BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

39 3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi Sejarah perusahaan, visi dan misi, Struktur organisasi, serta tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam perusahaan.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Kecamatan Kotabaru adalah salah satu Kecamatan dari 30 Kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Karawang, Jawa Barat yang membawahi 9 desa dan meliputi 33 Dusun, 91 Rukun Warga dan 312 Rukun Tetangga. Jarak kecamatan ke ibu kota Kabupaten kurang lebih 25 km, merupakan kecamatan pemekaran dari Kecamatan Jatisari dan Kecamatan Cikampek, berdasarkan Peraturan Daerah Nomor : 3 tahun 2003 yaitu tentang Pembentukan dan Pemekaran Kecamatan, dan di resmikan pada tanggal 3 Juni 2003 oleh Bupati Karawang. Letak Geografis Kecamatan Kotabaru berada pada sebelah Tenggara Kabupaten Karawang dengan batas-batas wilayah sebelah Utara merupakan Kecamatan Tirtamulya, sebelah selatan dengan Kecamatan Bungursari (Kabupaten Purwakarta), sebelah barat dengan Kecamatan Cikampek, dan sebelah timur berbatasan langsung dengan Kecamatan Jatisari. Pusat pemerintahan kecamatan Kotabaru terdapat di desa Wancimekar, kecamatan ini termasuk kecamatan dengan penduduk terbanyak dan kecamatan dengan kepadatan tinggi di Kabupaten Karawang, yakni dengan penduduk sebanyak 129.114 jiwa dan kepadatan 4240 jiwa/km². Karena kepadatan yang tinggi tersebut, kecamatan Kotabaru akan dimasukkan dalam kota rencana Cikampek yang akan

(2)

dimekarkan dari Kabupaten Karawang bersama 4 kecamatan lain yaitu Kecamatan Purwasari, Kecamatan Cikampek, Kecamatan Tirtamulya, dan Kecamatan Jatisari. Terdapat visi dan misi pada kantor camat kotabaru yaitu :

1. Visi

Mewujudkan masyarakat kota baru yang maju dan sejahtera melalui pembangunan fisik material dan mental spiritual yang seimbang berdasarkan iman dan taqwa.

2. Misi

Meningkatkan kualitas pelayanan umum pemerintahan dan Meningkatkan pengelolaan administrasi pemerintahan kepada masyarakat.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu perusahaan/instansi. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mencapai suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan suatu tanggung jawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif .

(3)

Struktur organisasi di Kecamatan Kotabaru

Sumber : Kecamatan Kotabaru Kabupaten Karawang Gambar III.1

Struktur Organisasi Kecamatan Kotabaru Kabupaten Karawang

Struktur organisasi yang ada di Kecamatan Kotabaru memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Camat

Kecamatan merupakan wilayah kerja Camat sebagai perangkat daerah yang dipimpin oleh seorang Camat . Camat mempuyai tugas pokok meliputi :

a. Mengkoordinasi kegiatan pemberdayaan masyarakat.

b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum. c. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan ditingkat

(4)

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati dan berserta jajarannya sesuai dengan perintah.

2. Sekretaris Camat

Sekretaris camat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Sekretaris Camat mempuyai tugas pokok yaitu : a. Membantu Camat dalam memimpin, merencanakan, melaksanakan,

mengkoordinasikan kegiatan pelayanan.

b. administrasi umum, kepagawaian, keuangan, perlengkapan, informasi kehumasan dan ketatausahaan serta melaksanakan tugas – tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.

3. Sub Bagian Umum Program dan Pelaporan

Pada bagian sub bagian umum program dan pelaporan mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

a. Penyiapan bahan penyusunan evaluasi dan laporan terhadap pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian dan umum.

b. Pemberian saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah – langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam tugasnya.

c. Pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh atasan. 4. Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Pada bagian kepala sub bagian kepegawaian dan keuangan mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Mengelola urusan keuangan kecamatan. b. Melaksanakan tata usaha dan kepegawaian.

c. Pemberian saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.

