasemakin banyak data yang harus dikelola.
Sementara data sangat penting untuk keperluan pemerintahan dan masyarakat
khususnya desa Hulu diantaranya sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur,
apalagi desa Hulu Kec, Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang, terletak dekat
dengan Bandara Internasional Kuala Namu sehingga masyarakat dan perangkat
pelaksana di desa tersebut harus siap dengan perkembangan ilmu dan teknologi
khususnya pengolahan data penduduk ini.
Untuk itu perlu pembenahan sistem administrasi data penduduk dengan
berbasis komputer yang dilakukan dengan sistematis. Salah satu kelebihan
dengan memakai perangkat lunak atau program sistem informasi kependudukan
yang diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan, keakuratan
penyimpanan , penemuan kembali data dan pemutahiran.
Dengan memperhatikan dan menganalisis manfaat pengolahan data
penduduk, maka pengusul tertarik untuk melakukan Pengabdian Kepada
Masyarakat yaitu “Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan di Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Adapun perumusan masalah dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini
adalah:
1. Bagaimana menggunakan sistem informasi kependudukan untuk
pemerintahan desa.
2. Bagaimana perangkat desa dilatih untuk dapat menggunakan sistem
informasi kependudukan dalam menunjang kinerja kerja adminstrasi
pemerintahan desa dengan baik.
C. TUJUAN
Tujuan program kegiatan pengabdian masyarakat yang ingin dicapai adalah
kependudukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengoperasian
adminsitrasi kependudukan dalam pemerintahan desa di desa Hulu
Kec.Pancurbatu, Kab.Deli Serdang.
D. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM.
1. Perubahan pengetahuan dan keterampilan perangkat desa dalam pengelolaan
adminstrasi kependudukan dalam pemerintahan desa berbasis komputer.
2. Penyimpanan dan penelusuran data penting di desa Hulu Kec. Pancurbatu,
Kab. Deli Serdang lebih efektif dan efisien..
E. LUARAN YANG DIHARAPKAN
1. Menerapkan dan mensosialisasi sistem informasi kependudukan untuk
pemerintahan desa.
2. Perangkat desa dapat menggunakan sistem informasi kependudukan dalam
menunjang kinerja pengelolaan adminstrasi kependudukan pemerintahan
desa dengan baik.
F. KEGUNAAN
1. Meningkatkan pengetahuan perangkat desa tentang data kependudukan
berbasis komputer.
2. Dapat menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kependudukan dengan
baik.
3. Perangkat desa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi kependudukan
sehingga penyimpan dan penelusuran data penduduk lebih efektif dan
BAB II
GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN
Desa Hulu Kec. Pancurbatu, sebagai salah satu daerah yang sedang
berkembang berdekatan dengan kota Medan di wilayah kabupaten Deli Serdang
propinsi Sumatera Utara. Kedudukan, fungsi dan peranan Kabupaten Deli Serdang
cukup penting dan strategis secara regional. Kabupaten Deli Serdang sering
digunakan sebagai barometer dalam pembangunan daerah terutama pertanian dan
penyelenggaraan pemerintah daerah karena penduduknya hampir tidak dapat
dibedakan dengan penduduk kota Medan mengingat wilayahnya yang begitu luas
mengelilingi wilayah kota Medan.
Secara geografis, desa Hulu yang terdiri dari 5 dusun dengan luas areal
sekitar 256 HA ini berada di kecamatan Pancurbatu, berdekatan sekitar 50 km dari
Bandara Internasional Kualanamu. Jumlah penduduk Desa Hulu sekitar 5430
(lima ribu empat ratus tigapuluh) jiwa yang pekerjaan rata-rata pekerja di
bangunan, home industri, pertanian, PNS dan sebagainya. Jarak Desa Hulu
dengan ibu kota Kabupaten Deli Serdang yaitu Lubuk Pakam lebih kurang 36 km
dan dengan ibu kota Provinsi Sumatera Utara lebih kurang 18 km.
Keadaan alam kecamatan Pancur Batu adalah datar, landai dan berbukit
(dataran tinggi) dengan ketinggian rata-rata 60 m diatas permukaan laut, beriklim
sedang serta dipengaruhi musim panas dan musim penghujan.
Keadaan penduduk Penduduk Kecamatan Pancur Batu pada saat ini
berjumlah 77.267 jiwa, yang terhimpun dalam 18.425 Kepala Keluarga (KK).
