CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Disusun Oleh :
SHENAS OKTASAVINA KUSUMA D0111078
SKRIPSI
Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat untuk Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Politik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi dengan Judul
CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN SIPIL
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA
Telah Disetujui untuk Dipertahankan di Hadapan Dewan Penguji Skripsi
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tanggal :
Mengetahui,
Pembimbing Skripsi
Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah Disetujui dan Disahkan oleh Panitia Penguji Skripsi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Panitia Penguji :
1. Drs. Ali, M.Si. (...) NIP.195408301985031002 Ketua Penguji
2. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si. (...) NIP. 196411231988031001 Sekretaris Penguji
3. Herwan Parwiyanto, S.Sos.,M.Si. (...)
NIP.197505052008011033 Penguji
Mengetahui,
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si
iv
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI
Sava menyatakan dcngan scbenarnya bahwa :
1. Skripsi yang berjudul : “Continuous Improvement Kinerja Bidang
Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta” ini adalah karya saya sendiri dan bebas dan plagiat, serta tidak
terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan orang lainuntuk memperoleh
gelar akademik, serta tidak terdapat karya atau pendapat yang pemah
ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali secara tertulis digunakan
sebagai acuan dalam naskah ini, dan disebutkan dalam sumber acuan serta
daftar pustaka.
2. Publikasi sebagian atau keseluruhan isi pada skripsi pada jurnal atau forum
ilmiah lain harus seijin dan menyertakan tim pembimbing sebagal author
dan institusi yang bersangkutan. Apabila dalam waktu
sekurang-kurangnya satu semester (enam bulan sejak pengesahan skripsi), saya tidak
melakukan publikasi sebagian atau keseluruhan skripsi ini, maka Prodi
Administrasi Negara berhak mempublikasikannya pada jurnal ilmiah yang
diterbitkan oleh Prodi Administrasi Negara. Apabila saya melakukan
pelanggaran dariketentuan publikasi ini,maka saya bersedia mendapatkan
sanksi akademik yang berlaku.
Surakarta,April2016
v MOTTO
“For beautiful eyes, look for the good in others. For beautiful lips, Speak only
words of kindness. And for poise, walk with the knowledge that you are never
alone.”
(Audrey Herburn)
“Sometimes, the less i care, the happier i am”
(Penulis)
“Do not be wise in words. Be wise in deeds.”
(Anymous)
“Never look down on anyone. Only God sits that high.”
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini penulis persembahkan untuk:
1. Mamadan Papa tercinta yang telah mencurahkan segenap doa, kasih
sayang, dengan penuh kesabaran serta ketulusan mendidik dan
membesarkanku disertai dengan dukungan moril serta materiil yang
mungkin tak akan pernah mampu aku balas dengan sempurna,
teladanmu akan selalu hidup di hatiku.
2. Bella dan Hendry, adik-adikku tersayang yang selalumenemani dan
menyemangatiku.
3. Sebuah nama yang disimpan Tuhan untuk menjadi masa depanku
kelak.
4. Teman-teman terbaik dan kesayanganku (Chila, Yuni, Ochie, Dika,
Vinni,Dina, Adit, Indra, Hangga, Dio, Kristian) yang selalu ada
disetiap suasana hatiku, semoga Tuhan selalu melindungi dan
membalas semua niat baik kalianuntukku.
5. Sahabat-sahabatku sedari SMA : Arum, Yudi, Fatin, Sela, Kiki, Lia
semoga kompak selalu.
6. Teman-teman Kelompok KKN Desa Dukuh(Dita, Astika, Sarah, Lulu,
Ria, Putri, Brilly) yang turut menyemangatiku dan berjuang bersama
untuk segera memperoleh gelar sarjana.
7. Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta, tempat dimana aku
belajar menuntut ilmu, belajar menemukan hal baru, tempat dimana
aku lebih mengenal diriku sendiri dan mengenal orang lain
sehinggabegitu banyak arti dan pelajaran hidup yang aku dapat disini.
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkan
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil’alamin, dengan mengucap segala puji syukur ke hadirat Allah SWT yang tiada henti-hentinya menganugerahkan segala berkah,
rahmat dan karuniaNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul “CONTINUOUS IMPROVEMENT KINERJA BIDANG PENCATATAN
SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA
SURAKARTA”dengan lancar. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat
kelulusan yang harus dipenuhi guna memperoleh gelar Sarjana Sosial pada
Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Jurusan Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
Terselesaikannya skripsi ini juga tidak terlepas dari dukungan dan bantuan
berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan penuh kerendahan hati, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan khusus kepada
yang terhormat:
1. Herwan Parwiyanto, S.Sos., M.Si., selaku dosen pembimbing skripsi yang
dengan sabar meluangkan waktu di tengah kesibukan beliau. Terimakasih
atas waktu, arahan, bimbingan serta ilmu yang diberikan kepada penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Dra. Kristina Setyowati, M.Si. selaku Kepala Program Studi Ilmu
Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret.