(5)

5. Kasi Pemerintahan

Pada bagian kasi pemerintahan mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Melakukan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan desa. b. Memantau kinerja lembaga pemerintahan, seperti Kepala Desa, RT, RW, dan

lain-lain.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh camat sesuai dengan bidang tugasnya.

6. Seksi Ketentraman dan Ketertiban / Kasi Trantib

Pada bagian kasi trantib mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Pembinaan kemasyarakatan dalam rangka penciptaan dan pemeliharaan ketentraman dan ketertiban, lingkungan kehidupan masyarakat.

b. Penyusunan program dibidang ketentraman dan ketertiban.

c. Fasilitasi perlindungan masyarakat dalam rangka menciptakan pengamanan swakarsa dan siskamling.

d. Sosialisasi / kebijakan pemerintah daerah dibidang ketentraman dan ketertiban, kesatuan bangsa, dan linmas.

7. Seksi Kesejahteraan Sosial / Kasi Kesos

Mempunya tugas membantu camat dalam melaksanakan tugasnya dibidang kesejahteraan sosial sebagai berikut :

a. Menfasilitasi pelaksanaan pelayanan.

b. Sosialisasi peraturan daerah atau kebijakan pemerintah daerah di bidang kesos. c. Bertanggung jawab terhadap kebijakan pemberdayaan masyarakat dalam

rangka peningkatan kesejahteraan masyarakat.

d. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada camat melalui sekretaris kecamatan atau sekcam.

(6)

8. Kepala Seksi Ekonomi Dan Pembangunan

Kepala seksi ekonomi dan pembangunan mempunyai tugas – tugas sebagai berikut : a. Melakukan pengumpulan data bidang ekonomi dan pembangunan di tingkat

Kecamatan meliputi sumber daya alam (pertanian, perkebunan, kehutanan, perikanan, kelautan dan peternakan), bina usaha (industri, perdagangan, koperasi, usaha kecil, mikro dan menengah, budaya dan pariwisata, perhubungan dan penanaman modal), pertambangan, energi dan lingkungan hidup.

b. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kegiatan ekonomi dan pembangunan.

c. Melakukan perencanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat ditingkat kecamatan.

d. Melaporkan pelaksanaan tugas penyelenggaraan kegiatan dibidang ekonomi dan pembangunan.

9. Kasi Pelayanan Umum

Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas camat dibidang pelayanan, untuk melaksanakan tugas pokok kasi pelayanan umum sebagai berikut : a. merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan

pengendalian kegiatan bidang pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan, pemerintah umum, kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat.

b. Penyusunan data dan bahan materi lingkup pelayanan.

c. Pelaksanaan pendataan penduduk, kematian, pelaporan KTP dan pelaporan KK.

(7)

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh camat sesuai dengan bidang tugasnya.

10. Kelompok Jabatan Fungsional

Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi camat sesuai dengan keahlian dan keterampilannya.

Fungsi :

a. Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud diatas, terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan sesuai dengan keahliannya.

b. Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk dan bertanggung jawab kepada Camat.

c. Jumlah jabatan fungsional sebagaimana dimaksud diatas, ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

d. Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud diatas, diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk proses pembuatan laporan, yaitu terdiri dari :

1. Sistem Berjalan Pendaftaran Pengajuan Cetak e-KTP a. Prosedur Pendaftaran

Pada proses ini pemohon datang ke Kecamatan Kotabaru dan membawa persyaratan, lalu pemohon menyerahkan tersebut kepada petugas pelayanan umum, seperti : Fotocopy Kartu Keluarga (KK), dan Surat keterangan e-KTP (SUKET).