Adapun penduduk yang mendiami kecamatan Pancur Batu terdiri dari berbagai
Komposisi Penduduk Berdasarkan Suku, yaitu:
1. Suku Karo 6.588 KK
2. Suku Jawa 5.188 KK
3. Suku Minang 808 KK
4. Suku Cina 127 KK
5. Suku Tapanuli Utara 2.331 KK
6. Suku Tapanuli Selatan 1.225 KK
7. Suku Nias 93 KK
8. Suku Tamil 65 KK
( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun
2009 )
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa di Kecamatan Pancur
Batu mayoritas penduduknya dihuni oleh masyarakat yang bersuku Karo dengan
jumlah 6.588 KK dan yang paling sedikit bersuku Tamil dengan jumlah 65 KK.
Pekerjaan Penduduk di Kecamatan Pancur Batu memiliki jenis pekerjaan
yang beragam, adapun klasifikasi jenis pekerjaan penduduk di Kecamatan Pancur
Batu, yaitu:
1. Petani 72 %
2. Pedagang 12 %
3. Pegawai Negeri Sipil 8%
4. Karyawan 5%
5. Buruh Harian Lepas 4%
(Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu,
Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa pekerjaan yang paling
mendominasi di Kecamatan Pancur Batu tersebut adalah sebagai petani, yang
mencapai persentase hingga 72% dari total keseluruhan. Kemudian diikuti oleh
pedagang , pegawai negeri sipil , karyawan dan buruh/ pegawai swasta. Penduduk
di Kecamatan Pancur Batu tersebut tergolong memiliki jenis pekerjaan yang
beragam.
Agama Penduduk di Kecamatan Pancur Batu menganut agama yang berbeda beda
diantara enam agama yang diakui di Indonesia. Untuk melihat komposisi
penduduk di Kecamatan Pancur Batu berdasarkan agama yang dianut dapat dilihat
sbb :
1. Islam 39.374 orang
2. Nasrani 37.441 orang (Protestan dan Katolik)
3. Hindu 151 orang
4. Budha 301 orang
Jumlah 77.267 orang
( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009)
Sehingga dapat disimpulkan bahwa mayoritas penduduk Kecamatan Pancur Batu
memeluk agama Islam dengan jumlah 39.374 orang dari total populasi yang ada.
Sedangkan pada urutan yang kedua yaitu agama Kristen berjumlah sebanyak
37.441 orang dan sisanya menganut agama Hindu dan Budha.
Adapun sasaran dari Program Pengabdian Masyarakat yang akan
dilakukan adalah Pelatihan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi
BAB III
METODE PELAKSANAAN
3.1 Persiapan
Persiapan kegiatan dilaksanakan selama satu bulan. Proses persiapan meliputi
riset di desa Hulu tentang sistem lama pengolahan data penduduk yang masih
manual. Data diambil dari observasi lapangan, wawancara dengan perangkat desa
tersebut tentang penanganan data penduduk dan ditambah dengan studi literatur.
Data dilapangan dijadikan bahan untuk merencanakan aplikasi Sistem Informasi
kependudukan di desa Hulu tersebut. Persiapan program dilakukan selama Juni
2016 dengan susunan pelaksana terdiri dari ketua dan anggota sebagai berikut :
1. Saniman, ST., M.Kom. (Ketua)
2. Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom. (Anggota)
3. Ishak, S.Kom., M.Kom. (Anggota)
4. M. Zunaidi, SE., S.Kom. (Anggota)
5. Suardi Yakub, SE., MM. (Anggota)
Ketua pengusul dan anggota bekerjasama dalam kegiatan yang meliputi
perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengevaluasian kegiatan dari awal hingga
akhir kegiatan.
Tiap pelaksana memiliki tanggung jawabnya masing-masing.
Kordinator pelaksana bertanggung jawab penuh terhadap segala urusan
kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan
pengevaluasian kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan. Penanggung jawab
membuat serta mengatur pembukuan. Hubungan masyarakat dan publikasi
bertugas mensosialisasikan pelaksanaan kegiatan.
3.2 Pelaksanaan
Penyelenggaraan kegiatan ini akan dilaksanakan selama tiga bulan, pada
bulan pertama April 2016. Pada bulan pertama diadakan riset tentang sistem
pendataan penduduk yang masih manual di desa Hulu dan menganalisis kelebihan
dan kelemahan sistem tersebut. Dan memberikan pengenalan dan penjelasan
kepada perangkat yang ada di desa Hulu sekaligus menjelaskan dampak-dampak
positif tentang pentingnya pengelolaan data penduduk buat pemerintahan desa.