3. Drs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
membimbing penulis selama menempuh studi.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si,selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Drs. Ali, M.Si.,selaku Ketua PengujidanDrs. Wahyu Nurharjadmo, M.Si.,
selaku Sekretaris PengujiSkripsi yang memberikan masukan untuk
penyempurnaan skripsi ini.
viii
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ilmu
pengetahuan selama penulis menempuh pendidikan kuliah.
7. Segenap pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta, khususnya Bidang Pencatatan Sipil yang telah membantu
pencarian data bagi penulis dan bersedia menjadi informan penelitian.
8. Keluarga penulis, terima kasih atas dorongan spiritual dan materiilnya.
Semoga penulis dapat membalas secepatnya.
9. Seluruh teman-teman Program Studi Ilmu Administrasi Negara angkatan
2011 khususnya kelas B, bersama kalian adalah lembaran cerita dan
kenangan yang akan selalu penulis ingat dan rindukan, semoga yang
terbaik selalu menyertai kita.
Semoga Allah SWT menerima dan memberikan balasan atas segala
kebaikan dan bantuan semua pihak yang telah berjasa kepada penulis. Penulis
menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangandan
jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat
membangun dan menuju ke arah perbaikan skripsi di masa mendatang akan
penulis terima dengan senang hati. Sebagai ucapan penutup, semoga skripsi ini
dapat bermanfaat bagi penelitian dan pengembangan Program Studi Ilmu
Administrasi Negara selanjutnya, Pemerintah Kota Surakartaserta untuk
pihak-pihak lain yang membutuhkan.
Surakarta, April 2016
Penulis
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ORISINILITAS DAN PUBLIKASI SKRIPSI ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTARISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiii
ABSTRACT………. ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 10
C. Tujuan Penelitian ... 11
D. Manfaat Penelitian ... 11
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA……… ... 13
A. Landasan Teori ... 13
a. Continuous Improvement... 13
b. Kinerja ... 17
c. Continuous Improvement Kinerja... 22
B. Kerangka Pemikiran ... 44
BAB III. METODE PENELITIAN... 45
A. Jenis Penelitian ... 45
B. Lokasi Penelitian ... 46
C. Sumber Data ... 47
D. Teknik Pengumpulan Data………. . 50
x
F. Validitas Data ... 53
G. Teknik Analisis Data ... 53
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 57
A. Deskripsi Lokasi ... 57
1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian... 57
a. Tugas Pokok dan Fungsi ... 57
b. Cakupan Wilayah ... 58
c. Visi dan Misi ... 58
2. Struktur Organisasi ... 59
B. Proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. ... 61
1. Tahap Perencanaan (Plan) ... 61
2. Tahap Pelaksanaan (Do) ... 73
3. Tahap Studi (Study) ... 91
4. Tahap Tindakan (Act) ... 99
BAB V PENUTUP ... 111
A. Kesimpulan ... 111
B. Saran ... 112
DAFTAR PUSTAKA ... 113
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Angka Pertumbuhan Penduduk, Kota Surakarta, Tahun 2012-
2014 ... 4
Tabel 1.2 Indeks Kepuasan Masyarakat Terhadap Pelayanan Secara Keseluruhan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta... 6 Tabel 2.1Hubungan Siklus Deming (PDSA) dan Strategi Perbaikan
Kualitas... 36
Tabel 4.1 Jadwal Operasional Mobil Keliling Pelayanan
Administrasi Kependudukan Kota Surakarta Bulan Agustus
2015 ... 77
Tabel 4.2 Rekapitulasi Rumah Sakit Permohonan Akta Kelahiran
Periode : 01-01-2015 S/D 13-07-2015 ... 82 Tabel 4.3 Jadwal Audit Internal ... 88
Tabel 4.4 Matriks Penelitian Continuous Improvement Kinerja
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Manajemen Proses... 25
Gambar 2.2Model Peningkatan Proses Secara Terus menerus ... 29
Gambar 2.3Model Perbaikan Proses ... 30
Gambar 2.4 Strategi Perbaikan Kualitas Mengikuti Siklus Deming PDSA .... 32
Gambar 2.5Kerangka Pikir... 44
Gambar 3.1Model Analisis Interaktif ... 56
Gambar 4.1Struktur Organisasi... 59
xiii ABSTRAK
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Skripsi. Program Studi Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta. 2016.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan dinas yang berhasil dalam upaya reformasi birokrasinya dengan berbagai penghargaan yang diperoleh disertai dengan adanya sertifikasi ISO 9001:2008. Untuk mempertahankan presatasi dan kualitas pelayanannya,maka perlu adanya upaya perbaikan bersifat berkelanjutan (continuous improvement). Hal ini kemudian mendorong peneliti untuk mengkaji dan menggambarkan jalannya proses continuous improvementdalam organisasi, khususnya pada kinerja Bidang Pencatatan Sipil sebagai salah satu bidang dalam Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan keunggulanpelayanannya.