(8)

b. Prosedur Pemeriksa Berkas

Petugas pelayanan umum memeriksa berkas apabila berkas tidak lengkap maka pemohon akan disuruh melengkapi berkasnya kembali, dan jika berkas lengkap maka petugas akan mencetak SUKET setelah itu petugas menyuruh pemohon untuk fotocopy SUKET menjadi dua lembar, satu untuk petugas sebagai arsip, dan satunya lagi diberikan kepada pemohon sebagai bukti e-KTP sementara, lalu petugas memberi cap stempel, tanda tangan, dan cap tanggal cetak suket. Setelah itu petugas akan mencatat pendaftaran pengajuan cetak e-KTP sebelum lembar SUKET diberikan ke pada pemohon.

c. Prosedur Transaksi

Setelah petugas mencatat, petugas pelayanan umum menyerahkan SUKET yang telah di cap stempel ke pemohon. Nanti petugas menyampaikan kepada pemohon untuk datang kembali antara dua bulan atau tiga bulan untuk mengecek Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) sudah di cetak atau belum.

d. Prosedur Pembuatan Laporan Dokumen Pendaftaran Pengajuan Cetak Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP)

Laporan ini dibuat setiap satu bulan sekali oleh pengelola yang dilaporkan langsung kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang, laporan ini dikatakan sah apabila terdapat paraf Sekretaris Camat atau Kepala Seksi Pelayanan Umum dan ditanda tangani oleh Camat. Kemudian data laporan yang sudah dibuat per satu bulan digabung jadi laporan per satu tahun, laporan kependudukan akan diambil langsung oleh Inspektorat Kabupaten Karawang di Kecamatan Kotabaru pada akhir tahun.

(9)

a. Prosedur Pendaftaran

Pada proses ini pemohon datang ke Kecamatan Kotabaru dan membawa persyaratan, lalu pemohon menyerahkan tersebut kepada petugas pelayanan umum, seperti : Draft kartu keluarga (KK), Fotocopy KTP, Fotocopy akta nikah, Formulir permohonan kartu keluarga (F-1.06), Kartu keluarga (KK) asli sebelumnya, Surat keterangan pindah WNI antar kecamatan, Fotocopy Keterangan tentang diri siswa, Fotocopy Keterangan tentang diri peserta didik. b. Prosedur Pemeriksa Berkas

Petugas menerima berkas, kemudian memeriksa berkas apabila berkas tidak lengkap maka pemohon akan disuruh melengkapi berkasnya kembali, jika berkas persyaratan sudah lengkap maka petugas pelayanan umum akan menyerahkan berkas kepada petugas pembuatan atau pencetakan draft kartu keluarga, setelah diproses maka pemohon kembali ke bagian pelayanan umum untuk dimintai tanda tangan camat, petugas pelayanan umum menyerahkan berkas kepada camat untuk menanda tangani berkas, kemudian petugas pelayanan umum menerima berkas yang sudah ditanda tangani oleh camat. Setelah ditanda tangani maka petugas pelayanan umum akan mencatat registrasi draft kartu keluarga (kk) dibuku besar.

Setelah itu petugas pelayanan umum menyerahkan kembali berkas ke pemohon yang sudah di tanda tangani oleh camat, telah dicatat dibuku besar registrasi kk, dan diberi cap stempel oleh petugas pelayanan umum. Kemudian petugas pelayanan umum akan menanyakan apakah berkas mau dikirim secara online atau bantuan dari petugas pencetakan draff kartu keluarga (kk). Jika pemohon memilih proses cepat maka dilakukan pengiriman berkas secara online, dan

(10)

jika pemohon tidak mengerti pengiriman sistem secara online maka petugas pelayanan umum menyarankan kepada pemohon untuk memilih pengiriman dengan cara menitipkan berkas melalui bantuan dari petugas pencetakan draft kartu keluarga (kk) yang mana nanti berkas akan diantarkan langsung ke Dukcapil Karawang.

d. Prosedur Pembuatan Laporan Dokumen Registrasi Kartu Keluarga (KK) Laporan ini dibuat setiap satu bulan sekali oleh pengelola yang dilaporkan langsung kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang, laporan ini dikatakan sah apabila terdapat paraf Sekretaris Camat atau Kepala Seksi Pelayanan Umum dan ditanda tangani oleh Camat. Kemudian data laporan yang sudah dibuat per satu bulan digabung jadi laporan per satu tahun, laporan kependudukan akan diambil langsung oleh Inspektorat Kabupaten Karawang di Kecamatan Kotabaru pada akhir tahun.