Pada bulan berikutnya merencanakan aplikasi sistem informasi
kependudukan. Dan selanjutnya pelaksana akan menyusun jadwal pelatihan
penggunaan sistem informasi kependudukan tersebut kepada perangkat desa di
desa Hulu tersebut. Selanjutnya melaksanakan pelatihan penggunaan aplikasi
sistem informasi kependudukan kepada perangkat pemerintahan Desa Hulu yang
bertempat di kantor kepala desa.
Menjadikan data penduduk sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur,
sebagai bahan sah di pengadilan, tulang punggung manajemen pemerintahan dan
pembangunan dan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat desa.
3.3 Pelaporan
Pelaporan hasil kegiatan ini direncanakan pada akhir pelaksanaan kegiatan.
Hal ini ditujukan untuk melaporkan seluruh pertanggung jawaban pada semua
pihak yang berkepentingan dari kegiatan ini. Pelaporan meliputi kegiatan
BAB IV
PELAKSANAAN PROGRAM
4.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan 4.1.1 Waktu
Aktivitas pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan pada tanggal 02 Juni 2016, mulai pukul 9.00 s/d 18.00 Wib.
4.1.2 Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah di Kantor Kepala Desa Hulu Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang.
4.2 Tahapan Pelaksanaan
4.2.1 Tempat dan Jadwal Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dilaksanakan di Kantor Kepala Desa Hulu Kec.Pancur Batu. Pada: hari Kamis mulai pukul 09.00 s/d 18.00 WIB bertempat di Kantor Kepala Desa Hulu dengan presentasi materi dan pelatihan penggunaan aplikasi dan diskusi. Dan kegiatan mulai persiapan kegiatan s/d pelatihan dilaksanakan selama 4 hari.
4.2.2 Peserta
Kepala Desa, kepala Lingkungan dan seluruh Perangkat desa Hulu Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang.
4.2.3. Nara Sumber:
a. Saniman, ST,. M.Kom (Ketua )
b. Zulkarnain Iskandar, ST,. M.Kom c. M.Zunaidi, S.E,. M.Kom
d. Suardi Yakub, SE, S.Kom., M.Kom e. Ishak S.Kom., M.Kom
4.3 Rincian Materi Acara
Kegiatan Hari ke-
1 2 3 4 Persiapan dan Sosialisasi program Pelatihan pengggunaan sistem informasi kependudukan Realisasi pemetakan
sistem lama di desa Hulu tentang data
kependudukan Penyesuaian Sistem Informasi
Kependudukan
Pelatihan dan tanya jawab
4.4 Instrumen Pelaksanaan
Sesuai dengan bentuk pendekatan penelitian kualitatif dan sumber data yang akan digunakan, maka instrumen pelaksanaan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian ini adalah menggunakan teknik pengumpulan data yang dengan analisis dokumen, observasi dan wawancara. Untuk mengumpulkan data dalam kegiatan ini diperlukan cara-cara atau teknik pengumpulan data tertentu, sehingga proses penelitian dapat berjalan lancar. Instrumen pelaksanaan digunakan untuk mengumpulkan data dalam pendekatan kualitatif pada umumnya menggunakan tekhnik observasi, wawancara, studi dokumenter dan pendekatan pelatihan atas dasar konsep tersebut, maka teknik pengumpulan data diatas digunakan dalam penelitian ini.
4.4.1 Observasi
Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung di Desa Hulu Kec.Pancur Batu terkait peserta pelatihan, tempat pelaksanaan pelatihan baik ruang teori, ruang praktek dan fasilitas pelatihan yang akan dipakai. Dengan Pedoman observasi yang berisi mengenai gambaran nyata yang akan dijadikan objek pengabdian diantaranya adalah bagaimana kondisi peserta pelatihan dan tempat pelatihan yang dilaksanakan di Desa Hulu Kec.Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang.
4.4.2 Wawancara
Teknik wawancara sering juga disebut dengan interview yaitu sebuah dialog yang dilakukan pewawancara untuk memperoleh informasi atau data dari terwawancara. Dengan pedoman wawancara yang bersifat umum, tidak terlalu terinci. Berisi tentang aspek atau dimensi-dimensi yang berkaitan dengan manfaat penggunanaan aplikasi pengolahan data penduduk.