Penelitian dilakukan di Bidang Pencatatan Sipil Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dengan metode deskriptif didukung dengan data kualitatif. Teknik Pengumpulan data menggunakan metode wawancara, dokumentasi dan observasi dengan pemilihan informan secara purposive. Validitas data menggunakan teknik triangulasi data. Teknik analisis data menggunakan model analisis Miles dan Huberman.
Penelitian ini menggunakan konsep perbaikan berkelanjutan mengikuti siklus Deming (PDSA) terkait tahap-tahap perbaikan berkelanjutan sehingga dapat mempermudah dalam mengkaji topik penelitian dan mampu memberikan gambaran tentang proses Continuous Improvement Kinerja Bidang Pencatatan Sipil. Hasil penelitian menunjukan bahwa Bidang Pencatatan Sipil melakukan upaya perbaikan kinerja secara berkelanjutan. Upaya berbaikan berkelanjutan ini diawali dengan Perencanaan Perbaikan berupa perencanaan perbaikan sistem, perbaikan sasaran mutu dan perbaikan sumber daya manusia. Pada Tahap Pelaksanaan sebagian besar perencanaan perbaikan pada tahap perencanaan telah berjalan. Pada tahap selanjutanya, yaitu tahap studi, pelaksanaan perbaikan ditinjau untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan berjalan dengan efektif. Pada tahap ini pelaksanaan perbaikan telah berjalan dengan efektif meski masih ditemukan berbagai kendala, antara lain masalah pencatatan kematian, belum semua Rumah Sakit termasuk dalam MoU, kevalidan data, dan permasalahan teknis SIAK, kurangnya personil atau sumber daya manusia, serta kurangnya sarana dan prasarana berupa alat scanning dan gedung. Pada tahap terakhir, yaitu tahap tindakan perbaikan yang telah berjalan dengan baik dan efektif Bidang Pencatatan Sipil akan berupaya untuk meningkatkan standar dan menciptakan inovasi baru. Sedangkan untuk kendala-kendala yang ditemukan pada tahap studi akan digunakan untuk acuan perencanaan perbaikan selanjutnya, sehingga tercipta berbaikan kinerja yang berkelanjutan.
xiv ABSTRACT
Shenas Oktasavina Kusuma. D0111078.Continuous Improvementof The Performance of Civil Registration Office of Department of Population and Civil Registration of Surakarta. A Thesis. Public Administration Major. Faculty of Social and Political Science.SebelasMaret University. Surakarta. 2016.
Department of Population and Civil Registration of Surakarta City is a successful department in its bureaucratic reform proven by achieving many awards and ISO certification 9001: 2008 along with it. In order to maintain its achievement and service quality, there should be efforts for continuous improvement. Therefore, the researcher was encouraged to study and describe how continuous improvement in a department works, especially on the performance of the Civil Registration Office as one of the office under Department of Population and Civil Registration with its prime services.
The research was done at Civil Registration Office of Department of Population and Civil Registration of Surakarta by using descriptive method and supported by qualitative data. Data collecting used interviews, documentations, and observation with purposive informant collecting for data collecting technique. The data validity used data triangulation for data validity. As for data analysis technique, used analysis model from Miles and Huberman.
This research uses ContinuousImprovement, following Deming cycle (PDSA), in relation to its phases of continuous improvement was able to study the research topic and describe the process of Continuous Improvement of the performance of Civil Registration Office easier. The results of the research show that Civil Registration Office has given so much effort in improving its performance continuously. This continuous effort is started with Improvement Plan in the form of system improvement, quality objectives improvement, and human resources improvement plan. On the implementation phase, most of the improvement plans have been conducted well. On the next phase, that is Study phase, the implementation of the improvement is studied to find out whether the improvement has been done effectively. At this phase, the implementation of the improvement has run effectively although there were several problems identified such as registering death records, not all hospitals have MoU, data validity, technical problems regarding SIAK, the lack of human resources, and the lack of facilities and infrastructures (scanners and buildings). At the last phase, that is Act phase, the improvement has run well and effective. The Civil Registration Office will continue to improve the standard and make new invention. Meanwhile, the problems found in the study phase will be used as the reference for the next improvement plan. Therefore, the performance will improve continuously.