3. Sistem Berjalan Pembuatan Surat Pindah Kependudukan Antar Kabupaten a. Prosedur Pendaftaran

Pada proses ini pemohon datang ke Kecamatan Kotabaru dan membawa persyaratan, lalu pemohon menyerahkan tersebut kepada petugas pelayanan umum, seperti : Surat keterangan pindah datang WNI (F-1.08), Fotocopy kartu keluarga (kk), dan Fotocopy KTP.

b. Prosedur Pemeriksa Berkas

Petugas memeriksa berkas apabila berkas tidak lengkap maka penduduk akan disuruh melengkapi berkasnya kembali, dan jika berkas lengkap maka akan diproses dan mencatat registrasi dibuku besar surat pindah antar kabupaten, kemudian berkas diserahkan kepada Camat untuk meminta tanda tangan, Camat menerima berkas kemudian berkas di tanda tangani.

(11)

Kemudian berkas yang sudah ditanda tangani lalu diserahkan kembali kepada petugas pelayanan umum lalu berkas di beri cap stempel, kemudian berkas diserahkan kembali ke pemohon. Pemohon menerima berkas yang sudah ditanda tangani dan sudah di cap stempel.

d. Prosedur Pembuatan Laporan Dokumen Surat Pindah Kependudukan Antar Kabupaten

Laporan ini dibuat setiap satu bulan sekali oleh pengelola yang dilaporkan langsung kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karawang, laporan ini dikatakan sah apabila terdapat paraf Sekretaris Camat atau Kepala Seksi Pelayanan Umum dan ditanda tangani oleh Camat. Kemudian data laporan yang sudah dibuat per satu bulan digabung jadi laporan per satu tahun, laporan kependudukan akan diambil langsung oleh Inspektorat Kabupaten Karawang di Kecamatan Kotabaru pada akhir tahun.

4. Sistem Berjalan Surat Masuk dan Surat Keluar a. Prosedur Surat Masuk

Surat yang masuk diterima oleh petugas pelayanan umum, kemudian mencatatnya dibuku surat masuk dan dicatat dikartu disposisi, setelah bagian petugas pelayanan umum memberikan surat berserta disposisinya kepada camat, kemudian camat mengecek surat dan memberikan instruksi kepada sekertaris camat, kemudian sekertaris camat memberikan perihal disposisi dari camat ke bagian petugas pelayanan umum, kemudian bagian umum mendistribusikan surat sesuai tujuan. Setelah itu petugas pelayanan umum membuat laporan untuk diberikan kepada camat.

(12)

b. Prosedur Surat Keluar

Petugas pelayanan umum menerima surat keluar dari salah satu sub bagian, kemudian memberikan surat kepada camat untuk memperoleh persetujuan dan surat ditanda tangani, setelah camat menanda tangani surat keluar kemudian surat diberikan kembali ke petugas pelayanan umum, dan mencatatnya dibuku surat keluar, lalu petugas mengarsipkan surat keluar. Kemudian petugas pelayanan membuat laporan untuk diberikan kepada camat.

c. Prosedur Pembuatan Laporan Dokumen Surat Masuk dan Surat Keluar

Petugas pelayanan membuat rekap laporan surat masuk dan surat keluar, kemudian diserahkan kepada kepala kepegawaian pelayanan umum selanjutnya diberikan laporan kepada camat untuk dicek.

3.3. Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat, maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang sedang berjalan, yaitu :

(13)

1. Activity Diagram Pendaftaran Pengajuan Cetak E-KTP

Pendaftaran pengajuan cetak kependudukan pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan mencatat di buku besar.