4.4.3 Studi Dokumen
Studi dokumen, yaitu dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan teknik penyampaian yang efektif. Dan selain itu juga sub komponen kompetensi pengelolaan pelatihan diantaranya menyusun rencana pelatihan, pelaksanaan pelatihan, penilaian hasil pelatihan dan tindak lanjut hasil pelatihan. Dan pendekatan pelatihan yang harus diketahui, yaitu
a. Pendekatan kompetensi.
Menunjukkan kepada kemampuan melaksanakan sesuatu yang diperoleh melalui teori dan praktek.
b. Pendekatan Ketrampilan proses.
Pendekatan ini menekankan pada proses belajar, aktivitas dan kreativitas peserta pelatihan dalam memperoleh pengetahuan dan menerapkannya.
c. Pendekatan kontekstual.
Pendekatan ini menekankan pada keterkaitan materi pembelajaran dengan dunia kehidupan peserta pelatihan dan mampu
menghubungkannya dan menerapkan dalam kehidupan sehari-hari. d. Pendekatan Tematis.
Merupakan pembelajaran untuk mengadakan hubungan yang erat dan serasi antar berbagai aspek yang mempengaruhi peserta dalam proses pelatihan. Pembelajaran ini menyatukan serangkaian pengalaman pelatihan sehingga terjadi saling berhubungan satu dengan yang lain dan berpusat pada sebuah pokok atau persoalan. Ini sangat penting dipersiapkan agar kegiatan pengabdian masyarakat dapat berjalan dengan baik.
4.5 Realisasi Biaya
RINCIAN ANGARAN BIAYA JUMLAH (Rp)
1. Bahan Habis Pakai ( Material) 1.750.000,- 2. Peralatan Penunjang 850.000,- 3. BiayaPerjalanan 1.900.000,- 4. Biaya Publikasi, Pelatihan meliputi : BiayaDokumentasi 500.000,- Kertas HVS , CD dan tinta printer 900.000,- Fotokopy dan penjilidan 610.000,- Administrasi dan surat menyurat 500.000,- Biaya Pemeliharaan Alat 200.000,-
Total: 7.210.000,-
PPN=10%x7.210.000,-=721.000,- T O T A L Keseluruhan:
Rp.7.931.000,- (Tujuh Juta Sembilan
Ratus Tiga Puluh Satu Ribu Rupiah)
BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 5.3. Susana Pelatihan
Gambar 5.4 Nara Sumber, Perserta Pelatihan dan Masyarakat
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu telah menerapkan
Teknologi Informasi dalam mengelola/memanajemen administrasi
kependudukan dengan program Sistem Informasi Kependudukan Desa.
2. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu selalu membuka diri
untuk menerima perkembangan dan penerapan teknologi infomatika
komputer khususnya dalam bidang administrasi kependudukan desa.
B. Saran
1. Diharapkan kepada pihak perangkat pemerintahan desa agar menerapkan
pengetahuan yang telah didapat dari pelatihan ini dengan beralih dari cara
manual menjadi cara memanfaatkan program Sistem Informasi
Kependudukan yang ada.
2. Diharapkan terjalin kerjasama ini secara berkelanjutan ketingkat yang
lebih baik antara perangkat pemerintahan desa dengan STMIK Triguna
SURAT KETERANGAN
No. ….
Saya yang bertanda tangan dibawah ini, Kepala Desa Hulu Kec. Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang :
Nama : Masta Ulina NIP / NIK : …. (jika ada diisi) Jabatan : Kepala Desa Hulu
menerangkan bahwa nama nama tersebut dibawah ini :
No. N A M A JABATAN
1 Saniman, ST., M.Kom Ketua Pelaksana PKM 2 Iskandar Zulkarnaian, ST., M.Kom Anggota
3 Ishak, S.Kom., M.Kom Anggota 4 Muhammad Zunaidi, SE., M.Kom Anggota 5 Suardi Yakub, SE., MM Anggota
Telah melakukan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan judul
“Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan” di desa Hulu
Kec.Pancurbatu, Kab, Deli Serdang yang dimulai pada tanggal 02 Juni 2016 kepada perangkat pemerintahan desa dan dihadiri oleh beberapa masyarakat desa. Daftar hadir terlampir.
Demikian Surat Keterangan ini di berikan untuk dapat digunakan sebagaimana perlunya.
Desa Hulu Kec.Pancurbatu, 10 Juni 2016
Kep. Desa