Sumber : Hasil Dari Penelitian Di Kecamatan Kotabaru Gambar III.2

(14)

2. Activity Diagram Registrasi Kartu Keluarga (KK)

Registrasi kartu keluarga (kk) pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan mencatat di buku besar.

(15)

3. Activity Diagram Pembuatan Surat Pindah Kependudukan Antar Kabupaten Pembuatan surat pindah kependudukan antar kabupaten pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan mencatat di buku besar.

(16)

Activity Diagram Laporan Dokumen Kependudukan

Pembuatan laporan kependudukan baik laporan yang per satu bulan ataupun laporan per satu tahun pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan melihat dari buku arsipan, yang meliputi antara lain yaitu Activity Diagram Pembuatan Laporan Dokumen Pendaftaran Pengajuan Cetak E-KTP, Activity Diagram Pembuatan Laporan Dokumen Registrasi Kartu Keluarga (KK), dan Activity Diagram Pembuatan Laporan Dokumen Surat Pindah antar Kabupaten.

Dibawah ini adalah Activity Diagram Pembuatan Laporan Dokumen Kependudukan Per Bulan dan Activity Diagram Pembuatan Laporan Dokumen Kependudukan Per Tahun, yaitu :

Laporan Dokumen Kependudukan Per Bulan

Gambar III.5

(17)

Laporan Dokumen Kependudukan Per Tahun

(18)

4. Activity Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Activity Diagram Surat Masuk

Pendataan surat masuk pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan mencatat di buku besar.

(19)

b. Activity Diagram Surat Keluar

Pendataan surat keluar pada Kecamatan Kotabaru masih dilakukan secara sederhana dengan mencatat di buku besar.

(20)

c. Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Pada suatu sistem dibutuhkan suatu masukan data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi masukan yang nantinya akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diharapkan.

(21)

A. Dokumen Masukan

Adapun dokumen masukan yang terdiri dari Pendaftaran Pengajuan Cetak E-KTP, Registrasi Kartu Keluarga (KK), Surat Pindah antar Kabupaten, Surat Masuk dan Surat Keluar. Berikut ini adalah penjelasannya :

Dokumen masukan Pendaftaran Pengajuan Cetak Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) yaitu :

1. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai syarat pembuatan e-KTP Sumber : Bagian pelayanan pembuatan e-KTP

Tujuan : Petugas pelayanan umum Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pengajuan

Bentuk : Lihat Lampiran A.1. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) 2. Surat Keterangan e-KTP (SUKET)

Nama Dokumen : Surat Keterangan e-KTP (SUKET)

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai penggantian KTP sementara Sumber : Bagian pelayanan pembuatan e-KTP

Jumlah : 1 Lembar

(22)

Dokumen masukan Registrasi Kartu Keluarga (KK) yaitu : 1. Draft Kartu Keluarga (KK)

Nama Dokumen : Draft Kartu Keluarga (KK)

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai syarat pembuatan Kartu Keluarga Baru

Sumber : Pemohon

Tujuan : Petugas pencetakan Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.3. Draft Kartu Keluarga (KK)

2. Fotocopy KTP

Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.4. Fotocopy KTP

3. Fotocopy Akta Nikah

Nama Dokumen : Fotocopy Akta Nikah

(23)

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.5. Fotocopy Akta Nikah 4. Formulir Permohonan Kartu Keluarga (F-1.06)

Nama Dokumen : Formulir Permohonan Kartu Keluarga (F-1.06)

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.6. Formulir Permohonan Kartu Keluarga (F-1.06)

5. Kartu Keluarga (KK) Asli Sebelumnya

Nama Dokumen : Kartu Keluarga (KK) Asli Sebelumnya

Sumber : Pemohon

(24)

Bentuk : Lihat Lampiran A.7. Kartu Keluarga (KK) Asli Sebelumnya 6. Surat Keterangan Pindah WNI Antar Kecamatan

Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah WNI Antar Kecamatan

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.8. Surat Keterangan Pindah WNI Antar Kecamatan

7. Fotocopy Keterangan Tentang Diri Siswa

Nama Dokumen : Fotocopy Keterangan Tentang Diri Siswa

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.9. Fotocopy Keterangan Tentang Diri Siswa

(25)

8. Fotocopy Keterangan Tentang Diri Peserta Didik.

Nama Dokumen : Fotocopy Keterangan Tentang Diri Peserta Didik.

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.10. Fotocopy Keterangan Tentang Diri Peserta Didik

Dokumen masukan Surat Pindah antar Kabupaten yaitu : 1. Surat Keterangan Pindah Datang WNI (F-1.08)

Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah Datang WNI (F-1.08)

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai syarat pembuatan surat pindah antar Kabupaten

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.11. Surat Keterangan Pindah Datang WNI (F-1.08)

2. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

(26)

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.12. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

3. Fotocopy KTP

Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Sumber : Pemohon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A.13. Fotocopy KTP Dokumen masukan Surat Masuk yaitu :

1. Undangan

Nama Dokumen : Undangan

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai media komunikasi tertulis Sumber : Musholla Al Istiqomah

Tujuan : Kepala Camat Kotabaru Media : Kertas

(27)

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan surat undangan Bentuk : Lihat Lampiran A.14. Undangan Dokumen masukan Surat Keluar yaitu :

1. Sosialisasi Pengelolaan Dana Desa di Kabupaten Karawang Tahun Anggaran 2020

Nama Dokumen : Sosialisasi Pengelolaan Dana Desa di Kabupaten Karawang Tahun Anggaran 2020

Fungsi : Untuk di jadikan sebagai media komunikasi tertulis Sumber : Petugas pelayanan umum

Tujuan : Kepala Desa sekecamatan kotabaru Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan surat undangan

Bentuk : Lihat Lampiran A.15. Sosialisasi Pengelolaan Dana Desa di Kabupaten Karawang Tahun Anggaran 2020

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala sesuatu yang berasal dari pengolahan dokumen yang berfungsi sebagai pengambilan keputusan dan ketetapan dari pihak luar.

B. Dokumen Keluaran

Adapun dokumen keluaran yang terdiri dari Pendaftaran Pengajuan Cetak E-KTP, Registrasi Kartu Keluarga (KK), Surat Pindah antar Kabupaten, Surat Masuk dan Surat Keluar. Berikut ini adalah penjelasannya :

(28)

Dokumen keluaran Pendaftaran Pengajuan Cetak E-KTP yaitu : 1. Buku Pendaftaran Pengajuan Cetak e-KTP

Nama Dokumen : Buku Pendaftaran Pengajuan Cetak e-KTP

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai laporan pembuatan kartu tanda penduduk elektronik (e-KTP)

Sumber : Bagian pelayanan pembuatan e-KTP Tujuan : Pemohon

Media : Buku

Jumlah : 1 Buku

Bentuk : Lihat Lampiran B.1. Buku Pendaftaran Pengajuan Cetak e-KTP

2. Katu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP)

Nama Dokumen : Katu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP)

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai hasil dari pembuatan e-KTP Sumber : Bagian pelayanan umum

Tujuan : Pemohon Media : Plastik polimer Jumlah : 1

Bentuk : Lihat Lampiran B.2. Katu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP)

Dokumen keluaran Registrasi Kartu Keluarga (KK) yaitu : 1. Buku Registrasi Kartu Keluarga (KK)

(29)

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai hasil dari pembuatan Kartu Keluarga Baru

Sumber : Bagian pelayanan umum Tujuan : Pemohon

Media : Buku

Jumlah : 1 Buku

Bentuk : Lihat Lampiran B.3. Buku Registrasi Kartu Keluarga (KK) 2. Kartu Keluarga (yang sudah jadi)

Nama Dokumen : Kartu Keluarga (yang sudah jadi)

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai hasil dari pembuatan Kartu Keluarga Baru

Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B.4. Kartu Keluarga (yang sudah jadi) Dokumen keluaran Surat Pindah antar Kabupaten yaitu :

1. Buku Pindah Antar Kabupaten

Nama Dokumen : Buku Pindah Antar Kabupaten

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai data surat pindah antar Kabupaten

(30)

Media : Buku Jumlah : 1 Buku

Bentuk : Lihat Lampiran B.5. Buku Pindah Antar Kabupaten Dokumen keluaran Surat Masuk yaitu :

1. Buku Surat Masuk

Nama Dokumen : Buku Surat Masuk

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai data surat masuk Sumber : Bagian pelayanan umum

Tujuan : Kepala Camat Kotabaru

Media : Buku

Jumlah : 1 Buku

Bentuk : Lihat Lampiran B.6. Buku Surat Masuk Dokumen keluaran Surat Keluar yaitu :

1. Buku Surat Keluar

Nama Dokumen : Buku Surat Keluar

Fungsi : Untuk di jadikan bukti sebagai data surat keluar Sumber : Bagian pelayanan umum

Tujuan : Kepala Camat Kotabaru

Media : Buku

Jumlah : 1 Buku

(31)

3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh penulis, mengamati bahwa terdapat beberapa permasalahan yang ada di Kecamatan Kotabaru yaitu :

1. Pendataan pemohon dalam pengajuan dokumen, misalnya pembuatan Kartu Keluarga (kk), masih menggunakan media tulis tangan, yaitu pencatatan data pemohon di tulis kedalam buku besar. Petugas pelayanan menulis ulang kembali data formulir yang telah di isi oleh pemohon, sehingga pekerjaannya membutuhkan waktu yang lama dan kurang efisien terutama ketika pencarian data.

2. Penyimpanan pencatatan data masih menggunakan dokumen kertas atau arsip sehingga memungkinkan dokumen hilang atau rusak serta pemetaan data tidak terstruktur dengan baik, sehingga memperlambat proses pencarian data.

3. Dikarenakan kurangnya fungsi dana dari pusat, salah satunya menyebabkan sumber daya manusia (SDM) dalam fungsi mengerjakan beberapa tugas menjadi seefisien mungkin. Contohnya untuk pengurusan dokumen dan pendataan yang harusnya dalam membuat, memeriksa dan mengarsip dokumen pembuatan Kartu Keluarga (KK) dilakukan oleh 2 orang menjadi 1 orang, sehingga seringkali menyebabkan kesalahan penulisan data, dan waktu pengerjaan menjadi lama.

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan riset yang penulis lakukan, penulis telah menemukan beberapa solusi yaitu :

1. Untuk kebutuhan di internal kecamatan, dengan adanya sistem informasi berbasis intranet yang terekam kedalam 1 server milik Kecamatan Kotabaru,

(32)

pendataan penduduk di Kecamatan Kotabaru yang sudah terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam menjalankan informasi dan input dalam menjalankan pendataan registrasi Kartu Keluarga (KK), pendaftaran pengajuan cetak e-ktp, surat pindah antar kabupaten, surat masuk dan surat keluar, serta pembuatan laporan agar lebih cepat, sehingga dapat meringankan kerja pegawai di Kecamatan Kotabaru.

2. Membuat file digital atau format file PDF yang umum digunakan sebagai menyimpan dokumen digital sehingga memudahkan dalam pencarian data, menemukan, mengakses data dikemudian hari, meningkatkan keamanan data, mudah di back up (copy) dan dapat mengedit data ataupun cetak kapanpun dan dimanapun.

3. Perusahaan maupun pemerintah harus secara komprehensif mengatasi masalah tenaga kerja, dengan cara membuka lowongan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan. Jika sudah dikelola oleh banyak pegawai atau petugas pasti proses pelayanan akan lebih cepat dan meringankan pekerjaan petugas dalam melayani masyarakat atau pemohon.